Manual de procedimientos sobre el programa 5`S para la mejora continua KAIZEN

TECNOFARMA (alamacen de solidos piloto)

 1. Presentacin
La elaboracin del presente manual tiene por objetivo contar con un documento
normativo que permita a los trabajadores la implementacin del programa 5`S para la
mejora continua como una de las acciones primordiales de gestin de calidad en la
empresa tomando como rea piloto el almacn de solidos
El alcance del programa 5`s tiene por objetivo ser implementado en todos los
almacenes reas de pesado y oficinas de los mismos
El presente documento normativo comprende objetivo, lineamientos generales, as
como procedimiento de operacin, diagrama de flujo y formatos e instructivos de
llenado para implantar esta metodologa que permita la elaboracin de planes y
programas de mejora, acciones que implementarn los equipos de trabajo mediante
las fotografas de punto fijo y la evaluacin de los programas que se vayan elaborando
en cada ejercicio
2. Objetivo
Establecer las bases que permitan operar las acciones para mantener y conservar la
imagen de las instalaciones bajo la metodologa del programa de 5`s a fin de dar
continuidad a la mejora continua
3. Metodologa del programa de 5`S
3.1 lineamientos generales
1. control de documentos con apoyo de supervisores de rea sern responsables
de elaborar el procedimiento para el establecimiento del programa 5`s para la
mejora continua
2. dicho procedimiento deber quedar y autorizado por el titular de cada centro
de trabajo para su implantacin, dichos titulares debern promover la difusin
entre su personal de mando y responsables de reas
3. la aprobacin de este procedimiento de mejora continua deber efectuarse de
acuerdo a los lineamientos internos establecidos por la direccin y quedara
registrado para su aplicacin
4. El gerente general, los supervisores y jefes de turno debern involucrarse e
involucrar a sus mandos medios y a todos los trabajadores adscritos a sus reas
de responsabilidad con la finalidad de implementar el plan de programa de 5`S
para una mejora continua KAIZEN
5. Con el propsito de optimizar la gestin para el establecimiento del programa
5`S los jefes de turnos y supervisores de las reas debern aplicar el circulo
PHVA y seguirn cada una de las etapas para asegurar la mejora continua
3.2 Planear
6. El gerente general, los supervisores del reas, los encargados
de reas y jefes de turnos son los responsables de la elaboracin del plan
mensual de mejoras 5`S en el que participaran activamente
7. Los supervisores, el gerente general, los encargados de rea y los jefes de
turnos son los responsables de realizar el plan mensual 5`S para cada una de
sus reas, definiendo las fechas de cumplimiento de las acciones de mejora con
base en la dificultad y la disponibilidad de recursos
8. De igual manera son los responsables de asegurar que el personal a su cargo
cuente con la informacin, documentacin, capacitacin y los recursos
necesarios para la implementacin del programa 5`S, por lo que debern
establecer un programa de capacitacin sobre las 5`s al personal de nuevo
ingreso, incluyendo al personal activo, a fin de reforzar las acciones del proceso
3.3 Hacer
9. El gerente y los supervisores deber fomentar la prctica del trabajo en equipo,
verificando que los jefes de turno y responsables de cada rea integren equipos
de mejora con su personal a su cargo como facilitadores y realicen las acciones
comprometidas en el programa de mejoras
10. Todo los trabajadores adscriptos a las reas de almacenamientos debern
participar activamente en las acciones de mejora determinadas para el xito de
la implementacin del programa 5`S
11. Los encargados de reas jefes de turnos y supervisores y gerente general
debern reunirse una vez al mes con los facilitadores de los equipos de mejora
para documentar en una minuta los avances del cumplimiento a las acciones de
mejora programadas
12. En la elaboracin y reporte de avances del plan y programa de mejoras de 5`S
debern utilizarse los formatos autorizados dentro de este manual, observando
lo establecido en el procedimiento para el control de registros de la ISO-
9001:2015 evitando modificar los mismos y agregando o quitando renglones o
cambiando de ubicacin cualquiera de sus apartados

