You are on page 1of 14

PENGERTIAN PROYEK

1. Proyek adalah suatu rangkaian (series) pekerjaan yang bertujuan untuk memproduksi
suatu hasil (output) dalam suatu jangka waktu tertentu.
2. Proyek juga dapat dipandang sebagai suatu investasi terkecil yang secara ekonomis dan
teknis dapat dijalankan (feasible)
MANAJEMEN PROYEK
Manajemen proyek meliputi kegiatan perencanaan (planning), pengarahan (directing), dan
pengendalian (controlling) sumber-sumber (resources), manusia, peralatan, dan bahan
yang terbatas untuk memenuhi spesifikasi teknis, biaya, dan waktu untuk penyelesaian
proyek.
ORGANISASI PROYEK
Sebelum memulai proyek pimpinan harus memutuskan bentuk dari organisasi proyek:
1. Proyek murni (pure project).
2. Organisasi proyek di bawah suatu bagian fungsional (functional project).
3. Organisasi proyek dalam bentuk matrix (matrix project).
PURE PROJECT
Pure project merupakan organiasi proyek yang berdiri sendiri dan dipimpin secara penuh
oleh seorang pimpinan yang secara full time pula bertanggung jawab melaksanakan suatu
proyek.
Kelebihannya
1. Manajer proyek bertanggung jawab penuh terhadap proyek.
2. Anggota team melaporkan pekerjaannya kepada seorang pimpinan.
3. Jalur komunikasinya pendek, sehingga keputusan dapat segera dibuat.
4. Kebanggaan, motivasi, dan commitment anggota team biasanya tinggi.
Kelemahannya
1. Adanya duplikasi pemakaian resources karena peralatan dan tenaga manusia tidak
dibagi dalam pekerjaan-pekerjaan proyek.
2. Organisasi proyek berdiri sendiri dan terpisah dari kantor pusat, sehingga aturan,
kebijakan, dan tujuan dapat bertentangan dengan kantor pusatnya.
3. Organisasi proyek hanya seumur proyek saja, sehingga ada kekhawatiran dari anggota
team tentang pekerjaan setelah proyek selesai, sehingga mereka cenderung menunda
(delay) penyelesaian proyek.
FUNCTIONAL PROJECT
Merupakan proyek-proyek di bawah fungsi-fungsi organisasi perusahaan. Misalnya proyek di
bawah bagian pemasaran, produksi, R&D, engineering, dan sebagainya.
Bagan 1
Organisasi Proyek Fungsional

Kelebihannya

1. Anggota team dapat mengerjakan beberapa proyek.


2. Tenaga ahli proyek ada dalam organisasi fungsional perusahaan (misalnya, di bagian
R&D), sehingga bila ada anggota team yang keluar meninggalkan proyek, pekerjaan
tidak akan terganggu.
3. Adanya sinergy antara tenaga akhli (misalnya ahli kimia) dengan masalah-masalah
teknis proyek di lapangan.

Kelemahannya
1. Motivasi anggota team sering lemah.
2. Kebutuhan pelanggan (clients) sering dinomor-duakan, dan responnya lambat.
3. Aspek proyek yang diperhatikan terutama yang berkaitan langsung dengan bagiannya
(fungsional).
MATRIX PROJECT
Organisasi proyek berbentuk matrix (matrix project) terdiri dari gabungan antara pure
project dan functional project. Setiap proyek menggunakan resources dari berbagai
bagian dalam organisasi perusahaan.

Bagan 2
Organisasi Proyek Matrix
Kelebihannya

1. Komunikasi antar bagian menjadi semakin erat.


2. Manejer proyek bertanggung jawab terhadap penyelesaian proyek.
3. Duplikasi pemakaian resources dapat diminimalkan.
4. Anggota team adalah karyawan perusahaan sendiri, sehingga mereka tidak khawatir
kehilangan pekerjaan setelah proyek selesai.
5. Kebijakan (policies) perusahaan induk tetap berlaku dan mendukung pelaksanaan
proyek.

Kelemahannya
1. Ada dua boss, manejer proyek dan manajer funsional. Masalah akan timbul bila anggota
team dihadapkan pada pilihan yang bertentangan di antara kedua boss tersebut.
2. Jika manejer proyek tidak kuat, maka proyek akan gagal.
3. Sering terjadi perebutan resources antara sesama proyek, maupun dengan bagian-bagian
dalam organisasi perusahaan.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE
Meliputi:
1. Menentukan tujuan yang jelas
2. Membuat breakdown proyek ke dalam pekerjaan dan skedul pelaksanaan setiap
pekerjaan (kapan dimulai dan kapan selesai).
3. Membuat budget dan penilaian kinerja pelaksanaan dan penyelesaian proyek
4. Laporan tertulis.

