CONTABILIDAD DE LOS MUNICIPIOS

EN VENEZUELA
PUBLICACIN N 21

ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
 INTRODUCCION

Las actividades que lleva a cabo la Tesorera Municipal implica la ejecucin de una
serie de procedimientos administrativos y contables que tienen el propsito de reflejar
con la mayor transparencia posible, los movimientos de ingresos y egresos que se
realizan en las Alcaldas de Venezuela diariamente.

Con el objeto de satisfacer las demandas del sector pblico, el sistema de contabilidad
pblica comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos
tcnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos econmicos y financieros
que puedan llegar a afectar el Patrimonio de la Repblica, los Municipios y todos los
entes descentralizados. En tal sentido, el registro de las operaciones y transacciones
que realizan los entes pblicos se rigen por instructivos de contabilidad emitidos por la
Contralora General de la Repblica, los cuales son de uso general en toda la nacin.
Esto expresa que la Contralora General de la Repblica asesora a las Contraloras
Municipales en la organizacin, funcionamiento y dems aspectos tcnicos que stas
requieran.

El control de los procesos administrativos es importante, debido a que stos constituyen

el primer paso para el registro contable de las operaciones de toda organizacin, pues
de no ser as la gestin administrativa sera incompleta.

Dada la importancia de las funciones efectuadas en el Departamento de Tesorera de

las alcaldas, se hace necesario realizar un anlisis de los procedimientos
administrativos y contables en relacin a los ingresos y egresos diarios que all se
originan.
 CONTABILIDAD DE LOS MUNICIPIOS EN VENEZUELA

El sistema de contabilidad fiscal para los Municipios de la Repblica, tiene

por finalidad establecer las normas, instrucciones y modelos para el registro y
control de las operaciones realizadas por las Administraciones Municipales, as
como determinar la situacin financiera tanto mensual como de casa ejercicio
presupuestario. En general, el sistema proporcionar informacin veraz y
oportuna para fines estadsticos, de anlisis financiero y de control.

El sistema consiste en el registro contable tanto de las operaciones del Tesoro, como
las referentes a los bienes, derechos y obligaciones que conforman la
Hacienda Pblica Nacional, tales como: los ingresos y egresos de los fondos ordinarios
y del Situado Coordinado; las retenciones y devoluciones de depsitos de terceras
personas y el manejo de los fondos especiales con destinacin especfica; las
inversiones transitorias y permanentes del Fisco Municipal; La situacin de la Deuda
Pblica Municipal cuando exista; los fondos girados en calidad de avance y los
anticipos a contratistas; las operaciones relativas a los activos fijos del
Municipio; las responsabilidades fiscales; las reservas de previsin; los gastos por
pagar de la vigencia y los correspondientes a ejercicios anteriores; las deudas
administrativas sin disponibilidad presupuestaria.

Estructuralmente el Balance de la Hacienda Municipal comprende cuatro (4) grupos de

cuentas: del Tesoro, de la Hacienda, del Presupuesto y de Orden. En las cuentas del
Tesoro se enfrentan los activos disponibles y realizables a los pasivos exigibles y las
reservas de previsin para establecer la Situacin Financiera del Tesoro. En las cuentas
de la Hacienda figuran los dems bienes patrimoniales de la Municipalidad
representados en activos fijos y otros derechos de contenido econmico enfrentados a
los pasivos de largo plazo, de cuya comparacin se determina el monto de la Hacienda
Pblica Municipal. A travs de las cuentas transitorias del presupuesto se muestran
acumulativamente durante cada vigencia tanto los ingresos como los gastos
para establecer por comparacin los resultados de su ejecucin. Finalmente, las cuentas
de orden son utilizadas para fines de control e informacin contable

El sistema est integrado por registros principales y auxiliares y por formularios que se
utilizan para asentar las operaciones antes mencionadas, mediante el empleo de las
cuentas establecidas y de los procedimientos aplicables en cada caso. En cuanto a los
registros auxiliares de contabilidad, la Administracin Municipal podr establecer los
que considere convenientes de acuerdo con las circunstancias.

REGISTROS CONTABLES PRINCIPALES Y AUXILIARES

La Contabilidad Municipal deber llevarse en los registros principales y auxiliares que

se describen a continuacin:

REGISTROS PRINCIPALES

Los libros Diario y Mayor constituyen los registros principales que han deser
llevados por la Administracin Municipal. En el libro Diario se registrarn al final
de cada mes un resumen de las operaciones mensuales que afectan a cada cuenta de
Mayor, sobre la base de la informacin contenida en los respectivos comprobantes
y en los listados y resmenes que se preparen en relacin con los mismos.
Posteriormente se efectuarn los pases al Mayor en los rubros correspondientes. El
resultado del movimiento mensual de las operaciones se reflejar en la forma prevista
en los Balances de Comprobacin y Balance General.