Formato Propsito
Plan de mejora 5`S Establecer los criterios a seguir para implementacin
del programa 5`S
Programa de mejora 5`S Registrar las acciones de mejora detectadas en el
rea incluidas en el plan de mejora 5`s
Minuta de mejora 5`S Tres situaciones
1. Registrar los avances mensuales
2. Registrar las incidencias durante una
auditoria
3. Establecerlos resultados de las verificacin
del cumplimiento de las acciones de mejora y
en su caso ,las acciones correctivas y
preventivas para su cumplimiento
Plan de auditoras 5`s Establecer los criterios y participantes para la
implementacin de la auditoria a el rea especfica
donde se lleva el programa de 5`S
Informe de auditoras 5`s Registrar y reportar los resultados finales de la
auditoria
Comparativo de Reportar con fotografas como evidencia de punto
fotografas fijo el cumplimiento de las acciones de mejora, las
5`S cuales debern codificarse de acuerdo a lo
establecido en el manual

3.4. Verificar
13. Los supervisores de rea, jefes de turnos y encargados de rea debern verificar
que la implementacin de las acciones previamente definidas y cronometradas
en el programa de mejora de 5`S se lleven a cabo en tiempo y forma con base
en la metodologa 5`S
14. La auditora para evaluar el cumplimiento del programa de mejora deber
realizarse en fechas posteriores al cumplimiento total del programa de mejora
5`S del ejercicio o cuando exista causa que justifique su realizacin durante el
transcurso del mismo
15. Los encargados de cada rea y jefes de turno son los responsables de la
elaboracin del plan de auditoria para evaluar el cumplimiento del programa de
mejora
16. Los supervisores son los responsables de supervisar que el plan de auditoria se
lleve a cabo de acuerdo a lo programado supervisando que las acciones
realizadas sean efectivas
17. El gerente podr realizar auditoras a las reas de trabajo sin previo aviso, para
verificar el cumplimiento al procedimiento de implementacin al programa de
mejora de 5`s y retroalimentar a los encargados de las reas y supervisores
sobre desviaciones al mismo

3.5. Actuar
18. Los encargados de rea junto con su equipo de mejora debern informar
mensualmente a la gerencia sobre los avances y resultados de la
implementacin de plan y programa de mejora 5`S a travs del envi de
 minutas de mejora y evidencia fotogrfica de punto fijo del cumplimiento de las
acciones de mejora programadas para ese mes
19. Los encargados de reas y supervisores despus de evaluar la eficacia de las
acciones de mejora obtenidas, con base en las auditorias ejecutadas, realizaran
un anlisis de la efectividad de las mismas y con los resultados,
retroalimentaran a todo el personal para generar nuevos planes y programas
20. Los supervisores debern controlar y mantener los registros de calidad que
resulten de las acciones de implementacin y seguimiento de las mejoras en
apego a los lineamientos establecidos en el procedimiento para el control de
registros

4. Procedimiento para implementacin del programa 5`s KAIZEN

Responsable N Actividad Registro

o
Gerente, 1 Elaborar con jefes de turno y Plan de mejora
supervisores encargados de rea, en su caso ,el
plan de mejora 5`S
Supervisores, jefes 2 Realizar recorridos en sus reas a
de turno, cargo con la finalidad de identificar
encargados de rea reas de oportunidad para mejora
3 Toman fotografas de punto fijo Fotografas de
4 definen las acciones de mejora punto fijo
mediante la metodologa 5`s
Identificar y clasificar
Ordenar
Limpieza y mantenimiento
preventivo
Estandarizacin
Capacitacin y disciplina

Elaboran el programa de mejora 5`S

5 definiendo responsables y fechas con
base en la dificultada y en la Programa de
disponibilidad de recursos para mejora de 5`s
efectuar las acciones

