GUIA BSICO SOBRE

NOTAS FISCAIS ELETRNICAS

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1. INTRODUO:

O objetivo deste guia explicar diversas facetas da Nota Fiscal eletrnica (NFe). Desde
a modernizao da emisso, assim como a automatizao de processos e como isso
afetou a operao de todas as empresas no Brasil.

Apesar da modernizao um grande problema ainda assombra a gesto de NFes:

a dependncia das empresas para receber por e-mail os arquivos XML de seus
fornecedores, para que os mesmos sejam validados, escriturados e armazenados.

O Arquivei nasceu aps a percepo da necessidade do recebimento rpido e fcil de

NFes e XMLs fiscais por uma equipe liderada por engenheiros e mestres da USP. Hoje,
a plataforma do Arquivei usada por companhias como Mc Donalds, Lenovo, Heinz e
milhares de PMEs e escritrios de contabilidade em todo pas.

Este guia abrange informaes importantes sobre NFes, alm de dicas da equipe
Arquivei para o empreendedor ou contador que lida com essas notas todos os dias.
Aqui tambm explicamos sobre a consulta automtica de NFes por que isso pode ser
sensacional para todas as empresas e escritrios contbeis.

Se voc trabalha em uma empresa que lida com centenas ou milhares de NFes, de
duas uma: ou voc tem um departamento inteiro voltado para garantir que todos os
documentos que foram recebidos, ou voc est deixando muitas NFes para trs e corre
o risco de futuramente ser duramente penalizado pelo fisco.

Caso voc se encaixe em um do dois perfis, quero te convidar para conhecer o Arquivei
e ver como sua vida e a da sua equipe podem ser mais produtivas com a garantia de
ter todas as NFes no final do dia para fazer o SPED.
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2. O QUE A NOTA FISCAL ELETRNICA?

2.1 Conceito

Trata-se de um documento para finalidades fiscais, que armazenado apenas em

meio digital e serve para documentar uma operao de circulao de mercadorias.
A NFe foi instituda para substituir o modelo tradicional de papel em todo o territrio
brasileiro, possibilitando o acompanhamento em tempo real das operaes pelo Fisco
e simplificando as obrigaes dos contribuintes. Sua validade jurdica garantida pela
assinatura digital do remetente, que assegura a autoria e integridade, e pela recepo
do documento eletrnico pela administrao tributria.

As administraes tributrias enfrentam dificuldades de adaptao com processos

digitais do comrcio e das transaes entre contribuintes pois, cada vez h mais
transaes efetuadas e, na mesma proporo, aumentam os custos para o Estado
detectar e prevenir sonegaes.

J os contribuintes precisam contar com recursos humanos e materiais para o registro,

contabilidade, armazenamento, auditoria interna e prestao de contas ao governo,
atravs de declaraes e obrigaes acessrias. Sem dvidas, o custo de documentos
em papel e de seu armazenamento fsico alto.

O objetivo da NFe modernizar a administrao tributria brasileira, reduzindo

custos e a burocracia, facilitando o cumprimento das obrigaes e o pagamento de
impostos e contribuies. Alm de fiscalizar atravs da troca de informaes entre as
administraes tributrias.

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2.2 O que so as NFes e NFSes

NF-e
Com o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), diversos sistemas contbeis DANFE
passaram para o formato digital. Abaixo, veja dois modelos de Nota Fiscal no formato
eletrnico:

NFe: desenvolvida para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1-A, utilizada nas
operaes de venda de produtos e tem implementao nacional;

NFSe: substitui a Declarao de Servio, um documento exigido pelo municpio e que

est relacionado cobrana do Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza (ISS).
Sua implementao diferente para cada cidade, por isso a empresa interessada deve
consultar a prefeitura para mais informaes.

2.3 Nota Fiscal, DANFe e XML

A nota fiscal representada por um arquivo digital de formato XML, que possui o
certificado de autorizao e segurana.

Para permitir a fcil visualizao dos contedos da nota, existe o Documento Auxiliar
de Nota Fiscal eletrnica (DANFe), que normalmente um documento impresso que
acompanha o produto e contm um resumo da nota fiscal em si.

