Aspectos Generales de Compras

UNIVERSIDAD NACIONAL
PEDRO RUIZ GALLO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS,

ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Escuela Profesional de Comercio y

Negocios Internacionales
LOGISTICA INTERNACIONAL
ASPECTOS GENERALES DE
COMPRAS NACIONALES
Docente:
COLTER APAZA GUADALUPE
ASPECTOS GENERALES DE COMPRAS NACIONALES
LOGSTICA INTERNACIONAL
INTRODUCCION
Hoy en da las empresas compiten en mercados globalizados muchos ms grandes
donde las transacciones comerciales ya sean nacionales e internacionales han convertido
a las compras en un elemento estratgico dejndolas de ver tan solo como una actividad
ms. Es as que para el desarrollo eficiente y eficaz de cualquier entidad disminuir los
costos es un punto bsico; la funcin de compras a menudo gasta ms dinero que
cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad
para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. La prctica de esta
estrategia o de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga los
mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.
Las actividades de compras juegan un rol muy importante en la mayor parte de las
organizaciones. Esto quiere decir que las reducciones de costos relativamente pequeas
pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios y mejoras en otras reas de la entidad
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio. Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo,
debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin
dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y
las crecientes exigencias de calidad.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de

obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms
avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin
de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas
que exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.
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1. ANTECEDENTES:
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre
dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesin de una pertenencia
ajena.
La compra ha sido siempre bsica para el progreso y la riqueza del hombre, trtese de su
progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en grupo.
Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de que
una rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso fabril, deben tenerse materiales al
alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales ser
continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de produccin.
La calidad de los materiales debe ser la adecuada para el objeto a que se destinan y la
conveniente para el proceso y el equipo utilizados.
El hecho de no cumplir con algunos de estos requisitos puede implicar costosas demoras
(provocando con frecuencia que el costo rebase en un amplio margen el valor de los materiales
mismos), produccin deficiente, productos de mala calidad, fallo en el cumplimiento de los
tiempos de entrega y descontento entre los clientes.
Para mantener una posicin vendedora favorable, capaz de hacer frente a la competencia y
rendir beneficios satisfactorios, se deben adquirir los materiales al precio ms bajo que
permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio de la obtencin de estas materias y el
de almacenamiento de las exigencias debern mantenerse tambin a un nivel econmico.
2. DEFINICIN.
Es el acto de obtener el (los) producto(s) o servicio(s) de la calidad adecuada, con el precio

justo, en el tiempo indicado, en el lugar preciso y del proveedor conveniente. Tambin incluye
el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer
beneficios a la empresa sobre todo en trminos monetarios.
3. OBJETIVOS.
Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento.
Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores
proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes cadenas estn localizando
proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los proveedores sino
desarrollar una activa labor de bsqueda con criterios amplios.
2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales.
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4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los

mismos para el uso a que se destinan.
5. Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio
requeridos.
Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La coordinacin con
los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del
tiempo oportuno al mnimo coste. Por ejemplo una cadena de supermercados puede
descargar muy rpido los camiones que vienen de los proveedores en vez de dejarlos
esperando como otras cadenas. Esto supone una importante reduccin de costes que se
reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar
los pedidos de productos por ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los
costes
6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo
que a costos de material se refiere.
4. IMPORTANCIA ECONMICA.
Las compras son importantes por las siguientes razones:
1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la

fabricacin se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores.
2. La operacin eficiente de cualquier industria depende de la renovacin adecuada de la

inversin. El Departamento de Compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales
adecuados cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la produccin o venta, y
hacer las entregas a tiempo. A su vez, no debe aumentar las inversiones ms all del
inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad
razonable.
3. Por sus estrechos contactos con otras muchas compaas y con el mercado en general,
Compras est en situacin de aconsejar a la empresa sobre:
a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean
en ese momento.
b) Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la produccin.
c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden

afectar las ventas de la empresa.
d) Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se desenvuelve.
5. CARACTERSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
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Sus contactos con el mercado y en general con los vendedores, con las normas de fabricacin
y comerciantes de las industrias, hacen posible que Compras aporte una ayuda muy valiosa
para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos productos, para planear la produccin, fijar
normas, etc. Actualmente el empresario no puede conformarse con hacer lo mejor que pueda
en relacin a las compras. El bienestar de la compaa depende de la rotacin de sus
inventarios y de la mejor forma de utilizacin de su capital. Los problemas de las compras son
de los que estn ms ntimamente ligados con la administracin de existencias.
Las empresas pequeas y medianas no necesitan de una complicada estructura para

organizar su funcin de suministros. Si bien es cierto que el director de la empresa debe decidir
sobre la poltica general de compras, debe tambin, de ser posible, delegar su aplicacin en
uno de sus ms cercanos colaboradores.
Las erogaciones que se derivan de la creacin de un puesto de agente de compras o

comprador generalmente son rentables, sobre todo cuando el director no puede dedicar a este
problema ni el tiempo ni la atencin necesaria. Sin embargo, es importante hacer notar que
desde el punto de vista de seguridad y control, la persona encargada de hacer los pagos en la
empresa debe ser diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse
una situacin problemtica.
6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS: RESPONSABILIDADES.
Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la empresa, el cual esta integrado por personal

profesional capacitado, con experiencia, que tiene la responsabilidad de obtener materiales,
abastecimientos, productos, y servicios que necesitan los dems departamentos de la
Empresa para realizar sus actividades, es decir, es un mediador.
En la empresa pequea es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A

medida que sta crece se requiere la participacin de una persona especializada en esta
funcin, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la
necesidad de este especialista es obvia.
Funciones:
1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,

necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los
requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las

mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medida).
3. Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado
de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en
cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
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Responsabilidades
Elegir, tratar, platicar, y negociar con los proveedores.

Investigar cotizaciones de precios y realizar un anlisis.
En su caso, solicitar permisos gubernamentales de importacin, procurando conseguir
beneficios fiscales.
Poner en circulacin de las rdenes de Compra y su seguimiento.
Recibir y revisar los artculos o servicios.
Buscar la forma de transportar los artculos.
Salvaguardar los productos adquiridos.
Investigacin de nuevos mercados.
Actualizar las cotizaciones.
EJEMPLO DE LA ENTIDAD MEDIANA, EN QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES AUTONOMO Y SOLO REPORTA A LA

ALTA GERENCIA
Gerencia General
GERENCIAS DE AREA
Ventas Produccin Compras Finanzas RR.HH Aseguramiento

de calidad
DEPARTAMENTOS Nacionales Importacin
Materiales
SECCIONES Envases empaques
Partes y refacciones
Bienes de capital
Diversos
7. CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS.
Hoy en da la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado van marcando la
pauta y el ritmo al cual comprar. Dentro de las principales categoras para realizar las compras
podemos encontrar:
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Compras Centralizadas.
Se denominan as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado

COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisicin
preocupndose por obtener: Calidad, servicio y precio.
Compras Descentralizadas.
Esta clasificacin puede tener dos aspectos:
Cuando existiendo el organismo denominado COMPRAS solo ejercita el control de las

adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autnomos.
Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
Compras Mixtas.
Se denominan as cuando los artculos de uso general son adquiridos por el organismo
central COMPRAS y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o
por sus propios compradores.
Compras por el Tipo de Material
Es necesario diferenciar principalmente entre materiales directos a la produccin (materias

primas y los componentes) y aquellos que son indirectos (auxiliares y herramentales); de lo
contrario podran surgir grandes problemticas en la produccin ya que se podra tener
material no necesario en excedente y lo ms grave que produccin no cubrira con los
programas establecidos. Enfoca a los disponentes de los materiales de compras en el
material prioritario como es el material directo de produccin.
Compras por la Frecuencia del Material Utilizado
Las compras de poca frecuencia (por ejemplo: compra de capitales) se trabajan a travs de
rdenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una cantidad constante
a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en el momento en que se requiera.
Las repetitivas (por ejemplo; compra de materias primas) requieren de un programa con
cantidades y fechas especficas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se
encuentre preparado para cualquier peticin de material en el momento que se requiera.
Compras para reabastecer stocks
Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los

materiales directos a la produccin, ya que por medio de esta clasificacin se intenta cubrir
las corridas mnimas de produccin, es decir se compra ms material para tener una reserva
en el almacn y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera produccin sin
provocar alarmar de falta de existencias.
Compras por Trayectoria
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Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo de aduana,

recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificacin debemos agrupar nuestros materiales
por zonas geogrficas, de esta forma la peticin de material se lleva a cabo en base a estos
agrupamientos y la recoleccin del material se concentra en una zona geogrfica con
diferentes puntos asociados para su recoleccin. Si se implementan estos grupos
adecuadamente es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo y dinero
invertidos en transporte al recolectar diversos materiales de diferentes puntos. Para
implementar esta clasificacin de compra se requiere una buena negociacin con el
proveedor.
Compras por la Naturaleza de los Materiales
Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se

transporta. Por ello se debe identificar la naturaleza fsica del material, la cual puede ser
lquida, slida o gaseosa. Una vez que se cuenta con las especificaciones fsicas del material
y de su embalaje se puede gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren
identificados con el mismo estado.
8. FUNCIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN COORDINACION CON LAS

DEMS FUNCIONES DE LA EMPRESA.
El responsable del departamento de Compras debe trabajar en coordinacin con los otros
departamentos de la empresa. Sabiendo que para que la empresa logre sus objetivos tenemos
que lograr la integracin (armonizacin) efectiva de la funcin del departamento de compras,
con el desempeo del resto de las funciones de la compaa.
Direccin:
La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las actividades
realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un
determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor
volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin.
Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin
de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones
adecuadas para el desarrollo global de la organizacin.
Produccin:
Lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se les necesita (Es
responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de
materiales), para no complicar el programa de fabricacin (evitando con ello paros innecesarios en
produccin y prdidas cuantiosas a la organizacin), desde esta perspectiva analizan la calidad y
normalmente su participacin no est directamente relacionada con la negociacin de precios.
Ambos departamentos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin
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fabrica para el mercado y Compras se encarga de conseguir los suministros necesarios para
cumplir con el ciclo econmico de la empresa.
Ventas:
La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La funcin de ventas es la de vender
el producto final del esfuerzo de la organizacin; el xito de ese esfuerzo de ventas depende, en
funcin del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los
precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede
ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de
entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas
Programacin y planeacin
Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada como una entidad en la
organizacin, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo.
Dondequiera que esas funciones se efecten, las relaciones bsicas de compras son las
siguientes:
A. Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
B. Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que
puedan influir en los programas y planes.
C. Desarrollar informacin presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los
mercados, y programar las entregas.
Almacenes
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de

procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando
cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser
cumplida, sin embargo, la relacin se complica por que la necesidad de una eficiente operacin de
almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos mtodos para aumentar la
eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de
las compras, en su persecucin de un valor superior en el medio externo.
Ingeniera:
La coordinacin con Ingeniera consiste bsicamente en el diseo del producto y especificaciones

previas a los requerimientos de produccin.
Su relacin es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los
materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los
proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado
en bsqueda de nuevos materiales y equipos.
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Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros

expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin de los
requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de carcter especial.
Contabilidad:
Compras debe tener una estrecha coordinacin para facilitar la preparacin de registros que
permitan el pronto pago a los proveedores, con el fin de aprovechar todos los descuentos y evitar
posibles errores.
La relacin ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de
acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un
bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio;
contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Se dictan normas y polticas en conjunto de:
Los plazos de crdito.

Presupuestos
Pronsticos
Relaciones pblicas
La funcin de compras, por razones del amplio e ntimo contacto con todos sus crculos de
proveedores, es de una influencia importante en las relaciones pblicas de la firma para bien o
para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
9. NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS.

Al analizar la finalidad que tiene Compras en la empresa se puede establecer que existen cuatro
aspectos bsicos que rigen las adquisiciones y son:
9.1. CALIDAD:
Es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que los productos o servicios
adquiridos cumplen los requisitos necesarios. La mejor manera de garantizar la calidad en
productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen
producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes.
La Calidad debe definirse:
El comprador debe establecer las propiedades y especificaciones que tendrn los materiales que
quiere adquirir, de manera que puedan ser medidos por medio de sus propiedades fsicas o
qumicas.
La Calidad no se mide por el precio:
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Es muy comn pensar que a mejor precio se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse
presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a otra, en artculos idnticos y aun de
inferior calidad.
La Calidad debe ser la conveniente:
Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o en otras
palabras que la calidad conveniente no ser siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las
especificaciones al solicitar un material, la calidad mnima que puede aceptarse, ya que debemos
relacionar este aspecto con el precio de costo y con el costo de venta.
La Calidad debe estar siempre disponible:
De nada valdr que obtengamos un artculo de gran calidad si cuando lo volvamos a necesitar no
est disponible, es decir que no lo encontramos en el mercado. Este concepto de disponibilidad se
refiere a que el material puede ser adquirido con facilidad a un precio econmico dentro de un
plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores es imprescindible que
Compras disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita y
pueda as ponerlo en conocimiento de los proveedores, de manera que enven articulo capaces de
ser sometidos a inspecciones y pruebas que determinen si corresponden a la calidad deseada. El
comprador asume la responsabilidad de la compra por lo que est en la obligacin de asegurarse
lo que desea, y al serle proporcionado debe poderlo comprobar.
9.2. CANTIDAD:
La adquisicin de materiales no solo se basa en esta frase "compre tanto como necesite", debe
estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para
determinar que si la cantidad que lo solicitan responde al consumo y al mismo tiempo establecer la
cantidad econmica.
Para compras es una responsabilidad constante el poner a disposicin de los usuarios las
cantidades que satisfagan sus necesidades.
Y por ello las normas que sobre cantidad se establezcan, pueden ser las siguientes:
La Cantidad debe basarse en el control de existencias:
Para los artculos de consumo constante que se mantienen en el almacn, las cantidades a pedir,
deben estar basadas en el consumo que de ellos se hagan. Por consiguiente, en la entidad debe
establecerse un control de existencias que facilite la obtencin de datos necesarios en la
determinacin de la cantidad a pedir, que permita comparar las cantidades que se soliciten con las
que se consumen y que evite los caprichos o preferencias de los usuarios. Solo as lograr
Compras adquirir cantidades correctas y econmicas.
La Cantidad debe estar respaldada:
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Toda requisicin que reciba compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un
respaldo en cuanto a su determinacin se refiere. En el caso de artculos de stock, ya hemos
manifestado que dicho respaldo ser el control de existencia; en el caso de artculos que se
adquieren por primera vez o de adquisicin espordica, este respaldo consiste en la indicacin
correcta del uso que se le va dar o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si
es o no correcta la cantidad.
La Cantidad no debe ser influenciada por la empresa:
Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el precio unitario de compras. Sin
embargo, no por ellos se compararan grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga
analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso
contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirir la
cantidad prevista. Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el
comprador para su poltica de compras, que podra consistir en:
Para artculos cuyos precios varan poco, comprar de acuerdo a las necesidades.
Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las
necesidades de los periodos en que suben.
La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora:
El tiempo que se demorar en contar con el material desde sus trmites iniciales hasta su
disponibilidad en el almacn, es un factor que hay que tener siempre en cuenta, si se quiere
mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por ello es que debe ser evaluado al establecer
la cantidad por adquirir.
El transporte a elegir est en funcin de la calidad que se adquiera:
Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volmenes mnimos al
fijar sus precios, es lgico que para determinar el medio y la va a utilizar se tenga en cuenta la
cantidad del artculo que est solicitando.
Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo
permite.
La Cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible:
El espacio que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio, influye sobre la cantidad a
pedir y sobre el mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto muy
presente para no abarrotar los almacenes y tendr que estudiar la solucin adecuada antes de
cursar un pedido.
9.3. MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR:
La determinacin del momento en que hay que comprar el material, evita gastos intiles y compras
de ltimo minuto, y para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la va a
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utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la
norma a tener presente es: El momento en que hay que comprar depende de un buen sistema de
control de existencia, ya que sta la nica manera de poderse dar cuenta del movimiento de
nuestro stock y nos ayudara a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerta para
solicitar el material.
9.4. PRECIO MS CONVENIENTE:
Este factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero,
y por ello debe recordarse lo siguiente:
El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta:
Gran parte del precio de venta de un artculo est formado por el de compra, por lo tanto, para
lograr vender a precios de competencia en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita
a la compaa competir cuando exponga su producto a los consumidores.
El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad:
Sabemos la influencia que sobre el precio tiene la calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener
en cuenta que no se trata de buscarlo ms barato sino el ms bajo precio que se pueda pagar por
un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. Para ellos los
compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio
El precio no es solamente el valor de compra:
El valor de compra o cantidad que se paga por un artculo es solamente uno de los factores que
forman el costo de compra. Hay que tener presente el transporte, embalaje, recepcin,
almacenamiento, etc. Y recordar que todo ellos cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que
se adquieren. Hay que analizar estos aspectos para establecer el precio ms bajo.
10. ORGANIZACIN DE LAS COMPRAS.

Es una estructura organizacional que divide a una empresa de acuerdo a las condiciones de
aprovisionamiento o abastecimiento.
Cada organizacin de compras tiene sus propios registros de informacin, condiciones de precio y
registros de proveedores.
En el caso de las organizaciones de compra, corresponden a departamentos que agrupan a varios
compradores. Y los grupos de compra son los compradores como individuos.
Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores, por secciones pequeas, medianas
o grandes, o por departamentos dentro de las cuales el personal tender a la especializacin en
determinadas clases de materiales haciendo ms eficiente su labor. En cualquiera de estas formas,
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la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia de esta actividad para el
desarrollo y xito de la entidad en su conjunto.
10.1. ACTIVIDADES:
Conociendo la finalidad y los objetivos fundamentales de compra se podrn definir sus actividades,
coordinndolas y correlacionndolas en base a la poltica de la empresa y su administracin
general; as como la afinidad que existe entre ellas debindose especificar los lmites y
especificaciones para cada uno.
Las actividades de compra se pueden enumerar en relacin a campos, en los que las tareas sern
realizadas as se tiene:
1) INFORMACIN:
Para cumplir sus tareas el personal de compras debe obtener informaciones sobre los
materiales que quieren adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y existencias; sobre precios
actuales y futuros; etc. La informacin que obtengas servir para que en la dependencia se tomen
decisiones oportunas y adecuadas a la capacidad econmica de la empresa y a la necesidad del
usuario al que tenga que servir.
La informacin puede clasificarla:
a. Materiales:
Datos sobre compras anteriores con indicacin de proveedores que cotizaron, precios
ofertados, fletes pagados, proveedor que obtuvo el aprovisionamiento y razn por la que
le concedi.
Especificaciones y caractersticas de los artculos que usa la empresa, variaciones que
puedan aceptarse, catlogos de proveedores disponibles en la empresa y aquellos que
deben solicitarse.
Datos sobre existencias y consumos de los artculos en uso.
Datos sobre demanda existente en el mercado por los artculos que requiere la empresa.
b. Proveedores.
Datos sobre los proveedores habituales de la empresa, su capacidad de produccin o de

abastecimiento en relacin a las necesidades de los usuarios, su situacin financiera para
relacionarla con la forma de pago utilizada por la empresa en sus adquisiciones, sus
relaciones con su personal, cumplimiento en las entregas, etc.
Relacin de posibles proveedores que deben investigarse para definir su posibilidad como
abastecedores de la empresa.
2) INVESTIGACIN:
Compras debe realizar investigaciones que le permitan actuar positivamente previendo las
posibilidades futuras. Por ello deber efectuar:
a) Estudio de mercados de proveedores.
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b) Estudios de materiales en uso, previendo la posibilidad de reemplazo.

c) Anlisis de costos de los materiales que adquiere, as como los costos logsticos para
relacionarlos con los procedimientos de compras establecidos y definir el costo mnimo que
justifica una orden de compra.
d) Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la
empresa.
e) Investigacin sobre las posibilidades de los proveedores que abastecen a la empresa y
sobre futuros elementos que puedan ser utilizados.
f) Investigacin sobre materiales secundarios y fuentes de abastecimiento que puedan
reemplazar a las fuentes en uso.
3) FUNCIONAMIENTO:
Son todas aquellas actividades rutinarias que se realizan diariamente en la oficina de

adquisiciones, desde que se recibe la requisicin o pedido de compra hasta que el material est
disponible en el almacn. Dichas actividades son:
a. Constatacin de requisiciones
b. Obtencin y anlisis de cotizaciones de los proveedores.
c. Determinacin de la forma de comprar.
d. Programacin de las compras en funcin de las entregas a realizarse.
e. Entrevista a proveedores, con indicacin del tiempo que se predicara a cada uno y el tema a
tratar.
f. Negociacin de contratos por adquisiciones y consulta a la dependencia legal para
asesorarse sobre los requisitos legales que puedan ayudar o interferir la accin de la
empresa.
g. Remisin de las rdenes de compra a los destinatarios con indicacin del material que se le
ha adjudicado y en las condiciones en que se deben abastecerse.
h. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento de la entrega.
i. Comprobacin en la recepcin de los materiales solicitados.
j. Verificacin y visto bueno en las facturas del proveedor para su respectiva cancelacin.
k. Sostenimiento de corresponda con los proveedores
l. Concertacin de ajustes con los proveedores
m. preparacin y redaccin de informes y su envi y distribucin en la empresa
4) AUXILIARES:
Existen actividades que se realizan entre varias dependencias y en las que se colaboran para
obtener mejor resultados, estas actividades se llaman actividades y en el caso de las compras son
las siguientes:
a. Procedimientos de oficina: Anlisis de los procesos en las oficinas de la empresa para

describir el procedimiento y si es posible graficarlo. Se prepara en conjunto para evitar
duplicidades.
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b. Hacer o comprar: Es una de las decisiones a tomar en la empresa, en muchas

oportunidades y en la que compras colabora presentando las propuestas y los costos de
comprar el material, para que sea analizado y comparado con el hacerlo o fabricarlo en la
propia empresa.
c. Normalizacin y simplificacin: actividades logsticas en las que compras interviene, tanto
en el aspecto de definir las normas a las que se sujetaran el uso y empleo de los materiales,
como en el cumplimiento de adquirir solo lo normalizado para lograr la simplificacin de las
existencias.
d. Sustitucin de materiales: Actividad en la que colabora para que se pueda emplear
nuevos materiales de ms bajo costo, igual calidad y rendimiento.
e. Ensayos y pruebas de artculos nuevos: Complementa la anterior, guas para sustituir un
material o artculo, el que se escoja deber haberse probado con anticipacin.
f. Presupuesto de adquisiciones: Labor de compras como corolario del presupuesto de
necesidades de los usuarios, cuya consolidacin corre a cargo de la dependencia que
adquiere los materiales.
g. Control de existencias: Actividad de control de inventarios que en algunas oportunidades
se asignado a compras.
h. Poltica de compras: Al definir la poltica de compras de la empresa, la dependencia que
efecta las adquisiciones interviene sugiriendo los aspectos que considere indispensables
para un mejor desempeo de su actividad.
5) ACTIVIDADES AFINES:
Direccin de almacenes ( rea logstica)

Direccin de transportes ( rea logstica)
Seguros en general ( rea logstica y contable )
Inspeccin y mantenimiento de los elementos de transporte ( rea logstica)
Recuperacin de materiales ( rea logstica tcnica )
Contabilidad de materiales ( rea contable)
10.2 FUNCIONES:
Las actividades que hemos enumerado y determinado en el punto anterior, al ser abordadas segn
su afinidad para ejecutarlas, permitir establecer los elementos con que debe contar compras
dentro de una empresa y por consiguiente nos ayudara a determinar cules sern las funciones
que nos compete en la realizacin de su trabajo para alcanzar el objetivo del grupo.
Las funciones que debemos asignar se refieren a:
1) Compras o Pedidos:
Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los artculos que se les
solicite, obteniendo las cotizaciones pertinentes y teniendo en cuenta las especificaciones
sobre calidad, as como recuperndose por el costo de los artculos.
16
Programar las compras y entregas, de acuerdo a las necesidades de la entidad,

estableciendo contacto con los proveedores e informando sobre el resultado de sus
gestiones.
2) Seguimiento o contacto:
Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de materiales o servicios
solicitados.
Mantener correspondencia con los proveedores para estar informados sobre la atencin de
los pedidos que se les haya hecho.
Visitar las fbricas o empresas proveedoras para establecer la oportunidad de la atencin
de los pedidos.
3) Oficina:
Confeccionar la documentacin pertinente a las compras, desde la cotizacin hasta los
informes que debern emitirse.
4) Registros y archivos:
Llevar los registros de control tanto de proveedores como de materiales, mantenindolos al
da, para poder proporcionar informes sobre ellos cuando le sean solicitados.
Archivar la documentacin en los registros, y as como especificaciones de compras
anteriores. En la misma forma archivar los catlogos que sobre los materiales existan en la
entidad.
5) Investigaciones:
Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear, clculos de costos,
fuentes de aprovisionamiento, etc. teniendo en mente la calidad de los productos y la
economa de la entidad.
6) Recepcin y facturas:
Tramitar la llegada de los materiales, estableciendo los contactos concernientes y
constatando la calidad y la cantidad de los artculos, segn las especificaciones solicitadas.
Visar las facturas de los proveedores para su cancelacin.
7) Jefatura
Para completar las funciones de la dependencia compradora hay necesidad de que todos los
elementos que lo componen sean dirigidos por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija, ya
que se responsabilizar por:
Organizar, dirigir y controlar la dependencia a sus rdenes actuando como jefe nico de su
personal.
Formar sus cuadros y preocuparse por el entrenamiento del personal a sus rdenes.
Adquirir los materiales o servicios que le sean solicitados, teniendo en cuenta los planes y
las necesidades de los usuarios.
Llevar adelante el programa de adquisiciones, sin interrupciones y demoras.
Mantener o crear una reputacin de integridad y correccin en sus tratos y negocios con los
proveedores. Esta reputacin es aplicable a su entidad.
17
Asesora los directivos en relacin con los presupuestos de adquisiciones y con todas las
actividades relacionadas con su especialidad.
Coordinar su accin con las otras dependencias.
Informar sobre sus actividades y sobre las posibilidades futuras de los mercados y de la
poltica comercial.
Evaluar su dependencia para evaluar su rendimiento.
11.COMPRAS NACIONALES.
Se consideran Compras Nacionales las de bienes producidos en el pas o que siendo importados,
se adquieren en plaza de proveedores o representantes debidamente autorizados para su
distribucin en el territorio nacional.
La seleccin del proveedor es uno de los aspectos ms importantes de la funcin de compras,

pues de esta depende en gran medida la calidad de los materiales y los tiempos de produccin,
adems de que contribuye en el logro de los objetivos financieros de cada organizacin.
Existen compradores que eligen a proveedores locales para realizar sus adquisiciones. La razn es
que, con frecuencia, una fuente local ofrece un servicio ms confiable que aquellas localizadas a
grandes distancias; contribuyendo con ello a recibir las mercancas en tiempo y forma. Pero
adems, las compras locales ayudan a las empresas a cumplir con la responsabilidad social de
coadyuvar en la satisfaccin de las necesidades de la comunidad regional, en la cual vive la
mayora de sus empleados y representa adems, una porcin substancial de su respaldo financiero
y ventas.
Los elementos que interviene en una compra nacional son los siguientes:
EL COMPRADOR: Se refiere a la persona, firma o empresa que compra los bienes o servicios
que son proporcionados por el vendedor a cambio de una retribucin, normalmente monetaria.
EL VENDEDOR: Se refiere a cualquier persona o compaa que proporciona productos o

servicios a cambio de alguna retribucin, la cual normalmente es monetaria.
ENTIDAD FINANCIERA DEL COMPRADOR: En una forma general, es la entidad encargada de

manejar el capital monetario del comprador, y de a cuerdo a las instrucciones proporcionadas por
este, debe de realizar y registrar el pago que se realiza al vendedor.
ENTIDAD FINANCIERA DEL VENDEDOR: Son las entidades de manejar el capital monetario del
vendedor y es la encargada de manejar todo lo relacionado con la recepcin y asiento del pago
realizado por el comprador a favor del vendedor.
TRANSPORTE: Dependiendo del bien adquirido, as como de las clusulas del contrato de
compra-venta, est a cargo de una de las dos partes, normalmente a cargo del comprador.
18
11.1. PROCESO
OBJETO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los compromisos, relaciones e intercambios de informacin del departamento de

compras para los requirentes y de stos para el departamento de compras.
POLTICA
Es responsabilidad exclusiva del departamento de Compras, proporcionar al requirente los

materiales que solicite en las mejores condiciones, con la calidad apropiada, a buen costo y con las
mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado.
Ser tambin responsabilidad del departamento de Compras, el mantener informado al requirente

sobre posibles desviaciones que puedan tener las condiciones antes mencionadas.
PROCEDIMIENTO
Requirente:
Solicita al departamento de Compras cualquier material que necesite.
Si el material requerido es de emergencia, el requirente deber escribir en la requisicin la causa
de dicha emergencia.
El plazo que el requirente solicite para la entrega del material, deber ser el que realmente
necesite.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS el departamento de Compras cerrar el registro del

pedido y dar por terminada la activacin
19
DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA REALIZACIN DE COMPRAS:

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa
o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que
intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de
alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales
acciones.
I. SOLICITUD DE PEDIDO:
Es un documento que consiste en una solicitud de

compra hecha por una persona autorizada, al
departamento de compra, para que se adquieran
mercaderas detalladas en dicho documento.
Este documento se extiende por triplicado; el
original para el departamento de compra y el
duplicado para el jefe de Almacn y el triplicado
para la oficina que emite la solicitud.
Este es el nico documento aprobado para

solicitar compra de bienes que van a ser
adquiridos por una empresa.
Antes de pedir la tramitacin de una solicitud de

compra, la unidad solicitante verificar sus propias disponibilidades presupuestarias; en caso de
tenerlas, deber solicitar una transferencia a la partida afectada por la adquisicin.
Todas las solicitudes de compras deben ser canalizadas a travs de la unidad de compra.
20
La solicitud de compras ser conformada por el jefe de la unidad administrativa solicitante.
Esta deber contener claramente definido los detalles en cuanto a cantidad y especificaciones de
los bienes solicitados, a fin de evitar ausencia o incorreccin de los datos de la solicitud, ya que
de lo contrario el trmite ser rechazado por la unidad de compra.
II. REQUISICIN DE COMPRA:

Es una autorizacin del Departamento de Compras
con el fin de abastecer bienes o servicios. sta a su
vez es originada y aprobada por el Departamento que
requiere los bienes o servicios.
CARACTERSTICAS:
Nombre del solicitante
Departamento del solicitante
Centro de costos del solicitante
Nmero de proyecto
Nombre del artculo
Cdigo o nmero del artculo
Cantidad solicitada
Proveedor o sugerencia del mismo
Fecha de entrega requerida
* Una requisicin de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser
cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobacin del Departamento
que la origin. Esto ltimo (control esencial) es importante y actualmente no est claramente
definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento ms populares en el mercado.
** Una requisicin de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada
para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorizacin de pago para una
factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
III. ORDEN DE COMPRA:

Es un documento similar a la nota de pedido,
se utiliza para solicitar mercaderas a un
determinado proveedor cuando se encuentran
en una misma localidad y el proveedor no enva
vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el

departamento de compras para solicitar la
mercadera que requiere. Debe ser concreto,
claro y especfico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe

enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno
21
de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones
por los proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.
USO
Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la copia queda en la
empresa que solicita la mercadera.
IV. SOLICITUD DE COTIZACIN:
Es un documento en el cual se describen los productos
que deseamos adquirir a los proveedores potenciales que
han sido preseleccionados por la empresa (salvo en la
licitacin general).
Despus de haber consultado su registro de proveedores y
conocer quien puede venderles el material que requieren,
elabora una solicitud cotizacin, y en ella se consignan
fundamentalmente los datos requeridos y necesitados por
las partes interesadas.
CONDICIONES:
Condiciones Generales de una cotizacin
Precio unitario y total de los materiales a ellos solicitados.
Las condiciones de entrega de su mercanca.
Disponibilidad de la mercanca, si la tiene para entrega inmediata o el tiempo en que se
puede surtir.
Condiciones de pago.
Calidad.
Garanta (si es total o parcial).
Fecha y firma de la persona que enva la licitacin.
V. NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas, para que a

travs de l, los clientes soliciten los artculos
deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, segn las
necesidades de la empresa, el original queda para la
empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para
que pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro
de su negocio.
USO
Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las
copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se
solicitan las mercaderas en calidad de venta.
22
VI. FACTURA
Es un documento tributario de compra y venta que
registra la transaccin comercial obligatoria y
aceptada por ley. Este comprobante tiene para
acreditar la venta de mercaderas u otros afectos,
porque con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestacin de servicios cuando la operacin se
realice con sujetos del Impuesto General a las
Ventas que tengan derecho al crdito fiscal.
Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a
fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario
y en el caso de operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero
de Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de
exportacin.
En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderas vendidas, indicando
condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en
los libros respectivos.
VII. BOLETA DE VENTA

La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o
respaldar la transferencia de bienes, la entrega en
uso o la prestacin de servicios en operaciones con
consumidores o usuarios finales y en operaciones
realizadas por los sujetos del Rgimen nico
Simplificado.
USOS:
a. Consigna el importe ms no detalla el IGV.
b. Estos comprobantes no dan derecho al crdito
fiscal ni pueden utilizarse para sustentar gastos
y/o costos para efectos tributarios.
c. Podrn ser utilizados a fin de sustentar gasto o
costos para efecto tributario salvo en los casos
que la ley lo permita.
VIII. RECIBOS
El recibo es un documento, mediante el
cual una persona acredita haber recibido de
otra una determinada suma de dinero en.
23
COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO

1.1. El Sector Pblico
El sector pblico comprende tanto al gobierno nacional como a los gobiernos locales y regionales y a las
instituciones y empresas gubernamentales, donde los montos gastados por los encargados de compras
en este sector, merecen suma importancia debido a que los fondos provienen de los contribuyentes. Si
bien las empresas privadas suelen tener necesidades especializadas, donde sus volmenes de compras
tienden a ser elevados, es el Gobierno el comprador ms importante del pas, tanto por el volumen de
compras como en variedad de productos y servicios que demanda para cumplir con todas y cada una de
sus actividades, por lo que requiere desde la adquisicin de importantes volmenes de materias primas,
refacciones, productos terminados, contratacin de servicios, hasta para la ejecucin de grandes
proyectos de infraestructura.
1.3. Procedimiento
En el Sector Pblico, las compras se procesan de un modo diferente a las adquisiciones del Sector
Privado porque estn sujetas al marco de la Ley. Se dan bsicamente mediante la prctica de la
contratacin pblica, la cual se refiere a la adquisicin de bienes o servicios por parte de los gobiernos
centrales o locales y por otros entes descentralizados como las entidades pblicas y las empresariales.
La poltica de contrataciones del Estado peruano est en funcin de lo que establece la Ley de
Contrataciones del Estado, quedando su reglamentacin establecida por el Ministerio de Economa y
Finanzas, en coordinacin con el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE).
1.4. Diferencias con el Sector Privado
privado, las
compras se hacen respecto a programas de produccin o accin que han sido fijados.
pagados. Mientras que las tabulaciones de las ofertas recibidas en las compras pblicas, se divulgan
para informacin general.
compradores privados no lo hacen.
1.5. Sistema de Abastecimiento

Castaeda Santos (2004), define el sistema de abastecimiento dentro del mbito de la administracin
pblica como el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos tcnicos, orientados todos ellos, al racional flujo, dotacin o suministro, uso
y conservacin de medios materiales as como aquellas acciones especializadas, trabajo o resultado []
que desarrollan las entidades pblicas, integrantes de la administracin pblica. Es decir, este sistema
aplica tanto a bienes materiales (individualizables, mesurables, intercambiables, y tiles) como a los
24
servicios en general, constituidos por el trabajo de personas naturales o jurdicas, pertenecientes o

ajenos a la empresa (tercerizacin).
Las herramientas de trabajo de este sistema, llamados procesos tcnicos (11), se agrupan bajo 3
subsistemas:
1) Subsistema de Informacin.
Mediante el cual se capta, procesa, actualiza y se conversa informacin sobre los bienes y servicios
requeridos, proveedores, precios de mercado y condiciones de venta, seguridad, garanta, acciones de
seguimiento y control a realizar, etc.
a. Catalogacin.
Permite el ordenamiento, codificacin, obtencin, actualizacin e informacin referida a los bienes y
servicios que se requieren.
b. Registro de Proveedores.
Recoge, analiza y evala la informacin que se tiene sobre proveedores y contratistas de bienes y
servicios.
c. Registro y Control.
Acciones de control previo interno y de seguimiento que permanentemente debe realizar la Oficina de
Abastecimiento a las fases de cada uno de los procesos tcnicos del sistema.
d. Programacin.
Se prev en forma racional y sistemtica la satisfaccin adecuada y oportuna de los bienes y servicios
requeridos, previa a su determinacin en funcin a los objetivos y metas presupuestarias. Su funcin
principal es la del ordenamiento de la gestin del abastecimiento.
2) Subsistema de Negociacin/Obtencin.
Presenta alternativas y condiciones para que las entidades pblicas negocien, dentro de los trminos de
la ley, con los proveedores o contratistas.
a. Adquisicin.
Se formaliza y consolida la tenencia o disposicin de los bienes o servicios necesarios.
b. Recuperacin de Bienes.
La Oficina de Abastecimiento inicia las acciones legales pertinentes para volver a tener dominio de
determinados bienes de su propiedad, luego de haberlos perdidos por descuido o negligencia., causas
fortuitas, abandono, etc.
3) Subsistema de Utilizacin/Preservacin.
Se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin, custodia, etc, de los bienes y servicios,
para una adecuada utilizacin y preservacin.
a. Almacenamiento.
Ubicacin temporal de los bienes materiales, en un espacio fsico adecuado y apropiado, denominado
Almacn, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las entidades solicitantes.
b. Mantenimiento.
Conservacin de los bienes materiales de propiedad fiscal, adquiridos por las entidades pblicas, para
su estado ptimo de funcionamiento a un mnimo coste o para prolongar su periodo de utilidad.
c. Seguridad.
Para evitar, detectar o eliminar las situaciones que pudieran causar dao o prdida humanas o
materiales de las entidades pblicas.
25
d. Distribucin.
Satisface directa y oportunamente las necesidades de los bienes y servicios requeridos entregndolos
de manera conforme.
e. Disposicin final.
Detecta, verifica y regula el uso adecuado de los bienes y servicios entregados en uso a la entidad y a la
comparacin entre condiciones o especificaciones tcnicas y a su rendimiento real.
1.6. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2014

Para que cualquier entidad del Estado pueda adquirir bienes o servicios mediante los diferentes
procesos de seleccin, los cuales se vern ms adelante, previamente debe tener en cuenta lo que
establece la Ley de Presupuesto para el ao fiscal en curso. As tenemos que la Ley de este ao 2014,
seala que las disposiciones contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento para las entidades
integrantes de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial; el Ministerio Pblico; el Jurado Nacional de
Elecciones; la Oficina Nacional de Procesos Electorales; el Registro Nacional de Identificacin y Estado
Civil; la Contralora General de la Repblica; Consejo Nacional de la Magistratura; Defensora del
Pueblo; Tribunal Constitucional; las universidades pblicas; y dems entidades y organismos que
cuenten con un crdito presupuestario aprobado en esta ley. Asimismo, son de obligatorio
cumplimiento por los gobiernos regionales y los gobiernos locales y sus respectivos organismos
pblicos. Por ello todas las entidades pblicas deben sujetar la ejecucin de sus gastos a los crditos
presupuestarios autorizados en la Ley.
La Ley seala adems los montos a los que deben sujetarse los diferentes procesos de seleccin
(licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones) para poder efectuarse.
Para la contratacin de bienes:
Licitacin pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 400 000,00.
Adjudicacin directa, si el valor referencial es inferior a S/. 400 000,00.
Para la contratacin de servicios:

Concurso pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 400 000,00.
Adjudicacin directa, si el valor referencial es inferior a S/. 400 000,00.
1.7. Plan Anual de Contrataciones (PAC)

El Plan Anual de Contrataciones es el documento de gestin donde se consigna la programacin de los
procesos de seleccin, los cuales deben obedecer de forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las
necesidades de las dependencias de una Entidad, para el cumplimiento de sus funciones y el logro de
las metas institucionales durante el ao fiscal en curso. En otras palabras, comprende todas las
contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal. Previamente al PAC,
debi aprobarse el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), el cual comprende todos los montos
estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal correspondiente de una empresa. Aprobado este, se
aprueba el PAC que materializa la programacin de compras de bienes y servicios en el ao, registrando
los tipos de procesos de seleccin con fecha estimada de convocatoria.
1.8. Ley de Contrataciones del Estado

Esta ley y su reglamento establecen diversos procesos o formas de comprar o contratar aplicables para
el Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales, los Organismos Constitucionales
26
Autnomos, las Universidades Pblicas, las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin
Social, las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional del Per, entre otros.
Los organismos que intervienen en las compras estatales son:
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE): El cual vela por el cumplimiento de
las normas en las adquisiciones pblicas del Estado peruano, supervisando los procesos de contratacin
de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales. Su principal funcin es promover la
realizacin de compras giles, oportunas, eficientes, transparentes y econmicas por parte de las
entidades del Estado, con la finalidad que puedan cumplir con sus objetivos estratgicos y operativos.
Registro Nacional de Proveedores (RNP): Es el nico registro pblico de carcter administrativo

encargado de registrar, clasificar, validar y mantener actualizada la informacin pertinente de personas
naturales y jurdicas, nacionales o extranjeras que son proveedores de bienes, servicios, ejecutores y
consultores de obras los cuales desean contratar con el Estado. Est compuesto por 5 registros: registro
de proveedores de bienes, registro de proveedores de servicios, registro de consultores de obras,
registro de ejecutores de obras y registro de inhabilitados de contratar con el Estado.
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE): El cual permite el
intercambio de informacin y difusin sobre las contrataciones del Estado, as como la realizacin de
transacciones electrnicas. Registra las contrataciones y adquisiciones que se requieren en todo el
Estado (Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local). Su uso es obligatorio para todas las
entidades pblicas, pero la ley y el reglamento disponen de criterios de incorporacin gradual de las
Entidades al SEACE, considerando la infraestructura y condiciones tecnolgicas que stas posean o los
medios disponibles para estos efectos.
Entidades del Estado: Las tres instancias del gobierno: gobierno nacional, regional y local, las mismas
que requieran bienes, servicios u obras.
Personas naturales y empresas privadas: Aquellas quienes ofrecen bienes, servicios u obras a las
distintas entidades del Estado cuando stas las requieran, debiendo estar previamente inscritas en el
RNP.
Los procesos de seleccin que la ley reglamenta son:
Licitacin Pblica: Es convocado por las entidades de la administracin pblica para la contratacin de
bienes, suministros y obras.
Concurso Pblico: Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los mrgenes establecidos
por las normas presupuestarias. Este puede ser Nacional, para la contratacin de empresas de servicios
con oficinas instaladas en el pas, e Internacional, para la contratacin de servicios que cuenten de
participacin internacional.
Adjudicacin Directa: Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y ejecucin de obras,

conforme a los mrgenes que para el efecto establecen las normas presupuestarias. Puede ser pblica o
selectiva. La pblica se convoca cuando el monto de la contratacin es mayor al 50% del lmite mximo
establecido para la adjudicacin directa en las sealadas normas presupuestarias. Si es igual o menor de
ese 50%, se convoca la denominada adjudicacin directa selectiva.
Menor Cuanta: Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y obras cuyos montos sean
inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido para las normas presupuestarias para las
licitaciones o concursos pblicos, para la contratacin de los expertos que integran los comits
27
especiales y cuando se trate de un nuevo proceso despus de haberse declarado desierto una licitacin,
concurso o adjudicacin directa.
1.9. Proceso
El proceso de una contratacin pblica se divide en 3 fases:

1) Fase de Actos Preparatorios.
a. Esta se inicia con el requerimiento del rea usuaria, es decir, la definicin de la necesidad que se
requiere, precisando las caractersticas tcnicas mnimas o requisitos tcnicos mnimos que deben tener
los bienes, servicios u obras que se van a contratar, ya que muchas veces la eficiencia en la compra
radica justamente en un correcto detalle de los elementos o caractersticas mnimas de las necesidades.
b. Una vez recibido el requerimiento, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
proceder a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, donde entre otros puntos, se
determinar el valor referencial del
bien, bienes o servicio requerido, es decir, el costo de contratar, debiendo ser real, actual y de mercado.
c. Posteriormente, luego de determinado el valor referencial, deber solicitarse la disponibilidad
presupuestal al rea correspondiente de la Entidad.
d. Contando con el presupuesto para la contratacin, la Entidad deber incluir el proceso de seleccin
en su Plan Anual de Contrataciones, siempre que el proceso no hubiera estado programado
originalmente.
e. Luego, la Entidad deber aprobar el expediente de contratacin y designar al comit especial para el
caso de las licitaciones pblicas y concursos pblicos. Cuando se trate de Adjudicaciones Directas
Pblicas y Selectivas, luego de la aprobacin del expediente de contratacin, este ser remitido al
comit especial permanente y en caso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta se enviar al rgano
encargado de las Contrataciones de la Entidad para continuar con los trmites.
f. El comit especial a cargo del proceso o el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad,
realizar la verificacin de los documentos emitidos hasta el momento. Luego elaborar las Bases del
proceso, el cual contiene los requisitos, reglas, derechos y obligaciones de los participantes en el
proceso y del Estado en su papel de contratante. En las Bases se deben incluir dos aspectos
importantes: los requerimientos tcnicos mnimos y los factores de evaluacin a aplicarse. Asimismo
debe incluir el cronograma del proceso y los documentos obligatorios y facultativos que los postores
deben presentar en su propuesta tcnica y econmica.
g. Una vez culminado el proyecto de bases elaborado se solicita su aprobacin por el titular de la
Entidad. Contando con su aprobacin, el proceso de seleccin se encuentra listo para su inicio.
2) Fase de Seleccin.
a. Una vez que el comit especial cuenta con las Bases aprobadas, debe publicitar el proceso a travs de
una convocatoria, a fin de que los potenciales proveedores tomen conocimiento del mismo y, si estn
interesados participen segn las reglas establecidas en las bases. Esta convocatoria se realiza a travs
del SEACE, y con ella se inicia la segunda fase de proceso de contratacin.
b. A partir del da siguiente de la convocatoria se dar inicio al Registro de Participantes, para lo cual las
personas naturales y jurdicas que deseen
participar en el proceso de seleccin debern acudir a la Entidad convocante llevando consigo su
Registro Nacional de Proveedor (RNP) vigente. La Entidad convocante debe comprobar que la
inscripcin en el RNP del proveedor que desea registrarse se encuentre vigente, debiendo estarlo
durante todo el proceso de seleccin.
28
c. Si el participante que se ha registrado tiene alguna consulta debe presentarla. Estas son preguntas,
dudas o solicitudes que se tienen sobre las Bases, las cuales se hacen por escrito dirigidas al comit
especial a cargo del proceso de seleccin.
d. El comit especial debe responder las consultas presentadas dentro de los plazos previstos.
e. Los participantes adems podrn realizar observaciones a las bases. Las cuales son reclamos que el
participante realiza, argumentando un incumplimiento a la normativa sobre contrataciones del Estado o
a alguna otra norma aplicable al proceso de seleccin.
f. El comit especial debe absolver las observaciones de manera fundamentada y sustentada, mediante
un pliego absolutorio que deber contener la identificacin de cada observante y la respuesta del
Comit Especial para cada observacin presentada. Esto dentro de los plazos establecidos.
g. Una vez absueltas las consultas y observaciones, los participantes tienen el derecho de solicitar la
elevacin de las observaciones del proceso al titular de la Entidad o al OSCE, de acuerdo al valor
referencial del proceso de seleccin. La elevacin de observaciones siempre se dirige al comit especial
y ser este el encargado de dirigirlo al Titular de su Entidad o al OSCE, segn corresponda. El derecho a
elevar observaciones tiene lugar en tres situaciones: cuando el comit especial no acogi la observacin
del participante que realiz; cuando pese a haber sido acogida la observacin, el participante considera
que la respuesta an vulnera la normativa aplicable al proceso de seleccin; y, cuando la respuesta
brindada a otro participante vulnera la normativa aplicable al proceso de seleccin. En este ltimo caso,
las observaciones reciben el nombre de cuestionamiento.
h. El Titular de la Entidad o en el OSCE debe emitir un pronunciamiento sobre las elevaciones hechas,
dentro de los plazos previstos. Este pronunciamiento deber abordar las observaciones o
cuestionamientos planteados y aquellas trasgresiones a la normativa aplicable al proceso que el Titular
de la Entidad o el OSCE pudieran encontrar.
i. Con las modificaciones incluidas en las bases como producto de las consultas u observaciones
acogidas o de los cambios ordenados en el pronunciamiento, nacen las bases integradas, las cuales
constituyen las reglas definitivas del proceso de seleccin, debindose publicar en el SEACE. Si no hay
modificaciones en las bases, se publicarn en el SEACE las mismas bases que se publicaron al inicio con
la convocatoria.
j. Con las bases integradas, los participantes presentan sus propuestas tcnica y econmica. La
presentacin se realiza en acto pblico o privado segn sea el proceso de seleccin que se est llevando
a cabo.
k. Las propuestas son evaluadas verificando que se haya cumplido con la presentacin de los
documentos obligatorios, calificando el cumplimiento de los requisitos tcnicos mnimos y evaluando
segn los factores de evaluacin. Primero se califican y evalan las propuestas tcnicas, y luego las
propuestas econmicas de aquellos postores que hayan pasado a la etapa de evaluacin econmica.
l. La buena pro se otorgar al postor que obtuvo el mximo puntaje total.
m. Si los postores que hayan sido descalificados o que se encuentren disconformes con el resultado final
obtenido, tienen el derecho de presentar un recurso de apelacin al Tribunal del OSCE o al Titular de la
Entidad, pudiendo mantenerse la buena pro, otorgrsela a otro postor o declararla nula y regresar a la
etapa en la que se produjo el vicio durante el proceso.
n. En caso se mantenga la buena pro o se le otorgue a otro postor, se considera que la buena pro ha
quedado consentida o administrativamente firme. En caso no se haya presentado un recurso de
apelacin, la buena pro quedar consentida, culminando la segunda fase de la contratacin.
3) Fase de Ejecucin Contractual.
29
Esta es la ltima fase de la contratacin, la cual se inicia con la firma del contrato para lo cual debe
llevarse a cabo un procedimiento regulado en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Cuando la buena pro se encuentra consentida o administrativamente firme, se tiene un plazo mximo
de 2 das hbiles para citar al postor de la buena pro, indicndole la fecha, hora y lugar en el que se
realizar la firma del contrato y los documentos que deber llevar consigo
Al da siguiente de la firma del contrato, se inicia su vigencia la cual culminar con la conformidad de
entrega de los bienes o de prestacin de servicios y el pago a favor del contratista.
Durante la ejecucin contractual pueden darse diversas situaciones, como ampliaciones de plazo para la
prestacin a cargo del contratista, adicionales, reducciones, aplicacin de penalidades, inclusive
resoluciones de contrato.
Luego de culminado el contrato, la Entidad tiene la facultad de volver a contratar con el mismo
proveedor dentro de los tres meses siguientes a la culminacin del contrato. Asimismo debe entregarle
una Constancia de Cumplimiento de la Prestacin donde se advierta claramente que se ha cumplido el
contrato sin incurrir en penalidades.
CASO: ENTIDAD PRIVADA Y ENTIDAD PBLICA

1.1. Entidad Privada
LAMBAYEQUE FBRICA DE DULCES

El procedimiento que sigue la empresa es el siguiente:
1. Revisar requerimiento de materiales de las distintas reas de la empresa.
2. Solicitar cotizaciones y/o presupuestos a los proveedores.
3. Seleccionar al proveedor que otorgue la mejor oferta para el pedido del da, teniendo en cuenta:
disponibilidad, precio, calidad, tiempo de entrega, forma de pago, servicio de reparto y otras
consideraciones dependiendo del tipo de material a solicitar.
4. Elaborar la orden de compra firmada y sellada por el responsable de compras.
5. Comunicarse con el proveedor seleccionado para verificar que haya recibido la orden de compra
enviada.
6. La forma de pago es al contado. Se deber abonar primero en la cuenta corriente del proveedor el
monto pactado o se entrega en efectivo si el proveedor viene a planta.
7. Comunicarse con el proveedor seleccionado para verificar que haya recibido la orden de compra
enviada ya sea por fax o correo electrnico y el comprobante de depsito de ser el caso.
Para la seleccin de sus proveedores, la empresa sigue los siguientes criterios:
Verifica si el nuevo proveedor cuenta con RUC vigente.
Evala las condiciones de pago.
Cotiza los precios de los productos.
Evala si cuenta con alguna certificacin de calidad.
Pide referencias de cumplimiento de los tiempos de entrega.
Verifica la disponibilidad del producto (stock).
Para la calificacin de estos criterios, la empresa aplica un formato de seleccin de proveedores, donde
si el proveedor obtiene el puntaje mayor a 165 puntos se le registrar en la lista de proveedores
aprobados.
30
Entre los documentos que la empresa utiliza en sus procesos de compras, tenemos:
Orden de Compra.
Lista de Requerimiento de materiales.
Lista de Proveedores Calificados.
Formato de Evaluacin de Proveedores.
Formato de Seleccin de Proveedores Externo.
1.2. Entidad Pblica

UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO
Segn el organigrama de la universidad, la Oficina de Abastecimiento se encuentra adscrita a la Oficina

Central de Administracin.
La Oficina Central de Administracin es la que ejecuta todos los procesos administrativos de la

universidad, desarrollando actividades financieras relacionadas a los sistemas de contabilidad, tesorera
y abastecimientos. Enfocndonos a esto ltimo, segn su Manual de Organizacin y Funciones, esta
oficina debe establecer y mantener un sistema racional y oportuno que permita un eficaz apoyo
logstico de bienes que aseguren la mxima eficiencia de las operaciones en la adquisicin y utilizacin
31
de los mismos a todos los sectores de la Universidad. Para ello, cuenta con una Oficina de
Abastecimiento y Control Patrimonial, la cual debe coordinar una adecuada provisin y programacin
de las adquisiciones con todas las dependencias de la Universidad, adquiriendo los bienes y servicios en
observancia de la Ley de Contrataciones del Estado vigente.
Especficamente dentro de la Oficina de Abastecimiento, es la Unidad de Compras la encargada de

adquirir materiales o contratar servicios que sean solicitados teniendo en cuenta los planes y las
necesidades de las reas usuarias. Pero previamente la Unidad de Programacin ya ha procesado y
establecido todos los requerimientos de equipamiento, servicios y dems por dependencia, los cuales
han sido formulados en el Plan Anual de Contrataciones.
Los procedimientos que se llevan a cabo para la convocatoria de los procesos de seleccin para la
adquisicin de bienes y servicios en la Universidad, son los siguientes:
1. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento hace llegar al Rector el Expediente de Contratacin (elaborado
por la Unidad de Programacin) para su aprobacin, proponiendo adems el Comit a formarse.
2. Rectorado aprueba con Resolucin este Expediente y designa al Comit y a su Presidente.
3. El Presidente instala el Comit y elabora las Bases del proceso.
Seleccione la fecha]
Comercio y Negocios Internacionales 38
4. Elaborada las Bases, el Comit las revisa, aprueba y las remite a Rectorado para su aprobacin.
5. Rectorado aprueba las Bases mediante Resolucin y/o Memorndum.
6. El Presidente rene al Comit para elaborar el Cronograma del proceso.
7. El Cronograma se incorpora a las Bases y se publican en la pgina de la OSCE.
8. Publicacin en OSCE.
9. Inscripcin de postores.
10. Comit absuelve consultas y observaciones en caso se presenten.
11. El Comit realiza la Integracin de las Bases.
12. Los postores presentan sus propuestas.
13. Se califican y evalan las propuestas.
14. Se da el otorgamiento de la Buena Pro.
15. Se da el consentimiento de la Buena Pro.
Revisando la pgina del SEACE, encontramos que actualmente la Universidad tiene un proceso de
licitacin pblica para la adquisicin de uniformes para el personal docente y administrativo de la
UNPRG, cuyo valor referencial se estima en S/.519,882.50, determinado mediante cotizaciones de
empresas y precios histricos. Este proceso se encuentra formulado dentro del Plan Anual de
Contrataciones 2013 de la Universidad. El calendario para dicho proceso es el que se detalla a
continuacin.
ANEXOS
32
1. Cul es la ley que establece diversos procesos o formas de comprar o contratar aplicables para el
Gobierno Nacional, Regional y Local; los Organismos Constitucionales Autnomos, las Universidades
Pblicas, entre otros?
a) Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013
b) Ley del Procedimiento Administrativo General
c) Ley de Contrataciones del Estado
d) Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
2. Quin es el comprador ms importante del pas?
a) Las empresas mineras
b) El Gobierno
c) El Presidente
d) Los importadores
3. Cundo se convoca un proceso de menor cuanta?
a) Cuando el SEACE no puede registrar la contratacin en su sistema
b) Cuando lo determina as el MEF a travs del SEACE
c) Cuando el monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido para las licitaciones o
concursos pblicos
d) Cuando el monto no se ajuste a lo establecido a la Ley
4. Con qu se inicia un proceso de seleccin?
a) Con la requisicin
b) Con la publicacin de las Bases
c) Con la aprobacin del expediente de contratacin
d) Con la publicacin del proceso en el SEACE
5. Quin vela por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones pblicas del Estado peruano,
supervisando los procesos de contratacin de bienes, servicios y obras que realizan las entidades
estatales?
a) El OSCE
b) El SEACE
c) El Registro Nacional de Proveedores
d) El Ministerio Pblico
6. Cul NO es un principio bsico de compra:

a) Precio Exacto
b) Financiamiento
c) Calidad
d) Supervisin
7. En qu se diferencian las compras del sector pblico del sector privado?
a) Estn sujetas a la Ley
b) Las realiza un departamento o rea de compras
c) Se inicia mediante una requisicin
d) Aseguran la continuidad de abastecimiento
8. Cul es un proceso de seleccin?
a) Adjudicacin directa
b) Licitacin pblica
c) Concurso pblico
d) Todas las anteriores
33
9. Cules son funciones del departamento de compras?

a) Atender oportunamente a los proveedores
b) Recibir muestras y cotizaciones
c) Determinar las cantidades de compras.
10. Cul es la mayor responsabilidad del departamento de compras?
a) Proveer a los otros departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas
requeridas
b) Mantener y archivar la documentacin
c) Supervisar el inventario
d) Asesor en proyectos de expansin o planeacin
11. Cules son las fases de un proceso de seleccin?
a) Fase de Seleccin
b) Fase de Ejecucin Contractual
c) Fase de Actos Preparatorios
12. En funcin a qu, los miembros del departamento de compras deben elegir a los proveedores?
a) A su reputacin
b) A la calidad de los insumos
c) A la confiabilidad
13. Cundo se da la terminacin de una compra?
a) Cuando se han recibido efectivamente los bienes o servicios
b) Cuando los bienes y servicios ya estn siendo utilizados en la labor
c) Cuando se cumplieron las obligaciones contradas en el convenio pactado entre el comprador y
vendedor
14. Qu tipo de requisicin es la que se da cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido?
a) Requisicin de materiales
b) Requisicin de utilizacin continua
c) Requisicin perdurable
d) Requisicin terminal
15. Es un documento de gestin donde se consigna la programacin de los procesos de seleccin de
una entidad pblica.
a) El Plan Anual de Contrataciones
b) El Manual de Procedimientos
c) El Presupuesto Institucional de Apertura
d) N.A.
16. Qu proceso de seleccin no se aplica para la contratacin de bienes?
a) Adjudicacin Directa
b) Concurso Pblico
c) Licitacin Pblica
d) Menor Cuanta
17. Qu ley seala los montos a los que deben sujetarse los diferentes procesos de seleccin?
34
a) Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013

b) Ley del Procedimiento Administrativo General
c) Ley de Contrataciones del Estado
d) Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
18. De qu depende en parte la eficiencia del departamento de compras?
a) De la coordinacin de la informacin con los dems departamentos de la compaa
b) Del gerente de la empresa
c) De la cantidad de requisiciones que se puedan dar
d) N.A.
19. Son tipos de convenios de compra:
a) Costo adicionable
b) Convenio abierto
c) Convenio condicional
20. En l se registra, clasifica, valida y se mantiene actualizada la informacin pertinente de personas
naturales y jurdicas, nacionales o extranjeras, las cuales pueden contratar con el Estado.
a) El Registro Nacional de Proveedores
b) El Registro nico de Contribuyente
c) El Registro nico Simplificado
d) N.A.
35
36

Aspectos Generales de Compras

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UNIVERSIDAD NACIONAL

PEDRO RUIZ GALLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS,

Escuela Profesional de Comercio y

La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de

Es el acto de obtener el (los) producto(s) o servicio(s) de la calidad adecuada, con el precio

4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los

Las compras son importantes por las siguientes razones:

1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la

2. La operacin eficiente de cualquier industria depende de la renovacin adecuada de la

b) Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la produccin.

c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden

d) Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se desenvuelve.

5. CARACTERSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Las empresas pequeas y medianas no necesitan de una complicada estructura para

Las erogaciones que se derivan de la creacin de un puesto de agente de compras o

6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS: RESPONSABILIDADES.

Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la empresa, el cual esta integrado por personal

En la empresa pequea es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A

1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las

Elegir, tratar, platicar, y negociar con los proveedores.

EJEMPLO DE LA ENTIDAD MEDIANA, EN QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES AUTONOMO Y SOLO REPORTA A LA

Ventas Produccin Compras Finanzas RR.HH Aseguramiento

DEPARTAMENTOS Nacionales Importacin

SECCIONES Envases empaques

7. CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS.

Se denominan as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado

Esta clasificacin puede tener dos aspectos:

Cuando existiendo el organismo denominado COMPRAS solo ejercita el control de las

Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.

Compras por el Tipo de Material

Es necesario diferenciar principalmente entre materiales directos a la produccin (materias

Compras por la Frecuencia del Material Utilizado

Compras para reabastecer stocks

Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los

Compras por Trayectoria

Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo de aduana,

Compras por la Naturaleza de los Materiales

Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se

8. FUNCIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN COORDINACION CON LAS

Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de

La coordinacin con Ingeniera consiste bsicamente en el diseo del producto y especificaciones

Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros

Se dictan normas y polticas en conjunto de:

Los plazos de crdito.

9. NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS.

La Calidad debe definirse:

La Calidad no se mide por el precio:

La Calidad debe ser la conveniente:

La Calidad debe estar siempre disponible:

La Cantidad debe basarse en el control de existencias:

La Cantidad debe estar respaldada:

La Cantidad no debe ser influenciada por la empresa:

La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora:

El transporte a elegir est en funcin de la calidad que se adquiera:

La Cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible:

9.3. MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR:

9.4. PRECIO MS CONVENIENTE:

El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta:

El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad:

El precio no es solamente el valor de compra:

10. ORGANIZACIN DE LAS COMPRAS.

La informacin puede clasificarla: