Historia de los primeros archivos

L i c . Yo l a n d a E . L a g u n a M .
- ARCHIVSTICA FSICA Y DIGITAL| 1
TEMA No. 1
HISTORIA DEL ARCHIVO
El estudio de los archivos y su documentacin es tan

antiguo como la organizacin social de la
humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la
aparicin de la escritura1. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la poblacin y de la
riqueza.
Desde las monarquas surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia
de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de

control de las personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros,
ttulos de propiedad). Tambin hay mucha documentacin militar (registros de
soldados, quintas) y mucha documentacin privada.
Las excavaciones de Tell Hariri 2, Ras-Shamra3 o Nipur4 han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigedad:
archivos reales, de los templos e incluso
bancarios. Las excavaciones de Ugarit son
las nicas que han dejado constancia de la
organizacin de los fondos.
1 C. en Sumeria. Las primeras formas de escritura eran logogrficas en naturaleza, basadas en elementos
pictogrficos e ideogrficos. No obstante, a mitad del III milenio a. C., los sumerios haban desarrollado un anexo
silbico para su escritura, reflejando la fonologa y la sintaxis del idioma sumerio hablado.
2 Mari fue una ciudad antigua situada al oeste del ufrates en la actual Tell Hariri (Siria). Estuvo habitada desde
el quinto milenio a.C y su etapa de mayor esplendor fue entre el 2900 a. C. y el 1798 a. C., cuando fue saqueada
por Hammurabi.1 En la Biblia, Abraham pas a travs de Mari en su viaje desde Ur a Harn.
3 Ugarit (actual Ras Shamra ; en rabe) fue una antigua ciudad portuaria, situada en la
costa mediterrnea al norte de Siria a pocos kilmetros de la moderna ciudad de Latakia, en la regin asitica
conocida como Levante.
4 Nippur (sumerio: Nibru, acadio: Nibbur) fue una antigua ciudad sumeria cuyos primeros restos datan del V
milenio a. C. En Nippur se hallaba el templo principal del dios del cielo y de la creacin Enlil.
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El reparto de la documentacin en las salas es buen ejemplo del respeto y

conservacin de los archivos bajo una clasificacin rigurosa. Pero desconocemos su
clasificacin original y por tanto los criterios empleados.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla 5. Los Sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escriban sobre ellas. Eran tablas rectangulares con
esquinas redondeadas y se escriba estando blandas. Escriban con un punzn
metlico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escriba sobre madera, marfil
y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente
que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era adems inspector
de canales.
Se crean depsitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatizacin adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanteras
de obra recubiertas de asfalto.
Tambin se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera,

cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso

restringido. Solamente podan utilizarlo sus productores y
los oficiales de la administracin con autorizacin previa.
Destacaban el archivo de Ebla 6 (23 Antes de Cristo) con
17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con
contabilidad, registros de transacciones mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras
de su entorno.
La antigua Ebla
Vista area de Tell Mardikh, en el
norte de Siria, identificada con la
antigua Ebla por los arquelogos
5 Las tablillas de barro (a veces tambin tablilla de arcilla) se utilizaron al menos desde 5500 a. C. (tablillas de
Trtria de la cultura de Vina). Estas tablillas de la cultura de Vina podran ser incluso ms antiguas ya que
segn anlisis de carbono-14 datan de 3000 a.c.
6 En 1975, arquelogos italianos hallaron en la antigua Ebla un conjunto excepcional de textos cuneiformes de
4.000 aos de antigedad.
Matthiae y Pettinato en la dcada

de 1970.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero

del que tenemos noticia.
EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, fue bsico el archivo, por

las actividades econmicos de los
habitantes de la ciudad que deban
registrar las propiedades y la
produccin. Despus de cada
inundacin que sufra el ro Nilo,
haba que reconstruir las
propiedades.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia prima
sobre lo que escriben, pues lo hacen en papiros, que por un lado resultaba frgil
manejarlos, pero por otro, era un material barato y fcil de escribir en tinta. Se
escriba con pinceles hechos en junco. Esa informacin la guardaban en forma de
rollos y podan tener gran cantidad de documentos en poco espacio, almacenados en
ambientes especiales.
Tambin empleaban trozos de cermica o tablillas de arcilla sobre todo para la

correspondencia diplomtica.
Los escribas del antiguo Egipto eran los

encargados de inscribir, clasificar,
contabilizar y copiar, utilizando varios tipos
de escritura, como la hiertica 7 o demtica,
que permita escribir rpidamente, con la
ayuda de un clamo sobre papiros u
7 La escritura hiertica, trmino proveniente del griego (hieratika, sagrado), permita a

los escribas del Antiguo Egipto escribir de forma rpida, simplificando los jeroglficos cuando lo hacan en papiros,
y estaba ntimamente relacionada con la escritura jeroglfica. Fue, durante amplios periodos, la escritura utilizada
en textos administrativos y religiosos; su nombre fue usado por primera vez por Clemente de Alejandra en el siglo
II
ostracas. En muchos documentos se encontraron notas indicando: que se pase al

archivo, que se guarde correctamente, etc.
Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Haba archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas

gubernamentales. En cada provincia, haba un archivo provincial, heredado poco
despus por los romanos. Tambin se depositaba documentacin privada como
actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se inclua ao, smbolo del
faran, responsable del documento y los asuntos.
Iniciaron la prctica de destruccin de documentos y su posterior reutilizacin. Es el

inicio del expurgo.
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
Las fuentes sobre los archivos griegos son

indirectas: los historiadores, las inscripciones
epigrficas y los restos arqueolgicos. La
conquista violenta que sufrieron ha hecho que se
pierdan fuentes importantes para su historia.
En Grecia, se encuentran archivos idnticos a los
egipcios. Son de tablillas de arcilla con
documentacin econmica. Cuando se organiza
el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo
que se trataba en el Consejo.
En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro

empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se
emplea la piedra de mrmol cuando se quiere que los documentos sean conocidos
por todos y el pergamino.
Los primeros archivos, son los archivos de la

ciudad, guardados siempre en templos. En
Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles.
Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de

ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las
referencias son cronolgicas y el acceso era pblico para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comit ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Era puramente ceremonial. Escriban los secretarios del Consejo, sus
ayudantes y los esclavos escribas. Surgi el concepto de publicidad como atributo
propio de los archivos pblicos. Se contempla el principio de autenticidad documental
y su vigor legal. Hoy en da, no nos queda ms que referencias literarias.
A partir de Alejandro Magno 8, se une la tradicin de los archivos griegos y orientales,
sobre todo de los persas.
La cancillera persa funcionaba con la tradicin de los archivos. Confeccionaban

registros, estaban ordenados cronolgicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro
palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes, es decir que empleaban
tablillas de arcilla, pergamino y papiro segn la funcin de los documentos, como a
continuacin se detalla:
Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla.
Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el papiro sellado

con sellos de arcilla.
El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro Magno desarroll una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Selecidas 9 en Siria y
los Ptolomeos10 en Egipto. En la poca de los Ptolomeos, se crearon archivos
especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trmites administrativos
de los documentos, de los cuales, por un lado, guardaban los originales, por otro
8 Alejandro III de Macedonia, ms conocido como Alejandro Magno o Alejandro el Grande, fue el rey de
Macedonia desde 336 a. C. hasta su muerte.
9 El Imperio selucida (312-63 a. C.) fue un imperio helenstico, es decir, un estado sucesor del Imperio de
Alejandro Magno. El Imperio selucida se centraba en Oriente Prximo, y en el apogeo de su poder
inclua Anatolia central, el Levante, Mesopotamia, Persia, la actual Turkmenistn, Pamir y algunas zonas
de Pakistn. Fue un centro de cultura helenstica donde se mantena la preeminencia de las costumbres griegas y
donde una lite macedonia grecoparlante dominaba las reas urbanas.
10 La dinasta ptolemaica es aquella fundada por Ptolomeo I Ster, general de Alejandro Magno. Esta dinasta
gobern en Egipto durante el perodo helenstico desde la muerte de Alejandro hasta el ao 30 a. C., en que se
convirti en provincia romana.
lado, guardaban los resmenes y por otro los ndices de los documentos originales.
Tenan un desarrollo espectacular de los archivos privados.
ROMA Y EL ARCHIVO
En la Antigua Roma, los archivos

