You are on page 1of 45

Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

PEDOMAN MANUAL MUTU


PUSKESMAS CIJEDIL

I. Pendahuluan
Manual Mutu ini disusun untuk menjelaskan Sistem Manajemen Mutu yang
diimplementasikan di Puskesmas Cijedil. Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil
yang dijelaskan akan mencakup Kebijakan dan Sasaran Mutu, Komitmen Manajemen,
Organisasi Mutu dan Puskesmas serta uraian singkat Proses-proses bisnis yang
dijalankan organisasi. Pada bagian akhir disajikan tabel matriks yang menunjukkan
kesesuaian antar bagian Manual Mutu ini dengan dokumen yang terkait serta
menunjukkan interaksi hubungan implementasi peningkatan sistem manajemen mutu
yang berkelanjutan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas
Cijedil.
Sesuai dengan Permenkes nomor 75 tahun 2014 disebutkan prinsip
penyelenggaraan Puskesmas meliputi paradigma sehat, pertanggung jawaban wilayah,
kemandirian masyarakat, pemerataan, tehnologi tepat guna, keterpaduan dan
kesinambungan dengan tujuan tercapainya kecamatan sehat di wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan fungsinya, puskesmas berwenang : menyelenggarakan
pelayanan kesehatan dasar secara konprehensif, berkesinambungan dan bermutu.
Puskesmas mengutamakan upaya promotif dan preventif berorientasi pada keamanan
dan keselamatan baik untuk pasien, petugas, dan pengunjung. Menjalankan prinsip
koordinasi, dan kerjasama lintas program, dan lintas sektor, melakukan pencatatan,
baik rekam medik dan kegiatan. Melaksanakan penafisan rujukan sesuai dengan
indikasi medis dan sistem rujukan dan senantiasa meningkatkan kompetensi petugas.
Puskesmas juga berfungsi sebagai wahana pendidikan tenaga kesehatan dan
tenaga lain baik administrasi maupun fungsional terkait. Mutu puskesmas menjadi
rujukan untuk mewujudkan pelayanan puskesmas yang bermutu sesuai dengan
harapan. Manual ini menjelaskan garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas
Cijedil. Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam manual ini
merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional puskesmas. Sistem
manajemen mutu berlaku tanggal 4 januari 2016.
Penyusun manual mutu ini digunakan sebagai panduan dalam proses pelaksanan
akreditasi di Puskesmas Cijedil. Manual ini juga sebagai basis mutu semua kegiatan
dan pelaksanaan program di Puskesmas Cijedil.

1
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

1. Profil Organisasi
Nama Puskesmas : Puskesmas Cijedil
Alamat : Jl. Raya Cianjur Cipanas KM 7 Desa Cijedil Kec.
Cugenang Cianjur 43252.
Produk : Jenis Pelayanan Jasa Dibidang Kesehatan Dengan
kegiatan melalui UKM dan UKP meliputi :
a. Promotif,
b. Preventif,
c. Kuratif,
d. Rehabilitatif
2. Gambaran Umum
Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) Cijedil terletak di Desa Cijedil
kecamatan cugenang Kabupaten Cianjur Propinsi Jawa Barat dengan luas tanah
+ 250 m2 dengan luas bangunan 200 m2 dan merupakan salah satu dari 2
Puskesmas yang ada di Kecamatan Cugenang. Wilayah kerja Puskesmas Cijedil
memiliki 7 desa binaan yaitu : Desa Cibeureum, Galudra, Nyalindung, Gasol,
Cijedil, Sukamanah dan Wangunjaya, dengan 179 RT dan 46 RW.
Puskesmas Cijedil Kecamatan Cugenang adalah salah satu Puskesmas yang
ada di Kabupaten Cianjur, secara definitif menjadi Puskesmas induk sejak Tahun
1976. Sejak berdirinya Puskesmas Cijedil dipimpin oleh :
1. H. Kama tahun 1977 s.d 1980
2. Dr. Aida W tahun 1980 s.d 1985
3. Dr. Cahyono tahun 1985 s.d 1987
4. Dr. Gusti Otwin Ariono tahun 1987 s.d 2003
5. Dr. Yusrizal Yulis tahun 2003 s.d 2005
6. Dr. Tjendrawati P H tahun 2005 s.d 2010
7. Dr. Cecep Willy B tahun 2010 s.d 2015
8. H. Ajud Maulana, SKM, M.Si. tahun 2015 s.d sekarang
Jarak dari Kecamatan +1 Km, dengan waktu tempuh 5 menit, sedangkan jarak
dari pusat pemerintahan Kabupaten Cianjur + 7 Km dengan waktu tempuh 10 s/d
15 menit menggunakan kendaraan bermotor.
3. Keadaan Geografis Puskesmas
Wilayah Puskesmas Cijedil berada pada ketinggian 3.000 meter dari permukaan
laut, suhu rata-rata adalah 20-23o Celcius. Luas wilayah kerja Puskesmas Cijedil
31.492 Km 2. Sebagian besar adalah sawah irigasi 10,528 ha), dan lahan bukan
sawah seluas 20,964.ha. Dengan jarak terjauh dari desa ke Puskesmas sekitar 8
km. Dan jarak dari Puskesmas ke kota Kabupaten 7 km.
Batas wilayah kerja Puskesmas Cijedil adalah :

2
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Sebelah Utara berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas Cikalong Kulon.


Sebelah Selatan berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas Cugenang.
Sebelah Barat berbatasan dengan wilayah Kerja Puskesmas Cipendawa
Sebelah Timur berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas Muka.
PETA WILAYAH KERJA PUSKESMAS CIJEDIL

Luas desa dan jumlah Posyandu, RW dan RT dapat dilihat dalam tabel dibawah
ini:
LUAS
Jumlah Jml. Jml.
NO NAMA DESA WILAYAH
Posyandu RT RW
(Ha)
1. Cibeureum 3.730 9 30 6
2. Cijedil 6.105 10 29 7

3. Galudra 6.246 7 14 3

4. Gasol 2.333 9 29 6

5. Nyalindung 1.597 7 23 7

6. Sukamanah 2.294 9 27 9

7. Wangunjaya 9.187 8 27 7

Jumlah 31.492 59 179 45

3
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Jarak dari desa/ kelurahan ke puskesmas :


Jarak Rata-Rata Waktu
Terjauh ke Tempuh Ke PKM Kondisi Keterjangkauan Desa
No Nama DESA
Puskesmas (Menit)
(Km) Roda 2 Roda 4 Roda 2 Roda 4 Jalan
1. Cibeureum 3 10 15 Mudah
2. Cijedil 1 5 5 Mudah
3. Galudra 8 25 25 Mudah
4. Gasol 5 15 15 Mudah
5. Nyalindung 6 20 20 Mudah
6. Sukamanah 4 15 15 Mudah
7. Wangunjaya 7 30 30 Mudah
JUMLAH 34 120 125 Mudah

Sarana jalan dalam keadaan baik (sudah diaspal). Jarak desa terjauh dari
puskesmas yaitu 8 km, setiap desa dapat ditempuh dengan kendaraan beroda
empat maupun beroda dua.
4. Demografis
Jumlah Penduduk dan sasaran kerja di wilayah kerja Puskesmas Cijedil pada
Tahun 2016 = 48.577 jiwa
a. Pria : 23.887 Jiwa
b. Wanita : 24.690 Jiwa
c. Bayi : 885 Jiwa
d. Balita : 3.565 Jiwa
e. Bumil : 986 Jiwa
f. Bulin : 941 Jiwa
g. Neonatus : 909 Jiwa
h. Kepadatan Penduduk + 2.011 Jiwa / Km2.

Jumlah Penduduk Menurut Jenis Kelamin di Wilayah Kerja Puskesmas Cijedil


Tahun 2016
No. Desa Laki-laki Perempuan Jumlah
1. Cibeureum 3.960 3.572 7.532
2. Galudra 2.644 2.466 5.110
3. Nyalindung 2.939 2.597 5.536
4. Cijedil 3.216 4.824 8.040
5. Gasol 3.798 3.519 7.317
6. Wangunjaya 3.226 3.203 6.429
7. Sukamanah 4.104 4.509 8.613
JUMLAH 23.887 24.690 48.577

4
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

5. Mata Pencaharian
Pada umumnya penduduk di wilayah kerja puskesmas Cijedil bekerja sebagai
buruh tani karena luasnya lahan pertanian. Adapun Pekerjaan kepala keluarga
adalah sbb : Petani 8.950 jiwa, Wiraswasta 2.614 jiwa, Buruh 6.022 jiwa, PNS 407
jiwa, ABRI 27 jiwa, Karyawan 1.867 jiwa dan pensiunan 229 jiwa dan pedagang
2.355 dengan Jumlah keluarga miskin 21.503 keluarga.
6. Keadaan Tenaga di Puskesmas :
Kepala Puskesmas : 1 orang
Kasubag Tata Usaha : 1 orang
Dokter Umum : 2 orang
Dokter Gigi : 1 orang
Bidan : 20 orang
Perawat : 12 orang
Perawat Gigi : 1 orang
Nutrisionis : 1 orang
Sanitarian : 1 orang
Petugas Promkes : 0 orang
Analis Lab. : 0 orang
Apoteker / Ass Apt : 0 orang / 0 orang
Tenaga non kesehatan : 5 orang

5
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

6
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

7. Sarana Kesehatan di wilayah Puskesmas :


Puskesmas Pembantu : 1 buah
Poskesdes : 2 buah
Kendaraan Pusling : 2 Buah
Sepeda Motor : 12 buah
Posyandu : 59 posyandu
DPS : 1 orang
BPS : 7 orang
Apotek : 1 toko
Klinik Khitan : 1 orang
Batra : 3 orang
8. Realisasi Anggaran Tahun 2016
Jumlah kunjungan : 38.856
BP Umum : 34.895
BP Gigi : 1649
KIA : 1786
Penerimaan dan Penyerapan anggaran :
Pendapatan Retribusi : Rp. 153.129.272,-
JKN : Rp. 1.573.166.740 ,-
BOK : Rp. 223.088.500,-
9. Visi Puskesmas
Puskesmas Cijedil CERMAT menuju Cianjur lebih Sehat
(Cerdas, Efektif, Ramah, Mandiri, Akhlaqul Karimah, Terpadu)
10. Misi Puskesmas
a. Memberi Pelayanan Kesehatan Dasar Tingkat Pertama Yang Bermutu
b. Memberdayakan Keluarga Dan Masyarakat Dalam Pembangunan Kesehatan
c. Menjalin Kemitraan Terpadu Dengan Pihak Terkait
11. Tata Nilai
Cermat Inovatif Jujur Efektif Dedikasi Ikhlas Loyal
12. Kebijakan Mutu
Kepala Puskesmas Cijedil dan seluruh staf Puskesmas Cijedil berkomitmen:
a. Melaksanakan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-
BLUD).

7
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

b. Kami Jajaran Pengelola dan Seluruh Karyawan Puskesmas Cijedil berkomitmen


untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan
memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan. Kami berkomitmen untuk
memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta.
c. Melaksanakan akreditasi Puskesmas Cijedil.
d. Melaksanakan service excellent/pelayanan prima di Puskesmas Cijedil.
e. Meningkatkan mutu pelayanan klinis dan keselamatan pasien.
13. Proses Pelayanan
a. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan
untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan
menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok,
dan masyarakat. Jenis pelayanan UKM dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok yaitu
UKM esensial dan UKM Pengembangan. UKM esensial merupakan yang wajib
dilaksanakan terdiri dari pelayanan promosi kesehatan termasuk UKS, pelayanan
kesehatan lingkungan pelayanan kesehatan ibu dan anak dan keluarga berencana,
(yang bersifat UKM) pelayanan gizi (yang bersifat UKM) dan pelayanan
pencegahan dan pengendalian penyakit. UKM Pengembangan merupakan upaya
kesehatan masyarakat yang kegiatannya memerlukan upaya yang sifatnya inovatif,
dan/atau bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan disesuaikan dengan
pelayanan prioritas masalah kesehatan. Kekhususan wilayah kerja dan potensi
sumber daya yang tersedia di masing masing puskesmas. UKM pengembangan
terdiri dari pelayanan kesehatan jiwa, pelayanan kesehatan tradisional
komplementer, pelayanan kesehatan olahraga, pelayanan kesehatan indera,
pelayanan kesehatan lansia, pelayanan kesehatan kerja, pelayanan kesehatan
lainnya.
b. Penyelenggaraan Upaya kesehatan perorangan (UKP) pelayanan klinis suatu
kegiatan dan atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk
peningkatan pencegahan penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat
penyakit, dan memulihkan kesehatan perorangan. UKP dilaksanakan dalam bentuk
rawat jalan, pelayanan gawat darurat, home care. Kegiatan UKP terdiri dari
pelayanan pemeriksaan umum, pelayanan kesehatan gigi dan mulut, pelayanan
KIA-KB (yang bersifat UKP), pelayanan gawat darurat, pelayanan gizi (yang
bersifat UKP), pelayanan kefarmasian, dan pelayanan laboratorium.

8
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

14. Ruang Lingkup


Ruang lingkup pedoman peningkatan mutu dan kinerja ini disusun berdasarkan
standar akreditasi puskesmas, yang meliputi persyaratan umum sistem manajemen
mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang
terdiri dari penyelenggara upaya kesehatan masyarakat (UKM) baik UKM esensial
maupun UKM pengembangan dan upaya kesehatan perorangan (UKP) pelayanan
klinis. Dalam penyelenggaraan UKM dan UKP memperhatikan keselamatan
sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen resiko.
15. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi puskesmas dalam membangun sistem
manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan
pelayanan klinis (UKP).
16. Landasan Hukum dan Acuan
Landasan hukum yang digunakan adalah :
a. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2012 tentang
penyelenggaraan Laboratorium Puskesmas.
b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Panduan praktis klinis bagi Dokter di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat.
d. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 46 Tahun 2015 tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi
e. Peraturan Daerah Kabupaten Kabupaten Cianjur No. 6 Tahun 2013 Tentang
Pelayanan Publik
f. Peraturan Bupati Cianjur Nomor 13 tahun 2010 tentang Pembentukan Pusat
Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) dan Laboratorium Kesehatan Daerah
KabupatenCianjur.
g. Peraturan Bupati Cianjur Nomor 14 Tahun 2010 tentang Organisasi dan tatakerja
Pusat Kesehatan Masyarakat ( Puskesmas ) pada Dinas Kesehatan Kabupaten
Cianjur
Acuan yang digunakan dalam menyusun manual mutu ini adalah : standar akreditasi
puskesmas dan persyaratan ISO 9001:2012.

9
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

17. Istilah dan Definisi


a. Dokumen adalah segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan
sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.
b. Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,
kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang
dicapai, makin tinggi efektifitasnya.
c. Efisiensi adalah sebagai kemampuan suatu unit pelayanan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan, efisiensi selalu dikaitkan dengan tujuan organisasi
yang harus dicapai.
d. Kebijakan Mutu adalah maksud dan arahan menyeluruh dari suatu organisasi
tentang mutu yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak. Point dalam
kebijakan ini haruslah mencakup komitmen untuk mengikutsertakan persyaratan
dan meningkatkan keefektifan secara terus menerus dari suatu sistem manajemen
mutu dan harus konsisten dengan kebijakan organisasi secara keseluruhan.
e. Kepuasan Pelanggan adalah perasaan senang seseorang yang muncul setelah
membandingkan antara persepsi/kesannya terhadap pelayanan yang telah
diterima.
f. Pasien adalah seorang individu yang mencari atau menerima pelayanan/perawatan
medis.
g. Pedoman/Manual Mutu adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan dan merupakan dasar untuk menentukan
dan melaksanakan kegiatan.
h. Upaya Kesehatan Perorangan adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah dan atau masyarakat serta swasta, untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menyembuhkan penyakit serta
memulihkan kesehatan perorangan. Upaya Kesehatan Perorangan meliputi upaya
upaya promosi kesehatan, pencegahan penyakit, pengobatan rawat jalan,
pengobatan rawat inap, pembatasan dan pemulihan kecacatan yang ditujukan pada
perorangan.
i. Upaya Kesehatan Masyarakat adalah setiap kegiatan yang dilakukan pemerintah
dan atau masyarakat serta swasta, untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan
serta mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan masyarakat.
j. Program Pengembangan pelayanan kesehatan Puskesmas adalah beberapa upaya
kesehatan pengembangan yang ditetapkan Puskesmas dan Dinas Kesehatan

10
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

kabupaten/kota sesuai dengan permasalahan, kebutuhan dan kemampuan


puskesmas.
Program pengembangan pelayanan kesehatan Puskesmas tersebut adalah:
1) Usaha Kesehatan Sekolah, adalah pembinaan kesehatan masyarakat yang
dilakukan petugas Puskesmas di sekolah-sekolah (SD,SMP dan SMA)
diwilayah kerja Puskesmas
2) Perawatan Kesehatan Masyarakat, adalah program pelayanan penanganan
kasus tertentu dari kunjungan puskesmas akan ditindak lanjuti atau dikunjungi
ketempat tinggalnya untuk dilakukan asuhan keperawatan induvidu dan
asuhan keperawatan keluarganya.
3) Kesehatan Kerja, adalah program pelayanan kesehatan kerja puskesmas yang
ditujuhkan untuk masyarakat pekerja informal maupun formal diwilayah kerja
puskesmas dalam rangka pencegahan dan pemberantasan penyakit serta
kecelakaan yang berkaitan dengan pekerjaan dan lingkungan kerja. Misalnya
pemeriksaan secara berkala di tempat kerja oleh petugas puskesmas
4) Kesehatan Gigi dan Mulut, adalah program pelayanan kesehatan gizi dan
mulut yang dilakukan Puskesmas kepada masyarakat baik didalam maupun
diluar gedung (mengatasi kelainan atau penyakit rongga mulut dan gusi yang
merupakan salah satu penyakit yang terbanyak di jumpai di Puskesmas.
5) Kesehatan Jiwa, adalah program pelayanan kesehatan jiwa yang
dilaksanakan oleh tenaga Puskesmas dengan didukung oleh peran serta
masyarakat, dalam rangka mencapai derajat kesehatan jiwa masyarakat yang
optimal melalui kegiatan pengenalan/deteksi dini gangguan jiwa, pertolongan
pertama gangguan jiwa dan konseling jiwa. Sehat jiwa adalah perasaan sehat
dan bahagia serta mampu menghadapi tantangan hidup, dapat menerima orang
lain sebagaimana adanya dan mempunyai sikap positif terhadap diri sendiri dan
orang lain. Misalnya ada konseling jiwa di Puskesmas.
6) Kesehatan Mata adalah program pelayanan kesehatan mata
terutama pemeliharaan kesehatan (promotif, preventif, kuratif dan
rehabilitatif) dibidang mata dan pencegahan kebutaan oleh tenaga kesehatan
Puskesmas dan didukung oleh peran serta aktif masyarakat. Misalnya upaya
penanggulangan gangguan refraksi pada anak sekolah.
7) Kesehatan Usia Lanjut, adalah program pelayanan kesehatan usia
lanjut atau upaya kesehatan khusus yang dilaksanakan oleh tenaga

11
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Puskesmas dengan dukungan peran serta aktif masyarakat dalam rangka


meningkatkan derajat kesehatan masyarakat usia lanjut.
Misalnya pemeriksaan kesehatan untuk mendeteksi dini penyakit degeneratif,
kardiovaskuler seperti : diabetes Melitus, Hipertensi dan Osteoporosis pada
kelompok masyarakat usia lanjut.
8) Program penunjang adalah program puskesmas yang dilaksanakan sebagai
kegiatan tambahan yang harus dilaksanakan untuk mendukung semua unit
layanan sesuai kemampuan sumber daya manusia dan material puskesmas
dalam melakukan pelayanan.
9) Pelanggan adalah orang atau pasien yang datang ke Puskesmas dengan
maksud dan tujuan serta harapan tertentu untuk mendapatkan pelayanan yang
mereka inginkan dengan baik dan menyenangkan.
10) Perencanaan Mutu adalah Suatu proses kegiatan secara urut yang harus
dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara
berhasil guna dan berdaya guna.
11) Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana
dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan
tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada
benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-
benda yang tidak bergerak.
12) Proses adalah serangkaian langkah sistematis, atau tahapan yang jelas dan
dapat ditempuh berulangkali, untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika
ditempuh, setiap tahapan itu secara konsisten mengarah pada hasil yang
diinginkan.
13) Rekaman adalah Keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang
identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan
dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
14) Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan pencapaian proses pelayanan yang bermutu.
15) Sasaran Mutu adalah target dari masing masing layanan/program yang ingin
dicapai dalam jangka waktu tertentu.

12
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

16) Tindakan Korektif adalah tindakan perbaikan penting yang dilakukan untuk
menjamin sistem manajemen mutu bebas dari permasalahan dalam segi
pelayanan medis maupun program dengan cara mengidentifikasi masalah,
menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, dan
melaporkannya kepada pihak manajemen.
17) Tindakan Preventif adalah sebuah tindakan pencegahan penting yang
dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari permasalahan
dalam segi pelayanan medis maupun program dengan cara mengidentifikasi
masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan
pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen.

II. Sistem Manajemen Mutu dan sistem penyelenggaraan pelayanan


A. Persyaratan Umum
Upaya mutu dan kinerja yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu,
penyelenggara upaya kesehatan masyarakat dan sistem pelayanan klinis Puskesmas
Cijedil Kabupaten Cianjur menetapkan mendokumentasikan, memelihara sistem
manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas. Sistem ini disusun
untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-
proses penyelengaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya
puskesmas maupun pelayanan klinis, yang meliputi, kejelasan proses pelayanan dan
interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan,kejelasan penanggung jawab,
penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari
perencanaan yang beradasarkan analisis hasil survei kebutuhan masyarakat/pelanggan
baik internal maupun eksternal, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan
pelayanan dan verfikasi terhadap proses pelayanan dan hasil hasil yang dicapai,
monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.

B. Pengendalian Dokumen
Uraian Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil dalam pengendalian dokumen
dijelaskan dalam dokumentasi yang disusun dengan struktur sebagai berikut :
1. Dokumen level 1 : menjelaskan Kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu Puskesmas Cijedil (terdiri atas SK);
2. Dokumen level 2 : menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu Puskesmas Cijedil berupa Pedoman/Manual;

13
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

3. Dokumen level 3 : sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan kesehatan


Puskesmas Cijedil yang terdiri dari berupa formulir-formulir dan Standar
Operasional Prosedur (SOP);
4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan, pencarian kembali,
dan proses penarikan dokumen yang kadaluarsa, maupun formulir-formulir,
catatan-catatan hasil kegiatan serta dokumen lainnya.
Pengendalian dokumen Puskesmas ini merupakan sistem pengendalian dokumen yang
meliputi penyetujuan dokumen untuk kecukupan sebelum terbit kemudian menelaah
dan memperbaharui jika diperlukan dan persetujuan memberlakukan ulang dokumen,
memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia ditempat
pengguna, memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat
teridentifikasi, memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dokumentasi yang
ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional system
manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, mencegah penggunaan
tidak sengaja dokumen kedaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai
kepada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.
1. Penerbitan Dokumen Mutu
Manajemen Mutu bertanggung jawab atas pengendalian Dokumen Mutu yang
meliputi Penyusunan, Penerbitan, Distribusi dan Perubahan. Persetujuan atas
penerbitan Dokumen Mutu dilakukan oleh Kepala Puskesmas.
a. Pengendalian dokumen meliputi :
1) Menyetujui dokumen sebelum terbit.
2) Memberikan cap terkendali untuk dokumen yang diberlakukan, dan cap
tidak terkendali untuk dokumen yang sudah tidak berlaku.
3) Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan
pemberlakuan ulang dokumen.
4) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar Puskesmas yang
ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan
operasional system manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya
dikendalikan.
5) Catatan/rekaman implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan harus
di kendalikan. Puskesmas menetapkan SOP terdokumentasi untuk

14
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk idenfitikasi,


penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan.
Catatan/rekaman impelemntasi harus dapat terbaca, segera dapat
teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
6) Untuk memperjelas dokumen Mutu/Akreditasi Puskesmas dilengkapi
dengan contoh-contoh dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini.
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan Kode : A
a) Bab I, (SK/SOP/A/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
b) Bab II, (SK/SOP/A/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
c) Bab III, (SK/SOP/A/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
2) Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat kode : B
a) Bab IV, (SK/SOP/B/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
b) Bab V, (SK/SOP/B/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
c) Bab VI, (SK/SOP/B/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
Apabila sub upaya ditambahkan kode sub contoh :
(SK/SOP/B-promkes/PKM.0302/NO URUT/TAHUN),DLL
3) Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan Kode : C
a) Bab VII, (SK/SOP/C/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
b) Bab VIII, (SK/SOP/C/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
c) Bab IX, (SK/SOP/C/PKM.0302/NO URUT/TAHUN)
Apabila sub upaya ditambahkan kode sub contoh :
( SK/SOP/C-KIA/PKM.0302/NO URUT/TAHUN),DLL
4) Pelayanan klinis, Kode : Standar Oprasional Prosedur disingkat SOP,
Daftar tilik disingkat Dt, Kerangka Acuan disingkat KA, Dokumen
ekternal disingkat Dek, Manual Mutu disingkat Man.
c. Bentuk tulisan yang di gunakan : Times New Roman 12, atau sesuai kebutuhan
d. Judul SOP menggunakan Bold Times New Roman 14
e. Tanda tangan Kepala Puskesmas di sertai paraf Kepala TU
f. Surat Masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten
Cianjur.
g. Penomoran Dokumen di kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan system pengkodean yang telah
ditentukan.

15
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

h. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.


i. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir
1) Format Standar Operasional Prosedur
2) Format rekam klinis/medis
3) Format resep
4) Format rujukan eksternal
5) Format rujukan internal
6) Format persetujuan tindakan (Inform Consent)
7) Format dll.
2. Distribusi Dokumen Mutu
Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memegang Master copy (dokumen
induk) dari Dokumen Mutu. Salinan Dokumen Mutu akan didistribusikan kepada
pihak-pihak yang ditentukan oleh Manajemen Puskesmas Cijedil.
Setiap salinan yang dibuat dan didistribusikan akan diberikan tanda/cap status
pengendalian salinan tersebut. Manajemen Mutu bertanggungjawab untuk
mencatatkan pemegang salinan Dokumen Mutu ini, baik untuk salinan yang
terkendali maupun tidak terkendali, dalam Daftar Dokumen Internal.
3. Pengendalian dan Status Dokumen Mutu
a. Dokumen Induk (Master Dokumen) merupakan dokumen asli dan telah
disahkan oleh Kepala Puskesmas Cijedil. Dokumen ini diberi tanda/stempel
MASTER PKM CIJEDIL.
b. Dokumen terkendali adalah Dokumen yang didistribusikan kepada
sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen
Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat
ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini diberi tanda/stempel
TERKENDALI dan Puskesmas Cijedil.
c. Dokumen tidak terkendali merupakan Dokumen yang didistribusikan untuk
kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar. Dokumen ini diberi
tanda/stempel TIDAK TERKENDALI
d. Dokumen Kedaluarsa adalah Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku
oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi
menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada
tanda/stempel KEDALUARSA. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen
sisanya dimusnahkan.

16
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

C. Pengendalian Rekam Medic Implementasi


1. Pengendalian rekam implementasi di Puskesmas Cijedil meliputi dokumen yang
menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai
didalam kegiatan Puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan
yang direncanakan. Penyimpanan rekam implementasi program diarsipkan oleh
masing-masing pelaksana program untuk dilakukan evaluasi dalam lokakarya
bulanan, dan hasil implementasi mutu disimpan sekretariat manajemen mutu untuk
kemudian dilakukan tinjauan manajemen mutu.
2. Penataan Dokumen Puskesmas dilakukan dengan menggunakan Bussines file/file
display book dan Odner yang sudah disepakati ( Biru : Admen, Kuning : UKM,
Merah : UKP )
3. Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen mutu/akreditasi Puskesmas
dikelompokan masing-masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
4. Setiap dokumen Tim Mutu diberi label sesuai urutan Kriteria dalam instrument.
5. Penyimpanan Dokumen ada di setiap pokja UKM/UKP dan untuk dokumen Mutu
disimpan di secretariat (admen, Pelayanan Klinis, Upaya) dan di kelola oleh
masing-masing penanggung jawab.
6. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing masing pelaksana/upaya di buat
rangkap tiga, (Untuk induk, untuk Admen dan Untuk Pelaksana/Upaya).

III. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN


A. Komitmen Manajemen
Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya
kesehatan masyarakat, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan
Puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada
manual mutu ini.

B. Fokus pada Sasaran/Pasien


Pelayanan yang disediakan oleh Puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan.
Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan,
perencanaan penyelenggaraan upaya Puskesmas dan pelayanan Klinis, pelaksanaan
pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.

17
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

C. Kebijakan mutu
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus pada
pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang
berkelanjutan. Kebijakan mutu dituangkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas
yang meliputi kebijakan mutu pelayan klinis dan kebijakan mutu pelayanan UKM.

D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu


Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang
meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya
puskesmas.
Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan
kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan.
Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan
peningkatan mutu yang meliputi :
1. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP
2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien
3. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
4. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien
6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
7. Peningkatan mutu pelayanan obat
8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien

E. Tanggung jawab dan Wewenang Personal Organisasi


Tanggung jawab dan wewenang dari personal yang melaksanakan Sistem Manajemen
Mutu dijelaskan dalam Uraian Tugas masing-masing dan fungsi yang ada dan didukung
dalam dokumentasi yang ada.
Hubungan antar personal dan fungsi yang ada pada Puskesmas Cijedil ditunjukkan dalam
suatu Diagram Struktur Organisasi Mutu yang terdapat pada Lampiran dari Manual Mutu
ini.

F. Wakil Manajemen Mutu


Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab
untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas, dan dibantu oleh Pokja, tim

18
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

audit internal dan sekretariat yang dituangkan dalam Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Cijedil dengan bagan struktur organisasi manajemen mutu ditunjukkan pada lampiran
dokumen ini.
Adapun tugas dan fungsi Wakil Manajemen Mutu di Puskesmas Cijedil ini sebagai
berikut :
1. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil ditetapkan, di
implementasikan/dijalankan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan dan tujuannya
serta sesuai dengan persyaratan Standar.
2. Melaporkan hasil pelaksanaan mutu kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja
pelayanan yang diterapkan tersebut kepada Pimpinan Manajemen Puskesmas Cijedil
untuk dilakukan peninjauan dan penyempumaan.
3. Memastikan kepedulian dan kesadaran atas persyaratan kebutuhan dan harapan
pelanggan kepada seluruh karyawan.
4. Membina dan melakukan hubungan dengan pihak luar dalam hubungannya dengan
Sistem Manajemen Mutu dan Standar.
Wewenang Wakil Manajemen Mutu, sebagai berikut :
1. Mengkoordinir semua kegiatan organisasi untuk menjamin sistem manajemen mutu
ditetapkan dan dipelihara.
2. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan dan
dipelihara.
3. sebagai persyaratan yang diajukan pelanggan tersosialisasikan kepada seluruh petugas
puskesmas.
4. Menganalisis kinerja mutu unit kerja.
5. Merekomendasikan promosi pelatihan staf/unit kerja.
6. Pembimbingan berkelanjutan kepada unit kerja untuk persiapan sertifikasi.
7. Menetapkan jadwal internal audit dan eksternal audit secara periodik dan
berkelanjutan.
8. Merekomendasikan tenaga kesehatan yang dibutuhkan.
9. Mewajibkan Koordinator Tata Usaha Puskesmas untuk memiliki dokumen kerja
sesuai tugas pokok dan fungsinya.
10. Mengkoordinir proses analisis kebutuhan pelanggan dan mendeskripsikannya dalam
program kerja yang harus dilaksanakan oleh tim kerja/unit kerja terkait
11. Membuat dokumen manual mutu bersama-sama dengan Koordinator Tata Usaha
Puskesmas dan Koordinator Unit Kerja lainnya.

19
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

G. Komunikasi Internal
Komunikasi antar fungsi yang ada dalam Puskesmas Cijedil telah ditetapkan menjadi
suatu bagian dalam Sistem Manajemen Mutu, yang dijelaskan dalam dokumentasi yang
ada, dengan tujuan untuk menjembatani komunikasi antar fungsi dan meningkatkan
efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Komunikasi internal ini dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya/lokakarya
bulanan), pertemuan mingguan, pembinaan/pengarahan/pengumuman di apel pagi,
diskusi, email, sms hp pribadi, memo, papan informasi puskesmas/ruang sekretariat
manajemen mutu dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.

IV. TINJAUAN MANAJEMEN


1. Umum : Rapat tinjauan manajemen di Puskesmas Cijedil ditetapkan untuk dilakukan
minimal dua kali dalam setahun, yaitu pada bulan akhir tahun (Desember) dan tengah
tahun (Juli).
2. Masukan tinjauan manajemen meliputi :
a. Hasil Audit Internal/Eksternal
b. Umpan Balik Pelanggan
c. Kinerja Proses
d. Pencapaian sasaran Mutu
e. Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang dilakukan
f. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
g. Perubahan terhadap kebijakan mutu
h. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/sistem pelayanan.
3. Luaran Tinjauan:
Hasil yang diharapkan dari tinjauan manajemen adalah peningkatan efektivitas sistem
manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, dan
identifikasi perubahanperubahan, penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan,
termasuk antara lain; sumber daya tenaga, sarana alat kesehatan dan sarana pendukung
pelayanan, pengembangan mapun perbaikan prasarana dan tata letak tempat pelayanan
yang berkaitan dengan aksesibilitas, kenyamanan, harapan dan keselamatan pelanggan.

20
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

V. MANAJEMEN SUMBER DAYA


A. Penyediaan Sumber Daya
Kepala Puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan pelayanan di Puskesmas. Penyediaan sumber daya meliputi baik untuk
penyelenggaraan Administrasi manajemen, pelayanan UKM maupun pelayanan klinis,
prosedur penyediaan sumber daya diatur dalam dokumen sistem manajemen mutu ini
(terlampir);

B. Manajemen Sumber Daya Manusia


Penyediaan Sumber Daya Manusia di Puskesmas Cijedil terlatih dan kompeten yang
meliputi proses rekrutmen, proses kredensial, proses pelatihan dan peningkatan kompetensi
diatur dalam dokumen sistem manajemen mutu;

C. Infrastruktur
Pengelolaan Infrastruktur di Puskesmas Cijedil dijelaskan dalam uraian dokumen terlampir
sistem manajemen mutu, baik penataan aksesibilitas tempat pelayanan dan bangunan serta
ditopang dengan fasilitas yang cukup memadai.

