El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece

una sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como

propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito
predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto.

El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se

realizan las actividades de transformacin de insumos en productos. En consecuencia,
en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de
informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.

Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental ya que

por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demandan los clientes, y se
da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.En este sentido, las unidades
administrativas tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es
decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la sociedad.

Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de

gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos
principios son:

a. Enfoque al cliente: deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus

usuarios para satisfacer sus demandas.

b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de sus objetivos con

altos niveles de calidad.

c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del

personal en todos los niveles de la organizacin.

d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse mediante procesos,

a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios.

e. Enfoque de sistema para la gestin: Implica entender las relaciones de los procesos
como un sistema en el que se identifican insumos, transformacin y resultados.

f. Mejora continua: La organizacin debe en todo momento revisar y mejorar sus

procesos para elaborar el desempeo de la organizacin.

g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Implica el anlisis de

informacin documentada para la adecuada toma de decisiones.

h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones

interdependientes entre la organizacin y sus proveedores deben considerarse
mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relacin a la creacin
de valor.

Se entiende por gestin de la calidad a toda actividad que emprende una

organizacin para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el cumplimiento de
los requerimientos que demandan los usuarios con relacin a los bienes y servicios que
reciben.
 Las unidades administrativas deben documentar sus procedimientos; es decir,
establece por escrito, implementarlos y mejorarlos. Los procedimientos documentados
se agrupan en una carpeta llamada Manual de procedimientos, reconsidera la
descripcin de las actividades y mtodos de trabajo como parte del sistema.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos

siguientes:

a. Que se justifiquen;

b. Que tengan antecedentes histricos consolidados;

c. Que tengan alcances y lmites precisos;

d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso;

e. Que existan responsables de su ejecucin; y

f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten:

a) Disminuir la improvisacin y los errores;

b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la

organizacin;

c) Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo de los servicios
pblicos;

d) Ser documentos de consulta;

e) Vincular la realidad con los procesos documentos; y

f) Emprender acciones de mejora.

COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada

organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se
recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:

Presentacin
Objetivo General
Identificacin e integracin de procesos
Descripcin de los procedimientos
Nombre del procedimiento
o Objetivo
o Alcance
o Responsabilidades
 o Insumos
o Resultados
o Interaccin con otros procedimientos

Registro de ediciones
Distribucin
validacin

Presentacin

Deber contener una explicacin de los que el documento, cules son sus
propsitos y a quienes se dirigen, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la
presentacin no deber exceder de dos carillas y su redaccin deber ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a travs de un mensaje

de la autoridad de mayor rango de la institucin, as como hacer notar el papel que debe
desempear el personal en la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los
esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados.

Objetivo general

Se deber establecer el propsito que se desea alcanzar y los medios o acciones

para lograrlo; es decir, qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual
de procedimientos.

Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente:

Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo que

implique, inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir,
disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.

Especificar con claridad qu se pretende con la integracin del manual de

procedimientos, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el
resultado esperado.

Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y que

crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la
utilizacin de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de valor o
tiles para el usuario interno o externo.

El proceso tiene un carcter genrico y de l se derivan tantos procedimientos

como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en que el
primero comprende los insumos, el proceso de transformacin y los resultados de valor,
mientras que el segundo es un mtodo de trabajo diseado para transformar los insumos
en resultados, como se observa en la grfica siguiente:
Identificacin de procesos

Para la identificacin de procesos es necesario determinar la actividad por la que

inician, la cual generalmente es una solicitud o demanda (estado inicial del proceso), as
como el resultado de valor para el usuario interno o externo, que puede ser un bien,
servicio, informacin o documentos (estado final del proceso).

Una vez determinados los estados inicial y final del proceso se debe definir el nombre
de ste, el cual debe tomar en cuenta el trabajo que se realiza desde el principio hasta el
fin.

Descripcin de los procedimientos

Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la
razn de dicho documento. La descripcin de los procedimientos deber contener,
invariablemente, los aspectos siguientes:

Nombre del procedimiento

La denominacin del procedimiento deber orientarse por el resultado que se

pretende obtener.

Objetivo

Se deber describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar

con cada procedimiento. La redaccin del objetivo debe considerar las mismas
condiciones que se especificaron para el objetivo general del manual.

Alcance

El alcance permite definir y describir las fronteras lgicas internas y externas del
procedimiento, por lo que indica qu actividades, personas y reas afecta.

Responsabilidades

En esta seccin se describirn los deberes u obligaciones de la unidad ejecutiva del

procedimiento, as como los puestos que intervienen, parcial o totalmente en el
desarrollo de las actividades de ste.
 Insumos

Sealar con precisin los requisitos documentales, materiales o de informacin que

la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso solicite para dar inicio al
desarrollo del procedimiento.

Resultados

Especifica el producto o servicio que se obtiene despus de llevar a cabo el

desarrollo del procedimiento, el cual tiene valor para el usuario o solicitante.

Interaccin con otros procedimientos

Indicar el nombre de los procedimientos con los cuales se relaciona el

procedimiento en cuestin.

Desarrollo

En este apartado se debern describir las actividades u operaciones que se

ejecutan en el procedimiento, as como las unidades administrativas o puestos que
intervienen en su realizacin, La descripcin permite conocer con precisin las
acciones, documentos y flujos de informacin que el personal lleva acabo para la
generacin de un bien o servicio. El desarrollo del procedimiento deber responder a los
cuestionamientos siguientes:

Qu hacer?
Cmo se hace?
Qu instrumentos o equipos de oficina se utilizan?
Dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Cules decisiones se toman?
Qu documentos se generan?
Cules el destino de los documentos o de informacin que se genera?

Cabe resaltar que la frecuencia del procedimiento deber desarrollarse mediante

el uso de los anteriores cuestionamientos hasta finalizar con la obtencin del resultado
esperado.

Si el resultado del procedimiento sirve de insumo para otro procedimiento

deber sealarse su conexin.

Los linimientos para la redaccin del procedimiento son los siguientes:

1. Objetividad

2. Evitar las obviedades

3. Precisin

4. Sencillez
Diagramacin

Una vez descrito el procedimiento se contina con su representacin grfica;

para ello, se elaborar un diagrama que simbolice el flujo de la informacin, los
documentos o materiales que se utilizan y las interacciones entre las unidades
administrativas y puestos que intervienen en el procedimiento.

Un diagrama es una representacin esquemtica y simplificada de la actividad

administrativa, muestra la relacin de las operaciones entre s, as como las fases en que
se divide el procedimiento.

Registro de ediciones

Con el propsito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es

necesario registrar el nmero de modificaciones, las fechas, los apartados y las hojas
modificadas.

Distribucin

En este apartado se debern enlistar las unidades administrativas o puestos

autorizados para contar con el manual, as como el nmero de copias controladas y
distribuidas. Esta accin permite evitar que el manual de procedimientos sea alterado o
modificado por alguna instancia no autorizada para tal efecto o bien que circulen
diversas versiones del manual que provoquen confusin.

Validacin

Este apartado contendr el nombre, puesto y firma de las autoridades que aprueban el
contenido del manual de procedimientos.