tenan entidad propia, contando con
responsables encargados de su
custodia. Adems, posean una doble
utilidad: administrativa y jurdica. De
hecho, el Derecho Romano ya
estableca el valor probatorio del
documento escrito. En ambas civilizaciones se contempla el principio de la
autenticidad documental, lo que se refleja en el uso del vidimus11 para dar validez al
documento, que no es otra cosa que una certificacin que se expeda para las
copias.
En el ao 78 antes de Cristo, se construye el Tabularium Romano, el Archivo Central

de Roma. Se situaba junto al foro y constituye
la primera institucin destinada
especficamente a custodiar los diplomas de
Estado. Dividan los fondos en 4 bloques:
1. Leyes del territorio.
2. Administracin econmica
3. Control del servicio militar
4. Documentos que reflejan transacciones entre individuos.
Aunque ya empieza a haber archivos pblicos, an predominan los archivos

privados. En esta etapa prevalece el concepto Patrimonial Administrativo de
archivo y los fondos son considerados propiedad exclusiva de los diferentes poderes:
polticos, eclesisticos, patricios, etc.
11 En diplomacia este trmino se refiere a la insercin ntegra de un acta anterior en un acta promulgada por una
autoridad pblica, que anunciaba esta transcripcin y daba garanta de su conformidad declarando que ha visto
esta ltima (vidimus, hemos visto). Estas copias se realizaban en las cancilleras y estaban avaladas por ellas.
Fuente: http://www.enciclonet.com/articulo/vidimus/
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, se crea el archivo del
Csar y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomacia.
Se desarrollan los archivos del notariado y a partir de Justiniano, aparece el notario,
que se encarga de dar fe a documentos privados. Antes existan los documentos
emanados del gobierno central.
El archivo en esta poca se defina como lugar sagrado y los papeles tanto pblicos
como privados obtenan custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a
determinados funcionarios y la documentacin pblica era un instrumento para el
ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano
estableci que debera de existir uno por cada provincia.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con los brbaros, llega la disolucin de las estructuras administrativas del Imperio
Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al
romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El
pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII,
apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, tambin hace costosos los
documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la
letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el
siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una cada
del documento escrito, debido en parte al descenso del
nivel cultural.
No hay sedes fsicas como sedes de los archivos. Se

caracteriza tambin por ser un perodo oscuro.
Solamente se conservan archivos en los monasterios.
All se renen los pocos que saben leer y escribir. San Benito de Nursia 12, redacta la
Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan escribir.
Se adopta el formato Cdice13, mantenido durante siglos.
12 San Benito de Nursia fue un presbtero y religioso cristiano, considerado el iniciador de la vida monstica en
Occidente.
13 Cdice (del latn codex, -icis) es uno de los formatos del libro. Se compone de cuadernos plegados, cosidos y
encuadernados. Habitualmente, se puede escribir en ambos lados de cada hoja, denominados pginas, que
pueden numerarse. Aunque tcnicamente cualquier libro moderno es un cdice, el trmino se utiliza comnmente
para libros escritos a mano (manuscritos) en el periodo previo a la imprenta (es decir, hasta el fin de la Edad
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.

