INTRODUCCIN

El presente manual se ha estructurado y desarrollado con el propsito de

establecer procedimientos y tcnicas contables, para facilitar el trabajo y
mejorar los sistemas contables.

Con el claro objetivo de proporcionar al personal una herramienta

esencial para el departamento de contabilidad, en la que por medio de un
sistema contable, estructurado previamente por una nomenclatura detallada,
pueda proporcionar informacin financiera confiable y segura, en el momento
que se crea conveniente.

Por medio de este manual permitir generar reportes, estados financieros y

saldos a la fecha, conforme la necesidad del usuario.

Se han establecido algunas polticas contables que sern esenciales para los
clculos y posteriores registros en la contabilidad de la empresa, entre las cuales
sobresalen:

El clculo en la depreciacin de los activos fijos se optar por el mtodo directo.

Se espera que a travs del presente manual el personal cumpla con lo

establecido en cada uno de sus prrafos para poder lleva un criterio unificado
en cada transaccin que afecte la proyeccin de la Empresa.
 RESEA HISTORICA

El grupo Lubrimas cuenta con ms de 50 aos de experiencia en el rea de

petroqumicos en todo el continente americano. Desde el grupo de Directores,
Gerencia y Supervisin, los conocimientos y xitos logrados le dan a usted la
confianza de tratar con un grupo especializado. Despus de cinco aos de
operacin, LUBRIMAS supera los Q 10 millones| anuales en facturacin y cuenta
con un equipo de ms de 300 empleados.

OBJETIVOS DEL MANUAL CONTABLE EMPRESA LUBRIMAS, S.A.

El presente Manual tiene como objetivo Crear un sistema contable eficaz y

confiable. Unificando el manejo de cada cuenta para poder identificar con
facilidad las operaciones.

Servir de instrumento a la administracin, para mejorar los procedimientos de

registro y operacin de la contabilidad de la empresa.

Proporcionar informacin adicional necesaria, para ampliar los conceptos de

los reportes de manera clara y comprensible.

Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables

ya que fue elaborado de manera que sea sencillo de aprender y manejar para
cualquier persona.

Permitir la revisin del funcionamiento del sistema contable.

Poder darle mantenimiento al sistema cuando se crea necesario, a fin de

prevenir cualquier inconveniente en cuanto a soporte tcnico.
El uso del manual en los reportes ayuda a reducir al menor tiempo posible la
elaboracin de los registros contables.

Proporcionar una base de datos actualizados.

Facilita la elaboracin de estados financieros en el momento que lo desee la

administracin

POLITICAS CONTABLES

A continuacin se presentan algunas polticas contables:

El contador general ser la persona encargada de presentar a la gerencia

general los estados financieros a ms tardar el da 10 de cada mes.

Se determin que se concedern 15 das de crdito a los clientes.

El auxiliar contable comenzara el da 25 de cada mes a preparar el reporte de

pago de los impuestos correspondientes, para hacerlos efectivos el ultimo da
hbil del mes.

El auxiliar contable segundo, elaborara el da 01 de cada mes un reporte de

ingresos por emisin de facturas del mes anterior.
 INSTRUCCIONES DE USO

Instrucciones de uso para el presente manual contable:

OBLIGATORIEDAD

Queda establecido que el uso de presente manual no es optativo, sino

obligatorio para todo el personal que trabaje en el departamento de contabilidad
y dependencias.

MODIFICACIONES AL MANUAL

La persona que est autorizado para modificar el presente manual contable

es el Jefe del Departamento de Contabilidad y el Gerente General.

Los cambios que sean necesarios como agregar cuentas nuevas a la

nomenclatura, o en su defecto, anular cuentas se harn con previa autorizacin
del Gobierno Corporativo, luego de haber analizado y verificado que cumplan
con los requisitos mnimos y satisfactoriamente razonables que amparen el
cambio.

EN LA PREPARACIN DE INFORMES

En todos los informes que se presente peridicamente, diarios, semanalmente,

mensualmente, anualmente segn la necesitad de informacin se realizarn de
manera clara y especifica.
LIBROS Y REGISTROS A UTILIZAR
Los libros contables que sern usados para el registro contable de la empresa:

Libro Diario, donde se registran las partidas y movimientos diarios contables.

Libro Mayor, donde se establecern los saldos deudores y acreedores de

acuerdo a la naturaleza de las cuentas.

Libro de Caja Chica, donde se registraran los ingresos y egresos en efectivo,

con los que se efectuarn gastos no mayores de Q250.00 de la empresa.
(4000.00).

Todos los libros estarn disponibles electrnicamente para mayor facilidad de su

manejo. Los registros se harn previamente por medio de plizas contables, en
las que se formulen las partidas de diario completas, por medio de vouchers o
fichas contables, en los que se establezcan las partidas separadamente por
cuenta, se formularn tantas fichas como cuentas se carguen y se abonen.

Y por medio de cheques vouchers en los casos que al emitir un cheque, se

elabore la partida contable en la parte inferior de la copia del cheque.
 NOMENCLATURA CONTABLE

1 Activo
1.1 No Corriente
1.1.1 Propiedad, Planta y Equipo
1.1.1.01 Terrenos
1.1.1.02 Edificios
1.1.1.03 Vehculo de Reparto
1.1.1.04 Maquinaria
1.1.1.05 Mobiliario y Equipo
1.1.1.06 Equipo de Cmputo
1.1.1.07 Inventarios
1.1.1.07 Gastos de Organizacin e Instalacin
1.1.1.52 Depreciacin Acumulada de Edificios
1.1.1.53 Depreciacin Acumulada de Vehculos de Reparto
1.1.1.54 Depreciacin Acumulada de Maquinaria
1.1.1.55 Depreciacin Acumulada de Mobiliario y Equipo
1.1.1.56 Depreciacin Acumulada de Equipo de Computo
1.1.1.57 Amortizacin Acumulada de Gastos de Organizacin e Instalacin
1.2 Activo Corriente
1.2.1 Caja y Bancos
1.2.1.01 Caja General
1.2.1.02 Caja Chica
1.2.1.03 Bancos
1.2.2 Cuentas por Cobrar
1.2.2.01 Clientes
1.2.2.02 Deudores Diversos
1.2.2.03 Documentos por cobrar
1.2.2.04 IVA Crdito
1.2.2.05 ISR Trimestral
2 Capital
2.1 Cuentas
2.1.1 Capital Social
2.1.1.01 Capital Autorizado
2.1.1.02 Capital Suscrito
2.1.1.03 Capital Pagado
2.1.1.04 Acciones por Suscribir
2.1.1.05 Reserva legal
2.1.1.06 Utilidades Retenidas
2.1.1.07 Resultado del Ejercicio

3 Pasivo
3.1 No Corriente
3.1.1 Largo Plazo
3.1.1.01 Proveedores a Largo Plazo
3.1.1.02 Prstamos Bancarios a Largo Plazo
3.1.1.03 Reserva para indemnizaciones
3.2 Pasivo Corriente
3.2.1 Cuentas por Pagar
3.2.1.01 Proveedores
3.2.1.02 Prstamos bancarios a corto plazo
3.2.1.03 Documentos por Pagar
3.2.1.04 IVA por pagar
3.2.1.05 IGSS por pagar
3.2.1.06 Prestaciones laborales por pagar
3.2.1.07 Alquileres por pagar
3.2.1.08 Documentos Descontados
3.2.1.09 Estimacin para cuentas incobrables
3.2.1.10 ISR por pagar
3.2.1.11 Sueldos y Salarios por Pagar

4. Ingresos
4.1 Corrientes
4.1.1 Ingresos de Operacin
4.1.1.01 Ventas
4.1.1.02 Dividendos
4.1.1.03 Intereses Varios
4.1.1.04 Otros Ingresos

5 Egresos
5.1 Corrientes
5.1.1 Sueldos y Gastos
5.1.1.01 Sueldos
5.1.1.02 Depreciaciones
5.1.1.03 Viticos
5.1.1.04 Aguinaldo
5.1.1.05 Bono 14
5.1.1.06 Gastos Varios
5.1.1.07 Combustibles y Lubricantes
5.1.1.08 Publicidad
5.1.1.09 Papelera y tiles de Oficina
5.1.1.10 Agua, Luz y Telfono
5.1.1.11 Amortizaciones
DESCRIPCION DE CUENTAS

1.1.1.01 Y 02 Inmuebles
Esta cuenta se utiliza para registrar el valor de los edificios y los terrenos que
son propiedad de la empresa.
Se Carga: Por la Adquisicin de nuevos edificios y terrenos al inicio del
ejercicio como parte del activo de la empresa o por alguna remodelacin
de carcter considerable.
Se Abona: Por la venta de la propiedad por la acumulacin de la depreciacin
Saldo: Su saldo es deudor y reflejo la inversin efectuada en el bien inmueble

1.1.1.03 Vehculo de Reparto

Esta cuenta se utiliza para registrar el valor de los Vehculos que son usados
para el reparto de la mercadera en los distintos puntos de venta. Se Carga: Por
la adquisicin de nuevos vehculos Se Abona: Por la Venta de vehculos, Por la
acumulacin de la depreciacin.
Saldo: Es deudor, refleja la inversin efectuada de dicho bien.

1.1.1.04 Maquinaria

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por la inversin en la Maquinaria

adquirido para la empresa
Se Carga: Por el importe de adquisicin, Por el registro de la depreciacin
generada
Se Abona: Por la devaluacin de la Maquinaria, Al final del ejercicio para efectos
de cierre contable.
Su Saldo: Es deudor porque le pertenece a la empresa
1.1.1.05 Mobiliario y Equipo

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por la inversin en el mobiliario

adquirido para la empresa
Se Carga: Por el importe de adquisicin del nuevo mobiliario, Por el registro de la
depreciacin generada
Se Abona: Por la devaluacin del mobiliario, Al final del ejercicio para efectos de
cierre contable.
Su Saldo: Es deudor porque le pertenece a la empresa

1.1.1.06 Equipo de Cmputo

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por la inversin en el equipo

informtico para uso de la empresa
Se Carga: Por el importe de adquisicin del nuevo equipo, Por el registro de la
depreciacin generada
Se Abona: Por la devaluacin del equipo de cmputo, Al final del ejercicio para
efectos de cierre contable
Su Saldo: Es deudor porque es parte de la empresa

1.1.1.07 Gastos de Organizacin

Esta cuenta se utiliza para registrar gasto que implica en la constitucin de la

Empresa de manera legal y Administrativa
Se Carga: Por nuevos gastos o que afectan a la cuenta, Al rebajarse por algn
ajuste.
Se Abona: Por la devaluacin de gastos mensuales, Al final del ejercicio para
efectos de cierre contable
Su Saldo: Es deudor por que le pertenece a la empresa
1.1.1.52 Depreciacin Acumulada Edificios
Esta cuenta se utiliza para registrar la perdida que ocasiona el desgaste
de los bienes inmuebles
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos
de cierre, Al rebajarse por algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de la depreciacin de los bienes
inmuebles, Al inicio del ejercicio
Su Saldo: Es Acreedor, refleja el monto acumulado por la prdida del
valor de los inmuebles.

1.1.1.53 Depreciacin Acumulada Vehicula de reparto

Esta cuenta se utiliza para registrar la perdida que ocasiona el desgaste de
los vehculos utilizados por la empresa para la distribucin de mercadera.
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos
de cierre, Al rebajarse por algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de la depreciacin de
los activos, Al inicio del ejercicio
Su Saldo: Es Acreedor, refleja el monto acumulado por la prdida del valor de
los activo

1.1.1.54 Depreciacin Acumulada Maquinaria

Esta cuenta se utiliza para registrar la perdida que ocasiona el desgaste de la

Maquinaria utilizados por la empresa para la produccin.
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos de cierre, Al rebajarse por
algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de la depreciacin de los activos, Al inicio del
ejercicio
Su Saldo: Es Acreedor, refleja el monto acumulado por la prdida del valor de
los activos
1.1.1.55 Depreciacin Acumulada Mobiliario y Equipo

Esta cuenta se utiliza para registrar la perdida que ocasiona el desgaste del
mobiliario utilizado por el personal de la empresa
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos de cierre, Al rebajarse por
algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de la depreciacin de los activos, Al inicio del
ejercicio
Su Saldo: Es Acreedor, refleja el monto acumulado por la prdida del valor de los
activo

1.1.1.56 Depreciacin Acumulada Equipo de Computacin

Esta cuenta se utiliza para registrar la perdida que ocasiona el desgaste

del equipo informtico utilizado por el personal de la empresa
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos de cierre, Al rebajarse por
algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de la depreciacin del equipo, Al inicio del
ejercicio
Su Saldo: Es Acreedor, refleja el monto acumulado por la prdida del valor de los
activos

1.1.1.57 Amortizacin acumulada de Gastos de Organizacin

Esta cuenta se utiliza para registrar las operaciones que se efecten

en gastos
Administrativos de la empresa
Se Carga: Al final del ejercicio contable, para efectos de cierre, Al rebajarse por
algn ajuste
Se Abona: Por el registro mensual de las amortizaciones
Su Saldo: Es Acreedor.
1.1.1.07 Inventarios
Esta cuenta se utiliza para registrar los movimientos de inventario para los
controles de la empresa
Se Carga: Por el importe de adquisicin de nuevo mercadera
Se Abona: Por la devaluacin o mercadera defectuosa. Al final del ejercicio para
efectos de cierre contable
Su Saldo: Es deudor porque es parte de la empresa

1.2.2.01 Clientes

Esta cuenta se utiliza para registrar el derecho de cobro sobre las ventas
que se hayan prestado al crdito.
Se Carga: Por el importe original pactado con el cliente, Por los intereses
normales y moratorios establecidos
Se Abona: Por el importe recibido en concepto de abono a la cuenta, Por el
importe recibido en concepto de cancelacin de la deuda
Su Saldo: Es deudor porque es de las ventas efectuadas

1.2.2.04 IVA Crdito

Esta cuenta se utiliza para registrar el pago del impuesto al Valor Agregado
segn lo estipulado por la ley.
Se Carga: Para registrar el valor sobre compras, Al final del ejercicio para efectos
de cierre contable
Se Abona: Por el importe de cancelacin por el pago a la SAT., Al final del
ejercicio para efectos de cierre contable
1.2.1.01 y 03 Caja y Bancos

Esta cuenta se utiliza para registrar los movimientos de ingresos y egresos de

efectivo que se den en la empresa
Se Carga: Por el importe depositado de la cuenta bancos luego de hacer una
liquidacin o ingreso proveniente de las ventas
Se Abona: Por el importe cancelado en compras por importe cancelado en
compras, Por la liquidacin efectuada de caja chica
Su Saldo: Es deudor porque representa el efectivo disponible para empresa

1.2.1.01 Caja Chica

Esta cuenta se utiliza para registrar los movimientos de ingresos y egresos de

efectivo no mayores de 5,000.00 que se den por gastos menores o de
emergencia dentro de la empresa Se Carga: Por el importe depositado de la
cuenta bancos luego de hacer una liquidacin

Se Abona: Por el importe cancelado en compras menores o de emergencia, Por

la liquidacin efectuada de caja chica
Su Saldo: Es deudor porque representa el efectivo disponible para gastos
menores de la empresa

2 Cuentas de Capital

2.1.1.01 Capital Autorizado

Esta cuenta se utiliza para registrar el monto con el que la empresa est
autorizada para poder iniciar sus operaciones
Se Carga: Por disminucin del capital autorizado
Se Abona: Al momento de apertura la empresa de acuerdo a las acciones que lo
conforman Su Saldo: Es acreedor porque es la parte que representa el aporte
de los diferentes socios fundadores de la empresa

2.1.1.01 Capital Suscrito

Esta cuenta se utiliza para registrar la venta de las acciones que conforman el
capital
Se Carga: Al momento de que se autoriza el capital porque est
conformado por las acciones ordinarias y preferentes
Se Abona: Al momento de hacer efectiva la venta de las acciones
Su Saldo: Es acreedor porque es la parte que representa el aporte que cada
socio har a la empresa.

