Manual de Aquisições e Contratos

PODER JUDICIRIO
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DE SO PAULO

Secretaria de Administrao
Manual de Aquisies e Contrataes
SAD 4 DEPARTAMENTO DE LICITAES,

COMPRAS E CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
1
____________________________________________________________
SAD 4
DEPARTAMENTO DE LICITAES,
COMPRAS E CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
Manual de Aquisies e
Contrataes
2008
____________________________________________________________
2
_________________________________________________________
_______________________________________________________
3
Secretrio de Administrao
Eduardo Roberto Alcntara
Diretor Tcnico do Departamento

de Licitaes, Compras e Contratos
Luiz Carlos Krzyzanovski da Silva
Coordenadora de Licitaes e Compras

Simne de Oliveira Miranda
Coordenador de Contratos Administrativos

Caetano Vizza
Texto e Projeto Grfico

Simne de Oliveira Miranda
Humberto Flix
Reviso
Maria Aparecida Lcio Gomes
Fotolito e Impresso
Grfica do Tribunal de Justia
4
O presente manual foi elaborado pelo Departamento de

Licitaes, Compras e Contratos Administrativos, por suas
Coordenadorias. Com ele busca-se levar aos usurios e requisitantes uma
melhor compreenso do trmite processual de compras, especialmente
quanto maneira mais adequada de formular suas solicitaes.
Visa tambm orientar os gestores de contratos de prestao
de servios quanto sua fiscalizao e gerenciamento.
A SAD 4 estar sempre disposio de todas as unidades
do Tribunal de Justia para quaisquer esclarecimentos acerca de seu
trabalho, seja no auxlio formulao de um pedido de aquisio e/ou
contratao, seja na fiscalizao ou gerenciamento de um contrato de
prestao de servios.
O Departamento de Licitaes, Compras e Contratos
Administrativos auxiliado pela Seo de Apoio Tcnico e
Administrativo SAD 4.3, sendo tambm dotado de duas coordenadorias:
SAD 4.1 Coordenadoria de Licitaes e Compras; e SAD 4.2
Coordenadoria de Contratos Administrativos, cada qual tendo as suas
respectivas supervises.
As atribuies esto relacionadas na Portaria n 7.259, de
19 de agosto de 2005, complementadas pela Portaria n 7.263, de 9 de
setembro de 2005.
Eventuais contatos podero ser feitos na Rua da
Consolao, 1483, 8 andar, ou:
SAD 4 Departamento de Licitaes, Compras e Contratos Administrativos:
telefone/fax - 3258-4067;
SAD 4.1 - Coordenadoria de Licitaes e Compras: telefone 3256-1530;
SAD 4.1.1 Triagem, Assessoria e Compra;
SAD 4.1.2 Licitaes;
SAD 4.2 Coordenadoria de Contratos Administrativos: telefone-3255-0822;
SAD 4.2.1 Controle e Acompanhamento de Contratos;
SAD 4.2.2 Avaliao Econmica e Elaborao de Termos;
SAD 4.3 - Seo de Apoio Tcnico e Administrativo; telefone - 3258-6452;
Grupo Tcnico de Assessoria Jurdica: telefone 3257-5043
5
Apresentao
As compras e contrataes feitas pela Administrao sejam elas

por via direta ou por licitao em qualquer uma de suas modalidades
sofreram grande evoluo a partir da vigncia da Lei Federal n 8.666, de
21 de junho de 1993 e as alteraes que se lhe sucederam. Inegavelmente,
a evoluo maior deu-se a partir da implantao da modalidade
denominada prego.
No Tribunal de Justia o prego foi introduzido com a edio do
Provimento n 56, de 27 de janeiro de 2003, a partir do que quase a
totalidade das licitaes vem sendo feitas pela novel modalidade,
resultando, desde a sua implantao, em economia de cerca de 30% (trinta
por cento) sobre o valor estimado.
Aliado economia tambm destaca-se a maior celeridade na
concluso do procedimento, tendo prazo diminudo entre a data da
publicao do ato convocatrio e a realizao da sesso pblica 8 (oito)
dias, enquanto que para a tomada de preos e concorrncia, pelo critrio
de menor preo, os prazos so de 15 (quinze) e 30 (trinta) dias,
respectivamente.
Na mesma oportunidade em que se publicou o provimento
estabelendo a modalidade prego, foi editado tambm o Provimento n
55/2003, que instituiu o Regulamento e Normas para as Licitaes e
Contrataes pelo Tribunal de Justia.
Mais recentemente, cuidou a Administrao de regulamentar o
Sistema de Registro de Preos, especialmente em face da modalidade
prego atravs do Provimento n 61/2004 e a Portaria n 7190 /2004,
atualizando a redao das Portarias 2715/93, 3143/97 e 5367/2001 que
disciplinam o recebimento de bens e servios bem como a criao e a
constituio de Comisses de Recebimento de Bens e Servios.
6
Este manual foi elaborado com base em experincias precedentes e
tem por objetivo fornecer subsdio aos requisitantes e usurios. A
iniciativa da confeco desta cartilha partiu do Sr. Secretrio de
Administrao, Eduardo Roberto Alcntara, e foi levada a efeito buscando
eliminar dificuldades outrora enfrentadas.
Evidentemente no se cogitou em momento algum esgotar-se o
assunto, pois bem verdade que outras adversidades surgiro,
notadamente em face da legislao que trata da matria.
Nunca demais dizer que tambm o processo licitatrio, em alguns
casos, torna-se bastante moroso. Por vezes a desacelerao ocorre
exatamente pela deficiente descrio do material ou servio que se
pretende. E, nesse aspecto, o mercado duro.
A guerra travada pelo mercado faz com que, muitas vezes, o
fornecedor venha a apresentar um produto ou servio semelhante ao
pretendido, mas que poder no ser til ou no atender satisfatoriamente a
finalidade para a qual foi solicitado. nesse ponto que, no se contando
com o apio tcnico necessrio, a compra ou contratao acaba por ser
mais demorada.
certo que temos hoje o prego como modalidade de licitao
mais clere; todavia, tambm verdade que o processo tem seus entraves,
em especial, na sua fase interna, exatamente quando ele preparado
para a licitao propriamente dita. H que se contar tambm com
eventuais impugnaes ou recursos por parte dos interessados.
Mas a busca pela melhoria sempre a melhor tentativa. Com a
colaborao de todos que a eficincia almejada ir aflorar. O primeiro
passo est a, graas ao empenho dos incansveis servidores e
colaboradores deste Departamento. Ditoso o diretor que pode contar com
servidores to eficientes, leais e companheiros
Inmeros projetos foram desenvolvidos por nossa rea; a
concretizao deles s foi possvel graas ao empenho e dedicao de
toda a equipe. Apenas para ilustrar, desde o projeto de terceirizao de
arquivos de processos findos, passando por toda a terceirizao dos
servios de limpeza e vigilncia da capital e dos servios de reprografia
de todo o Estado.
7
A par disso destacam-se, por derradeiro, as demais aes
adotadas desde a unificao dos Tribunais. Em todas elas, sem exceo,
a participao do Departamento de Licitaes, Compras e Contratos
SAD 4 foi preponderante para o sucesso. Inovaes que se impem para
fazer frente ao constante desenvolvimento social e tecnolgico
implicam, sempre e necessariamente, a participao de nossa rea, seja
em aquisies ou contrataes.
"A experincia o mais doloroso dos aprendizados, porque voc
tem que fazer o teste antes, para s depois receber a lio." (Vemon
Law), mas valeu e sempre valer a pena, porque o trabalho foi feito e o
resultado est a.
Da mesma forma, que amar no ficar olhando um para o
outro, mas ambos olharem para a mesma direo" (Antoine de Sait-
Exupry), caminhamos e estaremos sempre caminhando na mesma
direo para o sucesso do produto final do Poder Judicirio.