Struktur pekerjaan digambarkan sebagai berikut:


1. Proyek
2. Tugas
3. Sub tugas
4. Paket-paket pekerjaan
KEGIATAN (ACTIVITIES)
Kegiatan (activities) merupakan bagian dari pekerjaan yang memakan waktu.
Aktivitas tidak selalu membutuhkan tenaga manusia (pada umumnya membutuhkan waktu,
tenaga, dan biaya). Misalnya, menunggu cat kering, di mata proyek adalah kegiatan.

Bagan 3
Struktur Pekerjaan

Berapa rinci dan berapa tingkat struktur pekerjaan akan dibuat? Bergantung pada:

1. Kemampuan seseorang atau organisasi untuk menyelesaikan suatu paket pekerjaan.


Misalnya pekerjaan land clearing untuk kebun kelapa sawit dibagikan kepada beberapa
kontraktor, misalnya setiap kontraktor hanya mengerjakan 1000 Ha lahan saja.

2. Anggaran yang dapat ditarik selama pembangunan proyek. Jika dana yang tersedia hanya
untuk pembebasan lahan, maka pekerjaan lain belum dapat dilaksanakan. Jika ada dana lagi,
maka dana tersebut akan digunakan untuk pembibitan. Selanjutnya, land clearing,
penanaman, dan perawatan.

NETWORK PLANNING
Network planning dikembangkan sejak tahun 1950-an, terdiri dari Critical Path
Method (CPM) dan The Program Evalation and Review Technique (PERT). CPM pada
mulanya digunakan dalam skedul perawatan processing plan milik Du Pont. CPM
mengasumsikan bahwa waktu pengerjaan suatu kegiatan dapat diperkirakan dengan tepat.
Sedangkan PERT digunakan pertama kali dalam proyek peluru kendali Polaris, milik
Angkatan Laut Amerika Serikat. Pekerjaan tersebut melibatkan lebih dari 3000 kontraktor.
PERT dikembangkan untuk menangani pekerjaan dengan waktu penyelesaian yang tidak
pasti. Tetapi dalam perkembangannya, kedua metode tersebut tidak ada bedanya.

NETWORK DIAGRAM

Nework diagram menggambarkan rangkaian kegiatan dan keterkaitan satu kegiatan


dengan kegiatan lain dalam suatu proyek.
- Jalur terpanjang dalam rangkaian kegiatan dalam suatu proyek disebut sebagai jalur kritis
(critical path).

- Jika salah satu kegiatan dalam jalur kritis tersebut tertunda penyelesaiannya, maka
penyelesaian proyek keseluruhan juga akan tertunda.

- Jika ingin mempercepat penyelesaian proyek, maka salah satu atau beberapa dari kegiatan
dalam jalur kritis dipercepat penyelesaiannya, tetapi dengan konsekuensi biayanya akan
meningkat.

Cara membuat network diagram:

1. Identifikasi kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu proyek dan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan setiap kegiatan tersebut.
2. Tentukan urut-urutan pelaksanaan kegiatan.
3. Buat network yang mencerminkan urut-urutan dan hubungan satu pekerjaan dengan
pekerjaan lainnya dengan cara berikut:
a. Tentukan pekerjaan yang pertama kali dilakukan.
b. Tentukan pekerjaan berikutnya yang mensyaratkan bahwa pekerjaan sebelumnya harus
sudah selesai. Misalnya pemasangan struktur bangunan (tiang dan balok) dapat dimulai
setelah fondasi selesai dilaksanakan.
4. Tentukan jalur kritis (critical path), yaitu jalur terpanjang dalam network diagram tersebut.
5. Tentukan early start time, early finish time, late start time, dan late finish time. Perbedaan
antara late start time (LST) dan early start time (EST) disebut sebagai slack time atau float.
Kegiatan yang berada di jalur kritis adalah yang mempunyai slack time sama dengan nol.

Tabel 1
Struktur Kegiatan Pembangunan Perkebunan Kelapa Sawit
Contoh: Network Diagram Pembangunan Rumah Tinggal.

Uraian kegiatan yang digambarkan pada Tabel 2 di bawah ini seharusnya diturunkan dari
Struktur Kegiatan dalam Tabel 1 di atas.