2.1.1.03 Capital Pagado

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por la adquisicin de las

acciones que conforman el capital
Se Abona: Al momento de hacer efectivo el pago del valor las acciones
Su Saldo: Es acreedor porque es la parte que representa el pago que cada
socio hace por la adquisicin de las acciones de la empresa

2.1.1.04 Acciones por Suscribir

Esta cuenta se utiliza para registrar las acciones que estn pendientes de vender
Se Carga: Al momento de que sea autorizado el capital
Se Abona: Al momento de que un socio adquiera las acciones
Su Saldo: Es acreedor porque es la parte que representa la adquisicin de las
acciones de la empresa
2.1.1.05 Reserva legal

Esta cuenta es utilizada para registrar la Reserva Legal sobre el impuesto

segn lo estipulado por la ley.
Se carga: Al momento de realizar el clculo antes del pago del
Impuesto. Se Abona: Al realizar el pago del Impuesto.
Su Saldo: Es acreedor porque es parte de presentacin de la liquidez de la
empresa.

2.1.1.06 Utilidades Retenidas

Esta cuenta se utiliza para registrar las utilidades generadas en el ejercicio

contable y que todava no han sido distribuidas entre los socios
Se Carga: Al momento de registrar la ganancia del ejercicio
Se Abona: Al momento de registrar la prdida del ejercicio
Su Saldo: Es acreedor porque es la parte que representa las ganancias
obtenidas en el ejercicio contable pero que tiene que ser distribuido a los socios

3 Cuentas de Pasivo

3.1.1.01 Proveedores a Largo Plazo

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por compras efectuadas al crdito
a largo plazo por cualquier tipo de productos que no se por mercadera con
empresas o personas individuales que se encuentran dentro del permetro del
pas
Se Carga: Por el importe a cancelar como amortizacin de la deuda, Por
cancelacin total del monto adeudado
Se Abona: Por el importe total de las compras efectuadas al crdito
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a largo plazo
con terceros

3.2.1.01 Proveedores

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por compras efectuadas al

crdito a corto plazo con empresas o personas individuales
Se Carga: Por el importe a cancelar como amortizacin de la deuda, Por
cancelacin total del monto adeudado
Se Abona: Por el importe total de las compras efectuadas al crdito
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a corto plazo
con terceros

3.2.1.02 Prstamos bancarios a corto plazo

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por prstamos Bancarios

efectuados por la empresa a corto plazo
Se Carga: Por el importe a cancelar como amortizacin de la deuda, Por
cancelacin total del monto adeudado
Se Abona: Por el importe autorizado al momento de adquirir la deuda
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a corto plazo
con terceros

3.2.1.03 Documentos por Pagar

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por compras efectuadas al

crdito por las cuales se firmaron documentos
Se Carga: Por el importe a pagar como amortizacin de la deuda, por la
cancelacin total de la deuda
Se Abona: Por el importe total del documento firmado
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a corto plazo
3.2.1.04 IVA por pagar
Esta cuenta se utiliza para registrar el importe del Impuesto del Valor Agradado
pendiente de pago
Se Carga: Por el importe a cancelar del impuesto, Por algn ajuste que rebaje el
saldo de la cuenta
Se Abona: Por el importe total del impuesto a pagar
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a corto plazo