Organiza una cancillera, y desde all, salen actas de las reuniones con los nobles,
diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tena su sede en Aquigrn. Los vikingos
acabaron con este archivo.
Todos los dems archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se
consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus
documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos. En la poca visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar en el cual
se guardaban los documentos del rey, los cdigos y los tratados internacionales.
En esta poca se guardaban tambin los documentos de propiedades y privilegios
feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivsticos muy interesantes: Los
Registros y los Cartularios14.
Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por
una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillera Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por
voluntad del que emite la documentacin. Es la nica institucin que conserva la
tradicin administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se

reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y
Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de
toda la Edad Media. Se conservan los
documentos solemnes y de valor.
La prctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el
primer rey ingls que pide que se le registren sus cartas. En la Pennsula Ibrica, los
primeros registros importantes son los de la Corona de Aragn.
El Domesday15, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador. Est

escrito en latn. Se registran todas las propiedades de los nobles ingleses.
Media), y para los documentos producidos por los indgenas mesoamericanos, en la poca precolombina y en la
Colonia. El significado lo recoge el DRAE. El diminutivo de "cdice", "codicilo", se emplea nicamente en
contextos testamentarios. Derivada de sta es la palabra "cdigo".
14 Libro en que antiguamente se copiaban los privilegios y pertenencias de las iglesias y los monasterios, o de
otras comunidades.
15 El Domesday Book fue el principal registro de Inglaterra, completado en 1086 por orden del rey Guillermo I de
Inglaterra. Este registro era similar a los censos nacionales que se realizan hoy en da.
En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo

inherente. Se introduce una clasificacin sistemtica y una clasificacin cronolgica y
se comienzan a conservar en legajos.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos
eclesisticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGO REGIMEN
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo.
Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a
Maximiliano I de Habsburgo. Los Reyes Catlicos ordenan la concentracin de sus
archivos en la Cancillera de Valladolid.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan

estos archivos por la concentracin de todos los fondos documentales dispersos.
Espaa fue la pionera en la creacin de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo General de Simancas 16. En Portugal,

se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo 17 (Lisboa). En Francia, intentan crear
un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles
de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos
Vaticanos.
Aparecen tres herramientas de descripcin nuevas: los inventarios topogrficos, los
inventarios cronolgicos y los inventarios por asuntos.
A lo largo del siglo XVII se mejoran los mtodos de concentracin archivstica y se

organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigacin en los archivos. En Espaa, la

persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la
16 El Archivo General de Simancas (tambin conocido por sus siglas, AGS) es un archivo ubicado en la
localidad vallisoletana de Simancas (Espaa). Fue fundado en 1540, por lo que se trata del primer archivo oficial
de la Corona de Castilla. Instalado en el castillo de Simancas, desde su fundacin se ha convertido en uno de los
ejes centrales de la Pennsula Ibrica en lo que se refiere a conservacin y custodia de documentos.
17 El Archivo Nacional de la Torre de Tombo (en portugus: Arquivo Nacional da Torre do Tombo), es el
archivo nacional portugus establecido en 1378, para albergar todos los documentos provenientes de la
cancillera real portuguesa. Est situado en Lisboa. Se rebautiz en 2009 como Instituto de los Archivos
Nacionales (en portugus :Instituto dos Arquivos Nacionais).
investigacin que se haca en esta poca, era bajo sospecha, porque eran Archivos
de la Corona. Se necesitaba un permiso especfico que raramente se conceda.
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
Con la Revolucin francesa, se produce una

revolucin en los archivos. El 25 de junio de
1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se
crea el Archivo Nacional y se reconoce el
derecho a la consulta de los documentos
pblicos. Este derecho, se reconoce en Espaa
en 1844. El Archivo Nacional de Espaa se crea en 1868. Se crean las Escuelas de
Archivstica y se inicia la publicacin peridica de los documentos ms importantes
de los archivos.
Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos de los diversos pases

europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos
del papel, como la fotografa o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos
como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado
sobre los documentos pblicos, la estructuracin de sus fondos y la concepcin del
archivo como territorio infranqueable.
Se detecta una conciencia de la documentacin como fuente de informacin para el

