Resumen.

El fondo de aja chica es un fondo de efectivo que se ha destinado por parte de la

empresa para hacer uso de l en caso que un departamento lo necesite y a el cual se le
haya asignado este fondo de efectivo de caja chica. En su mayora las compaas
tienen algunos departamentos con acceso a cajas chicas ya que estos las necesitan
alguno ejemplos de departamentos que casi siempre utilizan cajas chicas son ventas,
tiendas, RRHH, mercadeo etc. Este dinero lo destinan para cubrir pequeos gastos en
sus departamentos como son compra de agua y materiales de limpieza como ejemplo.

A continuacin pondremos algunos segmentos de como se compone una caja chica en

una empresa:

1. La audiencia.
2. El propsito.
3. La creacin de fondo fijo.
4. Custodia y liquidacin de fondos.
5. Uso del fondo fijo.
6. Anticipos de fondos por medio de vale de caja chica.
7. Reembolsos de gastos.
8. Registros.
9. Faltas y sanciones.

La audiencia: En este documento se relaciona a los responsables de buen manejo y

custodia de la caja chica utilizando formatos de liquidacin caja chica y vales de aja
chica.

El propsito: Este reglamento establece los procedimientos a crear, su buen manejo,

reposicin, liquidacin, y control de fondos de la caja chica asignada.

La creacin de fondo fijo: La creacin de este fondo se solicitara al contador y contralor

quienes evaluaran y autorizaran para poder asignar un fondo de caja al departamento
solicitado, pero siempre teniendo presente el flujo de gastos de la unidad de
departamento que los solicita.
Custodia y liquidacin de fondos: En este segmento se identificara a la persona
responsable del efectivo de la caja chica asignada, as como la solicitud de reposicin
de gastos cuando se haya consumido un 50% de gastos del departamento. El contralor
ser el encargado de hacer arqueos de caja chica peridicamente para velar por su
correcto manejo.

Uso del fondo fijo: En esta poltica se implementara lo siguiente:

1. Los gastos que se ejecuten debern de estar debidamente autorizados por su

necesidad de gato necesario.
2. Las autorizaciones se realizaran por los jefes inmediatos o cuentas por pagar.
3. La asignacin de las cuentas de presupuestos es responsabilidad de cada
departamento.
4. No se permitir dos o ms facturas para la compra de un mismo artculo.
5. Toda factura que compruebe gastos del rea deber estar firmada por el jefe
de rea.
6. Todos los gastos de caja chica debern estar reembolsados durante el mes.

Anticipos de fondo por medio de vales de caja chica: Para que un empleado de la compaa
pueda obtener fondos por este medio deber:

1. Solicitar al encargado un formato de caja chica para llenar con un mximo posible de
L350.00.
2. Solicitud de la firma del jefe inmediato.
3. Entregar el val de caja chica con firma de solicitante y jefe inmediato al encargado del
fondo de caja chica.
4. En los prximos 3 das deber a proceder a liquidar dicho anticipo con la presentacin
de facturas contables
Reembolsos de gastos: Los reembolsos de caja chica en el caso de que el empleado pague con
su propio efectivo tendr que hacer lo siguiente para liquidar su reembolso:

1. Entrega de facturas a nombre de la empresa con su RTN correcto.

2. Luego presentar las facturas al encargado de caja chica para su pronto reembolso.
3. Las facturas deben contener una aclaracin del gasto que se justifique.
4. La fecha de la factura debe corresponder al gasto.

Registros: Los registros son los requisitos contables que respaldan los gastos como ser:
Razn social, direccin, etc.

Faltas y sanciones: Las faltas y sanciones constituyen la correccin y el castigo por el no

realizar lo las funciones correctas si el colaborador no liquida los anticipos en el tiempo
establecido en el termino de 3 das se proceder a lo siguiente:

1. Ya no se le otorgara un nuevo anticipo de vale al departamento ni le ser

reembolsado el vale pendiente.
2. Si no se procede a liquidar los anticipos antes que es mes termine se proceder
a realizar el cobro por planilla al empleado.
3. Si las facturas no son presentadas al departamento de contabilidad en el mes
actual no sern reembolsadas.
4. Bajo ninguna circunstancia los fondos de caja chica sern utilizados para
cualquier colaborador que solicite un anticipo.
5. Si durante los arqueos de caja existiese un faltante este debe ser cubierto de
inmediato y se le extender un expediente al responsable de caja chica.
6. Cualquier uso indebido ser considerado como falta grave y podra ser
considerado causa de despido.