Contudo, o DANFe no possui validade jurdica e no representa a nota de fato. A nota

fiscal oficial o arquivo XML. Quando solicitado, o contribuinte dever apresentar
administrao tributria o arquivo digital devidamente autorizado.

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3. OBRIGADOS A EMITIR NFES

No incio de sua implantao, as empresas eram convidadas a aderirem a NFe

gradualmente e de forma voluntria. Este processo durou at meados de 2009, perodo
em que a sua adeso passou a ser obrigatria.

De acordo com a Secretaria da Fazenda, os Protocolos ICMS 10/07 e 42/09, e o Artigo

7 da Portaria CAT 162/2008, definem que so obrigados a utilizar a NFe os seguintes
contribuintes:

Obrigatoriedade para 2008; Ateno: caso o contribuinte exera alguma das

atividades listadas nos links Obrigatoriedade
Obrigatoriedade para 2009; para 2008 ou Obrigatoriedade para 2009,
Obrigatoriedade para 2010, para os contribuintes ainda no abrangidos pelas ainda que no seja sua atividade principal, e
independentemente de seu CNAE, j estar
obrigatoriedades de 2008 ou de 2009; obrigado a partir daquelas datas, e no a partir
Obrigatoriedade para 2011. de 2010.

Todo contribuinte credenciado para emitir NFe dever obrigatoriamente emitir NFe em
substituio a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A.

No h nenhuma lei que obrigue o Microempreendedor Individual (MEI) a emitir NFe,

mesmo se ele realizar vendas interestaduais, exceto se o consumidor final desejar. Ento,
apesar de no ser obrigado, ele pode emitir a NFe sem quaisquer problemas.

J com profissionais autnomos, todos so obrigados a emitir NFSes. A no emisso das

NFSes pode gerar uma srie de penalidades, isso porque, mesmo sem qualquer vnculo
empregatcio, os servios prestados por ele precisam ser comprovados e tributados
corretamente. Para fazer o cadastro, ele deve procurar a prefeitura de sua cidade.
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4. REQUISITOS MNIMOS PARA EMISSO

Segunda a Secretaria da Fazenda, as empresas obrigados e/ou interessadas em emitir

NFe devero:

- Ter acesso internet;

- Solicitar seu credenciamento como emissoras de NFe na Secretaria da Fazenda
em que possua estabelecimentos;
- Possuir certificao digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade
Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
- Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NFe ou utilizar o Emissor
de NF-e mantido gratuitamente pela SEFAZ/MA;
- Testar seus sistemas em ambiente de homologao em todas as Secretarias da
Fazenda em que desejar emitir NFe.
- Obter a autorizao da Secretaria da Fazenda para emisso de NFe em ambiente
de produo (NFe com validade jurdica).

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5. CREDENCIAMENTO DO EMISSOR:

Os obrigados a emitir NFe que ainda no foram credenciados, devero providenciar

o credenciamento de seus estabelecimentos no site da Secretaria da Fazenda.
Lembrando que o credenciamento no um pr-requisito para a obrigatoriedade de
emisso de NFe.

Embora o credenciamento seja bem simples, ele varia de um estado para outro. Por
isso, recomenda-se que o empresrio procure a orientao de um contador local.

Importante ressaltar que a empresa interessada em emitir NFe deve se credenciar na

Secretaria da Fazenda do Estado em que est estabelecida, ou seja, a empresa deve
solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos nos
quais deseja emitir NFe.

6. OBRIGAES DO EMISSOR
6.1 A excluso da AIDF

Muitos gestores ainda se perguntam se necessrio obter previamente a Autorizao

de Impresso de Documento Fiscal (AIDF) quando se adota a NFe. Devido ao fato
desta dispensar a impresso do documento fiscal, a AIDF no existe mais. Sua emisso
passa a ser automtica e executada para cada NFe, que pode ou no ter a autorizao
emitida pela Secretaria da Fazenda.

