LAPORAN PROGRAM SANDARAN NPQEL

AMBILAN 1/2017

PROGRAM

PENGURUSAN E-DOKUMEN
DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

700916-71-5055

SMBE1

PENSYARAH PENYELIA :

EN EKHWAN BIN SITAM

______________________

LAPORAN PROGRAM SANDARAN

DISERAHKAN KEPADA
INSTITUT AMINUDDIN BAKI SEBAGAI MEMENUHI SEBAHAGIAN
DARIPADA KEPERLUAN
PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN
KEBANGSAAN ( NPQEL )
 PENGAKUAN

Saya mengakui karya ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan-
nukilan dan ringkasan-ringkasan yang setiap satunya dinyatakan sumbernya.

02 Mei 2017 _____________________________

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

Saya mengesahkan bahawa peserta ini telah melaksanakan Projek Sandaran

seperti pengakuan di atas.

22 Jun 2017 _____________________________

ii
 ABSTRAK

Laporan Program Sandaran yang disediakan ini adalah hasil pemerhatian,

temu bual, soal selidik, analisis rekod dan dokumen yang diperoleh dari
Sekolah Menengah Kebangsaan Dato Mohd Yunos Sulaiman. Laporan
kajian ini memuatkan tentang maklumat sekolah merangkumi sejarah sekolah,
visi dan misi serta data dan statistik sekolah yang berkaitan. Laporan juga
mengandungi huraian projek yang dipilih sebagai projek sandaran iaitu Projek
Pengurusan e-Dokumen yang diberi nama DMYS 1Stop Document Center.
Projek ini berfokus kepada pengurusan dokumentasi secara berpusat
menerusi aplikasi VLE Frog. Projek ini digunakan sebagai salah satu tempat
penyimpanan dokumentasi seperti kertas kerja dan laporan serta
mensasarkan kepada semua guru yang terlibat dalam penganjuran,
penglibatan setiap program atau aktiviti yang dilakukan. Selain itu laporan
sandaran ini juga turut menumpukan gaya kepimpinan dan pengurusan
Pengetua SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman.

iii
 PENGHARGAAN

Dengan nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Penyayang

Setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah S.W.T di atas

limpah dan rahmat-Nya menganugerahkan rezeki dan kesihatan kepada saya
untuk menyempurnakan tugasan sandaran ini dan selawat serta salam ke
atas junjungan besar Nabi Muhammad S.A.W, para sahabat dan keluarga
baginda.

Sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih ditujukan kepada

Tuan Hj Khiru Nasir bin Rohani, Pengetua SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman
yang telah banyak memberi bimbingan, latihan, nasihat dan tunjuk ajar.
Selain itu penghargaan juga ditujukan kepada seluruh warga guru SMK Dato
Mohd Yunos Sulaiman yang sudi memberikan kerjasama sepanjang tempoh
sandaran ini. Hanya Allah yang mampu membalasnya.

Ucapan terima kasih dan penghargaan juga ditujukan khas kepada

En. Ekhwan bin Sitam selaku pensyarah penyelia yang sudi memberi
bimbingan dan tunjuk ajar sehingga Laporan Program Sandaran ini dapat
disediakan dengan sempurna.

Tidak lupa juga ucapan terima kasih kepada keluarga tersayang, rakan-
rakan seperjuangan yang sentiasa memberi sokongan, dorongan dan
semangat untuk saya menjalani kursus ini. Sesungguhnya kejayaan ini milik
kita bersama.

Sekian, terima kasih

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

SMBE1 NPQEL 1/2017
22 Jun 2017

iv
 Kandungan Laporan Program Sandaran

Perkara Halaman
Pengakuan i
Penghargaan ii
Abstrak iii
Isi Kandungan iv
Senarai Jadual v
Senarai Rajah vi
Senarai Gambar vii

BAB 1 PROFIL SEKOLAH

1.1 Latar Belakang Sekolah
1.1.1 Sejarah Sekolah 1
1.1.2 Visi dan Misi 3
1.1.3 Objektif 3
1.1.4 Falsafah dan Nilai 3
1.1.5 Piagam Pelanggan 4
1.1.6 Lencana Sekolah 4
1.1.7 Moto Sekolah 5
1.1.8 Lagu Sekolah 5
1.1.9 Struktur Organisasi 6
1.1.10 Lokasi Sekolah 7
1.1.11 Kemudahan Di Sekolah 8
1.1.12 PIBG 8

1.2 Data Statistik

1.2.1 Enrolmen Murid 9
1.2.2 Bilangan Staf 10
1.2.3 Pencapaian Akademik / Kokurikulum 11
1.2.4 Kejayaan-kejayaan Sekolah Sehingga 13
Kini
1.2.5 Projek / Program 13

v
BAB 2 PERANCANGAN STRATEGIK
2.1 Kajian Keperluan 15
2.2 Kajian Literatur 20
2.3 Pembinaan Pelan Strategik 24
2.4 Penjanaan Strategik 25
Penambahbaikan
2.5 Pembinaan Pelan Taktikal 30
Penambahbaikan
2.6 Pembinaan Pelan Operasi 30
Penambahbaikan

BAB 3 PELAKSANAAN PROJEK

PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH
3.1 Pelaksanaan Projek Sandaran 35
3.2 Pemantauan 41

BAB 4 PENILAIAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN

SEKOLAH
4.1 Teknik Pengumpulan Data 43
4.2 Dapatan Penilaian Terhadap Projek 44
4.3 Rumusan Keberkesanan 48
Pelaksanaan

BAB 5 REFLEKSI
5.1 Aspek Kepimpinan dan Pengurusan 49
5.2 Kekuatan Projek 51
5.3 Kelemahan Projek 53
5.4 Cadangan Penambahbaikan 54

RUJUKAN 55
LAMPIRAN 57
A Carta Organisasi 79
B Kertas Kerja Pelaksanaan Program Kecemerlangan 80
C Gambar Pelaksanaan Program 85

BIODATA 92
LOG HARIAN 93
LOG KEPIMPINAN 101
SENARAI SEMAK PENYELIA 121

vi
Senarai Jadual

Jadual 1 Senarai Ahli Jawatankuasa PIBG halaman 9

Jadual 2 Enrolmen Murid halaman 10
Jadual 3 Enrolmen Guru halaman 11
Jadual 4 Enrolmen AKP halaman 11
Jadual 5 Data Pencapaian Peperiksaan PT3, SPM dan STPM Tahun 2013
2016 halaman 12
Jadual 6 Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi halaman 17
Jadual 7 Analisis SWOT Pengurusan Dokumentasi halaman 24
Jadual 8 TOWS Matrik Pengurusan Dokumentasi Berpusat halaman 25
Jadual 9 TOWC Strategi halaman 26
Jadual 10 Analisis Pemilihan Strategi Berdasarkan Pemberatan halaman 27
Jadual 11 Senarai Strategi Mengikut Keutamaan halaman 28
Jadual 12 Perancangan Strategik Pengurusan Dokumentasi halaman 29
Jadual 13 Pelan Taktikal halaman 31
Jadual 14 Pelan Operasi Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi
menggunakan halaman 32
Jadual 15 Pelan Operasi Menyediakan Prosedur jelas serta panduan
pengurusan halaman 33
Jadual 16 Pelan Operasi LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi
halaman 34
Jadual 17 Carta Gantt Pelaksanaan Program Pengurusan e- Dokumen
( DMYS 1Stop Document Center) halaman 40
Jadual 18 Analisis Prestasi Tentang Tapak (Sites VLE) halaman 44
Jadual 19 Analisis Negatif Tentang Program halaman 46
Jadual 20 Analisis Positif Tentang Program halaman 47

vii
Senarai Rajah

Rajah 1 Carta Organisasi Pengurusan halaman 6

Rajah 2 Tulang Ishikawa Kelemahan Pengurusan Dokumentasi halaman 16
Rajah 3 Graf Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi halaman 18
Rajah 4 Pelan One Page Project Manager halaman 41
Rajah 5 Graf Analisis Prestasi Program halaman 45
Rajah 6 Graf Analisis Negatif Program halaman 45
Rajah 7 Graf Analisis Positif Program halaman 47

Senarai Gambar

Gambar 1 Gambar Pintu Masuk SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman halaman 2
Gambar 2 Logo Sekolah halaman 4
Gambar 3 Lokasi kedudukan SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman
(sumber goggle maps) halaman 7
Gambar 4 Paparan Muka Tapak DMYS 1Stop Document Center halaman 37
Gambar 5 Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja halaman 38
Gambar 6 Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja halaman 38
Gambar 7 Paparan Site Utama Bengkel Frog VLE halaman 39
Gambar 8 Perbincangan Awal Projek Bersama Pengetua halaman 39

viii
 BAB 1
PROFIL SEKOLAH

1.1.1 Sejarah Sekolah

Penubuhan sekolah ini bertitik tolak daripada desakan para penduduk sekitar
Pekan Nanas yang berpendapat sekolah sedia ada terlalu padat bagi para
pelajar yang semakin bertambah. Kewujudan sekolah ini direalisasikan pada
tahun 1983 dengan nama Sekolah Menengah Rendah Pekan Nanas. Buat
permulaan para pelajarnya menumpang di Sekolah Menengah Pekan Nanas.
Akhirnya pada 01 Januari 1984 sekolah ini memulakan pentadbiran sendiri di
bawah pimpinan pengetua pertama iaitu En Zakaria Bin Atas.
Pada Oktober 1985, sekolah ini mencipta sejarahnya apabila seramai
93 orang pelajar menduduki peperiksaan Sijil Rendah Pelajaran (SRP) dan
pada November 1994, seramai 91 orang pelajar menduduki peperiksaan Sijil
Pelajaran Malaysia (SPM). Pada tahun 1991 Tuan Hj Sufaat Bin Tumin
menggantikan En Zakaria Bin Atan dan telah mencadangkan penukaran
nama sekolah. SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman mengambil nama sempena
Allahyarham Dato Mohd Yunos Sulaiman yang banyak sumbangan baktinya
terhadap rakyat Johor.
Pada tahun 1995, nama Sekolah Menengah Rendah Pekan Nanas
dengan rasminya ditukar kepada Sekolah Menengah Kebangsaan Dato Mohd
Yunos Sulaiman. Pada tahun 1998, sekolah ini telah dinaik taraf menjadi
sekolah Gred A. Sekolah ini telah mengalami peningkatan dalam pelbagai
aspek termasuklah pertambahan pelajar dan kelas. Selain itu, sekolah ini
telah mendapat sebuah Dewan Besar, asrama harian, rumah guru dan lain-
lain kemudahan prasarana.

1
 Sekolah ini semakin menampakkan sinar kegemilangannya bertepatan
dengan 25 tahun penubuhannya iaitu dari tahun 1984-2009. Sambutan 25
tahun Jubli Perak disambut dengan penuh kesyukuran dan kegembiraan yang
tidak mampu diluahkan dengan kata-kata oleh warga SMKDMYS. Pada tahun
2011 pembangunan fizikal sekolah semakin bertambah dengan memperoleh
dua buah bangunan tambahan untuk kegunaan warga sekolah ini demi
memastikan anak-anak didik di sini mendapat kemudahan yang selesa untuk
menimba pengetahuan.
Sekolah ini juga merupakan Pusat Latihan Daerah untuk sukan
Balapan dan Padang, Memanah dan Bola Sepak (Program Kolaboratif
MSSJ-JDT-DTC). Banyak kejayaan diraih menerusi ketiga-tiga sukan teras ini,
samada di peringkat daerah, negeri dan kebangsaan. Kepercayaan yang
diberikan oleh pihak KPM, JPNJ serta PPD Pontian tidak dipersia-siakan
sebagai sokongan kepada usaha kemenjadian murid menerusi bidang
kokurikulum .

Gambar 1: Gambar Pintu Masuk SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

2
1.1.2 Visi dan Misi Sekolah

VISI SEKOLAH
Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera.

MISI SEKOLAH
Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan
Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara.

1.1.3 Objektif

1. 100% pelajar Tingkatan satu, dua, dan tiga dapat menjalani

Pentaksiran Berasaskan Sekolah dengan sasaran pencapaian
minimum band 3.
2. Mencapai sasaran Peperiksaan Awam 2017 dengan pencapaian PT3
40% (GPS 3.30), SPM 93% (GPS 4.84) dan STPM 100% (PNGK 2.80)
sekurang-kurangnya satu mata pelajaran gred C.
3. Mencapai gred purata sekolah keseluruhan 2.75 dalam kokurikulum.
4. Meningkatkan tahap disiplin murid dengan penurunan kes salah laku di
sekolah sebanyak 3%.
5. Menyediakan iklim sekolah yang selesa, selamat dan ceria.
6. Meningkatkan kecemerlangan kepimpinan dan pengurusan sekolah.
7. Mengeratkan hubungan komuniti antara warga sekolah dengan setiap
lapisan masyarakat.

1.1.4 Falsafah dan Nilai

1. Melahirkan murid yang cemerlang dalam akademik.

2. Melahirkan murid yang gemilang dalam kokurikulum.
3. Melahirkan murid yang bersahsiah mulia dan terbilang.
4. Mewujudkan persekitaran yang kondusif.
5. Mewujudkan pengurusan yang cekap dan berkesan.
6. Membina hubungan komuniti yang mesra.

3
1.1.5 Piagam Pelanggan

Kami, guru-guru dan kakitangan SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman, Pekan
Nanas, dengan penuh tekad dan iltizam, berikrar dan berjanji akan
menumpukan seluruh tenaga dan usaha kami untuk :

1. Membimbing murid supaya menjadi insan yang berilmu

pengetahuan, berkemahiran dan berakhlak mulia.
2. Menanamkan semangat kekitaan, penyayang dan bekerjasama.
3. Mempertingkatkan prestasi akademik, sahsiah dan kokurikulum ke
tahap yang cemerlang.
4. Bekerjasama dengan ibu bapa dan tetamu dengan penuh
berhemah.
5. Memastikan keadaan fizikal dan suasana sekolah sentiasa bersih,
indah, ceria dan selamat.

1.1.6 Lencana Sekolah

Gambar 2: Logo Sekolah

Bulatan besar berwarna kuning melambangkan pembangunan

sains dan teknologi dan perindustrian .
Objek buku menunjukkan sekolah sebagai sumber atau gedung
ilmu
Lingkaran 3 bulatan melambangkan sukan dan permainan
sebagai aktiviti kecergasan mental dan fizikal
Warna hijau melambangkan pertanian dan keharmonian.
Warna kuning melambangkan disiplin dan ketaatan kepada
Negara.

4
1.1.7 Moto Sekolah

Moto ini merupakan moto sekolah yang menjadi pegangan semua warga
sekolah SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman. Moto ini selaras dengan Falsafah
Pendidikan Negara serta membawa makna yang mendalam dalam
merealisasikan satu impian untuk melahirkan anak bangsa yang cemerlang,
gemilang dan terbilang.

BERUSAHA : Tanpa berusaha kejayaan tidak akan datang dengan

sendirinya

BERILMU : Berilmu amat penting untuk menjamin masa depan yang

cerah

BERBAKTI : Apabila kita sudah menjadi orang yang berilmu kita

mampu
menyumbangkan jasa bakti kepada keluarga,
masyarakat
dan Negara.

1.1.8 Lagu Sekolah

Tekun Rajin Berusaha

Tambahkan Ilmu dan Berjasa
Kamilah Harapan Nusa
Capai Cita Jaya
Berbaktilah Semua
Jayakan Azam Kita
Berdisiplin dan Berhemah Mulia
Sejahtera Hidup Berjaya

Lirik dan Lagu : Bakir Mahadi

5
1.1.9 Struktur Organisasi

SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman dipimpin oleh seorang pengetua yang
berpengalaman dalam pendidikan. Dengan pengalaman yang ada pada beliau
telah melonjakkan nama SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman bukan hanya di
kaca mata masyarakat setempat tetapi juga masyarakat luar. Beliau dibantu
oleh barisan pemimpin yang berpengalaman yang terdiri daripada Guru
Penolong Kanan 1, Guru Penolong Kanan HEM, Guru Penolong Kanan
Kokurikulum di samping empat Ketua Bidang yang berpengalaman. Carta alir
organisasi sekolah adalah seperti ditunjukkan di rajah 1.

PENGETUA
HJ KHIRUNASIR BIN ROHANI YDP PIBG
MOHD ILHAM B MAHUJAN

GPK HEM GPK TINGKATAN 6 GPK PENTADBIRAN GPK KOKURIKULUM GPK PETANG
HJH NORAZLINDA EN ROZMAN BIN HJ MOHD ROSLI BIN EN ZULKURNAIN BIN PN LOH CHONG
BINTI MOHD SALLEH SAFIE BAKIR ENG
ABDUL RAMAN

GKMP BAHASA GKMP SAINS DAN GKMP SAINS GKMP TEKNIK DAN
NORAZIZAH BINTI MATEMATIK KEMANUSIAAN VOK
ABDULLAH PN HAIRULZANAH BT PN ROFEAH BINTI PN HJH ZALEHA BINTI
ABD RAHMAN WAHID JANI

GURU DATA
PN NORAZAH BINTI GURU PERPUSTAKAAN GURU BIMBINGAN DAN KAUNSELING
AHMAD DAN MEDIA EN NORADZMAN BIN ROSLAN (K)
HJH NURAIDA BINTI PN SUZEN BINTI ABD GHANI
ALIAS PN SITI MASITAH BINTI SOLIHAN
PN MAZLLIZA BINTI ISMAIL

GURU PENYELARAS
BESTARI
PN NORSHARLIANA
BINTI MAT NASIR

Rajah 1 : Carta Organisasi Pengurusan SMKDMYS

6
1.1.10 Lokasi Sekolah

Sekolah Menengah Kebangsaan Dato Mohd Yunos Sulaiman terletak di Jalan

Sawah - Pekan Nanas. Jarak sekolah ini dengan Bandar Pontian adalah 17
km. Sekolah ini dibina berhampiran dengan tiga buah sekolah lain, iaitu SK
Pekan Nanas, SMK Pekan Nanas dan Sekolah Agama Pekan Nanas. Selain
itu, sekolah ini turut dikelilingi persekitaran beberapa taman perumahan.
Kebanyakan pekerjaan penduduk di sini lebih tertumpu kepada sektor
perkilangan, manakala yang berada di kampung terlibat dalam bidang
pertanian. Lokasi kedudukan sekolah boleh dirujuk di gambar 3.

