VERSO REDUZIDA

Este e-book para voc empresrio que possui uma empresa prestadora
de servios de TI e pode estar enfrentando os seguintes desafios:

Dificuldade em desenvolver o potencial da empresa porque no possui

automao nos processos cotidianos;

No consegue centralizar todas as demandas de trabalho em uma nica

plataforma por meio de um software prprio para a sua necessidade,
utilizando-se de diversas ferramentas diferentes;

No encontra possibilidades mais assertivas para acolher de forma mais

produtiva o aumento da demanda de clientes;

Precisa de muitos funcionrios para gerenciar poucas empresas,

justamente porque no tem processos definidos;

Tem um alto custo no quadro de funcionrios;

A equipe de suporte de T.I realiza muitas atividades de forma manual.

E por fim...
Sofre com a falta de produtividade da equipe, perdendo muitas vezes
clientes e dinheiro.

E agora? O que fazer para resolver tantos transtornos?

A soluo est neste e-book!

Por isso...

Neste contedo ns decidimos listar para voc 18 dicas para contribuir

com a produtividade das empresas de T.I, incluindo o seu
empreendimento.

Entenda agora como aumentar o rendimento financeiro e profissional da

sua empresa de T.I por meio da melhoria constante de processos. Veja!

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1 Dica: Processos 04

2 Dica: Relatrios 05

3 Dica: Comunicao 06

4 Dica: Metas 07

5 Dica: Feedbacks 08

6 Dica: Infraestrutura e ferramentas 09

7 Dica: Segurana 10

8 Dica: Abertura de chamados 11

9 Dica: Distraes 12

10 Dica: Ambiente de trabalho 13

11 Dica: Treinamento 14

12 Dica: Oportunidades 15

13 Dica: Reunies 16

14 Dica: Avaliao de desempenho 17

15 Dica: Premiaes 18

16 Dica: Software de Gesto 19

17 Dica: Dashboard 20

18 Dica: Tecnologia 21

Investimento em software 22

O sistema de Help Desk Milvus 23

OneClick: Abertura de chamados a 1 click 26

Help Desk com Acesso Remoto (VNC) 28

TalkWay: Fechamento de chamados com comandos de voz 29

Assinatura Digital das ordens de servio 30

Avaliao do cliente sobre o atendimento 32

Recursos do Help Desk 33

Recursos do Inventrio de TI (Gesto de ativos) 34

Concluso 35

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Isso fato. Quando uma empresa de TI, independente do seu porte, no tem
processo a fluidez do trabalho e o desempenho da equipe ficam a desejar.
Sem processos no h ordenamento de tarefas, no h otimizao dos
trabalhos a serem executados, a performance da equipe cai e,
consequentemente, as demandas so entregues com atraso.

E no importa se os colaboradores so muito bons. Sem um mtodo a ser

seguido a empresa est fadada a um desempenho bem modesto, bem
aqum do esperado pelos clientes.

Por isso, processos bem definidos contribuem significativamente para a

melhoria da produtividade das empresas de T.I. Quando se organiza e se
define processos, este tipo de iniciativa traz consigo uma srie de vantagens,
como:

Agilidade na entregas de trabalhos reduzindo assim os atrasos;

Reduo das margens de erro;
Diminuio dos excessos de reunies, de envio de e-mails e at mesmo de
relatrios infindveis;
Ponto final na realizao de atividades repetitivas e operacionais que j
deveriam ter sido automatizadas.

Ou seja: Processos definidos melhoram extremamente o fluxo de trabalho de

todos, inclusive o seu.

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Ainda falando em processos...

Avalie a possibilidade de diminuir a quantidade de relatrios elaborados por

sua equipe. Assim, eles tero mais tempo livre para se dedicar a outros
projetos que podem ser ainda mais importantes para a sua empresa.

Os relatrios devem continuar, claro, porque so necessrios para o

acompanhamento do desempenho da empresa. Contudo, devem ser
produzidos de forma menos intensa e mais otimizada.

Acredite! Esta uma boa forma de aumentar a produtividade das empresas

de TI, incluindo a sua.

Caso voc no queira fazer esses relatrios manualmente, o sistema Milvus

tem as funcionalidades que ajudam a exportar os relatrios.

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Ter uma boa comunicao interna impede drasticamente os rudos e
rumores e melhora a qualidade no ambiente de trabalho. Resultado: maior
produtividade e maior integrao.

Quando no h uma boa comunicao, quando as pessoas no conversam

entre si veja o que pode ocorrer com sua equipe:

Desconhecer a meta da empresa;

Refazer o trabalho;

No conseguir cumprir com os prazos determinados;

No compreender com clareza a sua prpria funo dentro do setor ou

departamento de TI;

No entender a real finalidade de uma demanda.

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 preciso definir metas. No entanto, elas devem ser alcanveis e
mensurveis, de tal forma que os colaboradores da TI no avaliem como
obstculos e se desmotivem, mas como instrumento que ir ajudar na
fluidez do trabalho.

E para que os objetivos sejam realmente cumpridos a dica dividi-los em

fraes. Ou seja, separ-los em tarefas menores que devem ser realizadas no
dia a dia da empresa, tornando mais fcil de cumprir e de monitorar.

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O feedback uma das ferramentas que mais contribuem para a reduo de
erros e a melhoria constante da produtividade das empresas de TI, gerando
confiana entre a equipe. Mas para que ele seja efetivamente assertivo ele
deve ser imediato.

H algo errado? Fale imediatamente. Est tudo ok? Vale um retorno tambm.
O primeiro para alertar e evitar o retrabalho e o segundo para motivar o
colaborador.

Em casos de feedback negativo observe como dar a notcia: sempre em

reservado. Lembre-se tambm que a crtica deve ser construtiva e no
destrutiva sob pena de abalar a autoestima do colaborador.

Alm disso, quando for reconhecer a competncia dos colaboradores fale

abertamente para todos e aproveite para sugerir pontos de melhoria no
setor, caso precise.

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Para aumentar a produtividade das empresas de T.I e a sua tambm, outros
dois fatores so importantes: uma infraestrutura adequada e a oferta de
ferramentas capazes de melhorar o desempenho da equipe na execuo
cotidiana de suas funes.

Portanto, para aproveitar todo o potencial dos colaboradores evitando

retrabalhos ou descumprimento de prazos.... invista por exemplo em:

Mquinas potentes e atuais que no travem;

Softwares atualizados, que atendam s necessidades dos seus
colaboradores e que efetivamente agreguem valor s tarefas executadas;
Equipamentos com alta qualidade;
Ferramentas para automatizar as atividades operacionais;
Ambiente confortvel e salutar, lembrando sempre da importncia da
ergonomia no ambiente do trabalho.

Portanto, se voc quer aproveitar ao mximo a capacidade de produo de

sua equipe de TI, invista nestas solues. Voc ter resultados positivos em
curto prazo.

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 de extrema importncia reforar a segurana da informao com antivrus
atualizados, firewall ativo e a realizao de um constante backup de todos
os dados importantes da empresa, inclusive os mais sigilosos.

A preveno o melhor caminho para evitar grandes aborrecimentos e as

horas a fio de trabalho da sua equipe para restabelecer o que pode ter sido
prejudicado por algum problema externo, por exemplo.

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A produtividade das empresas de T.I tem a ver tambm com esse item.
Acontece que quando no h um processo para a abertura de chamados,
algum da equipe sempre ser interrompido para resolver algum problema
especfico.

Mas quando se normatiza esse tipo de procedimento, possvel criar uma

rotina, estabelecendo quais os problemas so urgentes e/ou prioritrios e
os que podem ser atendidos dentro do prazo estabelecido pela prpria
equipe de TI.

Essa organizao evita ao mximo o desgaste entre os colaboradores da TI

e quem solicitou o pedido.

Se sua empresa precisa de um sistema de Help Desk para gesto e abertura

de chamados, ou caso j possua e precisa de mais agilidade, ento
sugerimos que utilize o sistema Milvus, o Help Desk inteligente:

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Em qualquer ambiente de trabalho a concentrao no que est sendo
realizado a mola mestre da produtividade. E no setor de TI no seria
diferente. No cabe em um local com esse disperses. At porque h prazos
e metas a serem cumpridos.

Por isso, o mais assertivo para garantir a produtividade das empresas de TI

sempre atentar-se a situaes que levam a esse quadro de desateno.

Por exemplo: muito comum, alis extremamente comum, colaboradores

que do uma parada rpida para verificar suas redes sociais, por exemplo.

Contudo, o problema no est em dar uma conferida, mas o tempo que se

dedica a esse momento, dentro do horrio de trabalho.

Por isso, o mais estratgico evitar as proibies, trabalhar a conscincia de

que a atividade tem prazo para ser concretizada, definir horrios de pausa
do trabalho e ofertar, inclusive, momentos de lazer.

Pense tambm na possibilidade de reduzir as reunies longas e em enviar

mensagens recorrentes. Eles efetivamente conseguem tomar muito tempo
dos colaboradores, alm de distra-los, claro.

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Qualquer pessoa precisa ter um ambiente de trabalho saudvel para poder
trabalhar de forma mais produtiva. Assim tambm deve ser no cotidiano de
uma empresa de TI.

Alm de uma infraestrutura adequada, acolhedora e humanizada deve-se

pensar tambm nas relaes de convvio dirio. Tente evitar discusses e
transtornos entre os colaboradores. Mas caso surjam problemas internos
resolv-lo imediatamente a melhor soluo.

Um ambiente de trabalho saudvel e harmnico favorece muito para a

produtividade das empresas de TI, at mesmo a sua.

Faa o download da verso

completa gratuitamente.

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