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A Controladoria dos Hotis

TURISMO-E-HOTELARIA (/conteudo/artigos/turismo-e-hotelaria/18)

24/01/2013

A controladoria de um hotel o setor responsvel por todas as suas funes administrativo-

nanceiras. ela que coordena as atividades contbeis e de almoxarifado, contas a pagar e
receber, alm do departamento de pessoal. Tambm de sua responsabilidade a organizao do
uxo de caixa controlando as entradas e sadas de dinheiro.

Este setor tambm deve realizar auditorias internas espordicas para garantir que as operaes do
empreendimento estejam sendo realizadas dentro do que foi estabelecido e possa, ao detectar algum tipo de desvio, propor correes de rota para
eliminao dos pontos de inecincia.

A funo do controller (ou Gerente Administrativo-Financeiro) e de seu departamento vem mudando nos ltimos tempos. Cada vez tem menos
espao aquele gerente tradicional, que se preocupava apenas em scalizar e monitorar as atividades do hotel.

Dentre os setores da hotelaria, foi o setor administrativo-nanceiro aquele que mais sofreu alteraes de funo e estrutura ao longo dos anos.
Houve uma modernizao muito grande nas formas de se gerenciar qualquer tipo de negcio, o que no foi diferente no ramo hoteleiro.

A presena cada vez maior de tecnologias de informao e comunicao, aliada a um maior preparo dos funcionrios do setor, ocasionou uma
modicao profunda. A controladoria tradicional se ocupava na maior parte de seu tempo com a realizao de auditorias, contagem de estoques,
conferncia de notas, entradas e sadas de dinheiro, e no se preocupava muito com outros aspectos administrativos do empreendimento.

Hoje em dia, ao mesmo tempo em que este tipo de controle (que antes era realizado manualmente) est cada vez mais automatizado e
informatizado, cada vez maior a demanda por prossionais que tenham uma viso mais ampla e no se dediquem apenas a monitorar as
atividades do hotel, mas tambm se preocupem com a sua ecincia, funcionando como agentes de otimizao do atendimento aos clientes
(internos e externos) da organizao.

Dentro desta nova mentalidade a gerncia de um hotel deve se dedicar cada vez menos a tarefas operacionais de controle e cada vez mais a
atividades de planejamento.

Com as novas tecnologias de gerenciamento os antigos relatrios de controle, que demoravam horas para serem confeccionados, so hoje gerados
quase que instantaneamente pelos sistemas informatizados, transformando-os em reais instrumentos de auxlio na tomada das decises
estratgicas (que determinam as diretrizes e os objetivos do hotel em longo prazo) e tticas (nas quais determinam aes de curto prazo que
devem ser realizadas para que os objetivos do planejamento estratgico sejam alcanados).

O melhor exemplo disso o Relatrio Dirio de Situao, que usado em vrios hotis como importante ferramenta de auxlio na tomada de
decises por parte da gerncia, principalmente nas operaes de recepo, reservas e vendas.

Este relatrio traz dados referentes ocupao e diria mdia do hotel, receita auferida no aluguel dos apartamentos e nos demais pontos de
venda, previso de ocupao, performance da concorrncia, walk-ins, no-shows e demais alteraes no chart de reservas, alm de dados sobre
origem e segmento dos hspedes in-house.

Os dados referentes ao desempenho dirio do hotel (como ocupao, diria mdia e receitas) so sempre acompanhados pelo resultado
acumulado do ms e, quase sempre, tambm acompanhado pelo Target (ou meta preestabelecida pela direo).

Todos estes dados vitais, concentrados em um s relatrio e apresentados de forma ordenada, conseguem dar ao gerente uma viso clara do
desempenho de cada setor e do hotel como um todo, e se forem usados de forma inteligente podem otimizar o atendimento aos diversos
segmentos de hspedes e proporcionar uma utilizao mais racional dos recursos disponveis. O relatrio apresentado acima uma fonte muito
importante de dados para a tomada de decises no hotel. Pode-se observar que ele traz dados sobre os segmentos de hspedes do hotel, as
receitas de hospedagem e demais receitas, alm de dados sobre reservas e situaes imprevistas como no-shows e reservas canceladas. Traz
tambm dados referentes ocupao e diria mdias, alm do clculo do RevPar (Revenue per Available Room), que uma medida que mescla
taxa de ocupao e valor das dirias cobradas. Outro dado relevante presente no Relatrio Dirio de Situao a performance de alguns hotis
concorrentes. A anlise da concorrncia importante para que haja um termo de comparao do desempenho do hotel em relao ao desempenho
geral do mercado.
A maior automao dos procedimentos d ao controller e s outras gerncias do hotel mais liberdade e tempo para executar funes de
planejamento. Isso gera maior agilidade na obteno de dados e maior preciso das informaes disponveis, trazendo maior autonomia para os
funcionrios operacionais e resultando em um atendimento mais gil para o hspede.

Com mais tempo, as gerncias podem se dedicar a outras atividades, como por exemplo:
Atender ao hspede de forma mais personalizada;
Detectar problemas no atendimento;
Interagir com outros setores;
Ter mais base para decises tticas;
Planejar de forma estratgica.

A facilidade e agilidade com que os dados da operao do hotel podem ser tabulados e organizados fazem com que eles tenham, cada vez mais,
um papel importante nas tomadas de decises dentro do hotel. Hoje em dia sabe-se que estar ocupado no signica ser eciente e que a qualidade
da administrao est exatamente na forma como o tempo de trabalho aproveitado.

O acesso adequado e a utilizao correta dos dados podem auxiliar na tomada de decises acertadas no dia-a-dia operacional do hotel. Utilizando
os dados do Relatrio Dirio de Situao, analisado numa srie estatstica pode-se chegar a concluses importantes com relao quantidade de
reservas adequada para perodos de alta ocupao. A determinao exata de quantas reservas aceitar em pocas de grande procura muito
importante, pois uma deciso errada pode levar a perda de potenciais hspedes e a consequente diminuio das receitas.

Infelizmente, a maioria dos hotis ainda baseia suas decises apenas em suposies, sem nenhum tipo de base tcnica ou matemtica, o que as
torna menos conveis. O bom gerente deve lanar mo de tcnicas estatsticas e matemticas para determinar de maneira mais precisa a forma
de agir em situaes de alta procura.

por COLUNISTA PORTAL - EDUCAO

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