MANUAL DE PROCESOS QUE D RESPUESTA AL PLAN DE SERVICIO AL CLIENTE

JOS LUIS ROS JIMNEZ

TECNOLOGIA EN GESTIN LOGISTICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

JULIO 2017

PROCESOS LOGSTICOS
Los procesos logsticos dentro de las organizaciones han tomado gran relevancia debido al
surgimiento de competencias del mismo sector econmico ya que a travs del diseo e
implementacin de procedimientos, manuales, instructivos y polticas nos ayudaran a
mantener un control ms eficiente de todos los recursos disponibles, se disminuyen los costos
de no produccin que hacen referencias a devoluciones por errores repetitivos y comunes, a
continuacin se muestra el flujograma en donde se detallan cada una de las actividades que
se realizan en cada etapa de los procesos logsticos.

En el Flujograma de procesos podemos observar una serie de actividades que a su vez son
procedimientos que hacen parte de un proceso a continuacin resalto cada uno de los
procesos logsticos implementados con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros
clientes.
1. CUALES SON LAS ACTIVIDADES QUE CONPONEN LOS PROCESOS LOGSTICOS?

Seguimiento el flujograma de procesos encontramos los siguientes procesos

1. Gestin de compras y suministros:

Proceso que inicia con una buena seleccin de proveedores teniendo en cuenta aspectos
como calidad, precios, imagen, certificaciones de organismos de acreditacin entre otros, esto
con el fin de garantizar que los proveedores seleccionados por nuestra organizacin cuentan
los criterios de calidad exigidos. Gestin de proveedores y contratistas.

Nombre del procedimiento: Gestin de proveedores y contratistas

Objetivo: Adquirir de manera oportuna, Equipos Biomdicos, Medicamentos e insumos hospitalarios, que
cumplan con las especificaciones tcnicas y de calidad requeridos por nuestros clientes para satisfacer sus
necesidades.
Alcance: Inicia con la generacin de las requisiciones de acuerdo con las necesidades de productos requeridas
por los clientes internos y externos, hasta la legalizacin de la entrada de los productos al inventario fsico y
sistematizado.
Referencias: ISO 9001 Versin. 2015.
Responsabilidades: Coordinadores de compras, Lideres de rea.
Recursos: coordinador de compras, computadora, acceso a internet, impresora.
Resultados: Adquirir insumos hospitalarios de buena calidad y aun buen precio.
Interaccin con otros procedimientos: Gestin de proveedores contratistas, ingreso y
almacenamiento de productos, inspeccin y aprobacin de productos.
Polticas o aspectos generales:

Los pedidos solicitados a proveedores deben hacerse a travs de rdenes de compra sistematizadas o en
formato con logo institucional en caso de que el producto sea Nuevo.

Los proveedores nuevos deben enviar la informacin necesaria para ser creados en el software, como NIT,
RUT, BPM, adicional a estos posteriormente debe hacer llegar a la empresa cmara de comercio, portafolio de
servicios, registro de Invima de los productos que comercializa, lista de precios y diligenciar el formato perfil
de proveedor.

Todo pedido debe venir con la factura correspondiente.

Las facturas recibidas se les anexan la orden de compra para ser ingresadas en el software.

Las inconsistencias encontradas en los pedidos recibidos se notificaran en menos de 72 horas al proveedor.

Las compras de contado de nuevos productos se realizan con base en tres cotizaciones siempre y cuando el
artculo lo tengan en existencias varios proveedores, se escoger el que cumpla con requerimientos tales
Como: preferencias del cliente, precio, calidad de los productos y disponibilidad del pedido.
Mensualmente se realice revisin de los stocks de los productos por laboratorio, para hacer los pedidos segn
las necesidades.

Las solicitudes de crdito a proveedores deben diligenciarse llenando formatos respectivos y adjuntando
informacin financiera y comercial de la empresa.

Descripcion de actividades:

Que hacer?
Seleccin de proveedores que cumplan con los criterios de calidad exigidos por la organizacin.

