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Ing.

Hasem Enrique Curi Villanueva

Celular: Email:
RPM: #952032991 enriquecuri@gmail.com

Claro: 986833790 enrique_curi@hotmail.com

Bitel: 931766921 hcuri@udea.edu.pe


INDICE

INDICE...................................................................................................................................................... 1
FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................................ 4
Para qu sirve el formato condicional .......................................................................................... 4
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS ......................................................................................... 4
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES............................................................................. 10
3. BARRA DE DATOS .................................................................................................................. 13
4. ESCALAS DE COLOR ............................................................................................................. 16
5. CONJUNTO DE ICONOS........................................................................................................ 18
BORRAR FORMATOS CONDICIONALES ............................................................................... 20
VALORES NICOS Y DUPLICADOS ....................................................................................... 22
FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA .......................................................................... 23
VALIDACIN DE DATOS ................................................................................................................. 26
ORDENACIN, LISTAS Y FILTRADO ........................................................................................... 29
Ordenacin en una tabla por un Campo.................................................................................... 30
Ordenacin en una tabla por ms de un campo ...................................................................... 31
AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO ................................................................................. 32
FUNCIONES DE EXCEL. ................................................................................................................. 36
FUNCIONES LGICAS. .............................................................................................................. 39
FUNCIONES DE FECHA Y HORA ............................................................................................ 46
FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................................. 49
FUNCIONES DE BSQUEDA .................................................................................................... 52
FUNCIONES FINANCIERAS ...................................................................................................... 58
FUNCIONES DE BASE DE DATOS .......................................................................................... 63
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL ........................................................................... 69
INTRODUCCIN A LA IMPORTACIN.................................................................................... 69
UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO .......................................................... 70
LA SECCIN CONEXIONES ...................................................................................................... 73
IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA ............................................ 75
IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL. ...................................................................... 75
IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD. ...................................................................... 76
IMPORTAR DATOS DE ACCESS ...................................................................................... 76
IMPORTAR DE UNA PGINA WEB .................................................................................. 77
IMPORTAR DESDE OTRAS FUENTES ........................................................................... 78

pg. 2
IMPORTAR DESDE OTROS PROGRAMAS .................................................................... 79
EXPORTAR LIBRO ............................................................................................................... 79
LAS TABLAS DINMICAS................................................................................................................ 80
CREAR UNA TABLA DINMICA ................................................................................................ 80
ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. .......................................................................................... 84
APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA ....................................................................... 84
OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA .......................................................... 86
GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ................................................................................... 86
COMPARTIR DOCUMENTOS ......................................................................................................... 87
EXPORTAR COMO PGINA WEB ............................................................................................ 88
ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRNICO...................................... 89
ONEDRIVE ..................................................................................................................................... 90
ONEDRIVE COMO SERVICIO ................................................................................................... 91

pg. 3
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel nos permite aplicar un formato determinado a las
celdas segn su contenido. El formato elegido se aplicar de manera automtica
sobre aquellas celdas despus de evaluar su contenido y cumplir las reglas o
condiciones especificadas.
Para qu sirve el formato condicional
El formato condicional se utiliza principalmente para
diferenciar las celdas entre s, segn sus contenidos,
especialmente en los casos en que se tengan muchos
valores que evaluar. Lo ms importante es que es
posible aplicar ms de una regla o condicin que
deban cumplirse para aplicar los formatos.
Excel 2016 ofrece diferentes tipos de formato
condicional, as tenemos:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjuntos de iconos
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Se utiliza para resaltar celdas cuyos
valores se encuentran dentro de un
rango de valores. Para estos efectos
se puede definir las reglas basndose
en operadores de comparacin. Por
ejemplo, en un registro de ventas se
puede resaltar las ventas mayores
que 2500 con un relleno de color
verde. O bien resaltar las ventas
menores que 2000 con un relleno de
color rojo claro.
Tambin, es posible aplicar formato condicional tan si se tiene celdas con textos
especficos como con fechas. Se tienen los siguientes datos y se desea identificar
nmeros, texto, fechas y especficos aplicando formatos condicionales:

pg. 4
Ejemplo 1: Aplicar relleno celeste y texto de color azul a las celdas con valores de
venta mayores que 2500. Pasos:
1 Selecciona el rango C2:C31
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en botn Formato condicional.

pg. 5
3 Luego, haz clic en la opcinResaltar reglas de celdas y elige la opcin Excel
muestra el siguiente cuadro de dilogo:

4 Ingrese el valor 2500 y en el cuadro desplegable con selecciona Formato


personalizado:

5 Excel muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas, haz un clic en la ficha


Relleno y selecciona el color celeste:

pg. 6
6 Haz un clic en la ficha Relleno y en la lista desplegable Color selecciona el
color Azul:

w
Ejemplo 2: Aplicar relleno amarillo con texto de color amarillo oscuros a las celdas
cuyo contenido sea Arequipa. Pasos
1 Selecciona el rango de celdas B2:B31.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3 En la lista desplegable selecciona la opcin . Excel muestra el


siguiente cuadro de dilogo:

4 En el cuadro de texto debajo de Aplicar formato a las celdas que contengan el


texto, escribe Arequipa. En la lista desplegable con selecciona Relleno amarillo con
texto amarillo oscuro.

5 Finalmente, haz clic en el botn

pg. 7
Ejemplo 3: Aplicar relleno verde claro y texto verde oscuro a las celdas cuyas fechas
correspondan al mes anterior (mes de setiembre).
1 Selecciona el rango C2:C31.
2 En la ficha Inicio y en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en la opcin Resaltar reglas de

celdas y selecciona . Excel muestra el siguiente cuadro de texto:

3 En la lista desplegable debajo de Aplicar formato a las celdas que contenga


una fecha selecciona Mes pasado y, luego, selecciona el formato Relleno verde
con texto verde oscuro, como se puede apreciar en la siguiente captura:

4 Finalmente, haz clic en el botn

Ejemplo 4: Aplicar relleno naranja claro y texto naranja oscuro a las celdas cuyo texto
no sea Sucursal C.
Pasos:
1 Seleccione el rango D2:D31.

pg. 8
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, ha z clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas y selecciona la ltima de las
. Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

3 La opcin seleccionada por defecto es y es


la que vamos a usar. Modifica las opciones de este cuadro de dilogo de tal forma
que queden como se observa en la siguiente captura:

Este debe ser el resultado:

pg. 9
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Permite buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un
valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar las 4 ventas ms altas
de un reporte de ventas o los 15 sueldos ms altos de una planilla.
Las Reglas superiores e inferiores es un tipo de formato condicional, el cual tiene
las siguientes opciones:

10 superiores: Esta regla permite aplicar el formato que se especifique a las


celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro de un rango de
celdas. Se puede especificar la cantidad de valores a aplicar (no
necesariamente 10 pueden ser menos que 10 o ms de 10).

pg. 10
10 inferiores: Esta regla a diferencia del anterior, se aplicar a las celdas con
menor valor dentro del rango.
10% de valores superiores: Para esta regla se indica un porcentaje de
celdas a seleccionar dentro de un rango para que se aplique formato a dichas
celdas. Las celdas seleccionadas sern los nmeros mayores.
10% de valores inferiores: A diferencia del anterior, se seleccionan las
celdas de menor valor segn porcentaje especificado.
Por encima del promedio: Esta regla calcula el valor promedio de los valores
del rango de celdas seleccionado y luego aplica formato a todas las celdas
cuyos valores son mayores al promedio.
Por debajo del promedio: En esta regla a diferencia del anterior, se aplicar
formato a todas las celdas que tengan valores menores al promedio.
Ejemplo 5: Desde el siguiente reporte, se desea determinar cules son los tres
cursos con ms alumnos matriculados en el mes de enero. Aplicar relleno de
color verde.

Pasos:
1 Seleccione el rango B4:B12.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Reglas superiores e
inferiores y selecciona la opcin

, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

pg. 11
3 Cambia el valor inicial de 10 a 3 y selecciona el formato Relleno verde con
texto verde oscuro, como se muestra en la siguiente captura:

4 Finalmente, haz clic en el botn


El resultado ser el siguiente:

Ejemplo 6: Determinar cules son los cuatro cursos con menos alumnos
matriculados en el mes de febrero. Aplicar relleno de color naranja con texto
naranja oscuro.
Pasos:
1 Seleccione el rango C4:C11.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Reglas superiores e
inferiores y selecciona la opcin

, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

3 Cambia el valor inicial de 10 a 4 y despliega la lista de formatos preestablecidos


y elige la opcin Formato personalizado, como se muestra en la siguiente
captura:

pg. 12
4 En el cuadro de dilogo Formato de celdas, utiliza las fichas Texto y Relleno
para definir los formatos requeridos. As debe quedar:

3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo.
Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores
ventas de productos en un informe de ventas. Las opciones del formato condicional
Barras de datos, se pueden apreciar en la siguiente captura:

pg. 13
Ejemplo 7: Con el siguiente reporte se desea comparar las ventas mensuales de
una relacin de productos

Pasos:
1 Selecciona el rango C3:C17.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y,
a continuacin, ha z clic en y selecciona la opcin que se
muestra el siguiente men:

3 Excel aplica el formato seleccionado y el resultado debe ser el siguiente:

pg. 14
Si se desea mostrar solamente las barras y no los valores, realiza lo siguiente:
Selecciona el rango C3:C17, luego en la opcin Formato Condicional, ahora
selecciona
Barra de datos y a continuacin la opcin , Excel muestra cuadro
de dilogo Nueva regla de formato:

Realiza los siguientes cambios:

pg. 15
Es decir, debes activar la casilla Mostrar slo la barra y en la parte inferior
selecciona el tipo de relleno, en nuestro caso Relleno slido y junto a esta
opcin, a la derecha, selecciona un Color, en nuestro caso el color verde.
Tambin puede seleccionar un color de borde. El resultado debe ser el
siguiente:

4. ESCALAS DE COLOR
El formato condicional con escalas de color modifica el color de fondo de una celda
de acuerdo a su cercana con los valores mximo y mnimo dentro del rango.
Podemos utilizar escalas de dos o de tres colores.

pg. 16
Ejemplo 8: En la siguiente tabla de datos se muestra las temperaturas registradas
en un ao. Se necesita aplicar un formato condicional que use una escala de
colores para diferenciar valores altos, medios y bajos.

Procedimiento:
1 Selecciona el rango B2:M5.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional
3 Seleccione Escalas de color, luego Escalas de colores verde, amarillo y
rojo

As debe quedar:

En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms


altos, el color del medio representa valores medios y el color de abajo
representa valores ms bajos. Este ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo
Verde.

pg. 17
5. CONJUNTO DE ICONOS
El formato condicional Conjunto
de iconos se utiliza para comentar
y clasificar datos de tres a cinco
categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de valores.
Por ejemplo, en el conjunto de
iconos de 3 flechas, la flecha
verde hacia arriba representa
valores ms altos, la flecha hacia
el lado amarilla representa
valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores ms bajos. Las
opciones del formato condicional Conjunto de iconos son:
Ejemplo 9: En la siguiente tabla de datos se necesita determinar el nivel de la
Lnea de Crdito de la lista de clientes.

Pasos:
1 Selecciona el rango B3:B19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin,
selecciona un conjunto de conos, por ejemplo 3 Flechas (de colores). El
resultado ser el siguiente:

pg. 18
Excel, en forma predeterminada establece los intervalos, en trminos de
porcentajes, para los valores altos, medios y bajos respectivamente. Si en la
columna C deseas definir los siguientes intervalos:
Valores altos : mayor o igual que 6000
Valores medios : entre 3000 y 6000
Valores bajos : menores que 3000
Realiza los pasos siguientes:
1 Selecciona el rango C3:C19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos selecciona
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

pg. 19
3 En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, realiza los siguientes
cambios:

3 2

As debe quedar:

Observa las diferencias entre los intervalos de valores y sus respectivos iconos.

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES


Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es
probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover
cualquier formato condicional aplicado a los datos.

pg. 20
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
El primer mtodo para remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas
que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y
seleccionar la opcin Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas
seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las
celdas seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del
men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta
opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda
la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.

pg. 21
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo para eliminar formatos condicionales se debe utilizar en caso de
tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual
manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato
condicional y posteriormente en la opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas
seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla
y posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar
el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

VALORES NICOS Y DUPLICADOS


Si tenemos una lista muy grande de datos donde existen algunos que pueden
duplicarse o detectar valores nicos, podra ser muy complicado identificarlos. Los
formatos condicionales pueden aplicarse para estos casos, as tenemos:
Ejemplo 10: Resaltar los clientes repetidos en la lista
1. Selecciona un rango de celdas A3:A25.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Selecciona Duplicar valores. Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:


pg. 22
4. En este cuadro de dilogo se puede elegir entre destacar los valores duplicado
(Duplicar) y los valores nicos ((nico) y luego seleccionar uno o ms formatos
correspondientes. ste debe ser el resultado:

FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA


A continuacin, mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato
condicional es una frmula:
EJEMPLO 11: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse
las celdas con relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo
correspondiente en la tabla.

pg. 23
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Selecciona el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en . Excel
muestra el cuadro de dilogo
Nueva regla de formato.
En el cuadro Selecciona un tipo de regla, haga clic en la opcin (1) Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera
(2), introduzca la siguiente frmula:
=A2=$C$9
Haga clic en el botn Formato (3) y luego seleccione la ficha Relleno y elija
el color amarillo. Finalice haciendo clic en el botn Aceptar.
Repite los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato
condicional es la misma. El resultado ser el siguiente:

pg. 24
EJEMPLO 12: En el siguiente cuadro, resaltar los nombres de los alumnos con color
celeste, aquellos que tengan notas superiores a 16.
1. Selecciona el rango A3:A10.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en Nueva regla
En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato
Ingrese la frmula =B3>16 y haga clic en el botn formato para
seleccionar el color de relleno verde.

El resultado ser el siguiente:

pg. 25
VALIDACIN DE DATOS
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los
resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado
de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que slo se
entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda
inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban
datos no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin
problemas.
Ejercicio 01:
Las horas asignadas a los docentes deben estar comprendidas entre 6 y 18 horas.

1. Seleccione el rango a validar, en este caso B4:B10.


2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

pg. 26
Este cuadro de dilogo presenta las siguientes fichas:
Configuracin: Configuracin de los criterios de validacin, es decir que va y
que no puede ser ingresado en la celda, en permitir actualmente
est por defecto cualquier valor porque inicialmente todo
ingresa.
Mensaje Entrante: Es un mensaje flotante que aparece al ubicarte en la celda, por
ejemplo, este puede indicar Ingrese Horas.
Mensaje de Error: Cuando no cumple con los criterios en la ficha configuracin,
esta ficha te permite configurar mensajes a los usuarios, por
ejemplo, indicando los datos correctos a ingresar. Contiene los
siguientes estilos:

Detener: No te permitir ingresar datos fuera del criterio configurado, por


ejemplo, en Titulo puede ir ERROR y en mensaje de error Las horas deben estar
comprendidas entre 6 y 18.

Advertencia: Te permitir ingresar valores fuera de criterios, pero arrojar un


mensaje de advertencia.

Informacin: Tambin permitir ingresar valores fuera de criterios y slo te


arrojar un mensaje de informacin.
3. Haga clic en la ficha Configuracin
4. Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso,
seleccione Nmero entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione entre.
6. Luego escriba el valor mnimo: 6 y valor mximo: 18

pg. 27
7. Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.
Ejercicio 02:
Las fechas de trmino de contrato del personal, deben ser mayores a las fechas de
inicio.

1. Seleccione el rango a validar, en este caso C14:C18


2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.
En la ficha Configuracin del cuadro de dilogo Validacin de datos, seleccione lo
siguiente:
En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha
En la lista desplegable Datos, seleccione mayor que
En el cuadro Fecha inicial, ingrese =B14

pg. 28
Configure el mensaje de error con el ttulo de ERROR y mensaje La fecha de
trmino debe ser mayor a la fecha de inicio

ORDENACIN, LISTAS Y FILTRADO


Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin dividida
en campos los cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un
universo de datos. Su estructura lgica de una base de datos en Excel se puede ver
por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las columnas definen a
los campos y las filas a los registros.
Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de
campos. Los registros nos indican el nmero de datos que existe en la tabla. Cada
campo tiene un nombre que lo identifica, al cual se le denomina encabezado de
campo o nombre de campo.
Por Ejercicio, una gua de telfono es anloga a una base de datos en Excel. Contiene
una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre,
direccin, y nmero de telfono.

pg. 29
Ordenacin en una tabla por un Campo
Consiste en redistribuir los registros en un sentido ASCENDENTE O
DESCENDENTE del campo elegido segn la naturaleza del dato.
Ejercicio: Ordenar la tabla por el campo DEPARTAMENTO en forma
Ascendente Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda del campo DEPARTAMENTO (por Ejemplo,
en la celda B4)
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar de A a Z

pg. 30
Ordenacin en una tabla por ms de un campo
En nuestro Ejercicio anterior, hemos ordenado la tabla por el campo Departamento.
Ahora tenemos los registros agrupados por Departamento, y los departamentos estn
en orden alfabtico. Pero dentro de cada grupo los registros no tienen un orden
significativo.
Supongamos que queremos los departamentos en orden alfabtico ascendente, y
dentro de cada grupo de departamentos, los valores de los sueldos en orden
ascendente.
Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn
Ordenar
3. Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.

El resultado ser el siguiente:

pg. 31
Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Si al
ordenar por el segundo campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un
tercer campo, y as sucesivamente, a este proceso se llama reordenacin.

AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO


Consiste en seleccionar elementos de un grupo o aplicar condiciones para dejar
visibles slo a los registros que cumplan con el criterio empleado.
Los filtros siempre se aplican a los registros visibles.
Se puede aprovechar este recurso activando dicha herramienta. Realice los
siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda dentro de la tabla o lista de datos
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Filtro

En cada uno de los nombres de campos se activarn unas listas desplegables,


las cuales nos van permitir realizar los filtros.

Realizar los siguientes filtros:


Filtro 1: Mostrar todos los empleados Solteros
Haga clic en la lista desplegable del campo Estado Civil

Del siguiente cuadro de dilogo, desmarque la casilla (Seleccionar todo)


Luego, marque la casilla Soltero, como se muestra a continuacin.

pg. 32
Finalmente, haga clic en Aceptar.
El resultado ser el siguiente:

La barra de estado muestra la cantidad de registros filtrados.

Cancelar un filtro
Para cancelar un filtro, es decir; volver a ver toda la tabla completa, despliegue la lista
del campo dnde se realiz el filtro y active la casilla (Seleccionar todo)
Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico, para
esto basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver activar el
filtro automtico, haga clic en la misma opcin.
Filtro 2: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de
Contabilidad o Sistemas
Haga clic en la lista desplegable del campo Departamento
Desmarque la casilla (Seleccionar todo)

pg. 33
Luego, marque las casillas Contabilidad y Sistemas, como se muestra a
continuacin.
El resultado ser el siguiente:

Filtro 3: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de Ventas


con un Sueldo menor que 1000.

Este caso se trata de un filtro anidado, es decir aplicar un


filtro dentro de otro.
Cancele el filtro anterior antes de realizar el presente filtro.

Filtrar los registros por el Departamento de Ventas.


Luego, sobre el filtro resultante, filtrar los registros por el

Campo Sueldo.

El resultado ser el siguiente:

pg. 34
Podr observar que sobre los nombres de campos dnde se ha realizado el
filtrado, aparecer el cono del filtro.
Filtro 4: Mostrar los 5 empleados que
ganan ms
Clic en la lista desplegable del
campo Sueldo.
Seleccione Filtros de
nmero, luego Diez
mejores
En el siguiente cuadro de
dilogo, ingresar el valor 5.

Ejercicios Propuestos
Realizar los filtros correspondientes que permitan mostrar:
1. Todos los empleados cuyos apellidos empiezan con la letra C o Z
2. Todos los empleados que ingresaron el ao 2001
3. Todos los 6 empleados que ganan menos
4. Todos los que tienen Seguro
5. Los que en su nombre tienen alguna O
6. Los que ganan entre 800 y 1000

pg. 35
FUNCIONES DE EXCEL.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera
con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la
celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis (). No dejar
espacios antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+
C3+C4+C5+C6+C7+C8

Las funciones pueden utilizarse como elemento nico para obtener un resultado, o
tambin como parte de una frmula ms compleja, a su vez, las funciones se
subdividen en funciones con argumentos que son la mayora que contiene Excel y
las no tan comunes funciones sin argumentos.

Las funciones con argumentos deben escribirse anteponiendo el signo = (igual),


seguido del nombre de la funcin, posteriormente se abren parntesis (, dentro se
escriben los argumentos y por ltimo se cierra el parntesis ).

Si la funcin es sin argumentos, entonces solo se abrirn y se cerraran los parntesis


().

pg. 36
Ejemplo: Funciones con argumentos =suma(A1:B5)

Funciones sin argumentos =hoy().

Microsoft Excel 2016 es el programa por excelencia para la realizacin y solucin de


clculos, ya que cuenta con ms de 345 funciones predefinidas y categorizadas por
reas comunes, tales como: Matemticas y trigonomtricas, de bsqueda y
referencia, estadsticas, financieras, lgicas, de texto, de fecha y hora, etc., dichas
funciones tienen la particularidad de ahorrar tiempo en los procesos operacionales
que una frmula necesitara siendo escrita exclusivamente con los smbolos
operacionales.

Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones


Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos.
Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es
el enlace entre 2 argumentos.
En la siguiente tabla podemos ver los operadores ms utilizados.

SIMBOLO OPERACIN QUE


REALIZA

+ Suma

- Resta

* Multiplica

/ Divide

^ Exponenciacin

& Unin

= Comparacin IGUAL QUE

> Comparacin MAYOR


QUE

< Comparacin MENOR


QUE

pg. 37
>= Comparacin MAYOR
IGUAL QUE

<= Comparacin MENOR


IGUAL QUE

<> Comparacin Distinto


En una frmula o funcin pueden utilizarse tantos operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos.
Veamos un ejemplo:
=((SUMA(A3:A9)*SUMA(B3:B9))*(SUMA(C3:C9)*SUMA(D3:D9)))=
(F8*SUMA(G3:G9))
Orden e importancia con los operadores.
Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando varios
operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene ciertas reglas para
saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el
correcto.

En la siguiente tabla mostramos el orden de importancia establecido por Excel, donde


el nmero 1 es el de mayor importancia y as sucesivamente.

SIMBOLO OPERACIN QUE IMPORTANCIA


REALIZA

() Parntesis 1

^ Exponenciacin 1

* Multiplica 2

/ Divide 2

+ Suma 3

- Resta 3

& Unin 4

= Comparacin IGUAL 5
QUE

pg. 38
> Comparacin MAYOR 5
QUE

< Comparacin MENOR 5


QUE

>= Comparacin MAYOR 5


IGUAL QUE

<= Comparacin MENOR 5


IGUAL QUE

<> Comparacin Distinto 5


Ejemplo:
=((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))*(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=
(F8*SUMA(G1:G5))
Resultado:
5 SUMAS
- 3 MULTIPLICACIONES
- 1 DIVISIN
- 1 COMPARACIN
Primero Excel resolvera por separado las operaciones de SUMA debido a que se
encuentran dentro de parntesis y ste tiene una importancia mayor que cualquier
otro operador, despus realizara las operaciones de MULTIPLICACIN,
seguidamente realizara la DIVISIN y por ltimo la COMPARACIN.

FUNCIONES LGICAS.

Las funciones lgicas de Excel 2016, pertenecen al grupo de las funciones


matemticas, stas se utilizan para realizar operaciones de disyuncin, conjuncin,
negacin y combinaciones. Adems, pueden utilizarse para saber si una condicin es
verdadera o falsa o para verificar varias condiciones. Por ejemplo, podemos utilizar la
funcin SI para determinar si una condicin se cumple o no. Si la condicin se cumple,
se devolver un valor y, si la condicin no se cumple, devolver otro. Este tipo de
funciones son aplicadas constantemente, especialmente en la elaboracin de
modelos financieros.

pg. 39
En la siguiente tabla se presentan las funciones lgicas y su descripcin.

FUNCION DESCRIPCION

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son


VERDADEROS.

FALSO Devuelve el valor lgico FALSO.

SI Especifica una prueba lgica que realizar.

NO Invierte el valor lgico del argumento.

O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es


VERDADERO.

VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.

FUNCION Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO;


devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan
pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego,
devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba
se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la
funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una.
Sintaxis: Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)

La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos (Argumento: valor que


proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una
funcin o un procedimiento.)

valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar


como VERDADERO o FALSO.

valor_lgico2, Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden


evaluar como VERDADERO o FALSO.

Observaciones: Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como


VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices (matriz: utilizada para crear

pg. 40
frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una
frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como
un argumento.) o referencias que contengan valores lgicos.
-Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos
valores se pasarn por alto.
-Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!.
Ejemplo:
Y(50>16;8>2) devuelve VERDADERO
Y(5<1;3>2) devuelve FALSO
Y(8<1;3<2) devuelve FALSO

FUNCION FALSO

Devuelve el valor lgico FALSO.


Sintaxis: FALSO( )
Observacin: Tambin puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de
clculo o en la frmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor lgico FALSO.
Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO

FUNCION SI

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho


argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis: SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como


VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo
contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador
de comparacin.

Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es


VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de

pg. 41
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin
SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.


Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en
blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el
parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
frmula.
Ejemplo:
Tenemos una lista de alumnos y sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la funcin SI desplegaremos un mensaje de APROBADO si la calificacin
del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin
es menor a 60. La funcin que utilizaremos ser la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

FUNCION NO

Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un
valor no sea igual a otro valor especfico.

pg. 42
Sintaxis: NO(valor_lgico)

Valor_lgico: Es un valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o


FALSO.

Observacin: Si valor_lgico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lgico


es VERDADERO, NO devuelve FALSO.
Ejemplo:=NO(FALSO) devuelve VERDADERO

FUNCION O

Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver


FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis: O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Observaciones:
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor
de error #VALOR!.
Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve
VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple.

Ejemplo:
O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3<2) devuelve FALSO

FUNCION VERDADERO

Devuelve el valor lgico VERDADERO.


Sintaxis: VERDADERO( )

pg. 43
Observacin: El valor VERDADERO puede especificarse directamente en las celdas
y frmulas sin necesidad de usar esta funcin. La funcin VERDADERO se
proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de
clculo.
Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO

FUNCIONES ANIDADAS.

Muchas veces, para resolver algn tipo de clculo o situacin en una planilla de Excel,
no nos resulta suficiente una funcin, sino que debemos utilizar varias funciones, una
dentro de otra. Cuando utilizamos una funcin dentro de otra, tenemos una funcin
anidada. Las funciones que metemos dentro de otra funcin actan como
argumentos de la funcin principal.

Ejemplo:
Contamos con una tabla en Excel en la cual tenemos nombres de funcionarios as
como su clave RPE, puesto, rea y fecha de aplicacin del examen de colocacin,
sin embargo Excel toma como datos numricos la clave RPE tal como se muestra en
la siguiente imagen:

Ahora lo que debemos hacer es utilizar funciones anidadas para modificar este valor
y convertirlo a texto de 6 dgitos. Para esto utilizamos una tabla donde dependiendo
de la longitud del dato aparecen la cantidad de 0 (ceros) que se requieren para dejar
el valor de 6 dgitos.

pg. 44
Ahora lo que debemos hacer es utilizar una funcin anidada para validar cada uno
de las longitudes posibles y poder concatenar los dgitos que corresponden a la
longitud.

La siguiente expresin realiza la siguiente validacin:

Si el valor de la longitud del RPE Original corresponde a la longitud 1, entonces


escribe 00000 y despus agrega el RPE Original
En caso de que la validacin sea falsa entonces vuelve a realizar la validacin
ahora con longitud 2, si esto es cierto entonces concatena 0000 y agrega el
RPE Original
Y as vamos anidando las condiciones hasta llegar a la longitud 5

Al finalizar copiamos los valores y los escribimos en la columna del RPE Original y
tenemos la siguiente pantalla:

pg. 45
Devoluciones vlidas.
Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo
tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve
un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO
o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error#VALOR!

FUNCIONES DE FECHA Y HORA


De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al
nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir, coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y, a partir
de ah, empieza a contar. En las funciones que tengan nm_de_serie como
argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que
contenga una fecha.

Funcin Descripcin

Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora


AHORA
actuales

AO Convierte un nmero de serie en un valor de ao

DIA Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes

pg. 46
Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes
DIA.LAB
o despus de un nmero determinado de das laborables

Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a


un nmero especificado de das laborables mediante
DIA.LAB.INTL
parmetros para indicar cules y cuntos das son das de fin
de semana

Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes


DIAS.LAB
entre dos fechas

Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao


DIAS360
de 360 das

DIASEM Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha


FECHA
determinada

Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero


FECHA.MES
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de


FECHANUMERO
nmero de serie

Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del


FIN.MES
mes anterior o posterior a un nmero de meses especificado

Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero total de


FRAC.AO das existentes entre el valor de fecha_inicial y el de
fecha_final

HORA Convierte un nmero de serie en un valor de hora

HOY Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual

MES Convierte un nmero de serie en un valor de mes

MINUTO Convierte un nmero de serie en un valor de minuto

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una hora


NSHORA
determinada

Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el


NUM.DE.SEMANA
lugar numrico correspondiente a una semana de un ao

SEGUNDO Convierte un nmero de serie en un valor de segundo

pg. 47
Convierte una hora con formato de texto en un valor de
HORANUMERO
nmero de serie

Funcin AHORA()
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha
y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

Funcin AO(nm_de_serie)
Esta funcin tiene como parmetro un nmero de serie y devuelve el ao en formato
ao entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AO(38300) devuelve 2004. En vez de un nmero de serie le podramos
pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AO(B12) devuelve
tambin 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.

Funcin DIA(nm_de_serie)
Devuelve el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.

Funcin DIA.LAB.INTL(fecha_inicial; das_lab; [fin_de_semana]; [festivos])


Slo son obligatorios la fecha inicial y los das laborales.
Ejemplo: =DIA.LAB.INTL(FECHA(2010;3;1);5) devuelve 8/03/2010.

Funcin DIA.LAB(fecha_inicial; [das_lab]; [festivos])


Slo son obligatorios la fecha inicial y los das laborales. Calcular en qu fecha se
cumplen el nmero de das laborales indicados.
Ejemplo: =DIA.LAB("1/5/2010";30;"3/5/2010") devuelve 14/06/2010.

Funcin DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; mtodo)


Calcula el nmero de das entre las dos fechas proporcionadas basandose en aos
de 360 das. Los parmetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos
mediante la funcin Fecha(ao;mes;dia). El parmetro mtodo es lgico (verdadero,
falso), V --> mtodo Europeo, F u omitido--> mtodo Americano.

pg. 48
Mtodo Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se
convierten en el 30 del mismo mes.
Mtodo Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del
mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la
fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario, la fecha final se
convierte en el 30 del mismo mes.
Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.

Funcin DIASEM(nm_de_serie; tipo)


Devuelve un nmero del 1 al 7 que identifica al da de la semana. El parmetro tipo
permite especificar a partir de qu da empieza la semana. Si es al estilo americano
pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sbado=7); para estilo europeo pondremos
tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).
Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.

Funcin FECHA(ao; mes; da)


Devuelve la fecha en formato fecha. Esta funcin sirve sobre todo por si queremos
que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del
da, mes y ao por separado.
Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Funcin FECHA.MES(fecha_inicial; meses)


Suma el nmero de meses indicado a la fecha, devolviendo una fecha como
resultado.
Ejemplo: =FECHA.MES("1/7/2010";99) devuelve 01/10/2018.

FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los
nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la
manipulacin de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

pg. 49
Funcin Descripcin

CARACTER Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo

Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una


CODIGO
cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de


DECIMAL
decimales

DERECHA, Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de


DERECHAB texto

ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas


ENCONTRARB de minsculas)

Devuelve un nmero especfico de caracteres de una


EXTRAE,
cadena de texto que comienza en la posicin que se
EXTRAEB
especifique

HALLAR, Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue


HALLARB maysculas de minsculas)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idnticos

IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de


IZQUIERDAB texto

LARGO,
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
LARGOB

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / Convierte el texto en maysculas o en minsculas


MINUSC respectivamente

Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $


MONEDA
(dlar)

Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un


NOMPROPIO
valor de texto

REEMPLAZAR,
Reemplaza caracteres de texto
REEMPLAZARB

REPETIR Repite el texto un nmero determinado de veces

pg. 50
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de
SUSTITUIR
texto

Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una


T
cadena vaca

Convierte un valor en texto, con un formato de nmero


TEXTO
especfico

Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda


TEXTOBAHT
(Baht)

Funcin CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especficado por el nmero de cdigo correspondiente al
cdigo de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L

Funcin CODIGO(texto)
Esta funcin devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto pasado como
parmetro.
Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76

Funcin CONCATENAR(texto1; texto2; ...; textoN)


Devuelve una cadena de caracteres con la unin de los textos pasados como
parmetros. Esta funcin es de utilidad cuando tenemos texto como puede ser el
nombre completo de una persona pero dividido en distintas celdas y, en alguna
ocasin, queremos fundir el nombre completo en una sola celda.
Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve
Antonio Gutierrez Fernandez

Funcin DECIMAL(nmero; decimales; no_separar_millares)


Redondea un nmero pasado como parmetro a los decimales indicados y devuelve
el resultado en formato de texto. La ltima opcin es una parmetro lgico
(VERDADERO, FALSO). Si se omite, coge como valor FALSO, mostrando los
puntos separadores de los millares.

pg. 51
Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y
=DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750

Funcin DERECHA(texto; nm_de_caracteres)


Devuelve, de la cadena de texto, el nmero de caracteres especificados
comenzando a contar desde el final del texto.
Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve
"ien Excel..."

Funcin ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; nm_inicial)


Devuelve la posicin inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a
buscar desde la posicin nm_inicial. A diferencia de la funcin HALLAR,
ENCONTRAR distingue entre maysculas y minsculas y no admite caracteres
comodn.
Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este
Wally y siempre perdido, aydame a encontrarlo";1)
devuelve 40, que es la posicin donde empieza la palabra Wally.

Funcin EXTRAE(texto; posicion_inicial; nm_caracteres)


Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posicin
inicial.
Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emocin
intensa...";12;3) devuelve "mar"

FUNCIONES DE BSQUEDA
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con
las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas
para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda. Cuando queremos encontrar alguna
informacin de algo, no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, sino que realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar
que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto fsico; si buscamos el n de telfono de un
restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante...

pg. 52
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos. Por eso, buscamos
por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para realizar bsquedas:
Funcin Descripcin

Devuelve el nmero de reas de una


AREAS
referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

Busca en la fila superior de una matriz y


BUSCARH
devuelve el valor de la celda indicada

Busca en la primera columna de una


BUSCARV matriz y se mueve en horizontal por la fila
para devolver el valor de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

Devuelve el nmero de columna de una


COLUMNA
referencia

Devuelve el nmero de columnas de una


COLUMNAS
referencia

Devuelve un desplazamiento de
DESREF
referencia respecto a una referencia dada

Devuelve una referencia como texto a una


DIRECCION
sola celda de una hoja de clculo

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

Devuelve el nmero de fila de una


FILA
referencia

Devuelve el nmero de filas de una


FILAS
referencia

Crea un acceso directo o un salto que


abre un documento almacenado en un
HIPERVINCULO
servidor de red, en una intranet o en
Internet

pg. 53
Devuelve los datos almacenados en un
IMPORTARDATOSDINAMICOS
informe de tabla dinmica

Usa un ndice para elegir un valor de una


INDICE
referencia o matriz

Devuelve una referencia indicada por un


INDIRECTO
valor de texto

TRANSPONER Devuelve la transposicin de una matriz

Funcin AREAS(ref)
Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas o celdas nicas de una
referencia.
Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues nicamente hay un rea.

Funcin BUSCAR(...)
Esta funcin busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz.
Debes indicar el valor a buscar, dnde quieres que busque y de dnde obtendrs el
resultado.
Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de amig@s y en
la columna C sus e-mails, escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del cual
queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda E1 la funcin BUSCAR y le
pasamos como parmetros:
"valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y "vector_resultado = C:C".
Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada.

Funcin BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas;


ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la
misma columna desde una fila especificada.
Ejemplo: Supongamos la misma situacin anterior: una columna con nombres y otra
con los e-mails; y queremos que nos diga quin est 2 puestos ms abajo de un
amig@ en la lista o el e-mail que est dos filas ms abajo del que buscamos.
Seleccionamos la funcin BUSCARH con los siguientes parmetros:

pg. 54
"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve
como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas ms abajo del
buscado.

Funcin BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas;


ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma
fila desde una columna especificada.
Tiene el mismo efecto que la funcin anterior salvo que esta funcin realiza la
bsqueda por columnas.

Funcin COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscar_en; tipo_de_coincidencia)


Devuelve la posicin relativa de un elemento, que coincide con un valor dado en un
orden especificado dentro de una matriz.
Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1 y especifica cmo ha de coincidir el
valor_buscado con los valores de matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior
o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben
colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es
exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar
en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor
o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden
descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y as sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1.
Ejemplo: =COINCIDIR(23;{"uvas";,23\"peras";45\"manzanas";55}) devuelve 2
que es la posicin donde se encuentra el nmero 23.

Funcin COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una referencia.
Ejemplo: =COLUMNA(D:H) devuelve 4, pues la primera columna de la matriz D:H
es la D (la columna4).

pg. 55
Funcin COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz.
Ejemplo: =COLUMNAS(A:C) devuelve 3, pues la matriz tiene 3 columnas.

Funcin DESREF(ref; nfilas; ncolumnas; alto; ancho)


Devuelve una referencia de celdas situadas a partir de una referencia (ref) unas filas
ms abajo (nfilas positivo) o ms arriba (nfilas negativo) y una columnas ms a la
derecha (ncolumnas positivo) o ms a la izquierda (ncolumnas negativo). Los
parmetros alto y ancho indican el nmero de celdas que se tienen que recuperar a
partir del ah.
Ejemplo: =DESREF(A1;2;3) devuelve el valor situado 2 filas ms abajo y 3
columnas a la derecha de la celda A, es decir en la celda D3.
=SUMA(DESREF(K4;-3;-1;3;2)) obtiene la suma de las celdas devueltas por la
funcin DESREF. En este caso la funcin desref devuelve las celdas J1:K3. Para
verlo, veamos cmo interpretar la funcin: a partir de la celda K4 nos desplazamos
3 filas hacia arriba (nfilas -3) y 1 columna hacia la izquierda (ncolumnas -1).
Llegamos a la celda J1 y, a partir de esa celda, cogemos 3 filas (alto 3) y 2 columnas
(ancho 2), es decir, las celdas J1,J2,J3,K1,K2 y K3. La funcin desref nos ha
devuelto el rango J1:K3.

Funcin DIRECCION(fila; columna; abs; a1; hoja)


Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificada la fila y la
columna.
abs = especifica el tipo de referencia que devuelve.
(1 u omitido devuelve una referencia absoluta
2 devuelve una referencia fila absoluta, columna relativa
3 devuelve una referencia fila relativa, columna absoluta
4 devuelve una referencia relativa )
a1 = es un valor lgico que especifica el estilo de la referencia A1 o F1C1. Si a1 es
VERDADERO o se omite, DIRECCION devuelve una referencia del estilo B3; si es
FALSO, DIRECCION devuelve una referencia del estilo F3C2 (Fila3Columna2).
Hoja = es texto que especifica el nombre de la hoja de clculo o que se utilizar
como referencia externa. Si se omite hoja, no se utilizar ningn nombre de hoja.
Ejemplo: =DIRECCION(1;2) devuelve una referencia absoluta a ($B$1)

pg. 56
=DIRECCION(1;2;4) devuelve una referencia absoluta a (B1)
=DIRECCION(1;2;4;falso) devuelve una referencia absoluta a (F1C2)

Funcin ELEGIR(num_indice; valor1; valor2; ...)


Elige un valor o una accin de una lista de valores a partir de un nmero de ndice.
Ejemplo: =ELEGIR(3;"uva";"pera";"meln";"manzana") devuelve "meln" que
est en la 3 posicin.

Funcin FILA(ref)
Devuelve el nmero de fila de una referencia.
Ejemplo: =FILA(A2:B5) devuelve 2, pues la celda A2 est en la fila 2.

Funcin FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas que contiene una matriz.
Ejemplo: =FILAS(A2:B5) devuelve 4.

Funcin HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo; nombre_descriptivo)


Crea un acceso directo a un documento guardado en el disco duro o en Internet.
Ejemplo:=HIPERVINCULO("HTTP://www.aulaclic.es";"aulaClic") crea un enlace
a nuestra pgina Web.

Funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos; tablas_dinmicas;


campo1; elemento1; campo2; elemento2...)
Extrae datos almacenados en una tabla dinmica.

Funcin INDICE(matriz; num_fila; num_columna)


Dentro de un rango especificado por matriz, devuelve el valor de la celda que se
encuentre en la interseccin de una fila y una columna en particular.
Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda que se encuentra en la
segunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir, A4.

Funcin INDIRECTO(ref; a1)


Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

pg. 57
Ejemplo: =INDIRECTO(A2) devuelve el valor del enlace de la celda A2 que a su vez
es un enlace. Imaginemos que en la celda B5 tenemos el valor 7 y en la celda A2
hemos puesto B5. Si escribimos la funcin =INDIRECTO(A2), nos devuelve el valor
7.

Funcin TRANSPONER(matriz)
Intercambia en una matriz las filas por las columnas.
Tenemos una fila con los valores 4 6 7 9, y al realizar esta funcin.
Ejemplo: =TRANSPONER($A$1:$D$1) obtenemos como resultado el valor 4 en
una fila, el valor 6 en la siguiente fila de la misma columna, etc.
Nota La frmula del ejemplo debe introducirse como frmula matricial. Primero,
debemos seleccionar el rango A2:A5 comenzando por la celda de la frmula,
presionar F2 y, a continuacin,CTRL+SHIFT+ENTRAR. Si la frmula no se
introduce como frmula matricial, el resultado nico es 1.

FUNCIONES FINANCIERAS
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y
clculos financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para
crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin Descripcin

Devuelve la amortizacin de cada uno de los perodos


AMORTIZ.LIN
contables

Devuelve la amortizacin de cada perodo contable


AMORTIZ.PROGRE
mediante el uso de un coeficiente de amortizacin

Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos cupones)


CUPON.DIAS
donde se encuentra la fecha de liquidacin

Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo


CUPON.DIAS.L1
de un cupn hasta la fecha de liquidacin

Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin


CUPON.DIAS.L2
hasta la fecha del prximo cupn

CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de liquidacin

pg. 58
Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha
CUPON.FECHA.L2
de liquidacin

Devuelve el nmero de pagos de cupn entre la fecha de


CUPON.NUM
liquidacin y la fecha de vencimiento

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo


DB
especfico a travs del mtodo de amortizacin de saldo fijo

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo


DDB especfico a travs del mtodo de amortizacin por doble
disminucin de saldo u otro mtodo que se especifique

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo


especificado usando el mtodo de amortizacin acelerada
DVS
con una tasa doble y segn el coeficiente que se
especifique.

Devuelve la duracin anual de un valor burstil con pagos


DURACION
de inters peridico

Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con


INT.ACUM
pagos de inters peridicos

Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con


INT.ACUM.V
pagos de inters al vencimiento

INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de inters anual efectiva

Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de


INT.PAGO.DIR una inversin. Esta funcin se incluye para proporcionar
compatibilidad con Lotus 1-2-3.

Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en


MONEDA.DEC forma fraccionaria en una cotizacin de un valor burstil
expresada en forma decimal

Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en


MONEDA.FRAC forma decimal en una cotizacin de un valor burstil
expresada en forma fraccionaria

Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basada en


NPER pagos constantes y peridicos y una tasa de inters
constante.

pg. 59
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el inters acumulado pagado entre dos perodos

Devuelve el capital acumulado pagado de un prstamo


PAGO.PRINC.ENTRE
entre dos perodos

Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un


PAGOINT
perodo determinado

Devuelve el pago de un capital de una inversin


PAGOPRIN determinada, basado en pagos constantes y peridicos y
una tasa de inters constante.

Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un


SYD
bien durante un perodo especfico.

Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o


TASA
una inversin.

TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor burstil

Devuelve la tasa de inters para la inversin total de un valor


TASA.INT
burstil

Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para


TIR
una serie de valores en efectivo.

Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una


TIRM serie de flujos peridicos, considerando costo de la
inversin e inters al volver a invertir el efectivo.

Devuelve el valor actual de una inversin. El valor actual es


VA el valor que tiene actualmente la suma de una serie de
pagos que se efectan en el futuro.

VF Devuelve el valor futuro de una inversin

Devuelve el valor futuro de un capital inicial despus de


VF.PLAN
aplicar una serie de tasas de inters compuesto

Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de


VNA
una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros.

Funcin AMORTIZ.LIN(costo; fecha_compra; primer_perodo; costo_residual;


perodo; tasa; [base])
Devuelve la amortizacin de un perodo. La base es opcional.

pg. 60
Ejemplo: =AMORTIZ.LIN(2400;"17/08/2010";"14/11/2010";250;1;14%;4)

Funcin AMORTIZ.PROGRE(costo; fecha_compra; primer_perodo;


costo_residual; perodo; tasa; [base])
Devuelve la amortizacin de un perodo. Es similar a la anterior pero adaptada al
sistema contable francs que tiene en cuenta la vida del bien.

Funcin CUPON.DIAS(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos cupones) donde se encuentra la
fecha de liquidacin.
La frecuencia se indica de la siguiente forma:
1 --> Para pagos anuales.
2 --> Para pagos semestrales.
4 --> Para pagos trimestrales.
Por ejemplo: =CUPON.DIAS(FECHA(2010;1;1);FECHA(2010;12;31);4)

Funcin CUPON.DIAS.L1(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo de un cupn hasta la
fecha de liquidacin.

Funcin CUPON.DIAS.L2(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin hasta la fecha del prximo
cupn.

Funcin CUPON.FECHA.L1(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de liquidacin.

Funcin CUPON.FECHA.L2(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha de liquidacin.

Funcin CUPON.NUM(liquidacin; vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve el nmero de pagos de cupn entre la fecha de liquidacin y la fecha de
vencimiento.

pg. 61
Funcin DB(costo; valor_residual; vida; periodo; mes)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, usando el
mtodo de depreciacin de saldo fijo.
Costo = es el valor inicial del bien.
Valor_residual = es el valor al final de la depreciacin del bien.
Vida = es el nmero de periodos durante el cual se deprecia el bien (tambin
conocido como vida til)
Periodo = es el periodo para el que se desea calcular la depreciacin.
Mes = es el nmero de meses del primer ao. Si no se especifica, se asume
que es 12.
Ejemplo:
Hemos comprado un coche que vale 20.000 y suponemos que a los 5 aos su
valor puede estar por 9.000 . Queremos saber cul es su depreciacin a los 6
meses de haberlo adquirido.
Si introducimos estos datos DB(20000;9000;5;1;6), nos debe dar como resultado
1.480 , es decir, a los seis meses de su compra el coche vale 18.520 .

Funcin DDB(costo; valor_residual; vida; periodo; factor)


Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el
mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo u otro mtodo que se
especifique.
El mtodo de depreciacin por doble disminucin del saldo calcula la depreciacin
a una tasa acelerada. La depreciacin es ms alta durante el primer perodo y
disminuye en perodos sucesivos.
Costo = es el valor inicial del bien.
Valor_residual = es el valor al final de la depreciacin del bien.
Periodo = es el periodo para el que se desea calcular la depreciacin.
Factor = es la tasa a la que disminuye el saldo. Si factor se omite, se
supondr que es 2 ( el mtodo de depreciacin por doble disminucin del
saldo)
Ejemplo:
Sigamos con el ejemplo del coche.
Por tanto, si introducimos los datos DDB(20000;9000;5;1), nos debe dar como
resultado 8.000 , es decir, en el primer ao de su compra el coche vale 12.000.

pg. 62
Funcin DVS(costo; valor_residual; vida; periodo_inicial; periodo_final;
[factor]; [sin_cambios])
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, incluyendo
periodos parciales, usando el mtodo de amortizacin acelerada, con una tasa
doble y segn el coeficiente que especifique.
Las iniciales DVS corresponden a Disminucin Variable del Saldo.
Costo = es el costo inicial del bien.
Valor_residual = es el valor final de la depreciacin del bien.
Vida = vida til del bien.
Periodo_inicial = es el periodo inicial para el que se desea calcular la amortizacin.
Periodo_final = es el periodo final para el que se desea calcular la amortizacin.
Factor = es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se
calcular como 2 ( el mtodo de amortizacin con una tasa doble de disminucin del
saldo)
Sin_cambios = es un valor lgico que especifica si deber cambiar el mtodo directo
de depreciacin cuando la depreciacin sea mayor que el clculo del saldo.
Si el argumento sin_cambios es VERDADERO, no cambia al mtodo directo de
depreciacin aun cuando sta sea mayor que el clculo del saldo en disminucin.
Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, cambia al mtodo directo de
depreciacin cuando la depreciacin es mayor que el clculo del saldo en disminucin.
Ejemplo:
Si introducimos los datos DVS(5000;500;5*12;0;1), nos debe dar como resultado
166,67 , es decir, al primer mes de su compra el objeto vale 4833,33 (166,67
menos que cuando se compr).

FUNCIONES DE BASE DE DATOS


En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de
datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones, ya que se aplican a
tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna,
pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es
decir, aplicando previamente un filtro.

pg. 63
Por ejemplo, si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles,
en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA
incluyendo la condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
siguiente hoja:

En esta hoja, tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de
plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la
misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).

Funcin Descripcin

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero

BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor

BDMAX Obtiene el valor mximo

BDMIN Obtiene el valor mnimo

BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados

BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados

BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados

pg. 64
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio
BDEXTRAER
de seleccin

BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores

BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo

BDDESVEST Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores

Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un


BDDESVESTP
campo

Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cmo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja
de clculoPara realizar una operacin en toda una columna de la base de datos,
introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios.

Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.

pg. 65
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la
columna aos todos los registros tienen completos sus datos.

Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123

Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a
utilizar en el clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que deben
cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105

Funcin BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.

pg. 66
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado
obtenemos --> 178200

Funcin BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --
> 110,33

Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566

Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#VALOR!.
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de
error #NUM!.

pg. 67
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --
> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condicin incluida en el
rango D1:D4
Nota: este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin, hay
un solo automovil con rentabilidad 9.

Funcin BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33

Funcin BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --
> 46,88

Funcin BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de los valores contenidos
en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que
cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.

pg. 68
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --
> 8,10

Funcin BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --
> 7,15

IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL

INTRODUCCIN A LA IMPORTACIN
En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos
procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que
ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos
manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
- Para importar datos externos a Excel, disponemos bsicamente de dos
opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en
formato Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y
tediosa.

pg. 69
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importacin de datos externos es debido, segn lo
descrito, al formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada aplicacin
genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los
datos. Por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos
que hemos introducido, sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el
documento en su plenitud. De esta manera, sabe exactamente dnde estn las
frmulas, qu formato esttico tiene el documento, etc.
Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa, debemos tener en
cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin
y despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de
datos sea pequea y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO


Cuando hablamos de archivos de texto, nos estamos refiriendo a archivos que no
tienen formato: los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de
texto con formato como los de Word (.doc) o los de WordPad (.rtf) tienen otra forma
de importarse a Excel que veremos ms adelante.
Para importar archivos de texto con el asistente, podemos hacerlo de dos formas
distintas:
- Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes
de datos que podemos encontrar en esta seccin.

- O acceder mediante el men Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde
pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
De una forma o de otra, acto seguido se llevar a cabo el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.
pg. 70
Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres pantallas
correspondiente al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias


opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para
que Excel sepa dnde empieza un campo y dnde acaba.
Podemos indicar a partir de qu fila queremos importar, por si queremos
descartar ttulos, por ejemplo.
Y tambin podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos, pulsamos sobre Siguiente.

En la segunda pantalla del asistente, podemos elegir los separadores de los datos.

pg. 71
Por defecto, viene marcado el separador de Tabulacin. En la imagen podemos ver
que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por lo que
los ha estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores
segn las caractersticas del archivo original a importar.
Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente
activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya
ms columnas de las debidas por un error tipogrfico o el uso de excesivos espacios
para darle una cierta esttica.
Pulsamos Siguiente y veremos la ltima ventana del asistente:

En ella, indicaremos qu tipo de Formato de los datos contiene cada columna.


Para ello, haremos clic en los datos de una columna y, una vez est seleccionada
(fondo negro), elegiremos el formato en la lista superior. En el
botn Avanzadas podemos completar ciertas caractersticas para los nmeros, como
son los separadores de decimales y millares y la posicin del signo en los negativos.
Tambin podremos escoger No importar columna (saltar) para no incluir una
determinada columna en el Excel.

Una vez hayamos completado o comprobado la definicin, pulsamos


sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si, de lo contrario,
pg. 72
creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores
pulsando el botn Atrs.
Nos aparece un cuadro de dilogo preguntndonos dnde
deseamos Importar los datos.
Podemos seleccionar Hoja de clculo existente. Para indicar dnde importar
exactamente, haremos clic en la celda o celdas en que queramos situar la informacin.
O bien seleccionaremos Nueva hoja de clculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecern los datos importados en la hoja.

LA SECCIN CONEXIONES

Desde la seccin Conexiones en la pestaa Datos, podremos conectar un libro de


Excel con la informacin contenida en archivos externos que hayamos importado.
Se abrir una ventana que nos mostrar todas las conexiones del libro y podremos
eliminar la conexin, actualizar los datos con el archivo externo o ver susPropiedades.

Haciendo clic en la opcin Propiedades, veremos este cuadro de dilogo donde


encontraremos algunas propiedades muy tiles:

pg. 73
En la seccin Control de actualizacin podemos hacer que Excel actualice
automticamente los datos insertados en la hoja de clculo cada vez que se abra el
libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarn
reflejados en nuestra hoja de clculo. Esto es posible porque Excel almacena en el
libro de trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos
importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que
se vayan a actualizar los datos importados Excel nos pedir de qu fichero coger los
datos. Si no, los coger directamente del archivo que indicamos cuando importamos
por primera vez. Esta opcin puede ser til cuando tenemos varios archivos con datos
y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.
Dependiendo del tipo de archivo de que se trate, podremos tener disponibles opciones
como recuperar formatos, etc. En nuestro caso, estas opciones no estn disponibles
porque los ficheros .txt no soportan ningn tipo de formato.
En la pestaa Definicin encontraremos la ruta al archivo de conexin, que podremos
modificar pulsando el botn Examinar. Si hemos importado los datos desde, por
ejemplo, una base de datos, tambin podremos editar la cadena de conexin o la
consulta.

pg. 74
Si lo que queremos es ver las Propiedades de una determinada conexin, y no de
todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos importados

y pulsaremos el botn de la pestaaDatos.


Hemos visto que podemos actualizar los datos desde la ventana de Conexiones del
libro. Para ahorrarnos tiempo, tambin existe un botn en la propia barra de
herramientas de la pestaa Diseo.

El botn Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrs elegir si


deseas Actualizar slo los datos importados seleccionados, o bien si
deseas Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir
de los cuales se han realizado importaciones.

IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA

IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL.


A veces, puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algn
tipo de frmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear
todos los datos en un libro de Excel.
Realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar:
- Estando en Word, seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Copiar.
- Ahora, en Excel, seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
- Y pulsamos Ctrl + V o vamos a la pestaa Inicio y hacemos clic en el botn Pegar.
Es posible que nos advierta que el texto seleccionado es ms pequeo que la hoja.
Pulsamos sobre Aceptar y nos pegar la tabla con el mismo formato que la
tenamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla, lo podemos

eliminar utilizando las opciones de este men: .

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IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD.
Al importar datos de Excel a Word, adems de lo visto anteriormente, podemos hacer
que los datos queden vinculados, es decir, que adems de copiar los datos de Excel
en un documento de Word, si realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este
cambio quede reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Pegar.
Despus de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de

pegado donde podemos ver las distintas opciones.

Por defecto, se pega utilizando la primera opcin: Mantener el formato de


origen.

Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opcin


: Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de
destino. Las opciones de vinculacin se distinguen por el icono de la cadena.

IMPORTAR DATOS DE ACCESS


Tambin disponemos de un botn que nos permitir importar datos directamente de
consultas y tablas de Microsoft Access.

Pulsando Desde Access, aparecer el cuadro de dilogo Abrir para que elijamos de
qu base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y
pulsamos Abrir.

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En caso de que la base de datos contenga ms de una tabla, se mostrar una ventana
similar a la siguiente para elegir cul queremos importar.

Al pulsar Aceptar, se mostrar la ventana Importar datos.

En la siguiente ventana, podemos elegir cmo ver los datos en el libro y dnde se
situarn, en una hoja de clculo existente o en una nueva.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexin que
vimos anteriormente en el apartado de conexiones.

IMPORTAR DE UNA PGINA WEB


Otra herramienta para importar datos nos permite obtener datos Desde Web.

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Pulsando sobre ella, se abrir una ventana del navegador, donde se marcan con
flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botn Opciones... de esta ventana, podremos elegir, por ejemplo, si importar
o no el formato de la tabla.
Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido y
no slo para mostrar datos, as que fjate bien en que la informacin que vayas a
importar sea la que necesitas.
Una vez finalizada la eleccin, pulsaremos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en
la hoja existente o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las
opciones de actualizacin de la conexin.
Otra forma rpida de hacer esto es directamente seleccionar la tabla en nuestro
navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Despus, podremos
modificar el formato y si queremos que haya actualizacin.

IMPORTAR DESDE OTRAS FUENTES


Tambin podemos importar De otras fuentes.

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Desde este botn podremos conectar con una base de datos SQL Server o importar
un archivo XML, entre otros.
En cada una de las opciones nos pedir que realicemos una accin diferente. Por
ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos incluir el nombre del
servidor, las credenciales para identificarnos como usuarios de la base de datos en
caso de que est protegida por contrasea, etc. En el caso de los archivos XML,
necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.
Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas
opciones que se nos presenten durante la importacin.

IMPORTAR DESDE OTROS PROGRAMAS


Para la mayora de tablas que nos encontremos en otros documentos y podamos
seleccionar y copiar, Excel nos permitir pegarlas en una hoja de clculo. En
algunos nos permitir crear conexiones de actualizacin y en otros no. Y otros
programas nos permitirn exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si
navegamos con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el men
contextual encontraremos la opcin Exportar a Microsoft Excel, que volcar los
datos de la tabla en una nueva hoja de clculo.

EXPORTAR LIBRO
Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las hojas
de clculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en Archivo y
seleccionaremos la opcin Guardar como.
El proceso es sencillo: cuando se abra el cuadro de dilogo Guardar
como, tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que ms nos interese de la lista.

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El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento. Para
exportar simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el
documento normalmente.
Observars que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensin
correspondiente al formato que has elegido.
Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo al que
se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por espacios)
(.prn) no admite la exportacin de todas las hojas del libro, de forma que te avisar
de que tan slo puede exportar la hoja activa y te permitir elegir si deseas seguir con
la exportacin o cancelarla.

LAS TABLAS DINMICAS

CREAR UNA TABLA DINMICA


Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.

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Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn, con
el nmero de referencia y el mes de compra. Adems, sabemos la cantidad comprada
y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos


indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas
y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica.
Con esta herramienta, podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia en
cada Mes.

Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a
su lugar correspondiente al pie del panel.

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En este ejemplo, deberamos arrastrar el campo REF a , el campo

MES a y, finalmente, el campo IMPORTE a la seccin .

Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los rtulos
de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el
centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica, nos aparece la pestaa Analizar:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que, en cualquier momento, podremos


quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin apenas esfuerzo.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la
siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos en la

seccin Valores, el rtulo aparecer en una de las secciones de rtulos.


Si te aparece enEtiquetas de columna, despliega la lista asociada a l y selecciona
la opcin Mover a etiquetas de fila.

ELIMINAR UNA TABLA DINMICA.


Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr.

APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA


Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as
visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

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Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en
su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna, nos
aparece una lista como la que vemos en la imagen, con los distintos meses disponibles
en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones; en este caso,
todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de
la tabla, pero no se pierden; en cualquier momento, podemos visualizarlos volviendo
a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para
cerrar sin conservar las modificaciones, pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas. Por ejemplo, podemos seleccionar ver los artculos con
referencia 1236 de Abril.

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OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio.
Puede interesarnos modificar esas frmulas por otras, como pueden ser sacar el
mximo o el mnimo, el promedio, etc.

Para hacer esto, debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn. Nos aparece un men emergente
con diferentes opciones, entre las que debemos escoger la opcinConfiguracin de
campo de valor... Nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro de dilogo, podemos escoger cmo queremos hacer el resumen:
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de


la pestaa Analizar.

GRFICOS CON TABLAS DINMICAS


Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica, deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Analizar.

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Podemos cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms
o nos convenga ms, segn los datos que tengamos.
Al pulsar este botn, se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico. All
deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en
el tema de grficos.

COMPARTIR DOCUMENTOS

Hoy en da, cada vez es ms importante el uso de internet para compartir


documentacin o para trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas.
En los ltimos tiempos, han proliferado muchas herramientas de gestin que se basan
en el uso de internet.
Sus ventajas son numerosas, ya que la centralizacin de los recursos:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que ste se puede editar
desde distintos puntos.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones
que ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde
dispositivos mviles.
Mejora la seguridad de los documentos ya que, en caso de sufrir prdidas de
informacin de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.

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Por todos estos motivos, la suite Office 2013 facilita la publicacin online.
En este tema, veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las
nuevas tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente, la mayora de estas
opciones no estarn disponibles si no tenemos conexin a internet.

EXPORTAR COMO PGINA WEB


Si tenemos una pgina web propia y queremos exportar un libro de clculo al
formato html para publicarlo, lo podemos convertir en pgina web. Para hacer esto,
debemos seguir los siguientes pasos:
1. Pulsar sobre el men Archivo.
2. Seleccionar la opcin Guardar como.
3. Dejando marcada en el men central la opcin Equipo, seleccionar Examinar.

4. En el cuadro de dilogo Guardar como, desplegable Tipo:, tendremos que


seleccionar el tipo Pgina Web. Disponemos de dos posibles modos: Pgina Web
de un solo archivo o Pgina Web; el formato ms comn es este ltimo.
5. Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa, podemos pulsar
sobre Guardar.
Obtendremos la pgina html con la informacin del libro. Obviamente, habr que
publicarla en el sitio web de que dispongamos para que los usuarios de la red de redes
tengan acceso a ella.
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ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRNICO
Una tarea muy comn suele ser la de exportar el Excel a PDF como, por ejemplo, una
factura, para luego enviarlo por correo electrnico o por fax. Excel 2016 facilita esta
tarea.
Accede al men Archivo > Compartir. Y selecciona Correo electrnico.

Las opciones de que disponemos son:


Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con una
copia simple del contenido actual del libro.
Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del
correo electrnico para modificar un mismo documento. Sera ideal, por ejemplo, para
una circular en la empresa en la que queramos que los empleados indiquen algn tipo
de informacin.
Enviar como PDF es una opcin similar a la primera. Se trata de enviar adjunta la
informacin, slo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato
ms comn para enviar informacin que no deseamos que se manipule como, por
ejemplo, un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitar tener Office
para poder leer el documento.

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Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no
es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen
sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos.
Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet permite, en caso de que tengamos contratado un
servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su botn
correspondiente.
Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos es gestionar el envo
ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que
ser necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook.

ONEDRIVE
Desde que Internet se extendi de forma masiva, empezaron a surgir un nuevo tipo
de programas conocidos como programas bajo demanda o programas en la
nube cuya principal caracterstica es que no estn instalados en el ordenador del
usuario sino en un servidor de Internet, es decir, en "la nube". Para usar este tipo de
programas slo necesitamos un navegador web y una conexin a

Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es la suite Office Web Apps que
permite crear documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones. El elemento
central de estos ecosistemas informticos es el correo Outlook (antiguo Hotmail).
Es imprescindible tener una cuenta de correo para tener acceso a todos estos
servicios.
El complemento para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es
poder guardar los archivos tambin en la nube. De ah han surgido servicios
como OneDrive de Microsoft.
Tambin existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no
llevan aparejados otros programas, como Dropbox, Spiderroak o ADrive. A estos
servicios se les suele llamar discos duros virtuales o discos duros en la nube.
Qu es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft.
Desde un ordenador o desde un dispositivo mvil (telfonos y tablets), se pueden subir
archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir,
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OneDrive nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y
desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. OneDrive
funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android. Si has odo
hablar anteriormente de SkyDrive, hemos de decirte que se trata del mismo sistema.
SkyDrive era el nombre anterior por el que se conoca al actual OneDrive de Microsoft.
OneDrive tambin permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, con
la posibilidad de darle a cada usuario los permisos que deseemos. Se puede dar
permiso para que modifiquen el archivo o slo para que lo lean.
Para usar OneDrive, hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows
live, ...). Slo por eso, Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 7
GB (en abril de 2014) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office
365 este espacio se ampla a 25 GB.

Qu se puede subir a OneDrive?


Como decamos, OneDrive est pensado fundamentalmente para usar con los
programas de Office y, por lo tanto, se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel
(.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero tambin se pueden subir fotografas,
msica y vdeos, as como archivos comprimidos zip y, en general, cualquier tipo de
archivo de los tipos ms comunes.
Cmo usar/instalar OneDrive?
Bsicamente, hay dos formas de utilizar OneDrive: OneDrive como servicio, sin
instalar nada en el ordenador (que veremos a continuacin ) o OneDrive como
aplicacin de escritorio,instalada en nuestro ordenador (que veremos ms
adelante). En ambos casos, hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.

ONEDRIVE COMO SERVICIO


Puedes usar OneDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de
Microsoft sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo mvil.

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Es decir, para usar OneDrive como servicio, slo necesitas darte de alta en una cuenta
de Microsoft.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft, ya no necesitaras hacer
prcticamente nada ms con OneDrive, simplemente iniciar sesin en Excel con ese
usuario y, a partir de ese momento, ya podras guardar tus documentos de Excel en
OneDrive, porque cada vez que vayas a guardar un documento te aparecer una
unidad OneDrive como un dispositivo ms.

Es decir, al hacer clic en el icono Guardar , desde Excel aparecer una ventana
similar a esta.

Y al hacer clic en OneDrive de <Tu cuenta> (como, por ejemplo, OneDrive de aula
Clic), podrs guardar tu documento en la nube como si se tratase de cualquier otra
carpeta, pero con las ventajas adicionales de OneDrive.

Sincronizacin.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automticamente los archivos. De esta
forma, los archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro
ordenador sin hacer nada ms. Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet
y del tamao de los archivos, la sincronizacin puede tardar desde unos segundos a
bastantes minutos.
Incluso, si ests dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el
archivo desaparecer de tu pantalla de forma automtica.

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