6 Elaboran el programa de capacitacin

en materia de 5`S para el personal de
nuevo ingreso a su cargo
7 Elaboran las minutas sobre los
acuerdos y compromisos tomados Minutas de
mejora 5`S
Supervisores, 8 Presentan a su equipo de trabajo de plan de mejora
encargados de mejora continua 5`s y los titulares del 5`s
rea, jefes de turno programa para su revisin y programa de
 autorizacin mejora 5`s
minuta

9 plan de mejora
Una vez autorizado, envan plan y 5`s
programa de mejora 5`s as como el programa de
programa de capacitacin y minuta mejora 5`s
de mejoras 5`s a la gerencia o minuta de mejora
direccin para su seguimiento 5`s
Encargados de 10 Integrar a los equipos de mejora por
rea, supervisores 11 rea Plan de mejora
Difunden a todo el personal a su 5`s
cargo Programa de
Los objetivos mejora 5`s
12 El plan de mejora
El programa de mejora
capacitan a su personal en la
metodologa de las 5`s
Supervisores, 13 organizan, distribuyen y ejecutan las Programa de
encargados de acciones previamente establecidas en mejoras 5`s
rea, jefes de turno el programa de mejora 5`s

14 realizan reuniones quincenales Minuta de mejora

inicialmente y despus mensuales, 5`s
verifican y documentan las acciones Comparativo de
de mejora ejecutados y reportan fotografas 5`s
resultados a la gerencia o direccin a
travs de la minuta y comparativos
de fotografas 5`s
Supervisores, 15 Elaboran el plan de auditoras para plan de auditoras
encargados de verificar el cumplimiento del 5`s
rea, jefes de turno programa para mejora de 5`s
integran los equipos de auditores y
agendan las auditorias para cada rea
Auditores internos 16 Realizan los recorridos por las reas Fotografas de
5`s para evaluar la ejecucin y eficacia de Punto Fijo
las acciones implementadas Programa de
Mejora 5S
Minutas de
Mejora 5S
17 Registran las incumplimientos y los
compromisos para su ejecucin en la Minuta de
minuta de mejora 5`s Mejora 5S
18 Elaboran informe de auditoras 5`s
Informe de
Auditora 5S
Supervisores, 19 Revisan el cumplimiento del Informe de
encargados de Programa de Mejora 5S y Auditora 5S
rea, jefes de turno retroalimentan a los responsables de Programa de
rea acerca de la eficacia de las Mejora 5S
acciones, as como su percepcin de Minuta de
las mejoras, de acuerdo al Informe de Mejora 5S
Auditora 5S obtenido
gerente o direccin 20 Revisan la efectividad del Programa Informe de
general, de Mejora 5S y promueven el Auditora 5S
supervisores cumplimiento de los compromisos, Minuta de mejora
,encargados de con base en el Informe de Auditora 5S
rea 5S y levantan la Minuta
correspondiente.
Supervisores 21 Informan a la direccin general sobre plan de auditoras
Gerente o los avances y resultados de la 5`s
direccin auditoria informe de
auditoras 5`s
minuta de mejora
5`s
Supervisores 22 Procede a preparar la informacin de
avance y seguimiento y convocar a
las reunin que sean necesarias del
equipo del Programa 5S.
Equipo de 23 celebran reunin para conocer y
programa 5`s evaluar el avance y seguimiento de
las acciones contenidas en el
24 programa 5`s minuta de mejora
elaboran minuta de reunin 5`s

Gerente o 25 Integran la informacin en el

direccin, expediente que corresponda y
Supervisores estandarizan proceso aplicables a las
modificaciones
Fin Del procedimiento
 5. Formatos e instructivos
de llenado sobre el
programa de 5`s

