MAPA CONCEPTUAL LEY 594 DE 2000

MARA LOURDES AMADOR DIAZ

INSTRUCTOR: MANUEL IGNACIO SOLORZANO CASTRO

SENA VIRTUAL
LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BOGOT
2017
 TABLA DE CONTENIDO

Introduccin
MAPA CONCEPTUAL LEY 594 DE 2000
Conclusin
Bibliografa
 INTRODUCCIN

La ley 594 de 2000, permite establecer las reglas y principios que regulan la funcin
archivstica del estado. Para tal fin se establece artculos que permiten tanto a la entidad
pblica o privada guiarse y gestionar una adecuada gestin documental.
 LEY 594 DE 2000
Ley General De Archivos

Establece las reglas y principios que regulan la funcin

archivstica del estado.

APLICACIN

Conjunto de documentos generados como

ARCHIVO Qu es? producto de una gestin, por lo general
institucional. Una vez cumplido su trmite se
deben conservar.

TOTAL
PBLICO PRIVADO DE INTERS
PBLICO

Prestacin de Proceso integral en

Aquel que por su valor para la
servicios pblicos a los documentos en
historia, investigacin, ciencia o
entidades privadas su ciclo vital
cultura pasan de a ser de inters
pblico
 ARTICULO 3
OTRAS
DEFINICIONES

DOCUMENTO DE FUNCIN ARCHIVSTICA:

ARCHIVO: Registro de GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de
Comprende desde la actividades administrativas y tcnicas
informacin producida y elaboracin del
recibida por una entidad tendientes a la planificacin, manejo y
documento hasta su organizacin de la documentacin
pblica y privada en eliminacin o conservacin
razn de sus actividades producida y recibida por las entidades,
permanente desde su origen hasta su destino final,
facilitando su utilizacin y conservacin

SOPORTE DOCUMENTAL:
PATRIMONIO TABLA RETENCIN
Medios en los cuales se
DOCUMENTAL: DOCUMENTAL: Listado de series
contienen informacin
Documentos con sus correspondientes tipos
segn los materiales
conservados por su documentales, a los cuales se le
empleados
valor histrico y asignan el tiempo de
cultural permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos
 FUNCIN
ARCHIVSTICA
PRINCIPIOS

1.Fines de los archivos, 2. Institucionalidad e instrumentalidad, 3. Responsabilidad, 4. Direccin y coordinacin

de la funcin archivstica, 5. Administracin y acceso, 6. Racionalidad, 7. Modernizacin, 8. Funcin de los
archivos, 9. Manejo y aprovechamiento de los archivos, 10. Interpretacin.

SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS

QUIENES LO INTEGRAN SE DESARROLLA

CONCEPTO

1. Archivo general de la nacin Se desarrolla bajo los

Tiene como objetivo planear y
coordinar la funcin
archivstica en toda la Nacin,
salvaguardar el patrimonio
documental del pas y ponerlo
a servicio de la comunidad
2. Los archivos de las entidades
principios de unidad
del estado en sus diferentes
normativa, de centralizacin
noveles: Administrativo,
administrativa y operativa,
territorial y por servicios
coordinacin, concurrencia y
3. Archivos privados
subsidiariedad

BUSCA: La modernizacin y
homogenizacin
metodolgica de la funcin
archivstica y propiciara la
corporacin e integracin de
los archivos
 PLANES Y
PROGRAMAS
Las entidades integrantes del sistema
nacional de archivos, de acuerdo a sus
funciones, llevara a cabo
a. Los procesos de planeacin y
programacin
b. La asistencia tcnica
c. La ejecucin, seguimiento y control
de los planes y programas
d. La coordinacin que corresponde al
archivo general de la nacin
CATEGORIZACION DE
LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
Se clasifican de acuerdo a su jurisdiccin
y su competencia en:
a. Archivo general de la nacin
b. Archivo general de
departamento
c. Archivo general de municipio
d. Archivo general del distrito

ARCHIVOS SEGN LA
TERRITORIALES ORGANIZACIN DEL
ESTADO
A. De orden Nacional; B.
Departamental; C. Distrital; D,
Metropolitano; E. Municipal; F.
Local; G. De nuevas entidades A. Archivo de la rama
territoriales; H. De territorios ejecutiva; B. De la rama
indgenas legislativa; C. De la rama
judicial; D. rganos de
control; E. De los
organismos autnomos.
 ADMINISTRACION DE
ARCHIVOS

Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos, Responsabilidad, Instalaciones para los

archivos, Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos, Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores pblicos, Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los
archivos de las entidades pblicas, Responsabilidad general de los funcionarios de archivo,
Capacitacin para los funcionarios del archivo, Programa de formacin profesional y de
especializacin en archivstica, Soporte documental, Los documentos originales que posean valores
histricos no podrn ser destruidos, Su presin, fusin o privatizacin de entidades publicas

GESTION DE
DOCUMENTOS

Programa de gestin documental, procesos archivsticos, formacin de archivos (de gestin, central e
histrico), obligatoriedad de las tablas de retencin de los documentos contables, notariales y otros, e
inventario documental

ACCESO Y CONSULTA DE
LOS DOCUMENTOS

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos ya que se les
expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado
conforme a la constitucin o a la ley
 SALIDA DE
DOCUMENTO
S

Documentos administrativos: solo por motivos legales las entidades del estado podrn autorizar su salida.
Documentos histricos: Se podrn autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos
que se conservan y el jefe de archivo debe tomar las medidas que garantice la integridad

CONTROL Y
VIGILANCIA

Visitas de inspeccin; rganos competentes; normalizacin; prevencin y sancin; . Todo esto rgido por el
archivo general de la nacin, las entidades territoriales, la constitucin poltica y del estado

CONSERVACION DE
DOCUMENTOS

Los archivos de la administracin pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin

en cada una de las fases de ciclo vital le los documentos. Los documentos de archivo sean originales o
copias deben elaborarse en soportes debern elaborarse en soportes de durabilidad y calidad y a su vez
podrn ser copiados en nuevos soportes.

ARTICULO 50. ESTIMULOS. El gobierno nacional establecer

premios y estmulos no tributarios para las personas o
instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos,
culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin
o incremento del patrimonio documental del pas.
 DISPOSICIONES
FINALES

El cumplimiento de esta ley estar bajo el control de la procuradura general de la nacin, y la

contralora general de la repblica.
Esta ley regia a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones
que le sean contrarias
 CONCLUSIN

La ley 594 de 2000 nos permite visualizar la importancia que tiene la gestin documental
dentro del proceso archivstico cuya finalidad es prevalecer el ciclo vital del documento
desde el momento de su elaboracin hasta su finalidad, permitiendo el uso de este
cuando sea requerido.
Es importante anotar que esta esta ley est bajo la supervisin del Archivo General de la
Nacin como el ente principal de que promueve la conservacin y consulta del legado
documental nacional para luego ponerlo a disposicin de la comunidad.
 BIBLIOGRAFIA

https://www.slideshare.net/felipealcala/ley-594-de-200
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf