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TABLA DE CONTENIDO

1. QU ES GLPI? ......................................................................................2
1.1. Caractersticas Generales .................................................................2
1.2. Requerimiento Tcnico......................................................................3
2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI .........................................3
3. UTILIDAD DE LA APLICACIN............................................................. ..5
4. ACTUALIZACIONES.............................................................................. ..5
5. DEMO..................................................................................................... ..6
6. INTERFAZ
.............................................................................................. ..7
6.1. Opciones de Interfaz........................................................................ ..7
6.3. Autenticacin automtica................................................................. ..8
7. PRUEBA PRCTICA..................................................... .9
7.1. Recursos informticos inventariados ............................................. .9
7.2. Actualizacin de la informacin con la aplicacin abierta en equipos
distintos12
7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados ...............................
12
7.4. Solicitudes de soporte) ....................... ... ........................................ 13
7.4.1. Soporte de algn elemento inventariado .................................. 13
7.5. Recepcin de solicitudes va email.................................................. 16
7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte................................... 17
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7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios va e-mail........ 19
7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigacin......................... 20
7.6.1. Administrador ............................................................................ 20
7.6.2. Usuario .............................................................................. 20
7.6.3. Tcnico...................................................................................... 22
8. CONEXIN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS.................. 22
8.1. Fortalezas con GLPI ........................................................................ 23
8.2. Debilidades con GLPI ...................................................................... 25

9. ETAPA DE IMPLEMENTACIN ........................................................ .28


9.1. Perfiles definidos con fines de implementacin ........................... 28
9.1.1. Usuario bsico........................................................................... 29
9.1.2. Soporte tcnico ......................................................................... 30
10. GUIA DE INSTALACIN.................................................................... 30
10.1. CMO INSTALAR GLPI.............................................................. 30
10.2. Comienzo de la instalacin.......................................................... 31
10.3. Pasos posteriores a la instalacin............................................... 32
10.3.1. Obtener la informacin ............................................................. 32
10.3.2. Ingreso de ttulos....................................................................... 33
10.3.3. Ingreso de empresas................................................................ 33
10.3.4. Ingreso de modelos .................................................................. 34
10.3.5. Introduccin de los datos.......................................................... 34
11. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI).............................................. 34
11.1. Inventarios.................................................................................... 34
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11.1.1. Pasos previos............................................................................ 36
11.1.1.1. Gestin de perifricos internos de los computadores............. 37
11.1.1.2. Gestin de conexiones directas ............................................. 37
11.1.1.3. Gestin de software ................................................................ 37
11.1.1.4. Gestin de puertos de red....................................................... 38
11.1.2. Computadores............................................................................ 39
11.1.2.1. Plantillas .................................................................................. 39
11.1.2.2. Opciones de visualizacin....................................................... 41
11.1.2.3. Bsquedas y Ordenacin por criterios.................................... 41
11.1.2.4. Modificar o Suprimir................................................................ 45
11.1.3. Monitores................................................................................... 46
11.1.4. Software, Redes, Perifricos, Impresoras,
Cartuchos, Insumos y
Telfonos....................................................................................... 45
11.2. Soporte ........................................................................................ .46
11.2.1. Resolver un problema al enviar una solicitud...47
11.2.2. Cmo comunicar un problema tcnico ................................... 47
11.2.3. Efectuar seguimientos a las solicitudes................................... .49
11.2.3.1. Planificar seguimientos.......................................................... .50
11.2.3.2. Estados de los seguimientos.................................................. 52
12. GLOSARIO ................................................................................................53
13. CONCLUSIONES..................................................................................... 53
14. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................... 56
FIREWALL RESUMEN

GLPI es un aplicativo completo que permite la administracin de recursos


informticos y de software, con el cual se puede tener un mayor y mejor
control sobre los elementos que se poseen, tambin trae incorporado
mesa de ayuda, soporte, seguimiento y planificacin con lo cual se puede
atender los distintos requerimientos de los usuarios y solucionar
inconvenientes de variada ndole de una manera ms eficaz y eficiente;
adems
el programa es software
libre.
FIREWALL 1. INTRODUCCIN

1.1. QU ES GLPI?

GLPI (Gestionnaire libre de parc informatique) que traducido al espaol


dice algo as como administrador libre de recursos informticos; es un
aplicativo que permite administrar inventarios de computadores,
perifricos, equipos de red, software. Adicionalmente trae, gestin de
mesa de ayuda para solicitar solucin a problemas, directorio de
contactos y empresas, base del conocimiento, reservas para prstamos de
recursos informticos. Adems, es un software libre distribuido bajo GNU
GPL licencia versin 2.

El autor de la aplicacin es el francs: Jean-Mathieu


Doleans.

1.1. Caractersticas Generales

De acuerdo con el GLPI-wiki las siguientes son las caractersticas ms


relevantes de la aplicacin:

Permite la administracin de Multi-


usuario,
Sistema de Autenticacin Mltiple (local, LDAP, Active Directory,
POP/IMAP, CAS); Sistema de permisos,
Sistema de paginacin,
Administracin Multilinge (en 14 idiomas
disponibles), Mdulo de bsqueda,
Posibilidad de configurar los campos mostrados en los listados, Sistema de
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exportacin a PDF y SLK (hoja de clculo),
Mdulo de Almacenamiento/Restauracin de la base de datos a
formato SQL,

Exportacin de la base de datos a formato


XML, Listas de despliegue configurables,
Sistema de chequeo de
actualizaciones,
Interface UTF8, y
Compatibilidad HTML 4.01.

1.2. Requerimiento Tcnico

La aplicacin requiere de las siguientes


tecnologas: PHP4 o PHP5
Base de datos: MySQL superior a la versin 4.1.3
HTLM para las pginas web
CSS para las hojas de estilo
XML para la generacin de reportes
2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI

Las principales funcionalidades de la


aplicacin son:

1) El inventario exacto de todos los recursos tcnicos. Todas sus


caractersticas se almacenarn en una base de datos.

2) La gestin y la historia de las acciones de mantenimiento y


procedimientos de los sujetos. Esta aplicacin es dinmica y est conectada
directamente a los usuarios que pueden enviar solicitudes de los tcnicos.
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Una interfaz de este modo autoriza a este ltimo si es necesario con la
prevencin de los servicios de mantenimiento y de la indexacin de un
problema con uno de los recursos tcnicos a los que tengan acceso.
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3. UTILIDAD DE LA APLICACIN

Posee una serie de recursos con el nimo de hacer las labores del
administrador ms fcil, y dentro de las cuales tenemos: programar,
solicitar tareas, realizar seguimiento de las mismas, adems de enviar emails
para comunicaciones.

Como uso adicional, se tiene que proporcionar un completo inventario de


los recursos tcnicos (las caractersticas de estos recursos son almacenadas
en la base de datos), su manejo y su historia.

La construccin y diseo de mtodos para formar bases de datos con la


topologa de la red.

Con GLPI usted puede crear una base de datos para mantener un inventario
para su organizacin de distintos recursos informticos,
como por ejemplo: computadores, impresoras y software, entre
otros.

Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinmico que permite estar


en contacto directo con los usuarios, quienes pueden enviar
solicitudes al departamento tcnico para la solucin ms oportuna del
problema.

4. ACTUALIZACIONES

De acuerdo con la pgina oficial del programa, ellos plantean que cada 6 meses,
por lo general, desarrollan una versin mucho ms elaborada a travs de un plan
de desarrollo que se encuentra en el siguiente link: http://glpi-project.org/spip.php?
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article93. Dicho plan se formula con el nico fin de ser informativo y puede
modificarse en funcin del tiempo disponible de los desarrolladores del proyecto.

Elementos significativos de cada tipo de versin:


Versin 0.6: Importacin de datos de OCS Inventory NG1

Versin 0.7: Inclusin de administracin de permisos ms detallados.

5. DEMO

Dentro de la pgina oficial se encuentra un link especial que permite acceder a un


demo interactivo con el nimo de observar las funcionalidades ms importanes del
programa. En el siguiente enlace se encuentra a disposicin de los usuarios la
presentacin demo de GLPI: http://glpidemo.sp2mi.univ-poitiers.fr/

Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles


(administracin de usuarios, cambios de contraseas, copia de respaldo y
restauracin de la base de datos), no obstante con ella se podr formar una buena
idea de lo que es GLPI.

En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios:

Como administrador:

Id. De usuario: admin._es

Constrea: admin.

Como usuario normal:

Id de usuario: normal_es

Contrasea: normal.
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Como usuario para usar nicamente el servicio de mesa de

ayuda: Id de usuario: post-only_es

Contrasea: postonly.

6. INTERFAZ

GLPI cuenta con una interfaz muy fcil de ser manejada por cualquier persona sin
que esta disponga de conocimientos avanzados en informtica. Para
ingresar basta con
introducir el nombre de usuario y la clave correspondiente.

6.1. Opciones de Interfaz

La aplicacin permite modificar la visualizacin de GLPI en el sistema, pero para


ello se requiere disponer de mayor dominio del programa, por ende es objeto de
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estudio ms adelante en la investigacin, pero se ofrece una serie de ejemplos de
cmo se vera la interfaz si es modificada de su forma original.

Las modificaciones de color e imagen se hacen a travs de la carpeta imagen


(es) del paquete de GLPI instalado en el servidor.
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Lo correspondiente al texto se modific por el mdulo de configuraciones
ingresando a
general y en la pestaa de configuracin de
despliegue

Se hace la modificacin en el campo:


personalizacin

Dado que esta aplicacin es software libre se puede modificar de acuerdo


con la pertinencia del programa en la investigacin y la importancia para la Unidad.

6.2. Autenticacin automtica

GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicacin sin necesidad de


reintroducir su usuario y contrasea, las autenticaciones externas permiten utilizar
fuentes alternativas de autenticacin con el nimo de evitar introducir
manualmente los usuarios, con lo que facilita la tarea para aquellas empresas
y/u organizaciones que manejan demasiados registros de personas con derechos
de acceso a este tipo de sistema. La primera forma es usar un servidor de email.
Para ello se debe definir correctamente en la primera seccin el servidor a
utilizar dirigindose al link provisto en php.net. En este se presentan bastantes
ejemplos como: localhost:110/pop3; localhost:993/imap/ssl, entre muchos ms. El
segundo parmetro define el dominio de email utilizado que va ha servir
para reemplazar automticamente las direcciones de email de los respectivos
usuarios. Si un usuario tiene por nombre: tato su direccin de email ser entonces
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tato@dominio_mail

7. PRUEBA PRCTICA CON DATOS DE LA UIFCE

Con el nimo de mostrar a manera de ejemplo prctico el funcionamiento de la


aplicacin GLPI, se procedi a recopilar datos referentes a tres equipos de cmputo
de la Unidad con sus respectivos elementos asociados para ser incorporados
en el mdulo de inventarios, se introdujo el mayor nmero de datos que aparecen
disponibles y otros no, dado que cierta informacin no se puede obtener porque no se
encuentra disponible y no se tiene el permiso para destapar los equipos. Se
recuerda que slo algunos perfiles de usuarios son los que tienen permisos para
ejecutar tales acciones, para nuestro caso prctico se utiliz los usuarios:
administrador para la gestin de los datos, servicios y las autorizaciones para
reservas de material; el usuario de usuario FCE para solicitar servicios, seguimientos
y reservas de elementos inventariados.

