Aplicación Del Modelo Coso en El Area de Abastecimiento Municipalidad

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO JUANJUI
APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O.
DEFINICIN DE LAS ETAPAS A AUDITAR
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES
EXAMEN ESPECIAL AL REA DE ABASTECIMIENTO

Perodo: Ao 2011
ETAPA 1: NECESIDAD DE ADQUIRIR EL BIEN O CONTRATAR

SERVICIO U OBRA
SUB ETAPAS
1.1. Definicin de objetivos.
1.2. Disposicin de recursos presupuestales.
1.3. Identificacin de necesidades.
1.4. Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.
ETAPA 2: ORGANIZACIN DE LAS ADQUISICIONES
SUB ETAPAS
2.1. Asignacin de responsabilidades.
2.2. Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin.
2.3. Libros de Actas y Expedientes de Contratacin.
ETAPA 3: BASES Y CONVOCATORIA
SUB ETAPAS
3.1.-Elaboracin y aprobacin de las bases
3.2.-Difusin de la convocatoria
3.3.-Integracin de las bases
ETAPA 4: EVALUACIN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA

BUENA PRO
SUB ETAPAS
4.1. Evaluacin de propuestas
4.2. Adjudicacin de la buena pro
4.3. Exoneracin de procesos
ETAPA 5: SUSCRIPCIN DEL CONTRATO
SUB ETAPAS
5.1.-Acciones previas a la suscripcin del contrato.
5.2.-Definicin de los trminos del Contrato
5.3.-Firma del contrato.
ETAPA 6: EJECUCIN DEL CONTRATO
SUB ETAPAS
6.1.-Definicin del plazo.
6.2.-Entrega de recursos al contratista.
6.3.-Pagos al contratista.
6.5.-Seguimiento del cumplimiento del contrato.
6.6.-Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de
plazos.
6.7.-Administracin de las controversias.
ETAPA 7: LIQUIDACIN DE CONTRATO
SUB ETAPAS
7.1.-Recepcin del bien, servicio u obra.
7.2.-liquidacin del contrato.
Captulo 4: APLICACIN DEL MODELO COSO CONTROL

INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTOS
Se presenta un anlisis de los controles que se tiene en el rea de

abastecimiento de la Municipalidad Provincial Mariscal Cceres.
El modelo de control interno, facilitar el desarrollo de las actividades

operativas y administrativas en el rea de abastecimiento, la aplicacin de
controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso,
como la ejecucin de las actividades establecidas internamente. Se presenta
un esquema de evaluacin para el cumplimiento legal, con el fin de
establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una gua
sobre las leyes aplicables, que servirn de indicador para verificar la
atencin de sus obligaciones legales.
Se definirn cada uno de los Componentes del Control interno y su

interrelacin con el rea de Abastecimiento.
AMBIENTE DE CONTROL
AMBIENTE INTERNO
La gerencia tiene conciencia de la existencia permanente del riesgo en sus

actividades financieras y operativas, especialmente en el rea de
Abastecimientos, ya que en esta es donde se realizan los procesos de
adquisiciones.
La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, tiene claro que mientras

los funcionarios tengan conocimientos de la filosofa de manejo de riesgo de
la entidad a travs de polticas y otras comunicaciones facilitaran a los
empleados a aumentar su capacidad para reconocer y manejar el riesgo
eficaz y eficientemente.
La Institucin ofrece asesoras a los trabajadores en diversas materias de

bienestar a travs de la asistencia social, seguros de vida y salud, entre
otros, lo que ocasiona que su aceptacin al riesgo sea moderado, gracias a
las distintas asesoras y capacitaciones que le brinda a sus trabajadores.
En la institucin, el Jefe del rea de Abastecimiento, transmite toda la

informacin relacionada con los riesgos, as podemos ver el caso en que el
Jefe del rea comunica mensualmente o en casos extraordinarios los
acontecimientos potenciales negativos a los tcnicos Administrativos que
realizan funciones que se asignen. Los Responsables tiene la tarea de
transferir el conocimiento de los riesgos, y finalmente delega en forma
directa parte del Compromiso a los ejecutores.
Prcticas habituales dentro de las adquisiciones es la utilizacin de los

medios de seguridad y actitudes de apego general a las normas de
prevencin establecidas. El Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) y
el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) regulan las tareas
especficas de la unidad de abastecimiento, como tambin plasman parte de
la forma de la organizacin que se ha adoptado, y sirve como gua para todo
el personal dejando en claro los objetivos y las responsabilidades de cada
rea y trabajador, generando un desempeo eficiente, evitando el riesgo que
existan tareas que se dejen de hacer, que se duplican esfuerzos y se
invierten tiempo en tareas que no es necesario realizar.
VALORES TICOS
Los Funcionarios de la institucin, en especial el personal del rea de

abastecimiento son conscientes con los valores establecidos. Existe un
Cdigo de conducta en donde se establece cual ser el comportamiento
correcto que debe de tenerse dentro del departamento y el compromiso de
los empleados de realizar trabajos eficientes y mantener actitudes que se
alejen de prcticas fraudulentas o cuestionables. Un ejemplo de una actitud
fraudulenta habitual es la apropiacin de los materiales que se adquirieron

en el proceso de abastecimiento, para fines personales.
Es importante que dentro del grupo de trabajo existan las competencias,

para llevar a cabo sus responsabilidades de forma eficiente, por lo que la
Municipalidad Provincial Mariscal Cceres se compromete a desarrollar las
habilidades de los Funcionarios, ejemplos concretos han sido la certificacin
por competencias laborales, evaluaciones psicolgicas, una fuerte inversin
en planes de capacitacin, y programas de formacin para la lnea ejecutiva,
entre otras iniciativas llevadas a cabo.
Lo que pretende la entidad al asignar distintas autoridades y

responsabilidades en el rea de abastecimiento, es que cada uno de los
nombrados este autorizado y animado a actuar con iniciativa al conocer el
funcionamiento del rea, ya que eso permitir afrontar con rapidez y de
mejor manera, los distintos acontecimientos que se puedan afectar tanto
positiva como negativamente al programa y ejecucin de la adquisicin de
los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la
Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.
La Unidad de Abastecimiento est a cargo de un Jefe de Unidad, depende

funcional y jerrquicamente del Jefe de la Oficina de Administracin y
Finanzas.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Unidad de Logstica y Servicios Generales est conformado por un Jefe

de Unidad y dos tcnicos Administrativos, que en su conjunto se encargan
del rea de Abastecimiento. Se presenta el siguiente Organigrama:
CONSEJO
MUNICIPAL
ALCALDA
GERENCIA
MUNICIPAL
OFICINA DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
- DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II
UNIDAD DE CONTABILIDAD
- CONTADOR II
- TCNICO ADMINISTRATIVO III
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
- ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
- TCNICO ADMINISTRATIVO II
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE TESORERA
*Organigrama extrado del Manual de Organizaciones y Funciones (M.O.F

2007). Ordenanza Municipal N 010-2007.MPMC-JUANJUI.
Dentro de las funciones del rea de Abastecimiento se tiene:
1.- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento,

conforme a los lineamientos y polticas de la Municipalidad, Normas
presupuestales, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras Normas
pertinentes.
2.- Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la Municipalidad.
3.- Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y
oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los rganos de
la municipalidad.
4.- Implementar, administrar y supervisar la actualizacin permanente del
registro de proveedores, as como un catlogo de bienes y servicios.
5.- Coordinar oportunamente con las diferentes unidades orgnicas sus
necesidades y especificaciones tcnicas para la adquisicin y contratacin
de bienes, servicios y obras, segn el plan vigente.
6.- Mantener un adecuado control, custodia de los bienes almacenados y
efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios.
EVALUACIN DE RIESGOS
Como primer punto se identifican los objetivos relacionados al rea de

Abastecimiento.
La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres establece su misin y

visin para identificar quien es y hacia dnde quiere llegar, en base a estos
el rea de abastecimiento crearan los Objetivos y Estrategias para la
consecucin de los objetivos institucionales. Estos objetivos cumplen con la
clasificacin de objetivos relacionados con las operaciones debido a que
dicha rea es operativa y debe tener los controles adecuados para que no
haya problemas en los procesos de adquisicin.
DENTRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES QUE DEBEN EXISTIR EN

EL REA DE ABASTECIMIENTO SEGN LAS ETAPAS SON:
Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra
Realizar un plan operativo que est acorde a los objetivos de la

institucin y a la cobertura presupuestal.
Identificar oportunamente las necesidades de bienes, servicios u
obras necesarios para el logro de los objetivos de la Entidad, en los
plazos establecidos.
Satisfacer las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores
precios del mercado
Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones
Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos

de adquisiciones y contrataciones.
Conformar los Comits Especiales para los procesos de Adquisicin.
Conducir los procesos de adquisiciones y contrataciones en
cantidades, modalidades, plazos y presupuestos apropiados,
cumpliendo con el Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.
Etapa 3: Bases y Convocatoria
Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.
Definir las caractersticas, especificaciones tcnicas y calidades que

guarden relacin con los usos, necesidades de las reas y los
valores referenciales ms convenientes para la Institucin.
Difundir a los postores a travs del SEACE y por otros medios de

comunicacin masivo.
Obtener para la Entidad los mejores precios, garantas y condiciones

de compra, y su correcta ejecucin, que eviten desabastecimientos, e
incurrir en gastos como ampliaciones, adicionales de obra, pagos de
moras, etc.
Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro
Realizar el otorgamiento de la buena pro sin demoras y en la

oportunidad debida, asegurando el cumplimiento de los plazos
establecidos
otorgar la buena pro, ms conveniente a los intereses de la Institucin

y asegurar la mejor relacin precio beneficio para las reas.
Etapa 5: Suscripcin del Contrato
Firmar el contrato con el postor ganador, en el plazo acordado,

verificndose el cumplimiento de las garantas y otras condiciones
previstas en las normas.
Garantizar al contrato el pago justo de las contraprestaciones.
Etapa 6: Ejecucin del Contrato
Ejecutar el contrato cumpliendo los plazos y condiciones pactadas,

administrando convenientemente la relacin entre las partes.
Etapa 7: Liquidacin de Contrato
Recibir y liquidar el bien, servicio u obra a satisfaccin del rea y con

la conformidad tcnica, en la oportunidad debida.
ESTRATEGIAS:
Formular el Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento

Aplicacin de Programacin, direccin, ejecucin y control de la
Actividades con Alcalda y el Jefe de Administracin y Finanzas.
Renovar y elaborar polticas y Normas de acuerdo a las necesidades
coyunturales del municipio coordinando con la Alta Direccin.
Formular y/o promover directivas para la mejor administracin de los
recursos, materiales, servicios y patrimoniales de la municipalidad.
Programacin y Ejecucin de la adquisicin de los recursos
materiales y servicios requeridos por las dependencias de la
Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.
Mantener actualizado los registros de proveedores de la
municipalidad.
Elaboracin de cuadros de necesidades de bienes y servicios para el
presupuesto anual y formular un calendario de adquisiciones
IDENTIFICACIN DE ACONTECIMIENTOS
Ser la Unidad de Abastecimiento quien se dedique a la identificacin de

acontecimientos potenciales los cuales podran afectar la Adquisicin de
bienes y servicios. En caso que ocurran estos, podran afectar la capacidad
del rea, poner en prctica la estrategia y alcanzar los objetivos. Un
acontecimiento es un incidente u ocurrencia que emana de las fuentes
internas o externas, lo cuales pueden tener un impacto positivo, negativo.
El rea de Abastecimiento reconoce incertidumbres, por lo tanto, asume la

posibilidad de no poder determinar la probabilidad exacta de ocurrencia de
eventos futuros y el impacto que este tendr.
Existen factores externos e internos que influyen como acontecimientos

potenciales, los cuales como ya se dijo podran afectar la puesta en prctica
de la estrategia y el logro de objetivos. Es por este motivo que es de suma
importancia que los funcionarios entiendan estos factores y el tipo de

acontecimiento que puedan ocurrir.
Para identificar los acontecimientos se utiliza tcnicas de identificacin las

cuales contemplan tanto el pasado como el futuro, ya que se considera
relevante tomar en cuenta las tendencias pasadas para mejorar lo que no
estuvo bien, o para reforzar aquellas que si presentaron una oportunidad, y
obviamente considerando el futuro para estar preparados y atentos ante
todos los posibles cambios y condiciones, as como las acciones
competitivas.
ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIN DE RIESGOS
Una vez identificados los posibles acontecimientos, se evaluara los riesgos

que emanan o se derivan de cada uno de ellos, en base a dos perspectivas,
probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendran en caso de ocurrir.
Las Posibles adquisiciones de los bienes y servicios no satisfacen las

necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del
mercado, generando un desajuste o desbalance en el presupuesto
aprobado para la adquisicin de los bienes y servicios.
Las dependencias responsables de planificar los procesos de

adquisiciones y contrataciones y los Comits Especiales este
conformado por personal inadecuado.
El tiempo establecido para conducir oportunamente los procesos de

adquisiciones y contrataciones no cumplan con el cronograma
detallado del Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.
Que la convocatoria no se realiza en un tiempo oportuno y no se

obtenga proveedores por lo cual la municipalidad quedara
desabastecida y no contara con los bienes y servicios necesarios para
la ejecucin de sus funciones.
A la Convocatoria se presenten Proveedores que no cumplen con la

debida capacidad de contratar con el Estado, tales como experiencia,
antigedad, solvencia moral y econmica.
Convenios Previos con Proveedores para el otorgamiento de la buena

Pro, generando Actos fraudulentos o ilegales. Al analizar la ocurrencia
de estos actos se detectan una seria de factores relacionados:
intencin, motivacin, oportunidad, encubrimiento y racionalizacin.
Estos elementos son los encontrados al analizar los casos de fraude
en perjuicio de la institucin, los cuales dependen de la persona que
intenta perpetrar o llevar adelante el acto deshonesto y, por lo tanto,
est fuera del alcance de la organizacin tomar algn tipo de medida
que prevenga su ocurrencia
Mala elaboracin del contrato debido al trabajo de personal no

adecuado para la ejecucin del mismo, en las cuales no se tiene en
cuenta las normas tcnicas. Los riesgos evaluados radican en el
incumplimiento de especificaciones tcnicas del contrato,

incumplimiento de los plazos fijados en el contrato y el aumento de
costos expresados en sobrecostos.
Incumplimiento del Contrato por parte del proveedor que recibi la

buena Pro,
En la ejecucin del contrato no existe equivalencia entre la

contraprestacin y el pago
Obtener el bien, servicio defectuosa si tener en cuenta trminos de

cantidad y calidad que satisfagan al rea.
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Una vez evaluados los riesgos relevantes, se deber determinar cmo

responder el rea a dichos riesgos. Estas respuestas pueden incluir evitar,
reducir, repartir o compartir y aceptar el riesgo.
Concordar las necesidades identificadas al plan operativo, a los

objetivos de la Entidad y que cuenten con la cobertura presupuestal
suficiente, que permiten adquirir los bienes, servicios en cantidad,
calidad y oportunidad convenientes.
Asignar personal idneo y capacitado a los Comits Especiales, que

cumplan con el tiempo debido para conducir oportunamente los
procesos de adquisiciones y contrataciones.
El equipo responsable de la conduccin de los procesos optimiza los

recursos: humanos, presupuestales y tecnolgicos en la adquisicin
del bien, servicio u obra, a travs de capacitaciones, charlas y talleres
constantes.
Difundir anticipada y convenientemente la convocatoria y las bases

adecuadas, para la adquisicin y contratacin obteniendo la mayor
participacin de postores idneos.
Se evala las propuestas y se otorga la buena pro al postor que

asegura la mejor calidad-precio en su propuesta tcnico econmico.
Las respuestas orientadas a evitar el riesgo estarn relacionadas con

que el rea de Abastecimiento har rotaciones peridicas del
personal en puestos claves para dar una seguridad de que no se
efectuarn actos ilegales o fraudes.
Se firmara el contrato verificando que las condiciones contractuales

garanticen los intereses del estado y cualquier eventualidad futura no
prevista en los trminos contractuales
Contratar a personal calificado y con experiencia.
Capacitacin permanente del personal encargado de ejecutar las

especificaciones tcnicas de los contratos y contratacin transitoria de
expertos relacionados con las especificaciones tcnicas del contrato.
El contrato se realiza verificando las modificaciones, entrega de

recursos, incumplimientos, ampliaciones y adicionales, adems que
los bienes, servicios adquiridos o contratados correspondan a las
condiciones de calidad pactados.
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado

con la descripcin exacta de lo que se necesita.
La Entidad recibe y liquida el bien, servicio, en los mejores trminos

de cantidad y calidad, previstos en los trminos contractuales
ACTIVIDADES DE CONTROL
La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres es una institucin que

aplica polticas y procedimientos como actividades de control. El rea de
Abastecimiento lleva a cabo acciones que ponen en prctica estas polticas,
y ayudan a asegurar que las respuestas de la administracin de riesgos
sean llevadas a cabo. La gran finalidad es poder asegurar que las
respuestas de riesgo son llevadas ejecutadas correctamente y de una
manera oportuna, lo cual representa un proceso crucial para alcanzar los

objetivos de la entidad.
Las actividades de control que se ha implementado para el aseguramiento

de la ejecucin de las respuestas al riesgo analizadas anteriormente son:
Las actividades de control para la respuesta es la fijacin de normas o

estndares que sirvan de base para evaluar las realizaciones del plan
Operativo, Medir las realizaciones y compararse con las normas
establecidas a fin de determinar cualquier posible desviacin de la
cobertura presupuestal y los objetivos. Tramitar y dar seguimiento a
las solicitudes de adquisicin de bienes y servicios requeridos. Se
aplicara documentacin en donde se especifique cambios y
desviaciones en el plan Operativo
Inspecciones y Supervisiones a todos los acontecimientos que se

realizan en la institucin con el fin de la optimizacin del desempeo
en las actividades de los recursos humanos. Para disminuir el riesgo,
se optar por la respuesta de asegurar el cumplimiento y la asistencia
obligatoria de los trabajadores a las capacitaciones que brinda el
Municipio, a travs de clusulas en los contratos que indique la
obligatoriedad de la asistencia a dichos eventos, indicando que de no
cumplir, estaran incurriendo en faltas graves hacia la institucin.
Para Controlar la Difusin anticipada y convenientemente la

convocatoria y las bases, se Coordinara oportunamente con las
diferentes unidades orgnicas, sus necesidades y especificaciones

tcnicas para la adquisicin de bienes, servicios y obras.
Se Programa ejecuta y controla procesos tcnicos para la toma de

inventarios fsicos mensuales, para compararlos con los Registros de
los bienes patrimoniales con los que cuenta la municipalidad en el
momento del inventario, con seguimientos precisos y detallados
Las actividades de control para esta respuesta realizando juntas y

entrevistas con los postores a la Buena Pro, disminuyendo sospechas
de fraudes en los procesos de licitacin y seleccin de los
proveedores.
Las actividades de control para esta respuesta es realizar

evaluaciones a los encargados de ejecutar las especificaciones
tcnicas de los contratos e incluir evaluaciones tcnicas en el proceso
de reclutamiento y seleccin del personal.
Las actividades de control para asegurar que estas respuestas sean

llevadas a cabo son reuniones peridicas con las Proveedores que
obtuvieron la Buena Pro, desarrollando informes sobre el
cumplimiento de los contratos y supervisar las actividades a cargo de
estas.
Las actividades de control a la respuesta es que se deben aplicar

medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales y los servicios
con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMACIN
Es labor del rea de Abastecimiento identificar y capturar informacin

financiera y no financiera relativa a eventos y actividades tanto internas
como externas que son relevantes para su manejo. Una vez que ha
identificado y capturado la informacin, la suministra al personal de una
forma y en un marco de tiempo oportuno para que estos lleven a cabo el
manejo de riesgo dentro de la institucin y sus dems responsabilidades.
La informacin es necesaria en todos los niveles de la organizacin para

identificar, fijar y responder a los riesgos y para finalmente, dirigir la
Institucin y llevar a cabo los objetivos. La informacin de las Actividades
realizadas en el rea de Abastecimientos no solo sirve para la realizacin de
informes de medicin del grado de avance, sino tambin es utilizada para
relacionar el grado de Adquisicin, con el Plan Presupuestal y que estos
sean consecuentes. Esto es til para la asignacin efectiva de recursos y
supervisar el cumplimiento del plan.
La informacin proviene de fuentes internas y externas y en formas

cuantitativas y cualitativas, facilitando respuestas ante cambios en las
condiciones. El reto para el rea de abastecimientos es procesarlos y
refinarlos, teniendo como objetivo convertirlos en informacin significativa
para la toma de decisiones.
El Jefe de la unidad de Abastecimiento Informa mensualmente al Jefe de