3.2.1.06 Prestaciones laborales por pagar

Esta cuenta se utiliza para registrar el pago de las prestaciones labores de los
empleados de la empresa pendiente de pago
Se Carga: Por el importe a cancelar, Por algn ajuste que rebaje el saldo de la
cuenta
Se Abona: Por el importe total a pagar
Su Saldo: Es acreedor porque representa una obligacin de pago a corto plazo

4.1.1.01 Ventas

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por la venta

Se Carga: Por el importe a pagar como devolucin de mercadera
Se Abona: Por el importe de la venta
Su Saldo: Es acreedor porque representa una ganancia al momento de efectuar
la venta

4.1.1.01 Dividendos
Esta cuenta se utiliza para registrar del pago de Dividendos por transacciones
diversas
Se Carga: Por el importe a rebajar de la cuenta, Por algn ajuste que rebaje el
saldo de la cuenta
Se Abona: Por el importe recibido en la transaccin
Su Saldo: Es acreedor porque representa una ganancia.

5.1.1.01 Sueldos

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe por concepto de pago a los
empleados de la empresa
Se Carga: Por el importe a cancelar por concepto de planilla, Por algn ajuste
que incremente el saldo de la cuenta
Se Abona: Por el importe total cancelado por concepto de planilla
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de efectuar los
clculos de la planilla salarial

5.1.1.02 Depreciaciones

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe del desgaste que sufren los
activos fijos por su uso cotidiano
Se Carga: Por el total del importe de desgaste del activo fijo
Se Abona: Por la venta de un activo fijo o cierre de un periodo fiscal
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de efectuar los
clculos de depreciacin

5.1.1.06 Gastos Varios

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe de varios gastos como telfono luz
extraccin de basura gasto mnimos de la empresa
Se Carga: Por el importe a cancelar por concepto gastos mnimos
Se Abona: Por el importe total cancelado por el gasto
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de efectuar el
desembolso para efectuar el pago
5.1.1.08 Publicidad

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe del pago por publicidad para la
empresa
Se Carga: Por el importe a cancelar por la contratacin de una empresa de
publicidad
Se Abona: Por el importe total pagado de publicidad
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de ser
efectuado el pago

5.1.1.10 Agua, Luz y Telfono

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe del pago por el consumo de
energa elctrica, agua potable y servicio de lnea telefnica
Se Carga: Por el importe a cancelar por el consumo de agua, luz y telfono
Se Abona: Por el importe total de los consumidos
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de ser
consumidos

5.1.1.11 Amortizaciones

Esta cuenta se utiliza para registrar la amortizacin de un periodo fiscal

completo de la empresa
Se Carga: Por el importe del desgaste de un activo fijo
Se Abona: Al momento de vender el activo amortizado
Su Saldo: Es deudor porque representa una prdida al momento de ser utilizado
 Empresa LUBRIMAS
Estado de Resultados Conjunto
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2,014 (Expresado en Quetzales)

Ventas
Ingresos Brutos
4.01.01.01 Gastos de Operacin XXX
5.01.01.01 Sueldos XXX
5.01.01.06 Viticos XXX
5.01.01.22 Publicidad XXX
5.01.01.28 Agua, Luz y Telfono XXX XXX
Ganancia o Prdida en Operaciones XXX
Ganancia o Prdida del Ejercicio XXX
 Empresa LUBRIMAS
Balance General Conjunto Al 31 de diciembre de 2,014 (Expresado en Quetzales)

1 Activo
1.01 Activo No Corriente
1.01.01 Propiedad, Planta y Equipo XXX
1.02 Activo Corriente
1.02.01.01 Inventarios XXX
1.02.01.03 Cuentas por Cobrar XXX
1.02.01.09 Caja y Banco XXX XXX
Suma del Activo XXX
2
2.01.01 Capital Social
Capital XXX
2.01.01.12 Utilidades Retenidas XXX
3 Pasivo XXX
3.01 Pasivo No Corriente
3.01.01.07 Prstamos Hipotecarios XXX

3.02.01 Cuentas por Pagar XXX

3.02 Pasivo Corriente
Suma Igual al Activo XXX