Tugas, Peran, dan Tanggung Jawab Apoteker di Pedagang Besar Farmasi

PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Oleh :
Drs.Muntaha Ahmad,Apt, MM
Direktur PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Peranan dan tugas di Pedagang Farmasi bisa dikatakan sebagai babak baru peranan apoteker di
distribusi farmasi . Sebagai penanggung jawab dalam distribusi farmasi mempunyai peran vital dalam
mendistribusikan sediaan farmasi dari saluran distribusi besar sampai yang kecil.Pengetahuan tentang
logistik memegang peranan dalam menjalankan distribusi farmasi.

Sebagai penanggung jawab di PBF apoteker memegang peranan dari perbekalan yang datang
sampai sediaan farmasi yang didistribusikan ke unit farmasi lain.Dalam mengelolaan sediaan farmasi
dimulai bagaimana menata gudang serta menyimpannya sesuai standar yang dipersyaratkan oleh Quality
Control pabrik dan mengelola dokumen yang sah sebagai bahan untuk telusur sehingga kwalitas sediaan
farmasi dapat dijaga sampai ke pengguna.

Dengan dikeluarkan Peraturan Kepala BPOM RI HK 03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang

Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik peranan Apoteker di bidang Distribusi obat lebih diakui
lagi bukan hanya mengelola distribusi obat tetapi lebih jauh lagi ke sistem manajemen mutu. Secara
ringkas dapat digambarkan tugas dan peranan apoteker di PBF sebagai berikut sesuai PP 51 tahun 2009
dan pedoman teknis CDOB

1. Tugas

Melakukan pekerjaan kefarmasian (pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan

Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat,
pengelolaan obat, , pelayanan informasi obat,

Membuat dan memperbaharui SOP (Standard Operational Procedure)

Harus memenuhi ketentuan cara distribusi obat yang baik yang ditetapkan oleh Kepala
BPOM saat melakukan pekerjaan kefarmasian dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi,
termasuk pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses distribusi atau penyaluran
sediaan farmasi.

2. Peran

Sebagai penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi meliputi pemesanan,penerimaan ,

penyimpanan, penyaluran sesuai kaidah CDOB
 Memastian mutu (Quality Assurance) berjalan dengan baik sesuai SOP (Standard
Operational Procedure)

Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker

dapat mengangkat seorang Apoteker pendamping yang memiliki STRTTK.

3. Tanggung jawab
a) Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu

Dalam menyusun , memastikan dan mempertahankan mutu apoteker berperan aktif dalam
menyusun sistem mutu yang mencakup tanggung jawab , proses dan langkah manajemen risiko
terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Dimulai dengan peran menyusun SOP (Standard
Operational Prosedure) sampai implementasinya . Termasuk penyusunan struktur organisasi ,
proses dan pengelolaan sumber daya manusia yang kompeten .Sehingga wewenang dan
tanggung jawab setiap orang jelas sehingga sistem mutu dapat dipertahankan . Apoteker harus
mendokumentasikan semua kegiatan sehinnga dapat dipantau efektivitasnya .

Fokus pada pengelolaan kegiatan yg menjadi kewenangannya

Dengan adanya sistem mutu maka wewenang dan tanggung jawab apoteker menjadi jelas
sehingga kinerja apoteker dapat dinilai .Fokus menjadi kata kunci pengeloaan kegiatan dan tidak
ada lagi tumpang tindih wewenang .Dalam kegiatan distribusi dapat dipilah dimana saja apoteker
berperan sehingga aspek kontrol semua kegiatan dapat dijaga . Sebagai contoh dalam validasi
surat pesanan apoteker bertugas sebagai validator apakah surat pesanan tersebut memenuhi
persyaratan baik kualitas maupun kuantitasnya (surat pesanan lengkap dan benar serta jumlah
yang diminta wajar ).Demikian juga di proses akhir distribusi apoteker harus berperan sehingga
proses distribusi dapat berjalan dengan benar sehingga kualitas yang didistribusikan tetap terjaga.

Mengelola program pelatihan personil yang terkait dalam kegiatan distribusi

Peran apoteker yang paling penting dalam menjaga sistem mutu adalah melatih personil sehingga
personil pelaksana dapat menjalankan operasional sesuai dengan SOP dan menghasilkan proses
yang benar.Pengelolaan pelatihan personil harus dilakukan secara kontinue dan terprogram dan
dapat dievaluasi efektivitasnya .Perlu didokumentasikan progress hasil pelatihan termasuk
penilaian kinerja personil dalam menjaga kompetensinya.