Gambar 3 : Lokasi kedudukan SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

( sumber goggle maps)

7
1.1.11 Kemudahan Di Sekolah

Kemudahan fizikal yang terdapat di sekolah ini, antaranya bilik-bilik khas

seperti Makmal Komputer, Bilik Mesyuarat (Sanggar Pujangga), Bilik
Syarahan (Sanggar Pendeta), Makmal Sains dan Bengkel Kemahiran Hidup.
Kemudahan-kemudahan lain yang terdapat di sekolah ini juga didapati berada
dalam keadaan baik dan selesa digunakan oleh warga sekolah. Kemudahan-
kemudahan itu ialah dewan besar (Dewan Harmoni), bilik pengurusan sukan,
bilik kaunseling, bilik operasi buku teks, bilik peperiksaan, pusat sumber,
kantin, asrama, dewan makan asrama, bilik kesihatan dan bangunan kelas
tingkatan 6. Terdapat juga dua kemudahan surau disekolah ini iaitu surau
asrama dan juga surau sekolah .
Di samping itu, terdapat prasarana untuk kemudahan sukan seperti
padang, gelanggang futsal, gelanggang tenis, gelanggang sepak takraw dan
gelanggang bola tampar. Kemudahan lain seperti garaj berbumbung untuk
kemudahan meletak kereta dan motosikal juga turut disediakan.

1.1.12 PIBG

Persatuan Ibu bapa dan guru sekolah ini diketuai oleh En Mohd Ilham bin
Mahujan sebagai yang DiPertua dan En Mohd Adam Bin Yusof sebagai Naib
Yang Dipertua. Pengalaman beliau sebagai Penghulu Kanan Pontian sangat
diperlukan untuk membawa PIBG ini seperti mana dalam Anjakan ke-9 Pelan
Pembangunan Pendidikan Malaysia (2013-2025) iaitu bekerjasama dengan
ibubapa, komuniti dan sektor swasta secara meluas.

PIBG sekolah ini telah memberikan sumbangan yang banyak kepada

bidang Hal Ehwal Murid, Kokurikulum dan Kurikulum bagi memastikan
sekolah berada pada tahap cemerlang. Senarai AJK PIBG ditunjukkan
seperti Jadual 1.

8
Jadual 1 : Senarai Ahli Jawatankuasa PIBG SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

Jawatan
Penasihat
Yang Dipertua
Timbalan Yang Dipertua
Setiausaha
Pen Setiausaha
Bendahari
Ahli Jawatankuasa
En Yaakob Bin Mohd Ariff
Pn Nor Hidayat Bt Mohd Halel
En Azry Bin Ismail
En Rozi Bin Mohd Salleh
En Jasman Bin Ramlan
En Suhaimi Bin Seratang
Pn Hjh Azizah Binti Md Amin
En Ab Rahim Bin Jaafar
Pemeriksa Kira-Kira
Juruaudit
Nama
Tuan Hj Khirunasir Bin Rohani
En Mohd Ilham Bin Mahujjan
En Mohd Adam Bin Yusof
Cik Tumirah Bin Sean
En Noradzman Bin Roslan
Pn Hjh Misnah Binti Salleh
Pn Rohani Binti Hashim
Pn Zuraidah Binti Mustapha
Pn Kamariah Binti Abd Ghani
En Tahar Bin Yatman
Pn Haliza Binti Tambi Chik
Pn Jamaliah Binti Aris
Pn Masitah Binti Othman

9
1.2 Data/Statistik
1.2.1 Enrolmen Murid
SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman mempunyai pelajar seramai 1608
orang. 1143 orang adalah pelajar Melayu, 436 orang pelajar Cina dan 23
orang adalah pelajar India. Mereka terdiri daripada 297 pelajar tingkatan
1, 287 pelajar tingkatan 2, 259 pelajar tingkatan 3, 242 pelajar tingkatan
4, 298 pelajar tingkatan 5, 72 pelajar tingkatan 6 atas, 95 pelajar
tingkatan 6 bawah, 22 orang pelajar kelas Peralihan dan Kelas
Pendidikan Khas mempunyai 37 orang murid. Jadual 2 menunukkan
enrolmen keseluruhan pelajar SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman.

Jadual 2 : Enrolmen Murid SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

Melayu Cina India Lain-Lain
Ting Jumlah
L P L P L P L P
T6 59 91 7 7 0 1 1 0 166
T5 108 95 38 52 1 1 1 2 298
T4 81 78 38 44 0 0 0 0 242
T3 86 100 34 35 2 0 0 1 259
T2 112 92 52 28 0 1 1 0 287
T1 127 88 36 36 5 5 0 0 297
Peralihan 0 0 12 7 3 0 0 0 22
P.Khas 15 11 8 2 1 0 0 0 37
JUMLAH 588 555 225 211 14 9 3 3 1608
( Sumber : Unit Hal Ehwal Murid)

1.2.2 Bilangan Staf

Sekolah ini mempunyai seramai 124 orang guru dengan pelbagai gred
jawatan. Seorang guru bergred DG54, 8 orang bergred DG52, 25 orang
bergred DG48, 53 orang bergred DG44 dan 37 orang bergred DG41.
Seramai 117 orang adalah guru berbangsa Melayu, 6 orang guru
berbangsa Cina dan 1 orang guru berbangsa India. Maklumat berkaitan
guru boleh dirujuk pada jadual yang disediakan. Seramai 17 orang pula
adalah kakitangan bukan guru yang kesemunya berbangsa Melayu.

10
Enrolmen guru dan AKP (Anggota Kakitangan Pelaksana) boleh dirujuk
pada Jadual 3 dan Jadual 4 .

Jadual 3 : Enrolmen Guru SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

Melayu Cina India

Gred Jumlah
L P L P L P
DG54 0 1 0 0 0 0 1
DG52 4 4 0 0 0 0 8
DG48 5 18 0 2 0 0 25
DG44 9 40 1 3 0 0 53
DG41 5 31 0 0 0 1 37
Jumlah 23 94 1 5 0 1 124
( Sumber : Pembantu Tadbir)

Jadual 4: Enrolmen AKP SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

Gred
N26 N22 N19 N14 N11 W22 C22 C19 FT19 H11
L 0 0 0 1 0 0 1 2 1 1
P 1 1 5 0 1 1 1 1 0 0
( Sumber : Pembantu Tadbir)

1.2.3 Pencapaian Akademik/Kokurikulum

a. Pencapaian Keseluruhan
Pencapaian Gred Purata Sekolah bagi PT3 menunjukkan penurunan
sebanyak 0.38 dari tahun 2015 ke tahun 2016. Bagi peratus lulus juga
menunjukkan penurunan dari 31.37% (2015) kepada 27.59% (2016).
Bagi pencapaian SPM pula, Gred Purata Sekolah meningkat dari 5.32
(2015) kepada 5.00 (2016) tetapi masih tidak dapat menyamai tahun
terbaik 2013 iaitu 4.91. Dari segi peratusan pula, semakin baik kerana
berlaku peningkatan dari 85.36% (2015) kepada 92.89% (2016). Ini
bermakna peningkatan pelajar layak mendapat sijil SPM semakin
bertambah. Bagi Purata Nilai Gred Kumulatif STPM pula menunjukkan
peningkatan dari 2.54 (2015) kepada 2.84 (2016). Semua pelajar layak

11
mendapat sijil STPM pada tahun 2015 dan 2016 kerana lulus 100%
kecuali pada tahun 2014 yang mendapat kelulusan 98.44% . Semua
maklumat pencapaian peperiksaan boleh dirujuk pada Jadual 5.

Jadual 5 : Data Pencapaian Peperiksaan PT3, SPM dan STPM

Tahun 2013 - 2016

PT3 SPM STPM

Tahun
Peratus GPS Peratus GPS Peratus PNGK
2014 82.61 5.33 98.64 2.64
2015 31.37 3.58 85.36 5.32 100 2.54
2016 27.59 3.93 92.89 5.00 100 2.84
(Sumber : Unit Peperiksaan SMDMYS)

b. Kejayaan Kokurikulum

Antara pencapaian terbaik sekolah ini adalah melahirkan atlet bertaraf

kebangsaan dalam sukan Kriket iaitu Shahadat Ramli pada tahun 2012
dan beliau kini masih lagi mewakili Malaysia selaku pemain utama
Kriket Malaysia (rujuk lampiran A). Sekolah ini juga turut melahirkan
atlet memanah yang mewakili Johor sehingga ke peringkat
kebangsaan dan dinobatkan sebagai Olahragawati Sukan Johor 2015
(Rujuk Lampiran). Sukan teras seperti Bola Sepak, Balapan dan
Padang, Bola Baling, Badminton, Sepak Takraw dan Memanah
dikuasai di peringkat daerah dan mempunyai wakil murid ke kejohanan
peringkat kebangsaan seperti MSSM dan SUKMA. Maklumat lanjut
boleh dirujuk pada Jadual Pencapaian Kokurikulum di Lampiran A.

12
1.2.4 Kejayaan Sekolah Sehingga Kini
Kejayaan dan pengiktirafan sekolah yang terkini ialah Anugerah
Peningkatan PNGK STPM 3 tahun berturut, Anugerah Skor Sempurna
murid SPM 2016 dan Anugerah 10 Koperasi Terbaik Negeri Johor
pada tahun 2015. Pada tahun 2014 pula, sekolah ini mendapat
Anugerah Bilangan Calon Cemerlang Terbanyak Sekolah Harian SPM
2014. Manakala pada tahun 2013, sekolah ini telah mendapat
Anugerah Peningkatan Peratus dan GPS PMR 2013 serta Anugerah
Calon Cemerlang Terbanyak SPM 2013. Anugerah Anjakan Nilai Gred
Komulatif Tertinggi Daerah STPM pula diterima pada tahun 2011.
Selain itu, antara anugerah-anugerah lain yang diterima ialah Anugerah
Anjakan Bilangan Calon Cemerlang Tertinggi SPM 2013, Anugerah
Pencapaian Terbaik Mata Pelajaran KHB (Pertanian) PMR 2012,
Anugerah 100 Sekolah Harian Terbaik GPS PMR 2013 (Ranking 99),
Peningkatan GPS Terbaik 3 Tahun berturut-turut SPM 2013, Anjakan
GPS Tertinggi SPM 2013, Peningkatan Peratus 3 Tahun Berturut-Turut
PMR Tahun 2011, Peningkatan Peratus Lulus PMR 2010 dan
Penarafan Kendiri SPSK (Melebihi 95%) .

1.2.5 Projek / Program

Perancangan setiap program yang dilaksanakan di peringkat sekolah
telah dirangka dalam usaha membantu aspek kemenjadian murid.
Setiap unit berperanan dalam menentukan program-program yang
berimpak tinggi khususnya dalam usaha sekolah untuk mencapai
kejayaan yang diingini. Antara program-program yang dilaksanakan
ialah :
i. Program PASAK Fokus Akademik dan Sahsiah
ii. Buletin Sinar Keluaran setiap bulan
iii. Program Kolaboratif Bola Sepak MSSJ-JDT-DTC (Pusat
Program Pembangunan Bola Sepak Akar Umbi Daerah Pontian)
iv. Program Pembangunan Sukan Memanah
v. Program Pembangunan Sukan Balapan dan Padang

13
vi. Projek Penanaman Kelapa Mataq usahasama PIBG dan
Sekolah
vii. Program Peningkatan Koperasi Sekolah Sasaran RM500K
viii. Program Pemantapan 1M1S
ix. Program Keceriaan Kelas
x. Program Sifar Ponteng
xi. Program Sekolah Penyayang
xii. Program Jejak Podium (Pencarian Bekas Murid SMKDMYS
yang berjaya dalam lapangan sukan)
xiii. Program GILAP (Tingkatan 6)
xiv. Klinik HIJRAH (Tingkatan 6)

14
 BAB 2

PERANCANGAN STRATEGIK

2.1 Kajian Keperluan

Analisis kajian keperluan dilakukan bertujuan mendapatkan maklumat

berkaitan amalan pengurusan dokumentasi di sekolah. Berdasarkan Laporan
Audit 2015 yang bertarikh 05 Januari 2017, terdapat beberapa pembayaran
yang tidak disertakan dokumen sokongan yang lengkap berjumlah RM
36,554.20 . Hasil semakan audit juga mendapati dokumen sokongan yang
lengkap adalah seperti kertas kerja dan invois tidak disertakan semasa audit
dijalankan.

Kajian ini menggunakan Diagram Fishbone untuk mengenalpasti

faktor-faktor yang mempengaruhi kelemahan dalam pengurusan
dokumentasi. Antara empat faktornya ialah iaitu faktor teknikal, faktor
peraturan, faktor prosedur dan faktor institusi. Faktor teknikal telah
disokong dengan baik namun fasiliti ini belum digunakan dengan optimum.
Faktor peraturan dan prosedur pula masih menggunakan pengurusan secara
manual. Hal ini boleh dirujuk berdasarkan rajah 2 di halaman 16

15
 Rajah 2 : Tulang Ishikawa Kelemahan Pengurusan Dokumentasi

Ishikawa mengatakan bahawa ada enam penyebab utama masalah

proses pengurusan iaitu manusia , peralatan, bahan, persekitaran, prosedur
dan proses. Penyebab utama tersebut memberikan huraian sehingga akan
mendapatkan penyebab-penyebab. Diagram fishbone sangat inovatif dan
berkesan untuk memecahkan masalah yang memiliki beberapa
gambaran penyebab-penyebab masalah tersebut (Dalam Bose, 2012).

Woldeyohannes et al. (2011) dalam kajiannya menyatakan

bahawa diagram fishbone digunakan di pelbagai sektor untuk mengenalpasti
dan melihat gambaran besar berdasarkan masalah. Ilie dan Ciocoiu (2010)
menerapkan diagram fishbone untuk mengenalpasti risiko terhadap aktiviti
dalam perkara mengembangkan strategi risiko yang berkesan.

16
2.1.1 Analisis Soal Selidik

Selain menjalankan kajian keperluan menggunakan tulang ikan Ishikawa

penggunaan Soal Selidik juga dilakukan bertujuan untuk melihat tahap
pengurusan dokumentasi di kalangan guru. Hasil dapatan kajian ditunjukkan
seperti jadual 6. Kajian ini telah dilakukan terhadap 20 orang guru sebagai
sampel kajian. Skala likert 5 Sangat Setuju, 4 Setuju, 3 Tidak Pasti, 2
Tidak Setuju dan 1Sangat tidak setuju digunakan sebagai respon daripada
responden untuk menjawab soalan yang diberikan. Instrumen soal selidik
adalah seperti di Lampiran C halaman 60

Jadual 6 : Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi

% Responden
Bil Item Soalan
5 4 3 2 1
1 Saya sangat mahir menghasilkan (2) (2) (5) (8) (3)
dokumentasi 10 10 15 40 15
2 Pengurusan dokumentasi sangat (3) (13) (2) (2)
membebankan saya. 15 65 10 10
3 Urusan menyediakan dokumentasi (7) (10) (3)
mengambil masa yang lama 35 50 15
4 Saya sangat mudah mendapatkan contoh (5) (7) (4) (4)
dokumentasi untuk tujuan rujukan 15 35 20 20
5 Pengurusan dokumentasi yang cekap (3) (15) 1 1
membantu meningkatan prestasi sekolah 15 75 (5) (5)
6 Saya sangat mahir menyimpan dokumen (6) (10) (2)
menggunakan google drive @ frog vle 30 50 10
7 Penggunaan google drive@ frog vle (6) (7) (4) (3)
pengurusan dokumentasi saya lebih 30 35 20 15
sistematik
8 Untuk mengurus dokumentasi secara (1) (15) (1) (2) (1)
berkesan, latihan sangat diperlukan untuk 5 75 5 10 5
tujuan berkenaan
9 Saya menyedari bahawa dokumentasi (4) (14) (2)
sangat diperlukan dalam urusan kewangan 20 70 10
sekolah
10 Saya lebih suka menyimpan dokumen (4) (12) 1 3
menggunakan kaedah lama. 20 60 (5) (15)

17
 Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi
80
70
60
% RESPONDEN

50
40
30
20
10
0
ITEM 1 ITEM 2 ITEM 3 ITEM 4 ITEM 5 ITEM 6 ITEM 7 ITEM 8 ITEM 9 ITEM
10
SS 10 15 35 15 30 5 20 20
S 10 65 50 15 75 30 35 75 70 60
TP 15 10 35 5 20 5 10
TS 40 10 15 20 5 50 15 10 5
STS 15 20 10 5 15

Rajah 3 : Graf Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi

Berdasarkan dapatan data hasil kajian berkaitan dengan analisis keperluan

pengurusan dokumentasi di atas, didapati 55% responden tidak mahir dalam
menghasilkan dokumentasi. Manakala bagi item 2 pula, sejumlah 80%
responden menyatakan pengurusan dokumentasi sangat membebankan
mereka. Selain itu, 85% responden menyatakan penyediaan dokumentasi
mengambil masa yang lama. Untuk item 4, sejumlah 40% menyatakan tidak
bersetuju bahawa dokumentasi mudah diperoleh manakala 35% pula
menyatakan tidak pasti.