ejercicio del poder interno y externo. Se constata a travs de los siguientes
conceptos:
Los derechos del Estado sobre los documentos pblicos.
Conciencia de las entidades pblicas o privadas sobre la importancia de sus

documentos.
Concepcin del archivo como territorio infranqueable.
Durante el siglo XIX se inicia el perodo de desarrollo archivstico que configura la

archivstica18 como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron
18 La archivstica, archivologa o archivonoma (trmino no reconocido por la Real Academia Espaola) es el

estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de
los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio
de ambos. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Archivstica.
las siguientes: concentrar la documentacin de las entidades desaparecidas y

concebir un sistema global de organizacin de los fondos documentales. Se crean
grandes depsitos documentales para concentrar fondos.
Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentacin

oficial. En Espaa se crean tambin para conservar la documentacin de las
entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a diferenciar entre archivo
histrico y administrativo.
Nacen dos elementos de descripcin: la analtica, que hace de los documentos

consideraciones de orden paleogrfico, diplomtico e histrico y la sinttica, que
consisten en describir la mayor cantidad posible de documentacin. Nace el principio
de respeto de los fondos basado en tres premisas:
Todo fondo es producto natural de la actividad.
La concepcin del documento viene dada por su estructura interna.
Exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En el siglo XX, se crean archivos

intermedios, que conservan documentos
que ya no tienen valor administrativo pero
que todava no se sabe si se van a
conservar o no. En su primera mitad se
caracteriza por la consolidacin de los
avances experimentados y una
produccin profesional ms abundante. La archivstica se debate entre lo
decimonnico19 y la modernidad. En los pases desarrollados aumenta la sensibilidad
social por los archivos. La Profesin contina sin despegarse de su adscripcin a la
documentacin histrica.
19 Que est anticuado o pasado de moda. adj. Perteneciente o relativo al siglo XIX. FUENTE:
HTTP://DLE.RAE.ES
Crecen los archivos privados por la creacin de las distintas Leyes de Archivos. Un
carcter importante de los archivos en el siglo XX, es el carcter que le da la
legislacin. Identifica qu es un documento de archivo. Las necesidades de la
administracin obligan a la profesin a replantearse sus presupuestos, ya que
abarcan desde las oficinas hasta la conservacin definitiva.
Otra cosa importante es la creacin de redes y de sistemas de archivos. Una red, es

un conjunto de instituciones archivsticas que tienen un convenio entre s. Para que
haya una red, tiene que haber un acto jurdico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la
poltica archivstica de un pas determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y
una red de archivos y unas prcticas archivsticas comunes. Tambin componen el
sistema de archivos el personal y los archivos.
La Segunda Guerra Mundial20 marca el despegue de la archivstica por la necesidad

de investigar y difundir el conocimiento y la expansin de la democracia como
modelo de organizacin social. Por ello la archivstica y los profesionales varan
considerablemente.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y
el campo de actuacin de la archivstica se ha extendido al de la Administracin. La
ampliacin del mundo archivstico ha llevado a la participacin del mundo profesional
y las nuevas tecnologas han abierto campos inditos como el audiovisual y la
informtica.
Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del
derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivstico
desborda el mbito nacional y trasciendo a lo universal.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban

aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada
20 La Segunda Guerra Mundial fue un conflicto militar global que se desarroll entre 1939 y 1945. En l se
vieron implicadas la mayor parte de las naciones del mundo, incluidas todas las grandes potencias, agrupadas en
dos alianzas militares enfrentadas: los Aliados de la Segunda Guerra Mundial y las Potencias del Eje. Fue la
mayor contienda blica de la Historia, con ms de cien millones de militares movilizados y un estado de guerra
total en que los grandes contendientes destinaron toda su capacidad econmica, militar y cientfica al servicio
del esfuerzo blico, borrando la distincin entre recursos civiles y militares. Marcada por hechos de enorme
repercusin histrica que incluyeron la muerte masiva de civiles, el Holocausto y el uso, por primera y nica vez,
de armas nucleares en un conflicto militar, la Segunda Guerra Mundial fue el conflicto ms mortfero en la historia
de la humanidad,con un resultado final de entre 50 y 70 millones de vctimas.
del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen redes de
cooperacin y sistemas de archivos.
TEMA No. 2
TEORA ARCHIVSTICA
INTRODUCCIN
A modo de lectura 21