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6.2 Outras obrigaes:

Com exceo da AIDF, todas as demais obrigaes exigidas com a nota fiscal
impressa, como os livros de Registro de Entrada e Sada, GIA, SINTEGRA, entre outros,
continuam sendo necessrias para o formato de nota fiscal eletrnica. Mas com
a implantao progressiva da NFe e outros subprojetos, a tendncia que, daqui
alguns anos, inmeras obrigaes sejam substitudas aos poucos ou at mesmo
dispensadas.

6.3 Fornecimento de arquivos ao Fisco:

Mesmo com a Secretaria da Fazenda recebendo a NFe, a empresa ainda deve

fornecer ao Fisco os arquivos de escriturao eletrnica. Da mesma maneira que
as obrigaes citadas anteriormente, a tendncia que futuramente estes dados
j estejam contemplados nos diversos mdulos do sistema. Mas at a efetiva
implantao dos demais mdulos do SPED, os arquivos devem ser obrigatoriamente
fornecidos ao Fisco. 09
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7. VANTAGENS DA NFE

Uma das vantagens da NFe o controle sobre a gerao de notas fiscais. Antes, o
empresrio precisava dedicar grande parte de seu tempo para controlar a emisso,
envio e armazenamento dos documentos. Hoje, a NFe facilita todos esses processos,
alm de simplificar a gesto tributria devido possibilidade de usos e cruzamento de
dados disponibilizados dentro das Notas Fiscais para gerar inteligncia competitiva
e reduzir custos na compra de produtos ou servios. Alm disso, ela aperfeioa
a logstica da empresa, j que agiliza a conferncia de documentos quando a
mercadoria est em deslocamento.

Ao cruzar as informaes disponibilizadas pelas NFes, voc pode saber de onde so

seus clientes, quais os produtos ou servios eles mais consomem e sua frequncia
de consumo. So inmeros dados que, se foram bem analisados, podem revelar as
dificuldades do seu negcio e lhe auxiliar na explorao de oportunidades.

A NFe tambm torna as informaes acessveis para os processos contbeis. Na rea

de contabilidade o sistema da NFe integrado aos sistemas fiscais e contbeis, o
que torna os processos de apurao muito mais simples e rpidos. Outros setores
da empresa, como o financeiro, tambm conseguem melhores resultados a partir do
controle das notas fiscais. Como o Arquivei integra com muitos desses sistemas e nele
tudo fica armazenado online, o acesso e a procura por informaes facilitada.

Atravs da consulta e recebimento de notas fiscais automtica com o Arquivei, voc

consegue acess-la antes mesmo de seu fornecedor enviar a entrega ou seja,
possvel efetuar verificaes e correes com muito mais prontido. Assim que o
produto chega em sua empresa, o responsvel j tem em mos a nota fiscal e sabe o
que esperar na entrega, fazendo checagem mais rapidamente.
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8. ALTERAO DE UMA NFE

Aps ter o seu uso autorizado pela Sefaz, uma NFe no pode sofrer qualquer
modificao, pois qualquer mudana no seu contedo invalida a sua assinatura
digital.

Mas possvel, antes de iniciada a prestao de servio de transporte, cancelar

a NFe por meio da gerao de um arquivo XML especfico para isso. O pedido de
cancelamento tambm dever ser autorizado pela Sefaz. O prazo mximo para
cancelamento de uma NFe no Estado de So Paulo de 24 horas a partir da
autorizao de uso.

Aps o prazo de 24 horas da autorizao de uso da NFe, os pedidos de cancelamento

de NFe transmitidos Secretaria da Fazenda sero recebidos via sistema at 480 horas
da autorizao de uso da NFe, porm neste segundo caso o emitente fica sujeito
penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

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Caso tenha sido emitida uma NFe com erros simples como nome do cliente, erro
no endereo, erro no CFOP possvel emitir uma NFe complementar nas situaes
previstas na legislao. As hipteses de emisso de NF complementar podem ser
consultadas no Artigo 182 do RICMS.