Mengkoordinir kegiatan penarikan obat

Dalam menjaga mutu obat yang didistribusikan peran apoteker dalam penarikkan obat baik yang
mandatory (wajib) atau voloutary (sukarela) sangat vital. Perlu gerak cepat untuk mencegah obat
dikonsumsi masyarakat sehingga bahaya yang ditimbulkan bisa diminimalisir.

Koordinasi dengan produsen,principal dan regulator harus diperkuat dalam proses penarikan obat.

Mengawasi penanganan keluhan pelanggan

Dalam mengevaluasi sistem mutu berjalan dengan baik , keluhan dari pelanggan bisa menjadi
barometer .Tugas apoteker dalam menangani keluhan adalah mencatat dan mendokumentasikan
keluhan selanjutnya memilah keluhan mana saja dan ditujukan kepada siapa .Sebagai apoteker
posisinya mempresentasikan sebagai wakil dari poduk yang didistribusikan serta menjaga
pelayanan yang dijanjikan ke konsumen.Keluhan terhadap mutu produk selanjutnya
dikoordinasikan dengan principal dan produsen sedangkan untuk pelayanan jasa distribusi harus
segera dievaluasi dan diperbaiki sehingga keluhan pelanggan bisa diminimalisir.

Melakukan kualifikasi pemasok dan pelanggan

Tugas apoteker yang utama dalam kualifikasi pemasok dan pelanggan melakukan screening
sehingga dapat dipastikan pemasok atau pelanggan mempunyai izin sesuai ketentuan perundang-
undangan yang berlaku serta mengikuti prinsip CDOB.Kualifikasi pemasok dan pelanggan harus
dilakukan berulang bukan hanya meminta salinan perizinan tetapi memantau proses transaksi jika
ada penyimpangan.

Meluluskan obat/bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke stok

Dalam prakteknya proses distribusi selalu ada barang kembalian dari pelanggan baik itu salah
pemesanan ataupun pengembalian dikarenakan obat sudah mendekati Expire Date , apoteker
bertugas untuk bisa memeriksa sekaligus meluluskan bahwa obat bisa dikategorikan layak jual
dan kembali sebagai stok.Tentunya ada dua fokus yang harus diperiksa yaitu kemasan ,petunjuk
pemakain dan obat itu sendiri.

Berperan dalam perjanjian kontrak

Apoteker berperan dalam perjajnjian kontrak kerjasama untuk semua kegiatan yang menunjang
pelaksanaan distribusi . Misal : antar fasiltas distribusi ,perjanjian pengiriman barang,
pemeliharaan peralatan gudang , pest control dsb.

Sebagai contoh dalam proses distribusi obat adakalanya pengiriman dilakukan oleh jasa ekspedisi
bukan oleh perusahaan distribusi itu sendiri . Apoteker wajib berperan dalam point-point
perjanjian , point penting yang harus masuk dalam perjanjian adalah perusahaan ekspedisi wajib
mengikuti kaidah CDOB dan apoteker berhak untuk mengaudit perusahaan distribusi untuk
memastikan perusahaan distribusi melaksanakan CDOB .Contoh pengontrolan suhu pengiriman,
penataan/pengepakan produk supaya tidak terkontaminasi dengan produk lain.

Memastikan inspeksi diri dijalankan

Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap
pemenuhan CDOB dan bahan untuk perbaikan selanjutnya. Pelaksanaan inspeksi diri dalam
jangka waktu yang ditetapkan dilakukan oleh yang berkompeten dalam bidangnya. Apoteker
harus melakukan apa saja yang menjadi hasil inspeksi tersebut dan didokumentasikan sehingga
dapat dilihat progres serta perbaikan untuk menunjang semua pelaksaaan proses distribusi.Secara
detail harus dibuat CAPA (Corrective Action Prepentive Action) sebagai acuan pelaksaan inspeksi
diri .
 Mendelegasikan tugasnya kepada apoteker/tenaga teknis kefarmasian jika
berhalangan.

Dalam melaksanakan tugasnya apoteker bisa saja mendelegasikan tugas dan wewengnya kepada
apoteker supervisi atau tenaga kefarmasian lainnya apabila berhalangan. . Hal tersebut
dimungkinkan dengan memberi wewenang terbatas sehingga proses distrubusi tidak terganggu.
Semua pedoman pendelegasian mengacu kepada SOP (Standard Operational Procedure) sehingga
terjaga dan dapat dipertanggung jawabkan.

Turut serta dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau pemusnahan

obat/bahan obat.

Dalam prakteknya distribusi obat menyisakan satu risiko yang hanya bisa diminimalisir yaitu
kerusakan obat. Kerusakan obat bisa saja terjadi akibat penerimaan, penyimpanan dan distribusi
yang salah.Belum termasuk obat yang expire date karena tidak bisa dipasarkan. Tugas apoteker
dalam hal ini memisahkan obat dengan kategori rusak/ED di tempat terpisah(dikarantina) supaya
tidak bercampur dengan obat yang baik dan layak jual dengan diberi penandaan yang jelas untuk
menghindari penyalahgunaan dan dampak terhadap kesehatan dan lingkungan.Selanjutnya setelah
mendapat persetujuan dari managemen obat dapat dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
dengan dibuatkan berita acara dan disaksikan oleh BPOM dan Dinkes setempat.

Memastikan pemenuhan persyaratan obat

Tugas apoteker yang terpenting dalam mendistribusikan obat adalah memastikan pemenuhan
persyaratan obat meliputi : berasal dari pemasok yang mempunya izin sesuai ketentuan yang
berlaku dan menerapkan kaidah CDOB.Memastikan pasokan obat mempunyai izin edar yang
berlaku,tidak rusak/mengalami perubahan selama penerimaan/transfortasi, tidak kadaluarsa atau
mendekati kadaluarsa serta nomor batch sesuai yang tertera di dokumen .Selama penyimpanan
apoteker wajib mengikuti aturan penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan
tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi. Dalam proses pendistribusian
harus tetap dipenuhi seperti dalam proses penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan
dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi sehingga mutu dapat dijaga .

Secara umum, peran apoteker di Pedagang Besar Farmasi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu
sebagai berikut :

1. Profesional

Peran Apoteker di Pedagang Besar Farmasi adalah menjaga proses distribusi sediaan farmasi
berjalan dengan baik dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.Menetapkan dan melaksanakan
SOP (Standard Operational Procedure). . Apoteker sejatinya harus memiliki kompetensi,
maksudnya memiliki ilmu (knowledge) dan keterampilan (skill) dalam melaksanakan tugasnya
seperti ilmu distribusi dan tahu proses penyimpanan sediaan farmasi. Pemahaman ilmu distribusi
 akan membantu apoteker dalam menentukan ketersediaan sediaan farmasi yang optimal sehingga
dapat memperkirakan kapasitas gudang dan kemampuan jangkauan distribusi serta keamanan
sediaan farmasi selama didistribusikan. Pemahaman proses penyimpanan akan membantu
apoteker menjaga mutu sediaan farmasi selama disimpan di gudang.Seperti kita ketahui
penyimpanan sediaan farmasi harus memenuhi beberapa persyaratan diantaranya suhu ruangan,
pemisahan tempat berdasarkan bentuk sediaan dan pengamanan terhadap produk narkotika,
psikotropika dan prekursor.

2. Manager

Apoteker harus dapat menjadi manajer yang baik, dalam hal ini apoteker harus mampu mengatur
barang, dan semua personil yang terlibat pada proses distribusi Salah satu kunci sukses
pengelolaan persediaan di pedagang besar farmasi adalah pemenuhan service level 100%, artinya
pedagang besar farmasi mampu memenuhi semua permintaan pelanggan , sehingga rasio
penolakannya 0%. Untuk dapat menjamin service level tersebut diperlukan perencanaan
(planning) yang sangat matang, jangan sampai ada penumpukan barang (over stock) atau
persediaan habis (out of stock).Service level wajib dipantau baik dari supplier/produsen ataupun
dari pelanggan .Itulah tugas seorang apoteker sebagai manager. Tujuannya adalah supaya
perputaran persediaan atau Inventory Turn Over maksimal, risiko over stock dan out of stock
diminimalisir. Seperti diketahui khusus untuk pedagang besar yang jauh dari supplier/produsen
lead time(waktu tunggu) dari proses pemesanan sampai sediaan farmasi datang juga menjadi
kunci dalam memenuhi service level, diperhitungkan juga terhadap adanya buffer stok/stok
penyangga sehingga selama proses menunggu stok tidak akan habis/out of stok.