Bagi item 5,sejumlah 90% bersetuju bahawa pengurusan dokumentasi

yang cekap dapat membantu meningkatkan prestasi sekolah. Sejumlah 60%
responden tidak mahir menggunakan google drive atau frog vle . Manakala
65 % pula bersetuju bahawa penggunaan google drive atau Frog Vle
menjadikan pengurusan dokumentasi lebih sistematik. Bagi item 8 pula
sejumlah 80% responden bersetuju bahawa latihan sangat diperlukan untuk
mengurus dokumentasi. 90% responden memberi persetujuan terhadap item
9, iaitu kepentingan pengurusan dokumentasi dalam urusan kewangan. Bagi

18
item 10 pula, 80% responden menyatakan mereka lebih suka menyimpan
dokumen menggunakan kaedah lama.

Hasil daripada dapatan di atas jelas menunjukkan betapa pentingnya

pengurusan dokumentasi dilakukan secara sistematik dan berpusat dalam
pengurusan pentadbiran sesebuah organisasi.

19
2.2 Kajian Literatur

2. 2.1 Pengenalan

Banyak kajian telah memaparkan perlunya tranformasi dalam pengurusan

dokumen. Pengurusan dokumen merupakan hal utama dan tunggak dalam
pengurusan untuk memperoleh maklumat. Maklumat berguna sebagai asas
untuk menyemak dan membuat keputusan dalam urusan harian.
Penggunaan teknologi maklumat dipercayai membolehkan pengurusan
dokumen secara berkesan dan cekap.

Penerimaan pakai dan persepaduan teknologi maklumat dan

komunikasi atau Information And Communications Technology (ICT) ke
dalam pengurusan sektor awam berkembang dengan pesat. Teknologi dalam
pengurusan ini dikenal dengan pengurusan dokumen berasaskan elektronik
atau eDokumen. Sistem eDokumen memberikan kemudahan dalam
pengurusan untuk memperoleh maklumat yang berkesan dan cekap

2.2.2 Definisi eDokumen

Sprague (1995) mengatakan bahawa eDokumen adalah penerapan

teknologi untuk menjimatkan penggunaan kertas, mempercepat
penyampaian maklumat dan meningkatkan keberkesanan proses
pengurusan dokumen.

Toba (2004) menyatakan bahawa eDokumen merupakan teknologi

pengurusan dokumen yang boleh diproses oleh komputer sehingga berguna
untuk pengurusan dokumen. Sistem pengurusan dokumen berasaskan
elektronik bererti keupayaan untuk mengaturcara dokumen oleh komputer
sehingga boleh disimpan dan diakses pada saat diperlukan.

Pengurusan dokumen tanpa kertas (eDokumen) merupakan suatu

sistem yang dirancang untuk menguruskan dokumen berasaskan
teknologi maklumat. Idea ini bertujuan untuk menjimatkan penggunaan
kertas dalam pengurusan dokumen. Sistem ini memberikan manfaat untuk
menjimatkan kos, mesra alam dan kecekapan dalam penyimpanan dokumen
(Supradonor, 2010).

20
2.2.2. Kelebihan Pengurusan eDokumen

Mengikut Koo (1988) menyatakan bahawa walaupun eDokumen tidak

terwujud dengan paperless sebenar, sistem pengurusan dokumen
berasaskan elektronik akan sangat diperlukan pada masa hadapan kerana
sistem ini berkesan dan cekap.

Braid (1996), berpendapat eDokumen mempunyai manfaat kepada

proses pengurusan dokumen. Proses ini boleh dilakukan pada rangkaian
yang sama dan memungkinkan untuk melakukan pencarian serta
penghantaraan dokumen pada workstation yang sama. Ini kerana
dokumen disimpan dalam bentuk fail elektronik yang memungkinkan
sistem penghantaran dokumen secara automatik dan cekap.

Meier dan Sprague (1996) menyatakan bahawa eDokumen boleh

dihantar dengan berkesan dan cekap kepada pengguna. eDokumen memiliki
keberkesanan dan kawalan untuk meningkatkan penyelarasan dalam
pengurusan dokumen. eDokumen juga memberikan kemampuan untuk
menggunakan kembali maklumat dan mengurangkan masa kitaran (life cycle
time) pengurusan dokumen.

Kurniawan (1996) menyatakan bahawa eDokumen membolehkan

kemaskini data yang telah disimpan. Sistem ini juga membolehkan proses
copy atau simpan ke media penyimpanan lain. Kemudahan ini telah
menyebabkan semakin ramai menggunakan pengurusan dokumen
berasaskan elektronik berbanding pengurusan dokumen secara manual.

Menurut Kranch (1998), eDokumen memiliki sambungan dan

sistem back-up data yang berkesan dan cekap. Namun, sistem ini boleh
melebihi kertas yang terkumpul dengan banyak apabila sistem ini tergendala
dengan aplikasi yang mudah terkena virus komputer, elektrikal yang tidak
stabil dan pemadaman data yang disengaja atau tidak disengaja.

Ashman (2000) menyatakan salah satu keuntungan dari dokumen

elektronik dalam pengurusan dokumen adalah boleh menggunakan tautan
hypermedia. Tautan ini membolehkan orang ramai mengakses dokumen

21
dan maklumat secara langsung dengan hanya menggunakan klik pada
mouse.

Kemampuan merekod dokumen secara elektronik akan menjaga

maklumat apabila dokumen asas hilang. eDokumen boleh melakukan
pencarian dan kembali mencetaknya (Hull dan Lee, 2000). eDokumen juga
memberikan kawalan terhadap penyimpanan dokumen dan kesahihan
dokumen. Sistem ini juga membolehkan pencarian semula terhadap
dokumen (Volarcvic, Strasberger dan Pacelat, 2000).

Menurut Liew dan Foo (2002), eDokumen boleh mengurus

berbagai bentuk media dengan berkesan seperti dokumen, gambar, animasi
dan video. eDokumen menghubungkan dengan berbagai maklumat. Sistem
ini juga mudah digunakan untuk pencarian dokumen dan maklumatnya serta
berkesan untuk melakukan pertukaran maklumat antara institusi kerajaan.
Kemudahan ini sukar dilakukan pada pencarian pengurusan dokumen secara
manual.

Sistem pengurusan dokumen berasaskan elektronik mempunyai

kelebihan untuk melakukan kawalan terhadap kemaskini maklumat.
Sistem ini boleh memeriksa rekod pergerakan dokumen dan
mengetahui pengguna eDokumen pada masa tertentu apabila diperlukan.
eDokumen juga membolehkan dokumen dihantar kepada pengguna lain
secara terkawal (Panduwinata, 2004).

Inoue dan Masuda (2005) mengatakan bahawa pengurusan

dokumen secara manual dan pengurusan dokumen berasaskan elektronik
mempunyai faedah masing-masing. Transformasi daripada sistem
pengurusan dokumen secara manual kepada pengurusan dokumen
berasaskan elektronik diyakini mempunyai keberkesanan dan kecekapan
sehingga tanggungjawab urusan staf menjadi berkurang.

Mengikut Scott dan Williams (2009), pengurusan dokumen berasaskan

elektronik melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik sehingga
memudahkan untuk melakukan pencarian dokumen pada saat diperlukan.

22
eDokumen juga memungkinkan penggunaan dokumen tersebut secara
berterusan sehingga lebih berkesan dan cekap.

Alberto, Abella, Sicat, Niguidula dan Caballero (2009) mencadangkan

penerapan pengurusan dokumen berasaskan elektronik kerana mempunyai
keberkesanan dan kecekapan dalam penyimpanan dan pencarian dokumen.
Febriyanti, Kusuma dan Handayani (2011) mengatakan bahawa tujuan
utama eDokumen adalah untuk memperoleh keberkesanan dan kecekapan
pengurusan dokumen. Oleh y a n g demikian, sistem ini boleh memberikan
maklumat yang relevan dan penjimatan kos..

Kesimpulannya pengurusan dokumentasi secara elektronik mampu

memberi impak yang berkesan kepada pengurusan sekolah. Pengurusan
sekolah yang berkesan secara tidak langsung dapat membantu
meningkatkan prestasi sekolah pada tahap yang baik dan cemerlang.

23
2.3 Pembinaan Pelan Strategik

Berdasarkan pemerhatian dan perbincangan dengan barisan pihak pentadbir

serta Ahli Jawatankuasa, satu analis persekitaran menerusi SWOT Analysys
telah dibina seperti berikut jadual 7 di bawah.

Jadual 7 : Analisis SWOT Pengurusan Dokumentasi

KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W)

S1 Budaya kerja yang positif dalam
kalangan Guru
S2 Pengurusan SPSK yang baik
S3 Kemudahan ICT yang baik
PELUANG (O)
O1 Kemudahan yang mencukupi
O2 Hubungan baik dengan pihak
pengurusan
W1 Tidak mahir pengurusan
dokumentasi elektronik
W2 Tiada prosedur berkaitan
pengurusan dokumentasi
W3 Kurang kerjasama dalam mengurus
dokumentasi
ANCAMAN (T)
T1 Kekangan Masa Guru
T2 Bebanan Guru

24
2.4 Penjanaan Strategik Penambahbaikan

Jadual 8 : TOWS Matrik Pengurusan Dokumentasi Berpusat

KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W)

S1 Budaya kerja yang positif W1 Tidak Mahir Pengurusan

dalam kalangan Guru dokumentasi secara
DALAMAN
elektronik
S2 Pengurusan SPSK yang
baik W2 Tiada Prosedur jelas
LUARAN pengurusan dokumentasi
S3 Kemudahan ICT yang
baik W3 Kurang kerjasama
di kalangan guru

PELUANG(O) STRATEGI (S-O ) STRATEGI (W-O)

S1+S3+O1 W1+W2+O1
O1 Prasarana ICT yang 1. Meningkatkan budaya 1. Mewujudkan Sistem
baik di sekolah kerja yang positif dalam Pengurusan
pengurusan dokumentasi Dokumentasi
O2 Hubungan baik dengan S1+S2+02 menggunakan Frog
pihak pengurusan 2. Menyediakan LADAP VLE
untuk peningkatan
pengurusan dokumentasi

ANCAMAN(T) STRATEGI (S T) STRATEGI (W - T)

T1 Kekangan Masa Guru
T2 Bebanan Guru
S2 +S3+ T1
1. Menyediakan Latihan
berkaitan pengurusan
dokumentasi elektronik
secara sistematik
S1+S3+T2
2. Meningkatkan
kemudahan ICT
W2+W3+T1
1. Menyediakan
prosedur jelas serta
panduan pengurusan
dokumentasi mengikut
keutamaan

25
 Jadual 9 : TOWC Strategi

BIL TOWC STRATEGI

1 S-O(1) S1+S3+O1
S-O(2) Meningkatkan budaya kerja yang positif dalam
pengurusan dokumentasi

S1+S2+02
Menyediakan LADAP untuk peningkatan pengurusan
dokumentasi

2
O-W(1) W1+W2+O1
Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi
menggunakan Frog VLE

3
S-C(1) S2 +S3+ T1
S-C(2) Menyediakan latihan berkaitan pengurusan
dokumentasi elektronik secara sistematik

S1+S3+T2
Meningkatkan kemudahan ICT

4 W-C(1) W2+W3+T1
Menyediakan prosedur jelas serta panduan
pengurusan dokumentasi mengikut keutamaan

26
Analisis Pemilihan Strategi

Proses pemilihan strategi dibuat dengan menggunakan Analisis Pemilihan

Strategi Berdasarkan Pemberatan. Tujuan penggunaan kaedah ini ialah untuk
menilai strategi yang perlu diberi keutamaan dan paling berkesan sekiranya
dilaksanakan. Jawatankuasa Pengurusan Dokumentasi Berpusat melalui
mesyuarat pada 04 Mei 2017 telah memilih strategi yang disenaraikan
berdasarkan faktor-faktor penerimaan oleh semua pihak dan berdasarkan
kesesuaian masa serta kos untuk dilaksanakan.

Skala likert:-

1 - Amat Rendah
2 - Rendah
3 - Sederhana
4 - Tinggi
5 - Amat Tinggi

Jadual 10 : Analisis Pemilihan Strategi Berdasarkan Pemberatan W1+W2+O1

S2 +S3+ T1

W2+W3+T1
S1+S3+O1

S1+S3+T2
S1+S2+02
S2
S1

S3

S4

S5

S6
Bil Kriteria

1 Tahap kesukaran proses kerja 4 3 4 4 3 4

2 Kompetensi staf yang bertanggungjawab 4 4 5 4 3 4
3 Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat 4 4 4 3 3 4
4 Kemudahan dan infrastruktur terlibat 2 4 4 4 3 4
5 Andaian hasil kerja yang dijangkakan 4 4 5 3 3 5
6 Kesesuaian dengan persekitaran terkini 3 4 5 4 3 5
JUMLAH SKOR 21 23 27 21 18 26
Strategi 3 menjadi keutamaan untuk pelaksanaan kerana darjah peluang yang ada amat tinggi
untuk mencapai objektif

27
 Jadual 11 : Senarai Strategi Mengikut Keutamaan

Strategi Kod Strategi Strategi

S3 W1+W2+O1 Mewujudkan Sistem Pengurusan
Dokumentasi menggunakan Frog VLE
S6 W2+W3+T1 Menyediakan Prosedur jelas serta
panduan pengurusan dokumentasi
mengikut keutamaan
S2 S1+S2+02 Menyediakan LADAP untuk peningkatan
pengurusan dokumentasi
S1 S1+S3+O1 Meningkatkan budaya kerja yang positif
dalam pengurusan dokumentasi
S4 S2 +S3+ T1 Menyediakan latihan berkaitan
pengurusan dokumentasi elektronik
secara sistematik
S5 S1+S3+T2 Meningkatkan kemudahan ICT

28
 Jadual 12 : Perancangan Strategik Pengurusan Dokumentasi

NAMA SEKOLAH : SMK DATO MOHD YUNOS SULAIMAN

MISI KPM : Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi

Memenuhi Aspirasi Negara

VISI KPM : Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

ISU STRATEGI : Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

MATLAMAT
STRATEGIK : Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang

Sasaran Prestasi
Objektif KPI Strategi
TOV 2017 2018 2019

Memastikan Pengurusan 100% Pengurusan 0 70 % 85 % 100% Mewujudkan Sistem

dokumentasi Secara secara berpusat Pengurusan Dokumentasi
Berpusat menggunakan VLE

Menyediakan Prosedur
jelas serta panduan
pengurusan dokumentasi
mengikut keutamaan

LADAP untuk peningkatan

pengurusan dokumentasi

29
2.5 Pembinaan Pelan Taktikal

Projek Pengurusan Dokumentasi Elektronik atau eDokumentasi yang

bernama DMYS 1Stop Document Center telah dihasilkan melalui kaedah
Matriks Ranking. Projek ini diharapkan dapat meningkatkan pengurusan
dokumentasi sekolah serta meningkatkan penggunaan Frog Vle melalui tiga
program yang akan dilaksanakan dan sekali gus dapat mencapai objektif yang
disasarkan dalam Pelan Taktikal seperti Jadual halaman 16
Ketiga-tiga program tersebut telah dibincangkan dalam Jawatankuasa
Pengurusan Sekolah melalui kaedah sumbang saran dengan menetapkan
KPI dan outcomes serta mempertimbangkan beberapa faktor seperti faktor
kos, masa, kesesuaian dan kerjasama di kalangan guru serta pegawai yang
bertanggungjawab sepanjang tempoh pelaksanaannya selama lapan minggu.
Pelan kontigensi juga dirancang jika berlaku halangan di luar jangkaan seperti
ketiadaan elektrik atau masalah server.