O contribuinte tambm pode utilizar a Carta de Correo Eletrnica (CCe) nos termos
do artigo 19 da Portaria CAT 162/2008.

Segundo a Secretaria da Fazenda, a CCe deve obedecer o modelo estabelecido em ato
COTEPE, conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada
pela ICP-BR, contendo o CNPJ do emitente ou da matriz, ser transmitida via Internet,
com protocolo de segurana ou criptografia.

Porm, no podero ser resolvidos erros relacionados ao valor do imposto tais como:
base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da prestao. A
correo de dados cadastrais que implique mudana do emitente, tomador, remetente
ou do destinatrio ou a data de emisso ou de sada.
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9. CONSULTA E DOWNLOAD DE NFES

A consulta de NFes pode ser feita atravs do site da Secretaria da Fazenda,

consultando cada nota fiscal individualmente, pelas chaves de acesso desses
documentos. O Arquivei facilita esse processo e faz a consulta e download em lote
de NFes, automaticamente e direto da Secretaria da Fazenda.

Alm de NFes, o Arquivei consulta automaticamente CTes direto da Secretaria da

Fazenda e NFSes de mais de 150 prefeituras.

Assim, o contribuinte no precisa digitar as chaves de acesso para trazer a nota,

e sim, basta cadastrar o CNPJ da empresa e o certificado digital vlido que a
plataforma do Arquivei far consultas a cada duas horas e retornar todas as NFes.

Dessa forma o contribuinte no precisa ficar cobrando os fornecedores para que

eles enviem o XML da NFe e assim economiza tempo de sua equipe fiscal e o alto
custo dessa operao manual.

possvel visualizar todas as NFes na plataforma do Arquivei e de forma otimizada.

Com ele possvel fazer filtros por diversos atributos da NFe, como por fornecedor,
destinatrio, chave de acesso, etc. E exportar relatrios em Excel com colunas
contendo valor da NFe, frete, peso e vrias outras informaes que iro gerar
dados valiosos para sua empresa.

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10. ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS FISCAIS:

Aps enviar a NFe, o emitente deve manter armazenado o XML da nota pelo
prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais
(atualmente, 5 anos e ainda o ano corrente).

Estando dentro da plataforma do Arquivei, assegurado ao contribuinte que

todas suas NFes estaro seguras e cumpriro com o prazo estabelecido na
legislao para guarda de documentos. Em outras palavras, voc no vai mais
correr o risco de receber multas pela falta de algum documento fiscal.

E, como o Arquivei traz todos NFes direto da Secretaria da Fazenda, tambm

garantida a validade e autenticidade, atravs da assinatura digital e autorizao
de uso.

Toda a segurana garantida pela Amazon Web Services (AWS), infraestrutura

utilizada pelo Arquivei, assim o contribuinte pode ter certeza que sempre vai ter
todos os seus documentos na nuvem, com toda a privacidade necessria.

Tambm possvel armazenar CTes, NFSes, NFCes, CFes-SAT.

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11. INTELIGNCIA COMPETITIVA ALM DA SIMPLES CONSULTA E

ARMAZENAMENTO:

Atravs dos campos das notas fiscais possvel obter informaes como o valor ICMS
sobre cada produto, alquotas e o cdigo CFOP, por exemplo.

Tambm possvel gerar relatrios em Excel com todas as informaes das notas que
desejar e assim saber o valor total de tributaes, produtos, entre outros. Distribuindo
essas informaes em uma linha do tempo possvel entender como os preos por
unidade, litro ou peso esto variando ao longo dos meses do ano.

Filtrando as NFes recebidas e emitidas possvel avaliar o giro de estoque da sua

empresa, levando em considerao o quanto de determinado produto voc est
comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.

Nas NFes transportadas voc pode levantar os custos que tem com transporte
separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.
Alm disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de
transporte para entender quais voc mais usa, por custo e por volume de entregas para
renegociar contratos num futuro prximo.

Dentro do Arquivei, voc pode ter essas notas em apenas um clique, desde que elas
estejam arquivadas na plataforma. Voc pode integrar o Arquivei com seu sistema
contbil, emissor e ERPs, sem precisar fazer a relao de todas esses documentos
fiscais manualmente.

