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UNIVERSIDAD EAN
GERENCIA EN PROCESOS DE CALIDAD E INNOVACIN
YOPAL
2010
Director.
Ing. Juan Carlos Aldana
UNIVERSIDAD EAN
GERENCIA EN PROCESOS DE CALIDAD E INNOVACIN
YOPAL
2010
Nota de aceptacin:
________________________________
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Firma del jurado
________________________________
Firma del jurado
DEDICATORIA
A Dios primeramente por darme la vida y guiarme por el sendero del bien, a mi hijo
Luis Felipe quien hace parte de mi vida desde que inicie el proceso de la
Especializacin y desde entonces es el ser mas importante en mi vida.
A mis padres Manuel Vicente y Mara Ofelia por sus valores inculcados y su
ejemplo.
AGRADECIMIENTOS
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 13
JUSTIFICACIN 15
1. MARCO REFERENCIAL 17
1.4.1 PROCESO 32
1.4.2 CARACTERSTICAS DE UN PROCESO 33
1.4.3 CLASIFICACIN Y MAPA DE PROCESOS 35
1.4.4 DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS 36
2. DIAGNSTICO 44
2.3 PROBLEMA 47
2.4 JUSTIFICACIN 50
CONCLUSIONES 107
RECOMENDACIONES 109
BIBLIOGRAFA 111
ANEXOS 113
LISTA DE GRFICAS
Pg.
LISTA DE TABLAS
Pg.
LISTA DE ANEXOS
Pg.
10
GLOSARIO
11
12
INTRODUCCIN
Por esta razn las organizaciones deben iniciar sus procesos de cambio, se
requiere estar a la vanguardia, adelante de la competencia y listo a emprender
nuevos retos como el cambio de enfoque administrativo, la innovacin, la gestin
del conocimiento, etc.
Desde la revolucin industrial y hasta los aos noventa las organizaciones venan
aplicando modelos organizacionales jerrquicos, pero en los ltimos 20 aos stas
han empezado a cambiar su enfoque, un enfoque ms horizontal y menos
jerrquico, denominado horizontal, el cual est dirigido al cliente, quien es la razn
de ser de todo negocio.
13
Una vez est diseada esta etapa se inicia la implementacin, aqu se requiere de
compromiso de todo el equipo de trabajo, desde la parte directiva hasta cada uno
de los miembros de la parte tctica y operativa, pues es un proceso lento que se
logra en el largo plazo, pero que requiere constancia y un trabajo permanente.
Cambiar la cultura no es fcil, por naturaleza el hombre se resiste al cambio, se
requiere ser muy cuidadoso en el manejo del cambio, para ello se necesita
formular un plan de capacitacin que involucre todos los miembros del equipo
14
JUSTIFICACIN
Adems contar con un control en cada uno de sus procesos a travs de los
indicadores de gestin, estas herramientas facilitan la toma de decisiones y le
permite a cada gerente formular estrategias y redireccionar el proceso o la
organizacin cuando sea necesario.
Con este modelo de gestin por procesos Figurados del Casanare lograr el
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD de sus productos y servicios.
15
OBJETIVOS
Objetivos Especficos:
16
1. MARCO REFERENCIAL
Las organizaciones actuales estn orientadas al cliente, con el fin de que ste
reciba un mayor valor agregado. Para lograrlo se han planteado varias teoras
como el mejoramiento continuo, que tiene sus orgenes en la Calidad Total
propuesta por Edward Deming, la reingeniera que es un mejoramiento ms rpido
e impactante, propuesta por Hammer y Champy.
1
AGUDELO TOBON Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR Jorge, Gestin por procesos, Icontec, 2007, p
53.
2
UNIVERSIDAD CHAMPAGNAT, Las Organizaciones Horizontales, Portal de estudiantes de Recursos
Humanos, 2007, p 7.
3
OSTROFF, Frank. La organizacin horizontal, Oxford, Mxico, 1999, p 11.
4
Ibd. P 7
17
Diseo:
5
LOMBARDO Michael M. y Eichinger Robert W., FOR YOU IMPROVEMENT (Para su perfeccionamiento
TM 4a Edicin), Lominger International A Korn / Ferry Company 2006.
18
Institucionalizacin:
Miden los objetivos de desempeo al final del proceso (que estn motivados
por la propuesta de valor), as como la satisfaccin tanto de los clientes
como de los trabajadores y la contribucin financiera.
6
OSTROFF Frank, Op. Cit. P 12
19
que no deben ser mayores a cuatro, en una organizacin caracterstica son los
motores que transforman una organizacin vertical en horizontal, canalizando todos
sus esfuerzos hacia la consecucin de la satisfaccin del cliente.
Como lo mencionamos anteriormente, para tal efecto nos concentraremos en los
siguientes principios:
(Diseo)
20
(Institucionales)
21
Miden los objetivos de desempeo al final del proceso (que estn motivados
por la propuesta de valor), as como la satisfaccin tanto de los clientes
como de los trabajadores y la contribucin financiera.
22
7
AGUDELO TOBON y ESCOBAR BOLIVAR. Op. Cit., p. 119
8
OSTROFF Frank, Op. Cit., p 7.
23
24
Procesos estratgicos: Son aquellos procesos que tienen relacin directa con el
direccionamiento de largo plazo.
Para establecer cmo hacer lo que hay que hacer aqu se definen claramente
cada uno de los procesos componentes de la cadena de valor, su alcance, sus
objetivos, la forma de trabajar en equipo alrededor del proceso, de tal manera que
las actividades fluyan desde el proveedor hasta el cliente. Es aqu donde los
procesos deben cumplir su propsito con prioridad al cliente final y no hacia el jefe
funcional.
9
OSTROFF Frank, Op. Cit., p 56.
25
Es necesario que los procesos que estn relacionados directamente con el cliente
queden bien diseados, que no tengan vicios, deben ser conocidos por todos los
miembros del equipo que los va a ejecutar, el dominio sobre la ejecucin y el
resultado esperado es lo que facilitar su logro.
El dueo del proceso puede ser una persona que asume el rol de direccin y
liderazgo o todo el equipo puede ser responsable del proceso.
26
Fuente: OSTROFFFrank,Laorganizacinhorizontal,Oxford,Mxico,1999,p167
27
sabe hacer, sino que debe desarrollar otras competencias para que pueda
desempearse eficientemente en diferentes etapas del proceso.
La gestin del conocimiento (GC) consiste en la disposicin de modo ordenado,
prctico y eficaz de todos los conocimientos explicitados y tcitos de cada uno de
los miembros de una institucin para que sean tiles y contribuyan al desarrollo y
crecimiento de la misma.
Fuente: GM Colmotores
Las competencias:
Con Frecuencia
En Diversidad de Situaciones
28
29
Una vez se disee este sistema de organizacin se debe preparar para que lo
adopte, a partir de all la organizacin puede implementar otras herramientas que
le permitan lograr la satisfaccin del cliente como por ejemplo certificarse en un
sistema de calidad ISO, realizar alianzas estratgica, Outsorcing, Benchmarking,
etc.
30
Fuente:AGUDELOTOBONLuisFernandoyESCOBARBOLIVARJorge,Gestinporprocesos,Icontec,2007,p
60
Esto no quiere decir que las organizaciones puedan ser hibridas, es decir, que
tengan adoptados los dos modelos organizacionales (funcional y horizontal) en las
diferentes reas funcionales. Esto es que la organizacin adopte un modelo
horizontal pero que en algunas reas como la administrativa y financiera puedan
conservar el modelo funcional con el que venan trabajando, lo importante es que
los dos modelos acten como un sistema.
31
Son las diferentes estrategias que integran la forma de operar las organizaciones
que adoptan el modelo, cuyo punto de partida es la definicin de los procesos
como las vas sustantivas del trabajo institucional a partir de los cuales se definen
funciones, atribuciones, responsabilidades y la asignacin de recursos y se
caracteriza por la horizontalidad de las relaciones entre los diversos actores.
1.4.1 PROCESO
10
Gestin por procesos [online] Disponible en: <http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm> [2010,
junio 15]
32
Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los
objetivos estratgicos y son crticos para el xito del negocio.
Insumos: Todo lo que requiere como materia prima para ser transformada
en producto final. Tambin se requiere como insumo la informacin
necesaria para la transformacin y la retroalimentacin que permite hacer
ajustes al proceso. Se debe determinar quien provee los insumos (cliente
interno o externo) y si es posible el producto que provee, para saber con
quin interacta o a quien se dirige para establecer los requisitos.
11
AGUDELO TOBON y ESCOBAR BOLIVAR. Op. Cit., p. 30
33
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
12
Ibd., p. 31
34
DURACIN
CAPACIDAD
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Fuente: AGUDELO TOBON Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR Jorge, Gestin por procesos,
Icontec, 2007, p 32.
Estratgicos
Centrales o Misionales
De apoyo
Macro procesos
Procesos
Actividades
Tareas
35
Beltrn 13 los define como la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas
y las tendencias de cambio generadas en el objeto observado, respecto de los
objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
13
BELTRAN JARAMILLO, Jess Mauricio, Indicadores de Gestin, 3R editores, Bogot, 1998, p 49.
36
Estos indicadores pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, etc.
Son ante todo informacin que se usa para facilitar la toma de decisiones, los
indicadores son un medio no un fin, un indicador bien formulado tiene las
siguientes caractersticas:
Nombre
Forma de calculo
Unidades
Glosario
EFICACIA SATISFACCINDELCLIENTE
RESULTADO
EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD
TIEMPOSDE PROCESO
EFICIENCIA COSTOSOPERATIVOS
DESPERDICIOS
Fuente: BELTRAN JARAMILLO, Jess Mauricio, Indicadores de Gestin, p 56
37
Si se aplica la metodologa Deming cada que se verifique un proceso (verificacin
de la gerencia del da a da) puede estar en el punto de actuar sobre el proceso,
es decir que el proceso se puede ejecutar de una mejor forma a partir de la
observacin de las causas que originaron alguna falla durante su ejecucin
(hacer), si decide aceptar el cambio se debe redisear el proceso. Siempre podr
encontrar una mejor forma de hacerlo. 14 La mejora continua debe ser una
actividad sostenible en el tiempo para que se catalogue como tal y no un arreglo o
correccin a un problema puntual.
Existen algunas herramientas para modernizar los procesos, entre ellas tenemos 15:
Eliminar la burocracia
Eliminar la duplicidad
Evaluacin del valor agregado
Simplificar
Reducir el tiempo de ciclo del proceso
Asegurar a prueba de errores
Utilizar eficientemente los equipos
Utilizar un lenguaje simple
Estandarizar
Establecer alianzas con proveedores
Mejorar las situaciones importantes
Automatizar o mecanizar
Los procesos deben ser simples, los datos deben ser verdicos, porque si entran
datos errneos, salen datos errneos, se debe partir que el proceso se finaliz bien,
pero siempre se debe verificar, todo proceso debe ser medible, si no se puede
medir no se puede controlar y si no se controla no se puede gestionar.
14
AGUDELO TOBON Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR Jorge, p. Cid., P 77.
15
Ibid. p. 97
16
EVANS R. James. LINDSAY William. Administracin y control de la calidad. Cuarta edicin. International
Thompson Editores. Mxico. 2006, p. 657
38
Fuente:
http://www.buscamas.com/search/images?search=sistema+de+gesti%C3%B3n+de+la+calidad&typ
e=images&startpage=3
39
1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo)
6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin
7. Determinar la capacidad del proceso
8. Identificar con quien compararse (benchmarks)
17
El ciclo PHVA, [online] disponible en: < http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-
actuar/> [2010, 20 junio]
40
Segn Deming, la calidad ms alta, lleva a una mayor productividad que da lugar a
una fuerza competitiva a largo plazo, que las mejoras en la calidad origina
menores costos, porque el resultado es menos reproceso, menos errores, menos
demoras y mejor uso del tiempo y el material, por lo que los costos ms bajos dan
lugar a mejoras en la productividad 18.
18
EVANS R. James. LINDSAY William. p. cit, pg. 14
41
19
AGUDELO TOBON y ESCOBAR BOLIVAR. p. Cit., p. 83
42
20
BELTRAN JARAMILLO, Jess Mauricio, Indicadores de Gestin, 3R Editores, tercera edicin, Bogot:
1998, p 62
43
2. DIAGNSTICO
Figurados del Casanare, es una empresa familiar que ha venido creciendo y que
por su acelerado crecimiento y su naturaleza no ha formalizado sus procesos, sino
que ha venido operando gracias a la experiencia de sus colaboradores. No existen
procesos de operacin, entrenamiento y capacitacin formales. Se generan
algunos indicadores fundamentalmente para definir los requerimientos de
21
PATIO, Juan Manuel, Gerente de Figurados del Casanare, Yopal Casanare, 2010
44
45
PERSONAL ADMINISTRATIVO:
Gerente general
Contador
Auxiliar Administrativo
Tres vendedoras
PERSONAL DE OPERACIONES:
Supervisor de taller
Soldadores
Ayudantes de ornamentacin
Dobladores
Oficios varios
46
Debilidades Oportunidades
Vulnerabilidad en la consecucin de materia Perspectivas de crecimiento del mercado
prima (lamina) proveniente de Venezuela. regional.
Dependencia del sector gubernamental Desarrollo acelerado del municipio de
(inestabilidad poltica) Yopal y municipios aledaos
Carencia de herramientas para evaluar la Amplios mercados que buscan bajos
satisfaccin del cliente costos
Debilidades en el aseguramiento de la Nuevos sistemas de gestin que impulsan
calidad organizaciones ms eficientes
Falta de implementacin de patrones de
medicin (indicadores de gestin)
Fortalezas Amenazas
Respaldo patrimonial Flujo de Caja ms Inestabilidad poltica del departamento de
efectivo Casanare (inversionistas nerviosos)
Ensamble de estructuras pesadas en el sitio El taponamiento de la va Sogamoso
Posicionamiento en el mercado Yopal, retrasa llegada de la materia prima
Fortalecimiento del Taller y Servicio y se incrementa el costo del transporte
Excelentes relaciones con los proveedores Inestabilidad en las relaciones econmicas
Reconocimiento en el sector entre Colombia y Venezuela
22
Las organizaciones horizontales [online] Disponible en: <
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/lasogrhorizuch.htm> [2010, julio 7]
47
Estilo de
Modelo Objetivos Caractersticas
Direccin
Siglo Divisin del Por Mejorar la Divisin del trabajo
XIX trabajo instrucciones produccin Especializacin del trabajo
(Adam
Smith)
Siglo Burocrtico Por Mejorar la Autoridad y responsabilidad
XIX (Weber) instrucciones produccin de cada individuo totalmente
y XX definida
Cadena de mandato
jerrquica
Control exhaustivo
Seleccin de personal por
capacidad tcnica.
Existencia escrita de
instrucciones
La propiedad de los medios
de trabajo era de la
organizacin
La administracin
corresponda a profesionales
de carrera
48
49
2.4 JUSTIFICACIN
Adems se puede llevar un control, esto se logra con la medicin del proceso a
travs de los indicadores de gestin, que son patrones o herramientas que le
facilitan la toma de decisiones y le facilitan formular estrategias y cambiar el rumbo
a la organizacin cuando sea necesario o se requiera.