PLAN DE MEJORA 5`S KAIZEN

Centro de trabajo Plan de mejora Fecha de elaboracin

1 2 3

Objetivo

reas donde se realizaran las mejoras

1 6
2 7
3 8
4 9 5
5 1
0

Facilitadores Documentos de referencia

1 1
2 2
3 3
4 6 4 7
5 5

Agenda de identificacin de acciones de mejora

Fecha Hora Hora rea Reunin con
inicio fin

8 9 12
10 11

APROBO
-----------------------------------------------------
Nombre y firma de gerente
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PLAN DE MEJORA 5S KAIZEN
1. Nombre del centro de trabajo
2. Nmero del Plan de Mejora, conforme a la codificacin establecida.
3. Fecha de elaboracin del Plan de Mejora.
4. Objetivo del Plan de Mejora.
5. reas designadas para ubicar acciones de mejora.
6. Nombre de los responsables de las reas a recorrer para ubicar acciones de
mejora.
7. Documentos que se tomarn como base o referencia para la elaboracin del
Plan de Mejora.
8. Fecha en que se buscarn las acciones de mejora en cada rea.
9. Hora de inicio para el recorrido de bsqueda de acciones de mejora.
10. Hora en que se tiene planeado finalizar la bsqueda de acciones de mejora.
11. rea en que se realizar el recorrido de bsqueda de acciones de mejora.
12. Nombre del responsable del rea a recorrer.
13. Firma de validacin del Plan de Mejora por el gerente
P d Programas de mejora 5`s
1
g
.centro de trabajo Plan de mejora Fecha de rea
No. elaboracin

2 3 4 5
fotografa descripcin de las acciones de Responsabl Fecha del Fecha
mejora e de la compromis real
accin de o
mejora

6 7 8 9 10
_______________________ __________________
Responsable del rea nombre y firma del titular del rea

11 12

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PROGRAMA DE MEJORA 5S

1. Nmero de pgina del total de pginas que conforman el Programa de Mejora
5S.
2. Nombre del rea de trabajo
3. Nmero del Plan de Mejora, conforme a la codificacin establecida.
4. Fecha de elaboracin del Plan de Mejora.
5. rea a la que corresponden las acciones de mejora.
6. Cdigo de la fotografa de la accin de mejora, conforme a la codificacin
establecida.
7. Descripcin concreta de la accin de mejora, especificando las actividades
necesarias para cumplirla, si una accin de mejora implica tareas diferentes, no
se deber separar en varias acciones de mejora.
8. Nombre de la persona responsable de cumplir la accin de mejora.
9. Fecha en la cual se cumplir la accin de mejora, misma que deber
establecerse tomando en cuenta la dificultad tcnica, la disponibilidad
presupuestal, la disponibilidad de personal y, en caso necesario, la cooperacin
de otras reas u organismos.
10. Fecha en la cual se cumpli la accin de mejora.
11. Firma de validacin del Programa de Mejora por el Jefe Administrativo
responsables de las reas donde se localizan las acciones de mejora.
12. Firma de validacin del Programa de Mejora por el Gerente General
Minuta de mejora 5`s

Centro de trabajo Plan de mejora No Fecha de reunin Pg De

.

2 3 4 1
Motivo
5

Asuntos tratados

6
Hechos, acuerdos y compromisos

Nombre y firma Nombre y firma

Nombre y firma Nombre y firma

Fecha de la prximo reunin
Nombre y firma del supervisor
8

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO MINUTA DE MEJORA 5S

1. Nmero de pgina del total de pginas que integren la Minuta de Mejora 5S.
En caso necesario se utilizarn tantos formatos como sea necesario, pero se
deber evitar distorsionar el formato agregando ms renglones o modificando
la ubicacin de sus apartados.
2. Nombre del rea de trabajo.
3. Nmero del Plan de Mejora, conforme a la codificacin establecida.
4. Fecha en que se celebra la reunin.
5. Motivo de la reunin: verificacin de avances o Auditora de las 5S de la fecha
en que se efectu.
6. Asuntos tratados en la reunin, pudiendo ser los relacionados con el avance a
determinado mes o relacionados con una Auditora de las 5S.
7. Descripcin de hechos relacionados con el motivo de la reunin, acuerdos
establecidos entre los participantes y compromisos a realizar por los mismos
para la realizacin de las acciones de mejora.
8. Fecha establecida por acuerdo entre los participantes en la reunin, en la cual
se deber llevar a cabo la siguiente reunin.
9. Nombres y firmas de los participantes en la reunin.
Plan de auditoria 5`s