Como se hace?
Solicitar a cada proveedor los requisitos de calidad exigidos por la empresa ya sea a travs de E-mail
o personalmente, posteriormente utilizamos el formato de seleccin y evaluacion de proveedores
para obtener una calificacion y dar a conocer este resultado.

Que instrumentos o equipos se requieren?

Formato de seleccin y evaluacion de proveedores
Computador.

Donde se hace?
rea de Compras

Quien lo hace?
Coordinadores de compras

Cuales decisiones se toman?

Si se selecciona un proveedor o no, y en caso de seleccionarlo a un no cumpliendo con los criterios de
calidad exigidos por la empresa este pasara a un proceso de mejoramiento durante los 3 meses
posteriores.

Que documentos se generan?

Registro de seleccin y evaluacion de proveedores.

Cual es el destino de los documentos o de informacin que se generan?

Archivo del Sistema de Gestin de calidad (rea de compras)
 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

2. Direccin tcnica:

Asegurar que los diferentes procesos como son el de recepcin, inspeccin, acondicionamiento, almacenamiento,
alistamiento, despacho y entrega de pedidos se lleven a cabo adecuadamente con el fin de garantizar la trazabilidad de
todos nuestros productos y as cumplir con las expectativas de los clientes

Nombre del procedimiento: Inspeccin y aprobacin de productos.

Objetivo: Establecer las actividades y los responsables de realizar las operaciones de recepcin, inspeccin y
acondicionamiento para los productos comercializados, as como para dispositivos mdicos y equipos biomdicos
importados por la compaa.
Alcance: Aplica a todos los medicamentos, equipos biomdicos e insumos hospitalarios comercializados por
DISTRIMEC.
Referencias: ISO 9001 Versin. 2015, Resolucin 2400, Resolucin 1403.
Responsabilidades: Director tcnico, Auxiliares de bodega.
Recursos: Infraestructura adecuada, Personal Idneo, tecnologa.
Resultados: Garantizar el buen estado de los Productos que cumplan con las especificaciones de calidad,
registro INVIMA vigente, embalaje Entre otros.
Interaccin con otros procedimientos: Recepcion de productos, ingreso de productos,
almacenamiento, Gestin de Proveedores contratistas.
Polticas o aspectos generales:

Toda importacin (ya nacionalizada) debe presentar la factura de origen y declaracin de importacin.

Todos los productos que ingresen a la bodega se deben inspeccionar antes de ser Almacenados.

La aprobacin de los productos es responsabilidad del Director Tcnico

Para realizar la inspeccin el Auxiliar de Bodega debe contar con los siguientes documentos: documento de
transporte, factura de compra, formato de inspeccin.
Para Dispositivos Mdicos solo se realizar inspeccin al estado general del empaque secundario, textos
legales y aspecto: (lote, fecha de vencimiento). No se deben abrir ni alterar los empaques primarios.
Todos los productos importados por la compaa deben ser acondicionados con los textos requeridos por la
autoridad sanitaria para proceder a la comercializacin

Los textos reglamentarios para realizar el acondicionamiento son:

Importado por Sumintegrales
Direccin y Telfono de Sumintegrales
Registro Sanitario correspondiente

La operacin de acondicionamiento se debe realizar nicamente en el rea destinada para tal fin.

La orden de acondicionamiento debe ser elaborada y aprobada por el Director Tcnico de dispositivos
mdicos de la compaa

No se puede iniciar el acondicionamiento de los productos sin la orden emitida por el Director Tcnico de la
compaa.

Para la elaboracin de la orden de acondicionamiento se debe consultar la copia del Registro Sanitario.

Siempre se debe colocar un testigo en la orden de acondicionamiento.

Se debe contar con el listado general de productos el cual debe indicar: serie, Nombre/descripcin, modelo,
fabricante, registro sanitario, tipo de equipo.

El Director Tcnico debe elaborar un listado general de consecutivo de rdenes de acondicionamiento.

Para garantizar la aceptacin de criterios y pasar de una etapa del proceso a otra se elabor un plan de
inspeccin y ensayo en el formato PR-DT-01-F5 Inspeccin y ensayos.

Descripcion de actividades:

Que hacer?
Realizar inspeccin a cada producto, verificar estado invima, Embalaje, empaques, cantidades, fechas
de vencimientos superiores a 1 ao.

Como se hace?
Despus de que el producto es recepcionado se procede a verificar a travs de la pagina del INVIMA
el registro sanitario, verificar fechas de vencimiento, fechas de llegada todo esto se realiza a travs
del formato de inspeccin y aprobacin de productos.

Que instrumentos o equipos se requieren?

Formato de inspeccin y aprobacin de productos, Tecnologa adecuada, Computador, termmetro
para medicamentos con cadena de frio.

Donde se hace?
rea de bodega.

Quien lo hace?
Regente de farmacia, Auxiliar de Farmacia, Auxiliar de bodega.
Cuales decisiones se toman?
Se recibe o no le producto.
Realizar no conformidad a productos que no cumplan con los criterios de calidad.
Devolucin de productos en mal estado.

Que documentos se generan?

Registro de inspeccin y aprobacin de productos.
Registro de productos no conformes.
Registro de no conformidades.
Registro de devoluciones.

Cual es el destino de los documentos o de informacin que se generan?

Comunicacin a proveedores.
rea de contabilidad.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INSPECCION Y APROBACION DE

PRODUCTOS.
 3. VENTAS.

Establecer y desarrollar las Actividades que aseguren las ventas efectivas de los productos ofertados por
Sumintegrales S.A.S, atendiendo las necesidades de los clientes y prestando un servicio que satisfaga sus
necesidades.
Nombre del procedimiento: Ventas.
Objetivo: Establecer y desarrollar las Actividades que aseguren las ventas efectivas de los productos ofertados
por SUMINTEGRALES S.A.S., cumpliendo con las necesidades y expectativas de los clientes.
Alcance: Inicia con la asignacin de los clientes a los Asesores comerciales y finaliza con la elaboracin Del
informe de ventas y cobros.
Referencias: Plan de mercadeo, ISO 9001 versin 2015.
Responsabilidades: Gerente Comercial, Asesores Comerciales.
Recursos: Computador con acceso a internet, Celular con plan de datos, personal idneo, Transporte
Resultados: Aumentar las ventas, consecucin de nuevos clientes, Cumplimiento del presupuesto de ventas.
Interaccin con otros procedimientos: Gestin de proveedores contratistas, Direccin Tcnica.
Polticas o aspectos generales:
El presupuesto anual de ventas lo realiza el Gerente comercial en conjunto con asesor financiero.

El Asesor comercial establece la frecuencia de visitas para los clientes asignados.

Al ingresar un cliente Nuevo se debe solicitar la siguiente informacin y registrarla en el formato del Perfil del
cliente:
- Razn social
- Nit - Direccin
Ubicacin
- Nombre del representante legal, cargo
- Nombre del Jefe de Compras, telfono y correo electrnico
- Nombre del responsable de pagos, cargo, telfono y correo electrnico
- Nombre y cargo de otro contacto, telfono y correo electrnico
-Caractersticas fiscales
- Tipo de entidad: Hospital, Clnica, distribuidor
- Nivel de complejidad
- Tamao de la entidad (No. Camas, servicios, bombas,)
- Nmero de sedes
- Horario de atencin a proveedores

Es responsabilidad del Asesor comercial mantener actualizada la informacin del perfil de los clientes y monitorear
los precios y productos de la competencia.
 Descripcion de actividades:

Que hacer?
Visitar clientes, Consecucin de nuevos clientes, Cumplimiento de presupuesto de ventas.

Como se hace?
Cronograma de visitas a clientes, presupuesto de ventas.

Que instrumentos o equipos se requieren?

Pareto, Computador con acceso a internet, Celular plan de datos, Plan de mercadeo

Donde se hace?
En campo, Instalaciones de la empresa.

Quien lo hace?
Asesores comerciales, Gerente comercial.

Cuales decisiones se toman?

Disminucin de tarifas a clientes preferenciales.

Que documentos se generan?

rdenes de compra, Registro de visitas a clientes, hojas de vida de clientes.

Cual es el destino de los documentos o de informacin que se generan?

Cartera, contabilidad.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE VENTAS.

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