Diretor do Departamento de
Licitaes, Compras e Contratos
8
O Termo eficcia inclui,
mas no est limitado,
preocupao com a eficin-
cia.
No basta apenas cumprir

o dever (eficincia); neces-
srio agir de uma forma
que efetivamente contribua
com a obteno de resulta-
dos (eficcia).
*
O simples fato de apagar ou no as
lmpadas de um ambiente, realizar ou
no uma ligao telefnica, influi no
consumo de recursos, da mesma forma
que decidir pela compra de um produto
ou contratao de um servio
*
Eficiente Eficaz
Faz as coisas de maneira certa Faz as coisas certas
Resolve velhos problemas Produz alternativas criativas
Cuida dos recursos Otimiza os recursos
Apenas cumpre seu dever Obtm resultados
Reduz custos Aumenta resultados
*
* Aperfeioamento em Administrao Oramentria e Financeira Governamental.
9
As compras e con- Por envolver o uso do
dinheiro pblico e da-
trataes do Tribu-
da sua natureza multi-
nal de Justia do disciplinar, a ativi-
Estado de So Paulo dade de contratao
so feitas, predomi- (entenda-se, compras e
nantemente, pelo contrataes pblicas)
objeto de ampla nor-
Departamento Tc- matizao, como a
nico de Licitaes, Constituio Federal,
Compras e Contratos as Leis de Licitaes
(SAD 4), que atua, e de Preges, bem como
Leis de Direito Finan-
apenas, quando re-
ceiro, para citar al-
quisitado. guns exemplos.
luz dessa legislao, os procedimentos de con-

tratao so examinados internamente pelo Grupo
Tcnico de Assessoria Jurdica (GTAJ) e pela Co-
misso de Acompanhamento de Licitaes (CAL) e
fiscalizados externamente pelo Tribunal de Contas
do Estado (TCE), podendo ensejar, as eventuais
infraes, em penas administrativas, pecunirias e
criminais aos envolvidos.
10
A Fiscalizao pelo TCE
est prevista nas
Constituies Federal e
Estadual e na Lei Com-
plementar n 709/93.
A regra maior das contrataes que seja prece-

dida de Licitao*. Licitar, em sntese, significa di-
vulgar ao mercado, mediante edital, a inteno do
TJSP em contratar algo certo e determinado, a fim
de que os interessados venham competir, em i-
gualdade de condies, ao posto de contratado,
sendo selecionada a proposta MAIS VANTAJOSA,
conforme julgamento objetivo.
* excepcionalmente a lei prev a possibilidade de contratao direta, seja pela

exclusividade do fornecedor, seja pela peculiaridade do objeto ou das circuns-
tncias. Por serem excees, so tratadas de forma mais criteriosa, por setor es-
pecfico.
11
O Edital a pea administra-
O EDITAL A LEI DA
tiva que traa todas as condi-
LICITAO.
es da licitao.
Porm, at se chegar elaborao do edital, algumas

etapas devem ser vencidas, vejamos:
1 Etapa do processo:
O QUE SE QUER CONTRATAR?
DETERMINAR O OBJETO DA CONTRATAO*

a etapa mais importante para a instruo do
processo de contratao. Incumbe ao requisitan-
te (unidade administrativa) ou rea gestora do
assunto (STI, Engenharia, Transportes, etc) defi-
nir, do modo mais detalhado possvel, o objeto
da contratao, seja ele um bem ou uma presta-
o de servio, a fim de se estimar corretamente
o seu valor e de se obter do mercado o que real-
mente a Administrao almeja.
* a lei probe especificar marca do que se quer adquirir, da