Fuente:AGUDELOTOBONLuisFernandoyESCOBARBOLIVARJorge,Gestinporprocesos,
Icontec.
50
MISIN
VISIN
NUESTRA FILOSOFA
51
VALORES
Liderazgo
tica e integridad
Calidad y mejoramiento continuo
Seguridad, salud, ambiente
Manejo responsable de recursos
Trabajo en equipo
Crecimiento y desarrollo de nuestros empleados
Reconocimiento
Innovacin
Comunicacin asertiva
CALIDAD
52
ALCOHOL Y DROGAS
53
NUESTROS SERVICIOS
ESTRATEGIA
54
maniobras requeridas sin acudir a otros talleres como lo hace la competencia, esto
nos permite vender nuestros productos a un costo ms bajo y en menor tiempo.
Trabajamos para materializar sus ideas y necesidades con un equipo idneo que
le garantiza su satisfaccin enfocados en la calidad y bajo costo.
VENTASYGESTINABASTECIMIENTO PRODUCCIN ENTREGAY SERVICIO
CONCLIENTES DISTRIBUCIN POSVENTA
55
3.1.5 MAPA DE PROCESOS
PROCESOSESTRATEGICOS
DIRECCIONAMIENTODELAGERENCIADEFIGURADOSDELCASANARE
PROSPECCINDE
MERCADOS PLANEACINESTRATEGICA SISTEMADEGESTIN
VENTASYGESTION
ABASTECIMIENTO
CONCLIENTES
CLIENTES
IDEAS SERVICIO
PRODUCTOS POSVENTA
ENTREGAY ENTUSIASMO
NECESIDADES PRODUCCIN DELCLIENTE
DISTRIBUCIN
YNECESIDADES
SATISFECHAS
PROCESOSDESOPORTE
GESTINFINANCIERAY
GESTIONHUMANA MANTENIMIENTO CONTABLE
56
PROSPECCIN DE MERCADOS
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Informacin de anlisis de Gerente Trimestral o Semestralmente,
mercado segn el tipo de informacin o
cuando sea necesario
Informe de estudio de Gerente y abastecimiento Anual
mercados
Proyecciones de mercado Gerente Buscar la capturara de las
oportunidades de los planes de
desarrollo
57
cargo
Software y hardware Licenciado En lnea
Medios de comunicacin Telefona fija y mvil, Acceso permanente
internet
Sitio de trabajo Ergonmico Iluminado, aireado, silencioso
DURACIN
El anlisis de mercado se realiza semestral
Estudios de mercado se realizan anualmente
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Socializacin del informe del estudio de mercados con gerente, ventas, gestin financiera y
contable (Cada vez que se haga un estudio)
Socializacin del informe de tendencias del mercado (gerente, ventas, abastecimiento cada
vez que haya un nuevo)
58
Benchmarking
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Expansin del nicho de mercado
PLANEACIN ESTRATEGICA
59
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Cheques firmados Gestin financiera y Deben traer anexo la factura y la
contable orden se compra o servicio
Vo. Bo. para la compra de Abastecimiento Debe traer anexo mnimo tres
nuevos productos cotizaciones
Instrucciones Dueos de procesos Nuevos lineamientos a seguir
DURACIN
La gestin gerencial se planea anualmente y se hacen seguimiento semestralmente
60
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Reduccin de costos
Evaluacin al cumplimiento de metas
Cartera
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Cheques girados con Verificacin de la Verificacin y aplicacin de los
soportes informacin sectorial resultados de los informes de
investigacin de mercados
Verificacin del Verificacin y aplicacin de los
cumplimiento de la resultados de los informes de
legislacin anlisis del mercado
Revisin de metas
Diseo y rediseo de
estrategias
OPORTUNIDAD DE MEJORA
61
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Plan de manejo ambiental Figurados del Casanare Dar cumplimiento a la
normatividad y regulacin
que exige Corporinoquia
Informe de Identificacin y Figurados del Casanare Implementar acciones de
evaluacin de los impactos control capases de inhibir los
ambientales resultantes de riesgos ambientales.
las actividades ejecutadas
por FC
Plan de capacitacin y Todo el personal de FC Nuestros trabajadores deben
formacin ejecutar todas sus tareas de
una manera responsable con
la proteccin del medio
ambiente.
Inspecciones peridicas Lugares de trabajo de FC Trimestralmente se hace una
inspeccin para identificar
focos de contaminacin y
buscar soluciones
62
DURACIN
La gestin ambiental es permanente y trimestralmente se hacen evaluaciones de
seguimiento
CAPACIDAD
Mantener la operacin de FC de acuerdo a la normatividad, libre de contaminacin
ambiental o emisiones
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Programa de cumplimiento Ejecutar el plan de manejo Que se cumpla lo estipulado
del plan de manejo ambiental (Gestor ambiental en el plan de manejo
ambiental ((Gestor y Gerente) ambiental (Gestor ambiental
ambiental y Gerente) y Gerente)
Plan para identificar y Capacitar al personal sobre Cumplimiento del plan de
evaluar los impactos el manejo de residuos capacitacin (Gestor
ambientales resultantes de contaminados (Gestor ambiental y Gerente)
nuestras actividades ambiental)
(Gestor ambiental)
Plan de produccin ms Capacitacin sobre primeros Seguimiento al plan de
limpia (Gestor ambiental) auxilios en caso de derrame produccin ms limpia
de qumicos (Gestor (Gestor ambiental y
ambiental) Gerente)
Plan de Capacitacin y Llevar estadsticas sobre el Verificacin de la vigencia de
formacin a nuestros control de emisin de la resolucin de disposicin
trabajadores para que residuos contaminados final de residuos
ejecuten todas sus tareas (Gestor ambiental) contaminado (Gestor
de una manera responsable ambiental y Gerente)
con la proteccin del medio
ambiente. (Gestor
ambiental)
Reunin trimestral con Hacer la investigacin en
almacn, produccin y caso de un derrame qumico
ventas (Gestor ambiental) (Gestor ambiental)
63
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Cumplimiento con los planes de capacitacin (todo el personal)
Cumplimiento del plan de manejo ambiental (Con la gerencia)
Produccin ms limpia (con produccin y almacn)
Lecciones aprendidas (Con todo el personal)
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Programa de capacitacin Verificar los requisitos a Reportes de derrames de
ajustado a las necesidades cumplir en las resoluciones productos qumicos
de la empresa ambientales
Seguimiento al cronograma Manejo de productos Calidad de la capacitacin
de actividades del plan de contaminantes en caso de
manejo ambiental emergencia
Cantidad de emisin de Que todo producto qumico Verificacin del adecuado
residuos slidos tenga su ficha tcnica tratamiento a los residuos
contaminados contaminados
Control de desperdicios Verificar la alimentacin de la
base de datos de las fichas
tcnicas
Que todos los productos
qumicos si no estn en su
envase original estn
rotulados
Monitoreo al nivel de ruido
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Disminucin de ruido
Disminucin de partculas volatiles
64
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Reportes de no Dueo o responsable del Analiza causas y define
conformidad proceso acciones a tomar
Informe de auditoria Dueo o responsable del La auditoria contiene:
proceso y gerencia Objetivo, alcance, plan de
auditora, criterios de
auditora, fortalezas,
oportunidades de mejora,
seguimiento a las no
conformidades de las
auditorias anteriores y no
conformidades y
observaciones encontradas
DURACIN
El proceso de auditora es permanente
CAPACIDAD
El auditor interno est en la capacidad de auditar todos los procesos de la empresa y
auditar a sus proveedores si se requiere.
65
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Planeacin de la auditoria Comunicar la fecha de la Se analiza la informacin
(Auditor interno y Gerencia) auditoria (Auditor interno) (Auditor interno)
Requisitos legales (Auditor Realizar la auditora (Auditor Se hace seguimiento
interno) interno) (Auditor interno)
Asignacin de Reportar las no Se ven las oportunidades de
responsabilidad (Auditor conformidades (Auditor mejora (Auditor interno)
interno) interno)
Se asignan recursos Se analizan las desviaciones
(Gerencia) (Auditor interno)
Se planifica el proceso, Se toman acciones (Auditor
actividad u operacin interno)
(Auditor interno)
Se planifica frente al cambio
(Auditor interno)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Seguimiento a las no conformidades (Auditor interno)
Mejora continua (Todo el equipo de trabajo est en la capacidad de identificar mejoras e
informarlas al coordinador de cada proceso)
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Informe final de la auditoria Verificacin de datos, Cumplimiento de los
documentos, procedimientos requisitos del proceso
y procesos
No conformidades y Acciones implementadas Aplicacin de la mejora
observaciones continua
OPORTUNIDAD DE MEJORA
66
ENTRADAS
CARACTERSTICAS Y
PROVEEDOR PRODUCTO
REQUISITOS
Clientes externos Ideas Aterrizar las ideas y
plasmarlas en un papel,
especificando materiales,
medidas, cantidades
Clientes externos Solicitudes de cotizacin de Verificar planos si los
productos o servicios anexan, cantidades,
medidas, materiales
Clientes externos rdenes de compra Debe tener especificado:
cantidades, tipo de material,
medidas, tiempo de entrega,
lugar de entrega y la forma
de pago de acuerdo a lo
cotizado.
La orden de compra debe
estar firmada por el
comprador.
Si la compra es a crdito y el
cliente no trae orden de
compra, se debe diligenciar
el formato de orden de
compra, el cual debe ser
firmado por el comprador o
un apoderado.
Si la compra es de contado,
no se requiere la orden de
compra.
Clientes externos Dinero en efectivo Se recibe en caja.
Si el valor de la venta
asciende al valor para causar
retencin en la fuente segn
la Ley, el cliente la prctica y
67
la descuenta.
Se verifican los billetes uno a
uno para evitar recibir billetes
falsos
Clientes externos Cheques Se recibe en caja y
posteriormente se consigna
en bancos a la cuenta de FC
Almacn Productos e insumos Firmar remisin para llevar el
control de inventarios
Abastecimiento Inventarios tericos Revisar cantidades y
comparar con las que tiene
en consignacin para hacer
la solicitud a abastecimiento
Clientes externos Productos devueltos por no Se cambia por un producto
conformidades nuevo y se verifica si el
defecto es de fbrica o si
sufri una transformacin en
el embalaje.
Se entrega a Almacn para
que haga la respectiva
verificacin y reclamacin
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Cotizaciones de materiales Clientes externos Se cotiza el producto y se
especifica: unidad de
medida, caractersticas del
material, cantidades, valor,
tiempo de entrega, y lugar de
entrega.
La forma de pago, puede ser
de contado o a crdito
(mximo un mes),
dependiendo de la confianza
con el cliente
El contacto (telfono,
celular, email, fax)
Remisiones de material o Cliente externo Cantidades y descripcin del
servicio material entregado
Remisiones de material Contabilidad Se envan a Contabilidad
para que genere la factura y
la haga llegar al cliente
Facturas de venta Cliente externo Cantidades y descripcin del
material entregado, valor
unitario y valor total
facturado en nmeros y
letras, discriminacin de
impuesto IVA, datos del
cliente (razn social, nit,
direccin, telfono, contacto
68
69
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin diaria a las 7:10 Elaboracin de cotizacin de Verificacin de los datos a la
am de 5 minutos con materiales (Asistente de hora de elaborar cotizacin
produccin y entrega y ventas y vendedores) (Asistente de ventas)
distribucin para mirar las
ordenes de trabajo y
servicio a ejecutar y las que
estn en ejecucin
(Asistente de ventas)
Reunin semanal con la Remisin y entrega del Verificacin de remisin vs
Gerencia, produccin, producto o servicio orden de compra (Asistente
abastecimiento y Almacn (Asistente de ventas y de compras)
para mirar proyecciones de vendedores)
ventas (asistente de
ventas)
Reunin diaria de 5 Facturacin del producto Verificacin de cantidades y
minutos a las 5:45 pm con (Asistente de ventas y productos a entregar vs
almacn para ver vendedores) remisin o factura (Asistente
requisiciones de materiales de ventas y vendedores)
e insumos (Asistente de
ventas)
Cambios o ajustes por no Seguimiento a las
conformidades (Asistente de devoluciones por no
ventas) conformidades (asistente de
ventas)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Si la no conformidad fue por negligencia de la empresa, emitir carta disculpndose por el
hecho, si fue por error del comprador en las especificaciones, hacer la respectiva
aclaracin va telefnica (asistente de ventas)
El dueo del proceso debe evaluar las causas de las no conformidades e implementar los
correctivos (Asistente de ventas)
70
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Tiempos de cotizacin
Tiempos de entrega de materiales
71
72
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Cotizaciones de materiales Clientes externos Se cotiza el producto o
o servicios servicio, se especifica:
unidad de medida,
caractersticas del material a
utilizar, cantidades, tiempo
de entrega, lugar de entrega
La forma de pago, puede ser
de contado o a crdito
dependiendo de la confianza
con el cliente
(mximo un mes),
Datos del contacto (telfono,
celular, email, fax).
Orden de trabajo Produccin Especificaciones del
producto con medidas, tipo
de material, cantidades
(plano de taller)
Facturas de venta Cliente externo Cantidades y descripcin del
material entregado o del
servicio realizado
Valor unitario y valor total
facturado
Discriminacin del IVA
Datos del cliente (razn
social, nit, direccin,
telfono, contacto).
Remisiones de trabajo o Cliente externo Cantidades y descripcin del
servicio realizado trabajo entregado.
Remisiones de entrega de Contabilidad Se envan a Contabilidad
trabajo o servicio realizado para que genere la factura y
la haga llegar al cliente
Contabilidad Consignaciones Se consigna en bancos el
dinero en efectivo y cheques
todos los das el producido
hasta las 3:00 PM, la
consignacin se archiva.
Clientes externos Cambios o productos Llevar el control de las no
corregidos conformidades identificando
73
las causas de la no
conformidades
Abastecimiento Solicitudes de producto a Solicitar nuevos productos o
proveedores seleccionados productos prximos a
agotarse
74
12:00 m y de 1:30 pm
6:00 pm
Sbado de 7:30 1:00 pm.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin diaria a las 7:10 Elaboracin de cotizacin de Verificacin de la informacin
am de 5 minutos con materiales (asistente de de la cotizacin (asistente
produccin y distribucin ventas y vendedores) de ventas)
para mirar las ordenes de
trabajo y servicio a ejecutar
y las que estn en
ejecucin (Asistente de
ventas)
Reunin semanal con la Elaboracin de orden de Verificar que el cliente haya
Gerencia, produccin, trabajo (asistente de ventas y recibido la cotizacin
abastecimiento y Almacn vendedores) (asistente de ventas)
para mirar proyecciones de
ventas (asistente de ventas)
Reunin diaria de 5 minutos Facturacin del producto Seguimiento a la orden de
a las 5:45 pm con almacn (asistente de ventas y trabajo entregada a
para ver requisiciones de vendedores) produccin
materiales e insumos
(asistente de ventas)
Reunin trimestral para Cambios o ajustes por no Seguimiento a las
verificar cumplimiento de conformidades (asistente de devoluciones por no
metas de ventas (Gerencia, ventas) conformidades (asistente de
asistente de venta) ventas)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Si la no conformidad fue por negligencia de la empresa, emitir carta disculpndose por el
hecho.
Si la no conformidad fue por error en la informacin del comprador, se debe hacer la
respectiva aclaracin va telefnica o personalmente.
El dueo del proceso debe evaluar las causas de las no conformidades e implementar los
correctivos
CONTROLES (Gestin contable)
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Cotizaciones totalmente Verificar remisiones de Realizar arqueos de caja
diligenciadas almacn
Entregas efectivas Elaboracin de ordenes de Emitir la respectiva factura si
entrada si ingresa un articulo se hizo la entrega de
a produccin para realizarle materiales con remisin.
algn servicio
Verificacin de cantidades Las rdenes de compra o Hacer seguimiento a las
de material en consignacin servicio deben estar firmadas rdenes que estn en
para hacer la solicitud a por el gerente de la razn produccin
abastecimiento social o su designado Toda compra a crdito debe
tener una orden de compra
75
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Tiempos de cotizacin
Tiempos de entrega de materiales
POCESO DE ABASTECIMIENTO
o SUBPROCESO DE COMPRAS
76
77
consignacin.
Verificar y cruzar informacin
con la orden de compra
Proveedor Remisin Especificacin de cantidad y
unidad de medida del
producto entregado
Verificar y cruzar informacin
con la factura
Aseguramiento de MP Requerimiento de almacn Verificar mini-max de
inventario y proyeccin de
ventas y produccin para
mantener material disponible
permanentemente, sin
generar inventario muerto o
sin rotacin.
Tener planes de contingencia
si se tienen problemas con la
compra de materia prima.
Servicios generales Requerimiento de elementos Se verifican cantidades y se
de aseo y cafetera, inicia el proceso de compra
papelera y seguridad
industrial y varios
Gestin financiera y Caja menor El valor de la caja menor es
contable de $500.000
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Solicitud de cotizacin de Proveedor Formato diligenciado que
productos y materias primas contiene: descripcin del
producto, unidad de medida,
cantidades, especificaciones,
ficha tcnica.
Contacto (telfonos,
direccin, correo
electrnico),
Disponibilidad, precios,
tiempo de entrega, lugar de
entrega y forma de pago.
Solicitud de cotizacin de Proveedor Formato diligenciado que
servicio tcnico contiene descripcin del
equipo o herramienta a
reparar, especificaciones
tcnicas, alcance
Contacto (telfonos,
direccin, correo
electrnico), precios, tiempo
y lugar de entrega y forma
de pago
Orden de compra proveedor Debe especificar:
Cantidades, unidad de
medida, referencia, valor
unitario y total y estar
78
DURACIN
La duracin del proceso de compras es permanente y el tiempo de respuesta a una compra
vara de un da a una semana, dependiendo de la cantidad y disponibilidad del material a
comprar.
CAPACIDAD
La capacidad mxima de compra de un producto es el establecido en el mini-max de
almacn.
Si es un producto nuevo se debe consultar a la gerencia general si es de mayor cuanta, de
lo contrario se comprar la cantidad requerida por el cliente ms un 30% ms si es un
producto de alta rotacin. Si no lo es nicamente la cantidad solicitada por el cliente.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin semanal con la Cotizacin de materiales Verificacin de informacin
Gerencia, ventas y almacn (Asistente de compras y de proveedores (Asistente
79
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Tiempo de entrega de materiales a Almacn
80
PROCESO DE ABASTECIMIENTO
o SUBPROCESO DE ALMACENAMIENTO
81
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Requisiciones de material Compras Descripcin detallada de
materiales a solicitar
(formato RQ)
Suministro de materiales Produccin Materiales para
transformacin, firmar
salida de materiales.
Suministro de materiales Ventas Ventas directas firmar
salidas de material
Materiales no conformes Cliente externo Hacer carta de devolucin
especificando la no
conformidad y solicitar el
cambio o reposicin
Inventarios tericos Compras Actualizacin: Realizar los
ajustes oportunamente de
acuerdo a los movimientos
de material.
Confiabilidad: El inventario
terico debe reflejar las
cantidades fsicas
existentes en planta.
Informes de salida y entrada Compras Diligenciar formato de
de materiales control de entrada y salida
de materiales diariamente.
Equipos y herramientas Taller de reparacin Hacer orden de salida
especificando el motivo de
la salida y el proveedor del
servicio.
RECURSOS CARACTERSTICAS REQUISITOS
Personal capacitado Que tenga conocimientos y Que cumpla con el perfil del
competencias en manejo cargo
de inventarios
Software y hardware Programa para manejo de Confiable y con licencia
inventarios
Instalaciones Bodega segura Lugar adecuado para
almacenar materiales
pesado, estantera
asegurada.
Personal disponible para el Personal asignado Cumplan con elementos de
descargue de materiales temporalmente proteccin personal
Montacargas Capacidad suficiente para Alquilar por horas mientras
manipular materiales se hacen los movimientos
pesados de material, incluidos los
descargues
DURACIN
El tiempo de almacenamiento mnimo es de un da y mximo de un mes, el inventario debe
estar en constante rotacin
La entrega de materiales a ventas y produccin es permanente
82
CAPACIDAD
La capacidad del almacn est determinada por el mini-max de materiales establecido.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin semanal con la Desempacar y organizar Verificar el material
Gerencia, ventas , compras y materiales (Almacenista) comprado vs material
produccin para mirar recibido (Almacenista)
proyecciones de venta
(Almacenista)
Reunin diaria de 5 minutos a Entrega de materiales a Verificar el inventario
las 5:45 pm con produccin y produccin, ventas y fsicos vs inventario terico
ventas para ver requisiciones gestin humana (Almacenista)
de materiales e insumos (Almacenista)
(Almacenista)
Digitalizacin en el sistema Seguimiento a remesas de
de la informacin materiales (Almacenista)
(Almacenista)
Envo de equipos y Seguimiento a los equipos y
herramientas a reparacin herramientas que salen a
(Almacenista) reparacin (Almacenista)
Entrega de equipos y Control de calidad de los
herramientas en custodia a materiales (Coordinador de
trabajadores de FC produccin)
(Almacenista)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Reunin operativa semanal: Revisin de la programacin de la produccin y planeacin de
actividades de suministro de materiales. (Almacenista)
Reunin de planificacin de recursos. Mensual (Almacenista)
Reunin seguimiento al suministro de materiales. Quincenal (Almacenista)
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Cantidades de material Verificar las cantidades Verificar la digitalizacin de
solicitado por produccin recibidas vs cantidades la informacin
compradas y
especificaciones
Cantidades de material Verificar el reintegro a Llevar archivo fsico de las
solicitado por ventas Almacn de equipos o fichas tcnicas de los
herramientas en custodia productos, especialmente
qumicos
Registro de devoluciones de Control de materiales
material no conforme entregados a produccin y
ventas
Registro de salida de equipos Verificar el equipo, un Cruce de inventario terico
y herramientas a reparacin operario debe verificar y vs inventario fsico
83
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Disponibilidad de materiales
Control de inventarios
PROCESO DE PRODUCCIN
84
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Producto terminado Entrega y distribucin Listo para entregar al
cliente,
ODT totalmente diligenciada Entrega y distribucin Materiales reales
con relacin de materiales consumidos
consumidos
Herramientas y equipos Almacn Especificaciones del dao
o avera presentada
(reparable o no reparable)
DURACIN
El tiempo promedio de produccin vara entre una hora y una semana, este tiempo
depende del grado de dificultas del servicio.
CAPACIDAD
La capacidad de produccin es de 120 h/h diarias
85
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin diaria a las 7:10 am Elaboracin de mapa de Control de calidad en el
de 5 minutos para mirar las taller (C. de produccin) tipo de material, trazado y
ordenes de trabajo y servicio a corte (C. de produccin)
ejecutar y las que estn en
ejecucin (C. de produccin)
Reunin semanal con la Solicitud de materiales a Control de calidad en
Gerencia, ventas y compras y almacn (C. de produccin) soldaduras (C. de
Almacn para mirar produccin)
proyecciones de venta (C. de
produccin)
Reunin diaria de 5 minutos a Trazado y corte de Control de calidad en
las 5:45 pm con almacn y materiales (operarios) pinturas (C. de produccin)
ventas para ver requisiciones
de materiales e insumos (C. de
produccin)
Ensamble de materiales Control en el tiempo de
(operario) entrega y cantidades (C. de
produccin)
Pintura (operario)
Limpieza y embalaje
(operario)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Tiempos de produccin, reduccin de desperdicios, mejora de acabados
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Ordenes de trabajo o servicio Ordenes de trabajo o Aseguramiento del trazado
terminadas y diligenciadas servicio recibidas y corte de materiales
Pedidos totalmente terminados Cantidades de material a Aplicacin de soldaduras y
utilizar pintura
Uso de los equipos y
herramientas
Medicin y cuantificacin
de materiales utilizados
86
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Tiempo de entrega
Disminucin de desperdicios
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Remisin de materiales Cliente externo y ventas El asistente de distribucin
debe emitir una remisin de
materiales con las
cantidades y productos a
entregar, la copia se la
entrega al cliente, la
original la entrega a ventas
junto con la ODT para la
respectiva facturacin
Pedidos terminados Clientes externos Se debe efectuar la entrega
87
en el lugar pactado en la
cotizacin
Solicitud de transporte Ventas Si el pedido requiere ser
entregado fuera de las
instalaciones de FC, se
debe suministrar el
transporte
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Reunin diaria a las 8:10 am y Elaboracin de la remisin Verificacin de la fecha de
a las 2:00 pm de 5 minutos (Asistente de distribucin) entrega de los pedidos
88
CONTROLES (Ventas)
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Remisiones totalmente Recepcin de pedidos de Entrega de pedidos al
diligenciadas produccin completos cliente
Entrega a ventas de
remisiones y ODT para que
emita la factura
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Tiempos de distribucin
89
SERVICIO POSVENTA
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Encuesta de satisfaccin del Clientes externos Encuesta de satisfaccin
cliente que evala la prestacin
del servicio o la venta de
productos.
La encuesta no debe tener
ms de diez preguntas
Informe del anlisis de la Clientes internos Divulgacin del informe
encuesta ante todo el equipo de
trabajo y el gerente
Plan de accin Clientes internos Acciones a tomar para
corregir las falencias y
mantener las fortalezas
90
DURACIN
La evaluacin del seguimiento posventa se realiza cada seis (6) meses, las encuestas se
publican dos meses antes de la evaluacin.
CAPACIDAD
FC est en la capacidad y disposicin de ser evaluado parcialmente o totalmente por sus
clientes.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Diseo de la encuesta Aplicacin de la encuesta Verificar que los principales
(Asistente de distribucin y (Asistente de distribucin y clientes hayan sido
ventas) ventas) evaluados (Asistente de
distribucin y ventas)
Disear el plan de accin Hacer seguimiento y Evaluar a los clientes que
(Asistente de distribucin y evaluacin al plan de hayan tenido algn
ventas y gerenccia) accin (Asistente de inconveniente en la compra
distribucin y ventas) de un producto o servicio
(Asistente de distribucin y
ventas)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Verificar que todo el equipo de trabajo conozca el informe de la encuesta
Verificar que cada gerente de proceso conozca el plan de accin a ejecutar
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Verificar cada una de las Recopilar todas y cada una Analizar detalladamente
preguntas de la encuesta de las quejas, sugerencias, cada una de las quejas,
reclamaciones y no reclamos y sugerencias
conformidades
Analizar detalladamente el
resultado de la encuesta
Dar a conocer el informe a
la gerencia y a todo el
equipo de trabajo
Hacer seguimiento al plan
de accin
91
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Clientes ms satisfechos
GESTIN HUMANA
92
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Orden para exmenes Cliente externo Estar apto para trabajar
ocupacionales
Contrato de trabajo Cliente interno Los contratos se elaboran a
termino indefinido o a
termino fijo dependiendo de
la necesidad por la cual fue
contratado
Vinculacin a seguridad social, Salud, pensiones, riesgos, El trabajador debe informar
caja de compensacin caja de compensacin a que entidad desea ser
afiliado a excepcin de
riesgos.
Novedades de desvinculacin Salud, pensiones, riesgos, Una vez terminado el
a seguridad social caja de compensacin contrato de trabajo se
efecta la desvinculacin
Nomina Contabilidad Se radica el 28 de cada
mes para pago
Dotacin Clientes internos Se entrega una dotacin
cada 4 meses, las botas se
93
DURACIN
El proceso de enganche dura entre una semana y un mes, dependiendo de la oferta de
hojas de vida para seleccionar el perfil.
La elaboracin de la nmina se demora un da mximo dos
El proceso de capacitacin dura mnimo un mes y mximo 6 meses, dependiendo de la
disponibilidad de tiempo libre de los trabajadores, sin interrumpir la produccin
CAPACIDAD
La empresa tiene una capacidad de nmica actual de 30 personas, la cual est
determinada por la cantidad de pedidos
94
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Vinculacin de personal Base de datos de hojas de Verificacin de los datos y
(Asistente de G. H.) vida (Asistente de G. H.) referencias del personal a
vincular (Asistente de G.
H.)
Plan de capacitacin y Entrevistas y seleccin de Verificar que el personal
entrenamiento (Asistente de G. personal (Asistente de G. reciba la induccin y el
H.) H. y Gerente) entrenamiento necesario
(Asistente de G. H.)
Evaluacin de desempeo Enganche de personal Llevar registro del control
(Asistente de G. H.) (Asistente de G. H.) de asistencia a
capacitacin y
entrenamiento (Asistente
de G. H.)
Programacin de vacaciones Ejecucin del plan de Hacer seguimiento al
(Asistente de G. H.y gerencia) capacitacin y horario de entrada, salida e
entrenamiento inasistencias a laborar
(Coordinador del proceso al (Asistente de G. H.)
cual va a pertenecer)
Aplicacin de la evaluacin Hacer seguimiento a la
de desempeo (Asistente cantidad de horas extras de
de G. H.) cada trabajador, teniendo
en cuenta que estn
autorizadas por la ley 2
H/da; 12 sem48H/mes
(Asistente de G. H.)
Elaboracin y pago de la Verificar desafiliaciones del
nmina (Contailidad.) personal (Asistente de G.
H.)
Desvinculacin del Registro del nivel y causa
personal (Asistente de G. de ausentismo de cada
H.) trabajador (Asistente de G.
H.)
Orden de salida a
vacaciones (Gerente.)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Verificar fechas de reintegro
Verificar fechas de vacaciones
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por cada trabajador en la evaluacin de
desempeo
Uso adecuado de la dotacin entregada
Socializar los informes de los accidentes y cuasi accidentes
95
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
El contrato de trabajo debe Verificar que las hojas de Que todo el personal este
estar totalmente diligenciado y vida cumplen con el perfil afiliado a seguridad social
firmado por las partes
Que todo el personal este Verificar los resultados de Corroborar la informacin
incluido en el pago de nmica los exmenes de las hojas de vida
ocupacionales
Que el plan de capacitacin y Verificar reporte de horas Asegurarse de que haya
entrenamiento sea el adecuado extras recibido el entrenamiento
para el perfil del cargo necesario y este apto para
trabajar
Informar al personal que an Dar respuesta a las Que se le entregue la
no tiene derecho a vacaciones, solicitudes de los dotacin adecuada y haga
que las tomar por anticipado trabajadores uso de ella adecuadamente
Verificar que los reportes Asegurarse de que se le
de accidentes se radiquen pague el tiempo laborado y
ante la ARP antes de las reportado puntualmente
24 horas del accidente
Hacer seguimiento al
desarrollo del plan de
capacitacin y
entrenamiento
Verificar las
desvinculaciones a
seguridad social en la web
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Evaluacin de desempeo
96
MANTENIMIENTO
97
SALIDAS
CARACTERISTICAS Y
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
Planes de mantenimiento Operarios Se hace una programacin
preventivo de mantenimiento
preventivo de acuerdo a las
recomendaciones del
manual
Planes de mantenimiento Operarios Se hace una programacin
predictivo de mantenimientos
predictivos para asegurar la
disponibilidad de los
equipos, maquinas y
herramientas
Plan de mantenimiento Operario En caso de que una
correctivo maquina, equipo o
herramienta falle, se debe
evaluar el dao y hacer el
plan de accin a seguir,
que puede ser reparable en
las instalaciones o enviarlo
a reparacin a un taller
externo
Solicitud de insumos y Abastecimiento De acuerdo al plan de
repuestos mantenimiento preventivo,
predictivo y correctivo se
deben tener en stock kits
de insumos y repuestos
Equipos, herramientas o Almacn Almacn enva a
maquinas reparacin y hace
seguimiento al regreso, el
coordinador de
mantenimiento hace
seguimiento al servicio.
98
DURACIN
El mantenimiento preventivo puede durar entre una hora y cinco horas
El mantenimiento predictivo puede durar entre una hora y 6 horas
El mantenimiento correctivo puede variar entre un da y un mes, est determinado por la
gravedad del dao o falla presentada.
CAPACIDAD
El coordinador de mantenimiento est en la capacidad de realizarles el mantenimiento
preventivo a las herramientas, equipos y mquinas y algunos pruebas de mantenimiento
predictivo.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Plan de mantenimiento Mantenimientos Lectura a listas de chequeo
preventivo recomendado por el preventivos a equipos, de herramientas, maquinas
fabricante de equipos, maquinas y herramientas y equipos (C. de
herramientas y maquinas (C. (C. de mantenimiento y mantenimiento)
de mantenimiento) operarios)
99
Lista de chequeo a
vehculos (conductor)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Fallas reportadas en las listas de chequeo
Coordinacin con produccin para parar o sacar de operacin a una maquina, herramienta
o equipo
Coordinar con entrega y distribucin la movilizacin de los vehculos
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Que se enven a reparacin los Que se mantengan es Que no se trabaje con las
equipos, herramientas o stock los kits de maquinas, equipos o
maquinas daadas o con mantenimiento preventivo herramientas si estn
averias presentando alguna falla
100
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Disponibilidad de equipos, herramientas, maquinas y vehculos
101
102
DURACIN
El registro contable vara de acuerdo a la cantidad de facturas de ventas, el tiempo de
registro de una operacin es de media hora a 8 horas
El pago de una factura vara entre una hora y 8 horas de acuerdo a la disponibilidad de
firma para cheques
Declaraciones de impuestos es de un da y mximo una semana
El pago de nmina se realiza en un da, mximo dos
CAPACIDAD
La capacidad de pagos est determinada por el monto mximo de compra que puede ser
desde un milln hasta los cien millones de pesos a un solo proveedor.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE
VERIFICACIN O
PLANEACION EJECUCIN
CONTROL
Pago de impuestos (Aux. Registro y control Anlisis de cartera (Contador
contable) contable (Aux. Contable) y ventas)
Pago de nmina (Contador) Pago de facturacin (Aux Nivel de endeudamiento
Contable) (Contador y gerente)
Flujos de caja (Contador) Pago de impuestos (Aux. Verificacin de pago de
contable) declaraciones de impuestos
(Contador)
Programas de inversin Elaboracin de informes Verificacin de pago de
(Contador y Gerente) financieros (Contador) impuestos (Contador)
Presupuestos (Contador y Elaboracin de balances Verificacin de la liquidacin
Gerente) contables (Contador) de la nomina (Gerente)
Elaboracin de Verificacin de descuento de
declaraciones de retencin en la fuente
impuestos (Contador) (Contador)
Elaboracin de Verificacin en la
presupuestos (Contador y discriminacin del IVA en las
Auxiliar contable) facturas (Contador)
Elaboracin de plan de
inversin (Contador y
gerente)
Elaboracin de estados
financieros (Contador)
ACTIVIDADES DE RETROALIMENTACIN
Pagos de nmica, anlisis de cartera, nivel de endeudamiento, determinacin de precios de
productos y servicios
Anlisis de estados financieros
103
CONTROLES
EN LAS SALIDAS EN LAS ENTRADAS EN EL PROCESO
Entrega o consignacin de Radicacin de facturas de Verificar pago de
cheques proveedores declaraciones de impuestos
rdenes de pago de impuestos Revisin de facturas por Verificacin de pago de
ventas servicios pblicos
rdenes de pago de servicios Consignacin de cheques Verificacin de extractos
pblicos o efectivo bancarios
rdenes de pago a Seguimiento a los planes de
proveedores inversin
Seguimiento a los flujos de
caja
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Reducir el monto de la cartera morosa
104
FASEIII:INSTITUCIONALIZARELMTODO
105
106
CONCLUSIONES
Con este modelo de gestin funcional las empresas permanecen limitadas, crecen
gracias a su capital humano y a la fidelidad de sus clientes, pero permanecen
amenazadas si les llega la competencia organizada. Figurados del Casanare ha
tenido suerte en el sector, no existe una empresa que preste los mismos servicios,
existen empresas que venden los mismos insumos, pero la estrategia de
diferenciacin est en los diversos servicios que ofrece y productos que elabora.
107
108
RECOMENDACIONES
RECURSOS PERSONAL,
OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS RESPONSABLE OBSERVACIONES
DINERO, EQUIPO)
1. Informar a Reunin con 1. Que todos los a) Profesional del Gerente Fijar fecha
todos los todos los miembros de la sistema de gestin por general
miembros de la trabajadores de la empresa conozcan procesos
organizacin empresa del nuevo modelo de
del modelo de gestin a b) Saln de
gestin a Capacitacin a implementarse conferencias con
implementarse todo el personal equipos audiovisuales
sobre 2. Que cada miembro
sensibilizacin y de la empresa c) Refrigerio
manejo del entienda el nuevo
cambio concepto gestin por d) Costo 2 SMLV
procesos (Asesor 1 SMLV, saln,
refrigerio, almuerzo 2
SMLV)
2. Dar a Reunin con 1. Que todos los a) Profesional del Gerente Definir fecha
conocer la todos los miembros de la sistema de gestin por general y
metodologa miembros de la empresa conozcan procesos Asistente
del sistema de empresa y como se gestiona a Administrativo
gestin por entrega de una travs de procesos b) Saln de
procesos copia del Manual conferencias con
de Procesos a los 2. Que todos los equipos audiovisuales
gerentes de miembros de la
procesos empresa conozcan el c) Refrigerio
mapa de procesos y
Capacitara todo el sus gerentes d) Costo $1,5 SMLV
personal sobre la (Asesor 1 SMLV, saln
nueva y refrigerio 0,5 SMLV,)
metodologa
Publicar en
lugares visibles
los mapas de
proceso y la
cadena de valor
Gerente general
3. Alinear la Reunin con los 1. Dar a conocer a a) Profesional del y gerentes de Definir fechas
propuesta de gerentes de todos los gerentes de sistema de gestin por proceso
valor de proceso proceso la propuesta procesos
Figurados del de valor para que
Casanare Capacitar a los todos caminen hacia b) Saln de
Trabajamos gerentes de la misma direccin conferencias con
para proceso sobre equipos audiovisuales
109
materializar manejo del 2. Dar herramientas a
sus ideas y cambio y los gerentes de c) Costo 2 SMLV
necesidades liderazgo proceso para que
con un equipo hagan del proceso
idneo que le Incentivos para una meta ms.
garantiza su los equipos que
satisfaccin ms adelantado 3. A travs de
enfocados en lleven la incentivos persuadir
la calidad y aplicacin del al personal para que
bajo costo con modelo se involucre en el
el desarrollo cambio de modelo de
del modelo de gestin
gestin
d) Costo 2 SMLV
110
BIBLIOGRAFA
111
112
ANEXOS
ANEXO001:FORMATODEAUDITORIAINTERNA
AUDITORIAINTERNA
FIGURADOSCASANARE
1 OBJETIVO:
2 ALCANCE:
3 METODOLOGA
4 PLANDEAUDITORIA
5 CRITERIOSDELAAUDITORIA
6 DESARROLLODELAAUDITORIA
7 HALLAZGOSDELAAUDITORIA
8 FORTALEZASDELAAUDITORIA
9 OPORTUNIDADESDEMEJORA
10 SEGUIMIENTOALASNOCONFORMIDADES
11 CONCLUSIONES
113
CLASE CONSUMIBLES
ANEXO02:REQUISICINDEMATERIALES ELEMENTOS
SI NO
CONSTRUCCIN
MISCELNEOS
PAPELERA
FECHA: SERVICIO
DESTINO A: MATERIALES
REPUESTOS
HERRAMIENTAS
EQUIPOS
COMBUSTIBLE
DIRIGIDO A: LUBRICANTES
DATOS GENERALES
CANTIDAD CANTIDAD
TEM U. MEDIDA DESCRIPCIN REFERENCIA
REQUERIDA AUTORIZADA
OBSERVACIONES:
114
ANEXO003:FORMATODECOTIZACIN
Telfono: 6358388
FIGURADOSCASANARE Direccin: Calle182125
NIT. YopalCasanare
ResolucinDianNo____________________________
FECHA:
NOMBRE V.directa
COTIZACIN No
NIT Pedido
DIRECCIN
TELFONO
Esperamos que nuestra oferta cumpla sus espectativas y quedamos en espera de poder servirles.
Cordialmente,
Fecha de Emisin: 1/09/2010
Aprobado:
Vendedor Revisin: 0
115
ANEXO004:FORMATODEANALISISDEOFERTA
FIGURADOS CASANARE
POSIBLES PROVEEDORES
CONRACTO
UNID. VALOR VALOR VALOR VALOR
CANT. VALOR TOTAL VALOR TOTAL
ITEM DESCRIPCIN MEDIDA UNITARIO TOTAL UNITARIO UNITARIO
$ Col $ Col $ Col $ Col $ Col $ Col
- - -
-
SUBTOTAL 0 0 0
IVA
TOTAL 0 0 0
OBSERVACIONES:
116
ANEXO005:FORMATODEORDENDECOMPRAOSERVICIO
FIGURADOS CASANARE
ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO No
DIRECCIN
FECHA: NIT
RAZN SOCIAL E:MAIL
TELFONO CONTACTO:
CELULAR:
Observaciones:
COSTOS ANTES
DE I.V.A.
I.V.A.
VALOR Costo Transporte
VALOR TOTAL A PAGAR
ASISTENTE DE COMPRAS
117
ANEXO006:FORMATODEENTRADADEMATERIALESAALMACN
FIGURADOSCASANARE
INFORMEMENSUALDEENTRADADEMATERIALESAALMACN
FECHA: MES: No
UN. No VR.
ITEM FECHA CANT. DESCRIPCION NoRQ NoOC REMISION PROVEEDOR VR.TOTAL OBSERVACIONES
MED. FACTURA UNITARIO
TOTAL
Fecha de Emisin: 1/09/2010
Aprobado:
Revisin: 0
Almacenista Asistentedecomprasylogistica
118
ANEXO007:FORMATODESALIDASDEMATERIALESDEALMACN
FIGURADOSCASANARE
INFORMEMENSUALDESALIDADEMATERIALESDEALMACN
FECHA: MES: No
UN. VR.
ITEM FECHA DESCRIPCION CANT. VR.TOTAL NoODT DESTINO RETIRADOPOR CANT.STOCK OBSERVACIONES
MED. UNITARIO
TOTAL
Fecha de Emisin: 1/09/2010
Aprobado:
ALMACENISTA ASISTENTEDECOMPRASYLOGISTICA Revisin: 0
ANEXO008:FORMATODEINVENTARIOSDEMATERIALES,EQUIPOSYHERRAMIENTAS
FIGURADOSCASANARE
INVENTARIODEMATERIALES,EQUIPOSYHERRAMIENTAS
FECHA: MES: No
UN. VR.
ITEM DESCRIPCION CANT. VR.TOTAL CANT.STOCK MINIMAX OBSERVACIONES
MED. UNITARIO
TOTAL
Fecha de Emisin: 1/09/2010
Aprobado:
Revisin: 0
ALMACENISTA
119
ANEXO009:BASEDEDATOSDEPROVEEDORES
FIGURADOSCASANARE
BASEDEDATOSDEPROVEEDORES
TIPODE
ITEM FECHA NOMBREPROVEEDOR NIT DIRECCIN TELEFONO CELULAR E:MAIL CONTACTO OBSERVACIONES
PRODUCTOS
TOTAL
ALMACENISTA ASISTENTEDECOMPRASYLOGISTICA
ANEXO010:FORMATODEDEVOLUCINDEMATERIALESDEALMACN
FIGURADOSCASANARE
REGISTRODEDEVOLUCINDEMATERIALESDEALMACN
FECHA: MES: No
UN. MOTIVO
ITEM FECHA PRODUCTO CANT. OC VALOR PROVEEDOR FECHAREINTEGRO OBSERVACIONES
MED. DEVOLUCION
ALMACENISTA ASISTENTEDECOMPRASYLOGISTICA
120
ANEXO011:FORMATODESALIDADEEQUIPOSYHERRAMIENTASAREPARACIN
FIGURADOSCASANARE
REGISTRODESALIDADEEQUIPOSYHERRAMIENTASAREPARACIN
FECHA:
FECHA:
ITEM FECHASALIDA CANTIDAD DESCRIPCION ESTADO TENEDORRESPONSABLE FIRMA F.DEVOLUCIN VOBoALMACENISTA OBSERVACIONES
121
ANEXO013:FORMATODEORDENESDETRABAJO
FIGURADOSCASANARE
FIGURADOSDEL FECHA
ORDENDETRABAJO ODTNo
SOLICITUD:
CASANARE
CLIENTE:_________________________________________________ SOLICITANTE:___________________________________________
COORDINADORPRODUCCIN
FIRMA:________________________________________________
SOLICITUD:
MATERIALESUTILIZADOS: MANODEOBRA:
NOMBRE DESDE: HASTA HORAS/HOMBRE
CANTIDAD DESCRIPCIN
TRABAJOTERMINADO
122
ANEXO014:FORMATODEREMISINDEPEDIDOS
FIGURADOSCASANARE
REMISINDEPEDIDOS No
FECHA: DIRECCIN
RAZN SOCIAL NIT
TELFONO E:MAIL
CELULAR: CONTACTO:
ITEM DESCRIPCION Unid. Cant. ODT OBSERVACIONES
Asistentedeentregaydistribucin Comprador
Quienrecibe
123
ANEXO015:FORMATODECONTROLDETIEMPO
FIGURADOSCASANARE
Empresa FIGURADOS DEL CASANARE MES
Nombre C.C.
Cargo
TURNOS ORDINARIOS TURNOS EXTRAS
DIA DE: A: OBSERVACION H/T DE: A: OBSERVACION H/T
1
2
3
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30
31
0 Autoriz:
124