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MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

OBJETIVOS

1. Conocer, aplicar y entender concepto bsicos del mundo contable


2. Comprender los fundamentos contables como elementos de apoyo a la
administracin de una empresa
3. Construir, comprender y entender los estados financieros

CONTENIDOS

1. Contabilidad bsica:

Principios contables generalmente aceptados


Documentacin mercantil: definicin, caractersticas yrequisitos legales de:

- Facturas

- Boletas

- Guas de despacho

- Notas de crdito

2. Operaciones contables en registros bsicos:

Tratamiento de cuentas:

- Activo

- Pasivo

- Resultado

Sistemas contables.

- Diario-mayor

- Centralizador

- Mecanizado

3. Elaboracin de estados financieros bsicos.

-Balance de comprobacin de saldos

- Balance general:

- Realizacin.
- Interpretacin y presentacin

DESARROLLO CONTENIDOS

1. Contabilidad bsica:
Es una tcnica que permite registrar los hechos econmicos que realiza
una empresa, cualquiera sea su giro, y que, mediante la utilizacin de
software especializado, entrega como resultado la evolucin de la misma
por medio de los estados financieros, con los cuales se toman decisiones
fundamentales para su continuidad y desarrollo.
Principios contables generalmente aceptados
Son un conjunto de guas, normas, pautas que deben ser cumplidas por las
empresas para el correcto registro de los hechos econmicos que afectan
una organizacin.

Los principios contables


La definicin que usaremos es la del Colegio de Contadores de Chile.
1.- Equidad. La equidad entre intereses opuestos debe ser una
preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o
utilizan los datos contables, pueden encontrarse ante el hecho de que sus
intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los
estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad
los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el
fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est
subordinado el resto.
2.- Entidad contable. Los estados financieros se refieren a entidades
econmicas especficas, que son distintas al dueo o dueos de la misma .
3.- Empresa en marcha. Se presume que no existe un lmite de tiempo en la
continuidad operacional de la entidad econmica y, por consiguiente, las
cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de
realizacin.
4.- Bienes econmicos. Los estados financieros se refieren a hechos,
recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en
trminos monetarios.
5.- Moneda. La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite
reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador.
6.- Periodo de tiempo. Los estados financieros resumen la informacin
relativa a perodos determinados de tiempo, los que son conformados por el
ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u
otros
7.- Devengado. La determinacin de los resultados de operacin y la
posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y
obligaciones del perodo, aunque stos hayan sido o no percibidos o
pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser
debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
8.- Realizacin. Los resultados econmicos slo deben computarse cuando
sean realizados, o sea, cuando la operacin que las origina queda
perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas
comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general
que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado.
9.- Costo histrico. El registro de las operaciones se basa en costos
histricos (produccin, adquisicin o canje), salvo que para concordar con
otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de
realizacin). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda,
no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes a la
expresin numeraria de los respectivos costos.
10.- Objetividad. Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser
contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
11.- Criterio prudencial. La medicin de recursos y obligaciones en la
contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos
de distribuir costos, gastos e ingresos entre perodos de tiempo
relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparacin de
estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado
en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente.
Esto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms
conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los
estados financieros podran ser preparados en base a una serie de reglas
inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente
comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se
aplic.
12.- Significacin o importancia relativa. Al ponderar la correcta aplicacin
de los principios y normas, debe necesariamente actuarse con sentido
prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con
los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan
problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los
estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe
una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo,
y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada
caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales
como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el resultado
de las operaciones del ejercicio contable.
13.- Uniformidad. Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser
uniformemente aplicados de un perodo a otro. Cuando existan razones
fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y
su efecto.
14.- Contenido de fondo sobre la forma. La contabilidad pone nfasis en el
contenido econmico de los eventos, aun cuando la legislacin puede
requerir un tratamiento diferente.
15.- Dualidad econmica. La estructura de la contabilidad descansa en esta
premisa (partida doble) y est constituida por: a) recursos disponibles para
el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de stos,
las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contrados.
16.- Relacin fundamental de los estados financieros. Los resultados del
proceso contable son informados en forma integral mediante un estado
de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo
ambos necesariamente complementarios entre s.
17.- Objetivos generales de la informacin financiera. La informacin
financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades
comunes de todos los usuarios. Tambin se presume que los usuarios
estn familiarizados con las prcticas operacionales, el lenguaje contable y
la naturaleza de la informacin presentada.
18.- Exposicin. Los estados financieros deben contener toda la informacin
y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del
ente a que se refieren.

