MANUAL

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

A. Reyes Ponce
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se
concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"
Graham Kellog
"El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a seguir para
lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo".
Terry G. R.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser
utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Continolo G.
"Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un
determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos
del personal operativo".
Duhat Kizatus Miguel A.
Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones
sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la menor ejecucin del trabajo.
Hamilton, A. (2006)
Los Manuales son una de las herramientas ms eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias, porque ellos documentan la tecnologa acumulada hasta ese momento sobre un
tema.
Los Manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a
cualquier organizacin normalizar su operacin. La normalizacin es la plataforma sobre la que
se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organizacin dndole estabilidad solidez. Un
Manual es un instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y
sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos
de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institucin.
Un manual es un conjunto de documentos que, partiendo de los objetivos fijados y las polticas
implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades,
traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizar, que actividades han
de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen
una gua para el personal que ha de realizarlas. Si bien existen diferentes tipos de manuales, que
satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo
sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los
miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son
cumplidas.
TIPOS DE MANUALES
Hamilton, A. (2006):
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos,
pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance
- Generales o de aplicacin universal.
- Departamentales o de aplicacin especfica.
- De puestos o aplicacin individual.
Por su contenido
- De historia de la empresa o institucin.
- De organizacin.
- De polticas.
- De procedimientos.
- de contenido mltiple (manual de Tcnicas)
Por su funcin especfica o rea de actividad.
- De personal.
- De ventas.
- De produccin o ingeniera.
- De finanzas.
- Generales, que se ocupen de dos o ms funciones especficas.
- Otras funciones.
Manuales de historia de la empresa
George R. Terry (1993):
Muchos patrones sienten que es importante darle a los empleados informacin con respecto a
la historia de la compaa, sus comienzos, crecimientos, logros, administracin y posicin
actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento que apoya
a la empresa con la que est asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensin,
aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compaa.
El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a s mismo dentro del cuadro
total. La informacin histrica por lo comn se incluye como parte de la presentacin a un
manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal.
Manuales de organizacin
C.L. Littlefield (1960):
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la
relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados
de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas del lmite de
autoridad, entre otras cosas. Los manuales de organizacin se usan donde se desea una
descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elabora ordinariamente con base en
los cuadros de la organizacin, los cuales se acompaan de las descripciones de los diferentes
puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos
manuales en atencin a la funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de
relaciones con los dems.
Manuales de poltica
Graham Kellog, (1997):
Los manuales de poltica, tambin llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian
las reglas de la organizacin. En este tipo de manuales se exponen los 10 ( 10,000)
mandamientos de la compaa. Los manuales muchas veces incluyen una declaracin de
objetivos de la empresa y otros slogans que expresan una poltica. Los manuales de polticas
ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de polticas comerciales, de
produccin, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre polticas generales.
Conceptos de Manuales segn Gmez Ceja, (1997):
Manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos, tambin llamados manuales de operacin, de prcticas, de
instruccin sobre el trabajo, estndar, de rutinas de trabajo, de trmites y mtodos de trabajo.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades
que deben seguirse en la relacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms
de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
responsabilidad y participacin. Adems, se cataloga como el libro de los comos. Como
resolver una reclamacin de un cliente.
Manuales de contenido mltiple
Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no
resulten siempre bien definidos. Algunos de los manuales de oficina parecen estar diseados
intencionalmente para varios fines.
Manuales de tcnicas
Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas de una
actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano responsable
de la actividad y como informacin general para todo el personal interesado en esa actividad.
Manuales de puestos
Tambin llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los
procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo
contiene la descripcin de las labores, sino que explica cmo deben ejecutarse, es un manual
de organizacin y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido
mltiple.
Manuales de personal
Tambin llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual de
empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administracin de
personal, pueden elaborarse destinados tres clases de usuarios:
- Para el personal en general.
- Para los supervisores.
- Para el personal de departamento o unidad de personal.
Manuales de produccin o ingeniera
Estos se utilizan para coordinar el control de la produccin, fabricacin, inspeccin y personal
de ingeniera.
Manuales de finanzas
Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones numerosas
y especficas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes de la empresa,
para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la administracin.
Manuales generales
Es usual que un manual no trate solo en un rea de actividad exclusivamente, sino que aborde
dos o ms caractersticas especficas. Puede darse el caso de que una empresa tenga un solo
manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los diferentes tipos de
manuales.
Manuales de otras funciones
Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate (correspondencia,
intendencia, conserjera.)
Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
MANUAL DE ORGANIZACIN
El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de
trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
MANUAL DE POLTICAS
El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS.
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir
por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
MANUAL DEL ESPECIALISTA.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.
MANUAL DEL EMPLEADO
El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados
que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se
les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de
empleados, derechos, obligaciones, etc.
MANUAL DE PROPSITO MLTIPLE.
El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.
OBJETIVO DEL MANUAL
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la consecucin de
los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar,
modificar o desechar tomando como base de anlisis las actividades de los puestos creados para
la consecucin de dicho objetivo
IMPORTANCIA DEL MANUAL
El manual de procesos y procedimientos tiene como propsito fundamental servir de soporte
para el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de
cumplir con cada competencia particular asignadas por mando constitucional o legal, con la
misin fijada y lograr la visin trazada.
El manual se basa en un modelo de operacin por procesos, lo que permite administrar la
entidad pblica como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y
disponer de los recursos necesarios para su realizacin. En las organizaciones en que no se
utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a travs de comunicados
internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos
instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar
difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones registradas a travs
de comunicados aislados.
UTILIDAD DEL MANUAL
Los manuales son de gran utilidad ya que cuenta con varias ventajas que se menciona
a continuacin:
- Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
- Auxilian en la induccin al puesto.
- Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
- Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
- Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
- Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina
- Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la
informacin.
- Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
- Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
- Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
- Son guas del trabajo a ejecutar.
BIBLIOGRAFIA:
Informacin tomada de la tesis previa a la obtencin del ttulo de Ingeniero en Contabilidad y
Auditora de la Universidad Politcnica Salesiana (sede Guayaquil) de la Srta. Mara
Auxiliadora Snchez Olaya.