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SITE SEGURO
VALIDADO POR

A aplicao de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citaes

a reas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade til para muitas
empresas criarem segmentaes ainda mais avanadas de suas notas alm das
informaes que j existem no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso voc
lide com uma construtora, voc pode separar a que obra se refere cada nota, apenas
adicionando etiquetas essas notas.

Com um sistema de gesto de documentos fiscais, possvel ter todas as NFs

emitidas para o CNPJ da empresa e assim alavancar todos os processos e ainda tirar
muita inteligncia competitiva e fiscal, que podem ir muito alm das citadas acima.

Isso tambm acelera o processo de busca manual para a realizao de clculos

para obrigaes acessrias. Uma das maiores vantagens de ter todos os arquivos
armazenados na nuvem em uma plataforma inteligente, a conferncia SPED com
segurana. Pois, com a certeza de que todos os arquivos vieram automaticamente
da Secretaria da Fazenda, com atualizao de status de cancelamento e cartas
de correo sobre aquela nota, muito mais fcil realizar a entrega de diversas
obrigaes fiscais.
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CONCLUSO:

As NFes atingiram as empresas de forma positiva, so inmeras vantagens para os

emissores desse documento, como a reduo de custos e armazenamento digital.
E tambm possibilitando um acompanhamento em tempo real das operaes
comerciais pelo Fisco.

Outra vantagem a eliminao de digitao de NFes, que significa a reduo de

custos de mo-de-obra para a digitao, assim como a reduo de possveis erros de
digitao de informaes.

No caso da necessidade de alterao de uma NFe, ainda possvel cancelar o NFe por
meio da gerao de um arquivo XML especfico para isso. Ou, contar com a Carta de
Correo Eletrnica (CCe). Ambos os casos seguindo padres e/ou devida autorizao
da Sefaz.

O Arquivei soluciona o problema na gesto de NFes, pois o contribuinte no depende

do envio das NFes ou do recebimento da DANFe, com a garantia de segurana e
confiabilidade para que os mesmo sejam escriturados.

Alm disso, o Arquivei garante que o armazenamento do arquivo digital de todas as

NFes emitidos para o CNPJ da empresa pelo perodo exigido na legislao tributria.

O Arquivei consulta e baixa, alm de NFes, tambm CTes direto da Sefaz e NFSes de
mais de 150 municpios. E o armazenamento de todos esses documentos garantido.
possvel armazenar ainda NFCes e CFes.

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SOBRE O ARQUIVEI:

Fundado em 2013 por engenheiros e mestres da USP, o Arquivei tem a misso de

dar suporte ao compliance fiscal e transformar obrigaes fiscais em otimizao e
inteligncia para empresas, de forma rpida, acessvel e confivel.

Atravs da consulta e download de NFes, CTes e NFSes, direto da Secretaria da Fazenda

e mais de 150 prefeituras, o Arquivei garante a autenticidade dos documentos e os
armazena com garantia de segurana e sigilo sobre as informaes. O armazenamento
tambm disponibilizado para NFCes e CFes-SAT.

Com nfase em automao, facilidade e escalabilidade, as solues da empresa

atendem desde pequenos negcios at grandes multinacionais com alta demanda,
entregando informaes e relatrios para tomada de deciso baseados na anlise de
documentos, sem entrada manual de dados.

Sediada em So Carlos e com escritrio na capital paulista, o Arquivei leva o poder da

informao para mais de 50 mil PMEs e Multinacionais em todo pas.

ENTRE EM CONTATO:

Em caso de dvidas ou sugestes entre em contato com a gente! :)

materiais@arquivei.com.br

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SOBRE O AUTOR:

Yasmin Amaral parte da equipe de contedo dentro do time de marketing do Arquivei.

FONTES IMPORTANTES PARA ELABORAO DESSE MATERIAL:

https://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_II.asp
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/sobreNFe.aspx?tipoConteudo=HaV+iXy7HdM=

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