Apoteker harus mampu melakukan proses delegasi sehingga semua personil akan mampu
menjalan semua SOP (Standard Operational Procedure) dengan baik serta
mendokumentasikanya, selama proses pendelegasian apoteker harus mampu mengontrol setiap
tahap proses distribusi dari penerimaan sampai pendistribusian ke pelanggan. Diperlukan juga
pembinaan atau training yang berkesinambungan kepada semua personil agar proses distribusi
dapat berjalan dengan baik sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin timbul selama proses
distribusi akan diminimalisir dan mutu sediaan farmasi yang didistribusikan akan tetap terjaga
mutunya.
RINGKASAN:

Posisi ini bertanggung jawab untuk bekerja dengan klien baru dan calon serta klien internal untuk
secara efektif membahas fitur dan manfaat dari solusi produk Craneware.

TUGAS PENTING DAN TANGGUNG JAWAB:

tugas dan tanggung jawab inti meliputi berikut ini. tugas lain dapat ditugaskan.

Memahami dan efektif menyediakan dan memberikan presentasi pada suite produk
Craneware, fitur dan manfaat untuk klien baru dan calon serta klien internal untuk
mempromosikan penjualan dan pengembangan produk

Efektif menjelaskan proses dan nilai tambah manfaat dari proses pelaksanaan Craneware
untuk klien baru dan calon

Efektif mengumpulkan permintaan fitur produk ke dalam format cerita pengguna

Menyiapkan dan menyediakan Ad-hoc pelaporan dan analisis metrik dan pelaporan untuk
manajemen produk

Mengembangkan dokumentasi untuk rilis produk dan pelatihan

Mencari peluang untuk mengusulkan solusi dan perbaikan yang terkait dengan penggunaan
produk

Kompeten melakukan Q & A sesi; memberikan informasi yang akurat dan lengkap

Bekerja sama dengan pelanggan untuk memahami poin nyeri organisasi mereka dan secara
efektif menghubungkan fitur produk dan manfaat dengan kebutuhan pelanggan untuk membantu
mempromosikan penjualan

Terus meninjau tren industri dan umpan balik klien untuk mengantisipasi kebutuhan pasar
masa depan

Menyediakan organisasi yang sehat dan dukungan untuk pameran dagang Craneware
disponsori

Efektif memanfaatkan CRM, proses pipa dan aktivitas untuk mengidentifikasi, membantu dan
mengelola, presentasi produk, fitur dan permintaan

Memberikan penemuan klien dan dukungan penilaian untuk tim Penjualan

Membangun dan memelihara hubungan kerja yang positif dan bekerja secara produktif dengan
kelompok pendukung dalam bisnis, yaitu, Pemasaran, Manajemen Produk, dll

Menghasilkan laporan untuk klien dengan mengumpulkan data yang relevan dari berbagai
sumber dan mendistribusikan kepada para pemangku kepentingan terkait
 Memberikan penemuan klien dan dukungan penilaian untuk tim Penjualan

Secara konsisten Anda memenuhi ditugaskan tenggat waktu untuk memastikan kepuasan klien

Tugas lain mungkin ditugaskan

TANGGUNG JAWAB PENGAWAS:

Tidak ada tanggung jawab pengawasan langsung.

KETERAMPILAN / KOMPETENSI:

Outlook - Percaya pada diri sendiri, perusahaan dan pasar dan bergairah tentang belajar dan
berkembang. Bertanggung jawab untuk sukses sendiri, tidak mengeksternalisasi, menerima tantangan,
Apakah tidak mengambil "tidak" sebagai kegagalan, tetapi sebagai kesempatan untuk berhasil.

Penjualan Ketajaman - Apakah tidak mengambil hal-hal pribadi, tahu apa yang harus dikatakan atau
dilakukan pada waktu yang tepat; Sejuk di bawah tekanan dan siap untuk apa pun prospek atau klien tidak
atau mengatakan; Tidak menyusun strategi "on the fly", tidak lebih menganalisis, dan tetap pada saat itu;
Mengajukan pertanyaan bijaksana, menampilkan mendengarkan secara efektif, menunjukkan nilai
produk; Adalah ulet, mempertahankan kontak terus menerus dengan prospek dan klien untuk membangun
kebutuhan (s); Menunjukkan efektivitas dalam menghubungkan fitur produk / manfaat dengan kebutuhan
klien.