1.6 Pembinaan Pelan Operasi

Jawatankuasa Kerja telah ditubuhkan berdasarkan pegawai yang

bertanggungjawab dalam Pelan Taktikal seperti Jadual 13 bagi merancang
dan membina pelan operasi. Jawatankuasa kerja tersebut telah berbincang
dan meneliti aspek persediaan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian serta
penambahbaikan bagi setiap pelan operasi untuk memastikan program
tersebut dapat dilaksanakan. Pelan operasi yang telah dibina ialah Pelan
Operasi 1 iaitu mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi Melalui Frog
VLE (Jadual 14 halaman 32), Pelan Operasi 2 Penyediaan Prosedur
Pengurusan Dokumentasi (Jadual 15 halaman 33), Pelan Operasi 3 LADAP
Untuk peningkatan pengurusan dokumentasi (Jadual 16 halaman 34)

30
 Jadual 13 : Pelan Taktikal

SASARAN PELAN
PELAN TAKTIKAL / TEMPOH (MULA KOS
BIL T/JAWAB KPI PRESTASI KONTIGENSI /
TINDAKAN AKHIR) /SUMBER
CATATAN
Mewujudkan Sistem Penyelaras 1 hari RM50 Penyelaras 1
1 Pengurusan Bestari Bestari,
Dokumentasi Juruteknik
menggunakan Frog
VLE

2 Menyediakan Penyelaras 1 hari RM 30 Penyelaras 1 Taklimat dan

Prosedur jelas serta Bestari Bestari, penyediaan fail
panduan pengurusan Juruteknik kulit keras
dokumentasi mengikut warna putih
keutamaan

3 LADAP untuk Penyelaras 1 hari RM80 Bilangan 1 Taklimat

peningkatan Bestari guru
pengurusan
dokumentasi

31
 Jadual 14 : Pelan Operasi Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan
Matlamat Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang
Strategi Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan Frog VLE

OBJEKTIF OPERASI: Menyediakan Tapak Pengurusan Dokumentasi Menerusi Frog VLE

PROSES ALIRAN KERJA:

SASARAN
LANGKAH PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB TEMPOH CATATAN*
PRESTASI
Mengadakan Menyediakan Surat Lantikan SU LADAP Mei Penyelaras
mesyuarat. Menyediakan surat panggilan Bestari dan
mesyuarat Jurutenik
Melaksanakan Penyediaan Jadual Edaran SU LADAP Mei Penyelaras
program kepada guru Bestari
Penilaian. Penyediaan dan edaran SU LADAP Jun Guru
instrumen Penilaian
kepada guru terlibat.
Pelaporan. Mengutip , menganalisis SU LADAP Jun Guru
mencetak dan membentangkan
pelaporan
Penilaian

Penambahbaikan

32
 Jadual 15 : Pelan Operasi Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan
Matlamat Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang
Strategi Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi

OBJEKTIF OPERASI: Prosedur serta panduan pengurusan dokumentasi yang jelas

PROSES ALIRAN KERJA:

SASARAN
LANGKAH PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB TEMPOH CATATAN*
PRESTASI
Mengadakan Menyediakan surat panggilan SU LADAP Mei Penyelaras
mesyuarat. mesyuarat Bestari dan
Jurutenik
Melaksanakan Penyediaan Jadual Edaran SU LADAP Mei Penyelaras
program kepada guru Bestari
Penilaian. Penyediaan dan edaran SU LADAP Jun Guru
instrumen Penilaian
kepada guru terlibat
Pelaporan. Mengutip, menganalisis SU LADAP Jun Guru
mencetak dan membentangkan
pelaporan
Penilaian

Penambahbaikan

33
 Jadual 16: Pelan Operasi LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi
Matlamat Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang
Strategi Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Mengadakan LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

OBJEKTIF OPERASI: Mahir mengurus dokumentasi menerusi aplikasi Frog Vle

PROSES ALIRAN KERJA:

SASARAN
LANGKAH PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB TEMPOH CATATAN*
PRESTASI
Mengadakan Menyediakan Menyediakan surat SU LADAP Mei 20 Guru
mesyuarat. panggilan mesyuarat
Melaksanakan Penyediaan Jadual Edaran SU LADAP Mei 20 Guru
program kepada guru
Penilaian. Penyediaan dan edaran SU LADAP Jun 20 Guru
instrumen Penilaian
kepada guru terlibat
Pelaporan. Mengutip , menganalisis SU LADAP Jun 20 Guru
mencetak dan membentangkan
pelaporan
Penilaian

Penambahbaikan

34
 BAB 3

PELAKSANAAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

Aspek penambahbaikan sekolah merupakan perkara yang ditekankan dalam

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (2013-2025). Penambahbaikan
sekolah adalah berkaitan akauntabiliti dan kecekapan pihak kepimpinan
sekolah menunaikan tuntutan pihak stake holder, masyarakat, ibu bapa serta
murid. Usaha menambahbaik sekolah juga adalah suatu perubahan yang
dilakukan secara terancang dan dilaksanakan langkah demi langkah
menggunakan kaedah atau teknik yang sesuai supaya mampu membuahkan
hasil yang berkesan. Program yang dirancang juga perlu memenuhi ciri
kerangka penambahbaikan sekolah berkesan. Penambahbaikan tidak akan
berlaku sekiranya tiada perubahan.

3.1 Pelaksanaan Projek Sandaran

Projek Pengurusan Dokumentasi Elektronik (eDokumen) iaitu DMYS 1Stop

Document Center adalah bertujuan untuk meningkatkan pengurusan
dokumentasi secara berpusat. Projek ini dijalankan sebagai projek rintis
selepas mempertimbangkan beberapa faktor seperti peralatan, masa,
kepakaran, sumber tenaga, sumber kewangan, kerjasama, capaian internet
dan keupayaan guru. Projek rintis ini melibatkan seramai 20 orang guru yang
terdiri daripada 4 bidang utama di sekolah iaitu Unit Kurikulum, Unit HEM, Unit
Kokurikulum dan Unit Pra U.
Suatu jawatankuasa projek telah ditubuhkan selepas mendapat
persetujuan Pengetua SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman, Tn. Hj. Khiru Nasir
Bin Rohani, untuk dilaksanakan dalam tempoh masa 8 minggu bermula
02 Mei 2017 22 Jun 2017.

35
3.1.1 Jawatankuasa Projek

Berikut adalah senarai Ahli Jawatankusa Program Pengurusan Dokumentasi

Elektronik (eDokumen). Jawatankuasa ini telah ditubuhkan berdasarkan
lantikan surat ahli jawatankuasa bertarikh 02 Mei 2017 (rujuk lampiran E
halaman 66-67) Kriteria pemilihan semua jawatankuasa ini adalah
berdasarkan peranan dan tugas utama mereka dalam bidang pengurusan
yang terdapat di sekolah.

Senarai Ahli Jawatankuasa Program

DMYS 1Stop Document Center

Pengerusi Tuan Hj Khiru Nasir Bin Rohani

Naib Pengerusi 1
Naib Pengerusi 2
Naib Pengerusi 3
Penyelaras Program
Setiausaha
Pen.Setiausaha
Ahli Jawatankuasa
En Rozman Bin Safie
(GPK Tingkatan 6)
Pn Azizah Bt Abdullah
(GKMP Bahasa)
Pn Hjh Zaleha Binti Jani
(GKMP Tek & Vok)
Pn Hairulzanah Binti Abd Rahman
(GKMP SM)
Pn Rofeah Binti Wahid
(GKMP Kajian Kemasyarakatan)
Pengetua
Tuan Hj Mohd Rosli Bin Bakir
GPK Pentadbiran
Pn Hjh Norazlinda Binti Mohd Salleh
GPK HEM
Pn Loh Chong Eng
GPK Petang
Zulkurnain Bin Abdul Rahman
GPK Kokurikulum
Pn Noor Sharliana Binti Mat Nasir
Penyelaras Bestari
Pn Radiah Binti Abdul Rahman
Siti Maheran Bin Mat
(SU Kurikulum)
Pn Azilah Md Hanifah
(SU HEM)
Pn Salasiah Binti Panot
(SU Kokurikulum )
Pn Azleen Bnti Sungkanah
(SU Koperasi)
Pn Suzen Binti Abd Ghani ( Kaunselor)
Chai Phei Hui (Teknikal)
Haslizan Bin Isnin (Teknikal)

36
3.1.2 Kertas Kerja Projek
Selepas perbincangan bersama Pengetua dengan Jawatankuasa Pelaksana
Projek, maka Kertas Kerja Projek Pengurusan e-Dokumentasi : DMYS 1Stop
Document seperti Lampiran halaman 80 telah dibina. Carta Gantt projek ini juga
boleh dirujuk pada halaman berkenaan Projek ini diharapkan dapat menjadi alat
pemudahcara kepada guru-guru bagi membolehkan mereka mendapatkan bahan
dokumentasi menerusi tapak DMYS 1Stop Document Center.

3.1.3 Hasil Penyediaan Tapak DMYS 1Stop Document Center

Tapak DMYS 1Stop Document Center ini adalah berasaskan penggunaan Frog
Vle. Penggunaan Frog Vle ini dibuat berdasarkan kemudahan sedia ada yang
diberikan oleh pihak kerajaan kepada warga pendidik. Sehubungan dengan itu
adalah amat bertepatan jika Frog Vle digunakan sebagai tapak untuk
kemudahan guru mendapatkan bahan-bahan dokumentasi. Gambar 4
menunjukkan paparan muka depan tapak DMYS 1Stop Document Center.

Gambar 4: Paparan Muka Tapak DMYS 1Stop Document Center

37
 Gambar 5 : Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja.

Gambar 6: Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja

Berdasarkan kepada gambar 4 dan 5 menunjukkan bahawa guru boleh
menghantar semula dokumen dalam tapak berkenaan. Perkara ini adalah hasil
daripada perbengkelan yang telah dilakukan pada 24 Mei 2017. (Rujuk halaman
66-67)

38
 Gambar 7 : Paparan Site Utama Bengkel Frog VLE
3.1.3 Carta Gantt Pelaksanaan
Pelaksanaan program ini bermula pada 02 Mei 2017 dan berakhir pada 22 Jun
2017. Segala perancangan telah melalui proses perbincangan dengan
pembimbing pada 02 Mei 2017. Rujuk gambar 8 di bawah.

Gambar 8 : Perbincangan Awal Projek Bersama Pengetua

39
Hasil daripada perbincangan berkenaan, satu proses kerja telah dibina dan
diringkaskan menerusi carta gantt pada rajah jadual 17 :

i. Pembentangan kertas kerja konsep kepada pengetua dan ahli

pengurusan (mendapatkan kebenaran)
ii. Mesyuarat dan penubuhan jawatankuasa induk dan jawatankuasa
pelaksana.
iii. Taklimat kepada guru-guru dan pegawai terlibat
iv. Melaksanakan kajian keperluan (soal selidik)
v. Mengumpul dan menganalisis data
vi. Penyediaan tapak DMYS 1Stop Document Center menerusi Frog
VLE
vii. Pelancaran program DMYS 1Stop Document Center
viii. Membuat penilaian program.

Jadual 17 : Carta Gantt Pelaksanaan

Program Pengurusan E-Dokumen ( DMYS 1Stop Document Center)

Mei Jun
(Minggu) (Minggu)
Bil Perkara
1 2 3 4 1 2 3 4
Pembentangan kertas cadangan
01. projek kepada pengetua dan
2/5
jawatan kuasa pengurusan
Mesyuarat penubuhan
02. jawatankuasa induk dan 4/5
jawatankuasa pelaksana
Taklimat kepada guru-guru
03. 17/5
terlibat
Melaksanakan kajian keperluan
04. 2 /5
(edaran borang soal selidik)
Mengumpul dan menganalisis 8/5-
05.
dapatan 12/5
Menyediakan tapak DMYS 1Stop
06. 8/5- 16/5
Document Center
Pelancaran program dan taklimat
07. 17/5
guru
08. LADAP Frog VLE 24/5

09 Kajian Impak 18/6

10 Pelaporan 2/5 22/6

40
3.2 Pemantauan

Penggunaan OPPM akan lebih memudahkan urusan pemantauan perjalanan

pengurusan Program Dokumentasi Elektronik (e-Dokumen). Ia membolehkan
proses pemantauan dilakukan dengan mudah untuk melihat proses pelaksanaan
program yang dilakukan. Rajah 4 menunjukkan OPPM Pemantauan Program
Pengurusan e-Dokumen.

Rajah 4 : Pelan One Page Project Manager

41
3.3 Kesimpulan
Secara keseluruhannya proses pelaksanaan dan penambahbaikan sekolah
menerusi Program Dokumentasi Elektronik (e-Dokumen). ini telah berjalan
seperti yang dirancang. Tempoh 8 minggu yang diberikan telah digunakan
sepenuhnya untuk memastikan program ini berjaya. Komitmen dan
kesungguhan rakan guru dalam menjayakan program ini sangat baik
walaupun dalam kesibukan tugas masing-masing. Segala respon yang
diterima daripada guru samada positif atau negatif telah diberi perhatian
untuk memastikan projek ini dapat diteruskan dan dijadikan satu projek
penting sekolah dalam usaha meningkatkan pengurusan dokumentasi sekolah
menerusi Pengurusan e-Dokumentasi.

42
 BAB 4

PENILAIAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

Penilaian sesuatu projek diukur melalui pelaksanaan pelan tindakan yang

telah dijalankan. Segala dapatan dan maklumat yang diperolehi pada
peringkat ini dikumpulkan untuk mengenalpasti sama ada strategi yang
digunakan berkesan dan dapat mencapai objektif yang diharapkan. Strategi
yang dipilih adalah tepat dan berjaya, sekiranya hasil daripada penilaian
projek ini mampu mencapai objektif yang dikehendaki. Oleh itu pihak sekolah
telah memilih matlamat strategik iaitu memantapkan pengurusan dokumentasi
secara elektronik dengan menggunakan Frog VLE dalam pengurusan
dokumentasi sebagai langkah untuk membantu meningkatkan kualiti
pengurusan dokumentasi di samping itu dapat meningkatkan penggunaan
1Bestarinet.

4.1 Teknik Pengumpulan Data

Pelaksanaan pelan tindakan dipantau dan dinilai oleh pentadbir sekolah yang
telah diberi tanggungjawab oleh Pengetua iaitu semua Penolong Kanan dan
Guru Kanan Mata Pelajaran. Sebelum projek ini dijalankan satu taklimat
khusus telah diadakan kepada semua guru pada 17 Mei 2017. Semua
maklumat berkaitannya boleh dirujuk pada halaman 63. Penilaian akhir bagi
mengukur objektif matlamat strategik adalah berdasarkan tempoh masa projek
ini dilaksanakan iaitu mulai 02 Mei 2017 hingga 22 Jun 2017. Namun begitu
untuk mendapatkan penilaian akhir matlamat strategik ini, setiap pelan
operasi telah dilaksanakan dan data-data dikumpul bagi mengukur objektifnya
melalui soal selidik, pretest-postest.

43
4.2 Dapatan Penilaian Terhadap Projek

Dengan skala likert 5 - Sangat Setuju, 4 - Setuju, 3 - Tidak Pasti, 2 -Tidak

Setuju dan 1-Sangat Tidak Setuju mewakili tahap respon responden.
Berikut adalah penilaian pengguna terhadap DMYS 1Stop Document Center
dalam nilai peratus bagi setiap item. Sampel terdiri daripada 20 orang guru
(responden) yang terlibat secara langsung dengan program ini. Kajian ini
telah dijalankan pada 18 Jun 2017. Jadual 18 menunjukkan dapatan Analisis
Prestasi Tapak DMYS 1Stop Document Center .

Jadual 18: Analisis Prestasi DMYS 1Stop Document Center

% Respon Responden
Bil Item Soalan
SS S TP TS STS
Program ini memudahkan pengurusan (5) (10) (1) (4) -
1 25 50 5 20
merekod dokumen
Program ini memudahkan pengurusan (7) (8) (2) (2) (1)
2 35 40 10 10 5
mencari dokumen
Saya boleh memuat turun dokumen yang (4) (14) (1) (1)
3 20 70 5 5
dikehendaki tanpa masalah
Saya dapat mengemaskini maklumat (6) (12) (2)
4 30 60 10
dokumen yang dicari tanpa masalah
Saya dapat memuat naik dokumen yang (4) (9) (3) (2) (2)
5 20 45 15 10 10
tanpa masalah
PURATA 79 % 7% 14%

44
 Analisis Prestasi DMYS 1Stop Document Center
70
60
50
% Responde

40
30
20
10
0
SS S TP TS STS
ITEM 1 25 50 5 40 15
ITEM 2 35 40 10 10 5
ITEM 3 20 70 5 5
ITEM 4 30 60 10
ITEM 5 20 45 15 10 10

Rajah 5: Graf Analisis Prestasi Tapak DMYS 1Stop Document Center

Data analisis prestasi tentang tapak DMYS 1Stop Document Center

menunjukkan sejumlah 75% responden atau mewakili 15 guru menyatakan
sistem ini memudahkan untuk merekod dokumen. Manakala 75% responden
pula menyatakan sistem ini memudahkan mencari dokumen. Bagi item 3
sejumlah 80% responden menyatakan mereka boleh memuat turun dokumen
yang dikehendaki tanpa sebarang masalah. Sejumlah 90% responden
menyatakan mereka boleh mengemaskini maklumat dokumen yang dicari
tanpa masalah pada item 4. Manakala item 5 pula, didapati 65% responden
dapat memuat naik dokumen dengan mudah . Secara purata 79% responden
telah menunjukkan tahap kepuasan pengguna terhadap prestasi program ini.