Centro de trabajo Fecha de auditoria

1 2

Objetivo de la auditoria

Auditores Documentos de referencia

4 5

reas donde se realizara la auditoria

Fecha Hora de inicio Hora de fin rea Facilitador
 6 7 8 9 10

11

_______________________
Nombre y firma gerente

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

PLAN DE AUDITORA 5S
1. Nombre del rea de trabajo
2. Fecha en que se celebra la auditora.
3. Objetivo de la auditora: verificar el cumplimiento del Programa o de un rea,
entre otros.
4. Nombre de los auditores que intervendrn en la auditora.
5. Documentos que se tomarn como base o referencia para la auditora.
6. Fecha en que se realizar la auditora en determinada rea.
7. Hora de inicio de las actividades de la auditora.
8. Hora en que se tiene planeado finalizar las actividades de la auditora en un
rea determinada.
9. rea en que se realizar la auditora.
10. Nombre del responsable del rea en la cual se realizar la auditora.
11. Firma de validacin de la auditora, Gerente
Informe de auditoras 5`s

Centro de trabajo Fecha de auditoria Pg. d

e
2 1
3

Objetivo

Facilitadores Auditores
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 5

reas auditadas
1 3
2 4 7
Cdigo de Descripcin de las acciones de Resultados
la mejora
fotografa

8 9 10

Firma del facilitador de rea audit. Firma del facilitador de rea audit.

Firma del facilitador de rea audit. Firma del facilitador de rea audit.
11

Nombre y firma del auditor lder Nombre y firma de gerente

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO INFORME DE AUDITORA 5S

1. Nmero de pgina del total de pginas que integren el Informe de Auditora 5S,
por lo que en caso necesario, se utilizarn tantos formatos como necesiten,
pero se deber evitar distorsionar el formato agregando ms renglones o
modificando la ubicacin de sus apartados.
2. Nombre del rea de trabajo.
3. Fecha en que se celebra la auditora.
4. Objetivo de la auditora: verificar el cumplimiento del Programa o de un rea,
entre otros.
5. Nombre de los responsables de las reas auditadas.
6. Nombre de los auditores que intervinieron en la auditora.
7. reas en las que se realiz la auditora.
8. Cdigo de la fotografa de la accin de mejora, conforme a la codificacin
establecida.
9. Descripcin de la accin de mejora, tal como se consign en el Programa de
Mejora correspondiente.
10. Descripcin de la situacin encontrada por los auditores en el caso de una
determinada accin de mejora, que puede ser cumplimiento total,
cumplimiento parcial o incumplimiento, entre otros.
11. Firma de las personas que intervinieron en la auditora.
 Centro de trabajo

1
.
Programa de mejora 5`s 2017
2
FECHA

Centro de trabajo: 3

Programa de mejora 5`s 2017

4
Accin de mejora.

5 7

6 DESPUES FECHA
ANTES FECHA
8

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO COMPARATIVO DE FOTOGRAFAS 5S

1. Nombre del centro de trabajo. .
2. Fecha en la cual se envan las fotografas a la Subdireccin de Administracin y
Finanzas.
3. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.
4. fotografa de la accin de mejora.
5. Fotografa de punto fijo tomada durante la elaboracin del Programa de
Mejora.
6. Fotografa de punto fijo tomada despus de cumplir con la accin de mejora.
7. Da, mes y ao en que se tom la fotografa de antes.
8. Da, mes y ao en que se tom la fotografa de despus.
NOTA: El formato se conforma de dos pginas, la superior es la portada y la inferior es
donde se integrar el comparativo fotogrfico.