BAB IV

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

4.1 Tinjauan Organisasi

A. Sejarah Singkat Perusahaan

Perusahaan ini didirikan pada Maret 2013 di kota Bandung oleh Ibu

Rochiminiwati. Pada awal perjalanan PT.Cimekar hanya berfokus di

distribusi obat saja dengan outlet atau pelanggan yang masih di dominasi

oleh apotik dan dengan jumlah karyawan yang dapat dihitung dengan

jari. Namun seiring dengan berjalannya waktu PT.Cimekar terus

menambah pelanggannya sampai ke rumah sakit umum di kota bandung

dan telah memenangkan tender yang bergengsi di rumah sakit umum

Hasan Sadikin Bandung. Dari situlah PT.Cimekar kian dikenal oleh

perusahaan-perusahaan lainnya yang bergerak dibidang yang sama.

Namun kini sejak tahun 2015 PT.Cimekar berfokus pada penjualan

Alat kesehatan karena untuk mengurangi daya saing yang begitu ketat di

distribusi obat. Kini PT.Cimekar telah bekerja sama dengan perusahaan

asing yang berada di luar negeri yaitu Jepang dan Korea untuk

memperkuat daya jual nya di bidang. Hingga saat ini PT.Cimekar masih

merintis di penjualan Alat kesehatan dan memasarkan produk-produk

yang berkualitas.

77
 78

B. Visi dan Misi

Dalam meraih tujuan perusahaan tersebut, terlebih dahulu akan

dijabarkan visi dan misi yang diemban perusahaan sebagai berikut :

1. Visi

Sebagai Mitra terkemuka menjadi Distributor Nasional yang Unggul,

Terdepan dalam Pelayanan dan Kinerja.

2. Misi

Misi yang diemban PT. Cimekar Raya Perkasa adalah sebagai berikut:

a. Memberikan layanan distribusi pemenuhan kebutuhan pelanggan

dengan jaminan pelanggan mendapat layanan yang terbaik berupa

kemudahan mendapatkan produk dengan kualitas yang terjamin.

b. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang unggul serta

membangun kemitraan yang saling menguntungkan.

c. Meningkatkan mutu pelayanan di bidang distribusi

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu bagian dari proses manajemen

maka suatu perusahaan harus memiliki suatu struktur organisasi yang

baik yang sesuai dengan keadaan dan perusahaan itu sendiri, struktur

organisasi perusahaan disusun dengan mempertimbangkan bahwa

organisasi ini harus fleksibel dalam arti memungkinkan penyesuaian

tanpa harus mengadakan perubahan total, selain itu pembagian tugas dan

wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dan karyawan harus jelas
 79

dan benar-benar dapat dilaksanakan dengan baik tanpa terjadinya

kesimpang siuran dalam pelaksanaan tugasnya masing- masing.

Berikut adalah struktur organisasi PT. Cimekar Raya Perkasa :

DIREKTUR
g
ROCHIMINIWATI

FINANCIAL CONTROLLER
NICKO TAHTA OKTAVIAN

ADMINISTRASI & HR
HENDRY TRI SETYO BUDI

MARKETING PRODUCT SPESIALIST APOTEKER/

PURCHASING & LOGISTIC
PENANGGUNG JAWAB PBF
SURATMI BUDI KUNCAHYO TRI BIJANTORO
ERNAWATI

PENANGGUNG JAWAB TEKNIS

NINU DWI ANNISA

TEKNISI SALES TRANSPORT

AREA 1 EXPEDITION
HENDRA BERNARDI RISMAYANA

TEKNISI SALES TRANSPORT

AREA 2 EXPEDITION
ARI MEI RISMAWAN SAEFUL BAKHRI

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Cimekar Raya Perkasa

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 80

D. Uraian Tugas (Job Description)

Job Description adalah suatu rincian yang menjukan proses,

tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan.

1. Direktur

Gambar 4.2 Tugas dan Wewenang Direktur

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 81

2. Financial Controller

Gambar 4.3 Tugas dan Wewenang Financial Controller

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 82

3. Penanggung Jawab Teknis

Gambar 4.4 Tugas dan Wewenang Penanggung Jawab Teknis

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 83

4. Administrasi and Human Resource

Gambar 4.5 Tugas dan Wewenang Administrasi and Human Resource

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 84

5. Purchasing and Logistic

Gambar 4.6 Tugas dan Wewenang Purchasing and Logistic

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 85

6. Marketing

Gambar 4.7 Tugas dan Wewenang Bagian Marketing

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 86

7. Teknisi Sales & Marketing

Gambar 4.8 Tugas dan Wewenang Teknisi Sales and Marketing

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 87

8. Transport Ekspedisi

Gambar 4.9 Tugas dan Wewenang Transport Ekspedisi

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 88

4.2 Uraian Prosedur

Uraian prosedur merupakan kegiatan menjelaskan prosedur-prosedur

kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari

kegiatan ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang

dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan yang

berhubungan dengan pengolahan data.

Posedur-prosedur Sistem pengolahan data persediaan alat kesehatan

di PT.Cimekar Raya Perkasa Bandung itu sendiri adalah sebagai berikut :

1. Konsumen mengirimkan Purchasing Order (PO) kepada bagian Admin

a. Apabila PO dikirimkan melalui fax maka akan ada berkas fax PO dari

konsumen yang nantinya akan diinputkan ke dalam sistem dan

dicocokan dengan data stok barang di sistem.

b. Apabila PO dikirimkan atau disampaikan melalui telepon maka admin

akan mencatat manual kedalam nota apa yang disampaikan oleh

konsumen dan kemudian diinputkan ke dalam sistem dan dicocokan

dengan data stok barang di sistem.

2. Bagian Admin akan melakukan pengecekan stok barang di sistem

berdasarkan barang yang dipesan konsumen

a. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan

memberitahukan kepada konsumen bahwa stok barang di gudang

habis dan akan dipesankan terlebih dahulu (Indent) kepada pihak

supplier oleh bagian Gudang.

 89

b. Apabila barang tersedia maka bagian admin akan mencetak faktur

penjualan, faktur penjualan berangkap 4.

3. Bagian admin memberikan faktur penjualan kepada bagian gudang untuk

dicocokan dengan barang.

4. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan faktur penjualan.

5. Bagian gudang menyerahkan faktur penjualan beserta barang yang

disiapkan kepada bagian Transport Expedition.

6. Bagian Transport Expedition mengirimkan barang kepada konsumen.

7. Pihak Konsumen memvalidasi barang berdasarkan faktur penjualan

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka pihak konsumen

akan menolak dan mengembalikan barang dan faktur kepada

Transport Expedition.

b. Apabila barang sesuai maka pihak konsumen akan menandatangani

faktur dan dicap beserta memberikan PO aslinya.

8. Faktur jual yang telah disetujui konsumen , 2 rangkap diserahkan kepada

konsumen untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2 rangkap

diserahkan kembali pada bagian Transport Expedition untuk diserahkan

kembali pada bagian admin.

9. Bagian Transport Expedition mengembalikan faktur yang telah divalidasi

oleh konsumen kepada bagian admin.

10. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur jual yang telah

di validasi oleh konsumen ke dalam sistem.

 90

11. Bagian Gudang membuatkan PO manual untuk selanjutnya

disampaikan atau di faxkan kepada pihak supplier,PO manual

berangkap 2.

12. Pihak Supplier menerima orderan dari bagian gudang dan kemudian

membuatkan faktur beserta barang yang dipesan untuk dikirim.

13. Bagian Gudang menerima faktur dan barang dari Supplier dan dicek

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka bagian gudang

akan menolak dan mengembalikan barang dan faktur kepada

Supplier.

b. Apabila barang sesuai maka bagian gudang akan menandatangani

faktur dan dicap beserta memberikan PO aslinya.

14. Faktur beli yang telah disetujui bagian gudang, 2 rangkap diserahkan

kepada bagian gudang untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2

rangkap diserahkan kembali pada pihak Supplier.

15. Bagian Gudang menyimpan barang ke gudang dan memperbarui data

stok gudang.

16. Bagian Gudang menyerahkan faktur pembelian beserta data stok

gudang kepada bagian admin.

17. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur beli beserta

data stok gudang ke dalam sistem.

18. Bagian admin mencetak laporan penjualan, pembelian dan data stok

gudang untuk selanjutnya diserahkan kepada Direktur.

 91

19. Sebagian besar Penjualan dan Pembelian, baik itu dari konsumen

maupun dari supplier pembayaranya dengan cara kredit/kontrabon

dengan masa 1(satu) bulan setelah pengiriman barang.

A. Use Case Diagram Yang Sedang Berjalan

Use Case adalah menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu

atau lebih aktor dan sistem. Aktor merepresentasikan seorang user atau

subsistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan use case

merupakan urutan kejadian yang menggambarkan inter aksi antara user

dengan sistem.

Berikut ini adalah gambar model Use Case Diagram Persediaan Alat

Kesehatan yang sedang berjalan di PT. Cimekar Raya Perkasa :

Gambar 4.10 Use Case Diagram Yang Sedang Berjalan

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

 92

Keterangan Use Case

Tabel 4.1 Keterangan Use Case Diagram

Aktor Keterangan

a. Pihak yang memesan Alat kesehatan

kepada perusahaan

b. Memberikan Purchasing Order dan

terjadinya transaksi penjualan dengan

1. Konsumen Admin

c. Pihak yang akan menerima fakur

penjualan beserta alat kesehatannya

apabila stok tersedia.

a. Menerima Purchasing Order dari

Konsumen dan melanjutkannya

2. Admin denngan mencetak Faktur Penjualan

apabila stok tersedia.

b. Apabila stok tidak tersedia setelah

melakukan pengecekan stok, maka

Admin akan mengontak Bag. Gudang

untuk melakukan pemesanan Alat

kesehatan kepada Supplier.

c. Setelah Transkasi Penjualan selesai

maka Admin akan membuatkan

Laporan Penjualan untuk disampaikan

 93

kepada Direktur

d. Admin juga akan menerima Data

untuk membuat Laporan dari

Transaksi Pembelian dan Persediaan

Stok dari Bag. Gudang

a. Pihak yang memesan Alat kesehatan

kepada Supplier

b. Pihak yang melakukan Transaksi

3. Bag. Gudang Pembelian dengan Supplier

c. Melakukan Kelola Stok Alkes yaitu

update Stok Alat Kesehatan yang

telah dikirim oleh Supplier

a. Pihak yang menerima pesanan Alat

4. Supplier kesehatan dari Bag. Gudang

b. Pihak yang membantu proses

Transaksi Pembelian dengan Bag.

Gudang yang menghasilkan data Stok

Alat Kesehatan yang baru, berupa

Faktur Pembelian

5. Direktur a. Menerima laporan berupa Laporan

Penjualan, Pembelian dan Persediaan

dari Admin

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

Defenisi Diagram Use Case

 94

Tabel 4.2 Defenisi Use Case Diagram

Use Case Keterangan

a. Pemesanan Alat Kesehatan dilakukan

oleh Konsumen dan diterima oleh

1. Pemesanan Alat Kesehatan Admin

b. Pemesanan Alat Kesehatan juga

dilakukan oleh Bag. Gudang apabila

stok akan habis dan diterima oleh

Supplier

a. Kelola Stok Alat Kesehatan

dilakukan oleh Bag. Gudang berupa

2. Kelola Stok Alat Kesehatan Cek Stok Alkes dan Update Stok

Alkes

b. Kelola Stok Alat Kesehatan juga

dilakukan oleh Admin berupa

pengcekan Stok Alkes untuk

dibuatkan laporan

a. Transaksi Penjualan dilakukan oleh

Admin ketika mendapat pesanan

3. Transaksi Penjualan Alkes dari Konsumen

b. Apabila Transaksi Penjualan sukses

maka cetak Faktur Penjualan

4. Transaksi Pembelian a. Transaksi Pembelian dilakukan oleh

 95

Bag. Gudang dengan Supplier dan

menghasilkan Faktur Pembelian

a. Laporan dibuat oleh Admin ketika

5.Laporan data-datanya sudah lengkap dan

kemudian diserahkan kepada Direktur

b. Laporan terdiri dari Laporan

Penjualan, Laporan Pembelian, dan

Laporan Stok

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

B. Activity Diagram Yang Sedang Berjalan

Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan

yang ada di dalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem

yang akan dibuat, maka perlu dibuat activity diagram sistem yang sedang

berjalan.

Berikut ini adalah gambar model Activity Diagram Persediaan Alat

Kesehatan yang sedang berjalan di PT. Cimekar Raya Perkasa :

 96

Gambar 4.11 Activity Diagram Yang Sedang Berjalan

Sumber : penulis

Keterangan Activity Diagram

Tabel 4.3 Keterangan Activity Diagram

Aktor Keterangan

a. Pihak yang memesan Alat kesehatan

kepada perusahaan

1. Konsumen b. Memberikan Purchasing Order dan

terjadinya transaksi penjualan dengan

Admin
 97

c. Pihak yang akan menerima fakur

penjualan beserta alat kesehatannya

apabila stok tersedia.

a. Menerima Purchasing Order dari

Konsumen dan melanjutkannya

2. Admin denngan mencetak Faktur Penjualan

apabila stok tersedia.

b. Apabila stok tidak tersedia setelah

melakukan pengecekan stok, maka

Admin akan mengontak Bag. Gudang

untuk melakukan pemesanan Alat

kesehatan kepada Supplier.

c. Setelah Transkasi Penjualan selesai

maka Admin akan membuatkan

Laporan Penjualan untuk disampaikan

kepada Direktur

d. Admin juga akan menerima Data

untuk membuat Laporan dari

Transaksi Pembelian dan Persediaan

Stok dari Bag. Gudang

a. Pihak yang memesan Alat kesehatan

kepada Supplier

b. Pihak yang melakukan Transaksi

 98

3. Bag. Gudang Pembelian dengan Supplier

c. Melakukan Kelola Stok Alkes yaitu

update Stok Alat Kesehatan yang

telah dikirim oleh Supplier

a. Pihak yang menerima pesanan Alat

4. Supplier kesehatan dari Bag. Gudang

b. Pihak yang membantu proses

Transaksi Pembelian dengan Bag.

Gudang yang menghasilkan data Stok

Alat Kesehatan yang baru, berupa

Faktur Pembelian

5. Direktur a. Menerima laporan berupa Laporan

Penjualan, Pembelian dan Persediaan

dari Admin

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

4.3 Kesimpulan Hasil Analisis

Setelah melakukan beberapa analisis terhadap sistem yang sedang

berjalan, penulis menemukan beberapa permasalahan kinerja terhadap

sistem, baik secara langsung maupun tidak langsung. Adapun hasil analisis

sistem persediaan alkes yang sedang berjalan pada PT. Cimekar Raya

Perkasa yaitu :
 99

Tabel 4.4 Hasil Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

No Kelemahan Aktor Solusi

1. Diperlukannya sistem Gudang Mengimplementasikan
informasi untuk sistem informasi persediaan
mengelola proses data alkes yang menghasilkan
penjualan, pembelian, sebuah rancangan sistem
dan persediaan alat informasi berbasis VB.Net
kesehatan di PT. dan terinstalasi pada
Cimekar Raya Perkasa. jaringan client server.
2 Pengecekan ketersediaan Gudang Penyimpanan datanya
alat-alat kesehatan pada menggunakan sistem
bagian gudang masih database sehingga data
belum terkoordinasi valid, terpantau, disimpan
sehingga seringkali serta terkoordinasi dengan
terjadi kehabisan stok baik.
barang yang tidak
terpantau
3. Dalam pengarsipan hasil Direktur Penyajian laporan-laporan
laporan, yang tepat waktu dan bisa kapan
diakibatkan saja diakses dan terhindar
ketidaksesuaian data dari dari kesalahan pada
bagian-bagian yang penulisan, penyimpanan
berhubungan dengan dan perhitungan. Dengan
penjualan, pembeliaan, begitu tidak akan merasa
dan persediaan alat-alat kesulitan dan memudahkan
kesehatan dalam pengolahan data
laporan yang menggunakan
software Crsytal Report.
Sumber : Penulis