A lo largo de ms de 25 aos de profesin de archivero, antes de

desembocar en sta de profesor universitario en la que enseo
Archivstica, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad.
Ante la respuesta de archivero casi siempre devena otra nueva pregunta,
de profunda extraeza: Archi qu?. Creo que es bien significativa la
ancdota para demostrar la ignorancia social ante una profesin tan
antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero
veamos otra vieja ancdota, quizs ms reveladora de esta incomprensin
social, que una vez nos narr en un cursillo de prcticas de Archivstica un
ilustre archivero de entraable recuerdo, don Luis Snchez Belda: Cierto
da pasa un seor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de
Crdoba.
Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: -Adis,

don Joz!. Otro tertuliano, el Guerra, ms famoso que los actuales de este
apellido porque era torero y estamos en una de las pocas en que sta era
considerada la profesin ms noble de Espaa, pregunta a su vecino de
mesa: -Eze, quin ez?. Y ante la
respuesta de el archivero, responde el
genial matador: -Oz, hay gente pa
t!
El hombre de la calle no es el nico

que ignora los conceptos y pregunta
extraado Archi qu? El problema
21 FUSTER Ruiz, Francisco; Facultad de Ciencias de la Documentacin, Universidad de Murcia Espaa; Marzo
2001.
existe con muchas otras personas que s que deberan conocerlos:

polticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empean
en negar las diferencias especficas de la Archivstica con respecto a las
dems disciplinas de la Documentacin. La necesidad de clarificar los
conceptos es fundamental y no slo por razones cientficas. Los
documentos, los archivos e incluso la misma profesin de archivero han
convertido a la Archivstica en verdadero pilar de la Democracia y del
Estado de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y
deberes, no tendras consistencia sin todos esos conceptos que el hombre
de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntndose
extraados Archi qu?.
CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA ARCHIVSTICA
Antes de elaborar un concepto de la Archivstica, se debe plantear la existencia de

dos elementos fundamentales de este mismo concepto: la consideracin de la
Archivstica como Ciencia y la existencia de una Archivstica total, sin distincin entre
la vocacin administrativa e histrica.
La Archivstica como CIENCIA. El principio de procedencia
An existe un debate terico, a nivel mundial, sobre si la Archivstica es una ciencia,

una disciplina o una tcnica. La Archivstica como ciencia de los archivos, surge a
principios del siglo XIX ligada al desarrollo terico del principio de procedencia 22, una
ciencia que surge tan slo cuando se empieza a reflexionar en profundidad sobre el
conocimiento de los archivos, tratando de elaborar teoras y estableciendo principios
sobre los mtodos de clasificacin de los documentos. Esta preocupacin intelectual
es la que la hace nacer como disciplina cientfica.
22 Historiador francs Natalis de Wailly; PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, 1841. Es aqul segn el cual cada documento
debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y
expedientes. Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para los administrativos, pues en
todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural histrica de la institucin, identificando
en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarroll en el pasado, integrando en torno a cada una
los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacin del principio de procedencia debe
identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y
los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificacin documental reconstruyendo la
estructura de fondo documental.
Para algunos autores, la Archivstica surge como ciencia porque tiene unas reglas
inalterables, la principal de ellas es seguir, con mtodo, el orden que sea ms
anlogo a la naturaleza de los documentos, y no mezclar nunca los diferentes
archivos (o fondos) provenientes de organismos diferentes.
Por lo tanto, se llega a la conclusin de que la Archivstica es una ciencia, y que tiene
un contenido prctico, experimental, y al mismo tiempo terico. El aprendizaje de la
misma debe realizarse a travs del estudio de la teora archivstica y de la prctica en
los archivos. Sucede igual que con otras ciencias, como la Medicina. Por mucha
teora que expliquen los profesores, sin un Hospital Clnico o sin un Archivo anejo, es
imposible el aprendizaje correcto del oficio.
La Archivstica total: sin distincin entre la vocacin administrativa e histrica
Por otro lado, la concepcin de la Archivstica total, sin distincin entre la vocacin
administrativa y la histrica, se desprende de la concepcin total de los archivos,
considerando que la distincin entre archivos administrativos e histricos es arbitraria
y anti archivstica. Se piensa que el valor del documento como testimonio debe
primar sobre cualquier otro. Ante todo, los archivos son unidades organizativas de las
administraciones pblicas y de las empresas privadas; nacen, prosperan y perviven
sobre todo por esta necesidad jurdica y administrativa. Y a las administraciones y
empresas deben servir primordialmente, sobre todo en las primeras etapas del ciclo
vital de los documentos, y ya entonces y despus en definitiva al resto de la
sociedad.
La finalidad que hace surgir los documentos archivsticos es eminentemente prctica,

jurdica, administrativa, y no una finalidad literaria o cientfica. Slo despus podrn
desprenderse de los documentos de archivo otros valores secundarios como los
informativos o cientficos, sobre todo en la ltima etapa del ciclo vital de los
documentos, cuando pasan a un archivo permanente o histrico.
En el siglo XX, nace con el nombre de ARCHIVOLOGA, como una tcnica emprica
para arreglo y conservacin de los archivos; pero actualmente se la puede considerar
como una ciencia independiente en constante evolucin y como una ciencia auxiliar
de la Historia.
DEFINICIN DE LA ARCHIVSTICA
a) Primera definicin:
El Diccionario de Terminologa Archivstica espaol, daba en 1993 la siguiente

definicin: Archivstica: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos
(tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) continuacin de
DIALNET ARCHIVISTICA ARCHIVO DCUMENTO DE ARCHIVO
b) Segunda definicin:
c) CONCEPTO
Fondo conjunto de documento
Acervo documental
GLOSARIO ENUNCIADOS
N ENUNCIADO TERMINO
1 Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberga un
UNIDAD DE CONSERVACIN
archivo.
2 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institucin pblica o
ARCHIVO
privada, en el transcurso de su gestin
3 Instrumento de consulta que describe los
documentos seleccionados de uno o varios fondos,
CATALOGO
tomando en cuenta un criterio determinado
4 Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas
con la planeacin, direccin, organizacin, control,
evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
todos los archivos de una institucin
5 Conjunto de los documentos de un archivo ACERVO DOCUMENTAL
6 Labor intelectual de disposicin de cualquier
elemento segn un esquema, plan o marco pre
establecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el
interior de un Archivstica depsito de archivo.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Clasificacin de piezas en el interior de un fondo.
Clasificacin de documentos individuales en el en el
interior de una pieza
7 Responsabilidad jurdica que implica por parte de la
institucin archivstica la adecuada conservacin y
administracin de los fondos, cualquiera que sea la CUSTODIA DE DOCUMENTOS

titularidad de los mismos
8 Conjunto de archivos conservados en el pas y que
forman parte esencial de su patrimonio
PATRIMONIO DOCUMENTAL
administrativo, cultural e histrico
9 Trmino al cual se asigna un significado especfico y
que se utiliza como elemento de entrada para la
DATO
bsqueda sistemtica de la informacin.
10 Es la destruccin de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o
contable y que no tienen valor histrico o que
ELIMINACIN DOCUMENTAL
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa
11 Proceso generalizado que ofrece uno o varios INDICE
contenidos, una vez que han sido elaborados
12 Conjunto de documentos relacionados con un asunto,
que constituyen una unidad archivstica. Unidad
documental formada por un conjunto de documentos
EXPEDIENTE
generados orgnica y funcional mente por una oficina
productora en la resolucin de un mismo asunto
13 Representacin grfica de la estructura orgnica de
algn tipo de organizacin o entidad, que indica las
distintas oficinas o unidades administrativas que ORGANIGRAMA
conforman una entidad u organismo
14 Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de FONDO DOCUMENTAL
conservacin institucional formada por el mismo
archivo, una institucin o persona
15 Relacin de entrega. Documento por triplicado
autocopiable por medio del cual se realiza la
INVENTARIO DOCUMENTAL
transferencia
16 Unidad de instalacin de documentos atado con
cuerda o liza que, en ocasiones, se encuentran
protegidos por tapas de cartn o madera a su vez
LEGAJO
tambin encordadas. En los archivos histricos es el
conjunto de documentos que forman una unidad
documental
17 Principio bsico de la Archivstica por el que se debe
mantener la estructura de ordenacin interna de un
PRINCIPIO DE ORDENACIN
fondo documental tal y como la tuvo en origen. Est
NATURAL
estrechamente ligado al principio de procedencia
18 Colocacin de los documentos combinando letras y
nmeros. Forma parte del segundo nivel de la
SISTEMA DE ORDENACIN ALFA
ordenacin
NMERICO
19 Unidad mnima que rene todas las caractersticas
necesarias para ser considerada documento. Pueden
ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un
PIEZA DOCUMENTAL
acta, un oficio, un informe

20 Con de serie documentales que testimonian las
diversas actividades desarrolladas en el ejercicio de
una determinada funcin por una persona o
SECCIN
institucin. Divisin primaria del fondo, establecida
en funcin de las lneas de accin de la entidad
productora
BIBLIOGRAFA
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288
https://archivisticafacil.wordpress.com/2015/07/18/los-libros-y-archivos-en-la-antigua-
roma/
file:///E:/user%20files/Downloads/2041-9671-1-PB%20(1).pdf
http://tecmasat.com/
http://teoriaarchivistica.blogspot.com/

Historia de los primeros archivos

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L i c . Yo l a n d a E . L a g u n a M .

- ARCHIVSTICA FSICA Y DIGITAL| 1

El estudio de los archivos y su documentacin es tan

Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de

Las excavaciones de Tell Hariri 2, Ras-Shamra3 o Nipur4 han dejado muestras de la

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Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla.

Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el papiro sellado

El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.

En la Antigua Roma, los archivos

En el ao 78 antes de Cristo, se construye el Tabularium Romano, el Archivo Central

1. Leyes del territorio.

3. Control del servicio militar

4. Documentos que reflejan transacciones entre individuos.

Aunque ya empieza a haber archivos pblicos, an predominan los archivos

LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO

No hay sedes fsicas como sedes de los archivos. Se

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.

En los Cartularios, se copian las cartas que se

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En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo

EL ARCHIVO EN EL ANTIGO REGIMEN

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan

En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo General de Simancas 16. En Portugal,

A lo largo del siglo XVII se mejoran los mtodos de concentracin archivstica y se

A finales del siglo XVIII, empieza la investigacin en los archivos. En Espaa, la

EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolucin francesa, se produce una

Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos de los diversos pases

Se detecta una conciencia de la documentacin como fuente de informacin para el

Los derechos del Estado sobre los documentos pblicos.

Conciencia de las entidades pblicas o privadas sobre la importancia de sus

Concepcin del archivo como territorio infranqueable.

Durante el siglo XIX se inicia el perodo de desarrollo archivstico que configura la

18 La archivstica, archivologa o archivonoma (trmino no reconocido por la Real Academia Espaola) es el

las siguientes: concentrar la documentacin de las entidades desaparecidas y

Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentacin

Nacen dos elementos de descripcin: la analtica, que hace de los documentos

Todo fondo es producto natural de la actividad.

La concepcin del documento viene dada por su estructura interna.

Exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor.

SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS

En el siglo XX, se crean archivos

Otra cosa importante es la creacin de redes y de sistemas de archivos. Una red, es