45
 Jadual 19 : Analisis Negatif Tentang Program

% Respon Responden
Bil Item Solan
SS S TP TS STS
1 Saiz tulisan pada paparan kecil (3) (14) (2) (1)
15 70 10 5
2 Warna paparan kurang menarik (5) (9) (6)
25 45 30
3 Bermasalah jika talian internet tiada atau (15) (5)
lambat 75 25
4 Tiada pemberitahuan untuk dokumen (7) (13)
baharu atau surat secara automatik 35 65
5 Sistem tidak boleh digunakan jika (18) (2)
komputer bermasalah 90 10
PURATA 91% 2% 1% 6%

Analisis Negatif Tentang Program

90
80
70
% Responden

60
50
40
30
20
10
0
SS S TP TS STS
ITEM 1 15 70 10 5
ITEM 2 25 45 30
ITEM 3 75 25
ITEM 4 35 65
ITEM 5 90 10

Rajah 6 : Graf Analisis Negatif Program

Berdasarkan Jadual 19 analisis negatif program DMYS 1Stop Documen Center

ini, sejumlah 85% responden menyatakan tulisan pada paparan adalah kecil.
Selain itu dari segi warna paparan pula, 70% pula menyatakan bersetuju
bahawa warna yang digunakan tidak menarik. Pada item 3, 100% responden
bersetuju bahawa program ini akan bermasalah jika talian internet tiada atau
lambat. Begitu juga dengan item 4, 100% responden bersetuju bahawa tiada
pemberitahuan secara automatik sekiranya ada dokumentasi baharu
46
dimasukkan. Selain itu 100% responden juga menyatakan sistem ini tidak
dapat digunakan sekiranya komputer bermasalah. Secara puratanya, iaitu 91%
responden memberikan respon yang negatif terhadap perkara-perkara yang
dikemukakan.

Jadual 20: Analisis Positif Tentang Program

% Respon Responden
Bil Item Solan
SS S TP TS STS
1 Sistematik dan memudahkan (5) (12) (3)
pengurusan dokumen 25 60 15
2 Mudah dan cepat mencari fail (7) (9) (2) (1) (1)
35 45 10 5 5
3 Mesra pengguna dan senang diakses (5) (13) (1) (1)
25 65 5 5
4 Menjimatkan penggunaan kertas (7) (7) (3) (2) (1)
35 35 15 10 5
5 Tidak perlu berurusan dengan banyak (5) (8) (4) (2) (1)
pihak 25 40 20 10 5
PURATA 78% 12% 10%

Analisis Positif Program

70
60
% Respoden

50
40
30
20
10
0
SS S TP TS STS
ITEM 1 25 60 15
ITEM 2 35 45 10 5 5
ITEM 3 25 65 5 5
ITEM 4 35 35 15 10 5
ITEM 5 25 40 20 10 5

Rajah 7 : Graf Analisis Positif Program

47
Berdasarkan Jadual 20 analisis positif berhubung program DMYS 1Stop
Document Center ini, 85% responden menyatakan persetujuan bahawa
penggunaan program ini sangat sistematik. Manakala sejumlah 80%
responden bersetuju bahawa menerusi program ini fail yang dikehendaki dapat
dicari dengan mudah dan cepat. Selain itu 90% responden menyatakan
program ini mesra pengguna dan senang diakses. 70% responden pula
menyatakan program ini mampu menjimatkan penggunaan kertas. Bagi item 5,
65% responden bersetuju bahawa mereka tidak perlu berurusan dengan
banyak pihak untuk mendapatkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Secara
puratanya 78% responden berpuas hati terhadap program ini.

4.3 Rumusan Keberkesanan Pelaksanaan

Hasil daripada dapatan analisis penilaian program yang dilaksanakan,

didapati, program ini sangat berguna dan berkesan untuk tujuan pengurusan
dokumentasi secara berpusat dengan menggunakan tapak Frog VLE. Dengan
adanya program yang dihasilkan ini, isu-isu seperti ketiadaan dokumentasi
atau tidak menyertakan dokumentasi dalam urusan kewangan atau pelaporan
tidak lagi berbangkit. Ini kerana, menerusi program ini segala dokumen seperti
kertas kerja, laporan dan lain-lain perkara yang dikehendaki telah sedia ada
dalam tapak ini. Guru hanya perlu mengambil dan menghantar semula bahan-
bahan yang ada tanpa perlu bersusah payah.

48
 BAB 5

REFLEKSI

5.1 Aspek Kepimpinan dan Pengurusan

Sekolah ini dikemudi oleh Tuan Haji Khiru Nasir Bin Rohani, Pengetua
Gred DG52. Beliau telah mula bertugas di sekolah ini pada 01 Januari 2016
dengan membawa aspirasi SMKDMYS NAMAMU DI ATAS. Beliau menaruh
harapan agar SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman menjadi peneraju utama
dalam bidang Pengurusan, Kurikulum, Hal Ehwal Murid dan Kokurikulum di
Daerah Pontian. Beliau merupakan pemimpin transformasi yang mempunyai
visi dan misi untuk membawa SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman ke arah
sekolah gemilang menjelang tahun 2018.

Beliau menggunakan pendekatan kepimpinan instruksional dengan

memastikan guru-guru berada di kelas pada waktunya. Konsep Learning
Walk untuk bergerak dari satu bangunan ke satu bangunan bagi memastikan
PdPc berjalan pada masanya turut diamalkan beliau. Beliau juga amat
mementingkan budaya Headcount serta Dialog Prestasi dan hasilnya dalam
SPM dan STPM 2016 sekolah ini telah mencapai prestasi yang cemerlang. Ini
adalah kejayaan pertama beliau.

Beliau juga mengamalkan gaya Distributed Leadership dengan

memberi peluang kepada pemimpin pertengahan sekolah untuk merancang
dan membuat keputusan bagi kebaikan sekolah selagi tidak bercanggah
dengan dasar dan pekeliling ikhtisas Kementerian Pendidikan Malaysia. Hal
ini secara tidak langsung dapat meningkatkan keyakinan pemimpin
pertengahan sekolah untuk sama-sama membantu beliau dalam
menguruskan sekolah.

49
 Sikap ini menunjukkan bahawa beliau sangat prihatin terhadap
pemimpin pertengahan sekolah. Beliau sentiasa membuat refleksi terhadap
tingkahlaku pemimpin pertengahan kerana mereka adalah pemimpin yang
paling hampir dengan guru-guru. Beliau juga adalah pemimpin asertif kerana
mempunyai ciri-ciri ketegasan dalam mempertahankan hak peribadi dengan
menyatakan pendapat, perasaan dan kepercayaan secara telus, jujur dan
sesuai tanpa mengancam hak orang lain. Beliau mahir dalam komunikasi,
yakin diri, hormat kepada orang lain dan bijak dalam membuat keputusan.

Beliau adalah mentor saya sepanjang lapan minggu melaksanakan

projek untuk Program Sandaran NPQEL ini. Dalam tempoh tersebut, beliau
telah memberi nasihat dan pandangan serta memberi ruang kepada saya
untuk melaksanakan program yang dirancang. Beliau telah membantu
pelaksanaan Projek DMYS 1Stop Document Center semasa taklimat guru
serta pelancaran DMYS 1Stop Document Center pada 17 Mei 2017 yang
lalu. (rujuk halaman 63). Semasa taklimat dan pelancaran tersebut, beliau
telah memberi peluang kepada saya untuk menjelaskan beberapa perkara
berkaitan projek ini.

Dalam pengurusan, beliau amat mementingkan konsep PDCA (Plan,

Do, Check dan Action) dalam setiap program yang dilaksanakan. Pendekatan
ini amat dalam setiap program bagi memastikan ia berjalan dengan baik dan
memberi impak kepada sekolah. Hal ini telah dimaklumkan sendiri oleh beliau
kepada saya. Oleh itu, bagi memastikan projek Sandaran NPQEL ini berjalan
seperti mana yang dikehendaki, pendekatan PDCA yang telah dipelajari, telah
saya amalkan. Aspek perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian
(PDCA), saya laksanakan bersama-sama Penolong Kanan dan Guru Kanan
Mata Pelajaran sepanjang lapan minggu projek ini berlangsung.

Beliau menggunakan Jawatankuasa Pengurusan sekolah dalam

membincangkan perkara-perkara berkaitan pengurusan dan pentadbiran
sebelum bertemu dengan semua guru. Jawatankuasa ini terdiri daripada
semua Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran dan beliau sendiri
sebagai pengerusi. Beliau menggunakan medan ini sebagai medan
perbincangan utama bagi mendapatkan pandangan dan idea serta keputusan
50
bersama sebelum perkara-perkara tersebut dibawa ke peringkat guru-guru.
Akhirnya Projek Sandaran NPQEL ini telah diterima oleh Jawatankuasa
Pengurusan Sekolah setelah dibincangkan dengan terperinci dan juga semua
guru.

Kepimpinan pengurusan pertengahan merupakan pemimpin pelapis di

sekolah yang memainkan peranan penting sebagai jambatan atau
penghubung antara Pengetua dengan guru-guru serta bukan guru. Saya
sebagai Penolong Kanan Kokurikulum bersama rakan-rakan Penolong Kanan
dan Guru Kanan Mata Pelajaran dalam kumpulan pengurusan pertengahan
sekolah ini membantu Pengetua dalam menyediakan perancangan strategik
dan hala tuju sekolah.

Apabila menghadiri tugasan luar sekolah, beliau akan berpesan kepada

pemimpin pengurusan pertengahan supaya memantau suasana sekolah agar
sentiasa teratur dan kondusif. Beliau memberikan keyakinan dan pendedahan
kepada kumpulan ini untuk mengurus sekolah kerana yakin kumpulan ini akan
menjadi pentadbir dan pengurus sekolah pada suatu ketika nanti. Apatah lagi
kumpulan ini yang seramai sembilan orang adalah bergred DG48, yang
sememangnya layak berdasarkan pengalaman luas, mampu menyelia dan
membimbing serta berkebolehan melakukan educated guess masalah
organisasi yang mungkin timbul dan melakukan langkah pencegahan (Amin
Senin, 2008).

5.2 Kekuatan Projek

Projek ini telah dilaksanakan dari 02 Mei 2017 sehingga 22 Jun 2017 iaitu
selama 8 minggu. Program yang menggunakan Frog VLE ini telah mendapat
kebenaran daripada pengetua. Beliau banyak membantu dalam memberi
nasihat, tunjuk ajar dan turut terlibat dalam pelaksanaan program ini bermula
dari taklimat awal pada 17 Mei 2017, Bengkel LDP Frog Vle pada 24 Mei 2017
dan pemantauan perjalanan program. Secara keseluruhannya, projek ini telah
memberi impak yang baik kepada SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman
khususnya dalam perkara berikut :

51
5.2.1 Pengurusan Dokumentasi Secara Sistematik

Dengan adanya program ini, guru dapat menyimpan dokumentasi seperti

kertas kerja atau laporan tanpa mengambil masa yang lama. Semua
dokumentasi seperti yang dinyatakan di atas, boleh diakses dengan mudah
apabila diperlukan di mana-mana sahaja. Pengurusan dokumentasi secara
elektronik ini juga mampu membantu guru untuk mendapatkan contoh-contoh
kertas kerja atau pelaporan yang mengikut Standard Pengurusan Sekolah
Kualit (SPSK).

5.2.2 Mudah Akses

Ledakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah memberi impak

positif dalam pelbagai aspek kehidupan manusia. Teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT) menjadi semakin penting dalam perkembangan pendidikan
hari ini. Selari dengan abad ke-21, perluasan literasi komputer menjadi
agenda penting pendidikan selaras dengan dasar ICT Negara. Oleh itu,
penggunaan komputer dan internet adalah bertujuan membantu guru
menggunakan teknologi maklumat bukan hanya semasa PdPc sahaja tetapi
juga dalam aspek pengurusan. Penggunaan Frog VLE dalam projek ini,
membolehkan guru-guru mengambil bahan-bahan dokumentasi yang
disimpan sebagai panduan dan rujukan tanpa perlu mengambil masa yang
lama dan mudah.

5.2.3 Pematuhan Dasar KPM

Penggunaan Frog VLE sebagai tapak penyimpanan dokumentasi ini adalah

selari dengan dasar yang digariskan dalam Anjakan ke -7 PPPM (2013-2025)
iaitu menggalakkan penggunaan ICT untuk melonjakan pendidikan negara
bertaraf dunia. Oleh itu, secara tidak langsung, program ini membantu warga
pendidik menggunakan segala kemudahan ICT yang disediakan oleh KPM
untuk memajukan sistem pendidikan negara.

52
5.2.4 Meringankan Beban Tugas Guru

Penggunaan Frog VLE dalam pengurusan dapat membantu guru

mendapatkan bahan dokumentasi serta menjimatkan masa. Selain guru boleh
mencipta atau mereka sendiri laman PdPc (site) atau menggunakan laman
PdPc yang telah wujud dalam Frog Store, guru juga boleh mendapatkan
bahan pengurusan seperti dokumentasi yang telah disiapkan atas site DMYS
1Stop Document Center. Hal ini dapat meringankan beban tugas guru dan
menjimatkan masa.

5.2.5 Penjimatan Kertas

Program ini juga dapat membantu mengurangkan kos penggunaan kertas.

Hanya kertas utama sahaja akan digunakan sebagai rujukan dalam
pengurusan dokumentasi.

5.3 Kelemahan Projek

Hasil maklum balas daripada guru-guru yang terlibat dalam projek ini,
menunjukkan terdapat beberapa kelemahan ketara yang sukar dikawal dan
kes terpencil iaitu :

5.3.1 Gangguan Capaian Internet

Guru-guru tidak akan dapat mengakses bahan kerana masalah server atau
server breakdown. Begitu juga apabila penggunaan internet yang meningkat
pada masa yang sama akan menyebabkan capaian internet menjadi lebih
perlahan dan mengganggu guru mendapatkan bahan dokumentasi.

5.3.2 Kemahiran Guru

Sebahagian besar guru masih belum mahir atau membiasakan diri dalam
hal-hal pengurusan dokumentasi secara digital menggunakan Frog VLE.

53
5.4 Cadangan Penambahbaikan

Projek Pengurusan Dokumentasi Digital melalu DMYS 1Stop Document

Center pada umumnya dapat meringankan beban tugas guru dalam
penghasilan kertas kerja, selain dapat meningkatkan pencapaian penggunaan
Frog VLE. Oleh kerana projek ini masih baru dilaksanakan di sekolah ini,
maka terdapat beberapa penambahbaikan bagi memantapkan projek tersebut.
Antaranya ialah memperluaskan skop dokumentasi agar tidak hanya
tertumpu kepada kertas kerja atau laporan sahaja. Projek ini akan lebih
berjaya jika ianya dapat dikongsi bukan hanya di peringkat sekolah tetapi juga
perkongsian dengan pihak luar supaya guru-guru boleh mendapatkan bahan-
bahan terkini yang berkaitan dengan dokumentasi.

54
RUJUKAN

Alberto, K. G., Abella, C. M., Sicat, G. C. E., Niguidula, J. D. dan

Caballero,J.M. (2009). Compiling remote files: redefining
electronic document management system infrastructure
(CReED). International Conference on Information and
Multimedia Technology, South Korea, 16-18 Disember
2009, 347-350.

Ashman, H. (2000). Electronic document addressing: dealing with

change. ACM Computing Surveys, 32(3), 201-212.

Braid, A. (1996). Standardization in electronic document delivery: A

practical example. Interlending & Document Supply, 24(4), 12-
18.

Hull, J. J. dan Lee, D. (2000). Simultaneous highlighting of paper and

electronic documents. 15th International Conference on Pattern
Recognition (ICPR'00), Barcelona, 03 - 07 September 2000, 4,
401-404.

Inoue, A. dan Masuda, K. (2005). Energy conservation and co2

reduction by conversion of paper document to electronic
document using high speed color multifunction device with
document flow software. 4th International Symposium on
Environmentally Conscious Design and Inverse Manufacturing,
Tokyo, 12-14 Disember 2005, 484-486.

Koo, R. (1988). A Model for Electronic Documents. Newsletter ACM

SIGOIS Bulletin, 10(1), 23-33.

Kranch, D. A. (1998). Preserving Electronic Documents. Proceedings of

the third ACM conference on Digital libraries, 17(3), 38-48.

Kurniawan, A. (1996).). Digital rights management sebagai solusi

keamanan dokumen elektronik. Jurnal Sistem Informasi MTI-UI,
4(2), 93-99.

Liew, C. L. dan Foo, S. (2002). Electronic documents: new roles and

value-added contents. Proceedings of the 6th ICCC/IFIP Elpub
Conference on Electronic Publishing, Karlovy Vary, Czech
Republic, 6-8 November 2002, 1-11.

55
Meier, J. dan Sprague, R. (1996). Towards a better understanding of
e1ectronic document managemen. Proceedings of the 29th
Annual Hawaii International Conference on System
Sciences, Wailea, Hawaii, 3-6 Januari 1996, 5, 53-61.

Panduan Pengurusan Pejabat (2017) Perintah-Perintah Am dan Arahan

Pentadbiran : International Law Book Services : Petaling Jaya
Selangor

Scott, P. J. dan Williams, P. B. (2009). Deploying electronic document

management to improve access to hospital medical records.
Journal of Management & Marketing in Healthcare, 2(2), 151-
160.

Sprague, R.H. (1995). Electronic document management: Challenges

and opportunities for information systems managers.
Management Information Systems (MIS) Quarterly, 19(1), 29-
49.
Supradonor, B. (2010). Pengembangan kerangka kerja migrasi sistem
paperless office. Media Elektrika, 3(2 ), 56-67.

