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CONTRALORA
DICIEMBRE 2011
NDICE
Pginas
Introduccin 3
Disposiciones generales 3
I. Objetivo 4
II. Definiciones 4
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INTRODUCCIN
Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada
y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos.
Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo
sealado en la norma Octava de las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica.
DISPOSICIONES GENERALES
La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo
aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del Instituto.
El personal de auditora deber analizar la documentacin existente en las reas auditadas, a fin de
determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean
determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla
debidamente a los expedientes de papeles de trabajo, mismos que sern exclusivos de la instancia
fiscalizadora de conformidad con la norma Octava de la Normas Generales de Auditora Pblica.
Los auditores debern realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:
Las cdulas de trabajo debern reflejar informacin clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea.
Escribir todos los datos que sean necesarios.
Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
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Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al
rea responsable para su conservacin y custodia.
El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido.
La redaccin de las cdulas de auditora debe ser clara.
Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.
I. OBJETIVO
Uniformar los criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las cdulas de trabajo y la
documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en
cada revisin.
II. DEFINICIONES
Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cdulas y documentos que contienen datos e informacin
obtenida por el auditor en su revisin, mediante los cuales respalda de manera detallada y
sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos, tales como: observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones incluidas en el informe.
Cdulas de Auditora: Son las hojas en las que constan los procedimientos de auditora efectuados
durante la revisin, as como los resultados obtenidos.
Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).
Los papeles de trabajo sern elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores
encargados de la auditora.
Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean rpidos de localizar y fciles de
comprender, es recomendable la aplicacin de los siguientes aspectos:
Previo a su formulacin:
Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de las reas auditadas,
como cdulas propias.
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Al formularlos:
Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.
Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se duplique la
trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde la etapa de planeacin
de la auditora, al obtener informacin general de las reas susceptibles a evaluar, (direcciones de
rea) como: la estructura orgnica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin;
incorporando los objetivos de auditora y el programa especfico de revisin.
El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin y sirven
para:
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Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo realizado.
Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma general de las cifras, procedimientos, conclusiones o
de las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogneos
cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas.
Cdula subanaltica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para explicar
otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de auditora.
Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin del superior
jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias
a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora; siendo til al rea auditada para mejorar
sus sistemas operativos o de administracin.
Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas, a travs del
informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir cual ser la opcin
tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisin.
Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma
general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdr para
lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber prepararse al inicio de la auditora por cada uno de
los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisin.
Es importante sealar que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada deber ser
considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisin que se llev a
cabo.
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Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de los procedimientos
que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los
resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo
respaldan.
De fcil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra
legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicacin
de los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.
Las cdulas de auditora deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qu
se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el formato sealado en el
anexo I, sus componentes son:
Encabezado.- Incluye los datos de identificacin que deben anotar en la parte superior de las cdulas
y contiene los siguientes datos:
Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusin
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o
complementar la informacin solo cuando se considere necesario.
Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as como la firma
del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.
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Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como clasificarlas
por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar de que cdulas se
trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos,
teniendo un orden lgico y flexible.
El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas. sta, es
una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los expedientes o la
consulta de determinado rengln, cifra o concepto.
NDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIN
INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
B
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
I REVISIONES DE CONTROL
J SEGUIMIENTO DE REVISIONES DE CONTROL
A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de auditora, carta planeacin,
cronograma de actividades, acta de inicio de auditora, informes de auditoras anteriores,
seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemtica, etc.
C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura orgnica, manual
de organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica, control de personal,
expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nmina, verificacin de
pagos y estructura funcional, etc.
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E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y ejercicio del
presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, as como
manuales que regulen la actividad.
Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora y/o revisin
de control, los siguientes datos:
Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el
responsable del rea auditada, antes de incluirse formalmente en el informe de correspondiente.
Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la situacin y criterios de los responsables de
las auditoras practicadas.
El anexo II se muestra la cartula e ndices que debe integrase a los expedientes o legajos de
auditora.
Ejemplo:
D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004
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La clave de las cdulas sumarias, analticas y subanalticas, as como de la documentacin soporte
de las mismas se formar con el ndice alfanumrico del rubro a que correspondan, ms un dgito
consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
Ejemplo:
D1-1 Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
D1-2 Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas (D1-2,
D1-3 D1-3), etc.
Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del expediente
manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.
Son signos que al auditor anota en sus cdulas para sealar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo al calce de la misma el significado de la misma.
Marca Significado
Clculo verificado.
Cifra cuadrada.
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Confrontado contra registro.
e Expediente revisado.
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores Notas
1 1 2 2 A B C
Es la tcnica mediante la cual se relacionan los ndices de las cdulas de auditora y es una de las
fases principales para facilitar la revisin de los papeles de trabajo del auditor, as como la consulta
de un determinado rengln o concepto que se quiere conocer.
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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarn o relacionarn los
datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.
Ejemplo:
Viene de (ndice)
Cdula D-1
Va hacia (ndice)
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