SISTEMA ALFABETICO POR NOMBRES Sector: COMERCIO Y SERVICIOS Médulo Ocupacional: ARCHIVO, RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOSCONTENIDO INTRODUCCION 5 OBJETIVO TERMINAL 7 1. Procedimiento general para archivar 9 1. Inspeccionar 9 2. Clasificar 10 3. Marcar 10 4. Distribuir 12 5. Archivar 13 Sugerencias 13 2. Principios de ordenamiento 15 Alfabético 15 Numérico 16 Cronolégico 7 3. Principios alfabéticos por personas naturales 19 Normas para ordenar nombres de personas naturales 22 Ejercicio 1 26 Ejercicio 2 27 4. Principio alfabético por razones sociales 29 Normas para ordenar nombres por razones sociales 29 Ejercicio 3 32 Ejercicio 4 33 5. Normas para consultar el archivo 35 6. Referencias cruzadas 37 7. Archivo de hoja de vida 39 Procedimiento para organizar un archivo alfabético por nombres de personas na- turales y razones sociales 40 PRUEBA FINAL 41 BIBLIOGRAFIA 47INTRODUCCION ARO aR EOS 9 RUN RRA IRIIEREE Oo El contenido de esta Unidad lo capacitaré para organizar alfabéticamente nombres de personas naturales y razones sociales, mediante la aplicacién de reglas precisas adoptadas universalmente. Acogiéndonos a la legislacién vigente y a la experiencia conseguida en las grandes empresas se pueden formular estas normas que se utilizan con ventaja, evitando conceptos personales no fundamentados en una técnica legal y experimental.OBJETIVO TERMINAL Al terminar el estudio de esta Unidad, usted estaré en capacidad de: Archivar alfabéticamente por nombres de personas naturales y de razones sociales, veinticinco (25) documentos en una ho! in margen de error. El tiempo promedio para el estudio de esta Unidad es de horas.1. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR OBJETIVO INTERMEDIO 1. Alfinalizar el estudio de este tema, usted deber4 identificar los procedimientos generales para archivar, sin margen de error. Para archivar los documentos debemos seguir el siguiente procedimignto: 1. INSPECCIONARAl comenzar el proceso de archivar es necesario revisar todos los docu- mentos. A veces pueden encontrarse papeles que equivocadamente se han colocado para archivar y no deben archivarse, o estan pendientes de trdmite. Hay que cerciorarse de que la correspondencia est4 aprobada y lista para archivar. Ademas se quitan los ganchos y clips de todos los documentos. . CLASIFICAR Después de realizada una concienzuda inspeccién de los documentos se determina el nombre, numero 0 fecha bajo el cual se organizara la corres- pondencia que se va a archivar, colocéndola en grupos homogéneos. 3. MARCAR Ya clasificada la documentacién se subraya el nombre, numero o fecha que se determind.11 Para sistema Para sistema Alfabético por Numérico Raz6n Social Codi PUBLICACIONES CIENTIFICAS S.A. 3. Av. (Calle) San Juan 127 18 Para slater Montevideo, Uruguay Alfabético Geogrfico Montevideo, 2 de junio de 1982 Doctor HERNAN BORDA P. Director General Estudios Hidrobiolégicos Ministerio de Agricultura Lima, Peri Para sistema Aifabético | Distinguido doctor Borda Paraisierernal por Numérico Asuntos |Ref.: Pedido No. 3882 para suscripcién Consecutivo Agradecemos su pedido para suscripcién a la Revista Hidrobid- légica de nuestra publicacién mensual A partir del mes de julio tendremos el gusto de enviarle la Revista, la cual recibiré durante un afio. Para sistema Cronolégico Le enviamos la factura No. 11630 para que sea cancelada el 15 de jupio, a nuestro agente en Lima, Sr. Carlos Garcia. Atentamente, Para sistema Alfabético JOSE MARIA LA TORRE por Nombres Agente de Ventas de Personas Naturales Anexo: factura4. DISTRIBUIR La correspondencia que se ha subrayado debe ordenarse alfabética numérica 0 cronolégicamente y: DIVERSOS TIPOS DE Dis- TRIBUIDORES. Sirven pa- +9 acelerar y facilitar la dis- ‘ribuci6n preliminar de los a. Se coloca en el clasificador. b. Se ordena como aparece en el archivador.13 5. ARCHIVAR Finalmente se coloca la correspondencia en el legajo de la carpeta correspondiente. cia y Pérez. Inc. SUGERENCIAS 1, Se deben quitar ganchos y clips. 2. Alinear y cuadrar bien los documentos. @ La perforacién de los papeles debe hacerse adecuadamente; para ello se revisa el perfecto funcionamiento de la perforadora, evitando descuadres . Siempre se debe archivar en orden cronolégico La persona que esté archivando debe ubicarse cerca del archivador. Al archivar debe sacarse legajo por legajo, no todo al tiempo. Nogos Debe establecerse una disciplina: ARCHIVAR DIARIAMENTE, por lo menos 15 minutos, preferible en las horas de la mafiana. 8. El archivo debe permanecer al dia.resumen, el procedimiento para archivar es el siguiente: . Inspeccionar . Clasificar . Marcar }. Distribuir ). Archivar —2. PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO OBJETIVO INTERMEDIO 2. Al terminar el aprendizaje de este tema, usted podré dife- renciar los principios de ordenamiento, sin margen de error. Por principio de ordenamiento se entiende la organizacién que se da a las carpetas, teniendo una base determinada y siguiendo una secuencia ldgica. Los principios universales de archivo son: ALFABETICO Llamado también nominativo, porque consiste en ordenar los nombres por las letras del alfabeto y se apoya en una base de conocimiento universal, que es el ALFABETO. Este principio es directo porque los documentos se pueden consultar leyendo el nombre en la carpeta.16 NUMERICO Este principio se apoya en los numeros. Es un sistema de clasificacién indirecta; no puede hacerse ninguna referencia directa al archivo. Requiere como auxiliar un tarjetero alfabético. LOS TRES ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO 1. Archivo numérico principal 2. Archivo alfabético misceléneo. 3. Indice de tarjetasCRONOLOGICO Se basa en la Cronologia o ciencia auxiliar de la historia, que computa el tiempo y nos dice cudndo ocurrié un suceso. En resumen, son principios de ordenamiento 1. Alfabético 2. Numérico 3. Cronolégico3. PRINCIPIO ALFABETICO POR PERSONAS NATURALES OBJETIVO INTERMEDIO 3. Al finalizar el estudio de este tema, usted podra ordenar 10 nombres de personas naturales, en un minuto, sin margen de error. En los sistemas alfabéticos se usan nombres para los titulos de las carpetas. En el arreglo alfabético los nombres se colocan en el mismo orden de las letras del alfabeto. Este principio se subdivide: . Por nombres de personas naturales. . Por nombres de razones sociales. . Por nombres de asuntos, conceptos, ideas, materias, temas, t6picos, etc. Para nuestro estudio lo vamos a denominar por nombres de asuntos. . Por nombres de lugares geogréficos, llamado también archivo geografico. POR NOMBRE DE PERSONAS NATURALES: Para explicar este ordenamiento debemos conocer primero la definicién de persona natural.20 “Son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe 0 condicién”. q Segun la Ley, el nombre comprende: el nombre. los apellidos, y en su caso, el seudénimo. Interpretando esta definicién para fines del archivo: LOS NOMBRES DE LAS PERSONAS NATURALES CONSTAN DE TRES UNIDADES: EL NOMBRE, LOS APELLIDOS, Y EN SU CASO, EL SEUDONIMO. Asi como en matematicas, unidad es la cantidad que se toma por medida o término de comparacién de las demds de su especie, en archivo la unidad es cualquier parte de un nombre completo que se compara separadamente con parte de otros nombres, para determinar el lugar que le corresponde. En el registro de nacimiento los indices se llevan por el sistema de tarjetas en estricto orden alfabético del primer apellido de los inscritos, que puede ser el del padre o el de la madre, seguin el casoDe esta forma: | ~ LOS APELLIDOS SON LA PRIMERA UNIDAD O PALABRA DE ORDEN. Ejemplo: El nombre de JOSE PAEZ ROJAS, consta de dos unidades: Primera Unidad o Palabra de Orden Segunda Unidad PAEZ ROJAS, y LILIANA ISABEL PARDO LLORENTE, también consta de dos unidades: Primera Unidad o Palabra de Orden Segunda Unidad Vf PARDO LLORENTE, Liliana Isabel" \ Para facilitar el ordenamiento de cada Unidad de clasificacién, es conveniente descomponerla por letras; veamos dos ejemplos: “En este caso el nombre es compuesto1. Carlos José Vélez José Arana Ramirez César Aranguren M. Luis Aranzazu Primera Unidad AV RIAINIA AJRIAINIG O Vélez, AIRIAINIG UREN M. ALRIAIN|Z A ZU 2. Josué Botero Carvajal José Botero Carvajal Antonio Botero Carvajal BLO} TIE|R B) O} TIEJR B} Oj TJEJR Ramirez, C}ALRIVIALJAY LU] Cy A} RYV| ALJT ATL] CLALRIV| A} JA] L] ARANGO Vélez, Carlos José ARANA Ramirez, José ARANGUREN M., César ARANZAZU, Luis Segunda Unidad José Carlos José César Luis BOTERO Carvajal, Josué BOTERO Carvajal. José BOTERO Carvajal Antonio [ A UE i le ANTONIO NORMAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES a. Si dos nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda.23 Ejemplo: MARIA ROSA BELLO LAFAURIE JUANA MARIA BELLO LAFAURIE ‘BELLO LAFAURIE, JUANA MARIA oO b. Nombres de mujeres casadas. Existen dos criterios, basados en dos necesidades especificas, que son los que han dado origen a las siguientes modalidades: Primera: En los paises de habla hispana el apellido paterno de la mujer casada no desaparece para efectos legales 0 comerciales. Basados en esta norma, los Bancos, Seguro Social, Registraduria Civil, Ministerios, Departamentos Administrativos y Dependencias Oficiales, toman como primer apellido el paterno. Esta forma ha sido adoptada también por un gran numero de Empresas Comerciales. La clasificacién en este caso es:24 Maria Victoria Rueda de Serrano Primera Unidad o Palabra de Orden Segunda Unidad [ RUEDA de Serrano, Maria Victoria \ Olga Martinez de Salazar [ MARTINEZ de Salazar, Olga \ En los casos de nombres de damas viudas, la norma no se altera; solamente se antepone al apellido del esposo, las palabras “viuda de” Ejemplos: POSADA viuda de Pérez, Leonor @ La preposicién “de” y las palabras “viuda de” no constituyen unidad de clasificacién. Segunda: La otra norma, bastante difundida en las empresas privadas y que tienen su origen en la implantacién y aceptacién en nuestro medio comercial de costumbres americanas, consiste en tomar como primer apellido el del esposo.Ejemplos: PEREZ, Leonor Posada viuda de ® OBSERVACION: Se consignan en esta Unidad estas dos normas, porque en Auestro medio ambas se aplican. y por esta circunstancia al llegar a una empresa, usted tendra que seguir aquella que tenga implantada la misma. Para efecto de nuestro estudio sélo trabajaremos con la primera regla.EJERCICIO 1 El Almacén “El Palacio de las Alfombras”, desea organizar su archivo y para ello tiene la siguiente lista de client José de Jess Bejarano Diaz Adalberto Beltran Clavijo Luis del C. Gémez Arrubla Héctor Gonzalo Mancipe Julio Enrique Jaramillo Salgado Carmen Hurtado de Gomez Rosario Vargas de Cubillos Alberto Gémez Jurado Hidalgo Luis De la Rosa Rios INSTRUCCIONES PARA LA ORGANIZACION DEL EJERCICIO 1. Marque la palabra de orden. 2. Determine las guias. 3. Establezca el orden prioritario de los marbetes. 4, Elabore el ejercicio.EJERCICIO 2 Siguiendo las instrucciones dadas en el ejercicio 1, organice la lista del grupo de Auxiliares de Contabilidad. Marco A. Montafio Russi Rafael Lépez Rincén Juan Pardo Pachon Fanny L6pez viuda de Grisales Milton Mier Gonzélez Rubio Sara Luz De la Pava de De la Torre Alfonso Castillo Arias Héctor G. Santander Osorio Amanda Garcia de Castellanos Hernando Ruiz4. PRINCIPIO ALFABETICO POR RAZONES SOCIALES OBJETIVO INTERMEDIO 4. Al finalizar el estudio de este tema, usted podré ordenar 10 nombres de razones sociales, en un minuto, sin margen de error. La raz6n social o firma social es el nombre bajo el cual se conoce la empresa y debe encontrarse registrada en la Camara de Comercio. J'|_FONDO NACIONAL DEL AHORRO. NORMAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES SOCIALES a. Debe clasificarse tal como aparece registrada. Ejemplo: Compafiia de Gas y El Por esta razon, las empresas tendran tantas unidades cuantas resulten de su firma social, salvo el caso de los articulos, preposiciones y conjunciones, que no se consideran como unidades de clasificacién.30 b. En los nombres de empresas, se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo el caso de que una raz6n social esté registrada en esa forma. Ejemplos: 7 J.V.MOGOLLON NS J.GOMEZ — er LABORATORIOS J. G. B. S A MUEBLES |. M. P, > c. Las letras sueltas que no pertenecen a abreviaturas, se consideran como unidades independientes. Ejemplos: ~ ALMACEN A. B. C. ~ ~ EMISORA H. J. C. K, — ~ CONFECCIONES LA Y ~ d. Cuando en el nombre de una empresa existen nimeros, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo. cuando en el nombre de una raz6n social exista un numero que sea consecutivo, como en el caso de Notarias, Juzgados, Almacenes en cadena, etc., éste conserva el orden numérico. Ejemplos: EMISORA 1020 EMISORA MIL VEINTE “6 Almacén Avenida 100 ee ALMACEN Avenida Cien MS31 Le Notaria 7a. Se NOTARIA 7a. SS es Juzgado 23 Civil Municipal = \— e. En algunas razones sociales hay palabras comunes, tales como: Compajias, Sociedades, Empresas. Estas son las que vienen a constituir un grupo, genérico y para efectos de archivo, no constituyen “palabra de orden”, sino la subguia. En la clasificacion se organiza a partir de la segunda. Ejemplos: GM Ce ae Siderdrgica del Muna ame Nacional de Chocolates Dealt, oe Industrial Colombiana ak wa Transportadora Lida. a ate ‘Aseguradora S. A —— —_ Suramericana de Seguros poe f. Se debe evitar el uso de siglas. Pueden aparecer después de la razn social, entre paréntesis, para aclarar y ademés evitar el uso de la referen- cia cruzada. Las mas conocidas aparecen como tales: ‘Aerovias Nacions de Colombia (AVIANCA) 7 inaitato Colombiana de Adminisiacion (INCOLDA) 7 inattuto de Marcadoo Aaropecuerio (EMA) N ~Y Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) el __/trosiacion Golombiana de Aviedores Gives (ACDAG)32. EJERCICIO 3 De acuerdo con las instrucciones suministradas en el archivo de personas naturales, debe organizar las carpetas de nombres de Razones Sociales de la “Distribuidora El Dorado S.A.” Ediciones Tercer Mundo Todoempleo Céntrico Pedro Gémez y Cia. Compafiia Financiera Internacional S.A. Radio 1020 Acerias de los Andes Ltda Juzgado 27 Civil Municipal Casa de Toro S.A.EJERCICIO 4 ; instrucciones de los ejercicios anteriores, organice la lista de tes del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Industria Colombiana de Llantas (ICOLLANTAS). Industria Eléctrica Edec.5. NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO OBJETIVO INTERMEDIO 5. Al finalizar el es- tudio de este tema, usted podré consultar el archivo, sin margen de error. Los papeles se archivan en determinado orden, principalmente para encon- trarlos r4pidamente en el momento en el cual se necesiten. Para que la busqueda sea rapida y segura, siga estos pasos: 1. Determine el nombre, numero o fecha correspondiente al documento que se deba buscar. 2. Imagine el nombre, numero o fecha escrito en el archivo, es decir, con la primera unidad Determine la primera unidad. Localice la guia principal (letra, numero o fecha). Localice la subguia. Localice la carpeta Localice el legajo dentro de la carpeta. Localice el documento dentro del legajo eer eoane Ponga una sefial en este sitio y entregue al interesado.36, 10. Haga firmar la gula de afuera y de seguimiento. 11. Coloque una guia de-afuera en el sitio de donde se retiré la carpeta. ; 12. Coloque la gua de seguimiento en el archivador correspondiente. ‘ ORIGINAL Archivo de seguimiento para préstamo de documentos. Guias Diarias: van detrés de la guia del mes en curso Gulas Mensuales: la correspondiente al mes en curso va siempre al frente.6. REFERENCIAS CRUZADAS OBJETIVO INTERMEDIO 6. Al terminar el estudio de este tema, usted podré elaborar las referencias cruzadas y consultar docu- mentos que las utilicen, sin margen de error. Las referencias cruzadas son una ayuda para encontrar documentos cuyo sitio en el archivo no sea muy prdctico y puedan ser buscados bajo diferentes denominaciones, En cada uno de los sitios dudosos se coloca la Hoja de Referencia Cruzada, indicando bajo qué nombre o numero se encuentra archivado realmente el material. Ejemplo: INSTITUTO NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Aparecerla en el archivo la carpeta rotulada, asi INA Posteriormente se cambié el nombre de esta organizacién por el de INSTITUTO. DE MERCADEO AGROPECUARIO. Se procedié entonces a abrir una nueva carpeta, a donde se trasladé toda la documentacién con la siguiente deno- minaci6n: IDEMA38 En la carpeta anterior, INA, se colocé una tarjeta de Referencia Cruzada, asi: Nombre: INA Archivado en: IDEMA (nueva raz6n social) Aunque en ocasiones la referencia cruzada se utiliza una vez creada la necesidad, por ejemplo: 1. Cuando una firma comercial se conoce con dos nombres. . Cuando hay duda en la interpretacién de la sigla de una razén social. . En razones sociales que indiquen dos o més personas de apellidos diferentes. . En nombres de organizaciones que tienen determinada persona actuando como administrador y bajo el cual podria referirse al archivo. 5. Cuando haya cambio de nombre o raz6n social. . Cuando se identifica mas a una persona por un mote 0 apodo, que por su propio nombre. En los archivos por asuntos 0 materias es frecuente encontrar gran numero de Referencias Cruzadas. Sin embargo, no es practico que tenga que recurrirse siempre a ellas. Los nombres escogidos deben ser lo mAs significativos y técnicos y las Referencias Cruzadas deben limitarse a casos determinados, en donde presten solamente una ayuda para localizar documentos. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA NOMBRE O MATERIA: Ramos, S. J (ver) NOMBRE O MATERIA: Aivarez. Jorge7. ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA OBJETIVO INTERMEDIO 7. Al terminar este tema, usted podrd organizar un archivo alfa- bético de Hojas de Vida, sin margen de error. Las Hojas de Vida se archivan alfabéticamente, siguiendo para cada caso las normas establecidas. Este archivo por su caracter confidencial se lleva en la oficina de Relaciones Industriales, Personal o Gerencia. “Cada documento de un legajo de hojas de vida. debe ir foliado (numerado y rubricado); no debe retirarse ningun documento de él. En el caso de las llamadas de atencién, sanciones, suspensiones, etc., segun el Cédigo Labo- ral y el Reglamento Interno de la Empresa, pierden vigencia después de determinado tiempo. pero se continuan conservando dentro del archivo. De acuerdo con el tipo de empresa, existe un indice de ordenamiento de los documentos de las hojas de vida, siempre siguiendo el orden cronolégico.PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO. ALFABETICO POR NOMBRES DE PERSONAS. NATURALES Y RAZONES SOCIALES . Rotular correctamente las carpetas. . Marcar los legajos. . Hacer gulas principales, y si es necesario, guias auxiliares o subgulas. . Armar el archivo, agrupando las carpetas detras de las guias o subgulas, siguiendo las normas para la ordenacién de los nombres.41 PRUEBA FINAL . Cite los procedimientos generales para Archivar. . Interprete los principios de ordenamiento. . Concepto de Referencia Cruzada y cite dos razones para su utilizacién con ejemplos.4. Identifique las normas para consultar el archivo. 5. Dado el material necesario para archivar alfabéticamente los nombres de personas y razones sociales, usted deberd archivar 25 documentos en una hora, sin margen de error.RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS EJERCICIO 1 eet a) Héctor Gonzi es eee Te | ts aaa) 1 a TA So) poe | ae a | Clavijo. Jee eS) SE pee SS] Diaz, m4 = Jesus44 EJERCICIO 3 reece CASA Toro SA,45 RESPUESTAS A LA PRUEBA FINAL 1. Verifique su respuesta en la pagina 14. 2. Verifique su respuesta en las paginas 15 217. 3. Verifique su respuesta en las paginas 37 y 38 4, Verifique su respuesta en las paginas 36 y 361. Principios generales para archivar. 2. Principios de ordenamiento. 3. Identificar sistema alfabético 0 nominativo por nombres de personas naturales. 4. Identificar sistema alfabético o nominativo por nombres de razones sociales. 5. Identificar normas para consultar el archivo. Ws 6. Identificar referencia cruzada. 7. Archivo de hojas de vida. SS ee ee eeeBIBLIOGRAFIA Gorbea, Josefina Q. de; Garcia Diaz, Eva S, de; Vela, Olga M. de. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. V97 South-Western Publishing Co., 1977. cuarta edicién. Kahn, Gilbert; Yerian, Theodoro; Stewart Jr, Jeffrey R. Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos, McGraw-Hill, Bogoté, 1980. Lytton, Gaston. Conferencias sobre Técnicas de Archivo. Instituto Colombiano de Cultura, Bogota. 1972. Ortega Torres, Jorge. Codigo de Comercio. Editorial Temis, Bogoté, 1978, sexta edicién. “SENA”, Servicio Nacional de Aprendizaje. Guia de Técnicas de Oficina. Archivo, Documento No. 150, Bogoté, 1974.