Administracin y Finanzas, el desarrollo de los proyectos, programas y
actividades a su cargo.
Es competencia Jefe de Administracin y Finanzas identificar la calidad de la

informacin. Esta es una labor muy importante ya que la calidad de la
informacin es crtica en la exactitud de los datos y las decisiones
administrativas. Es por esto, que se debe evaluar lo apropiado de la
informacin, su disponibilidad y actualizacin, y por ltimo, su exactitud y
accesibilidad. Para asegurar estos criterios se establece programas de
administracin de datos. Tener la informacin correcta en el tiempo y en el
lugar correcto es esencial para efectuar los procesos de Adquisicin de
bienes y Servicios de forma eficiente.
En base a los informes proporcionados por los jefes de las dems reas, se
podr contar con informacin acerca de la satisfaccin de las necesidades
de las mismas, en el proceso de Adquisicin.
En cuanto a la informacin informal, se debe considerar las conversaciones

peridicas que se realizan en la institucin con respecto a las urgencias que
surgen y la necesidad de adquisicin, la cual no solo es necesaria para
identificar acontecimientos potenciales y posibles riesgos, sino tambin son
tiles para el control de las actividades.
COMUNICACIN
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, y en un sentido

ms amplio, reparte expectativas y responsabilidades al personal dentro de
la institucin.
El rea de Abastecimiento proporciona una comunicacin especfica y

dirigida que trata expectativas conductuales y responsabilidades del
personal, incluyendo claramente una delegacin de la autoridad dentro de
las Actividades. La comunicacin es fundamental en las actividades de
Adquisicin de bienes y servicios, ya que de esta manera se entrega una
realidad de riesgo a los trabajadores, se implementa y apoya un idioma de
riesgo comn y gua al personal respecto de su rol y responsabilidades de
efectuar las actividades y procedimientos de Adquisicin de acuerdo con el
manual de normas de prevencin de riesgos, el cual funciona tambin como
medio de comunicacin asimilndolo a un manual de polticas.
En base a esto, se define que el personal debe saber que cuando un

acontecimiento potencialmente negativo ocurra, la atencin no solo ser
enfocada al propio evento, sino tambin a su causa. Se expresa tambin que
el personal debe estar informado de cmo sus actividades se relacionan con
el trabajo de otros dentro del rea, de esta manera ayuda a reconocer un
problema y determinar su causa y accin correctiva.
Para que la informacin sea divulgada hacia los niveles inferiores del rea,
debe haber canales abiertos de comunicacin y un ambiente laboral ptimo
para crear una buena voluntad de los trabajadores. Comunicar a travs de
mensajes y folletos a los trabajadores la preocupacin hacia ellos. Podemos
asegurar que esta es una prctica efectiva, ya que el personal es rpido para
captar las seales habladas o no habladas que provienen de un superior,
creando sentimiento de pertenencia a la institucin y fidelizacin hacia esta.
Adems se mantiene una comunicacin integrada entre el rea de

Abastecimiento y las distintas reas que estn presentes en la Institucin;
esta comunicacin es importante para conocer el avance de las operaciones
y funcionamiento de las partes.
SUPERVISIN
Es un procedimiento que determina la presencia el funcionamiento de los

dems componentes del control interno a travs del tiempo. Esto se lleva a
cabo a travs de actividades de supervisin constante, evaluaciones
espordicas o una combinacin de estas.
La tcnica que ms se utilizar en el rea de Abastecimiento, son las

actividades de evaluacin constante, la cual se construye en las actividades
normales de funcionamiento, es ms eficaz y los problemas estarn a
menudo identificados ms rpidamente por rutina de supervisin de
actividades en curso.
IV.- CONCLUSIONES
Al disear un sistema de control interno aplicando el modelo del

informe C.O.S.O., la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres
consigue controlar ms eficientemente el rea de Abastecimiento en
los procesos de adquisicin de bienes y servicios acorde con el
presupuesto institucional.
Se Identifica los componentes del informe C.O.S.O. adecuados al

rea de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal
Cceres, y se hace ms eficaz el proceso de adquisicin de bienes y
servicios.
Se establecen los riesgos que afectan al rea de abastecimiento

dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, teniendo
en cuenta las perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto
que tendran en caso de ocurrir; y una vez evaluados, se brindan las
respuestas a los mismos.
Se implementan Procedimientos de control para el aseguramiento de

la ejecucin de las respuestas a los riesgos analizados dentro del
rea de Abastecimiento.
Con la aplicacin del modelo C.O.S.O control interno en el rea de

abastecimientos se describe los procesos para su establecimiento,
otorgando una ventaja que reside en su dinamismo para ser revisado
y actualizado segn los cambios que va experimentando la institucin.
V.- RECOMENDACIONES
La municipalidad deber continuar con este tipo de procedimientos

capacitando a todo su personal para estar acorde con las
necesidades que el sistema facilita.
Todo sistema de control que se realiza dentro de la institucin debe

ajustarse al marco de los cinco componentes que plantea el Informe
COSO, para minimizar los riesgos inherentes y de Control; de
acuerdo a las caractersticas administrativas y operacionales,
derivados de la direccin, e integrados al proceso de gestin.
En todas las reas de la institucin debe aplicarse evaluacin de los

controles existentes, no solo como parte de la auditora (interna o
externa) sino como proceso integral de las operaciones, sobre todo
cuando se implementan, para que desde el principio, se efecten de
forma correcta, con el adecuado manejo de los riesgos existentes.
El Control interno debe ser considerado con la importancia debida ya

que forma parte fundamental para que las operaciones se realicen
adecuadamente. Se recomienda mantener en todo proceso el diseo
que brinda el modelo C.O.S.O. de acuerdo a los cambios que
experimenta la institucin.

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APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O.

DEFINICIN DE LAS ETAPAS A AUDITAR

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES

EXAMEN ESPECIAL AL REA DE ABASTECIMIENTO

ETAPA 1: NECESIDAD DE ADQUIRIR EL BIEN O CONTRATAR

ETAPA 2: ORGANIZACIN DE LAS ADQUISICIONES

ETAPA 3: BASES Y CONVOCATORIA

ETAPA 4: EVALUACIN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA

ETAPA 5: SUSCRIPCIN DEL CONTRATO

ETAPA 6: EJECUCIN DEL CONTRATO

ETAPA 7: LIQUIDACIN DE CONTRATO

Captulo 4: APLICACIN DEL MODELO COSO CONTROL

Se presenta un anlisis de los controles que se tiene en el rea de

El modelo de control interno, facilitar el desarrollo de las actividades

Se definirn cada uno de los Componentes del Control interno y su

La gerencia tiene conciencia de la existencia permanente del riesgo en sus

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, tiene claro que mientras

La Institucin ofrece asesoras a los trabajadores en diversas materias de

En la institucin, el Jefe del rea de Abastecimiento, transmite toda la

Prcticas habituales dentro de las adquisiciones es la utilizacin de los

Los Funcionarios de la institucin, en especial el personal del rea de

fraudulenta habitual es la apropiacin de los materiales que se adquirieron

Es importante que dentro del grupo de trabajo existan las competencias,

Lo que pretende la entidad al asignar distintas autoridades y

La Unidad de Abastecimiento est a cargo de un Jefe de Unidad, depende

La Unidad de Logstica y Servicios Generales est conformado por un Jefe

- DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

*Organigrama extrado del Manual de Organizaciones y Funciones (M.O.F

Dentro de las funciones del rea de Abastecimiento se tiene:

1.- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento,

Como primer punto se identifican los objetivos relacionados al rea de

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres establece su misin y

DENTRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES QUE DEBEN EXISTIR EN

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Realizar un plan operativo que est acorde a los objetivos de la

Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones

Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos

Etapa 3: Bases y Convocatoria

Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.

Definir las caractersticas, especificaciones tcnicas y calidades que

Difundir a los postores a travs del SEACE y por otros medios de

Obtener para la Entidad los mejores precios, garantas y condiciones

Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Realizar el otorgamiento de la buena pro sin demoras y en la

otorgar la buena pro, ms conveniente a los intereses de la Institucin

Etapa 5: Suscripcin del Contrato

Firmar el contrato con el postor ganador, en el plazo acordado,

Etapa 6: Ejecucin del Contrato

Ejecutar el contrato cumpliendo los plazos y condiciones pactadas,

Etapa 7: Liquidacin de Contrato

Recibir y liquidar el bien, servicio u obra a satisfaccin del rea y con

Formular el Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento

Ser la Unidad de Abastecimiento quien se dedique a la identificacin de

El rea de Abastecimiento reconoce incertidumbres, por lo tanto, asume la

Existen factores externos e internos que influyen como acontecimientos

importancia que los funcionarios entiendan estos factores y el tipo de

Para identificar los acontecimientos se utiliza tcnicas de identificacin las

ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIN DE RIESGOS

Una vez identificados los posibles acontecimientos, se evaluara los riesgos

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Las Posibles adquisiciones de los bienes y servicios no satisfacen las

Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones