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CAPITULO
CONCEPTOS DE ANLISIS DE
SISTEMAS.
1.1 ORIGENES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El campo de los sistemas es parte integral del trabajo de todo ejecutivo, o sea que cada
persona que supervisa, dirige o administra las actividades de subordinados sin importar
el nmero, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente de los sistemas,
procedimientos o mtodos que emplean l y sus subordinados.
La funcin del anlisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o
desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir
este objetivo, un sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos
fundamentales:
Evale que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.
Cree una definicin del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de
Ingeniera.
Otra clasificacin de los sistemas distingue a los cerrados de los abiertos. La gran
mayora de los sistemas orgnicos son abiertos, esto quiere decir que hay un
intercambio de energa con sus integrantes.
CAPITULO
2.1.1 CARACTERSTICAS
Usuarios de sistemas
Los datos pueden, y deberan, interpretarse como la materia prima utilizada para
producir informacin. En consecuencia, consideramos que los datos deben constituir
uno de los pilares fundamentales de un sistema de informacin.
La mayora de las personas utiliza los trminos, datos e informacin de forma indistinta.
Sin embargo, no significan en absoluto lo mismo.
Informacin: es un dato que ha ido manipulado, con la que resulta de utilidad para
alguien. En otras palabras la informacin debe tener valor, o en caso contrario seria un
dato. La informacin le dice a la gente algo que no sabia o le confirma algo que ha
escuchado.
Para los propietarios de sistemas, los datos son en si mismos recursos que ayudan a
gestionar mejor esos otros recursos de empresa. Cuales son los recursos de empresas
importantes para los propietarios de sistemas para un sistema de empresa o de
informacin dado, la mayora de estos recursos corresponden a alguna de las siguientes
categoras:
Cuando los ingenieros disean un nuevo producto, dicho producto debe cumplir alguna
funcin, hacer algo til. Los eventuales clientes definen la funcin deseada y el ingeniero
crea un diseo que realice dicha funcin. Las ACTIVIDADES definen la funcin de un
sistema de informacin.
Las actividades de los sistemas de informacin son los procesos que apoyan las
actividades de empresa por medio de:
En esencia, las actividades son trabajos llevados a cabo para la empresa tanto por
personas como por maquinas. Algunas actividades son repetitivas. Otras se producen
con menor frecuencia, a veces casi nunca.
Los propietarios de sistemas estn por lo general, interesados por el plano general de la
empresa, en este caso los grupos de actividades denominadas funciones.
Entre las funciones delos sistemas de empresa se incluyen las ventas, los servicios la
fabricacin, las expediciones, las recepciones, la contabilidad, etc.
Anlisis y Diseo de Sistemas 9
Las metas son declaraciones generales de intenciones, algo que la empresa quiere
conseguir.
Los objetivos son fines ms especficos que ayudan a alcanzar las metas.
Los usuarios ven las actividades en funcin de los distintos procesos de empresa.
Los procesos de empresa son actividades que tienen entradas y salidas. Estos procesos
se basan con frecuencia en mtodos especficos y procedimientos de aplicacin paso a
paso. Los procesos de empresa pueden ser puestos en marcha por personas, maquinas u
ordenadores.
El ciclo d vida del desarrollo de sistemas (CVDS) es el proceso por el cual los analistas
de sistemas, los ingenieros de software, los programadores y los usuarios finales
elaboran sistemas de informacin y aplicaciones informticas.
1. Anlisis de sistema
2. Diseo de sistema
3. Implantacin de sistema
4. La planificacin de sistemas
Disear sistemas que puedan crecer y cambiar: Existe un defecto vital en el que suelen
incurrir los profesionales de sistemas de informacin que necesitan desarrollar sistemas.
Junto con la siempre creciente demanda de desarrollo de sistemas, muchos analistas de
sistemas han cado en la trampa de desarrollar sistemas que satisfacen solamente las
necesidades de los usuarios para hoy. Aunque a primera vista pueda parecer necesario,
en la prctica resulta casi siempre un fracaso.
