Professional Documents
Culture Documents
I. Pendahuluan
Manual Mutu ini disusun untuk menjelaskan Sistem Manajemen Mutu yang
diimplementasikan di Puskesmas Cijedil. Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil
yang dijelaskan akan mencakup Kebijakan dan Sasaran Mutu, Komitmen Manajemen,
Organisasi Mutu dan Puskesmas serta uraian singkat Proses-proses bisnis yang
dijalankan organisasi. Pada bagian akhir disajikan tabel matriks yang menunjukkan
kesesuaian antar bagian Manual Mutu ini dengan dokumen yang terkait serta
menunjukkan interaksi hubungan implementasi peningkatan sistem manajemen mutu
yang berkelanjutan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas
Cijedil.
Sesuai dengan Permenkes nomor 75 tahun 2014 disebutkan prinsip
penyelenggaraan Puskesmas meliputi paradigma sehat, pertanggung jawaban wilayah,
kemandirian masyarakat, pemerataan, tehnologi tepat guna, keterpaduan dan
kesinambungan dengan tujuan tercapainya kecamatan sehat di wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan fungsinya, puskesmas berwenang : menyelenggarakan
pelayanan kesehatan dasar secara konprehensif, berkesinambungan dan bermutu.
Puskesmas mengutamakan upaya promotif dan preventif berorientasi pada keamanan
dan keselamatan baik untuk pasien, petugas, dan pengunjung. Menjalankan prinsip
koordinasi, dan kerjasama lintas program, dan lintas sektor, melakukan pencatatan,
baik rekam medik dan kegiatan. Melaksanakan penafisan rujukan sesuai dengan
indikasi medis dan sistem rujukan dan senantiasa meningkatkan kompetensi petugas.
Puskesmas juga berfungsi sebagai wahana pendidikan tenaga kesehatan dan
tenaga lain baik administrasi maupun fungsional terkait. Mutu puskesmas menjadi
rujukan untuk mewujudkan pelayanan puskesmas yang bermutu sesuai dengan
harapan. Manual ini menjelaskan garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas
Cijedil. Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam manual ini
merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional puskesmas. Sistem
manajemen mutu berlaku tanggal 4 januari 2016.
Penyusun manual mutu ini digunakan sebagai panduan dalam proses pelaksanan
akreditasi di Puskesmas Cijedil. Manual ini juga sebagai basis mutu semua kegiatan
dan pelaksanaan program di Puskesmas Cijedil.
1
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
1. Profil Organisasi
Nama Puskesmas : Puskesmas Cijedil
Alamat : Jl. Raya Cianjur Cipanas KM 7 Desa Cijedil Kec.
Cugenang Cianjur 43252.
Produk : Jenis Pelayanan Jasa Dibidang Kesehatan Dengan
kegiatan melalui UKM dan UKP meliputi :
a. Promotif,
b. Preventif,
c. Kuratif,
d. Rehabilitatif
2. Gambaran Umum
Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) Cijedil terletak di Desa Cijedil
kecamatan cugenang Kabupaten Cianjur Propinsi Jawa Barat dengan luas tanah
+ 250 m2 dengan luas bangunan 200 m2 dan merupakan salah satu dari 2
Puskesmas yang ada di Kecamatan Cugenang. Wilayah kerja Puskesmas Cijedil
memiliki 7 desa binaan yaitu : Desa Cibeureum, Galudra, Nyalindung, Gasol,
Cijedil, Sukamanah dan Wangunjaya, dengan 179 RT dan 46 RW.
Puskesmas Cijedil Kecamatan Cugenang adalah salah satu Puskesmas yang
ada di Kabupaten Cianjur, secara definitif menjadi Puskesmas induk sejak Tahun
1976. Sejak berdirinya Puskesmas Cijedil dipimpin oleh :
1. H. Kama tahun 1977 s.d 1980
2. Dr. Aida W tahun 1980 s.d 1985
3. Dr. Cahyono tahun 1985 s.d 1987
4. Dr. Gusti Otwin Ariono tahun 1987 s.d 2003
5. Dr. Yusrizal Yulis tahun 2003 s.d 2005
6. Dr. Tjendrawati P H tahun 2005 s.d 2010
7. Dr. Cecep Willy B tahun 2010 s.d 2015
8. H. Ajud Maulana, SKM, M.Si. tahun 2015 s.d sekarang
Jarak dari Kecamatan +1 Km, dengan waktu tempuh 5 menit, sedangkan jarak
dari pusat pemerintahan Kabupaten Cianjur + 7 Km dengan waktu tempuh 10 s/d
15 menit menggunakan kendaraan bermotor.
3. Keadaan Geografis Puskesmas
Wilayah Puskesmas Cijedil berada pada ketinggian 3.000 meter dari permukaan
laut, suhu rata-rata adalah 20-23o Celcius. Luas wilayah kerja Puskesmas Cijedil
31.492 Km 2. Sebagian besar adalah sawah irigasi 10,528 ha), dan lahan bukan
sawah seluas 20,964.ha. Dengan jarak terjauh dari desa ke Puskesmas sekitar 8
km. Dan jarak dari Puskesmas ke kota Kabupaten 7 km.
Batas wilayah kerja Puskesmas Cijedil adalah :
2
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Luas desa dan jumlah Posyandu, RW dan RT dapat dilihat dalam tabel dibawah
ini:
LUAS
Jumlah Jml. Jml.
NO NAMA DESA WILAYAH
Posyandu RT RW
(Ha)
1. Cibeureum 3.730 9 30 6
2. Cijedil 6.105 10 29 7
3. Galudra 6.246 7 14 3
4. Gasol 2.333 9 29 6
5. Nyalindung 1.597 7 23 7
6. Sukamanah 2.294 9 27 9
7. Wangunjaya 9.187 8 27 7
3
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Sarana jalan dalam keadaan baik (sudah diaspal). Jarak desa terjauh dari
puskesmas yaitu 8 km, setiap desa dapat ditempuh dengan kendaraan beroda
empat maupun beroda dua.
4. Demografis
Jumlah Penduduk dan sasaran kerja di wilayah kerja Puskesmas Cijedil pada
Tahun 2016 = 48.577 jiwa
a. Pria : 23.887 Jiwa
b. Wanita : 24.690 Jiwa
c. Bayi : 885 Jiwa
d. Balita : 3.565 Jiwa
e. Bumil : 986 Jiwa
f. Bulin : 941 Jiwa
g. Neonatus : 909 Jiwa
h. Kepadatan Penduduk + 2.011 Jiwa / Km2.
4
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
5. Mata Pencaharian
Pada umumnya penduduk di wilayah kerja puskesmas Cijedil bekerja sebagai
buruh tani karena luasnya lahan pertanian. Adapun Pekerjaan kepala keluarga
adalah sbb : Petani 8.950 jiwa, Wiraswasta 2.614 jiwa, Buruh 6.022 jiwa, PNS 407
jiwa, ABRI 27 jiwa, Karyawan 1.867 jiwa dan pensiunan 229 jiwa dan pedagang
2.355 dengan Jumlah keluarga miskin 21.503 keluarga.
6. Keadaan Tenaga di Puskesmas :
Kepala Puskesmas : 1 orang
Kasubag Tata Usaha : 1 orang
Dokter Umum : 2 orang
Dokter Gigi : 1 orang
Bidan : 20 orang
Perawat : 12 orang
Perawat Gigi : 1 orang
Nutrisionis : 1 orang
Sanitarian : 1 orang
Petugas Promkes : 0 orang
Analis Lab. : 0 orang
Apoteker / Ass Apt : 0 orang / 0 orang
Tenaga non kesehatan : 5 orang
5
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
6
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
7
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
8
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
9
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
10
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
11
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
12
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
16) Tindakan Korektif adalah tindakan perbaikan penting yang dilakukan untuk
menjamin sistem manajemen mutu bebas dari permasalahan dalam segi
pelayanan medis maupun program dengan cara mengidentifikasi masalah,
menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, dan
melaporkannya kepada pihak manajemen.
17) Tindakan Preventif adalah sebuah tindakan pencegahan penting yang
dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari permasalahan
dalam segi pelayanan medis maupun program dengan cara mengidentifikasi
masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan
pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen.
B. Pengendalian Dokumen
Uraian Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil dalam pengendalian dokumen
dijelaskan dalam dokumentasi yang disusun dengan struktur sebagai berikut :
1. Dokumen level 1 : menjelaskan Kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu Puskesmas Cijedil (terdiri atas SK);
2. Dokumen level 2 : menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu Puskesmas Cijedil berupa Pedoman/Manual;
13
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
14
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
15
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
16
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
17
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
C. Kebijakan mutu
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus pada
pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang
berkelanjutan. Kebijakan mutu dituangkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas
yang meliputi kebijakan mutu pelayan klinis dan kebijakan mutu pelayanan UKM.
18
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
audit internal dan sekretariat yang dituangkan dalam Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Cijedil dengan bagan struktur organisasi manajemen mutu ditunjukkan pada lampiran
dokumen ini.
Adapun tugas dan fungsi Wakil Manajemen Mutu di Puskesmas Cijedil ini sebagai
berikut :
1. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil ditetapkan, di
implementasikan/dijalankan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan dan tujuannya
serta sesuai dengan persyaratan Standar.
2. Melaporkan hasil pelaksanaan mutu kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja
pelayanan yang diterapkan tersebut kepada Pimpinan Manajemen Puskesmas Cijedil
untuk dilakukan peninjauan dan penyempumaan.
3. Memastikan kepedulian dan kesadaran atas persyaratan kebutuhan dan harapan
pelanggan kepada seluruh karyawan.
4. Membina dan melakukan hubungan dengan pihak luar dalam hubungannya dengan
Sistem Manajemen Mutu dan Standar.
Wewenang Wakil Manajemen Mutu, sebagai berikut :
1. Mengkoordinir semua kegiatan organisasi untuk menjamin sistem manajemen mutu
ditetapkan dan dipelihara.
2. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan dan
dipelihara.
3. sebagai persyaratan yang diajukan pelanggan tersosialisasikan kepada seluruh petugas
puskesmas.
4. Menganalisis kinerja mutu unit kerja.
5. Merekomendasikan promosi pelatihan staf/unit kerja.
6. Pembimbingan berkelanjutan kepada unit kerja untuk persiapan sertifikasi.
7. Menetapkan jadwal internal audit dan eksternal audit secara periodik dan
berkelanjutan.
8. Merekomendasikan tenaga kesehatan yang dibutuhkan.
9. Mewajibkan Koordinator Tata Usaha Puskesmas untuk memiliki dokumen kerja
sesuai tugas pokok dan fungsinya.
10. Mengkoordinir proses analisis kebutuhan pelanggan dan mendeskripsikannya dalam
program kerja yang harus dilaksanakan oleh tim kerja/unit kerja terkait
11. Membuat dokumen manual mutu bersama-sama dengan Koordinator Tata Usaha
Puskesmas dan Koordinator Unit Kerja lainnya.
19
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
G. Komunikasi Internal
Komunikasi antar fungsi yang ada dalam Puskesmas Cijedil telah ditetapkan menjadi
suatu bagian dalam Sistem Manajemen Mutu, yang dijelaskan dalam dokumentasi yang
ada, dengan tujuan untuk menjembatani komunikasi antar fungsi dan meningkatkan
efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Komunikasi internal ini dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya/lokakarya
bulanan), pertemuan mingguan, pembinaan/pengarahan/pengumuman di apel pagi,
diskusi, email, sms hp pribadi, memo, papan informasi puskesmas/ruang sekretariat
manajemen mutu dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.
20
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
C. Infrastruktur
Pengelolaan Infrastruktur di Puskesmas Cijedil dijelaskan dalam uraian dokumen terlampir
sistem manajemen mutu, baik penataan aksesibilitas tempat pelayanan dan bangunan serta
ditopang dengan fasilitas yang cukup memadai.
21
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
22
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
23
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil ditunjukkan dalam suatu Diagram Alir
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas yang juga menunjukkan interaksi antar proses yang
dijalankan serta Diagram Alir Proses Pelayanan Kesehatan yang memperlihatkan rencana
mutu proses Pelayanan Kesehatan yang merupakan proses mulai dari Loket Pendaftaran
sampai Loket Obat dan Diagram Alir Proses Program Kesehatan Masyarakat yang
merupakan proses mulai dari penetapan pelanggan/masyarakat, identifikasi masalah
hingga penerapan dan penyelesaian di masyarakat.
1. Proses Perencanaan Mutu
Proses Perencanaan Mutu merupakan proses dimana ditetapkannya Kebijakan dan
Sasaran Mutu Puskesmas dengan memperhatikan persyaratan pelanggan dan
peraturan serta undang-undang yang berlaku.
Kebijakan dan Sasaran Mutu yang ditetapkan berikut persyaratan pelanggan dan
peraturan & undang-undang yang berlaku akan digunakan sebagai acuan untuk
menjalankan proses-proses berikutnya yang telah ditetapkan.
2. Proses Inti
Proses Inti adalah kegiatan atau aktivitas utama dari fungsi-fungsi/bagian-bagian yang
ada dalam Puskesmas dalam tujuannya untuk memenuhi persyaratan yang diminta
oleh pelanggan ataupun persyaratan lainnya yang berlaku.
Proses inti pada Puskesmas Cijedil terdiri dari aktivitas-aktivitas Manajemen
Administrasi, penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penyelenggaraan
Pelayanan Klinis atau Perseorangan, Upaya Kesehatan Pengembangan dan Upaya
Kesehatan Penunjang, yaitu : Perencanaan Anggaran, Perencanaan Program,
Pendaftaran Pasien, Ruang Umum, Ruang Gigi, Ruang Kesehatan Ibu dan Anak serta
KB (KIA/KB), Pelayanan Lansia dan Penyakit Tidak Menular (PTM), Pelayanan
Manajemen Terpadu Balita Sehat (MTBS)/Ruang Anak, Pelayanan Ruang Penyakit
Menular (P2M : TB Paru, Kusta, Kulit, Kelamin), dan Pelayanan Imunisasi,
Pelayanan loket obat, Pelayanan Konsultasi Gizi, Pelayanan Konsultasi Penyakit
Berbasis Lingkungan (Klinik Sanitasi), dan UGD.
a. Perencanaan Anggaran
Puskesmas merencanakan kebutuhan anggaran untuk operasional Puskesmas
selama 1 tahun sesuai dengan kebutuhan masing-masing program ataupun bagian
unit pelayanan dalam bentuk RKA dan DPA Puskesmas.
24
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
b. Perencanaan Program
Setelah evaluasi atas program tahun lalu dan masukan dari unit terkait, Urusan
Perencanaan membuat Rencana Program Puskesmas dengan mengutamakan
Program Prioritas dan kemudian menyerahkannya kepada Dinas Kesehatan
Kabupaten Cianjur dalam bentuk RUK dan RPK Puskesmas.
c. Pendaftaran Pasien
Pelayanan di Puskesmas diawali dengan mendaftarkan diri di meja pendaftaran
menggunakan nomor antrian, kemudian dilakukan pendataan oleh petugas dan
membayar retribusi di loket bagi pasien umum dan biaya gratis bagi yang
menunjukkan kartu kepesertaan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)/BPJS/KIS
atau SKTM setelah itu pasien diarahkan ke unit pelayanan yang diinginkan, jika
diperlukan diantar oleh petugas piket informasi, dan petugas pelayanan unit terkait
mengambil dokumen medical record pelanggan bagi pengunjung baru maupun
lama yang telah disediakan oleh petugas rekam medis. Pengertian dokumen
adalah ; semua dokumen yang harus disiapkan puskesmas/fasilitas pelayanan
kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen akreditasi. Jenis dan macam
dokumen mengacu kepada standar dan kriteria, definisi operasional, serta cara
pembuktian dan telusur dokumen yang ada dalm instrumen akreditasi
puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer.
d. Pelayanan Ruang Pemeriksaan Umum
Pasien dengan keluhan penyakit yang umum akan diarahkan untuk diperiksa di
Ruang Umum. Pasien akan didata oleh petugas Ruang Pemeriksaan Umum
setelah dilakukan anamnesa dan pemeriksaan fisik oleh dokter umum. Apabila
diperlukan pasien dapat dikonsul ke Ruang lain (Ruang Gigi, KIA, P2M, Klinik
Konsultasi) atau dirujuk Rumah Sakit. Pasien yang telah berobat dapat diberikan
resep untuk ke Loket Obat guna mengambil obat.
e. Pelayanan KIA dan KB
Pelayanan KIA-KB dilakukan untuk pemeriksaan kesehatan Ibu dan Anak.
Petugas KIA mencatat data pasien ibu hamil, Ibu nifas, Pasien KB, dan bayi. Bidan
memeriksa Ibu Hamil dan Ibu Nifas dan merujuk ke dokter untuk konsultasi bila
itu perlu. Pasien KB diperiksa kemudian diberikan pelayanan sesuai kebutuhan
pasien yaitu alat kontrasepsi atau terapi untuk keluhan dari penggunaan alat
kontrasepsi. Pasien Bayi diperiksa kemudian diberikan pelayanan sesuai
kebutuhan, yaitu imunisasi atau terapi jika ada keluhan sakit. Pasien Ibu hamil
25
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
26
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
dari Ruang Umum dan KIA. Pasien dari Ruang Gigi dapat diberikan resep yang
selanjutnya obat diambil di Loket Obat.
k. Pelayanan Loket Obat
Dalam ruang loket obat setelah petugas menerima resep dari pasien dan atau
melihat antrian pasien dalam aplikasi ePuskesmas, petugas menyiapkan obat dan
menyerahkan kepada pasien disertai pemberian Informasi mengenai aturan
pemakaian obat.
l. Pelayanan Imunisasi
Imunisasi diberikan untuk bayi dan anak berumur 0 -1 tahun di Ruang KIA-KB
dalam gedung Puskesmas. Pelayanan luar gedung dilakukan di Posyandu,
Puskesmas Pembantu, Pos Kesehatan Desa dan di tempat Puskesmas Keliling.
m. Konsultasi Gizi
Pasien yang diperiksa di Ruang Umum, KIA-KB, MTBS/Ruang Anak, Ruang
Gigi, P2P, Lansia-PTM dan perlu mendapatkan Konsultasi Gizi maka pasien
tersebut dirujuk ke bagian Klinik Gizi. Dibagian Klinik Gizi, Petugas Gizi
memberikan Konsultasi Gizi dengan menggunakan Leaflet Dirt dan Food Model
jika diperlukan. Untuk pasien anak/balita yang dirujuk ke Klinik Gizi, penyuluhan
diberikan kepada pendamping pasien..
n. Konsultasi Penyakit Berbasis Lingkungan
Pasien yang diperiksa di Ruang Umum, KIA-KB, MTBS/Ruang Anak, P2P,
Lansia-PTM dan perlu mendapatkan Konsultasi Penyakit Berbasis Lingkungan
maka pasien tersebut dirujuk ke bagian Klinik Sanitasi.
Dibagian Klinik ini Sanitarian memberikan Konsultasi tentang Penyakit Berbasis
Lingkungan. Untuk pasien anak/balita yang dirujuk ke Klinik Sanitasi,
penyuluhan diberikan kepada pendamping pasien. Jika diperlukan, Sanitarian
dapat meninjau tempat tinggal pasien untuk melihat masalah yang dialami oleh
pasien berhubungan dengan sanitasi lingkungan.
o. UGD
Pelayanan Unit Gawat Darurat ini dilakukan 24 jam sehari untuk melayani pasien
kecelakaan lalu lintas atau kejadian lainnya (keracunan makanan-minuman,
kejadian luka atau penyakit kedaruratan lainnya) untuk memperlancar proses
pelayanan pada pasien dengan kedarutan. Apabila diperlukan pasien dapat
dikonsultasikan ke dokter spesialis sesuai dengan kedaruratannya atau dirujuk ke
rumah sakit.
27
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
p. Persalinan 24 Jam
q. Laboratorium Sederhana
Petugas Laboratorium menerima Formulir Permintaan Pemeriksaan Laboratorium
dari pasien. Petugas Laboratorium mengambil sample bahan pemeriksaan dari
pasien kemudian pasien menunggu sampai pemeriksaan selesai. Setelah selesai
pasien membawa hasil tersebut kepada petugas/dokter yang meminta pemeriksaan
tersebut.
r. Pemeriksaan IVA
Pasien Wanita yang diperiksa di KIA, P2P atau Ruang Umum dapat dilakukan
pemeriksaan IVA jika diperlukan. Pasien dari luar yang dirujuk oleh Bidan atau
Perawat untuk dilakukan pemeriksaan IVA dapat mendaftar di Loket Informasi
dan Konsultasi untuk mendapatkan pelayanan IVA.
s. Kegiatan Farmasi
Obat-obatan dan Alat Kesehatan yang diminta ke Gudang Farmasi oleh petugas
loket obat berdasarkan LPLPO (Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat)
akan dicatat dan kemudian disimpan di Gudang Farmasi. Penyimpanan barang-
barang tersebut dilakukan sesuai dengan tempat yang telah disediakan serta diberi
identitas yang Jelas.