D. Lingkungan Kerja Puskesmas


Lingkungan Kerja di Puskesmas Cijedil berperan terhadap terciptanya pekerjaan yang
bermutu dengan memadainya fasilitas kesehatan maupun sarana IT komputer pendukung
pekerjaan, dan situasi cukup aman dengan dekatnya kantor serta ditugaskannya petugas piket
jaga malam. Kebersihan internal gedung dikerjakan oleh petugas kebersihan pegawai
Puskesmas Cijedil dan sistem pembuangan sampah maupun limbah medis dan bahan
berbahaya (Lab) dilakukan kerja sama (MOU) dengan pihak ketiga yang secara berkala
dilakukan pengangkutan ke tempat pembuangan akhir.

VI. PENYELENGGARAAN PELAYANAN


A. Upaya Kesehatan Masyarakat :
Penyelenggaraan UKM diatur dalam dokumen sistem manajemen mutu yang meliputi
sebagai berikut :
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses, dan pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran UKM
a. Penetapan persyaratan sasaran

21
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran


c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian atau sistem pengadaan sarana prasarana yang berkaitan dengan UKM
4. Penyelenggaraan UKM :
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan Kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM:
Melakukan Pemantauan dan pengukuran :
a. Kepuasan Pelanggan
b. Audit Internal
c. Pemantauan dan Pengukuran Proses
d. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan
e. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan
1) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
2) Analisa Data
3) Peningkatan Berkelanjutan
4) Tindakan Korektif
5) Tindakan Preventif

B. Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan)


Penyelenggaraan UKP diatur dalam dokumen sistem manajemen mutu yang meliputi
sebagai berikut :
1. Perencanaan UKP
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian atau sistem pengadaan barang terkait dengan pelayanan Klinis
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan UKP :
a. Pengendalian proses pelayanan klinis

22
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

b. Validasi proses pelayanan


c. Identifikasi dan ketelusuran
d. Hak dan Kewajiban pasien
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesimen, rekam medis, dsb)
f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien:
a. Penilaian indikator kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c. Pelaporan insiden keselamatan pasien
d. Analisis dan tindak lanjut Penerapan manajemen risiko
e. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan :
1) Melakukan Pemantauan dan pengukuran :
(a) Kepuasan Pelanggan
(b) Audit Internal
(c) Pemantauan dan Pengukuran Proses, kinerja
(d) Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan
2) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
3) Analisa Data
4) Peningkatan Berkelanjutan
5) Tindakan Korektif
6) Tindakan Preventif

C. Interaksi Penyelenggaraan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan


Pelayanan.
Penyelenggaraan Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil dan Sistem
Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan merupakan suatu rangkaian proses-proses yang
saling terkait berinteraksi satu dengan lainnya yang terbagi dalam 4 kelompok proses,
yaitu:
1. Proses Perencanaan Mutu,
2. Proses Inti,
3. Proses Pendukung, dan
4. Proses Peningkatan Mutu.
Hubungan antar kelompok-kelompok proses dan interaksinya tersebut ditunjukkan dalam
diagram matrix pada akhir bagian ini. Dan alur proses-proses yang dilakukan dalam

23
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil ditunjukkan dalam suatu Diagram Alir
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas yang juga menunjukkan interaksi antar proses yang
dijalankan serta Diagram Alir Proses Pelayanan Kesehatan yang memperlihatkan rencana
mutu proses Pelayanan Kesehatan yang merupakan proses mulai dari Loket Pendaftaran
sampai Loket Obat dan Diagram Alir Proses Program Kesehatan Masyarakat yang
merupakan proses mulai dari penetapan pelanggan/masyarakat, identifikasi masalah
hingga penerapan dan penyelesaian di masyarakat.
1. Proses Perencanaan Mutu
Proses Perencanaan Mutu merupakan proses dimana ditetapkannya Kebijakan dan
Sasaran Mutu Puskesmas dengan memperhatikan persyaratan pelanggan dan
peraturan serta undang-undang yang berlaku.
Kebijakan dan Sasaran Mutu yang ditetapkan berikut persyaratan pelanggan dan
peraturan & undang-undang yang berlaku akan digunakan sebagai acuan untuk
menjalankan proses-proses berikutnya yang telah ditetapkan.
2. Proses Inti
Proses Inti adalah kegiatan atau aktivitas utama dari fungsi-fungsi/bagian-bagian yang
ada dalam Puskesmas dalam tujuannya untuk memenuhi persyaratan yang diminta
oleh pelanggan ataupun persyaratan lainnya yang berlaku.
Proses inti pada Puskesmas Cijedil terdiri dari aktivitas-aktivitas Manajemen
Administrasi, penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penyelenggaraan
Pelayanan Klinis atau Perseorangan, Upaya Kesehatan Pengembangan dan Upaya
Kesehatan Penunjang, yaitu : Perencanaan Anggaran, Perencanaan Program,
Pendaftaran Pasien, Ruang Umum, Ruang Gigi, Ruang Kesehatan Ibu dan Anak serta
KB (KIA/KB), Pelayanan Lansia dan Penyakit Tidak Menular (PTM), Pelayanan
Manajemen Terpadu Balita Sehat (MTBS)/Ruang Anak, Pelayanan Ruang Penyakit
Menular (P2M : TB Paru, Kusta, Kulit, Kelamin), dan Pelayanan Imunisasi,
Pelayanan loket obat, Pelayanan Konsultasi Gizi, Pelayanan Konsultasi Penyakit
Berbasis Lingkungan (Klinik Sanitasi), dan UGD.
a. Perencanaan Anggaran
Puskesmas merencanakan kebutuhan anggaran untuk operasional Puskesmas
selama 1 tahun sesuai dengan kebutuhan masing-masing program ataupun bagian
unit pelayanan dalam bentuk RKA dan DPA Puskesmas.

24
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

b. Perencanaan Program
Setelah evaluasi atas program tahun lalu dan masukan dari unit terkait, Urusan
Perencanaan membuat Rencana Program Puskesmas dengan mengutamakan
Program Prioritas dan kemudian menyerahkannya kepada Dinas Kesehatan
Kabupaten Cianjur dalam bentuk RUK dan RPK Puskesmas.
c. Pendaftaran Pasien
Pelayanan di Puskesmas diawali dengan mendaftarkan diri di meja pendaftaran
menggunakan nomor antrian, kemudian dilakukan pendataan oleh petugas dan
membayar retribusi di loket bagi pasien umum dan biaya gratis bagi yang
menunjukkan kartu kepesertaan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)/BPJS/KIS
atau SKTM setelah itu pasien diarahkan ke unit pelayanan yang diinginkan, jika
diperlukan diantar oleh petugas piket informasi, dan petugas pelayanan unit terkait
mengambil dokumen medical record pelanggan bagi pengunjung baru maupun
lama yang telah disediakan oleh petugas rekam medis. Pengertian dokumen
adalah ; semua dokumen yang harus disiapkan puskesmas/fasilitas pelayanan
kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen akreditasi. Jenis dan macam
dokumen mengacu kepada standar dan kriteria, definisi operasional, serta cara
pembuktian dan telusur dokumen yang ada dalm instrumen akreditasi
puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer.
d. Pelayanan Ruang Pemeriksaan Umum
Pasien dengan keluhan penyakit yang umum akan diarahkan untuk diperiksa di
Ruang Umum. Pasien akan didata oleh petugas Ruang Pemeriksaan Umum
setelah dilakukan anamnesa dan pemeriksaan fisik oleh dokter umum. Apabila
diperlukan pasien dapat dikonsul ke Ruang lain (Ruang Gigi, KIA, P2M, Klinik
Konsultasi) atau dirujuk Rumah Sakit. Pasien yang telah berobat dapat diberikan
resep untuk ke Loket Obat guna mengambil obat.
e. Pelayanan KIA dan KB
Pelayanan KIA-KB dilakukan untuk pemeriksaan kesehatan Ibu dan Anak.
Petugas KIA mencatat data pasien ibu hamil, Ibu nifas, Pasien KB, dan bayi. Bidan
memeriksa Ibu Hamil dan Ibu Nifas dan merujuk ke dokter untuk konsultasi bila
itu perlu. Pasien KB diperiksa kemudian diberikan pelayanan sesuai kebutuhan
pasien yaitu alat kontrasepsi atau terapi untuk keluhan dari penggunaan alat
kontrasepsi. Pasien Bayi diperiksa kemudian diberikan pelayanan sesuai
kebutuhan, yaitu imunisasi atau terapi jika ada keluhan sakit. Pasien Ibu hamil

25
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

dirujuk atau dikonsulkan ke Ruang Gigi untuk diberikan pemeriksaan kesehatan


gigi.
f. Pelayanan P2M
Pasien yang sudah terdiagnosa atau suspeck penyakit menular Kusta, Infeksi
Menular Seksual (IMS), HIV/AIDS dan TB Paru berdasarkan hasil pemeriksaan
BTA+ maupun Rontgent+ dilayani di Ruang P2M. Petugas memberikan obat TB
Paru setelah memberikan konseling dan pasien menandatangani inform consent.
Bila pasien tidak datang berobat pada waktu yang telah ditentukan, petugas akan
berkunjung ke rumah pasien untuk mencari penyebab tidak datangnya pasien
tersebut. Pasien yang sudah terdiagnosa menderita kusta juga menjalani prosedur
yang sama dengan pasien TB.
g. Pelayanan MTBS
Proses ini dilakukan untuk melayani bayi muda 0-2 bulan dan bayi usia 2 bulan
keatas sampai dengan usia 5 tahun. Perawat melakukan penilaian/pengkajian
(assesment) terhadap penyakit/kelainan secara dini dan merujuk ke dokter apabila
ditemukan kelainan yang lebih serius.
h. Pelayanan Lansia
Pelayanan Lansia ini dilakukan untuk melayani pasien berusia 60 tahun keatas
untuk memperlancar proses pelayanan pada pasien Lansia. Pelayanan ini ditujukan
untuk meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan pada usia lanjut dan dilakukan
di dalam gedung melalui Ruang Pemeriksaan Umum serta di luar gedung melalui
Pos Pembinaan Terpadu (Posbindu). Pasien dari Ruang Lansia ini dapat diberikan
resep yang selanjutnya obat diambil di Loket Obat wadah khusus.
i. Pelayanan PTM
Pelayanan PTM ini dilakukan untuk melayani pasien penyakit tidak menular yang
berkunjung ke Puskesmas untuk memeriksakan diri, pelayanan ini ditujukan untuk
meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan dan dilakukan di dalam gedung
melalui Ruang Lansia dan PTM serta di luar gedung melalui program screening
masyarakat di desa atau Posbindu. Pasien PTM dapat diberikan resep yang
selanjutnya obat diambil di Loket Obat.
j. Pelayanan Ruang Gigi
Pasien yang mempunyai keluhan gigi akan dilayani di Ruang Gigi. Selain dari luar
yang berkunjung khusus, Ruang Gigi juga dapat melayani pasien yang dikonsul

26
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

dari Ruang Umum dan KIA. Pasien dari Ruang Gigi dapat diberikan resep yang
selanjutnya obat diambil di Loket Obat.
k. Pelayanan Loket Obat
Dalam ruang loket obat setelah petugas menerima resep dari pasien dan atau
melihat antrian pasien dalam aplikasi ePuskesmas, petugas menyiapkan obat dan
menyerahkan kepada pasien disertai pemberian Informasi mengenai aturan
pemakaian obat.
l. Pelayanan Imunisasi
Imunisasi diberikan untuk bayi dan anak berumur 0 -1 tahun di Ruang KIA-KB
dalam gedung Puskesmas. Pelayanan luar gedung dilakukan di Posyandu,
Puskesmas Pembantu, Pos Kesehatan Desa dan di tempat Puskesmas Keliling.
m. Konsultasi Gizi
Pasien yang diperiksa di Ruang Umum, KIA-KB, MTBS/Ruang Anak, Ruang
Gigi, P2P, Lansia-PTM dan perlu mendapatkan Konsultasi Gizi maka pasien
tersebut dirujuk ke bagian Klinik Gizi. Dibagian Klinik Gizi, Petugas Gizi
memberikan Konsultasi Gizi dengan menggunakan Leaflet Dirt dan Food Model
jika diperlukan. Untuk pasien anak/balita yang dirujuk ke Klinik Gizi, penyuluhan
diberikan kepada pendamping pasien..
n. Konsultasi Penyakit Berbasis Lingkungan
Pasien yang diperiksa di Ruang Umum, KIA-KB, MTBS/Ruang Anak, P2P,
Lansia-PTM dan perlu mendapatkan Konsultasi Penyakit Berbasis Lingkungan
maka pasien tersebut dirujuk ke bagian Klinik Sanitasi.
Dibagian Klinik ini Sanitarian memberikan Konsultasi tentang Penyakit Berbasis
Lingkungan. Untuk pasien anak/balita yang dirujuk ke Klinik Sanitasi,
penyuluhan diberikan kepada pendamping pasien. Jika diperlukan, Sanitarian
dapat meninjau tempat tinggal pasien untuk melihat masalah yang dialami oleh
pasien berhubungan dengan sanitasi lingkungan.
o. UGD
Pelayanan Unit Gawat Darurat ini dilakukan 24 jam sehari untuk melayani pasien
kecelakaan lalu lintas atau kejadian lainnya (keracunan makanan-minuman,
kejadian luka atau penyakit kedaruratan lainnya) untuk memperlancar proses
pelayanan pada pasien dengan kedarutan. Apabila diperlukan pasien dapat
dikonsultasikan ke dokter spesialis sesuai dengan kedaruratannya atau dirujuk ke
rumah sakit.

27
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

p. Persalinan 24 Jam
q. Laboratorium Sederhana
Petugas Laboratorium menerima Formulir Permintaan Pemeriksaan Laboratorium
dari pasien. Petugas Laboratorium mengambil sample bahan pemeriksaan dari
pasien kemudian pasien menunggu sampai pemeriksaan selesai. Setelah selesai
pasien membawa hasil tersebut kepada petugas/dokter yang meminta pemeriksaan
tersebut.
r. Pemeriksaan IVA
Pasien Wanita yang diperiksa di KIA, P2P atau Ruang Umum dapat dilakukan
pemeriksaan IVA jika diperlukan. Pasien dari luar yang dirujuk oleh Bidan atau
Perawat untuk dilakukan pemeriksaan IVA dapat mendaftar di Loket Informasi
dan Konsultasi untuk mendapatkan pelayanan IVA.
s. Kegiatan Farmasi
Obat-obatan dan Alat Kesehatan yang diminta ke Gudang Farmasi oleh petugas
loket obat berdasarkan LPLPO (Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat)
akan dicatat dan kemudian disimpan di Gudang Farmasi. Penyimpanan barang-
barang tersebut dilakukan sesuai dengan tempat yang telah disediakan serta diberi
identitas yang Jelas.
t. Surveilans Epidemiologi & P2P
Kegiatan Surveilans Epidemiologi dilakukan ketika terjadi kasus-kasus tertentu
yang memerlukan Penelitian Epidemiologi. Petugas Surveilans mengunjungi
lokasi terjadinya kasus berdasarkan temuan dari Ruang Umum, MTBS/Ruang
Anak, P2P, KIA-KB, UGD, intstruksi/pemberitahuan dari Dinas Kesehatan atau
adanya laporan dari Rumah Sakit maupun masyarakat.
u. Perkesmas
Kegiatan Perawatan kesehatan masyarakat meliputi upaya kesehatan
perseorangan (UKP) maupun upaya kesehatan Masyarakat (UKM) yang lebih
difokuskan kepada promotif dan preventif tanpa mengabaikan kuratif dan
rehabilitatif, dengan melakukan kunjungan rumah pasien setelah melakukan
pengobatan di Puskesmas.
v. UKS (Upaya Kesehatan Sekolah)
Kegiatan yang meliputi penyelenggaraan pendidikan kesehatan, pelayanan
kesehatan dan pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat. Dalam
pelaksanaannya, petugas UKS bekerja sama dengan Guru UKS di sekolah terkait.

28
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

w. UKGS
Usaha Kesehatan Gigi Sekolah merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
mengetahui dan meningkatkan kesehatan gigi dan mulut siswa sekolah sedini
mungkin. Petugas UKGS bekerja sama dengan Guru UKS di sekolah terkait.
x. UKGMD
UKGMD (Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat Desa) merupakan kegiatan yang
dilakukan untuk mengetahui dan meningkatkan kesehatan gigi dan mulut
masyarakat sedini mungkin. Dalam pelaksanaannya, petugas bekerja sama dengan
Kader Posyandu.
y. Promosi Kesehatan
Petugas Promkes memberikan Penyuluhan kepada masyarakat di dalam maupun
di luar Gedung Puskesmas. Penyuluhan dapat dilakukan sesuai jadwal atau secara
insidentil sesuai kebutuhan masyarakat.

D. Proses Pendukung
Proses pendukung adalah proses atau kegiatan Puskesmas Cijedil yang dilakukan
untuk mendukung pelaksanaan Proses Inti, meliputi Upaya Kesehatan Berbasis
Masyarakat (UKBM), yaitu Posyandu, Posbindu, dan meliputi fasilitas sumber daya
Puskesmas antara lain Kepegawaian, Keuangan, Pengadaan Perlengkapan Puskesmas,
Kalibrasi alat ukur, serta administrasi dan manajemen yang terdiri dari Kerjasama dan
Kemitraan, Survey Kepuasan Pelanggan, Pengendalian Dokumen dan Data,
Pengendalian Catatan Mutu, Pencatatan dan Pelaporan, Sistem Informasi Puskesmas.
1. Posyandu
Kegiatan Posyandu dilakukan di 59 pos dengan jadwal yang sudah ditentukan.
Petugas Posyandu adalah Tim yang terdiri dari Perawat Kesehatan Desa dan Bidan
desa setempat, apabila diperlukan disertai petugas imunisasi dan atau petugas gizi.
Pelayanan Posyandu diberikan kepada Bayi dan Balita usia 0 59 bulan.
2. Posbindu
Kegiatan Posbindu dilakukan di setiap desa dengan Jadwal yang sudah ditentukan.
Pelayanan Posbindu diberikan kepada masyarakat yang berumur lebih dari 60 tahun.
3. Kerjasama dan Kemitraan

29
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Kerjasama dan Kemitraan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini
dilakukan dengan sesama penyedia layanan dasar maupun dengan penyedia layanan
rujukan di dalam Kabupaten Cianjur maupun di luar Kabupaten Cianjur baik dengan
Instansi Pemerintah, Swasta bahkan perseorangan yang dituangkan dalam naskah
kerjasama atau MOU.
4. Kepegawaian
Puskesmas mengusulkan tenaga yang dibutuhkan atau Dinas Kesehatan mengirimkan
Pegawai Baru atau Mutasi Pegawai Lama ke Puskesmas Cijedil. Bagian Kepegawaian
menerima Pegawai Baru dan Kepala Puskesmas menempatkan Pegawai Baru tersebut
sesuai kebutuhan.
5. Keuangan
Keuangan Retribusi dilaksanakan oleh Petugas Kasir Pendaftaran menyetorkan uang
Hasil Retribusi kepada Bendahara Penerimaan Puskesmas kemudian menyetorkannya
ke Rekening Giro Puskesmas melalui Bank yang ditunjuk setelah selesai pelayanan
setiap hari kerja. Uang Penerimaan Hasil Retribusi untuk digunakan sebagai Dana
Operasional Puskesmas. Pengelolaan keuangan kapitasi dan non kapitasi Jaminan
Kesehatan Nasional dilakukan oleh petugas pengelola JKN yang digunakan untuk Jasa
pelayanan dan dukungan biaya operasional Puskesmas.
6. Pengadaan Perlengkapan Puskesmas
Petugas Perlengkapan barang menginventarisir kebutuhan masing-masing unit untuk
kemudian mengajukan pengadaannya ke Dinas Kesehatan atau melakukan pengadaan
sendiri sesuai.
7. Kalibrasi Alat Ukur
Kalibrasi masih dalam proses perencanaan belum di laksanakan.
8. Pengendalian Dokumen dan Data
Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus ditinjau dan disetujui terlebih dahulu
sebelum diterbitkan dan kemudian dicatatkan dalam Daftar Induk Dokumen oleh
Wakil Manajemen Mutu. Perubahan Dokumen dilakukan dengan mengajukan Lembar
Permohonan Perubahan Dokumen dengan mencantumkan perubahan yang dilakukan
serta alasannya.
Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh Wakil Manajemen Mutu.
Salinan dokumen yang digunakan akan didistribusikan pada tempat penggunaannya
untuk memastikan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan.
Penyerahan Dokumen pada Pemegang dilakukan dengan menggunakan Lembar Serah

30
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Terima Dokumen. Salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan


Tanda/Stempel status pengendalian pada halaman muka dokumen tersebut.
9. Pengendalian Catatan Mutu
Catatan yang digunakan akan diidentifikasi dan dicatatkan pada Daftar Catatan Mutu
yang ada. Personal Sekretaris Kearsipan yang ditunjuk bertanggung jawab atas untuk
penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu tersebut sehingga terhindar dari
kerusakan atau kehilangan selama jangka waktu penyimpanan yang telah ditentukan.
10. Pencatatan dan Pelaporan
Semua unit mencatatkan hasil kegiatan pelayanannya setiap hari dalam buku khusus
(visum atau buku yang telah diformat ) dan melaporkan ke Koordinator masing-
masing unit dalam bentuk rekapan setiap awal bulan. Koordinator menganalisa hasil
laporan dan mengumpulkan ke bagian Tata Usaha untuk kemudian dilaporkan ke
Kepala Puskesmas. Laporan yang telah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas kemudian dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Cianjur.
11. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas
Semua unit memasukan hasil kegiatan dan pelayanannya setiap hari dalam aplikasi P-
Care dan melaporkan ke Koordinator masing-masing unit dalam bentuk hardcopy
setiap awal bulan. Koordinator menganalisa hasil laporan dan mengumpulkan ke
bagian Tata Usaha untuk kemudian dilaporkan ke Kepala Puskesmas. Laporan yang
telah disetujui dan ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas kemudian dilaporkan ke
Dinas Kesehatan Kabupaten Cianjur.

E. Proses Peningkatan Mutu


Proses Peningkatan Mutu dilakukan untuk mengukur dan meninjau efektifitas dari
penerapan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan serta mengambil tindakan yang
diperlukan untuk melakukan peningkatan kinerja Puskesmas dengan menggunakan
proses-proses yang ada. Proses ini meliputi kegiatan Audit Mutu Internal, Tinjauan
Manajemen, Analisa Data, Penanganan Pendapat Pelanggan, Penanganan Keluhan
Pelanggan serta Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
1. Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal dilaksanakan secara periodik setiap 6 bulan sesuai dengan Jadwal
Audit yang dibuat oleh Wakil Manajemen Mutu. Pelaksanaan audit akan dilakukan
oleh personal Tim Audit Internal yang telah ditentukan dalam SK Kepala Puskesmas
Cijedil nomor SK/A/ PKM.0302/NO URUT/TAHUN, apabila diperlukan maka audit

31
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

mutu internal dilakukan oleh personal yang terlatih dan independen yang akan
ditunjuk oleh pihak Manajemen. Hasil temuan Audit Mutu Internal dicatatkan dalam
Laporan Hasil Audit berikut tindakan koreksi yang akan dilakukan. Tindakan Koreksi
yang dilakukan akan diperiksa efektifitas pelaksanaannya dan dicatatkan pada
Laporan Audit yang sama. Laporan Hasil Audit ini akan disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu dan digunakan dalam Tinjauan Manajemen.
2. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen dilakukan secara periodik setiap 6 bulan dalam satu periode
untuk mengetahui penerapan dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan.
Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Pimpinan Manajemen dan dihadiri oleh Wakil
Manajemen Mutu, Tim Audit internal dan Pokja serta Penanggungjawab Mutu serta
pihak lain yang diperlukan. Tinjauan Manajemen akan membahas masalah sesuai
dengan agenda yang ditetapkan. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk
menyiapkan dan menyimpan catatan hasil tinjauan manajemen.
3. Tindakan Koreksi Dan Pencegahan
Tindakan koreksi dan pencegahan dilakukan untuk menyelesaikan masalah/potensi
masalah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Temuan Hasil Internal
Audit, adanya Keluhan Pelanggan dan terjadinya Ketidaksesuaian Pelayanan akan
dilakukan koreksi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Masalah/potensi masalah yang terjadi selain dari ketiga hal tersebut diatas akan
ditindak lanjuti dengan mencatat masalah/potensi masalah yang terjadi pada Lembar
Tindakan Koreksi/Pencegahan oleh personal yang menemukannya dan menyerahkan
kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau dan dilakukan tindak lanjut
penanganan masalah Manajemen Mutu yang diterapkan.
4. Analisis Data
Tiap-tiap unit pelayanan di Puskesmas Cijedil bertanggung jawab untuk memastikan
dilakukannya analisa terhadap data hasil kegiatan yang telah dilakukan di masing-
masing unit, kemudian unit mengirimkan hasil analisa data tersebut ke bagian Tata
Usaha sebagai bahan untuk penyusunan laporan tahunan hasil kegiatan Puskesmas
selama satu tahun.
5. Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan
Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk melakukan pengukuran tingkat kepuasan
pelanggan melalui Sekretariat Manajemen Mutu oleh Tim Kehumasan Puskesmas
Cijedil yang dilakukan dengan menggunakan metode yang telah ditetapkan pada

32
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

setiap bulannya dan menerima hasil survey Index Kepuasan Masyarakat yang
dilakukan setiap tahun oleh pihak Manajemen Mutu. Hasil pengukuran kemudian
dianalisa dan didistribusikan kepada pihak yang terkait untuk dilakukan tindak lanjut
yang sesuai.
6. Penanganan Keluhan Pelanggan
Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penanganan keluhan
pelanggan yang diterima melalui Sekretariat Manajemen Mutu dari Tim Kehumasan
Puskesmas Cijedil yang dilakukan dengan menggunakan metode yang telah
ditetapkan paling lambat setiap bulan. Keluhan pelanggan dicatat dalam buku dan
lembar keluhan pelanggan dan diserahkan kepada pihak yang terkait untuk dilakukan
tindak lanjut yang diperlukan. Tindak lanjut yang dilakukan harus dipastikan telah
menyelesaikan masalah yang terjadi.
Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penyelenggaraan Sistem Manajemen
Mutu Puskesmas Cijedil dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan yang
merupakan suatu rangkaian proses-proses yang saling terkait berinteraksi satu dengan
lainnya yang terbagi dalam 4 kelompok proses, yaitu: Proses Perencanaan Mutu, Proses
Inti, Proses Pendukung dan Proses Peningkatan Mutu.
Hubungan antar kelompok-kelompok proses dan interaksinya tersebut ditunjukkan
dalam diagram matrix pada gambar 3, dan berisikan juga alur proses-proses yang
dilakukan dalam Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil dalam suatu Diagram Alir
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas yang juga menunjukkan interaksi antar proses yang
dijalankan serta Diagram Alir Proses Pelayanan Kesehatan yang memperlihatkan rencana
mutu proses Pelayanan Kesehatan yang diimplementasikan dalam proses mulai Loket
Pendaftaran sampai Loket Obat dan Diagram Alir Proses Program Kesehatan Masyarakat
yang merupakan proses mulai dari penetapan/verifikasi program dari Dinas Kesehatan
Kabupaten Cianjur hingga penerapan dan penyelesaian di masyarakat.

33
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Gambar 3
Diagram Hubungan Antar Proses Bisnis

Proses Perencanaan Mutu


Peraturan dan Undang-undang Pemerintah
Kebijakan dan Sasaran Mutu Puskesmas Cijedil

Proses Inti Proses Pendukung


Perencanaan Anggaran UKBM :
Perencanaan Program Desa siaga
Pendaftaran Pasien Posyandu
UKM esensial Posbindu
UKP Sumber Daya Puskesmas :
Upaya Kesehatan Pengembangan Kepegawaian
Upaya Kesehatan Penunjang Keuangan
Pengadaan Barang Puskesmas
Kalibrasi Alat Ukur
Administrasi dan Manajemen :
Kerjasama dan Kemitraan
Pengendalian Dokumen dan Data
Pengendalian Catatan Mutu
Pencatatan dan Pelaporan
Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas

Proses Peningkatan Mutu

Audit Mutu Internal


Tinjauan Manajemen
Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Pengukuran Kepuasan dan Umpan Balik Pelanggan
Penanganan Keluhan Pelanggan
Analisis Data
Peningkatan Berkelanjutan

34
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

VII. Rencana Lima Tahunan Puskesmas


Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas perlu
menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi
Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan
sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran
karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis
pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat
kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam
kegiatan dan rencana anggaran.
A. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas.
Bab I. Pendahuluan
A. Keadaan Umum Puskesmas
B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
Bab II. Kendala dan Masalah
A. Identifikasi keadaan dan masalah
1. Tim mempelajari kebijakan, RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan,
Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/ Kota, target kinerja lima tahunan yang
harus dicapai oleh Puskesmas
2. Tim mengumpulkan data :
a Data umum
b Data wilayah
c Data penduduk sasaran
d Data cakupan
e Data sumber daya
3. Tim melakukan analisis data
4. Alternative pemecahan masalah
B. Penyusunan rencana
1. Penetapan tujuan dan sasaran
2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan

35
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan
C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action)
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumber daya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
D. Penyusunan Pelengkap Dokumen
Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
Bab IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
B. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung dan penghambat pencapaian
kinerja
Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan
yang meliputi antara lain:
1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-
kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar,
workshop, dsb
2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-
kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya.
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja
dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian
Bab VII. Penutup.

Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik,


B. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas:
Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai berikut:
1. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala
Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan
Klinis.

36
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

2. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas


Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus
dicapai oleh Puskesmas.
3. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja.
4. Tim melakukan analisis kinerja.
5. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya
Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun.
6. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap-tiap indikator kinerja.
7. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala
Puskesmas.
8. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran Puskesmas.
Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:
1. Nomor : diisi dengan nomor urut
2. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan
Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas
tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya,
3. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja
Upaya/Pelayanan
4. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator
5. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir
6. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap
tahunan
7. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja
pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja
pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb.
8. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan,
misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat,
Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
9. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan
tahunan
10. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan,
11. Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.

37
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

12. Penutup.
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam
menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana
tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian
Kegiatan.
Lampiran:
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

C. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan


Perencanaan adalah suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk
mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan
memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana
kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk
mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya.
Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan
di Puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM) maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama,
UKM baik esensial, maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan Puskesmas
yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber
dana lain
a. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan
mencakup seluruh kegiatan Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan
(RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global,
nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang
tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari
masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas.
Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan
rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan
RUK tahun mendatang (H+1). Penyusunan RUK tersebut dilakukan pada bulan
Januari tahun berjalan (H) berdasarkan hasil kajian pencapaian kegiatan tahun
sebelumnya (H-1) dan diharapkan proses penyusunan RUK telah selesai

38
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

dilaksanakan di Puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H). RUK
kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum
dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke DPRD untuk
memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan Ruangan.
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui
tersebut, secara rinci RUK dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan
(RPK).Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam
forum Lokakarya Mini yang pertama.
b. Tahap penyusunan RUK.
1) Tahap persiapan.
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses
penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan
untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan. Kepala Puskesmas membentuk
Tim Penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf Puskesmas.
2) Tahap analisis situasi.
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data
yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data
tersebut mencakup data umum, dan data khusus (hasil penilaian kinerja
Puskesmas).
c. Tahap penyusunan RUK.
Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang
sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang
masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan
kondisi kesehatan diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu:
1) Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan
Tim Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas melalui:
a) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan,
melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis)
b) Menetapkan urutan prioritas masalah,
c) Merumuskan masalah,

39
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

d) Mencari akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab akibat, pohon


masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
2) Penyusunan RUK.
Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya
Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan
pengembangan yang meliputi:
a) Kegiatan tahun yang akan datang,
b) Kebutuhan sumber daya,
c) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.
d. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan
Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan
pengembangan secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-
langkah:
1) Mempelajari alokasi kegiatan,
2) Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK,
3) Menyusun rancangan awal secara rinci,
4) Mengadakan lokakarya mini,
5) Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
Proses penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format-
format sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas yang dikeluarkan
Kementerian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan tahun 2012.
Adapun format-format untuk dilihat didalam lampiran buku panduan penyusunan
dokumen ini.

D. Pedoman/ Panduan
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan.Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan,
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan
benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi
pedoman/panduan maka Puskesmas Cijedil menyusun/membuat sistematika buku
pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.

40
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas Cijedil untuk pemberlakuan pedoman/panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas Cijedil tetap berlaku meskipun terjadi penggantian
Kepala Puskesmas Cijedil.
3. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas Cijedil dalam membuat pedoman/
panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman/panduan yang lazim digunakan sebagai berikut:
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas Cijedil
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas Cijedil
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas Cijedil
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional

41
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

BAB II Standar Ketenagaan


A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan
BAB III Standar Fasilitas
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV Tatalaksana Pelayanan
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V Logistik
BAB VI Keselamatan Sasaran Kegiatan/Program
BAB VII Keselamatan Kerja
BAB VIII Pengendalian Mutu
BAB IX Penutup
c. Format Panduan Pelayanan
BAB I Definisi
BAB II Ruang Lingkup
BAB III Tatalaksana
BAB IV Dokumentasi
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan
materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas Cijedil yang dipersyaratkan
sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.

D. Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan


Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh
Puskesmas Cijedil. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai
dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program
Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan
Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan
sebagainya.

42
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang
merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan
khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam
kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan
tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
Contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:
1. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan.
2. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
3. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara
tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
5. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok
dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
6. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi SMART yaitu :
a. Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan
cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas

43
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan


yang spesifik.
b. Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan
kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur
pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum
kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
c. Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak.
d. Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang
ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap
pelayanan sebesar 50%.
e. Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya
kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat
sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi
dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun
anggaran di Puskesmas.
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Schedule atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap
rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan.
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan
dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari
evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat
segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara
keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap
kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa
yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana
membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan
tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara

44
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil

bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan
ditujukan kepada siapa.
9. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus
diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan
evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan
butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya
rencana pembiayaan dan anggaran.

VIII. PENUTUP
Dengan tersusunnya Dokumen Manual Mutu ini diharapkan dapat membantu seluruh
karyawan Puskesmas Cijedil dalam menyusun dokumen-dokumen dan implementasi
pelayanan kesehatan bermutu sebagaimana dipersyaratkan oleh standar mutu demi
terpenuhinya kebutuhan dan harapan/kepuasan pelanggan.

45