Documentacin mercantil: definicin, caractersticas y requisitos legales de:

- Facturas

- Boletas

- Guas de despacho

- Notas de dbito

- Notas de crdito

Documentacin mercantil. Comprobantes legales extendidos por escrito en


los que consta las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres o por disposicin legal (USACH, CAI)
Tiene un doble origen, interno y externo, correspondiendo los primeros a
aquellos diseados por la empresa y los segundos provenientes de fuera de
la empresa y sobre los cuales tiene injerencia relativa.

Factura. Es un documento legal de carcter administrativo que sirve de


comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, adems, incluye
toda la informacin de la operacin.

Boletas. Es un comprobante que emite una empresa por la venta en efectivo


de un bien y cuyo monto mnimo es de $180, pueden ser electrnicas o
manuales, estas ltimas deben ser en duplicado.

Guas de despacho. Son documentos legal que emiten las empresas con el
fin de trasladar mercaderas, productos, equipos, etc. Hay dos consideraciones
que se debe tener en cuenta, si es traslado o implicara una futura venta.

Notas de debito. Es un documento legal que tiene dos funciones, a) aumenta


una venta, cantidad o valor, realizada en una factura y, b) cuando se cobran
intereses por prorrogas de cheques.

Notas de crdito. Es un documento legal que cumple tres funciones a) anular


totalmente una venta realizada con factura, b) modifica datos tributarios de la
factura, direccin, Rut, etc. y, c) modifica parcialmente cantidad y precio de
una factura.

2. Operaciones contables en registros bsicos

Las operaciones contables son la manera de contabilizar los distintos


hechos econmicos que afectan a una empresa y, como usando los
distintos tipos de cuentas contables que intervienen, estos hechos deben
registrarse.
Tratamiento de cuentas: La forma de registrar en la contabilidad los hechos
que afectan a una empresa y, como se utilizan las distintas cuentas. Se
representa con una T, segn se muestra ms abajo

- Activo. Es todo lo que una empresa tiene y le deben

- Pasivo. Es todo lo que empresa le debe a terceros y sus dueos

- Resultado Ingresos. Son las cuentas que muestran las ventas


que ha realizado una empresa.
- Resultados Egresos. Son las cuentas que muestras los costos y
gastos que ha incurrido una empresa para generar las ventas.

Sistemas contables.

Ecuacin del inventario


ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Todo lo que tiene y le deben= lo que debe a terceros y los dueos

Variaciones de la ecuacin del Inventario.


Las diferentes operaciones o transacciones que se originan en una
empresa van alterando o cambiando la ecuacin del inventario A partir
de la definicin anterior de:

A = P+ C

Podemos observar cmo se modifica la ecuacin con las siguientes


transacciones: El activo est compuesto por a, b, y d. El pasivo por
m, n y el Capital o C
a +b+ d = m+ n+ C
100+ 500+ 200 = 250+ 50+ 500

200+ 400+ 200 = 250+ 50+ 500 se traslada 100 de b


para a
150+ 400+200 = 200+ 50+ 500 se saca activo para
eliminar pasivo
150+ 400+200+ x = 200+ 50+ x+ 500 se compra x
50+ 400+ 200+ x = 200+ 50+ x+ 400 se paga gastos
por 100
600+ 50+ 200+ x = 200+ 50+ x+ 600 se vende b en
600

Con este ejemplo se verifica que en todas las posibles


combinaciones se cumple la partida doble.