Toba, H. (2004). Pemanfaatan teknologi open source pada

perpustakaan sebagai alternatif penanggulangan problem
kelestarian dokumen. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi
Informasi(ihttp://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/180
2)

56
LAMPIRAN A

57
58
59
LAMPIRAN B

KAJIAN ANALISIS KEPERLUAN

PENGURUSAN DOKUMENTASI BERPUSAT

A. LATARBELAKANG

Arahan : Jawab semua soalan dan tandak di ruangan jawapan yang disediakan

1. Jantina

1 LELAKI
2 PEREMPUAN

2. Umur

1 21 30 tahun
2 31 39 tahun
3 40 49 tahun
4 50 tahun ke atas

3. Jumlah Waktu Mengajar

1 15 20 waktu
2 21 25 waktu
3 26 30 waktu
4 30 waktu ke atas

4. Jumlah Jawatan Yang Dipegang di Sekolah

1 01 05 Jawatan
2 06 10 Jawatan
3 10 jawatan ke
atas

60
 5. ASPEK PENGURUSAN DOKUMENTASI
Arahan :
a) Sila baca dan teliti setiap pernyataan di bawah.
b) Pada setiap pernyataan, BULATKAN pada nombor yang paling
sesuai mengikut skala di bawah ini :

1= Sangat Tidak Setuju 2= Tidak Setuju 3= Tidak Pasti 4 = Setuju 4= Sangat Setuju

% Responden
Bil Item Soalan
SS S TP TS STS
1 Saya sangat mahir menghasilkan 5 4 3 2 1
dokumentasi
2 Pengurusan dokumentasi sangat 5 4 3 2 1
membebankan saya.
3 Urusan menyediakan dokumentasi 5 4 3 2 1
mengambil masa yang lama
4 Saya sangat mudah mendapatkan contoh 5 4 3 2 1
dokumentasi untuk tujuan rujukan
5 Pengurusan dokumentasi yang cekap 5 4 3 2 1
membantu meningkatan prestasi sekolah
6 Saya sangat mahir menyimpan dokumen 5 4 3 2 1
menggunakan google drive @ frog vle
7 Penggunaan google drive@ frog vle 5 4 3 2 1
pengurusan dokumentasi saya lebih
sistematik
8 Untuk mengurus dokumentasi secara 5 4 3 2 1
berkesan, latihan sangat diperlukan untuk
tujuan berkenaan
9 Saya menyedari bahawa dokumentasi 5 4 3 2 1
sangat diperlukan dalam urusan kewangan
sekolah
10 Saya lebih suka menyimpan dokumen 5 4 3 2 1
menggunakan kaedah lama.

Terima Kasih Kerana Sudi Menjawab

61
LAMPIRAN C

Soal Selidik Analisis Prestasi Program Dokumentasi Elektronik

Dmys 1Stop Document Center

Arahan :

a) Sila baca dan teliti setiap pernyataan di bawah.

b) Pada setiap pernyataan, tandakan BULATKAN pada nombor
yang paling sesuai mengikut skala di bawah ini :

1= Sangat Tidak Setuju 2= Tidak Setuju 3= Tidak Pasti 4 = Setuju 4= Sangat Setuju

% Respon Responden
Bil Item Soalan
SS S TP TS STS
Program ini memudahkan pengurusan
1 5 4 3 2 1
merekod dokumen
Program ini memudahkan pengurusan
2 5 4 3 2 1
mencari dokumen
Saya boleh memuat turun dokumen yang
3 5 4 3 2 1
dikehendaki tanpa masalah
Saya dapat mengemaskini maklumat
4 5 4 3 2 1
dokumen yang dicari tanpa masalah
Saya dapat memuat naik dokumen yang
5 5 4 3 2 1
tanpa masalah
6 Saiz tulisan pada paparan kecil 5 4 3 2 1
7 Warna paparan kurang menarik 5 4 3 2 1
Bermasalah jika talian internet tiada atau
8 5 4 3 2 1
lambat
Tiada pemberitahuan untuk dokumen
9 5 4 3 2 1
baharu atau surat secara automatik
Sistem tidak boleh digunakan jika komputer
10 5 4 3 2 1
bermasalah
Sistematik dan memudahkan pengurusan
11 5 4 3 2 1
dokumen
12 Mudah dan cepat mencari fail 5 4 3 2 1
13 Mesra pengguna dan senang diakses 5 4 3 2 1
14 Menjimatkan penggunaan kertas 5 4 3 2 1
Tidak perlu berurusan dengan banyak
15 5 4 3 2 1
pihak

Sekian Terima Kasih

62
LAMPIRAN D

63
64
65
LAMPIRAN E

66
SENARAI AHLI JAWATANKUASA PROGRAM PENGURUSAN e-DOKUMENTASI
(DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER)

Pengerusi Tuan Hj Khiru Nasir Bin Rohani

Pengetua
Naib Pengerusi 1 Tuan Hj Mohd Rosli Bin Bakir
GPK Pentadbiran
Naib Pengerusi 2 Pn Hjh Norazlinda Binti Mohd Salleh
GPK HEM
Naib Pengerusi 3 Pn Loh Chong Eng
GPK Petang
Penyelaras Program Zulkurnain Bin Abdul Rahman
GPK Kokurikulum
Setiausaha Pn Noor Sharliana Binti Mat Nasir
Penyelaras Bestari
Pen Setiusaha Pn Radiah Binti Abdul Rahman
Ahli Jawatankuasa En Rozman Bin Safie (GPK Tingkatan 6)
Pn Azizah Bt Abdullah (GKMP Bahasa)
Pn Hjh Zaleha Binti Jani (GKMP Tek & Vok)
Pn Hairulzanah Binti Abd Rahman (GKMP SM)
Pn Rofeah Binti Wahid (GKMP Kajian
Kemasyarakatan)
Siti Maheran Bin Mat (SU Kurikulum)
Pn Azilah Md Hanifah (SU HEM)
Pn Azleen Binti Sungkanah (SU Koperasi)
Pn Salasiah Binti Panot (SU Kokurikulum)
Pn Suzen Binti Abd Ghani (Kaunselor)
Chai Phei Hui (Teknikal)
Haslizan Bin Isnin (Teknikal)

67
LAMPIRAN F

68
LAMPIRAN G

PK01/3

LAPORAN PROGRAM

1. Nama Program : TAKLIMAT GURU DAN PELANCARAN

DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

2. Tarikh : 17 Mei 2017

3. Hari / Masa : Rabu / 12.30 petang

4. Tempat : Sanggar Pendeta

5. Objektif :

a. Mengetahui Tujuan Pengurusan DMYS 1Stop Document Center

b. Mengenalpasti proses kerja pengurusan DMYS 1Stop Document Center

6. Sasaran : Semua guru

7. Butiran aktiviti : 1. Pelancaran DMYS 1Stop Document Center

2. Taklimat Manual Penggunaal DMYS 1Stop
Document Center

8. Penilaian Program :

8.1 Kekuatan Program :

Kerjasama daripada semua guru sesi pagi dan petang

8.2 Kelemahan Program :

Tempoh masa yang terhad

8.3 Cadangan Penambahbaikan :

Tiada.

69
9. Dokumentasi Bergambar :

Disediakan : Disemak : Disahkan :

. . ..

Pn Sharliana Binti Mat Nasir

70
LAMPIRAN H

71
LAMPIRAN I

PK01/3

LAPORAN PROGRAM

1. Nama Program : Bengkel Frog VLE

DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

2. Tarikh : 24 Mei 2017

3. Hari / Masa : Rabu / 12.30 petang

4. Tempat : Makmal Komputer

5. Objektif :

a) Pengenalan Asas VLE

b) Pengenalan Site/Tapak 1Stop Document Center

6. Sasaran : Semua guru

7. Butiran aktiviti : 1. Bengkel Frog Vle dan Bengkel Latihan Penggunaan

DMYS 1Stop Document Center

8. Penilaian Program :

8.1 Kekuatan Program :

a) Memberi pendedahan kepada guru berkaitan pengurusan dokumentasi

secara elektronik
b) Mahirkan guru menggunakan Frog Vle
8.2 Kelemahan Program :

a) Kekangan Masa

8.3 Cadangan Penambahbaikan :

Tiada.

72
9. Dokumentasi Bergambar :

Disediakan : Disemak : Disahkan :

. . ..

Pn Sharliana Binti Mat Nasir

73
LAMPIRAN J
LA

2017

MANUAL PENGGUNAAN
PROSEDUR KERJA
PENGURUSAN
e-DOKUMEN
DMYS1STOP DOCUMENT
CENTER

acer

74
Pengenalan

Manual penggunaan prosedur kerja dan panduan penggunaan Pengurusan

e-Dokumentasi ini bertujuan untuk memudahkan guru melakukan proses
muat turun atau muat naik kertas kerja dan laporan di tapak DMYS 1Stop
Document Center. Selain itu tapak ini juga bertujuan menempatkan dokumen
utama seperti bahan taklimat, borang-borang, dan lain-lain bahan yang
membolehkan guru untuk mendapatkannya dengan mudah. Justeru itu
penyediaan manual penggunaan serta prosedur pengurusan yang disertakan,
diharap dapat membantu memudahkan urusan pengurusan dokumentasi.
Berikut adalah prosedur kerja Pengurusan e-Dokumentasi.

PROSEDUR KERJA PENGURUSAN e-DOKUMENTASI

DMYS 1STOP DOCUMENTCENTER

Tamat

75
Langkah 1 : Login mengikut ID dan Password menerusi https://1bestarinet.net

KLIK PADA DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

Langkah 2 : Paparan muka dan klik pada DMYS1STOP DOCUMENT CENTER. KLIK pada
DMYS1STOP DOCUMENT CENTER

76
Langkah 3 : Paparan Pengenalan DMYS1STOP DOCUMENT CENTER

Langkah 4 : Paparan untuk mendapatkan borang-borang dan kertas kerja

KLIK BUTTON UPLOAD JIKA INGIN MENDAPATKAN BAHAN

BAHAN SEPERTI KERTAS KERJA/LAPORAN DAN LAIN-LAIN

77
Langkah 5 : Paparan untuk Minit Mesyuarat atau Minit Curai

Langkah 6 : Paparan untuk guru guru yang telah ada dalam senarai admin

78
A. CARTA ORGANISASI

79
 B. KERTAS KERJA PROGRAM KECEMERLANGAN

KERTAS KERJA
PENGURUSAN DOKUMENTASI E-DOKUMEN
1STOP DOCUMENT CENTER

PROGRAM SANDARAN NPQEL (2017)

INSTITUT AMINUDIN BAKI, BANDAR ENSTEK, NEGERI SEMBILAN

1.0 Pengenalan
Program sandaran merupakan satu program latihan wajib yang bertujuan
menyediakan peserta dengan pengetahuan dalam kepimpinan dan
pengurusan sekolah.

2.0 Nama sekolah dan tempoh pelaksanaan.

Program sandaran ini dilaksanakan di Sekolah Menengah Kebangsaan Dato
Mohd Yunos Sulaiman, Jalan Sawah 81500 Pekan Nanas, Pontian Johor.
Tempoh pelaksanaannya bermula dari 02 Mei hingga 23 Jun 2017.

3.0 Skop Pogram Sandaran

i. Skop projek sandaran ini adalah berfokus kepada bidang pengurusan
dokumentasi secara berpusat. Ia merujuk kepada kaedah pengurusan
dokumentasi yang telah dilaksanakan di sekolah penandaarasan iaitu
di Sekolah Menengah Arab Bugisiah, Pekan Belahan Tampok, Benut
Pontian.

ii. Kesesuaian projek ini berdasarkan kepada aspek keupayaan untuk

melaksanakan dalam tempoh masa sandaran.

iii. Kesesuaian projek ini juga berdasarkan impak kepada sekolah

(Sekolah Menengah Kebangsaan Dato Mohd Yunos Sulaiman)
khususnya kepada pengurusan dokumentasi. Kejayaan program ini
dapat diukur dalam aspek peningkatan tahap pengurusan dokumentasi

iv. Pengurusan dokumentasi mampu membantu menyokong proses audit

kewangan pada tahap baik pada 2017

v. Penyediaan dokumen yang membantu penyediaan eviden SKPMg2

vi. Membantu meningkatkan penggunaan VLE di kalangan guru

80
4.0 Objektif projek sandaran

i. Membantu dalam Pengurusan Dokumentasi secara sistematik

ii. Memudahkan guru urusan mengakses dokumen
iii. Memudahkan guru dalam urusan membuat rujukan
iv. Membantu dalam pengurusan kewangan sekolah

5.0 Anggaran Kos

Program ini tidak memerlukan kos yang besar. Penjimatan kos amat
diutamakan. Anggaran kos keseluruhannya RM 220.00 (sumber PIBG)

JUMLAH
BIL BUTIRAN KUANTITI
(RM)
1. Bunting majlis pelancaran 1 70.00
2 x 4
2. Sijil penghargaan 15 50.00
3. Fail Keras 8 56.00
4. Lain-lain kos 150.00
Jumlah 326.00

6.0 Sasaran

I. 4 bidang utama pengurusan sekolah iaitu meliputi, Unit Kurikulum, Unit

Hal Ehwal Murid, Unit Kokurikullum dan Unit Pra U

7.0 Pelan Tindakan

i. Pembentangan kertas kerja konsep kepada pengetua dan ahli

pengurusan (mendapatkan kebenaran)
ii. Mesyuarat dan penubuhan jawatankuasa induk dan jawatankuasa
pelaksana.
iii. Taklimat kepada guru-guru dan pegawai terlibat
iv. Melaksanakan kajian keperluan (soal selidik)
v. Mengumpul dan menganalisis data
vi. Menyediakan email dmys1stopdoc.center@gmail.com
vii. Penyediaan tapak DMYS 1Stop Document Center menerusi Frog VLE
viii. Melancarkan program DMYS 1Stop Document Center
ix. Membuat penilaian program berkenaan.

81
8.0 Penilaian

i. Membuat penilaian kendiri (kekuatan dan kelemahan) kepimpinan

semasa melaksanakan program berkenaan.
ii. Membuat kajian analisis keperluan Pengurusan Dokumentasi Berpusat

9.0 Carta Gant

Mei Jun
(Minggu) (Minggu)
Bil Perkara
1 2 3 4 1 2 3 4
01. Pembentangan kertas cadangan
projek kepada pengetua dan
Jawatan kuasa pengurusan
02. Mesyuarat penubuhan
jawatankuasa induk dan
jawatankuasa pelaksana
03. Taklimat kepada guru-guru
terlibat
04. Melaksanakan kajian keperluan

05. Menilai dan menganalisis dapatan

data
06. Pelancarkan program

07. Kajian Impak

08. Pelaporan

Disediakan oleh :

Zulkurnain bin Abdul Rahman

Peserta NPQEL Ambilan 1/2017

82
CARTA ALIR PROSES KERJA PELAKSANAAN PROGRAM SANDARAN
PENGURUSAN e-DOKUMEN
DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

Pembentangan kertas cadangan projek kepada

pengetua dan Jawatan kuasa pengurusan

Mesyuarat penubuhan jawatankuasa induk dan

jawatankuasa pelaksana

Taklimat kepada guru-guru terlibat

Melaksanakan kajian keperluan

Menilai dan menganalisis dapatan data

Pelancaran program

Kajian Impak

Pelaporan

83
CARTA ALIR PELAKASANAAN PENGURUSAN e-DOKUMEN
DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER

Penyediaan Tapak Simpanan Document Melalui Frog

VLE

Taklimat dan Latihan Penggunaan

Proses Penyediaan Folder atau tempat simpan

Proses kemasukan dokumen melalui tapak e-mail khas

/ tapak Frog vle dan cetakan bahan ke fail keras

Menilai dan menganalisis tahap penggunaan

Proses Kemasukan dokumen-dokumen

Pelaporan

84
C GAMBAR PELAKSANAAN PROGRAM

PAPARAN UTAMA TAPAK DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER TELAH BERJAYA

DIHASILKAN PADA 16 MEI 2017

MEMASUKKAN SENARAI NAMA GURU DALAM PROGRAM .

85
SEMUA GURU YANG DIINVITE PERLU DISETKAN CAN VIEW EDIT AND
MANAGE

PROGRAM YANG DIHASILKAN MENDAPAT BANTUAN TEKNIKAL DARIPADA PN

SHARLIANA SELAKU SETIAUSAHA PROGRAM DMYS 1STOP DOCUMENT
CENTER

86
 PAPARAN AWAL PADA TAPAK FROG VLE

DIUJI OLEH EN HASLIZAN (JURUTEKNIK KOMPUTER)

87
 UJI LARI OLEH PENOLONG SU DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER OLEH
CIKGU RADIAH BINTI ABDUL RAHMAN.

DOKUMEN PERTAMA DIMUAT NAIK UNTUK TUJUAN PENGUJIAN

88
TAKLIMAT GURU DAN PELANCARAN DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER OLEH
TUAN PENGETUA HJ KHIRU NASIR BIN ROHANI 17 MEI 2017

89
BENGKEL FROG VLE DAN TAKLIMAT PENGGUNAAN DMYS 1STOP
DOCUMENT CENTER

90
25 MEI 2017 TELAH DISELIA OLEH EN EKHWAN BIN SITAM SELAKU
PEMBIMBING PROJEK. BANYAK PANDANGAN YANG MEMBINA SEHINGGA
DAPAT MEMBANTU MENYELESAIKAN PROGRAM YANG DIBANGUNKAN INI.

91
 C. BIODATA

BIODATA DIRI

Nama : ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

No. Kad Pengenalan : 700916-71-5055
Jantina : LELAKI
Umur : 47 TAHUN
Tempat Bertugas : SMK DATO MOHD YUNOS
SULAIMAN
Alamat : JALAN SAWAH 81500 PEKAN NANAS
PONTIAN
No Telefon Sekolah : 07-6991831
Nama Sekolah Sandaran : SMK DATO MOHD YUNOS
SULAIMAN
No Telefon Bimbit : 018-3546658
Kumpulan NPQEL KHAS : SMBE 1/2017
Tarikh Penandaarasan : 02 Mei 22 Mei 2017
Pendidikan : B.TECH EDU (H) MECH. ENG.
1998

92
LOG HARIAN

Log Harian Program Sandaran

Minggu 1

Tarikh : 01 05 Mei 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

01 Mei 2017 CUTI UMUM HARI BURUH

Isnin

02 Mei 2017 - Penyerahan Surat Lantikan - Projek Sandaran

Selasa sebagai guru pembimbing disokong oleh Laporan
- Perbincangan cadangan Audit 2015
projek sandaran bersama
Pengetua

03 Mei 2017 - Perjumpaan dengan kerani - Dokumen sokongan

Rabu Kewangan Pn Eryanti Brow keperluan kajian
untuk mendapatkan laporan
audit kewangan 2014 -2015

04 Mei 2017 - Mesyuarat Pengurusan - Perbincang Projek

Khamis
- Penyediaan soalan untuk
tujuan analisis keperluan
Pengurusan Dokumentasi
Berpusat
Sandaran
- Soalan dibentuk
berdasarkan keperluan
dalam pengurusan
dokumentasi berpusat

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

93
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 2

Tarikh : 07 11 Mei 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

07 Mei 2017 - Penyediaan akaun gmail Skop perbincangan dengan

Ahad 1Stop Document Center
- Mengedarkan borang soalan
soal selidik menerusi google
form
En Chai ialah bagaimana
program ini dapat
diaplikasikan dalam bentuk
Frog VLE selain daripada
penggunaan google drive.

- Perbincangan bersama En
Chai Phei Hui berhubung
aspek teknikal dalam
penyediaan one stop
document center

08 Mei 2017 - Meneruskan Perbicangan Skop perbincangan dengan

Isnin bersama En Chai Phei Hui En Chai ialah bagaimana
berhubung aspek teknikal program ini dapat
dalam penyediaan one stop diaplikasikan dalam bentuk
document center Frog VLE

09 Mei 2017 - CUTI UMUM HARI WESAK

Selasa

10 Mei 2017 - Terlibat mesyuarat penilaian

Rabu Buku Teks Melaka

11 Mei 2017 - Terlibat mesyuarat penilaian

Khamis Buku Teks Melaka

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

94
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 3

Tarikh : 14 - 18 Mei 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

14 Mei 2017 - Penyediaan Tapak DMYS Dilakukan bersama

Ahad 1Stop Document Center penyelaras bestari
menerusi Frog VLE
- Penyediaan Fail Evidens
secara manual

15 Mei 2017 - Penyediaan tapak DMYS Dilakukan bersama

Isnin 1Stop Document Center penyelaras bestari
menerusi Frog VLE

16 Mei 2017 - Penyediaan Tapak DMYS Melakukan percubaan

Selasa 1Stop Document Center bersama dengan Pn
menerusi Frog VLE telah Sharliana (Penyelaras
berjaya dihasilkan. Bestari), En Haslizan
(Juruteknik) dan Pn Radiah
Abdul Rahman (Pen. SU)

17 Mei 2017 - Taklimat guru dan Penerangan tentang projek

Rabu pelancaran DMYS 1Stop serta pelancaran
Document Center

18 Mei 2017 - Sambutan Hari Guru

Khamis Peringkat Sekolah 2017

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

95
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 4

Tarikh : 21 25 Mei 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

21 Mei 2017 - Memasukkan senarai nama Dilakukan bersama

Ahad guru pada tapak 1stop penyelaras bestari
Document Center Pn Sharliana

22 Mei 2017 - Memasukkan bahan Dilakukan bersama

Isnin sokongan seperti borang- penyelaras bestari
borang SPSK, contoh minit, Pn Sharliana
dan lain-lain bahan sokongan
Bahan diterima daripada
guru-guru

23 Mei 2017 - Penyediaan fail keras untuk Lokasi penyimpanan

Selasa penyimpanan hard copy diletakkan di pejabat untuk
memudahkan rujukan

24 Mei 2017 - LDP Penggunaan Frog VLE Dilaksanakan dengan

Rabu bagi tujuan membantu guru bantuan Pn Sharliana dan
dalam pelaksanaan Program En Chai Phei Hui
Sandaran

25 Mei 2017 - Pertemuan dengan Penilaian proses kerja

Khamis Pensyarah Pembimbing pelaksanaan Program
Sandaran

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

96
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 5

Tarikh : 28 Mei - 01 Jun 2017 (Cuti Persekolahan)

Tarikh Aktiviti Catatan

28 Mei 2017 - Merekod surat masuk dan Tugas-tugas sampingan

Ahad keluar lain seperti pemantauan
lokasi bilik-bilik khas
- Menyedia dan melengkapkan
Pelan Strategik

29 Mei 2017 - Merekod surat masuk dan Tugas-tugas sampingan

Isnin keluar lain seperti pemantauan
lokasi bilik-bilik khas
- Menyedia dan melengkapkan
pelan operasi dan taktikal

30 Mei 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Selasa lain seperti pemantauan
- Menyedia dan melengkapkan lokasi bilik-bilik khas
pelan operasi dan taktikal

31 Mei 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Rabu lain seperti pemantauan
- Menyedia dan melengkapkan lokasi bilik-bilik khas
pelan operasi dan taktikal

01 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Khamis lain seperti pemantauan
- Menyedia dan melengkapkan lokasi bilik-bilik khas
pelan operasi dan taktikal

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

97
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 6

Tarikh : 04 08 Jun 2017 (Cuti Persekolahan)

Tarikh Aktiviti Catatan

04 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Ahad lain seperti pemantauan
- Menyemak tapak Frog Vle lokasi bilik-bilik khas

05 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Isnin lain seperti pemantauan
- Menyemak tapak Frog Vle pembersihan sekolah oleh
pekerja

06 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Tugas-tugas sampingan

Selasa lain seperti pemantauan
- Mengemaskini fail kokurikulum dewan harmoni

- Mengemaskini tapak Frog Vle

07 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Memuat naik bahan
Rabu
- Mengemaskini tapak Frog Vle

08 Jun 2017 - Merekod surat masuk dan keluar Memuat naik bahan
Khamis
- Mengemaskini tapak Frog Vle

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

98
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 7

Tarikh : 11 15 Jun 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

-
11 Jun 2017 - Perhimpunan Rasmi Penegasan aspek disiplin
Ahad serta program-program
- Mengedar borang maklumbalas sepanjang Ramadhan
Program Sandaran

12 Jun 2017 - Menghadiri Mesyuarat Bersama

Isnin Bhg Buku Teks KPM

13 Jun 2017 - Menghadiri Mesyuarat Bersama

Selasa Bhg Buku Teks KPM

14 Jun 2017 - Menghadiri Mesyuarat Bersama

Selasa Bhg Buku Teks KPM

15 Jun 2017 - Menghadiri Mesyuarat Bersama

Khamis Bhg Buku Teks KPM

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

99
 Log Harian Program Sandaran

Minggu 8

Tarikh : 18 22 Jun 2017

Tarikh Aktiviti Catatan

18 Jun 2017 - Mesyuarat Dialog Prestasi Penegasan tentang sikap

Ahad Tingkatan 4 murid dan pencapaian
setiap mata pelajaran

19 Jun 2017 - Bacaan Yasin dan tahlil khusus Majlis dipimpin oleh
Isnin untuk Allahyarham Cikgu pelajar Pra-U
Badrulzaman bin Baharom
(GC Sains SMKDMYS)

- Mesyuarat Dialog Prestasi Fokus melepasi ETR SPM

Tingkatan 5 2017

20 Jun 2017 - Penyerahan sumbangan Aidil Sumbangan disampaikan

Selasa Fitri 1438 Dewan Harmoni oleh NYDP PIBG
En Mohd Adam

- Mesyuarat JK Hari Kokurikulum

dan Hari Koperasi 2017

21 Jun 2017 - Program Khatam Al-Quran Dipimpin oleh pelajar

Rabu Pra-U
- Taklimat SKPMg2
Latihan pengisian
disampaikan oleh Pn Loh
Chong Eng dan Pn
Rofeah

22 Jun 2017 - Program Bicara Akademik Kehadiran ibu bapa

Khamis sangat menggalakkan

Disediakan Oleh: Disahkan oleh:

...
ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

100
LOG KEPIMPINAN

LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 07 Feb 2017 (Selasa)

MASA 08.15- 10.15 pagi
AKTIVITI Ucap Utama Perasmian oleh
Ybhg Dr Zainal Aalam Bin Hassan
Pengarah Institut Aminuddin Baki
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium Institut Aminuddin Baki

CATATAN 1. Pengarah memulakan ucapan tahniah atas

KEPIMPINAN pemilihan calon NPQEL dan kaitannya dengan
PPPM 2013-2025
2. Memaklumkan kepada peserta agar sentiasa
mengikuti program NPQEL dengan jayanya
3. Beliau mengharapkan agar semua peserta
memberikan komitmen yang tinggi sepanjang
menjalani kursus ini..
4. Memaklumkan kepada peserta tajuk ucapannya
berkisar tentang pengalaman beliau sebagai
pengetua di beberapa buah sekolah.
5. Beliau memimpin dan membangunkan setiap
sekolah berdasarkan analisis persekitaran dan
menyediakan perancangan strategik yang
bersesuaian.

REFLEKSI / 1. Pengarah telah melaksanakan pelbagai gaya

RUJUKAN kepimpinan yang berlainan seperti autokratik,
laissez faire dan demokratik pada setiap
organisasi yang dipimpinnya.
2. Kepimpinan situasi diamalkan dalam pelbagai
keadaan sehingga kakitangannya seronok
bekerja di bawah satu bumbung.

101
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH/ HARI 07 Feb 2017 (Selasa)

MASA 10.45 -12.45 petang
AKTIVITI Modul Asas Kepimpinan Puan Indira Popatlal
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Bilik SMBE1

CATATAN 1. Pensyarah menyatakan tajuk dan objektif yang

KEPIMPINAN perlu dicapai dalam modul ini.
2. Pensyarah menggunakan Kaedah
Pembelajaran Koperatif dengan membahagikan
peserta kepada 5 kumpulan.
3. Kumpulan mesti melantik seorang ketua dan
selepas selesai perbincangan, bahan tersebut
perlu ditampalkan di dinding.
4. Pensyarah telah membuat rumusan bahawa
peserta perlu menggunakan kemahiran
konsepsual iaitu kemahiran menganalisis,
berfikir secara logik, kreatif dalam mengeluarkan
idea dan menyelesaikan masalah.

REFLEKSI / 1. Pensyarah telah melaksanakan gaya

RUJUKAN kepimpinan yang berlainan semasa aktiviti
bengkel dengan kepimpinan autokratik, laissez
faire dan demokratik.
2. Gaya kepimpinan autokratik digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
mengikut masa yang ditetapkan.
3. Dalam Galary Walk peserta digalakkan
mengunakan pendekatan demokratik bagi
meningkatkan kepercayaan dan semangat
kekitaan.

102
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 08 Feb 2017 (Rabu)

MASA 10.45 pagi -12.45 petang
AKTIVITI e- Pembelajaran oleh En Paridon bin Sahid
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Bilik SMBE1

CATATAN 1. Pensyarah menyatakan tajuk dan objektif yang

KEPIMPINAN perlu dicapai dalam bengkel ini.
2. Pensyarah juga berjaya menyampaikan
pengenalan e-pembelajaran dengan jelas dan
mudah difahami
3. Selain itu pensyarah berjaya menunjukkan cara
untuk melakukan tugasan melalui e-
pembelajaran.
4. Penggunaan ICT yang berkesan sangat
membantu dalam proses pengajaran dan
pembelajaran

REFLEKSI / 1. Pensyarah telah melaksanakan gaya

RUJUKAN kepimpinan yang berlainan semasa aktiviti
bengkel dengan kepimpinan autokratik, laissez
faire dan demokratik.
2. Gaya kepimpinan autokratik digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
mengikut masa yang ditetapkan.
3. Dalam Galary Walk peserta digalakkan
mengunakan pendekatan demokratik bagi
meningkatkan kepercayaan dan semangat
kekitaan.

103
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 13 Februari 2017 (Isnin)

MASA 02.15 - 04.15 petang
AKTIVITI Kerangka Hala Tuju Oleh Pn Suriani Binti Sulaiman
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Bilik SMBE1

CATATAN 1. Pensyarah menyatakan tajuk dan objektif yang

KEPIMPINAN perlu dicapai dalam bengkel ini.
2. Pensyarah menggunakan Kaedah
Pembelajaran Koperatif dengan membahagikan
peserta kepada 5 kumpulan
3. Bahan pembentangan dilakukan menerusi
Goggle Doc.
4. Pujian telah diberi kepada semua kumpulan
yang berjaya
5. Pensyarah telah membuat rumusan bahawa
peserta perlu menggunakan pelbagai strategik
bagi menentukan hala tuju atau visi berasaskan
helicopter view dengan berfikir secara big, deep,
Long.

REFLEKSI / 1. Pensyarah telah melaksanakan gaya

RUJUKAN kepimpinan transformasi semasa bengkel.
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
kumpulan mengikut masa yang ditetapkan.
3. Gaya kepimpinan laissez faire dan demokratik
digunakan bagi menggalakkan peserta
berbincang dengan memberi peluang kepada
semua peserta mengemukakan pandangan dan
isu dalam gerak kerja kumpulan.

104
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 20 Februari 2017 (Isnin)

MASA 08.15 - 10.15 pagi
AKTIVITI Taklimat Penadaarasan Pn Asiah Binti Yaacob Khan
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium IAB

CATATAN 1. Menjelaskan mengenai tugasan wajib peserta

KEPIMPINAN NPQEL
2. Menerangkan tujuan program
3. Semua peserta perlu patuhi etika dan peraturan
semasa penandaarasan
4. Penjelasan yang terperinci berkaitan dengan
program
5. Menekankan penggunaan buku atau garis
panduan penulisan penandaarasan dan
sandaran
6. Menekankan aspek kerja yang betul sepanjang
berada di sekolah penandaarasan

REFLEKSI / 1. Beliau telah melaksanakan gaya kepimpinan

RUJUKAN demokratik semasa sesi taklimat dengan
membenarkan peserta bersoal jawab sepanjang
sesi.
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
semasa sesi pembentang berjalan lancar
3. Penampilan beliau sepanjang menyampaikan
taklimat sangat disenangi oleh peserta NPQEL
4. Taklimat yang diberikan diselang selikan
dengan contoh.

105
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 20 Februari 2017 (Isnin)

MASA 10.45 12.45 pagi
AKTIVITI Kepimpinan dan Pengurusan Pendidikan Dalam
Membangunkan Sahsiah Diri Murid
Oleh En Ab Rahim bin Othman ,
Ketua Penolong Pengarah Sektor Pengurusan
Kaunseling dan Disiplin BPSH
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium IAB

CATATAN 1. Penjelasan berhubung asas kepimpinan dan

KEPIMPINAN pengurusan
2. Kemahiran,kesungguhan,kekuatan dan
keyakinan perlu ada dalam setiap diri pendidik.
3. Guru perlu perihatin serta bertolak ansur.
4. Perlukan kekuatan dalam diri terutama kekuatan
fizikal
5. Sikap humanistik, konsep penyayang
6. Membangunkan minda pendidik profesional
7. Beliau juga menekankan pematuhan etika
perkhidmatan yang akan memacu PPPM
(2013-20125)

REFLEKSI / 1. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi

RUJUKAN menggalakkan peserta bertanya sepanjang
takllmat yang disampaikan.
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
semasa sesi pembentang berjalan lancar.
3. Penampilan beliau menjadi contoh kepada
peserta NPQEL.

106
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 21 Feb 2017 (Selasa)

MASA 08.30- 10.30 malam
AKTIVITI Program Bicara Ilmu
Ybhg Dato Misrah Bin Haji Ibrahim
Mantak Timbalan Pengarah KPPM
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium Institut Aminuddin Baki

CATATAN 1. Beliau merakamkan penghargaan kepada

KEPIMPINAN semua pihak kerana sudi menjemput beliau
untuk bicara ilmu.
2. Beliau banyak menceritakan pengalaman beliau
sepanjang perkhidmatan bermula daripada
seorang guru biasa sehinggalah menjawat
jawatan terakhir selaku Timbalam Pengarah
KPPM.
3. Pengalaman dan nasihat yang disampaikan
sangat menyentuh hati dan perasaan semua
serta sangat berguna sebagai panduan.
4. Beliau juga mengulas tentang sistem pendidikan
sedia ada dan mengharapkan segala perubahan
yang dilakukan akan memberi kesan kepada
generasi pelajar akan datang.
5. Beliau juga menekankan aspek kemenjadian
pelajar serta memberikan contoh beberapa
negara yang melahirkan ahli sukan yang hebat
dan berjaya walaupun tidak berpelajaran.

REFLEKSI / 1. Belaiu telah melaksanakan pelbagai gaya

RUJUKAN kepimpinan yang berlainan seperti autokratik,
laissez faire dan demokratik pada setiap
sekolah serta organisasi yang dipimpinnya.
2. Kepimpinan situasi diamalkan dalam pelbagai
keadaan sehingga membolehkan beliau berjaya
dalam memimpin organisasi di bawahnya.

107
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 28 Februari 2017 (Isnin)

MASA 08.15- 10.15 pagi
AKTIVITI Pengurusan ICT oleh En Liew Fok Sin
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Bilik SMBE1

CATATAN 1. Pensyarah menyatakan tajuk dan objektif yang

KEPIMPINAN perlu dicapai dalam bengkel.
2. Pensyarah menggunakan Kaedah
Pembelajaran Koperatif dengan
membahagikan peserta kepada 5 kumpulan.
3. Pensyarah bergerak dari satu kumpulan ke
satu kumpulan bagi memastikan perbincangan
kumpulan mengikut tema yang telah
ditetapkan.
4. Setiap kumpulan dikehendaki membentang
selama 5 minit melalui kertas putih.
5. Pensyarah telah membuat rumusan selepas
selesai sesi perbincangan dan pembentangan

REFLEKSI / 1. Pensyarah telah melaksanakan gaya

RUJUKAN kepimpinan demokratik semasa perbincangan
kumpulan.
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
kumpulan mengikut masa yang ditetapkan.
3. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi
menggalakkan peserta berhujah selepas sesi
pembentangan berkaitan isu dan masalah
Pembudayaan ICT

108
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 01 Mac 2017 (Rabu)

MASA 02.00 04.00 Petang
AKTIVITI Pengurusan Prestasi Pn Asiah binti Yaacob Khan
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Bilik SMBE1

CATATAN 1. Pensyarah menyatakan tajuk dan objektif yang

KEPIMPINAN perlu dicapai dalam bengkel ini
2. Pensyarah menggunakan Kaedah
Pembelajaran Koperatif dengan
membahagikan peserta kepada 5 kumpulan.
3. Setiap kumpulan dikehendaki membentang
tuugasan selama 5 minit melalui google doc.
4. Beliau telah membuat rumusan selepas
selesai sesi perbincangan dan pembentangan

REFLEKSI / 1. Pensyarah telah melaksanakan gaya

RUJUKAN kepimpinan demokratik semasa perbincangan
kumpulan.
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
memastikan perjalanan dan perbincangan
kumpulan mengikut masa yang ditetapkan.
3. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi
menggalakkan peserta berhujah selepas sesi
pembentangan berkaitan isu pengurusan
prestasi

109
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 07 April 2017 (Ahad)

MASA 08.30 -12.30 tgh
AKTIVITI Mesyuarat Pengurusan PPD Pontian
Pengerusi En Zainal Bin Buang (PPD Pontian)
ORGANISASI PPD Pontian
LOKASI Bilik Ibnu Qayyum PPD Pontian

CATATAN 1. Mesyuarat dikendalikan oleh Tuan PPD Pontian

KEPIMPINAN En Zainal Bin Buang.
2. Setiap unit perlu melaporkan isu dan perkara
berbangkit.
3. Setiap isu dan perkara diulas berdasarkan data
pelaporan.
4. Sekolah perlu memainkan peranan sebagai institusi
pendidikan yang dihormati.
5. Semua pengurus sekolah perlu mematuhi segala
prosedur yang ditetapkan oleh pihak KPM
6. Isu Exit Policy juga disentuh oleh beliau serta
mengingatkan sekolah supaya melaksanakan
dengan adil dan sistematik.

REFLEKSI / 1. Tuan PPD Pontian telah menunjukkan gaya

RUJUKAN kepimpinan Distributed Leadership di mana semua
unit diberikan kepercayaan untuk membentangkan
laporan masing-masing.
2. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi
menggalakkan ahli mesyuarat memberikan
pandangan.
3. Seorang yang berfikiran terbuka dengan
menjemput setiap wakil daripada bidang
pengurusan seperti wakil MPSM, wakil MGB,
wakil GPK Kurikudlum, GPK HEM, GPK
Kokurikulum, sekolah menengah dan rendah serta
wakil GPK Tingkatan 6 .

110
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 25 April 2017 (Selasa)

MASA 08.30 Malam
AKTIVITI Taklimat SPRM
Oleh En Mohd Tarmize Bin Abd Manaf
Pegawai Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium IAB Enstek

CATATAN 1. Beliau merakamkan penghargaan kepada Ahli

KEPIMPINAN Jawatankuasa penganjur yang sudi menjemput
beliau untuk perkongsian ilmu.
2. Fungsi dan tugas SPRM telah diberikan penjelasan
dengan baik
3. Beliau banyak memberikan contoh-contoh serta isu
yang berkaitan rasuah khususnya yang melibatkan
warga pendidikan.
4. Beliau sangat berharap supaya peserta seminar
yang juga merupakan memimpin sekolah
mengelakkan diri daripada terjebak dengan rasuah.
5. Beliau juga menasihatkan semua agar
melaksanakan tugas dengan penuh integriti.

REFLEKSI / 1. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi

RUJUKAN memastikan taklimat disampaikan dengan baik dan
jelas.
2. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi
menggalakkan peserta tampil untuk sesi soal
jawab.
3. Beliau juga menunjukkan sikap keperihatinan
terhadap semua isu dan persoalan yang
dibangkitkan oleh peserta kursus.

111
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 26 April 2017 (Rabu)

MASA 08.30 Malam
AKTIVITI Taklimat SKPMg2
Oleh En Abdul Munir bin Abd Majid
KPP Sektor Kualiti dan Penyelidikan
SKPMG2
ORGANISASI Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek Nilai Negeri
Sembilan
LOKASI Dewan Auditorium IAB Enstek

CATATAN 1. SKPMg2 merupakan instrumen penilaian baharu

KEPIMPINAN yang ditambahbaik untuk meningkatkan kualiti
pendidikan
2. SKPMg2 lebih menyeluruh penglibatannya, iaitu
hanya melibatkan pentadbir sahaja.
3. SKPMg2 memerlukan barisan pentadbir dan
seluruh warga pendidik memahami dan mampu
menterjemahkan dengan jelas kehendaknya.
4. Sekiranya ada isu dan masalah yang berkaitan
dengan SKPMg2, sekolah seharusnya merujuk
kepada pihak JNJK

REFLEKSI / 1. Gaya kepimpinan demokratik digunakan bagi

RUJUKAN menggalakkan peserta berhujah selepas sesi
pembentangan berkaitan isu dan masalah yang
berkaitan SKPMg2
2. Gaya kepimpinan situasi digunakan bagi
sepanjang sesi taklimat.
3. Beliau juga menunjukkan sikap keperihatinan
terdadap semua isu dan persoalan yang
dibangkitkan oleh peserta kursus.
4. Penceramah juga menampilkan personaliti yang
menarik .

112
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 17 Mei 2017 (Rabu)

MASA 12.30 petang
AKTIVITI Taklimat Pengurusan Dokumentas dan Pelancaran DMYS
1Stop Document Center oleh
Tn Hj Khiru Nasir Bin Rohani
ORGANISASI SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman
LOKASI Sanggar Pendeta

CATATAN 1. Beliau memulakan ucapan dengan jutaan

KEPIMPINAN penghargaan kepada semua guru yang hadir untuk
taklimat dan pelancaran ini.
2. Beliau juga memberikan sedikit ulasan hasil
perbincangan bersama penulis berhubung projek
sandaran yang bakal dilaksanakan.
3. Beliau juga berharap projek ini akan dapat dijadikan
projek yang mampu membantu sekolah dalam
pengurusan dokumentasi khususnya membantu
pengurusan kewangan sekolah.
4. Beliau melancarkan program ini dan berkeyakinan
bahawa program ini mampu dilaksanakan dan
diterima oleh semua warga guru.

REFLEKSI / 1. Beliau mengamalkan gaya kepimpinan demokratik

RUJUKAN dengan mengucapkan ribuan terima kasih kepada
semua guru yang hadir untuk taklimat dan sesi
pelancaran program ini.
2. Gaya kepimpinan autokratik digunakan bagi
memastikan perjalanan sekolah mengikut visi dan
misi yang ditetapkan.
3. Kepimpinan transformasi yang diamalkan berjaya
membawa setiap sekolah yang dipimpin berubah
menjadi sekolah yang unggul.

113
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 18 Mei 2017 (Khamis)

MASA 08.00 pagi
AKTIVITI Sambutan Hari Guru Peringkat Sekolah
Tn Hj Khiru Nasir bin Rohani Pengetua
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Dewan Harmoni

CATATAN 1. Pengerusi majlis dikendalikan oleh gabungan guru

KEPIMPINAN dan pelajar.
2. Pengetua SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
mengucapkan tahniah di atas penganjuran majlis
3. Pengetua memberikan pesanan agar murid-murid
sentiasa menghormati guru serta berusaha untuk
menjadi pelajar yang cemerlang
4. Pengetua mengingatkan pelajar tentang jasa dan
pengorbanan guru terdahulu.
5. Pengetua juga mengaitkan kisah dan pengorbanan
guru-guru terdahulu.

REFLEKSI / 1. Gaya kepimpinan partisipatif yang menekankan

RUJUKAN guru dan murid serta memberi ruang dan
menyokong dalam penambahbaikan.
2. Pengetua mempamerkan ketegasan beliau
khususnya yang melibatkan dasar-dasar
pendidikan.
3. Pengetua juga mempamerkan model yang baik
kepada guru dan murid serta sentiasa turun padang
untuk menunjukkan kebersamaan dalam semua
program sekolah.

114
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 24 Mei 2017 (Rabu)

MASA 12.30 04.30 petang
AKTIVITI LADAP Frog VLE Oleh En Chai Phei Hui
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Makmal Komputer Bestari

CATATAN 1. Penceramah mengucapkan penghargaan di atas

KEPIMPINAN kesudian untuk hadir aktiviti LADAP
2. Pengenalan Frog VLE telah dijelaskan oleh beliau
secara mendalam
3. Beliau sangat mahir dan mampu menjawab
persoalan daripada rakan guru berkaitan Frog VLE
4. Beliau juga mampu mengaitkan hasil bengkel
dengan mengaplikasi program DMYS 1Stop
Document Center dalam pengurusan fail sekolah

REFLEKSI / 1. Kepimpinan transformasi yang diamalkan oleh

RUJUKAN beliau berjaya membawa perubahan di kalangan
guru untuk penggunaan Frog VLE
2. Gaya kepimpinan partisipatif diamalkan oleh beliau
dalam usaha menekankan sokongan terhadap
usaha peningkatan kualiti pengurusan
dokumentasi sekolah.
3. Beliau sangat komited semasa memberikan latihan
kepada semua guru yang terlibat.

115
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 10 Jun 2017 (Sabtu)

MASA 08.00 pagi 12.30 petang
AKTIVITI Mesyuarat Agung Tritahunan 2014-2017 KPPK Cawangan
Johor Ucapan Alu-Aluan Pengerusi KPPK Johor
Saudara Mahmud Bin Hassan
ORGANISASI KPPK Johor
LOKASI Hotel Classic, Muar

CATATAN 1. Pengerusi merakamkan penghargaan dan ucapan

KEPIMPINAN terima kasih kepada Presiden KPPK, barisan ahli
jawatankuasa serta ahli yang hadir.
2. Pengerusi mengingatkan hal perpaduan dalam
kesatuan . Ianya sangat dituntut untuk memastikan
organisasi sentiasa terus relevan
3. Beliau lebih utamakan perpaduan serta integriti
dalam memimpin kesatuan. Tiada isu yang
melibatkan penyalahgunaan kuasa sepanjang
beliau berkhidmat.
4. Beliau juga mengharapkan semua ahli agar
menerima keputusan pemilihan sesi 2017-2020
dengan hati terbuka. Menang kalah adat
pertandingan.

REFLEKSI / 1. Gaya kepimpinan autokratik digunakan bagi

RUJUKAN memastikan perjalanan KPPK mengikut visi dan
misi yang ditetapkan
2. Gaya kepimpinan partisipatif yang menekankan
penglibatan semua guru untuk menyokong usaha
memantapkan KPPK Cawangan Johor
3. Beliau menunjukkan ketegasan dalam memimpin
kesatuan khususnya aspek integriti.

116
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 18 Jun 2017 (Ahad)

MASA 11.30 pagi
AKTIVITI Majlis Penyampaian Sumbangan Aidil Fitri 2017
oleh En Mohamad Adam (NYDP PIBG)
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Dewan Harmoni

CATATAN 1. Beliau merakamkan penghargaan kepada semua

KEPIMPINAN pihak yang menyumbang sehingga majlis ini
berjaya dianjurkan
2. Beliau juga mengharapkan agar program seperti ini
diteruskan.
3. Beliau juga mengharapkan agar sumbangan yang
diberikan ini diperluaskan lagi kepada komuniti luar
dan tidak terhad hanya di kalangan guru sahaja.
4. Beliau juga sempat menasihatkan ibubapa agar
memberi perhatian kepada anak-anak supaya
mereka berjaya dalam pendidikan.

REFLEKSI / 1. Beliau mengamalkan gaya kepimpinan demokratik

RUJUKAN dengan mengucapkan ribuan terima kasih kepada
semua penyumbang .
2. Beliau juga mengamalkan gaya kepimpinan
partisipatif yang menekankan supaya komuniti luar
menyokong usaha kebajikan yang dilakukan oleh
pihak sekolah.
3. Beliau juga sangat perihatin dalam hal-hal
kebajikan pelajar SMK Dato Mohd Yunos Sulaiman

117
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 18 Jun 2017 (Ahad)

MASA 12.30 petang
AKTIVITI Dialog Prestasi Peperiksaan Setengah Tingkatan 4
Pn Hjh Norhaslinda binti Mohd Salleh ( GPK HEM)
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Sanggar Pujangga

CATATAN 1. GPK HEM wakil pengetua mengucapkan tahniah

KEPIMPINAN kepada semua guru tingkatan 4 kerana telah
melaksanakan urusan peperiksaan setengah tahun
dengan jayanya.
2. Semua guru mesti kenalpasti murid yang
bermasalah
3. Guru mesti melakukan analisis item berhubung
kekuatan dan kelemahan setiap mata pelajaran.
4. Murid yang tidak menunjukkan minat hendaklah
dirujuk pada unit HEM dan Unit Bimbingan
Kaunseling sebelum tindakan seterusnya diambil.
5. Head Count perlu diberikan perhatian
6. Program cuti sekolah perlu diperkasa. Tindakan
perlu dikenakan kepada murid yang tidak
menyiapkan tugasan semasa cuti sekolah..

REFLEKSI / 1. Beliau mengamalkan gaya kepimpinan demokratik

RUJUKAN dengan mengucapkan ribuan terima kasih semua
guru
2. Gaya kepimpinan partisipatif yang menekankan
penglibatan semua guru untuk menyokong usaha
meningkatkan prestasi murid.
3. GPK HEM mempamerkan ketegasan beliau
khususnya dalam menangani murid yang
bermasalah

118
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 21 Jun 2017 (Rabu)

MASA 09.45 malam
AKTIVITI Majlis Iftar Jamai dan Tadarrus Al-Quran
En Halil Bin Yusof (Wakil PPD Pontian)
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Dewan Makan Asrama SMKDMYS

CATATAN 1. Beliau merakamkan penghargaan kepada semua

KEPIMPINAN yang terlibat menjayakan majlis.
2. Tahniah dan terima kasih juga ditujukan kepada
murid-murid asrama yang berjaya mengendalikan
majlis dengan jayanya.
3. Program baik seperti ini seharusnya diteruskan.
4. Murid-murid asrama mesti mengambil peluang dan
sentiasa bersyukur dengan kemudahan yang
diperolehi di asrama
5. Beliau juga mengharapkan murid-murid asrama
tidak melakukan tindakan yang boleh menjejaskan
peluang mereka untuk tinggal di asrama serta
memberi fokus untuk meningkatkan pelajaran.

REFLEKSI / 1. Beliau mengamalkan gaya kepimpinan demokratik

RUJUKAN dengan mengucapkan ribuan terima kasih kepada
semua yang terlibat menjayakan majlis pada hari
ini.
2. Gaya kepimpinan partisipatif yang menekankan
penglibatan semua pihak untuk menyokong
program ini.
3. Beliau juga mempamerkan ketegasan beliau
khususnya kepada pelajar yang melakukan
masalah

119
 LOG KEPIMPINAN

TARIKH / HARI 22 Jun 2017 (Khamis)

MASA 07.15 pagi
AKTIVITI Taklimat HEM Pn Hjh Norhaslinda Binti Mohd Salleh
ORGANISASI SMK DatoMohd Yunos Sulaiman
LOKASI Dataran Kejat
CATATAN
KEPIMPINAN 1. Tahniah dan terima kasih kepada semua murid
yang hadir ke sekolah
2. HEM mengingatkan semua murid agar mematuhi
segala peraturan keselamatan sepanjang cuti
perayaan
3. HEM juga mengingatkan murid supaya sentiasa
mengulangkaji pelajaran dan menyiapkan tugasan
yang diberikan semasa cuti sekolah yang diberikan.
4. Tindakan akan diambil kepada mereka yang gagal
menyiapkan tugasan berkenaan.

REFLEKSI /
RUJUKAN 1. Beliau menggunakan kepimpinan Autokratik bagi
memastikan pelajar mematuhi segala arahan yang
disampaikan
2. Beliau sangat tegas dalam usaha memastikan
disiplin murid berada pada tahap yang baik.
3. Beliau juga mempamerkan model yang baik
kepada guru dan murid kerana sentiasa turun
padang untuk menunjukkan kebersamaan dalam
semua program sekolah.

120
SENARAI SEMAK PENYELIA

121