Captulo 10:

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Colaboracin: Tatiana Castrilln Valds
Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de una buena comunicacin en los
proyectos

Explicar los elementos de la planificacin de las comunicaciones

del proyecto, incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las
comunicaciones y realizar un anlisis de las comunicaciones con
los interesados

Describir varios mtodos para la distribucin de la informacin del

proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, ver la
importancia de atender las necesidades individuales de
comunicacin, y calcular el nmero de canales de comunicacin
en un proyecto
Objetivos de aprendizaje (contina)
Comprender cmo los principales resultados de los informes de
rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca
de los recursos del proyecto

Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones

para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas

Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto,

tales como la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones
efectivas, utilizando el correo electrnico y otras tecnologas de
manera eficaz y el uso de plantillas

Describir cmo el software puede mejorar la gestin de las

comunicaciones del proyecto
Importancia de buenas comunicaciones

La mayor amenaza para muchos proyectos es la falta de

comunicacin

Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos

Comunicadores

Investigaciones muestran que los profesionales de TI debe ser

capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus
posiciones

Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la

promocin para profesionales de TI
Procesos de la gestin de las comunicaciones
Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto

Planificar las Comunicaciones: Determinar las necesidades de

informacin y comunicaciones de los interesados en el proyecto

Distribuir la Informacin: Poner la informacin necesaria a

disposicin de los interesados en el proyecto cuando corresponda

Gestionar las expectativas de los Interesados: Gestionar las

comunicaciones con el fin de satisfacer los requisitos de los
interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos

Informar el Rendimiento: Recopilar y distribuir informacin sobre el

rendimiento. Esto incluye informes de estado, medicin del avance y
proyecciones
Resumen de Gestin de las Comunicaciones
del Proyecto
Iniciacin
Proceso: Identificar a los Interesados
Salida: Registro de Interesados, Estrategia de Gestin de los Interesados

Planificacin
Proceso: Planificar las Comunicaciones
Salida: Plan de Gestin de las Comunicaciones, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Ejecucin
Proceso: Distribuir la Informacin
Salida: Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin
Proceso: Gestionar las expectativas de los interesados
Salida: Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin, Solicitudes de cambio, ,
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto y Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto

Seguimiento y control
Proceso: Informar el Desempeo
Salidas: Informes de desempeo, Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin,
Solicitudes de Cambio

Inicio del proyecto Terminacin del Proyecto

Anlisis de los Interesados

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes

Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de

abordaje
Matriz de poder/inters

Matriz de poder/influencia

Matriz de influencia/impacto

Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Matriz de Poder / Inters
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
Matriz de anlisis de los interesados

Inters(es) en el Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

Interesado Evaluacin de impacto
Proyecto o Reducir Obstculos
Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del Proyecto 1. Anlisis de los Interesados 1. Registro de Interesados
2. Documentos de Adquisicin 2. Juicio de Expertos 2. Estrategia de Gestin de los
3. Factores Ambientales de la Interesados
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Contenido del Plan de Gestin de las
Comunicaciones
Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y

nivel de detalle

Persona responsable de comunicar la informacin

Persona o grupos que recibirn la informacin

Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como

memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa
Contenido del Plan de Gestin de las
Comunicaciones (contina)

Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal

Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de

mando (nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan
resolverse a un nivel inferior del personal

Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las

comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla

Glosario de terminologa comn

 Ejemplo de anlisis de comunicaciones
con los interesados del proyecto
Interesados Nombre del Formato del Persona de Frecuencia
documento documento contacto
Gerencia del clientes Reporte mensual de Copia Impresa Tom Silva Primer da del mes
estado
Equipo de negocios del Reporte mensual de Copia Impresa Julie Grant Primer da del mes
cliente estado

Equipo tcnico del Reporte mensual de Email Li Chau Primer da del mes
cliente estado
Gerencia Interna Reporte mensual de Copia Impresa Bob Thomson Primer da del mes
estado

Equipo tcnico y de Reporte mensual de Intranet Angie Liu Primer da del mes
negocios interno estado
Subcontratista de Plan de capacitacin Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
capacitacin
Subcontratista de Plan de Email Najwa Gates Junio 1, 2008
software implementacin de
software

Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar las Comunicaciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestin de los
Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
1. Anlisis de Requisitos de
Comunicaciones
2. Tecnologa de las Comunicaciones
3. Modelos de Comunicacin
4. Mtodos de Comunicacin
1. Plan de Gestin de las
Comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Distribuir la informacin

Ofrecer la informacin correcta a las personas adecuadas en el

momento oportuno y en un formato til es tan importante como el
contenido de la informacin

Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnologa para mejorar la distribucin de la informacin

Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de informacin

Distribuir informacin de una manera eficaz
y oportuna
No esconder informacin crucial

No tener miedo de reportar mala informacin

La comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones

informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la
luz pblica
Distribuir la Informacin

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 1. Mtodos de Comunicacin 1. Actualizaciones a los Activos de los
2. Informes de Desempeo 2. Herramientas para la Distribucin Procesos de la Organizacin
3. Activos de los Procesos de la de la Informacin
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Importancia de la comunicacin cara a cara
Investigaciones indican que en una interaccin cara a cara:
58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del cuerpo

35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se dicen

las palabras
7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las palabras
que se dicen

Prestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien dice

El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca

de cmo l o ella realmente se siente
Fomentar ms interacciones cara a cara
Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
de TI

Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo

que realmente necesitan comunicar

Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del

correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante
varios das de la semana
Ejemplo de tabla de eleccin de medio
Copia Llama da Mensaje Email Reunin Sitio
Impresa telefnica de voz Web
Como un buen medio se adapta a:
Compromiso de evaluacin 3 2 3 3 1 3
Crear consensos 3 2 3 3 1 3
Mediar en un conflicto 3 2 3 3 1 3
Resolver malentendidos 3 1 3 3 2 3
Abordar comportamiento negativo 3 2 3 2 1 3
Expresar apoyo o aprecio 1 2 2 1 2 3
Fomentar pensamientos creativos 2 3 3 1 3 3
Hacer una afirmacin irnica 3 2 2 3 1 3
Trasmitir un documento de referencia 1 3 3 3 3 1
Reforzar la autoridad 1 2 3 3 1 2
Suministrar registros permanentes 1 3 3 1 3 1
Mantener la confidencialidad 2 1 2 3 1 3
Transmitir informacin simple 3 2 1 1 2 3
Hacer preguntas informales 3 2 1 1 3 3
Hacer preguntas simples 3 3 1 1 3 3
Dar instrucciones complejas 3 3 3 2 1 2
Dirigir mucha gente 2 3 3 o 1* 2 3 1
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
Del mundo real:
La colaboracin es un impulsor clave del rendimiento global de las
empresas en todo el mundo

De todas las tecnologas de colaboracin que fueron estudiadas, tres

fueron las ms comnmente presentes en las empresas de alto
rendimiento que no aparecan en las de bajo rendimiento: Conferencias
Web, Audio conferencias, tecnologas para planificacin de reuniones

"Este estudio revela una nueva potente mtrica que los lderes de
negocios pueden utilizar para gestionar con mayor xito sus empresas y
lograr ventajas competitivas, Brian Cotton, vicepresidente de Frost & Sullivan *

El estudio tambin mostr que existen diferencias regionales de cmo

las personas en varios pases prefieren comunicarse unos con otros

* Frost & Sullivan, New Research Reveals Collaboration Is a Key Driver of Business
Performance Around the World, Microsoft PressPass (Junio 5, 2006).
Entender necesidades de comunicacin
grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables

Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se

puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas

Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico

A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las
afecta personalmente

Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente

La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables

Barreras idiomticas

Diferentes normas culturales

Preparar el escenario para dar malas noticias

Queridos pap y mam, o debera decir abuela y abuelo,

S, estoy embarazada. No, yo no estoy casada an. Larry, mi novio, dej su
trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde
que dej la escuela secundaria. Larry se ve mucho ms joven que t, pap,
aunque l es tres aos mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo
para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el beb. He
encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparacin de autos 24
horas. Con un buen aislamiento los gases de escape y el ruido no nos molestar.
Estoy muy feliz. Pens que ustedes tambin lo estaran.
Con amor, Ashley

P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar
la escuela, pero estoy recibiendo una psima calificacin en Qumica. Slo quera
darles un poco de perspectiva.
Determinar el nmero de canales de informacin

A medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta

la complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de
comunicacin o caminos a travs de los cuales las personas pueden
comunicarse

Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2

Donde n es el nmero de personas involucradas

Impacto del nmero de personas sobre los
canales

Nmero de canales de comunicacin

2 Personas, 1 canal de comunicacin

4 Personas, 6 canales de comunicacin

3 Personas, 3 canales de comunicacin

Informar el desempeo
Los Informes de desempeo mantienen a los interesados informados
sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado describen donde se encuentra el proyecto en un punto
especfico en el tiempo
Informes de progreso describen lo que el equipo del proyecto ha realizado
durante un determinado perodo de tiempo
Pronsticos predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en
la informacin del pasado y las tendencias
Gestionar las expectativas de los interesados

Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las

diversas partes interesadas

Idear maneras para identificar y resolver problemas

Dos instrumentos importantes:

Matriz de expectativas de gestin

Registro de polmicas
Ejemplo de matriz de expectativas de gestin
Medida de xito Prioridad Expectativas
Alcance 2 La especificacin del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminacin del
proyecto. Cada gran tem se debe acordar
y programar de la manera ms realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organizacin. Si se justifica claramente la
necesidad de ms fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
Satisfaccin del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Proyeccin del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin
Etc.
* ROI: Return On Investment
Sugerencias
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en stos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Nuestro departamento de finanzas trabajar
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos
ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes
Ejemplo de registro de polmicas

Polmica Descripcin Impacto Fecha de Reportada Asignada a Prioridad Fecha de Estado Comentarios
en el reporte por respuesta
# (A/M/B)
proyecto

1 Costo de los Pequeo 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador

servidores incremento accedi a
10% mayor a de costos aumentar los
lo planeado en el fondos para
proyecto cumplir el plazo

2 Dos personas Necesario 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
abandonaron reasignar reasignar personal
el proyecto personal en una semana
deber hablar
directamente con
Peter

Etc.
Sugerencias para mejorar las comunicaciones

Manejar efectivamente los conflictos

Desarrollar mejores habilidades de comunicacin

Realizar reuniones efectivas

Usar email y otras tecnologas de forma eficiente

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Formas de manejar los conflictos

Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un

acercamiento problema-solucin

Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir

Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de

acuerdo

Forzar: Acercar a ganar-perder

Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno
El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms
duro y con ms colaboracin

Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de

un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos

Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con

frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Desarrollar mejores habilidades de
comunicacin
Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a
menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresin oral,
escrita y para escuchar

A medida que las organizaciones se vuelven ms globales, se dan

cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicacin
con personas de diferentes pases y culturas

Se requiere liderazgo para mejorar la comunicacin

Del mundo real
Las tecnologa de comunicacin, como el uso de correo electrnico y
bsqueda en la Web, debera ayudar a mejorar las comunicaciones del
proyecto, pero tambin puede causar conflictos
Cyberslackers son personas que deberan estar trabajando, pero
pasan su tiempo en lnea haciendo actividades no relacionadas con su
trabajo, como enviando de mensajes sin importancia por correo
electrnico
Estudios de Websense sugieren que los empleados estn utilizando la
Web cada vez ms en asuntos personales, que le cuestan a las
empresas de EE.UU. 178 billones de dlares anuales, o 5.000 dlares
por empleado
En el 2000, la compaa de seguridad de Internet Surfcontrol estim
que cada empleado en Australia tom el equivalente de dos "ciber-
semana de vacaciones" cada ao, costndole a la nacin 22,5 billones
de dlares anuales
Reuniones eficaces
Determinar si una reunin se puede evitar

Definir el propsito y resultados esperados de la reunin

Determinar quin debe asistir a la reunin

Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin

Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos

antes la reunin

Ejecutar la reunin profesionalmente

Construir relaciones
Gestionar las Expectativas de los Interesados

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestin de los
Interesados
3. Plan para la Direccin del Proyecto
4. Registro de Incidentes
5. Registro de Cambios
6. Activos de los Procesos de la
Organizacin
1. Mtodos de Comunicacin
2. Habilidades Interpersonales
3. Habilidades de Gestin
1. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Utilizar email, mensajera instantnea y
herramientas colaborativas de forma efectiva
Asegurarse de que el correo electrnico, mensajera instantnea, o
herramientas de colaboracin sean un medio apropiado para lo que
usted quiere comunicar

Asegurarse de enviar la informacin a las personas adecuadas

Utilizar lneas de asunto significativas y limitar el contenido de los

mensajes de correo electrnico a un tema principal, y ser lo ms
claro y conciso posible

Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y

editar sus documentos de colaboracin
Buenas prcticas
En junio de 2006, la revista CIO encuest a ejecutivos de tecnologa
de la informacin sobre sus mejores prcticas para la gestin de la
innovacin en los negocios

Cuando se les pregunt qu tecnologas tenan previstas aplicar o

reforzar en el siguiente ao:
54 por ciento de los encuestados contest que los PC de bolsillo / PDAs
eran los equipos ms importantes
56 por ciento consideraban los servicios web como el software ms
importante
53 por ciento consideraba las tecnologas inalmbricas como la tecnologa
de Internet ms importante

Estas tecnologas ayudan a las organizaciones a mejorar las

comunicaciones permitiendo a sus trabajadores comunicarse en
cualquier momento y desde cualquier lugar
Usar plantillas para las comunicaciones del
proyecto
Muchos tcnicos tienen miedo de pedir ayuda

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero

Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar

algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de
ejemplos de libros

Muchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en

la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillas elaboradas en
hojas electrnicas
Ejemplo de plantilla para la descripcin del
proyecto
Descripcin Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del
negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.
Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocndose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de
Gantt.
Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lstelo como logro.

II. Planes para mes siguiente:

Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relacinelos con el diagrama de Gantt.
Describa otros tems importantes a lograr.

III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no

quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.

IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio

solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.
Ejemplo de elementos finales de
documentacin del proyecto

I. Descripcin del proyecto

II. Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldo
III: Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseo
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditora
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones
escritas y electrnicas
Informe de lecciones aprendidas

El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas
Una reflexin que documenta las cosas importantes que se aprendieron al
trabajar en el proyecto

El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas

los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen

Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Archivos del proyecto
Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto

Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados

del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros

proyectos
Sitio Web del proyecto
Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto
donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin

Se puede crear el sitio usando varios tipos de software, como por

ejemplo, software de gestin de proyectos empresariales
Ejemplo usando Microsoft Office Enterprise
Project Management (EPM)
Software como ayuda en la gestin de las
comunicaciones
Hay muchas herramientas de software que ayudan en las
comunicaciones de un proyecto

Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente

El software de gestin de proyectos generalmente incluye

caractersticas para facilitar las comunicaciones virtuales

Herramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden

ayudar en las comunicaciones del proyecto
Informar el Desempeo

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 1. Anlisis de Variacin 1. Informes de Desempeo
2. Informacin sobre el Desempeo 2. Mtodos de Proyeccin 2. Actualizaciones a los Activos de los
del Trabajo 3. Mtodos de Comunicacin Procesos de la Organizacin
3. Mediciones del Desempeo del 4. Sistemas de Informes 3. Solicitudes de Cambio
Trabajo
4. Proyecciones del Presupuesto
5. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Resumen del captulo
El objetivo de la gestin de las comunicaciones del proyecto es
garantizar la produccin oportuna y apropiada, la recoleccin,
difusin, almacenamiento y disposicin de informacin del proyecto

Procesos principales:
Identificar a los interesados

Planificar las comunicaciones

Distribuir la informacin

Gestionar las expectativas de los interesados

Informar el desempeo