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Asignatura:
Auditoria administrativa
Catedrtico:
Infraestructura
- Esquema de operacin (procesos/funciones)
- Modificaciones a la estructura organizacional
- Programacin institucional
- Nivel de desarrollo tecnolgico
Forma de operacin
- Desempeo realizado
- Logros alcanzados
- Expectativa no cumplidas
- Proceso de toma de decisiones
Posicin competitiva
- Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin
- Competencias centrales
- Clientes, proveedores y competidores
*reas funcionales:
Produccin
Ventas
Finanzas
Relaciones Industriales
Compras
Crditos y Cobranzas
Relaciones Pblicas y humanas
Almacn etc.
Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las causas y
efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los elementos bajo
anlisis.
La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en
un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las
reas de organizacin, pero, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y
experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. Por otra parte,
la organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia.
Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la
organizacin como personal externo.
CAPACITACIN
Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las
reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el
inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de
trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin
y supervisin establecidos.
ACTITUD
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de
procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa
del personal de la organizacin.
Con el propsito de evitar que surjan falsas expectativas, tanto buenas como malas, es de
vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que
carezcan de sustento o hacer promesas que so puedan cumplir.
3.7 DETERMINACIN DE TCNICAS QUE SE UTILIZARN
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada se puede emplear alguna
o una combinacin de las siguientes tcnicas:
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Investigacin documental
a. Normativa
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Norma( nacionales e internacionales)
Oficios circulares
b. Administrativa
Organigrama
Manuales administrativos
Sistemas de informacin y certificacin
Cuadros de distribucin del trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Proyectos estratgicos
Inventarios de mobiliarios y equipos
Redes para el anlisis lgico de problemas
Sociogramas
Indicadores financieros y de gestin
Estudios de mejoramiento
Auditorias administrativas previas
c. Mercado
Productos y/o servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento de la demanda
Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura (proyectada)
Comportamiento de la oferta
Situacin actual
Anlisis del rgimen de mercado
Situacin futura (previsible)
Determinacin de precios
d. Ubicacin geogrfica
Localizacin
Orden espacial interna
Caractersticas del terreno
Cercana con el mercado(clientes y proveedores)
Distancias y costo del transporte
Alternativas de conexin con unidades nuevas
Justificacin en relacin al tamao y procesos
e. Estudio financiero
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Creacin de valor
f. Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
g. Comportamiento del consumidor
Cultura
Estratos sociales o nivel socioeconmico
Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin x y
generacin y)
Familia
Ciclo de vida del consumidor
Factores internos de influencia (Percepcin, aprendizaje y motivacin)
Proceso de compra( necesidad sentida, actividad previa, decisin y
sentimiento posterior)
Observacin directa
Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea
fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones
laborales y el clima organizacional imperante.
Entrevista
Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado y uno de los que
puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas puede percibir
actitudes y recibir comentarios.
1. Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Para ello se recomienda
con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista que
contngala informacin que se desea obtener, para que al trmino de la misma se
pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.
2. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado est debidamente
preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios
para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
3. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al rea
de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo
eficaz es conveniente observar los siguientes pasos:
a) Concentrarse de manera relajada.
b) Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y
consecuente
c) Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta
no sea tan obvia
d) No hacer preguntar irrelevantes
e) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.
f) Asegurase de no presionar la entrevista.
g) Evitar la confianza en su memoria
4. Clasificar la informacin que se obtenga. Esto significa diferenciar la situacin real
de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no
confundir ambos aspectos.
5. Registrar la informacin en una bitcora.
Cuestionarios
Cdulas