t. Surveilans Epidemiologi & P2P
Kegiatan Surveilans Epidemiologi dilakukan ketika terjadi kasus-kasus tertentu
yang memerlukan Penelitian Epidemiologi. Petugas Surveilans mengunjungi
lokasi terjadinya kasus berdasarkan temuan dari Ruang Umum, MTBS/Ruang
Anak, P2P, KIA-KB, UGD, intstruksi/pemberitahuan dari Dinas Kesehatan atau
adanya laporan dari Rumah Sakit maupun masyarakat.
u. Perkesmas
Kegiatan Perawatan kesehatan masyarakat meliputi upaya kesehatan
perseorangan (UKP) maupun upaya kesehatan Masyarakat (UKM) yang lebih
difokuskan kepada promotif dan preventif tanpa mengabaikan kuratif dan
rehabilitatif, dengan melakukan kunjungan rumah pasien setelah melakukan
pengobatan di Puskesmas.
v. UKS (Upaya Kesehatan Sekolah)
Kegiatan yang meliputi penyelenggaraan pendidikan kesehatan, pelayanan
kesehatan dan pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat. Dalam
pelaksanaannya, petugas UKS bekerja sama dengan Guru UKS di sekolah terkait.
28
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
w. UKGS
Usaha Kesehatan Gigi Sekolah merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
mengetahui dan meningkatkan kesehatan gigi dan mulut siswa sekolah sedini
mungkin. Petugas UKGS bekerja sama dengan Guru UKS di sekolah terkait.
x. UKGMD
UKGMD (Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat Desa) merupakan kegiatan yang
dilakukan untuk mengetahui dan meningkatkan kesehatan gigi dan mulut
masyarakat sedini mungkin. Dalam pelaksanaannya, petugas bekerja sama dengan
Kader Posyandu.
y. Promosi Kesehatan
Petugas Promkes memberikan Penyuluhan kepada masyarakat di dalam maupun
di luar Gedung Puskesmas. Penyuluhan dapat dilakukan sesuai jadwal atau secara
insidentil sesuai kebutuhan masyarakat.
D. Proses Pendukung
Proses pendukung adalah proses atau kegiatan Puskesmas Cijedil yang dilakukan
untuk mendukung pelaksanaan Proses Inti, meliputi Upaya Kesehatan Berbasis
Masyarakat (UKBM), yaitu Posyandu, Posbindu, dan meliputi fasilitas sumber daya
Puskesmas antara lain Kepegawaian, Keuangan, Pengadaan Perlengkapan Puskesmas,
Kalibrasi alat ukur, serta administrasi dan manajemen yang terdiri dari Kerjasama dan
Kemitraan, Survey Kepuasan Pelanggan, Pengendalian Dokumen dan Data,
Pengendalian Catatan Mutu, Pencatatan dan Pelaporan, Sistem Informasi Puskesmas.
1. Posyandu
Kegiatan Posyandu dilakukan di 59 pos dengan jadwal yang sudah ditentukan.
Petugas Posyandu adalah Tim yang terdiri dari Perawat Kesehatan Desa dan Bidan
desa setempat, apabila diperlukan disertai petugas imunisasi dan atau petugas gizi.
Pelayanan Posyandu diberikan kepada Bayi dan Balita usia 0 59 bulan.
2. Posbindu
Kegiatan Posbindu dilakukan di setiap desa dengan Jadwal yang sudah ditentukan.
Pelayanan Posbindu diberikan kepada masyarakat yang berumur lebih dari 60 tahun.
3. Kerjasama dan Kemitraan
29
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Kerjasama dan Kemitraan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini
dilakukan dengan sesama penyedia layanan dasar maupun dengan penyedia layanan
rujukan di dalam Kabupaten Cianjur maupun di luar Kabupaten Cianjur baik dengan
Instansi Pemerintah, Swasta bahkan perseorangan yang dituangkan dalam naskah
kerjasama atau MOU.
4. Kepegawaian
Puskesmas mengusulkan tenaga yang dibutuhkan atau Dinas Kesehatan mengirimkan
Pegawai Baru atau Mutasi Pegawai Lama ke Puskesmas Cijedil. Bagian Kepegawaian
menerima Pegawai Baru dan Kepala Puskesmas menempatkan Pegawai Baru tersebut
sesuai kebutuhan.
5. Keuangan
Keuangan Retribusi dilaksanakan oleh Petugas Kasir Pendaftaran menyetorkan uang
Hasil Retribusi kepada Bendahara Penerimaan Puskesmas kemudian menyetorkannya
ke Rekening Giro Puskesmas melalui Bank yang ditunjuk setelah selesai pelayanan
setiap hari kerja. Uang Penerimaan Hasil Retribusi untuk digunakan sebagai Dana
Operasional Puskesmas. Pengelolaan keuangan kapitasi dan non kapitasi Jaminan
Kesehatan Nasional dilakukan oleh petugas pengelola JKN yang digunakan untuk Jasa
pelayanan dan dukungan biaya operasional Puskesmas.
6. Pengadaan Perlengkapan Puskesmas
Petugas Perlengkapan barang menginventarisir kebutuhan masing-masing unit untuk
kemudian mengajukan pengadaannya ke Dinas Kesehatan atau melakukan pengadaan
sendiri sesuai.
7. Kalibrasi Alat Ukur
Kalibrasi masih dalam proses perencanaan belum di laksanakan.
8. Pengendalian Dokumen dan Data
Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus ditinjau dan disetujui terlebih dahulu
sebelum diterbitkan dan kemudian dicatatkan dalam Daftar Induk Dokumen oleh
Wakil Manajemen Mutu. Perubahan Dokumen dilakukan dengan mengajukan Lembar
Permohonan Perubahan Dokumen dengan mencantumkan perubahan yang dilakukan
serta alasannya.
Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh Wakil Manajemen Mutu.
Salinan dokumen yang digunakan akan didistribusikan pada tempat penggunaannya
untuk memastikan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan.
Penyerahan Dokumen pada Pemegang dilakukan dengan menggunakan Lembar Serah
30
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
31
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
mutu internal dilakukan oleh personal yang terlatih dan independen yang akan
ditunjuk oleh pihak Manajemen. Hasil temuan Audit Mutu Internal dicatatkan dalam
Laporan Hasil Audit berikut tindakan koreksi yang akan dilakukan. Tindakan Koreksi
yang dilakukan akan diperiksa efektifitas pelaksanaannya dan dicatatkan pada
Laporan Audit yang sama. Laporan Hasil Audit ini akan disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu dan digunakan dalam Tinjauan Manajemen.
2. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen dilakukan secara periodik setiap 6 bulan dalam satu periode
untuk mengetahui penerapan dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan.
Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Pimpinan Manajemen dan dihadiri oleh Wakil
Manajemen Mutu, Tim Audit internal dan Pokja serta Penanggungjawab Mutu serta
pihak lain yang diperlukan. Tinjauan Manajemen akan membahas masalah sesuai
dengan agenda yang ditetapkan. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk
menyiapkan dan menyimpan catatan hasil tinjauan manajemen.
3. Tindakan Koreksi Dan Pencegahan
Tindakan koreksi dan pencegahan dilakukan untuk menyelesaikan masalah/potensi
masalah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Temuan Hasil Internal
Audit, adanya Keluhan Pelanggan dan terjadinya Ketidaksesuaian Pelayanan akan
dilakukan koreksi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Masalah/potensi masalah yang terjadi selain dari ketiga hal tersebut diatas akan
ditindak lanjuti dengan mencatat masalah/potensi masalah yang terjadi pada Lembar
Tindakan Koreksi/Pencegahan oleh personal yang menemukannya dan menyerahkan
kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau dan dilakukan tindak lanjut
penanganan masalah Manajemen Mutu yang diterapkan.
4. Analisis Data
Tiap-tiap unit pelayanan di Puskesmas Cijedil bertanggung jawab untuk memastikan
dilakukannya analisa terhadap data hasil kegiatan yang telah dilakukan di masing-
masing unit, kemudian unit mengirimkan hasil analisa data tersebut ke bagian Tata
Usaha sebagai bahan untuk penyusunan laporan tahunan hasil kegiatan Puskesmas
selama satu tahun.
5. Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan
Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk melakukan pengukuran tingkat kepuasan
pelanggan melalui Sekretariat Manajemen Mutu oleh Tim Kehumasan Puskesmas
Cijedil yang dilakukan dengan menggunakan metode yang telah ditetapkan pada
32
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
setiap bulannya dan menerima hasil survey Index Kepuasan Masyarakat yang
dilakukan setiap tahun oleh pihak Manajemen Mutu. Hasil pengukuran kemudian
dianalisa dan didistribusikan kepada pihak yang terkait untuk dilakukan tindak lanjut
yang sesuai.
6. Penanganan Keluhan Pelanggan
Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penanganan keluhan
pelanggan yang diterima melalui Sekretariat Manajemen Mutu dari Tim Kehumasan
Puskesmas Cijedil yang dilakukan dengan menggunakan metode yang telah
ditetapkan paling lambat setiap bulan. Keluhan pelanggan dicatat dalam buku dan
lembar keluhan pelanggan dan diserahkan kepada pihak yang terkait untuk dilakukan
tindak lanjut yang diperlukan. Tindak lanjut yang dilakukan harus dipastikan telah
menyelesaikan masalah yang terjadi.
Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penyelenggaraan Sistem Manajemen
Mutu Puskesmas Cijedil dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan yang
merupakan suatu rangkaian proses-proses yang saling terkait berinteraksi satu dengan
lainnya yang terbagi dalam 4 kelompok proses, yaitu: Proses Perencanaan Mutu, Proses
Inti, Proses Pendukung dan Proses Peningkatan Mutu.
Hubungan antar kelompok-kelompok proses dan interaksinya tersebut ditunjukkan
dalam diagram matrix pada gambar 3, dan berisikan juga alur proses-proses yang
dilakukan dalam Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Cijedil dalam suatu Diagram Alir
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas yang juga menunjukkan interaksi antar proses yang
dijalankan serta Diagram Alir Proses Pelayanan Kesehatan yang memperlihatkan rencana
mutu proses Pelayanan Kesehatan yang diimplementasikan dalam proses mulai Loket
Pendaftaran sampai Loket Obat dan Diagram Alir Proses Program Kesehatan Masyarakat
yang merupakan proses mulai dari penetapan/verifikasi program dari Dinas Kesehatan
Kabupaten Cianjur hingga penerapan dan penyelesaian di masyarakat.
33
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Gambar 3
Diagram Hubungan Antar Proses Bisnis
34
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
35
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan
C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action)
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumber daya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
D. Penyusunan Pelengkap Dokumen
Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
Bab IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
B. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung dan penghambat pencapaian
kinerja
Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan
yang meliputi antara lain:
1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-
kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar,
workshop, dsb
2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-
kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya.
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja
dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian
Bab VII. Penutup.
36
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
37
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
12. Penutup.
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam
menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana
tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian
Kegiatan.
Lampiran:
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
38
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
dilaksanakan di Puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H). RUK
kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum
dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke DPRD untuk
memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan Ruangan.
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui
tersebut, secara rinci RUK dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan
(RPK).Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam
forum Lokakarya Mini yang pertama.
b. Tahap penyusunan RUK.
1) Tahap persiapan.
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses
penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan
untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan. Kepala Puskesmas membentuk
Tim Penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf Puskesmas.
2) Tahap analisis situasi.
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data
yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data
tersebut mencakup data umum, dan data khusus (hasil penilaian kinerja
Puskesmas).
c. Tahap penyusunan RUK.
Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang
sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang
masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan
kondisi kesehatan diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu:
1) Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan
Tim Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas melalui:
a) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan,
melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis)
b) Menetapkan urutan prioritas masalah,
c) Merumuskan masalah,
39
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
D. Pedoman/ Panduan
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan.Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan,
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan
benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi
pedoman/panduan maka Puskesmas Cijedil menyusun/membuat sistematika buku
pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.
40
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas Cijedil untuk pemberlakuan pedoman/panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas Cijedil tetap berlaku meskipun terjadi penggantian
Kepala Puskesmas Cijedil.
3. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas Cijedil dalam membuat pedoman/
panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman/panduan yang lazim digunakan sebagai berikut:
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas Cijedil
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas Cijedil
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas Cijedil
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
41
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
42
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang
merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan
khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam
kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan
tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
Contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:
1. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan.
2. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
3. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara
tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
5. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok
dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
6. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi SMART yaitu :
a. Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan
cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas
43
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
44
Pedoman Manual Mutu Puskesmas Cijedil
bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan
ditujukan kepada siapa.
9. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus
diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan
evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan
butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya
rencana pembiayaan dan anggaran.
VIII. PENUTUP
Dengan tersusunnya Dokumen Manual Mutu ini diharapkan dapat membantu seluruh
karyawan Puskesmas Cijedil dalam menyusun dokumen-dokumen dan implementasi
pelayanan kesehatan bermutu sebagaimana dipersyaratkan oleh standar mutu demi
terpenuhinya kebutuhan dan harapan/kepuasan pelanggan.
45