Tambin se aprecia que el capital sufre variaciones, lo que no


sucede en la prctica, contable puesto que existe un concepto terico
de invariabilidad del capital. Las transacciones no afectan al capital
sino a otros conceptos, que son registradas por separado de manera
que al mantenerse constante el capital, pueda conocerse el aumento
o disminucin que experimenta el capital en ese periodo, al analizar
los registros efectuados por separado.

El anlisis del capital nos lleva a determinar si este ha aumentado o


disminuido por efecto de las operaciones.

Si el Capital inicial es menor que el capital final, implica un


aumento, lo que en contabilidad se denomina utilidad. o
resultado positivo.
Si el Capital inicial es mayor que el capital final, implica una
disminucin lo que en contabilidad se denomina prdida o
resultado negativo.
Si el Capital inicial es igual que el capital final, implica que no
existi ni utilidad ni perdida y el resultado es neutro.

Parar reflejar estas variaciones se crean las cuentas de resultado las


que pueden ser PERDIDAS O GANANCIAS. Incorporando estos
conceptos la ecuacin del inventario queda como sigue:

A = P + C + GANANCIAS PERDIDAS
A = PASIVO (incluye Capital) +/-RESULTADOS

La cuenta contable
En la modificacin de la ecuacin del inventario, las transacciones
afectan un concepto denominado CUENTA, que las agrupa por
conceptos homogneos.
La cuenta est constituida por l DEBE y el HABER y como
consecuencia de estos conceptos se desprende el SALDO de la
cuenta.
Las cuentas deben tener un nombre representativo, claro y
significativo del concepto al cual nos queremos referir o representar.
Por ejemplo, la cuenta Banco representar el dinero que tiene la
empresa en ese banco y se deber reflejar todo el movimiento que
tenga este concepto en esta cuenta, sean depsitos, giros, etc..

La CUENTA por convencin tiene dos partes DEBE Y HABER y por


consecuencia un SALDO.
Con fines de estudio y anlisis generalmente la cuenta se puede
esquematizar, como se muestra a continuacin:
Conceptos involucrados una cuenta

Debe es la parte izquierda


Haber es la parte derecha
Cargar o Debitar es registrar al Debe de la Cuenta
Abonar o Acreditar es registrar al Haber de la Cuenta
Dbito, es la suma de los registros al Debe
Crdito, es la suma de los registros al Haber
Saldo, es la diferencia entre los Dbitos y los Crditos de una Cuenta

y que pueden dar tres situaciones:

Si el Dbito es mayor que el Crdito ser un saldo Deudor.


Si el Dbito es menor que el Crdito ser un saldo Acreedor.

o Si el Dbito es igual al Crdito ser un saldo neutro y se dice que la


cuenta est SALDADA O BALANCEADA
Tratamiento de las cuentas
a.- Cuentas de activo

Las cuentas de Activo aumentan con los cargos y disminuyen con


los abonos, como los siguientes ejemplos:

CAJA Banco
Debe Haber Debe Haber
(+) Ingresos (-) menos (+) Ingresos (-) menos
Aumenta Disminuye Aumenta Disminuye
Aportes Retiros Depsitos Giros
Venta Pagos Prstamos Intereses
contado
Cobranza Depsitos Cobranza Comisiones
Etc. Etc. Intereses Cheques
devueltos

b.- Cuentas de pasivo.


Las cuentas de Pasivo, disminuyen con los cargos y aumentan
con los abonos, Ejemplo:

Letras por pagar Proveedores


Debe Haber Debe Haber
(-) menos (+) Mas (-) menos (+) Mas
Disminuye Aumenta Disminuye Aumenta
Pagos Compras Pagos Compras
Devoluciones

Capital
Retiros Aportes
c.- Cuentas de resultados

Las cuentas de resultados son un detalle analtico de las


variaciones que experimenta el Capital con las prdidas y las
ganancias en un periodo determinado.

Las perdidas significan, disminucin del capital y las


ganancias, aumentos.

Tratamiento de las cuentas de perdidas

Aumentan al debe y disminuyen al Haber.

Tratamiento de las cuentas de Ganancia.

Disminuyen al Debe y Aumentan al Haber

Plan de cuentas

Las empresas realizan actividades econmicas o hechos econmicos


que la contabilidad debe registrar para cumplir su objetivo de informar.
Estos hechos que se originan en forma permanente en la vida de los
negocios, la contabilidad debe registrarlos y para esto utiliza los
conceptos de cuenta.
De aqu, nace la necesidad de elaborar un plan de cuentas de acuerdo
a las necesidades de informacin que tenga la empresa, es decir, qu
cuentas va a utilizar, cmo las denominara, en qu forma se han de
clasificar, etc.

Anlisis de transacciones

El analizar una transaccin comercial significa determinar, a travs


del hecho econmico lo siguiente:

o Las cuentas que intervienen


o Tipos o clase de cuentas (Activo, pasivo o Capital)
o Relacin entre las cuentas (como se afectan)
o Registro o Anotacin en las cuentas
o Se efectuar el anlisis de acuerdo al siguiente ejemplo:

Ejercicio

Se inicia un negocio con un aporte de $ 1.000.000 en efectivo

Se abre cuenta corriente y deposita $ 950.000 en efectivo


Compra muebles por $1.190.000 IVA incluido y se paga 50% al
contado y saldo en letras.

Compra $ 476.000 en mercaderas al crdito simple, IVA incluido

Solucion

Transaccin Cuentas Clase de como se Debe Haber


cuenta afecta
Se inicia un Caja Activo Aumenta 1.000.000
negocio con un Capital Patrimonio Aumenta 1.000.000
aporte de $
1.000.000 en
efectivo
Abre cuenta Banco Activo Aumenta 950.000
corriente Caja Activo Disminuye 950.000
Compra Muebles y Ut. Activo Aumenta 1.000.000
muebles por IVA Crdito Activo Aumenta 190.000
$1.190.000 Proveedores Pasivo Aumenta . 1.190.000
IVA incluido
Documenta con Proveedores Pasivo Disminuye 1.190.000
letras la deuda Banco Activo Disminuye 595.000
en un 50% y Letras x pagar Pasivo Aumenta 595.000
saldo lo paga
Compra $ Mercaderas 400.000
476.000 en IVA crdito F. 76.000
mercaderas al Proveedores 476.000
crdito simple,
IVA incluido

- Libro Diario y Mayor

Diario

Es el registro da a da de las distintas operaciones o hechos


contables que ocurren y afectan a una empresa, este libro consta de
los siguientes elementos.
Mayor o Centralizador

La funcin del libro mayor es reflejar en cada una de las cuentas que
lo componen (activos, pasivos, resultado prdidas y ganancias), las
distintas operaciones que se realizaron da a da (libro diario), en una
empresa. Tambin, es en este libro, donde se resumen los distintos
movimientos que han ocurrido en un periodo contable (a lo menos un
mes). Este libro nos permite obtener el saldo que define a la cuenta.

3. Elaboracin de estados financieros bsicos.

Son informes que muestran los resultados que ha obtenido en un periodo


contable. Estos resultados van desde cmo se ha generado su utilidad o perdida y
como se ha endeudado para generar sus activos. Estos estados financieros son
presentados en pesos y de acuerdo a un estricto plan de cuentas.
-Balance de comprobacin de saldos

Permite visualizar el total de las cuentas con movimientos y su


respectivos saldos, sean estos deudor o acreedor, nos indica si los
saldos de estas cuentas estn correctos o no y, nos aproxima a un
balance final.

- Balance general:

Es un estado financiero de una empresa en un determinado


momento. Es el estado ms importante para revisar la situacin
financiera de una empresa. Para reflejar dicho estado, el balance
general muestra contablemente los activos, pasivos, ganancias y
prdidas de una organizacin.

- Realizacin.

En cuanto a su elaboracin el balance general se realiza cada ao al


finalizar el ejercicio econmico de la empresa, tambin pueden
confeccionarse mensualmente.

- Interpretacin y presentacin
La interpretacin de un balance no solo debe considerar los
resultados contables, tambin, requiere que estos resultados se
comparen con otros periodos, adems, la situacin interna de la
empresa.

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