UNIVERSIDAD ABIERTA Y A

DISTANCIA DE MXICO
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD III. ACTIVIDAD 1. LINEAMIENTOS DE AUDITORIA
Alumna: Lina Alejandra Ceceas Haros
Docente en lnea: Raymundo Herrera Prez

LICENCIATURA EN GESTIN Y ADMINISTRACIN DE PyMES

Actividad 1. Lineamientos de auditora
En esta actividad presentars puntos a considerar para la preparacin de una auditora en la
empresa.

1. Elabora los lineamientos para hacer una auditora administrativa en una panadera,
considerando lo siguiente:

o El objeto de la auditora en conclusiones y recomendaciones finales.

o Ponderar las soluciones para determinar practicidad y viabilidad.

o Explorar alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos.

o Homogenizar la integracin y presentacin de los resultados entre los hallazgos y

los criterios.

o Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.

o A llegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de
decisiones.

o Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente.

o Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia sobre el

incumplimiento de las medidas recomendadas.

o Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento

de acciones.

o Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas anteriormente, para

evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la implementacin de
resultados.
Esta clase de auditoria se encarga de verificar y promover el cumplimiento y apego a los distintos
factores del proceso administrativo, as como evaluar la estructura orgnica, manejo de los
recursos humanos y eficiencia de los mtodos y procedimientos mediante los cuales opera la
organizacin.

La auditora administrativa permite realizar una evaluacin objetiva, imparcial y competente de las
actividades que se llevan a cabo dentro de la panadera, es un medio para reorientar
continuamente los esfuerzos de la misma hacia planes y objetivos en constante cambio.

Metodologa de la auditoria administrativa:

Las etapas que integran esta metodologa son:

Planeacin

Ejecucin

Evaluacin

Informe

Seguimiento

Planeacin
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la panadera sobre el
funcionamiento de la misma, as como tener un panorama general sobre sus errores y aciertos, de
tal forma que, durante las etapas posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y
actuar al respecto.

Las etapas de la planeacin son:

a. Platica con el encargado

b. Entrevista previa

c. Investigacin preliminar

d. Determinacin del rea a estudiar

e. Determinacin de los detalles a estudiar

Platica con el encargado.- la finalidad de esta etapa es obtener conocer caractersticas generales
de la panadera y su funcionamiento, as como establecer un vnculo de confianza y comunicacin
entre el encargado y el auditor.

Esta fase se subdivide:

1. Datos generales:

- Acta de inicio de la auditoria administrativa

- Bosquejo histrico de la organizacin, que contempla:

a) Evolucin histrica de la panadera

b) Nombre y ubicacin de la panadera, as como telfono etc.

c) Fecha de fundacin

d) Personal de labora en ella

e) Estructura legal y composicin de capital

f) Horarios de trabajo

g) Volumen de operaciones

h) Otros datos que se consideren de inters y/o importancia para llevar a cabo la
auditoria.

- Estructura orgnica de la panadera: conocimiento del organigrama de la organizacin,

revisin de que coincida con la panadera real y actual de la misma.

- Directorio: Registro de los datos de los miembros de la panadera (nombre, puesto,

direccin, telfono).

2. Objetivos y propsitos:

Se pretende conocer el punto de vista de la persona encargada de la panadera, as como

su valoracin acerca del funcionamiento de la misma. Se tratan aspectos como: quienes
solicitaron la auditoria, las razones que motivaron esta solicitud, las reas de revisin
propuestas, los puntos fuertes y dbiles del negocio.
 3. Tiempo estimado de duracin:

Se pretende que el encargado de la panadera conozca el tiempo estimado para llevar a

cabo la auditoria y valore si es adecuado o no. se considera adems el personal necesario
para realizar la auditoria y las caractersticas tcnicas que esta debe tener.

4. Condiciones de trabajo:

Se hace mencin de las bases sobre las cuales se llevaran a cabo la auditora, informacin
que debe ser condensada entre el auditor y encargado de la organizacin. Se tratan
aspectos como: facilidades otorgadas y limitaciones, horarios de trabajo, lugar fsico de
trabajo, coordinacin de actividades, honorarios fuentes de informacin requeridas,
establecer con quien se trataran problemas que surjan durante el proceso y requieran
atencin inmediata, as como a quien se le puede dar informacin si se solicita.

Entrevista previa: en esta fase se pretende recopilar informacin sobre la perspectiva de los
empleados, clientes y dems personas involucradas con la panadera, acerca del funcionamiento
de la misma. Es importante considerar para la realizacin de este tipo de entrevistas aspectos
como:

Mantener contacto con las personas de las cuales se requiera informacin que se
considere relevante

Realizar preguntas que permitan que el entrevistado de una respuesta sincera y

espontnea.

Ser imparcial al realizar la entrevista

Organizar la informacin obtenida

Llevar a cabo los resmenes correspondientes de manera clara.

Investigacin preliminar: Se realiza mediante la observacin directa y la aplicacin de entrevistas,

le permite al auditor tener un panorama general de la manera en cmo est operando la
panadera a fin de detectar con mayor exactitud las problemticas de la misma.

Determinacin del rea a estudiar: Se registra la amplitud que tendr la auditoria en mutuo
acuerdo con el encargado de la panadera, se determina si esta ser llevada a cabo de manera
parcial o total y las razones que dieron pie a esta decisin.

Determinacin de los detalles a estudiar: Comprende aquellos aspectos de la panadera que

debern ser analizados con mayor profundidad y atencin en la siguiente etapa. La informacin
expuesta debe ser actual y verdica, proveniente de una fuente confiable y pertinente.

Analizar la informacin recaudada e identificar y registrar los aspectos que requieran

mayor estudio o atencin
 Evitar el uso de adjetivos calificativos al registrar la informacin.

Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realizacin de la siguiente
etapa.

Ejecucin.
El objetivo de esta etapa es recopilar informacin de las distintas reas que estn sujetas a
revisin, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la finalidad de detectar deficiencias o
irregularidades administrativas. Es en esta etapa en la que se busca obtener la mayor cantidad de
informacin posible, se identifican problemticas y se proponen opciones de solucin.

Etapas de ejecucin.

La etapa de ejecucin se subdivide en las siguientes fases:

1) Obtencin de informacin.

a) Cuestionarios

b) Entrevistas

c) Observacin directa

d) Lista de confrontacin y verificacin

2) Ordenamiento y depuracin de la informacin

3) Anlisis de la informacin

4) Investigacin de las causas de las deficiencias

5) Alternativas de solucin

6) Anlisis de las posibles mejoras

Evaluacin
El objetivo es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la panadera; los resultados obtenidos del
anlisis de la informacin recaudada durante la etapa de ejecucin, servirn al auditor para poder
hacer una comparacin entre la situacin actual de la panadera y el informe de la ltima auditora
realizada (Fernndez, 1991).

Etapas de la evaluacin.

La etapa se subdivide en las siguientes fases:

1. Ponderacin de funciones

2. Determinacin de los factores a evaluar

a) Adecuacin y grado de cumplimiento de objetivos

b) Adecuacin y grado de cumplimiento de polticas

c) Adecuacin de la estructura orgnica

d) Grado de cumplimiento de los controles existentes

e) Manejo de la funcin directiva

f) Grado de cumplimiento de los controles existentes

g) Eficiencia del personal

h) Adecuacin de recursos materiales y financieros.

3. Asignacin de puntos a los factores a evaluar

4. Determinacin de grados

5. Calificacin de funciones

6. Comentario general del funcionamiento de la empresa.

Informe:
El diseo y contenido del informe pueden variar en cada organizacin segn el tipo de auditoria,
propsito, fallas encontradas y medidas propuestas, sin embargo, los puntos principales que debe
contener son:

Propsito de la auditoria: Debe ser claro y conciso, debe dar una explicacin breve del
trabajo desarrollado.

Hechos relevantes a nivel organizacin: Se deben mostrar los hechos relevantes negativos
y que requieren medidas correctivas. Deben incluirse comentarios, tablas o graficas que
amplen y den muestra de la informacin obtenida.

Hechos relevantes de cada departamento o seccin: Se informa con mayor detalle los
hechos, problemticas y/o deficiencias encontradas en cada uno de los departamentos. Se
habla de manera especfica de las fallas que se encontraron.

Recomendaciones: Deben dar una idea general del porqu de los beneficios que se
originaran una vez aceptados los cambios a implementar.

Anexos: Sirven para ampliar y detallar la informacin contenida en el informe.

Para la correcta realizacin del informe final se deben tomar en cuenta los siguientes pasos:

1. Alcance de la auditoria.

2. Apreciacin de los aspectos fundamentales.

3. Evaluacin de la panadera.

4. Anexos.

1.- Alcance de la auditoria. Se deben considerar los siguientes datos:

Lugar donde se realiz

Periodo que abarco.
Nombre de la panadera, direccin y telfono.
Giro.
rea que abarco la auditoria.
Tipo de auditoria (total o parcial)

2.- Apreciacin de aspectos fundamentales: La apreciacin se realiza de cada uno de los factores
que se investigan describindolos uno por uno de manera puntual, analizando las causas de las
deficiencias, para posteriormente escribir las soluciones propuestas. Si alguno de los factores no
tiene deficiencias se hace constar por escrito.

3.- Evaluacin de la empresa: Se evala de manera global la empresa u organizacin, se realiza la

determinacin del grado de eficiencia y se hace un comentario general de cada rea auditada, se
dan a conocer las razones por lo que se asigna el grado de eficiencia.

4.- Anexos: Informacin que sirve como respaldo al informe de la auditoria.