REGISTROS AUXILIARES

Los registros auxiliares bsicos a utilizarse son los previstos en las

Publicaciones N 15 y 19 de la Contralora General de la Repblica relativos a la
contabilidad de proveeduras y almacenes y de deuda pblica, respectivamente.
Se llevar asimismo un Libro Auxiliar de Tesorera y los formularios Resumen
Mensual del Movimiento de Tesorera y Movimiento de la Columna Varios.
CUENTAS DEL TESORO

Activo Corriente

102 - TESORERIA MUNICIPAL

Representa los fondos ordinarios del Fisco Municipal existentes en la Tesorera,

procedentes de ingresos presupuestarios, disponibles para atender el pago de gastos u
otras operaciones legalmente autorizadas, as como los fondos provenientes
de ingresos extraordinarios. Su saldo debe corresponder exactamente al total de los
fondos en Caja, cajas menores, cuentas corrientes bancarias y los que se encuentren
transitoriamente en poder de pagadores auxiliares de la Tesorera, distintas de los
fondos en avance. Es recomendable que las recaudaciones provenientes de ventas de
inmuebles, de donaciones y legados, de contribuciones de mejoras y otros ingresos que
tengan destinacin especfica sean manejados mediante cuentas corrientes bancarias
distintas de las que se utilizan para el resto de los ingresos que se registran en esta
cuenta.

Se debita:

a. Con crdito a la cuenta N 122 Ingresos por Recaudar por los ingresos de
liquidacin previa al cobro percibidos por la Tesorera.
b. Con crdito a la cuenta N 126 - Fondos en Avance por los reintegros de los
fondos no utilizados.
c. Con crdito a la cuenta N 220 Ingresos de Lenta y Difcil Recaudacin,
por la recaudacin de ingresos que figuren en esta cuenta.
d. Con crdito a la cuenta N 109 Prstamos a Corto Plazo por el cobro de
prstamos o sobregiros concedidos por los bancos u otras entidades de crdito.
e. Con crdito a la cuenta N 301 - Ingresos por la recaudacin de los ingresos
de liquidacin simultnea al cobro.
f. Con crdito a la cuenta N 303 - Ingresos Extraordinarios por la recaudacin
de ingresos extraordinarios de liquidacin simultnea al cobro.
Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N 101 Ordenes de Pago por el pago de gastos u otras
operaciones legalmente autorizadas.

b. Con cargo a la cuenta N 109 - Prstamos a Corto Plazo por el pago de

prstamos o sobregiros concedidos por los bancos.

c. Con cargo a la cuenta N 240 - Otros Activos por el monto de los faltantes en
la Tesorera, pendientes de justificar

CUENTAS DE LA HACIENDA

Activo de la Hacienda

200 - SITUACION FISCAL DEL TESORO Esta cuenta, sirve como rubro de enlace
entre las cuentas del Tesoro y el grupo de cuentas de la Hacienda; asimismo tiene como
finalidad restituir en el balance de las cuentas de la Hacienda el saldo neto crdito o
dbito- que auto equilibra las cuentas del Tesoro. Su saldo debe corresponder
exactamente con el de su cuenta correlativa N 199 Situacin Financiera del
Tesoro.

Se debita: Con abono a la cuenta N 199 Situacin Financiera del Tesoro, al final
de cada mes por la diferencia favorable que resulte de la comparacin de los saldos del
activo corriente con les del pasivo exigible y las reservas de previsin.

Se acredita: Con cargo a la cuenta N 199 Situacin Financiera del Tesoro, al final
de cada mes por la diferencia desfavorable que resulte de la comparacin de las
referidas cuentas del Tesoro.
CUENTAS DEL PRESUPUESTO

300 - GASTOS PRESUPUESTARIOS Esta cuenta representa, en el curso de la

vigencia, el monto de los gastos incurridos por la recepcin de bienes y servicios, por
el monto comprobado de la inversin delos fondos girados en calidad de avance y en
general por los gastos causados con motivo de la ejecucin presupuestaria.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N 126 - Fondos en Avance, por el monto de las

rendiciones de cuentas efectuadas por los responsables del manejo de fondos
girados en calidad de avance.
b. Con abono a la cuenta N 128 Anticipos a Contratistas, por el monto de las
amortizaciones efectuadas por los contratistas sobre los anticipos recibidos.
c. Con abono a la cuenta N 103 Gastos por Pagar, por el monto de los dems
gastos incurridos en el mes, que debern cancelarse tanto con los
fondos ordinarios como con los del Situado Coordinado.

Se acredita:

a. Con cargo a las cuentas N 102 Tesorera Municipal o 110 Fondos del
Situado Coordinado, segn sea el caso, por los reintegros de rdenes de pago
giradas para cancelar sueldos, salarios y similares, en el caso en que
excepcionalmente no se hayan utilizado la totalidad de los fondos.
b. Con cargo a la cuenta N 309 Ejecucin del Presupuesto, al final del ao,
para cancelar los gastos incurridos correspondientes a cada uno de los
presupuestos.

Las subcuentas de este rubro sern:

-Presupuesto Ordinario y

-Situado Coordinado
Los comprobantes de gastos que afecten la cuenta N 103 Gastos por Pagar, tales
como facturas, valuaciones, etc.; las rdenes de pago, en el caso de los gastos que se
registran simultneamente a la emisin de dichas rdenes, los comprobantes de
rendiciones de cuenta de los fondos girados en calidad de avance y de los reintegros,
se usarn para respaldar los asientos mencionados.

CUENTA DEL PATRIMONIO

299 HACIENDA MUNICIPAL Esta Cuenta representa el patrimonio contable neto

del Fisco Municipal que resulta dela comparacin entre el activo y el pasivo del
balance. Los cargos y abonos a esta cuenta quedaron descritos al tratar sobre el uso de
los rubros respectivos; no obstante debe tenerse presente que cualquier operacin que
directa o indirectamente aumente el Patrimonio Municipal requerir un crdito a esta
cuenta, en tanto que cualquier operacin que disminuya la Hacienda Municipal exigir
un cargo a la misma.

Tngase presente, que esta Publicacin prev asientos en esta cuenta N 299
Hacienda Municipal simultneos a otros que afectan cuentas del Tesoro y
del Presupuesto, con el objeto de mantener permanentemente conciliadas las cuentas
de ingresos y de gastos de la contabilidad patrimonial con las de ejecucin
presupuestaria. Tales asientos en la cuenta N 299 son necesarios a fin de que queden
correctamente registradas aquellas operaciones, que aunque no constituyen gastos ni
ingresos a los efectos de la contabilidad patrimonial si lo son en cuanto a la ejecucin
presupuestaria y aparecen por tanto reflejadas como tales en los registros de dicha
ejecucin.

MODELOS DE ASIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS

OPERACIONES

Los ejemplos de asientos contables que se presentan a continuacin en forma resumida,

tienen por objeto orientar a los funcionarios contadores y auditores de las
Administraciones Municipales sobre el registro de las operaciones en el Libro Diario y
sobre la produccin de los balances, al efecto son pertinentes las siguientes
advertencias:

1. Los modelos se refieren a las operaciones ordinarias ms frecuentes.

Se utilizan cifras convencionales a fin de explicar objetivamente la forma de
abrir los libros, registrar el movimiento mensual, producir los balances
respectivos y cortar las cuentas al finalizar cada anualidad.
2. Queda al criterio de cada Administracin y de las respectivas Contraloras
Municipales (si existieren) determinar la denominacin de las
subcuentas, Divisiones Estadsticas; las que aqu se proponen, a manera de
ejemplo, deben adaptarse a las necesidades de cada Administracin.
3. Es entendido que en cada asiento se expondr claramente la razn del mismo
y se mencionarn los comprobantes, relaciones y otros documentos
en que se fundamenta, as como las fechas, personas o entidades a que se
refiere cada operacin.
4. Se ha considerado conveniente no presentar en estos ejemplos las operaciones
de crdito pblico realizadas por los Municipios que tienen las obligaciones de
este tipo ya contradas, en vista de que tienen caractersticas sui-gneris en
cuanto a destinacin y manejo del producto de dichos recursos extraordinarios,
as como en lo referente a la cancelacin de la deuda y pago de intereses, todo
lo cual requiere un tratamiento contable especial, siendo necesario que dichos
Municipios soliciten instrucciones a la Contralora General de la Repblica.
Para el registro de las operaciones en referencia se aplicarn por analoga las
normas de la Publicacin N 19 de la Contralora General de la Repblica sobre
Contabilidad Fiscal del Crdito Pblico.
5. Se incluyen tambin en el presente anexo los modelos de asientos de
cancelacin al final de la vigencia.
6. En el Anexo N 3 se presentan los asientos de la Tesorera individualmente, con
una finalidad didctica; en cambio, mediante la informacin que suministre el
Libro Auxiliar de Tesorera podr incluirse en un solo asiento de Diario todo el
movimiento mensual de dicha dependencia. Asimismo, en el ejemplo
solo aparecen con carcter ilustrativo, los asientos correspondientes a cinco
das, aunque como se dijo anteriormente las operaciones sern objeto de
registros contable, da a da durante cada mes.
 CONCLUSIONES

Despus de analizar la Publicacin N 21 se puede concluir que esta es una

normativa general para las alcalda de Venezuela que se refiere a los
procedimientos contables para la elaboracin de la operaciones del Tesoro, como
las referentes a los bienes, derechos y obligaciones que conforman la
Hacienda Pblica Nacional, tales como: los ingresos y egresos de los fondos
ordinarios y del Situado Coordinado; las retenciones y devoluciones de depsitos
de terceras personas y el manejo de los fondos especiales con destinacin
especfica; las inversiones transitorias y permanentes del Fisco Municipal; La
situacin de la Deuda Pblica Municipal cuando exista; los fondos girados en
calidad de avance y los anticipos a contratistas; las operaciones relativas a los
activos fijos del Municipio; las responsabilidades fiscales; las reservas de
previsin; los gastos por pagar de la vigencia y los correspondientes a ejercicios
anteriores; las deudas administrativas sin disponibilidad presupuestaria.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://docplayer.es/4667476-Contraloria-general-de-la-republica-publicacion-n-21

http://www.cgr.gob.ve

www.cgr.gob.ve/pdf/publicacion/controlfiscal/rcf155.pdf