porque a especificao deve ser bastante detalhada para
obter o objeto almejado
12
Ex.: definio da unidade de fornecimento
(quilo, metro, rolo, etc), se de utilizao pontual
ou freqente, a periodicidade da prestao de
servio, etc.
________________________________________________________
13
Verifique quais so os produtos, servios ou obras mais ade-
quados.
Caso tenha dvidas acerca da existncia, preo ou qualidade de produtos ou
servios, consulte variante, principalmente as ecolgicas.
Identifique as suas necessidades e

exprima-as de forma apropriada.
As exigncias feitas aos proponentes de-
vem ter ligao ao objeto do contrato.
Elabore discriminaes ou especificaes tcnicas

claras.
Procure exemplos de caractersticas (at mesmo ambientais) em
base de dados (catlogos e CadMat).
Utilize especificaes baseadas no desempenho para incentivar a
apresentao de propostas ecolgicas inovadoras.
14
Muitas vezes a definio do objeto acaba
sendo feita pela Superviso de Triagem de Pedidos, dada
a circunstncia intrnseca de se prosseguir com a trami-
tao das requisies. Todavia no h como um setor ser
generalista (comprar desde um parafuso at um desfibri-
lador e contratar de um mero servio de manuteno at
o complexo gerenciamento dos arquivos de processos ju-
diciais de todo Estado) e ser, ao mesmo tempo, especia-
lista nessas variadas matrias, por isso contamos com
reas tcnicas.
Como no possvel "adivinhar" o que realmente quer o requi-
sitante, est sendo desenvolvido o sistema de compras ele-
trnico, no qual s podero ser inseridos os pedidos cataloga-
dos, ou seja, aqueles que estiverem cabalmente especificados
pelo requisitante ou pela rea gestora, tal como determinam
as normas de regncia.
15
Fluxo inicial da Requisio
Atuao da rea gestora (a quem incumbe a anlise quanto

ao cabimento do pedido e cabal especificao, se for o caso)
Aps anlise da
rea
Requisio Gestora, o
pela unidade pedido
administrativa enviado para a
interessada Coordenadoria
de Compras e
Licitaes
* Recursos Humanos (ex. pessoal, contratao de cursos/palestras)

* Engenharia (ex. obras e servios de engenharia)
* Segurana Patrimonial (ex. vigilncia, sistema CFTV, detectores)
* Almoxarifado (ex. materiais codificados)
* Transportes (ex. veculos, combustveis)
* Informtica (ex. solues tecnolgicas)
* Administrao Predial (ex. itens de zeladoria, manuteno predial)
* Servio de Copa (ex. utenslios e eletrodomsticos)
* rea Mdica (ex. eqptos. mdico-odontolgicos, medicamentos)
* Cerimonial (ex. uniformes, placas comemorativas, eventos)
* Assessoria de Imprensa (ex. campanhas institucionais, jornais)
* SEJ/Biblioteca (ex. livros jurdicos, peridicos)
* SPI (ex. carrinhos de processo, balanas eletrnicas, arquivo para
guarda de processos)
16
POR QUE NECESSRIA A CONTRATAO?
JUSTIFICAR A NECESSIDADE DA CONTRATAO.

Significa demonstrar a sua real necessidade, verificando
se no existem formas alternativas de satisfao. (Ex.:
solicito escadas de 7 degraus, porm existem escadas de 6
degraus disponveis, que tambm atendem OU solicito aqui-
sio de sistema de circuito interno de TV mas a contratao
de vigias est em avanado estgio).
FORAM SOLICITADAS AS PROVIDNCIAS PARALELAS?
Cumpre, ainda, verificar se no sero necessrias

outras providncias paralelas em conseqncia da
requisio feita.
(Ex.: solicito sistema orientador de senha, mas no

provoco a instalao de estrutura eltrica para recep-
cionar o sistema OU peo a compra de impressoras,
mas no provoco a compra dos cartuchos de tinta).
17
2 Etapa do processo:
QUANTO CUSTA CONTRATAR?
Durante essa fase so consul-

tadas cerca de 30 empresas do
ESTIMAR O DISPN- ramo, das quais, com boa dose

DIO COM A CONTRA- de sorte, apenas 20% respon-
TAO incumbncia do dem solicitao enviando
setor de Pesquisa de suas estimativas para eventual
Preos que apura uma fornecimento ou prestao de
mdia de valores, inici- servios. Esse percentual sofre
ando contato com o mer- uma queda vertiginosa quando
cado. nessa fase que se o oramento depende de visto-
percebe se o objeto re- ria local, como consertos e ma-
quisitado foi bem defini- nuteno em equipamentos
do, pois o mercado preci- (elevadores, condicionadores
sa de dados essenciais, de ar ou prestao de servios
para formulao do or-
de limpeza em prdios, desin-
amento.
setizao, etc.).
18
3 etapa do processo:
DISPOMOS DE DINHEIRO PARA CONTRATAR?
INFORMAR A EXISTNCIA DE RECURSOS PARA E-

FETUAR O PAGAMENTO compete Secretaria de Or-
amento e Finanas.
No entanto, necessrio conhecer a periodicidade

da prestao dos servios ou do fornecimento, atre-
lar o valor mensalidade ou unidade de forneci-
mento, etc., dados que so indicados pelo solicitan-
te.
O PEDIDO CONSTA DO ORAMENTO PROGRAMA?
Outra providncia indispensvel, e tambm entabu-

lada junto Secretaria de Oramento e Finanas,
a prvia insero do que se pretende contratar no
Oramento-Programa, por ocasio da coleta de da-
dos que feita no incio de cada exerccio. Essa
medida o primeiro passo para o planejamento das
compras pblicas, por isso muito importante.
19
QUAIS SO AS REGRAS PARA LICITAO?
ELABORAO DA MINUTA DO EDITAL, QUE CON-

TER AS REGRAS GERAIS PARA A LICITAO...
...Incumbe Supervio de Licitaes.

A minuta do edital possui carter multidisciplinar:
estabelece as condies de participao das empresas;
o critrio de seleo da melhor proposta; a apresentao
de amostra; o recebimento do objeto e ateste da nota
fiscal; a forma de execuo do contrato; as condies
para pagamento; as normas sobre apurao do descum-
primento contratual; e aplicao de sanes, etc., da ser
imprescindvel a atuao de todos os envolvidos para
que o objetivo de cada rea seja alcanado.
20
FORAM CUMPRIDAS AS NORMAS LEGAIS?
A ANLISE JURDICA DO
PROCESSO DE CONTRATA-
O atribuda ao Grupo
Tcnico de Assessoria Jur-
dica (GTAJ), formado por
funcionrios designados
pela Eg. Presidncia, que
A anlise jurdica uma exi-
emite parecer sobre a regu-
gncia legal (Lei n
laridade do processo em
8.666/93) e a atuao do
face da legislao.
GTAJ est disciplinada na
Portaria n 6.430/2003.
21
OPORTUNA E CONVENIENTE A CONTRATAO?
A ANLISE DO PROCES-
A Comisso de Acompanha- SADO tambm submetida
mento de Licitaes foi insti- Comisso de Acompanha-
tuda e tem sua atuao mento da Licitao (CAL),
formada por juzes de direi-
disciplinada pela Portaria n
to, que tece parecer quanto
6.414/2002. legalidade e convenincia
das informaes produzidas
e da contratao em si.
AUTORIZAO PARA LICITAR.
ATO DA AUTORIDADE COMPETENTE PERMITINDO A

ABERTURA DA LICITAO. Este ato um divisor de -
guas. At aqui, tudo o que foi processado pertence fase
interna da licitao, fase instrutria do processo.
Fase interna
Fase externa
22
Uma vez autorizada a abertura da licitao, os atos sub-
seqentes tornam-se pblicos, inaugurando-se a fase ex-
terna da licitao, com intensa participao do mercado.
DIVULGAO DO EDITAL
OS EDITAIS SO PUBLICADOS no DJE, nas revistas

RCC,RHS, no Portal do TJ e, em alguns casos (depen-
dendo do valor estimado do objeto)em jornal dirio
de grande circulao no Estado. Levado ao conheci-
mento geral, o edital exerce especial interesse nas
empresas e nos cidados, podendo, ambos, impugnar o
edital, os primeiros para defender seu interesse na
licitao, e os ltimos para exercerem sua cidada-
nia, seja por discordar do uso dos recursos pbli-
cos, seja para defender a observncia da lei.
SESSO PBLICA: O CERTAME
O MOMENTO DA COMPETIO. De- O Estado de So Paulo

pendendo da modalidade da Licitao o maior polo econmico
Convite, Tomada de Preos, Concor- da Amrica Latina, dada a
rncia, Prego Presencial ou Prego pujana da sua economia,
Eletrnico a competio ocorre com caracterstica que se re-
a presena dos licitantes, ou no ambi- flete no Poder Judicirio
ente virtual (apenas o prego eletrni- paulista, tornando o TJSP
co), podendo iniciar com a anlise da um comprador singular e
documentao da empresa, ultimando- altamente expressivo,
se com a verificao dos preos ofer- fazendo com que a inicia-
tados ou invertendo-se tais anlises, tiva privada dispute, de
como acontece no prego, no qual forma por vezes acirrada,
aps a fase de lances (proposta) que um espao nesse merca-
se verifica a documentao da empre- do.
sa detentora do menor preo.
23
RESULTADO DA LICITAO:
SUCESSO OU FRACASSO
A Comisso Julgadora de O resultado da licitao re-

Licitaes formada por gistrado na Ata da Sesso P-
funcionrios designados blica, subscrita pelo membro
pela Eg. Presidncia e tem da Comisso Julgadora de Lici-
a funo precpua de ana- tao ou pelo Pregoeiro. A
lisar documentos e classi- partir da declarao deste re-
ficar propostas; suas atri- sultado, corre prazo para re-
buies esto disciplinadas curso das licitantes.
na Portaria n 6358/2002. No caso do prego, deve ser
manifestada a inteno de re-
curso durante a prpria sesso.
Com o sucesso da licitao, prope-se a

adjudicao do objeto empresa vencedora.
No caso de fracasso por desero (no

comparecimento de participantes) ou por frustrao
(todos os participantes so desclassificados),
proposta a revogao da licitao, sendo providen-
ciada instruo de novo procedimento, evitando-se
repetir, quando possvel, os entraves identifica-
dos para o sucesso do certame.
24
HOMOLOGAO DO RESULTADO DA LICITAO

PELA PRESIDNCIA
ATO QUE DEFINE A CONCLUSO DA LICITAO, seja adju-

dicando o objeto empresa vencedora, seja revogando a licita-
o. No caso de adjudicao, j encaminhado o termo contra-
tual para assinatura, quando o caso.
25
PUBLICAO DA HOMOLOGAO DA LICITAO PELA PRESIDNCIA.
Tornando pblica a homologao a todos os interessados.
Com isso finaliza-se o processo de licita-

o. Daqui por diante subsistem as etapas relativas
ao empenho da despesa, ao recebimento dos bens ou
servios e ao acompanhamento contratual.
A empresa vencedora do cer- O Recebimento de materiais,

bens e servio disciplinado
tame, por meio de Ofcio de pela Portaria n 7.296, de 20 de
Autorizao ou celebrao de janeiro de 2006.
Contrato, assume o compro-

misso com o TJSP de entregar deve acompanhar a entrega
o objeto da licitao AO RE- do bem ou a execuo do
QUISITANTE OU REA servio, fiscalizar o cumpri-
GESTORA que, alm de anali- mento do contrato e atestar
sar amostra (quando exigida), (ou no) as notas fiscais.
26
FORMALIZAO DOS CONTRATOS
O licitante vencedor ser

convocado para assinar o ter- Contrato Administrativo
o ajuste que a
mo de contrato, no prazo e Administrao Pblica,
agindo nessa qualidade,
condies fixadas no edital. firma com o particular ou
com outra entidade
Aps assinado e administrativa, para a
publicado resumidamente no consecuo de objetivos
de interesse pblico, nas
Dirio Oficial (DJE) o contrato condies desejadas pela
prpria Administrao
passa a produzir os efeitos (Hely Lopes Meirelles).
jurdicos que lhe so inerentes,
sendo encaminhada cpia do
contrato unidade gestora.
EXECUO DOS CONTRATOS
O contrato consiste no acordo de vontades da
Administrao e o particular, portanto deve ser o roteiro da
prestao, onde esto estabelecidas as clusulas e condi-
es para sua execuo.
27
A execuo do con-
trato deve ser acompanha- Lei n. 8.666/93
Art. 67. A execuo do con-
da, por fora de lei, pelo trato dever ser acompanha-
da e fiscalizada por um repre-
gestor do contrato (Unidade sentante da administrao es-
pecialmente designado, per-
Gestora). Os servios exe- mitida a contratao de ter-
ceiros para assisti-lo de in-
cutados devem, obrigatori- formaes pertinentes a essa
atribuio.
amente, ser acompanhados
e fiscalizados.
O gestor dos contratos deve realizar a ativida-

de gerencial voltada para otimizar os contratos sob sua
responsabilidade, ou seja, o trabalho de gesto consiste
na atividade de planejar, organizar, comandar, coordenar,
acompanhar e fiscalizar as relaes obrigacionais firmadas
com os fornecedores de bens e servios.
O gestor do contrato deve conhecer especifi-

camente o objeto contratado, as disposies legais a res-
peito, alm, evidentemente, de conhecer o teor do contrato
e o material, servio ou obra.
28
O gestor do contrato, de
posse da cpia do contrato, passa a a-
companhar e fiscalizar a execuo con-
tratual.
O que acompanhar e fiscalizar?
Acompanhar o contrato significa observar o

seu cumprimento e solicitar contratada a adoo de pro-
vidncias para a regularizao dos servios, quando ne-
cessrio, bem como a substituio de material, equipa-
mento ou produto.
Fiscalizar o contrato significa gerenciar as re-

laes firmadas com a contratada, buscando obter a quali-
dade e a garantia de que o fornecimento ou a prestao
do servio est de acordo com estabelecido em contrato.
Portanto os contratos devem ser acompanha-

dos e fiscalizados segundo a sua natureza, por exemplo:
29
CONTRATOS DE PRESTAO DE SERVIOS
Acompanhar a execu-
o dos servios, os
horrios, nmero de
funcionrios, os produ-
tos utilizados, os equi-
pamentos de seguran-
a, a presteza no aten-
dimento das solicita-
es da Administrao;
no caso de servios de
limpeza se o ambiente
est em perfeitas con-
dies de higiene.
Os contratos de
servios com a-
locao de mo-
de-obra merecem
cuidados, que re-
sumidamente
so: evitar su-
bordinao direta
do pessoal da
contratada, evitar
pessoalidade com o empregado e zelar pelo cumprimento,
por parte da contratada, das obrigaes trabalhistas, pre-
videncirias e tributrias.
30
CONTRATOS DE FORNECIMENTO
Verificar a qualidade, quantidade e

conformidade de pro
dutos, bens e equi-
pamentos de acor-
do com as condi-
es estabelecidas
no contrato.
Nos casos em que houver a necessidade da

apresentao de amostra, os produtos devem ser iguais
aos da amostra apresentada.
Verificada a execuo contratual com obser-
vncia de todas as disposies contidas na respectiva a-
vena e a realizao do objeto com perfeio, durante o
prazo de vigncia, a Unidade Gestora dever encaminhar
a nota fiscal atestada para a Secretaria de Oramento e
Finanas SOF para a regular liquidao da despesa.
importante que o gestor do contrato, alm
de acompanhar e fiscalizar a execuo fiel do ajuste, tra-
balhe dentro da chamada viso de parceria.
31
A viso de parceria consiste na
forma de tratar a relao com as
empresas contratadas que suprem
o Tribunal de Justia com produtos e
servios, de modo a flexibilizar o relacionamento em uma
atuao conjunta de adaptao. A obteno de resultados
com menos desperdcios conseqncia da sintonia da
relao obtida por meio de concesses mtuas.
Um bom exemplo o da contratao de servi-
os de limpeza, em que a Administrao do Tribunal vem
tratando as contratadas como parceiras, sendo que atra-
vs de simples comunicao com a contratada so corrigi-
dos eventuais desacertos operacionais, em vez de, drasti-
camente, rescindir o contrato.
A empresa contratada
no prestou os servios, no en-
tregou o material de acordo com
as clusulas contratuais. E ago-
ra? Como fao?
32
Diante disso, so duas as possibilidades do
Tribunal:
1. Rescindir o contrato, por descumprimento total ou par-
cial do objeto, ou;
2. Advertir a contratada pela falha, e eventualmente apli-
car sanes.
Evidentemente a melhor opo a segunda,
evitando a resciso do contrato e buscando a melhoria da
relao por meio do estudo da falta.
A providncia inicial do gestor do contrato
solicitar contratada a adoo de providncias para a re-
gularizao dos servios, bem como a substituio de ma-
terial, equipamento ou produto, cujo uso seja prejudicial s
pessoas, instalaes, e mobilirio de propriedade do Tri-
bunal de Justia ou que sejam inadequados s necessida-
des do servio.
No caso de excessivas falhas, quando j ten-
tados sem sucesso outros meios de soluo, no resta ou-
tra alternativa seno a instaurao de procedimento admi-
nistrativo apuratrio para aplicao das sanes previstas
na Lei.
33
Entretanto, para instau-
rao deste processo ser neces-
O livro de registro de
ocorrncias pode ser
uma pasta, um arquivo,
um expediente, em que srio enviar ao Departamento de
guardada a documenta-
o, referente execuo Licitaes, Compras e Contratos os
do contrato.
seguintes documentos extrados do
livro de registro de ocorrncias, a
saber:
9 Notificao feita contratada

para regularizao dos servi-
os;
9 Manifestao e justificativa da
contratada; e
9 Manifestao do responsvel
pela fiscalizao da execuo
do contrato quanto s alega-
es da contratada.
34
Para a instaurao do Processo Administrati-
vo Apuratrio no basta o gestor do contrato alegar que os
servios no foram realizados a contento ou que o forne-
cimento no foi de acordo com estabelecido no contrato,
deve-se comprovar quais as clusulas do contrato no
foram cumpridas.
Devidamente instru-
dos, os autos sero encaminhados
GTAJ
para manifestao do Grupo
Tcnico de Assessoria Jurdica.
Iniciar aqui a fase de
contraditrio e ampla defesa, que
poder, ou no, a critrio da
autoridade competente, resultar
em sanes contratada.
Alm de sofrer multas, obviamente, a contra-
tada deixar de receber pelos servios no prestados ou
indevidamente prestados.
35
Alterao do Contrato
Os contratos admi-
tem alteraes, desde que se- Lei n 8.666/93, art. 65:
jam sempre justificados e no 1. O contratado fica obrigado a
aceitar, nas mesmas condies con-
tratuais, os acrscimos ou supresses
ultrapassem os limites legais. que se fizerem nas obras, servios ou
compras, at 25% (vinte e cinco por
cento) do valor inicial atualizado do
contrato, e, no caso particular de re-
O gestor do con-
forma de edifcio ou de equipamento,
at o limite de 50% (cinqenta por
cento) para seus acrscimos.
trato dever sempre justificar 2. Nenhum acrscimo ou supresso
poder exceder os limites estabeleci-
tal alterao que ser forma- dos no pargrafo anterior, salvo:
II as supresses resultantes de a-
lizada por termo de adita-

cordo celebrados entre os contratan-
tes.
mento.
PRAZO DE VIGNCIA DOS CONTRATOS
O gestor do contrato
dever observar os prazos de incio
da execuo, concluso do objeto,
entrega do material, de acordo com
a vigncia estabelecida no instru-
mento de contrato.
36
Os contratos de prestao de servios execu-
tados de forma contnua (limpeza, vigilncia, manuteno
de equipamentos, etc.), em regra, terminam pela expira-
o do prazo de sua vigncia, podendo ser prorrogados
at o limite de 60 meses. O gestor do contrato, indepen-
dentemente de consulta, dever solicitar, em tempo hbil,
Coordenadoria de Contratos Administrativos a prorroga-
o do contrato.
TEMPO HBIL??? Somente o interesse e a neces-

sidade da prorrogao no sig-
nificam que o contrato est au-
tomaticamente prorrogado.
necessrio, alm da concordn-
cia da contratada, que os preos
e condies sejam vantajosos
para o Tribunal.
Antes de promover a prorrogao do contrato
a Coordenadoria de Contratos Administrativos dever:
consultar a contratada sobre seu interesse pela prorroga-
o; negociar o valor da contratao; e, muitas vezes, at
37
efetuar pesquisa dos preos praticados no mercado, isto
antes do trmino da vigncia do contrato.
Da ser necessrio manifestar o interesse na
prorrogao com pelo menos seis meses de antecedncia.
Nos contratos que terminam com o pleno re-
cebimento de seu objeto, (fornecimento, obras, implanta-
o de programas de informtica, etc) o prazo opera-se
como limite de tempo para a concluso da obra, do servio
ou da compra, sem sanes contratuais.
Nestes casos o contrato tambm pode ser
prorrogado devendo o gestor avaliar cada caso e, somente
se houver necessidade de alterao dos termos contratu-
ais, encaminhar pedido ao Departamento de Licitaes,
Compras e Contratos Administrativos para formalizao do
respectivo termo de aditamento.
Nos casos em que no admitida a prorroga-
o, o gestor do contrato dever encaminhar o pedido de
compra ou contratao dos servios, sendo que iniciar
novamente o processo de compras.
38
O Departamento Tcnico de Licitaes, Compras e Contratos Administrati-
vos, assim como as suas Coordenadorias, solicita e agradece qualquer in-
formao que possa tornar este manual mais esclarecedor, bem como colo-
ca-se disposio para quaisquer informaes, pelos e-mails
licitaes@tj.sp.gov.br ou:
SAD.4 lsilva@tj.sp.gov.br
SAD.4.1 - somiranda@tj.sp.gov.br
SAD.4.2 - cvizza@tj.sp.gov.br
SAD.4.3 - vncosta@tj.sp.gov.br
39
Anexo I
RECOMENDAO N 11, de 22 de maio de 2007.

Recomenda aos Tribunais relacionados nos incisos II a VII do art. 92 da
Constituio Federal de 1988, que adotem polticas pblicas visando formao e
recuperao de um ambiente ecologicamente equilibrado, alm da conscientiza-
o dos prprios servidores e jurisdicionados sobre a necessidade de efetiva pro-
teo ao meio ambiente, bem como instituam comisses ambientais para o plane-
jamento, elaborao e acompanhamento de medidas, com fixao de metas anu-
ais, visando correta preservao e recuperao do meio ambiente.
A Presidente do Conselho Nacional de Justia, no uso de suas atribui-
es, e
Considerando a recente discusso mundial sobre o aquecimento global,
suas causas e conseqncias nefastas para a existncia de vida no planeta;
Considerando a efetiva influncia do Poder Pblico na atividade econmi-
ca nacional, especialmente atravs das compras necessrias para o bom desen-
volvimento de suas atividades e efetiva prestao de servios ao pblico em geral;
Considerando que a Administrao Pblica tem papel preponderante na
criao de novos padres de consumo e produo, na condio de grande con-
sumidora e usuria dos recursos naturais;
Considerando o disposto no art. 225 da CF/1988, estabelecendo que to-
dos tm direito ao meio ambiente ecologicamente equilibrado, bem de uso comum
do povo e essencial sadia qualidade de vida, impondo-se ao poder pblico e
coletividade o dever de defend-lo e preserv-lo para as presentes e futuras gera-
es;
Considerando a deciso plenria na sesso do dia 15/05/2007, exarada
nos autos do Pedido de Providncias n 1435;
RESOLVE:
RECOMENDAR aos Tribunais relacionados nos incisos II a VII do art. 92
da Constituio Federal de 1988 que adotem polticas pblicas visando forma-
o e recuperao de um ambiente ecologicamente equilibrado, alm da consci-
entizao dos prprios servidores e jurisdicionados sobre a necessidade de efetiva
proteo ao meio ambiente, bem como instituam comisses ambientais para o
planejamento, elaborao e acompanhamento de medidas, com fixao de metas
anuais, visando correta preservao e recuperao do meio ambiente, tais co-
mo, por exemplo:
a) utilizao de papel reciclado e no clorado nos impressos do Poder Ju-
dicirio, sejam de natureza administrativa ou processual;
40
b) instituio da coleta seletiva de resduos, destinando recipientes indivi-
duais para plstico, papel, metal e vidro, e a ulterior doao do material coletado a
entidades assistenciais que se responsabilizem pela correta utilizao do material
para a devida reciclagem;
c) aquisio de impressoras que imprimam, automaticamente, em frente e
verso;
d) aquisio de bens e materiais de consumo que levem em considerao
o trip bsico da sustentabilidade: ambientalmente correto, socialmente justo e
economicamente vivel;
e) utilizao sustentvel da energia e dos combustveis; e
f) utilizao de edifcios com observncia da proteo ao meio ambiente.
Publique-se e encaminhe-se cpia desta Recomendao a todos os Tri-
bunais acima referidos.
Ministra Ellen Gracie
Presidente
41
Anexo II
Houve uma profunda alterao no contexto econmico e po-

ltico global, alterando-se com a emergncia do conceito de desenvolvimen-
to sustentvel desenvolvimento que responde s necessidades do presen-
te sem comprometer a capacidade das futuras geraes para responder s
suas prprias necessidades e da necessidade de ter em conta os aspectos
ambientais em todas as demais polticas (a par das preocupaes econmi-
cas e sociais) 1
Tanto que merece captulo especfico o aspecto sustentabi-
lidade ambiental. A promoo de um desenvolvimento sustentvel deve
tambm ser aplicada s compras. O Tribunal de Justia do Estado de So
Paulo dada a sua dimenso, contando com mais de 40.000 (quarenta mil)
funcionrios, dotado do maior Frum da Amrica Latina, o Frum Joo
Mendes Jr. detm um grande poder de compra, sendo um dos maiores
consumidores do pas de determinados produtos.
O Tribunal de Justia j ingressou junto tendncia mundial
da sustentabilidade, sendo pioneiro na criao da Cmara Especial do Meio
Ambiente. Mas h tambm a necessidade de desenvolvimento de uma ges-
to ambiental para a implementao de compras sustentveis.
Primeira medida para isso a incorporao de preveno ao
desperdcio, dando-se sempre preferncia preveno da poluio ou ser
tratada de maneira ambientalmente segura. Por exemplo, a compra de pro-
dutos e contratao de servios que apresentem programas rentveis e que
favoream a sustentabilidade, provocando o menor efeito possvel sade
humana e ao meio-ambiente, podendo a comparao levar em conta a pro-
duo/fabrico com materiais reciclveis, permitindo a reutilizao, empaco-
tamento, distribuio, operao, manuteno ou a eliminao de materiais
crus ou nocivos do produto ou servio.
1
Manual de Contratos Pblicos da Comunidade Europia. Luxemburgo: Servio das Publi-
caes Oficiais das Comunidades Europias, 2005, p. 7.
42
Se necessrio, a preveno do desperdcio, dever ensejar a
mudana no projeto, na compra ou uso dos materiais e produtos (inclusive
embalagem), com reduo de toxicidade, aumento na eficincia do uso de
materiais, de energia, de gua e de outros recursos naturais, bem assim a sua
proteo e conservao.
necessrio que cada um adote aes de carter voluntrio
junto atividade administrativa no dia-a-dia, de maneira que se corrija ou
diminua os impactos negativos sobre o meio-ambiente e a sociedade. Para
tanto, de importncia que os servidores estejam engajados quanto aos as-
pectos ambientais e de melhoria de qualidade do ambiente de trabalho, com
estmulo na participao e definio de prioridades, metas e diviso de tare-
fas.
Para uma gesto pblica sustentvel h que se traar critrios
e diretrizes para a realizao de licitao sustentvel o que ajudar tambm a
desenvolver economia de escala para produtos e servios sustentveis, ge-
rando competitividade e criando mercados para esses produtos e servios. A
fixao de critrios de sustentabilidade em compras e contrataes de servi-
os por parte de grandes consumidores ou clientes, exatamente como o
caso do Tribunal de Justia, implicar na adoo de meios para o desenvol-
vimento sustentvel, implicando na adoo de uma economia solidria e de
comrcio justo, proporcionando desenvolvimento local e a incluso de seg-
mentos menores na economia.
Segundo a ONU, a escassez de gua j atinge 2 bilhes de
pessoas. Esse nmero pode dobrar em menos de 20 anos. Faa a diferena
usando gua racionalmente.
Pensemos nas geraes futuras, economizando energia. A-
pague todas as luzes que no utiliza; abra as janelas, desligue o ar-
condicionado, utilize conscientemente objetos e utenslios que necessitam
de energia.
Ao deixar o carro em casa uma vez por semana, reduz-se
consideravelmente a emisso de gases geradores do efeito estufa na atmos-
fera, alm de colaborar com o trnsito, se exercitando e tornando a cidade
mais agradvel.
43
Apesar de se precisar cada vez menos de papel, a demanda
por ele cresce a cada ano, consumindo rapidamente florestas e ecossistemas
inteiros. O reflorestamento faz pouco efeito, uma vez que ele no traz de
volta espcies nativas, animais e insetos. Utilize folhas usadas como rascu-
nho e no imprima e-mails sem necessidade.
Pequenas aes individuais so a maior fora transformadora
que se conhece. Ter uma atitude consciente em relao aos nossos hbitos
de consumo a melhor forma (e talvez a nica) de se mudar o mundo.
Luiz Carlos Krzyzanovski da Silva.
44

Manual de Aquisições e Contratos

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Aquisições e Contratos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PODER JUDICIRIO

TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DE SO PAULO

Manual de Aquisies e Contrataes

SAD 4 DEPARTAMENTO DE LICITAES,

Manual de Aquisies e Contrataes

Diretor Tcnico do Departamento

Coordenadora de Licitaes e Compras

Coordenador de Contratos Administrativos

Texto e Projeto Grfico

O presente manual foi elaborado pelo Departamento de

As compras e contrataes feitas pela Administrao sejam elas

Luiz Carlos Krzyzanovski da Silva

No basta apenas cumprir

* Aperfeioamento em Administrao Oramentria e Financeira Governamental.

luz dessa legislao, os procedimentos de con-

A regra maior das contrataes que seja prece-

* excepcionalmente a lei prev a possibilidade de contratao direta, seja pela

Porm, at se chegar elaborao do edital, algumas

O QUE SE QUER CONTRATAR?

DETERMINAR O OBJETO DA CONTRATAO*

* a lei probe especificar marca do que se quer adquirir, da

Identifique as suas necessidades e

Elabore discriminaes ou especificaes tcnicas

Atuao da rea gestora (a quem incumbe a anlise quanto

* Recursos Humanos (ex. pessoal, contratao de cursos/palestras)

JUSTIFICAR A NECESSIDADE DA CONTRATAO.

FORAM SOLICITADAS AS PROVIDNCIAS PARALELAS?

Cumpre, ainda, verificar se no sero necessrias

(Ex.: solicito sistema orientador de senha, mas no

QUANTO CUSTA CONTRATAR?

Durante essa fase so consul-

ESTIMAR O DISPN- ramo, das quais, com boa dose

DISPOMOS DE DINHEIRO PARA CONTRATAR?

INFORMAR A EXISTNCIA DE RECURSOS PARA E-

No entanto, necessrio conhecer a periodicidade

O PEDIDO CONSTA DO ORAMENTO PROGRAMA?

Outra providncia indispensvel, e tambm entabu-

QUAIS SO AS REGRAS PARA LICITAO?

ELABORAO DA MINUTA DO EDITAL, QUE CON-

...Incumbe Supervio de Licitaes.

FORAM CUMPRIDAS AS NORMAS LEGAIS?

OPORTUNA E CONVENIENTE A CONTRATAO?

AUTORIZAO PARA LICITAR.

ATO DA AUTORIDADE COMPETENTE PERMITINDO A

OS EDITAIS SO PUBLICADOS no DJE, nas revistas

O MOMENTO DA COMPETIO. De- O Estado de So Paulo

A Comisso Julgadora de O resultado da licitao re-

Com o sucesso da licitao, prope-se a

No caso de fracasso por desero (no

HOMOLOGAO DO RESULTADO DA LICITAO

ATO QUE DEFINE A CONCLUSO DA LICITAO, seja adju-

PUBLICAO DA HOMOLOGAO DA LICITAO PELA PRESIDNCIA.

Tornando pblica a homologao a todos os interessados.

Com isso finaliza-se o processo de licita-

A empresa vencedora do cer- O Recebimento de materiais,

Contrato, assume o compro-

FORMALIZAO DOS CONTRATOS

O licitante vencedor ser

O gestor dos contratos deve realizar a ativida-

O gestor do contrato deve conhecer especifi-

Acompanhar o contrato significa observar o

Fiscalizar o contrato significa gerenciar as re-

Portanto os contratos devem ser acompanha-

Verificar a qualidade, quantidade e