ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

 No. de Auditora Fecha de auditora No. de pginas

01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4

Equipo
Auditor: Auditor Lder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta,
Hernando Gutirrez,
Carlos Prez, Rene Serrano, Mnica Camargo.

Observadores: Zulma Rodrguez, Edwin escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los
criterios de Auditora (ISO 9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales
y reglamentarios, etc.).
Alcance:

El Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditora:

Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Clasificaci
Proceso Descripcin del Hallazgo n

Procesos de Se cuenta con un mecanismo de control de documentos

internos y
Direccin externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente m
no se ha implementado la herramienta de control.
N 7.5 Informacin documentada
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la
identificacin y
formatos estandarizados de los registros utilizados para el
control de la operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin de
los proyectos de investigacin algunos registro no contaban con
Procesos de ttulos.
direccin N 8.1 Planificacion y Control operativo m

Contrario al procedimiento normativo Control de

Documentos y
Procesos de Registros no se tiene definido los criterios para la retencin,
Direccin conservacin y m
disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de
personal)
N 6.3 Palnificacion de los cambios

Se detecta falta de manejo de la documentacin del

Sistema de
 Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos
e
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y
objetivos de calidad documentado en el manual de
Procesos de planeacin de la calidad. M
Direccin Mecanismos para realizar cambios de documentos,
registro de
servicios no conformes y aplicacin de acciones
correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.
N 7.2 Competencia
Acciones: Capacitacin contina del personal encargado
de los procesos.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad
Mayor
m = No Conformidad
Menor
O = Observacin o rea
de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Clasificaci
Proceso Descripcin del Hallazgo n

Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en

las
juntas realizadas en los distintos procesos, as como el
Procesos de seguimiento a los mismos
Direccin N4.4. Gestion de la calidad O

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el

mecanismo
Proceso de para la medicin de la competencia de los funcionarios de la
Servicios ENEO, sin
embargo no se muestra evidencia de su aplicacin. m
Administrativos N 9.1. Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacion

La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de

control y
Proceso de seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de
Registro, Proyectos de
Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en
Aprobacin y el cual se
identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus,
Seguimiento de fechas de m
inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el
Proyectos de procedimiento
operativo siendo este un registro bsico de control.
Investigacin N 7.5 Informacion documentada

En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific

que a la
fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y
Enfermedad
Proceso de en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta no
Servicios estaba
firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la m
Acadmicos operacin del
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio
del curso.
N 8.2. Determinacin de las necesidades del mercado y
de las interacciones con los clientes

En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de los

Servicios
de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el
procedimiento
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:
N 8.3 Planificacion operacional
Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de
ste.
Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede,
sin haber
sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Proceso de Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el
Servicios grupo
m
Acadmicos curricular.
 Falta las firmas o constancias de la verificacin
hecha por la
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de
Administracin de los
Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la
ENEO para su
validacin y emisin del dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan
de estudios.

No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores de

Proceso de acuerdo
Servicios a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC
01.
N 8.4. Control de la prestacin externa de bienes
servicios m
Administrativos

El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de

Gestin y
control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al
formato de Check
list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico,
como uno de
Proceso de los mecanismos para evidenciar el control del proceso de
Servicios Servicios
Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula m
Acadmicos como en
los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron
registros de
ste.
N 4.4 Gestion de la calidad

CLASIFICACIN:
M = No
Conformidad
Mayor m = No
Conformidad
Menor
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Clasificaci
Proceso Descripcin del Hallazgo n

Se cuenta con la identificacin de problemticas o situaciones de

mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han
generado las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su
solucin.
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atencin, afectando as el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia
del
Procesos de
Direccin personal. M
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la
Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos se detecta una
baja
en los trmites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.
N 10.20 Mejora
Acciones: Se debe proporcionar mayor calidad en el
servicio prestado a los clientes, contratar el personal
necesario e idneo para cada funcin.
Reconocer que el servicio prestado es no conforme y tomar
las medidas necesarios.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en el mes de enero
de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participacin en la auditora,
an cuando se presentaron situaciones ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc
la reprogramacin de los tiempos planeados ocasionando que las reas Sistemas, Servicios
Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin, Coordinacin de Metodologa,
Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales sern auditadas
en el siguiente ejercicio de Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de

implantacin, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos
para su ejecucin.

Lder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)
CLASIFICACIN:
M = No
Conformidad
Mayor m = No
Conformidad
Menor
O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos