You are on page 1of 5

4.1.

2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang

terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa

gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi

khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Posedur-prosedur Sistem pengolahan data persediaan alat kesehatan di

PT.Cimekar Raya Perkasa Bandung itu sendiri adalah sebagai berikut :

1. Konsumen mengirimkan Purchasing Order (PO) kepada bagian Admin

a. Apabila PO dikirimkan melalui fax maka akan ada berkas fax PO dari konsumen

yang nantinya akan diinputkan ke dalam sistem dan dicocokan dengan data

stok barang di sistem.

b. Apabila PO dikirimkan atau disampaikan melalui telepon maka admin akan

mencatat manual kedalam nota apa yang disampaikan oleh konsumen dan

kemudian diinputkan ke dalam sistem dan dicocokan dengan data stok barang

di sistem.

2. Bagian Admin akan melakukan pengecekan stok barang di sistem berdasarkan barang

yang dipesan konsumen

a. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan memberitahukan

kepada konsumen bahwa stok barang di gudang habis dan akan dipesankan

terlebih dahulu (Indent) kepada pihak supplier oleh bagian Gudang.

b. Apabila barang tersedia maka bagian admin akan mencetak faktur penjualan,

faktur penjualan berangkap 4.

3. Bagian admin memberikan faktur penjualan kepada bagian gudang untuk dicocokan

dengan barang.

4. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan faktur penjualan.


5. Bagian gudang menyerahkan faktur penjualan beserta barang yang disiapkan kepada

bagian Transport Expedition.

6. Bagian Transport Expedition mengirimkan barang kepada konsumen.

7. Pihak Konsumen memvalidasi barang berdasarkan faktur penjualan

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka pihak konsumen akan menolak

dan mengembalikan barang dan faktur kepada Transport Expedition.

b. Apabila barang sesuai maka pihak konsumen akan menandatangani faktur dan

dicap beserta memberikan PO aslinya.

8. Faktur jual yang telah disetujui konsumen , 2 rangkap diserahkan kepada konsumen

untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2 rangkap diserahkan kembali pada bagian

Transport Expedition untuk diserahkan kembali pada bagian admin.

9. Bagian Transport Expedition mengembalikan faktur yang telah divalidasi oleh

konsumen kepada bagian admin.

10. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur jual yang telah di validasi oleh

konsumen ke dalam sistem.

11. Bagian Gudang membuatkan PO manual untuk selanjutnya disampaikan atau di

faxkan kepada pihak supplier.

12. Pihak Supplier menerima orderan dari bagian gudang dan kemudian membuatkan

faktur beserta barang yang dipesan untuk dikirim.

13. Bagian Gudang menerima faktur dan barang dari Supplier dan dicek

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka bagian gudang akan

menolak dan mengembalikan barang dan faktur kepada Supplier.

b. Apabila barang sesuai maka bagian gudang akan menandatangani faktur dan

dicap beserta memberikan PO aslinya.


14. Faktur beli yang telah disetujui bagian gudang, 2 rangkap diserahkan kepada bagian

gudang untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2 rangkap diserahkan kembali pada

pihak Supplier.

15. Bagian Gudang menyimpan barang ke gudang dan memperbarui data stok gudang.

16. Bagian Gudang menyerahkan faktur pembelian beserta data stok gudang kepada

bagian admin.

17. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur beli beserta data stok gudang

ke dalam sistem.

18. Bagian admin mencetak laporan penjualan,pembelian dan data stok gudang untuk

selanjutnya diserahkan kepada Direktur.

19. Sebagian besar Penjualan dan Pembelian, baik itu dari konsumen maupun dari supplier

pembayaranya dengan cara kredit/kontrabon dengan masa 1(satu) bulan setelah

pengiriman barang.
Adapun prosedur yang ditetapkan dalam sistem informasi persediaan alat

kesehatan PT. Cimekar Raya Perkasa adalah sebagai berikut :

A. Alur Pesanan alat kesehatan (alkes) dari PT. Cimekar Raya Perkasa ke pihak

Supplier, yang untuk selanjutnya diteruskan ke konsumen PT. Cimekar Raya

Perkasa :

1. Kepala Gudang membuat surat pesanan melalui nota, lalu surat tersebut

akan di fax-kan kepada Pemasok (Supplier).

2. Surat pemesanan ini bersifat konsinyasi atau bisa retur apabila tidak terjual

3. Setelah surat pesanan diterima oleh pihak Supplier, maka segera dibuatkan

faktur oleh Supplier dan barangpun dikirim ke PT. Cimekar Raya Perkasa.

4. Alat Kesehatan (alkes) yang dipesan akan diterima oleh kepala gudang PT.

Cimekar Raya Perkasa. Pemesanan alkes tersebut juga dilengkapi dengan

fakur yang dibuat oleh Supplier dan kepala gudang akan menyimpan faktur

ini sebagai arsip.

5. Kepala gudang akan memilah alkes mana yang akan masuk ke stok gudang

dan mana yang akan langsung dikirim ke rumah sakit/apotek.

6. Kepala gudang akan menginput data alkes yang masuk sesuai pesanan atau

menambahkan data stok gudang (bila alkes sama).

B. Alur Pesanan (alkes) dari konsumen (Rumah Sakit/Apotik) ke PT. Cimekar

Raya Perkasa :

1. Alur pemesanan via telepon

a. Pihak konsumen menelpon dan diterima oleh bagian fakturis kemudian

pesanan dicatat di nota.

b. Biasanya surat pesanan dari konsumen akan diambil yang waktunya

bersamaan dengan dikirimnya barang ke konsumen.

c. Kemudian bagian fakturis membuat faktur penjualan berdasarkan

pesanan tadi dan data stok alkes.


d. Bagian fakturis menyerahkan faktur kepada kepala gudang untuk

menyiapkan barang pesanan.

e. Setelah barang sudah siap di packing, faktur dan barang diserahkan

kepada Runner (pengirim barang)

2. Alur pemesanan via fax

a. Pihak konsumen mem-faxkan surat pesanan kepada PT. Cimekar Raya

Perkasa dan diterima oleh bagian fakturis.

b. Biasanya surat pesanan dari konsumen akan diambil pada waktu yang

bersmaan dengan dikirimnya barang ke konsumen

c. Apabila surat pesanan sudah tercetak di mesin fax kemudian dibuatlah

faktur penjualan berdasarkan data fax dan data stok alkes

d. Bagian fakturis menyerahkan faktur kepada kepala gudang untuk

menyiapkan barang pesanan

e. Setelah barang sudah siap di packing, faktur dan barang diserahkan

kepada Runner (pengirim barang)

You might also like