Kolaborasi - Efektif membangun dan memelihara kemitraan dengan klien, prospek dan orang-orang di
semua tingkatan di seluruh perusahaan. Kontribusi untuk tim dan kesuksesan perusahaan.
Mempertahankan fleksibilitas dan bereaksi untuk mengubah tepat. Berkomunikasi dan berbagi informasi
dengan keterusterangan yang membangun kepercayaan dan meningkatkan hubungan.

Analytical - mensintesis informasi yang kompleks atau beragam; Mengumpulkan dan meneliti data;
Menggunakan intuisi dan pengalaman untuk melengkapi data; Desain bekerja arus dan prosedur.

Problem Solving - Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu; Mengumpulkan
dan menganalisis informasi terampil; Mengembangkan solusi alternatif; Bekerja dengan baik dalam
memecahkan situasi masalah kelompok; Menggunakan alasan bahkan ketika berhadapan dengan topik
emosional.

Komunikasi - Menciptakan dan memelihara forum berkelanjutan yang mendorong peluang

komunikasi dua arah; Menunjukkan dan mempromosikan prospek positif, klien, dan hubungan kerja;
Proaktif membahas dan mengelola konflik dan perselisihan; bekerja untuk mencapai resolusi yang
konstruktif. - Komunikasi Lisan - Berbicara dengan jelas dan persuasif dalam situasi positif atau negatif;
Mendengarkan dan mendapat klarifikasi; Respons yang baik dengan pertanyaan; Menunjukkan
kemampuan presentasi kelompok; Berpartisipasi dalam pertemuan.

- Komunikasi Ditulis - Menulis dengan jelas dan informatively; Suntingan bekerja untuk ejaan dan tata
bahasa; Bervariasi gaya penulisan untuk memenuhi kebutuhan; Menyajikan data numerik secara efektif;
Mampu membaca dan menginterpretasikan informasi tertulis.
 Perencanaan / Organizing - mengutamakan dan rencana kerja kegiatan; Menggunakan waktu secara
efisien; Rencana untuk sumber daya tambahan; Menetapkan tujuan dan sasaran; Mengelola atau jadwal
orang lain dan tugas mereka; Mengembangkan rencana aksi yang realistis.

Kualitas - Menunjukkan ketepatan dan ketelitian; Mencari cara untuk meningkatkan dan
mempromosikan kualitas; Berlaku umpan balik untuk meningkatkan kinerja; Monitor memiliki pekerjaan
untuk memastikan kualitas.

Karakter - Menunjukkan integritas tidak diragukan lagi dalam setiap aspek pekerjaan dan berhubungan
dengan orang lain; Konsisten model yang diinginkan perilaku dan nilai-nilai yang ditetapkan oleh
perusahaan; Menghormati keragaman perspektif dalam diskusi dan menunjukkan gaya inklusif;
Menunjukkan keprihatinan untuk keselamatan kerja bagi diri sendiri dan orang lain.

Keterampilan Teknis - Menilai kekuatan dan kelemahan sendiri; Mengejar kesempatan pelatihan dan
pengembangan; Berusaha untuk terus membangun pengetahuan dan keterampilan; Saham keahlian
dengan orang lain.

PENDIDIKAN:

Sarjana Manajemen, Manajemen Informasi Kesehatan, Keuangan, Ilmu Kesehatan atau pendidikan dan
pekerjaan setara pengalaman dalam perawatan kesehatan.

PENGALAMAN:

Minimum pengalaman tiga tahun di arena bisnis baik sebagai produk perangkat lunak pelatihan /
fasilitator atau keuangan peran / analis bisnis terutama di lingkungan kesehatan; pengetahuan tentang
lingkungan Farmasi dan Supply membantu tapi tidak diperlukan

kemampuan untuk secara efektif pelaporan analisis, fitur produk hadir dan manfaat untuk
mempromosikan penjualan produk baru untuk klien baru dan calon Menunjukkan

Menunjukkan pemahaman tentang keuangan dan ketajaman bisnis dalam rangka mendukung
terciptanya laporan ROI. perawatan kesehatan penggantian pengetahuan plus

kemampuan untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan kerja yang produktif dengan
kelompok pendukung dan klien dan stakeholder internal Menunjukkan

Memahami CRM, analisis pipa dan riset pasar

Kemahiran dengan suite produk Microsoft Office termasuk Microsoft Outlook.

Fleksibilitas dan kesediaan untuk memenuhi beragam jam dan beberapa wisata sangat penting untuk
keberhasilan dalam peran