1

MINIT MESYUARAT
AHLI JAWATANKUASA INDUK
MINGGU PENDAFTARAN DAN PENGURUSAN PELAJAR BAHARU
PPISMP AMBILAN JUN 2016

TARIKH : 20 MEI 2016 MASA : 8.30 PAGI

TEMPAT : DEWAN MESYUARAT UTAMA UMAR AL-KHATTAB IPGKTAA

KEHADIRAN :

1. En. Mohd Rasdi bin Saamah

2. En. Abdul Ramit bin Sulaiman
3. En. Azamri bin Abdul Rahim
4. En. Abdul Halim bin Abdul Wahab
5. En. Dzulkarnain bin Abdullah
6. En Shahnam bin Abd. Rashid
7. Pn Zuharni bin Abdul Malek
8. Cik Zuraidah bt Baharuldin
9. Pn. Suzana binti Harun
10. Hj Abdul Ghaffar bin Jaafar
11. Pn Mimmi Ikhwani binti Khalid
12. Pn Lim Woon Hua
13. En Fazli bin Mohd Bazin
14. En Shaifuddin bin Salleh

AGENDA

1. ALUAN PENGERUSI

1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab al-Fatihah.

1.2 Pengerusi mesyuarat En Rasdi mengalu-alukan kehadiran semua ahli jawatankuasa
induk MPPPB yang dilantik.
1.3 Pihak IPGKTAA mendapat jumlah rasmi bagi kemasukan PDPLI Interim SJKC
Bahasa Cina dan PAKK Ambilan Jun 2017.
1.4 Pengerusi mengharapkan pendaftaran nanti berjalan dengan lancar dan perlu ada
post-morten selepas tamat minggu MPPPB.
1.5 Semua urusan tempahan dewan atau bilik-bilik perlu disiapkan sebelum cuti
semester.

2. TAKLIMAT MINGGU PENDAFTARAN DAN PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

2.1 Pengerusi meminta semua AJK merujuk senarai AJK untuk pengesahan dan
membuat beberapa pindaan berkaitan senarai AJK yang dicadangkan.
 2

2.2 Pengerusi merujuk perincian tugas AJK yang disertakan serta menjelaskan bidang
tugas setiap jawatankuasa.
2.3 En Ramit, Timbalan Ketua Jabatan HEP mengutarakan berkaitan dengan sijil asal
perlu disertakan semasa proses pendaftaran.
2.4
2.5 Pn Padilah mencadangkan ketua taklimat kolej kediaman ialah Tn Hj Abdul Ghaffar
sebagai ketua warden.
2.6 Pengerusi juga menegaskan bahawa makanan perlu disediakan 4 kali sehari
walaupun di bulan puasa. Bagi pelajar Islam (bungkus dan sahur).
2.7 Bagi Majlis penutup, pensyarah yang tidak dapat hadir perlu menunjukkan surat
tunjuk sebab
2.8 Dr Abd Shatar sekali lagi menegaskan supaya majlis dapat berjalan dengan lancar
dan setiap dokumen perlu diperiksa dengan teliti.

3. TAKLIMAT KHUSUS KETUA UNIT DATA, REKOD DAN PENDAFTARAN

3.1 Taklimat disampaikan oleh En. A Zamri bin Abdul Rahim Khusus menerangkan
berkaitan dengan proses pendaftaran pada 13 Jun 2016 yang antara lain menyentuh
berkaitan dengan skop tugas Ahli Jawatan Kuasa yang dilantik.
3.2 Bagi pendaftaran PPISMP ambilan Jun 2016, akan diadakan di DKA manakala
Pendaftaran PISMP ambilan Jun 2016 akan diadakan di DKB.
3.3 Bagi hal-hal berbangkit, KU data, rekod dan pendaftaran akan berjumpa secara
individu dengan AJK yang terlibat.
4. TINDAKAN DARIPADA AJK-AJK YANG TERLIBAT

4.1 Moral
Tajuk Ceramah akan disediakan oleh penyelaras iaitu En. Hegretul Al-Amin. Tempat
ceramah akan ditentukan sendiri oleh penceramah. Nama-nama penceramah akan
diberikan secepat yang mungkin.
4.2. Riadah
En. Hamidi menyatakan, riadah akan disesuaikan mengikut kesesuaian bulan ramadan.
4.3 Kelengkapan asas
En. Abdul Ramit menyatakan bahawa stok lama masih cukup untuk menampung
keperluan pendaftaran PPISMP ambilan Jun 2016.
4.4 Dokumentasi
Wakil JPP bersetuju untuk membuat dokumentasi tetapi perlu diperiksa oleh pensyarah
di HEP.
4.5 Fotografi
Perlu menyediakan surat rasmi kepada KU Media pada hari pendaftaran dan Majlis
penutup.
4.6 Keselamatan / Disiplin
Pengerusi menegaskan kelancaran trafik perlu berjalan dengan lancar.
 3

5. HAL-HAL LAIN

5.1 En Ramit mengucapkan terima kasih kepada puan Fazilah kerana kesudian
menerima tanggungjawab sebagai mentor kepada PPISMP ambilan Jun 2016 nanti.
5.2 Ketua Jabatan HEP memohon supaya pendaftaran berjalan dengan lancar, teratur
dan akur dengan jadual MPPB yang di rancang. Mohon juga kepada En Shaifudin
supaya dapat menyediakan banner pada hari pendaftaran bagi mengalu-alukan
kehadiran pelajar baharu.
5.3 Dr Abd Shatar menegaskan bahawa majlis penutupan perlu dibuat pada sebelah
petang supaya tidak menggganggu masa kuliah pelajar.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 9..45 pagi dengan bacaan tasbih kaffarah dan surah al-Asr.

Disediakan oleh: Disemak oleh :

.................................................. ..........................................

( A ZAMRI BIN ABDUL RAHIM) ( SHAFIE BIN MAJID )

Penolong Setiausaha Timbalan Pengerusi
AJK Induk MPPB AMBILAN AJK Induk MPPB AMBILAN
JUN 2016 Jun 2016