Tabel 2
Uraian Kegiatan Pembangunan Rumah Tinggal

Bagan 4
Network Diagram Pembangunan Rumah Tinggal
Tabel 3
Penentuan Jalur Kritis Otomatis (Diturunkan dari Network Diagram)

Catatan:
EST dan LFT diambil dari Network Diagram di atas
EFT = EST + Waktu
LST = LFT Waktu

Tabel 4
Data untuk membuat Gantt Chart
Untuk membuat grafik Gantt Chart, blok isi Tabel 4 (tidak termasuk judulnya), gunakan
pilihan grafik horizontal bar pada Excel. Dandani grafik tersebut sehingga tampil
seperti Bagan 5 di bawah ini.

Bagan 5

Gantt Chart Pembangunan Rumah Tinggal

Tabel 5
Waktu dan Biaya Crash Program
ALOKASI BIAYA DAN S-CURVE

Tabel 6
Alokasi Biaya Kegiatan

Tabel 7
Biaya Kegiatan Sepanjang Waktu Penyelesaiannya

Grafik 1
S-Curve
Cacatan:

S-Curve diturunkan dari akumulasi biaya pembangunan proyek dalam Tabel 7. Kita
dapat membuat dalam bentuk hubungan akumulasi biaya (Rp) dengan waktu atau akumulasi
prosentase biaya pembangunan proyek.

WAKTU PENYELESAIAN PROYEK TIDAK PASTI

Jika waktu penyelesaian kegiatan tidak begitu pasti, maka untuk menduga waktu
penyelesaian tersebut digunakan tiga perkiraan waktu:
- pesimis,
- netral,
- optimis.

Berapa probabilitas proyek akan selesai dalam waktu 15, 20, 21, atau 30 minggu?

a = waktu penyelesaian optimis

b = waktu penyelesaian normal


c = waktu penyelesaian pesimis

Varian waktu penyelesaian proyek tersebut adalah sebagai berikut:

Untuk menghitung probabilitas penyelesaian proyek terlebih dahulu kita hitung nilai Z untuk
men-transformasikan expected waktu penyelesaian proyek ke dalam distribusi Z.

D = waktu penyelesaian proyek yang diinginkan.

TE = Expected completion time (waktu penyelesaian proyek rata-rata).


2cp = Jumlah varian sepanjang jalur kritis.

Tabel 6
Perhitungan Expected Time dan Activity Variance
Tabel 7
Probabilitas Penyelesaian Proyek

Catatan:

Untuk menentukan probabilitas nilai Z, gunakan fungsi NORMDIST pada Excel


=NORMDIST(Nilai Z, Mean, Std, TRUE) di mana Mean = 0, dan Std = 1) atau
=NORMSDIST(Nilai Z).

Grafik 2
Probabilitas Penyelesaian Proyek
PENGENDALIAN PROYEK
Pengendalian proyek meliputi pengendalian kegiatan, biaya, dan waktu. Untuk
memudahkan dalam pengendalian digunakan grafik dan chart sehingga mudah dilihat dan
dimengerti. Di bawah ini dapat dilihat berbagai tools yang digunakan untuk pengendalian
proyek.
1. Gantt Chart (Bar Chart)
Gantt Chart (diperkenalkan pertama kali oleh Henry L. Gantt pada pembangunan
kapal selama Perang Dunia I).

Grafik 3
Pengendalian Proyek dengan Gantt Chart

2. Total Program Cost Breakdown

Grafik 4
Pengendalian Proyek Melalui Breakdown Total Biaya
3. Divisional Cost Breakdown

Bagan 5
Pengendalian Proyek Mela

lui
Breakdown Biaya Divisi

4. Cost and Performance Tracking Schedule

Grafik 6
Pengendalian Proyek Melalui Tracking Biaya
5. Milestone Chart

Bagan 7
Pengendalian Proyek Melalui Milestone Chart

Program simulasi manajemen proyek diaplikasikan dalam studi kelayak usaha. Visit our
website: fri-indonesia.com. FRI mengadakan program-program pelatihan berbasis
simulasi bisnis untuk penyusunan Rencana dan Anggaran Kegiatan Perusahaan (RKAP),
Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Studi Kelayakan Usaha, Valuasi, Merger &
Akuisi, Portofolio Saham dan Obligasi, dan pengukuran resiko usaha, resiko kredit dan resiko
pasar yang dihadapi sebuah perusahaan.