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FUNCIONES
DEFINICIN:
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que
describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base
a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de
Personal.
UTILIDADES Y LIMITACIONES
Tanto para la Institucin, como para el personal presenta las siguientes
ventajas:
Son una fuente permanente de informacin tcnica que presenta en
forma clara y definida la estructura orgnica, funciones, actividades y
tareas de la dependencia descrita.
Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Las
normas no escritas son en general de difcil institucionalizacin. En
cambio no ocurre lo mismo si estn incluidas en el Manual, ya que nadie
puede aducir desconocimiento.
Facilita la normalizacin, evaluacin y control de las actividades.
Permite que el personal conozca con claridad los deberes y
responsabilidades del cargo que le ha sido asignado, as como la
autoridad de quienes es responsable.
PRODECIDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente las siguientes caractersticas:
a) Planeamiento
En esta fase se determina lo siguiente:
Propsitos del manual
b) Recopilacin de la Informacin
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del
planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos,
entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas
y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, se usa la encuesta,
cuestionarios y la entrevista.
c) Estudio y anlisis
Se proceder al estudio exhausto de la informacin obtenida para
establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al
escribir tanto las funciones generales como especficas. Este estudio
puede enfocarse en dos formas:
De los especfico a lo general, es decir partiendo del anlisis desde
el cargo como cdula bsica del rgano, hasta llegar a establecer
las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo
De lo general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del
objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones
generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
conjunto constituye el cargo.
Es recomendable utilizar este segundo mtodo porque es parte de una
realidad, de la razn de ser de la dependencia y no de su supuesto.
e) Revisin y aprobacin
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad
superior a la dependencia descrita para que haga las correcciones
necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
f) Presentacin e Impresin
El Manual aprobado se hace imprimir:
g) Difusin
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la
dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe
coordinarse, debe enviarse copias a la Oficina de Racionalizacin y
Personal.
h) Actualizacin
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha
cumplido, con el objeto; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por
otros.
a) Esquema de Manual:
Introduccin
Finalidad
Alcance
Contenido
Aprobacin y Actualizacin
Base Legal
Objetivos
Polticas
Lnea de autoridad, Responsabilidad y Coordinacin
Funciones Generales
Organizacin
Funciones de las unidades estructurales
Cuadro orgnico de asignacin de cargos
Funciones especficas a nivel de cargo
Organigrama
-Finalidad
III. Objetivos
VII. Organizacin
- Oficina
- Unidad
- Equipo
Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades
estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden sealado
anteriormente y siguiendo el siguiente modelo:
'' Y otras que le asigne (aqu se pone la denominacin del cargo del jefe
inmediato respectivo de quin depende).
ELABORACIN DE UN MOF
1.1 . IDENTIFICACIN
Nombre del puesto:
rea al que pertenece:
Cargo del jefe directivo:
Nmeros de plazas:
Actividades y tareas
NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIAS DE
TRABAJOS EN EQUIPO
MEDIANO ALTO MUY
ALTO
1. Trabajo en equipo
2. Motivacin
NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIA DE GESTION
MEDIANO ALTO MUY
ALTO
2. Identifica y
propone indicadores de
resultados
NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIAS
PERSONALES
MEDIANO ALTO MUY
ALTO
1. Orientacin al logro
2. Capacidad Autocrtica
3. Tolerancia al Estrs
5. Iniciativa