CAPITULO
El propsito del AAE es idear un plan que lleve a obtener aplicaciones de sistemas de
informacin altamente integradas para un rea de empresa. La fase de anlisis activa
proyectos con el fin de:
Bloques Elementales
CAPITULO
ANLISIS DE SISTEMAS
El anlisis de sistemas es el estudio actual de empresa y de informacin, la definicin de
las necesidades y las prioridades manifestadas por los usuarios para la construccin de
un nuevo sistema de informacin.
Un modelo es una representacin de le realidad. Como una imagen vale ms que mil
palabras, los modelos son en su mayora representaciones graficas de la realidad.
Puede establecerse modelos para los sistemas existentes, con el fin de obtener un mejor
conocimiento de dichos sistemas, para los sistemas propuestos como medio para definir
las necesidades y los diseos.
Diagramas de entidad-relacin
La modelizacin de datos puede efectuarse durante diversas fases del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas. Los modelos de datos son progresivos, ya que en la empresa y las
aplicaciones no tienen modelos finales. En vez de ello, un modelo de datos debera
considerarse como un documento vivo que cambiara como respuesta a los cambios que
experimente la empresa. Lo mejor es almacenar los modelos de datos en un diccionario,
de manera que puedan ser recuperados, ampliados y editados con el paso del tiempo.
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La modelizacin esencial de procesos trata los procesos de empresa desde los puntos de
vista de los propietarios y los usuarios de los sistemas. Conforme a ello, estos modelos
no contienen detalles tecnolgicos o de implantacin.
Proceso Transformaciones de
los datos del sistema.
Los agentes internos y externos definen los lmites de un sistema. Suministran entradas
o salidas netas de un sistema. Uno de sus sinnimos ms habituales es entidad interna y
externa (no confundir con entidad de datos). Los agentes reciben tambin en ocasiones
el nombre de fuentes (de entradas netas al sistema) o destinos (de salidas netas de un
sistema).
En el mejor de los casos, los almacenes de datos esenciales deberan describir cosas
sobre las cuales la empresa desea almacenar datos.
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En ello se incluye:
Participantes (por
ejemplo, clientes,
proveedores,
empleados,
estudiantes,
instructores, etc.)
Objetos (como
productos, piezas,
libros de texto,
equipos, etc.)
Lugares (por
ejemplo, almacenes,
regiones de ventas,
edificios, salas, etc.)
Sucesos (como
pedidos, tarjetas de
control de tiempos,
solicitudes, cursos,
inscripciones, etc.)
La modelizacion de procesos puede efectuarse diversas fases del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas. Los modelos de procesos son graduales, es decir en las empresas
y las aplicaciones no tienen modelos finales. En vez de ello, un modelo ha de
considerarse como un documento vivo que evolucionara como respuesta a los cambios
experimentados por la empresa. Lo mejor es almacenar los modelos de procesos en un
diccionario, de manera que puedan ser recuperados, ampliados y editados con el paso
del tiempo.
El grado de detalle de dicho modelo varia segn las metodologas concretas utilizadas,
sin embargo, estos DFD no tienen, por lo general, el nivel de detalle suficiente como
para dar paso al diseo de aplicaciones informticas especificas. Ms bien se utilizan
para identificar aplicaciones informticas especficas y fijar prioridades entre ellas, con
vistas a las fases posteriores de anlisis y diseo.
Emplearemos un mtodo por etapas para suministrar un conjunto completo de los DFD
que pueden utilizarse en el futuro.
Un diagrama de flujo de datos de contexto define el campo de accin y los limites del
sistema y el proyecto. El mbito de todo proyecto esta sujeto siempre a a cambios, por
tanto, tambin lo deber estar el diagrama de flujo de datos de contexto. Entre sus
sinnimos se incluyen diagramas de contexto, modelo de contexto y modelo ambiental.
Los diagramas de contexto son difciles de elaborar, ya que han de definir el mbito de
accin del proyecto o el sistema. Para determinarlos, proponemos la siguiente
estrategia:
3. Pregunte a sus usuarios finales cuales son los sucesos o transacciones a los
cuales debe responder el sistema. Los sucesos de empresa simplemente
ocurren, y aportan nuevos datos al sistema.
4. Para cada suceso, pregunte a sus usuarios finales cuales son las respuestas
que debera producir el sistema.
5. Pregunte a sus usuarios finales cuales son los informes de formato fijo que ha
de producir el sistema.
6. Identifique las fuentes netas de datos para cada suceso. Estas fuentes se
convertirn en agentes internos o externos en los DFD.
Existen dos formas bsicas de elaborar diagramas de flujos de datos de un sistema o una
aplicacin completos:
Trazar dos diagramas de flujo de datos, cada uno de ellos en una hoja de
papel independiente. El primer diagrama, denominado DFD general o de
nivel cero, sirve como diagrama de nivel general, consiste comnmente DFD
de sistema o de nivel uno, es una ampliacin del primer diagrama que
suministra una visin mas detallada del sistema. Puede contener de diez a
treinta procesos.
Antes de pasar a dibujar nuestros diagramas de flujo de datos, puede ser de utilidad
identificar los posibles almacenes de datos que se utilizaran en dichos diagramas. En mi
primer lugar, creamos un almacn de datos compuesto que represente a todos los datos
del sistema. Este almacn de datos se desglosa en nuestro modelo de datos. A
continuacin, identificaremos los almacenes de datos primigenios, uno para cada
entidad o entidad asociativa del modelo de datos.
Despus de haber elaborado el diagrama de sistemas, podemos dividir cada uno de los
procesos de dicho DFD para poner de relieve un mayor nivel de detalle sobre los
subsistemas. Cualquier proceso de un DFD es susceptible de desglose para desvelar
diagrama de flujo de datos mas detallados de dicho proceso. Se contina con el desglose
hasta que se haya obtenido un nivel de detalle suficiente. Todos los DFD, salvo los ms
detallados, reciben con frecuencia el nombre de DFD de nivel medio.
Advirtase que los DFD primigenios deben mostrar todos los almacenes de datos y los
flujos de datos primigenios apropiados.
El clculo con sistemas cliente/servidor es una extensin del proceso cooperativo cuya
realizacin ha sido posible gracias a la evolucin de los PC, las redes LAN y WAN, la
conectividad de los host, las interfaces graficas de usuario y los sistemas de gestin de
bases de datos distribuidores.
Existen varia razones que justifican el actual enteres en el proceso con clientes /
servidores:
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Los ordenadores clientes son cada vez ms potentes y ms baratos que los
grandes ordenadores y los mini ordenadores.
Segn dice, las aplicaciones en clientes/ servidores son mas fciles y menos
costosas de construir y mantener.
Las opciones a las que se enfrentan los analistas de sistemas de hoy en da son confusas.
En la actualidad, dichos analistas deben saber dar respuestas a nuevas preguntas:
Un puesto es cualquier lugar en el cual existe un usuario que emplea o interacciona con
el sistema de informacin o la aplicacin.
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Esenciales
Ciudad
Campos Universitario Puesto de Implantacin
Edificio Lugar del Ordenador o el
Despacho Servidor
Grupos de Despacho Lugar del Terminar
Sucursal Lugar de Racismo de
Cliente Terminales
Proveedor Racismo de Red de rea
Colaborador Local
Conexin de Red de rea
Extendida
Lugar de un Perifrico
Lugar de un Perifrico de
comunicacin.
Puesto esenciales
Los Puestos Esenciales son lugares en los que pueden distribuirse, eventualmente, los
datos y los procesos. En un principio, podramos no estar seguros de las decisiones que
habran de tomarse acerca de la distribucin de los datos y los procesos en un DCP.
Conexiones esenciales
Las Conexiones Esenciales no tienen nombre en DCP. Sin embargo, si fuera de utilidad,
puede ponerse un nombre a las conexiones que indique la distancia entre los puestos que
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DISEO DE SISTEMA
5.1 CONCEPTO DE DISEO DE SISTEMA
El diseo de Sistema es la evaluacin de las distintas soluciones alternativa y la
especificacin de una solucin detallada de tipo informatico. Tambin se conoce por
diseo fsico.
La fase de diseo e integracin tiene un doble objetivo. En primer lugar, y como mxima
prioridad, el analista busca disear un sistema que satisfaga las necesidades y resulte
atractivo para los usuarios finales. La ergonoma desempeara un papel central durante
el diseo. En segundo lugar, tambin es muy importante, el analista pretende presentar
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Existen numerosos enfoques posibles para llevar a cabo el anlisis de datos. En los
cuales son:
En las aplicaciones con procesos distribuidos, son varios los ordenadores (grandes
sistemas, miniordenadores y, a veces, ordenadores personales) los que realizan todas las
actividades. Cada ordenador de la red maneja sus propias entradas, salidas, formas de
almacenamiento y recuperacin de datos y principios lgicos.
usuarios; cada usuario tiene la impresin de que todo el trabajo se realiza en un solo
ordenador (posiblemente, su propio PC).
Con respeto a las entradas y salidas deben adoptarse tambin decisiones de diseo
fundamentales. Las decisiones aplicadas suelen ser sencillas (por ejemplo, como
trabajar en modo Batch o en modo On-line). En la actualidad, debemos considerar
tambin alternativas mas modernas, como el Batch remoto, en la entrada de datos sin
teclado, la introduccin de datos mediante lpices, las interfaces graficas de usuarios, el
intercambio electrnico de datos, el intercambio de imgenes y documentos, etc.
Los organigramas de sistemas son diagramas que muestran el flujo de control a travs
de un sistema mediante la especificacin de todos los programas, entradas, salidas y
acceso y recuperaciones de datos en archivos / bases de datos.
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Los archivos convencionales y las modernas bases de datos son el corazn de muchos
sistemas de informacin. El diseo de archivos y bases de datos informticos pueden ser
mas difcil debido a que el almacenamiento y la organizacin de los datos en los
soportes informaticos requiere que el analista tenga en cuenta cuestiones complejas y, a
veces, contradictorias como son, por ejemplo, la capacidad de almacenamiento y
rendimiento.
En esta seccin, veremos como disear y documentar los archivos. Recuerde que
algunas decisiones del diseo fsico haban sido ya guardadas en el diccionario de
proyectos. Procederemos, pues, a disear un archivo para ilustrar esta importante tarea
de diseo de sistema.
Controles internos
Las salidas externas emergen del sistema para desencadenar o solicitar la confirmacin
de acciones en el exterior.
Las salidas de uso cclico son aquellas que se implantan tpicamente como formularios
que, finalmente, vuelven al sistema como entradas.
Las salidas internas permanecen dentro del sistema para apoyar el trabajo de los
usuarios y administradores del mismo.
Un documento fuente es un formulario utilizado para registrar los datos que, en ultima
instancia, se introducirn en un ordenador. Los documentos fuente deberan ser faciales
de rellenar por los usuarios del sistema y facilitar la entrada rpida de datos en un
formato comprensible por la maquina.
La entrada de datos es el proceso de traduccin de documento fuente a un formato
comprensible por la maquina. Este formato puede ser una tarjeta perforada, una hoja
con marcas pticas, una cinta magntica o un disquete flexible, por citar solo algunos
casos.
Un mtodo posible de proceso de las entradas es el conocido como entradas por lotes.
2. Debe ponerse especial atencin en garantizar que los datos son validos.
Puede emplearse alguna estrategia especfica para disear una mejor interfaz de
usuario? Efectivamente, existen varias estrategias de este tipo y la eleccin de la mejor
de ellas depende de las funciones que se vayan a realizar y de las caractersticas del
usuario del sistema. Examinemos brevemente estas estrategias:
Seleccin en mens
Conjunto de instrucciones
Dilogos de preguntas-respuestas
Grficos
Los programas han sido identificados a partir de las unidades de diseo. Dado estos
programas, queremos fragmentarlos en modelos manejables en torno a los cuales
podamos escribir las especificaciones del programa. Los programas podrn Ali
constituir y probar cada modulo de forma diferente. Despus, los mdulos podrn
integrarse conforme al grafico de estructuras y probarse como programas completos.
Existen algunos mdulos que realizan funciones nicas. Algunas de ellas serian:
Leer un registro
Editar un registro
Calcular un pago
Aadir un registro a un archivo
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IMPLEMENTACION DE SISTEMAS
6.1 CONCEPTO
Es la construccin del nuevo sistema y la entrega de dicho sistema a produccin
(explotacin diaria). Por desgracia, uno de sus sinnimos comunes es desarrollo de
sistemas.
Ahora, pasemos a la ltima fase de implantacin de nuestro ciclo de vida: la entrega del
nuevo sistema para su puesta en produccin. El analista es la figura principal en esta
fase de entrega, con independencia de cual haya sido su participacin en la construccin
del sistema.
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Pasemos ahora a revisar las directrices generales para la lectura de dichos diagramas:
Las fechas reflejan las entradas y las salidas de una tarea. Todas ellas tienen
un nombre. Cuando se hace referencia a una de estas entradas o salidas en el
texto, aparece subraya.
En esta actividad no requiere un diagrama de flujo multitarea para detallar sus pasos, y
puede resumirse del modo siguiente:
Personas: En su mayora, las mejoras a los sistemas son propuestos por los
usuarios de los sistemas, si bien los analistas, diseadores y constructores de
sistemas tambin pueden detectar posibles problemas tcnicos relativos al
rendimiento, la seguridad y los controles internos.
Redes: En su mayora, las mejoras a los sistemas no tienen que ver con las
redes.
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GESTIN DE PROYECTOS
En cualquier proyecto de desarrollo de sistemas, es necesario disponer de una gestin de
proyectos eficaz para garantizar que el proyecto cumple los objetivos y que se desarrolla
dentro de un presupuesto aceptable.
Estos problemas no siempre son debidos a una mala gestin de proyectos, pero no cabe
duda de que esta tiene una importante responsabilidad en que aparezcan.
Deficiente gestin de las expectativas. El problema es que, durante las primeras fases, el
mbito del proyecto rara vez es suficientemente preciso. Y en muchos proyectos, dicho
mbito nunca llega a definirse con precisin. Si el jefe del proyecto no se da cuenta de
este problema, el equipo del proyecto se vera con frecuencia obligado a aumentar el
mbito del proyecto (a veces, se llama a este problema sndrome de las necesidades que
crecen) o hacer cambios de ultima hora en las especificaciones y los programas.
Para ser un buen director de proyectos, el analista debe poseer una buena formacin en
las funciones bsicas de direccin.
Pert, que significa Project o Program Evaluacin and Review Technique (tcnica de
evaluacin y revisin de proyectos o programas), fue desarrollado a finales de la becada
1950-1959 para planear y controlar los grandes proyectos de desarrollo armamentstico
del ejercito estadounidense. Fue desarrollado para evidenciar la interdependencia de las
tareas de los proyectos cuando se realizan la planificacin de los mismos. En esencia,
PERT es una tcnica de modelos grficos interrelacionados.
EL GRFICO
El grfico PERT, es la representacin grfica de las relaciones entre todos los
acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.
Un acontecimiento (representado por un circulo) es un instante especfico del tiempo;
por consiguiente un acontecimiento no consume tiempo. Un acontecimiento puede ser el
principio o el fin de una tarea, un punto en el tiempo que puede ser reconocido e
identificado claramente.
Una actividad (representada por una fecha) es el trabajo necesario para alcanzar un
acontecimiento. Una actividad no puede empezar hasta que todas las actividades
precedentes hayan sido terminadas.
As un grfico est compuesto por un cierto nmero de acontecimientos ligados entre s
mediante actividades.
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REGLAS BSICAS
Regla 1: Se usa una, y slo una flecha para representar una actividad a ejecutarse. La
longitud de la flecha y la direccin en que est orientada no tienen significado alguno.
Regla 2: El diagrama se construye conectando flechas que representa actividades,
considerando para cada una las tres preguntas siguientes:
a) Qu precede inmediatamente a esta actividad
b) Qu sigue inmediatamente a esta actividad
c) Qu actividades son concurrentes.
Regla 3: Iniciar el diagrama con una flecha preliminar.
Regla 4: Enumerar los acontecimientos.
Regla 5: Utilice las actividades ficticias, solo cuando precise mantener la lgica del
diagrama.
ESTIMACIONES TEMPORALES
Una vez que se ha logrado un grfico correcto, con los detalles adecuados, es necesario
establecer una estimacin de la duracin de cada una de las actividades; y aunque
podra utilizarse una nica estimacin, habitualmente se emplean tres estimaciones:
1.- Duracin Optimista (to): tiempo que se necesita para efectuar la actividad si no se
presentas dificultades o complicaciones imprevistas.
En la mayora de los casos la probabilidad de realizar la actividad en este tiempo es
pequea. Una regla prctica para este caso es que: slo existe una probabilidad de un
uno por ciento de realizar la actividad en un tiempo menos que la duracin optimista.
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2.- Duracin Ms probable (tm): tiempo que es ms probable que necesite la actividad
para su realizacin. Esta estimacin debe tener en cuenta las circunstancias normales,
considerando algunos retrasos debidos a imprevistos, y debe estar basada en la mejor
informacin de que pueda disponerse.
3.- Duracin Pesimista (tp): tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se
presentas dificultades inhabitales y complicaciones imprevistas.
H Seleccin de equipos.
I Evaluacin final.
J Programacin.
K Envo de equipo.
L Recepcin de equipo.
M Preparacin del lugar.
N Instalacin del sistema de comunicaciones.
O Instalacin del equipo.
P Puesta a punto de programas.
Q Capacitacin de usuarios.
R Prueba del sistema.
S Puesta a punto del sistema.
T Operacin paralela.
Un grafico de Gantt es un sencillo grafico de barras. Cada barra simboliza una tarea
del proyecto. En un grafico de Gantt, el eje horizontal representa al tiempo. Como los
grficos de Gantt se emplean para encadenar tareas entre si, el eje horizontal debera
incluir fechas. Verticalmente, y en columna izquierda, se ofrece una relaciona de las
tareas.
Como no seria nada practico estudiar todas las presencias de cada uno de los
formularios,
Los analistas suelen aplicar tcnicas de muestreo para obtener una idea general de lo
que esta sucediendo en el sistema.
El tamao de una muestra depende de lo representativa que se quiere que sea dicha
muestra. Existen muchas cuestiones y factores de diseo, en si mismos una buena razn
para asistir a un curso introductorio sobre tcnicas estadsticas.
Seleccionar la muestra
Dos tcnicas de muestreo de uso corriente son el muestreo aleatorio y el muestreo por
estatificacin.
La observacin es una de las tcnicas mas eficaces para reunin de datos que nos
ayuden a conseguir comprender un sistema.
Esta tcnica se utiliza con frecuencia cuando no se esta seguro de la validez de los datos
recogidos por otro medio o cuando la complejidad de ciertos aspectos del sistema
impide que las explicaciones de los usuarios finales estn claras.
8.3.7 CUESTIONARIOS
Tipos de cuestionarios
Los cuestionarios con formato libre permiten al encuestado una gran libertad de
respuesta. El encuestado escribe la contestacin en un espacio en blanco reservado
inmediatamente debajo de la pregunta.
Los cuestionarios con formato fijo contienen preguntas que requieren respuestas
especficas por parte de las personas encuestadas.
Diseo de cuestionarios
Los buenos cuestionarios han de ser diseados. Si se escriben cuestionarios sin haberlos
antes diseado, las posibilidades de xito sern limitadas. El procedimiento que se
indica a continuacin ha demostrado ya su eficacia:
3. Escriba las preguntas. Examnelas bien para evitar que contengan errores de
expresin o que puedan dar lugar a interpretaciones errneas. Asegrese de que las
preguntas no dan indicios de sus opiniones personales. Edite las preguntas.
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8.3.8 ENTREVISTAS
Las entrevistas son tcnicas de investigacin de hechos durante las cuales el analista
recoge la informacin que la suministran las personas cara a cara.
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ANALISIS DE VARIABLES
9.1 ANLISIS DE VARIABLE
Trata sobre los elementos variables y los mtodos de clculos utilizados al por el
analista y las empresas al momento de involucrarse en el desarrollo de una aplicacin.
Este modulo habla sobre el anlisis de costes y beneficios y otro temas referidos a la
viabilidad que son de inters para los analistas y los usuarios de los sistemas de
informacin. Pocas cuestiones hay tan importantes como esta. El anlisis de viabilidad
no es, realidad, un anlisis de sistemas, y tampoco un diseo d sistemas Mas bien es una
actividad cruzada del ciclo de vida y debera llevarse a cabo permanentemente en el
discurrir de los proyectos de sistemas.
Hasta ahora, hemos definido viabilidad y anlisis de viabilidad, y hemos sealado los
puntos de control de la viabilidad en el ciclo de vida. En su Mayorga, los analistas
coinciden en que existen cuatro categoras de tests de viabilidad:
Anlisis y Diseo de Sistemas 52
Los costes pueden encuadrarse en dos categora. Existen costes asociados al desarrollo
del sistema y costes asociados al funcionamiento del sistema.
Coste de personal
Uso informatico
Formacin Costes de suministros, duplicaciones y equipos.
Coste de cualquier nuevo equipo informatico o software.
Los beneficios por lo general aumentan las ganancias o reducen los costes,
caractersticas ambas muy deseables en todo nuevo sistema de informacin.
Los beneficios intangibles son aquellos que se piensa serna difciles o imposibles de
cuantificar.
A menos que estos beneficios sean, como mnimo, identificados, podra ser totalmente
posible que muchos proyectos no fueran viables.
1. Anlisis de amortizacin.
2. Rentabilidad de la inversin.
3. Valor actual neto.
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CAPITULO
TECNICAS INTERPERSONALES
10.1 COMUNICARSE CON LA GENTE
En los proyectos de sistema de informacin se interponen con frecuencia barreras de
comunicacin, por lo general creadas de forma intencionada o accidental por los
participantes en el proyecto. Los propietarios y los usuarios de los sistemas emplean su
propio lenguaje para describir los formularios, los mtodos, los procedimientos, etc. Los
diseadores y los constructores de sistemas tienen tan bien sus propios trminos,
acronitos y clichs para describir las mismas cosas. Como consecuencia, se ha abierto
un hueco en la comunicacin entre estos dos grupos.
Durante aos, los expertos en las lenguas y comunicaciones nos han dicho que el secreto
para mantener buenas y eficaces dotes de comunicacin oral y escrita consiste en
conocer a quien nos dirigimos. Pueden identificarse, al menos, cuatros grupos distintos:
1. Diseadores de sistemas, entre los que se incluyen nuestros colegas (otros analistas
y especialistas en sistemas de informacin).
3. Usuarios de los sistemas, aquellas personas cuyo trabajo cotidiano se vera afectado
directa o indirectamente por el nuevo sistema.
4. Propietarios de los sistemas, quienes, adems de poder ser usuarios de los sistemas,
patrocinan el proyecto y aprueban los gastos de los sistemas.
Las expresiones positivas son palabras o frases que provocan en los oyentes respuestas
positivas. Estos trminos pueden utilizarse con gran eficacia para convencer a quienes
nos escuchan de las ventajas de los cambios que se proponen. Los directivos aceptaran
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con mayor facilidad aquellas ideas que promuevan los actos reflejados por expresiones
positivas.
Las expresiones negativas son palabras o frases que provocan en los oyentes respuestas
negativas. Estos terminaos pueden tambin utilizarse de manera eficaz para convencer a
dichos oyentes de las ventajas de los cambios propuestos. Los directivos aceptaran con
mayor facilidad aquellas ideas que eliminen los hechos reflejados por las expresiones
negativas.
La proxmica es la relacin que se establece entre las personas y el espacio que las
rodea. La proxmica es un factor importante de la comunicacin que puede ser
controlado por los analistas que lo conozcan y dominen.
10.4 REUNIONES
Durante el transcurso de un proyecto de desarrollo de sistemas, normalmente se
mantienen muchas reuniones.
Muchas personas tienen una imagen negativa de las reuniones porque muchas reuniones
a las que han asistido estaban mal organizadas y deficientemente dirigidas. Las
reuniones tambin son muy caras, porque requieren que varias personas dediquen un
tiempo que podran haber invertido mejor en un trabajo ms productivo. Mientras mas
personas participen en una reunin, mas cara cera esta.
Intente llegar a tiempo, pero no empiece la reunin hasta que todo el mundo este
presente. Si algn participante importante llega con ms de quince minutos de retraso,
considere la posibilidad de cancelar la reunin. Una vez iniciada esta, intente evitar las
interrupciones o los retrasos motivados, por ejemplo, por llamadas telefnicas. Tenga
impresos suficientes para todos los participantes. Tenga un buen comienzo haciendo una
revisin de la agenda, de modo que los puntos de discusin se conviertan en propiedad
de todo el grupo. Despus aborde cada punto de la agenda conforme al tiempo que se le
asigno cuando se programo la reunin. El lder del grupo ha de procurar que ninguna
persona o ningn subgrupo se erijan en dominadores de la reunin o queden
marginados. Las decisiones deberan tomarse por consenso o por el voto de la mayora.
Una regla bsica es mantenerse siempre dentro del programa: tenerse a la agenda y
concluir a tiempo. Si no se terminan de discutir todos los puntos de la agenda, se
programara otra reunin.
Tan pronto como sea posible despus de haber terminado la reunin, debera enviarse el
acta de la misma. Esta acta debe expresarse en un resumen escrito de breve extensin
sobre lo que ocurri durante la reunin: puntos tratados, decisiones tomadas y puntos
para consideraciones futuras. El acta es preparada normalmente por el secretario, un
miembro del equipo designado por el jefe de grupo.
Una clase especial de reunin llevada a cabo por el analista es denominada reunin de
proyecto.
Todos los participantes deben estar de acuerdo en seguir el mismo conjunto de reglas y
procedimientos. Adems, los participantes deben coincidir en revisar la documentacin;
Esta tarea no deberla ser realizada por la persona que preparo la documentacin. El
propsito bsico de la reunin es la detencin de errores, no la correccin de errores.
Los analistas nunca deberan rebatir los comentarios de los revisores. Una actitud
defensiva cohbe la crtica constructiva. El coordinador es responsable de conseguir que
estas reglas sean explicadas, comprendidas y obedecidas del modo conveniente. Los
revisores deberan ser instalados a ofrecer al menos un comentario positivo y uno
negativo con el fin de garantizar que la reunin no sea superficial.
El informe de empresa y tcnico es el mtodo principal usado por los analistas para
comunicar la informacin sobre un proyecto de desarrollo de sistemas. El propsito del
informe es informar o convencer, o tal vez ambas cosas.
El informe escrito es un mtodo del que con mucha frecuencia abusan los analista para
comunicarse con los usuarios del sistema. Tenemos una tendencia de generar informes
extensos y voluminosos con un aspecto impresionante. A veces, tales informes son
necesarios, pero otras muchas veces no lo son. Si se pone un informe tcnico de 300
paginas sobre la mesa de un directivo, puede esperarse que dicho directivo lo hojee,
pero no que lo lea, y mucho menos que lo estudie con detenimiento.
Los prrafos deben transmitir una sola idea Deberan influir con facilidad de uno
a otro. Una mala escritura de los prrafos da lugar casi siempre a deficiencias
en la exposicin.
Las frases no deberan ser demasiado complejas. La longitud media de una frase
no debera superar las veinte palabras. Los estudios sugieren que sentencias mas
largas de veinte palabras son difcil de leer y entender.
Existe un patrn general para organizar cualquier informe. Todos los informes constan
de elementos primarios y secundarios.
Los elementos primarios muestran informacin real que intenta transmitir un informe
Ejemplos de estos elementos son la introduccin y la conclusin.
Mientras que los elementos primarios presentan la informacin real, todos los informes
contienen tambin elementos secundarios.
Los elementos secundarios resumen el informe de forma que el lector pueda identificar
fcilmente tanto el informe como sus elementos primarios. Los elementos secundarios
aaden adems un acabado profesional a los informes.