7.1. Recursos informticos inventariados

Se tom para la prueba la informacin de los siguientes


equipos:

Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, adems de 2


telfonos (uno ubicado en coordinacin y el otro de la sala 3 de informtica), la
impresora lser y los dispositivos que acompaan a cada uno de los computadores.
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Inventario resumen Computadores:

Inventario resumen Monitores:


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Inventario resumen Software:

Inventario resumen Perifricos:


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Inventario resumen Telfonos:


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7.2. Actualizacin de la informacin con la aplicacin abierta en
equipos distintos

No se generan conflictos con la informacin introducida en un mismo espacio y


al mismo tiempo desde dos o ms equipos dado que prevalecer la ltima
suministrada, adems esta se actualiza cada vez que se le da
indicacin en el botn correspondiente de actualizacin/modificacin o en
el momento en que se accede a otra seccin del sistema.

7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados

Al momento de ingresar la informacin de cada elemento en la pestaa de


Reservas se puede dar la autorizacin para hacer el material reservable o no,
ejemplo:

Vamos al mdulo inventarios y seleccionamos monitores, luego


escogemos el que queremos hacer disponible para reserva, el sistema nos
arrojar los datos principales de dicho elemento, despus hacemos click en
la pestaa reservas, y en la parte inferior autorizamos el prstamo. Lo
anterior permitir que en la seccin tiles el equipo sea visualizado para que
los otros usuarios puedan pedirlo en prstamo.
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Los pasos para realizar una reserva se mencionan en la


seccin 3.12.4.1.

Si vamos ya tenemos elementos registrados con permiso de reserva y


queremos que puedan ser pedidos en prstamo de una manera ms rpida y
eficiente, lo que hacemos es acceder al mdulo tiles y en la parte de
Reservas aparece el listado de todos estos recursos, entonces en la parte
derecha de la columna Tipo de material damos click en el (-) para hacerlo
reservable, desactivamos (+) para lo contrario.

Y junto a los signos (+) o (-) aparecen canecos de basura y su funcin


es retirar definitivamente el permiso de prstamo. Si por error u omisin se
ejecut tal accin, la manera de reversarlo es ir al mdulo inventario y
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repetir los pasos descritos anteriormente.

7.4. Solicitudes de soporte

7.4.1. Soporte de algn elemento inventariado

A travs del mdulo de inventario se puede gestionar solicitudes que brinden


soporte a cada recurso o equipo inventariado en el sistema, lo que se tiene
que hacer es ingresar al
mdulo y a la seccin en donde se encuentra el elemento
registrado,

Damos clic aqu

Para la prueba utilizamos como recurso la impresora inventariada; pero se puede


hacer de la misma manera para los dems recursos inventariados.
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Clic aqu
para
acceder a
los datos

Luego se da click al recurso y se escoge la pestaa Servicios, despus


damos click en el link que dice: Nuevo servicio para este item, y all
realizamos la solicitud de soporte para este material; la ventana que se
visualiza es la misma para cuando ejecutamos Soporte,
Mesa de ayuda. (Ver seccin
3.12.2.1.2)

En esta pestaa
accedemos para
solicitar soporte
Luego
,

Clic aqu para


agregar un
servicio al
recurso.

7.5. Recepcin de solicitudes va email

Con GLPI se pueden procesar solicitudes de mesa de ayuda y soporte


para las necesidades que el sistema permite realizar (que son descritas en la
FIREWALL
seccin 3.12.2), para la prueba prctica se hicieron varios tipos de solicitudes
con la opcin de seguimiento por correo electrnico, y se presenta la manera en
que funciona el modelo, adems, al finalizar el procedimiento se encontr como
resultado que por cada modificacin hecha a alguno de los seguimientos, el
programa automticamente enva al correo electrnico indicado la notificacin o
ticket de la respectiva novedad.
7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte

Cuando se efectu la operacin de soporte, se pidi seguimiento va email,


por tanto al correo respectivo que se indic en tal solicitud debe haberse
enviado la informacin correspondiente al nuevo servicio solicitado con copia al
email que se utiliza como puente de emisor (esto se explico anteriormente).

Ejemplos de recepcin de emails: (por cada cambio en los seguimientos o de


estado, se genera envo automtico de la nueva situacin al correo respectivo)

En el sistema (GLPI) se puede observar el registro de tal solicitud ingresando


al mdulo
Soporte y accediendo a
Seguimiento.

Se tiene: el Estado de la solicitud, que de acuerdo con los colores que los
identifican, est en estado de nuevo; a medida que se haga los respectivos
seguimientos por parte de los encargados, este cuadro ir cambiando de color.
Fecha en que fue creada, la prioridad de la solicitud, a quien es solicitado para
que atienda el hecho, la persona que fue asignada, el material inventariado
que requiere de atencin de soporte, y el ttulo que se ingresa al momento
de realizar la peticin.
Aqu se presentan los
dems cambios o
modificaciones hechas a
la solicitud.

Cuerpo del mensaje del email enviado solicitando soporte a la impresora:

Acceso directo a GLPI

Cantidad de
seguimiento
s efectuados
por la
persona
autorizada

Firma
automtica de
los mensajes

7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios va email


Inmediatamente que el administrador o la persona con el perfil requerido
para realizar seguimientos efecta uno de stos, al correo del solicitante llega
un mensaje electrnico con el mismo cuerpo del primer mensaje recibido
adicionado con la novedad ejecutada o llevada a cabo por el administrador.

Por cada cambio que el administrador o persona responsable haga a un


servicio, se genera una descripcin de la modificacin, la fecha en que fue
realizado, la duracin, planificacin,
y autor; a continuacin se muestra el ejemplo.

Click aqu para efectuar Ac se


un seguimiento muestra la
descripci
n

del servicio
7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigacin

Los usuarios creados a manera de ilustracin y para fines de la investigacin


son los que se describen a continuacin:

7.6.1. Administrador

Tiene los derechos de Super admin.; la clave de acceso es: glpiunal.


Visualizacin cuando un usuario de este tipo ingresa:

7.6.2. Usuario FCE

Posee los derechos post-only, la clave de acceso


es: usuario

La visualizacin al momento de
ingresar:
Est determinada para que ingrese directamente a la mesa de ayuda. Aunque
en la seccin de configuracin se puede optar por otra interfaz principal al
ingresar, se recuerda que esta opcin slo puede ser modificada por
aquellos usuarios con perfiles de admin. Y super-admin.

Como se mencion en una seccin anterior, este usuario est limitado a las
secciones de mesa de ayuda, servicios, reservas y el acceso a una FAQ
(preguntas frecuentes), esta ltima es elaborada por la organizacin para
que los usuarios tengan la posibilidad de solucionar sus dudas o inquietudes
acerca del manejo de las opciones disponibles.

En el link superior: preferencias el usuario tiene la posibilidad de modificar datos


referentes a su nombre, apellidos, idioma, email, password, telfono, etc. Tal
libertad representa en ciertos aspectos una desventaja y por otros fortaleza, en
el sentido de que dejar al antojo del usuario modificar sus nombres, el idioma
y telfono, puede llevar a introduccin de informacin falsa que puede ir en
detrimento de la seguridad y control de los elementos inventariados en el
sistema.
7.6.3. Tcnico

Este usuario tiene derechos de admin.; la clave de acceso es:


tecnicounal.

8. CONEXIN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS

Como se mencion en una seccin anterior, en GLPI existe la posibilidad de


importar bases de datos, como una elaborada bajo lenguaje MySQL y de otro
programa como OCS inventory; adems puede ser guardada en bajo este
mismo lenguaje y en .xml.

Para la investigacin se pregunto va telefnica a la Direccin Nacional de


inventarios si GLPI es compatible con el SIFI, pero la respuesta fue negativa,
puesto que la informacin contenida en la base de datos central es de uso
exclusivo de ellos y no permiten la modificacin de la misma por terceros
ajenos; adems slo se permite observar los registros all consignados
como consulta, ms no realizar cambios a la base de datos; aunque se
aclara que GLPI puede se configurado por ODBC, pero se requiere una
investigacin ms exhaustiva en programacin para poder ser ejecutado, y de
la asesora
de un ingeniero de sistemas que conozca de este tipo de programas (software
libre). Tal funcin puede llevarse a cabo desde el mdulo de Administracin
ingresando a Gateway de email, desde all se digitan los datos requeridos para
hacer posible la conexin a la otra red.

A continuacin se muestra la visualizacin de los datos requeridos por el


sistema para agregar un Gateway de email. En las opciones de conexin, se
dispone de las siguientes:

IMAP, POP; SSL; NO-VALIDTE-CERT, VALIDATE CERT; TLS,


NO-TLS
Cada una de estas se indican en el orden que aparecen de izquierda a derecha
en cada una de las listas desplegables.

Tambin, dado que en los prximos meses (desde julio de 2008 en


adelante) toda la gestin de los inventarios de la Universidad va a
estar a cargo de la firma PriceWaterHouseCoopers, esta organizacin
trae su propio programa o sistema de inventarios, por lo tanto, hasta no
conocer que tipo y clase de software es, no se puede afirmar si GLPI es
compatible o no con tal aplicacin.

Sin embargo, lo que se conoce del programa de la PriceWaterHouseCoopers


es que al igual que GLPI, este se instala a travs de un espacio web y por
ende, posee una direccin a travs de red (http) que por otro lado, puede ser
agregada como enlace externo en el mdulo de configuraciones de la
aplicacin objeto de investigacin. Esto con el nimo de que se tenga un
acceso rpido cuando se est en el mdulo de inventarios, pero de esta
manera, no se puede traer datos de la otra base a GLPI.

8.1. Fortalezas con GLPI

Con este aplicativo se tiene la posibilidad de observar en una misma ventana y


de manera categorizada todos los materiales inventariados de acuerdo con lo
requerido, ello permite ver lo que buscamos de cada elemento. En cambio,
con el SIFI no es posible que en un solo pantallazo te describa los
componentes de cada tipo de material del inventario.

Permite incorporar datos financieros correspondientes a cada equipo o


elemento inventariado, cosa que no se logra con SIFI y el mdulo de
inventario del WEBSIUI. Adems, se puede asociar documentos
correspondientes a contratos con los proveedores de dichos elementos,
situacin que no permite los otros dos aplicativos.

Aunque no incluye inventario para activos fijos como mesas y escritorios, si


posee la seccin de insumos y este puede ser personalizado para aquellos
elementos que no se especifican en las otras secciones del mdulo
inventarios.

La seccin Estados del mdulo de inventarios es muy til en cuanto facilita la


identificacin de aquellos elementos inventariados que se encuentran activos
o inactivos con el nimo de facilitar su identificacin para hacer ms eficaz
las labores de los encargados del inventario en la UIFCE.
La interfaz que maneja es muy agradable a la vista y permite usar tanto el
teclado como el mouse para registrar, modificar y/o suprimir datos del sistema;
cosa que no ocurre con el SIFI, dado que este solo se maneja con el teclado.

Con respecto a las reservas, el sistema GLPI se puede utilizar de manera


interna por los integrantes de la UIFCE, que no requieran estrictos controles
de responsabilidad con lo que se presta, es decir, que se presume un grado
elevado de honestidad de los mismos, dada la cierta libertad en la forma que
se reserva un material en particular.

Como GLPI es software libre de cdigo abierto existe la posibilidad de


modificar sus cdigos y programarlos a las necesidades requeridas, pero para
ello se requiere de alguien que conozca de lenguaje de programacin enfocado
a este tipo de sistemas.

GLPI permite conectarse a otras redes (Gateway de email) y transformar la


informacin que recibe de las otras adaptndola al formato de paquete
que utiliza para su interpretacin y buen funcionamiento.

Se puede realizar reservas de materiales desde lapsos de tiempo pequeos


hasta unos relativamente grandes, que varan desde los 5 minutos hasta
hablar de das, meses e incluso aos enteros, y con una frecuencia de varias
veces por da o semana. Tambin se tiene la posibilidad de insertar
comentarios de gran capacidad de contenido para cada elemento o tipo de
reserva que se lleve a cabo.

Tambin, por va email se puede informar sobre el estado de cartuchos,


insumos y datos financieros de los recursos inventariados por medio de
alertas, que pueden ser programadas por semanas o das.

Cada recurso inventariado y/o servicio solicitado se pueden asociar en el


sistema con algn documento, archivo, enlace externo o contrato, que
contribuye a complementar la informacin asociada a cada elemento.

El mdulo de gestin de GLPI permite incorporar archivos de mltiples


tipos y relacionarlos con datos del inventario, ciertos servicios solicitados
y ejecutados, e informacin de proveedores.

Es muy importante la herramienta de Estadsticas, puesto que permite disponer


de datos y grficas para ser comparados con los parmetros o indicadores
implementados por el sistema de gestin y de calidad buscando la
contribucin de este aplicativo al mejoramiento continuo de la organizacin
(UIFCE).

8.2. Debilidades con GLPI

Las siguientes son aquellas desventajas del sistema y de su utilizacin

Mantener actualizado los datos del inventario (real vs. lo registrado en el


sistema) con una frecuencia de tiempo muy recurrente implica tiempo por
parte de la(s) persona(s) encargadas del mismo y esto puede generar
prdida de eficiencia y eficacia a la hora de que la informacin del sistema
corresponda con lo real. Aunque con el SIFI,
la informacin puede que no sea tan real, dado que la Central (inventario
central de la universidad) no lleva a cabo un seguimiento o levantamiento
regular de los equipos inventariados.

La libertad que el sistema ofrece a los usuarios, en especial los que no


poseen derechos de administrador o tcnico, la posibilidad de modificar
ciertos datos primordiales y de gran importancia que genera falsedades y
conduce a la inseguridad en cuanto al nivel de control sobre los elementos
inventariados bajo el sistema. Tal situacin se da en
la modificacin de preferencias, que se ubica en la parte superior de la interfaz.

La base de datos de la Seccin Inventarios y Almacn (SIFI) y el mdulo en


el Websiui abarcan activos fijos, mientras que GLPI solo aplica para activos
informticos (hardware y software).

El departamento de inventarios de la Universidad aprueba como poltica el


uso de SIFI como el aplicativo con el cual ejecutar el levantamiento de
inventarios en todas las dependencias del campus universitario.

En cuanto a las reservas, no existe una especie de control en el que se


asigne el material reservado de acuerdo con un parmetro establecido, dado
que se otorga de acuerdo al que primero realice la reserva por el sistema,
o sea que dicho usuario dispone del elemento porque fue el primero que
hizo la gestin de reserva; por lo tanto otro usuario no puede disponer del
mismo material para una misma fecha y hora en que lo solicit el otro. El
hecho es que no hay un filtro, permiso o sancin que pueda impedir a un
usuario tomar o no en prstamo un equipo, ni un mecanismo que permita ver
que este usuario realmente est utilizando el mismo. De acuerdo con lo
anterior, el mdulo de reservas del Websiui es ms eficiente y eficaz dado el
mayor nmero de controles que posee en la asignacin del material para todos
los miembros de la Facultad.

Adems, la gestin para cancelar la reserva no es sencilla si se realizaron


demasiadas, puesto que se debe eliminar directamente del calendario de
reservas el prstamo haciendo clic en la fecha y hora que se desea eliminar y
luego en el botn de suprimir, y as con cada una de las programaciones de
cada elemento pedido.

El calendario que posee el sistema abarca fechas pasadas, que a la hora de


la verdad no son tiles cuando se va ha realizar una solicitud o reserva y por
diseo o apariencia visual. Por defecto, el sistema trae un horario programado
desde las 8:00 horas hasta las 20:00 horas, por lo que para la Unidad sera
recomendable uno desde las 7:00 am hasta las 22:00 horas, ya que es el
horario oficial de clases de la Facultad y de las clases programadas en horas
nocturnas por dependencias como el PEC (Programa de Educacin
Continuada).

No se dispone de un campo que asocie directamente todos los elementos


relacionados con un documento, enlace u otro por el estilo, por tanto la tarea
se debe realizar de uno en uno.

La actualizacin de la informacin no se da de manera automtica como si


ocurre con el sistema del WEBSIUI que a cada minuto est actualizado. La
manera para que se actualice es dndole la orden o accediendo a otro link del
que nos encontremos.

En GLPI no se pueden cargar archivos de ms de 2MB


(megabytes).
9. ETAPA DE IMPLEMENTACIN

Dada la utilidad que representa el aplicativo para la Unidad en cuanto a


funcionalidad y automatizacin de procesos, en especial las ventajas que
ofrece al equipo de mantenimiento y soporte tcnico, se obtuvo por parte de
la directiva el visto bueno para su implementacin y posterior uso. Por lo
tanto, actualmente se viene trabajando con el IT de sistemas de informacin para
adaptar y dar el aspecto necesario y requerido a las necesidades especficas de
los usuarios que van hacer uso del programa.

En primera instancia se consult a los directamente implicados con la


aplicacin (Mantenimiento y soporte, Inventarios y Coordinacin) sobre sus
perspectivas acerca de GLPI, ello con el propsito de establecer unos roles
temporales para que ejecuten cierto tipo de pruebas con el fin de evaluar
qu requerimientos o elementos deben ser modificados y/o eliminados, y
brinden ayuda en la definicin final de sus permisos de acceso y las
herramientas del sistema tiles y pertinentes a sus labores respectivas.

Adems, el IT de sistemas de informacin est en la tarea de autenticacin y


validacin de usuarios y contrasea ELAP, para que los usuarios finales manejen
una misma contrasea de acceso del SIA con la de ingreso a GLPI.

9.1. Perfiles definidos con fines de implementacin

A continuacin se relacionan aquellos perfiles establecidos en perodo de


prueba con el nimo de implementar la aplicacin en la Unidad de informtica,
estos se irn modificando de acuerdo con los requerimientos y necesidades de los
usuarios respectivos.
Se dejaron los predeterminados de Admin y Super-Admin, y se crearon 4
nuevos.

9.1.1. Usuario bsico


Dirigido para aquellas personas que requieren la atencin a un problema o la
solicitud de un servicio, y ver los cambios o modificaciones respectivas a
sus requerimientos (seguimientos). Posee tres (3) mdulos nicamente: Mesa
de ayuda (slo para indicar el problema o solicitud de servicio), Servicios (solo
se muestra aquellos solicitados por el usuario respectivo y los seguimientos que
le fueron asignados) y FAQ (para facilitar al usuario la utilizacin del sistema).

Este tipo de usuario tiene por interfaz directa la mesa de


ayuda.
9.1.2. Soporte tcnico
Dirigido para el personal encargado de realizar el soporte y mantenimiento a los
equipos Dispone de 3 mdulos: Soporte (Seguimiento, mesa de ayuda y
planificacin), Gestin (documentos) y tiles (notas y base de conocimiento).
Ingresa directamente a la consola central como se muestra en seguida.

10. GUIA DE INSTALACIN

10.1. CMO INSTALAR GLPI

Para poder trabajar con GLPI es necesario tener instalados en el equipo un

servidor APACHE2 y MySQL3, ambos con soporte para PHP. Si no dispone


de un servidor web, entonces proceda a instalar alguno de estos dos
programas recomendados: Easyphp o xxamp los cuales viene integrado
Apache, MySQL y PHP o tambin se pueden instalar por separado; que se
pueden conseguir en la red. Dichos programas le permitirn de forma fcil
instalar GLPI en un servidor web.

Despus se procede a obtener el archivo comprimido que se encuentra en la


pgina oficial de GLPI, http://glpi-project.org/. Luego debe descomprimir el
archivo y copiar este directorio en el servidor web. A continuacin, usar el
navegador para obtener la raz de GLPI. Ahora puede configurar GLPI
utilizando la interfaz grfica. Despus de este puede utilizar GLPI y comenzar a
trabajar.

El manual de usuario de la aplicacin se consigue despus de haberlo instalado.


La forma de acceder a la interfaz GLPI para la UIFCE se realiza a travs del
navegador de Internet, en la siguiente direccin: http://168.176.16.11 accediendo
en la carpeta glpi; no cualquiera puede acceder al mismo, dado que est
en prueba, y las claves de acceso son de exclusividad para los investigadores
del mismo.

10.2. Comienzo de la instalacin

Lo que falta de la instalacin se llevar a cabo todo en lnea, por ende deber
usar su

2 Servidor ms ampliamente disponible en Internet que soporta


los lenguajes PERL y PHP.

3 Conocido gestor de bases de datos de libre distribucin que


corre bajo lenguaje PHP.

navegador para acceder a la raz de GLPI, que como indicamos


anteriormente es http://168.176.16.11/glpi. En la primera parte de la conexin, se
iniciar el proceso paso por paso; y como lo hemos reiterado bastante, la
interfaz es amigable y de hecho slo deber digitar la informacin que le solicita.

o Seleccin de su idioma favorito (Choose your favorite language)

Escoja el idioma original de su procedencia o el ms entendible para usted, luego


presione siguiente u OK.

o Instalar o Actualizar (Install or Update)

Como es nueva la instalacin se escoge

instalar.

o Chequeo de compatibilidad para utilizar GLPI (Compatibility checks to use


GLPI)
Se llevarn a cabo todas aquellas pruebas pertinentes que
proporcionarn la compatibilidad necesaria.

o Mensaje de error

En el caso de que aparezca dicho mensaje, no se podr continuar con la


instalacin debido a que algo no ocurri correctamente y por tanto, se deber
hacer todos los ajustes necesarios para corregir el problema.

o Si todo esta bien, usted podr presionar Continuar

10.3. Pasos posteriores a la instalacin

Luego de haber instalado la aplicacin lo primero que tendr que hacer es


modificar o borrar los usuarios predeterminados que trae el programa, esta
parte se explica en la seccin del trabajo correspondiente a USUARIOS.

10.3.1. Obtener la informacin

Antes de que empiece a ingresar el inventario, es indispensable que consiga


la mayor
Cantidad de datos que sern tiles durante la carga. Por
ejemplo:

Datos tcnicos:

Sobre el hardware o material,

Sobre el software o

programas, Sobre las redes

Datos contables y financieros:

Valor de compra
Fecha de compra
Fecha de puesta en servicio
N de inventario
Plazo de amortizacin
Datos comerciales:
Proveedores (direcciones de ubicacin, telfono,

) Fabricantes

10.3.2. Ingreso de ttulos

Estos hacen referencia a las caractersticas de los recursos informticos y que


por su uso generalizado se encuentran disponibles en listas desplegables, y
tiene como fin evitar la repeticin de los mismos datos, cada vez que llevemos
a cabo el ingreso de un nuevo elemento o la modificacin, actualizacin o
borrado del mismo.

Tales datos se introducen ingresando por el men Administracin luego a


configuracin /
ttulos

Por ejemplo: lugares sala x, edificio xxx, saln xxx,


etc.

Tipo de mquina equipo de escritorio, porttil, MAC, etc.

Tipo de red hub, router, entre otros.

10.3.3. Ingreso de empresas

Para poder asignar un fabricante a un material, se debe haber creado de


antemano la empresa correspondiente.

Estas informaciones deben ser ingresadas en el men Gestin -


Proveedores - Agregar
10.3.4. Ingreso de modelos

La utilidad de disponer modelos previos permitir evitar las tareas repetitivas


sobre materiales o software que sean similares. Esta funcionalidad es muy
prctica cuando el material que se tiene es homogneo.

Para tal aspecto, se recomienda preparar de antemano todos aquellos datos


recurrentes como son: tipo, lugar, responsable tcnico, sistema operativo,
fabricante, entre otros; luego si proceda a elaborar su plantilla

Ejemplo para el inventario de software: vaya al men

Inventario: Click sobre software

Gestin de plantillas

Agregar una plantilla

Luego ingrese el nombre del modelo o plantilla, y despus ingrese los datos
comunes que fueron recopilados previamente.

10.3.5. Introduccin de los datos

Luego de elaborado las plantillas necesarias, se empieza ha introducir los datos


de todo el material inventariable de la organizacin de acuerdo con las
necesidades e indicaciones que ms delante se dan..

11. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI)

El programa posee seis (6) mdulos dinmicos que le permitirn usar la


aplicacin de la manera ms fcil posible, a continuacin se describen de manera
general y detallada:

11.1. Inventarios
En tal seccin se pueden listar y consultar todo el inventario de hardware y
software de la organizacin. Dicho listado comprende en un solo lugar todo lo
pertinente del parque informtico, lo cual ofrece una gran ventaja y beneficio a
nuestra entidad, puesto que podemos dar una amplia descripcin y concepto de
todos los elementos informticos que se poseen, a diferencia de otros sistemas
que solo permiten inventariar unos pocos recursos tangibles.

Adems, contamos con la posibilidad de efectuar bsquedas parame-trizadas y


ordenadas, sobre alguno de los tipos de inventario, ya sea computadores, material
de red, impresoras, cartuchos, monitores, perifricos externos, software y
reparaciones.

La seccin permite desplegar la ficha de cada elemento inventariado, esto con


el fin de reconocer sus detalles particulares o para agregar un nuevo elemento.
Luego tenemos la posibilidad de modificar o eliminar cada elemento, esto
segn las circunstancias y necesidades en la Unidad.

En cada ficha de informacin, se tienen pestaas disponibles para obtener una


visin ms legible de los diversos datos. Podemos elegir mostrar todos los datos
haciendo click sobre la pestaa Todos.

Las pestaas y nos permiten navegar dentro de los elementos del


inventario desplazndonos respectivamente al elemento anterior y al siguiente
de acuerdo a la manera elegida de organizar los elementos (por tipo, nombre,
cdigo de referencia, ID, etc).

Adems, se puede realizar las siguientes


acciones:

Importar la informacin desde un inventario de OCS Inventory NG,, si lo


tiene; inventariar los computadores con administracin de los dispositivos
conectados y administracin TCO.

Realizar el inventario
de:
Los monitores con su respectiva administracin de las conexiones a los
equipos; los componentes de la red con administracin de las conexiones a los
dispositivos (IP, MAC Address, VLANs). Las impresoras con administracin
de sus conexiones a los computadores y administracin de los consumibles
(cartuchos), con alarmas programadas por el nivel de consumo. Los
dispositivos externos (Scanners, tablecs graficadoras, quemadores) con
administracin de las conexiones a los computadores. Los telfonos con
administracin de las conexiones a los computadores respectivos. Las
Licencias de
Software, con administracin de sus fechas de expiracin.

Tambin, la asignacin de hardware por reas geogrficas (pisos, cuartos,

salas, edificios) La administracin de:

La informacin Financiera y Comercial como la fechas de compra, garantas,


extensiones,
costos, etc; los elementos que abandonan o son retirados del inventario por
alguna razn; los distintos estados en que se encuentran los materiales (en
reparacin, en pedido); los monitores y perifricos asociados a los equipos;
enlaces hacia otras aplicaciones (que puede ser la direccin de la ubicacin de
la base de datos central de inventario: SIFI); y la historia de las modificaciones de
los elementos del inventario.

El manejo del estado en que se encuentra el hardware. Y la administracin por


tipos de modelos, agilizando el proceso de insercin de equipos similares.

11.1.1. Pasos previos

Antes de utilizar introducir datos para el inventario, como se mencion en una


seccin anterior, se recomienda generar los modelos con los cuales podamos
crear los nuevos
Elementos y nos permitan administrar y establecer las configuraciones estndar
de los recursos informticos, con lo que nos dar mayor simplicidad al
momento de ingresar nuevos elementos de caractersticas similares.

11.1.1.1. Gestin de perifricos internos de los computadores

Cuando tengamos la necesidad de incorporar nuevos elementos que hagan parte


interna o especial del computador, GLPI permite aadir tantos elementos como
sean necesarios, tal procedimiento lo podemos llevar a cabo accediendo al
mdulo Configuracin en la seccin correspondiente a perifricos internos.

Al listar ciertos tipos de perifricos internos se tiene la posibilidad de


darles una caracterstica especfica, por ejemplo, la capacidad de un tipo especial
de disco.

11.1.1.2. Gestin de conexiones directas

En GLPI una conexin directa tiene que ver con la relacin que tiene cierto
recurso informtico con otro, es decir, entre la unidad central de un
computador con sus componentes exteriores, por ejemplo, la conexin entre un
Mouse y el computador, o este ltimo con la impresora.

Las conexiones o desconexiones se realizan desde la ficha del computador o


desde la ficha del material ligado a el.

11.1.1.3. Gestin de software

El software se relaciona con una cierta cantidad de licencias, y estas a su vez,


se asocian con su nmero de serie respectivo y la fecha de expiracin. La
instalacin de software se lleva a cabo desde la ficha del computador; y a
medida que se instala nuevo software, el nmero de licencias disponibles para tal
software disminuye.

Cuando no se disponen de ms licencias, no cabe la posibilidad de instalar nuevo


software, aunque si puede ser instalable si se indica la palabra free en lugar de
escribir un nmero de serie al momento de agregar una licencia al software.
Tambin se puede indicar la palabra clave global si se posee software con
licencias globales o site licenses. Adems, en una sola vez es posible agregar
varias licencias, el nmero de la serie y la fecha en que expira, que sern los
mismos para cada una de dichas licencias.

11.1.1.4. Gestin de ports de red

En la mayora de las configuraciones, las conexiones se harn entre un port


presente en un computador, un perifrico o una impresora, y un port presente
sobre un material de red (hub, switch).

Cuando se conectan dos materiales, los datos como la direccin IP y la boca de


red son actualizadas para cada uno de los dos ports involucrados. Para cada
material, es posible en todo momento agregar uno o varios ports.
11.1.2. Computadores

(Visualizacin de la seccin)

En este mdulo podemos introducir todo el inventario de


computadores correspondientes a la UIFCE y listar los equipos
de acuerdo con algn criterio preestablecido.

11.1.2.1. Plantillas

Si se cuenta con una base de datos ya preestablecida en MySQL,


entonces debe indicarle al sistema que importe su base de datos. Aunque
en el momento de instalar el programa GLPI, en uno de sus pasos debi
haberle pedido si quera traer su base de datos. Pero como la aplicacin
est en modo de prueba para la Unidad, entonces no se cuenta con
alguna base disponible, y por ende se debern crear a partir de los
conos agregar gestin de plantillas.
Si se dio clic en el ltimo icono, por defecto debe aparecernos
lo siguiente.

Como no hay plantillas existentes, entonces agregamos una nueva; en el caso


de existir plantillas previas, estas se deben visualizar con el nombre
correspondiente.

A travs del formato anterior en GLPI podemos crear nuestro listado de


equipos disponibles y pertenecientes a la unidad, o que estn bajo la
responsabilidad de la misma. Por ende, podemos notar la facilidad con que se
puede llevar a cabo esta funcin sin necesidad de conocimiento informtico
avanzado, solo basta con llenar los datos requeridos y oprimir agregar.

Bajo esta misma modalidad trabajan las otras plantillas establecidas para
las dems secciones del mdulo inventarios.

11.1.2.2. Opciones de visualizacin


El programa trae la ventaja de poder visualizar el listado de nuestros equipos en
formato de archivos PDF, formato SLK y View CSX export. Lo anterior tambin
aplica para los dems elementos inventariados bajo GLPI.

11.1.2.3. Bsquedas y Ordenacin por criterios

En lo concerniente a bsquedas, estas se pueden realizar a travs de dos


maneras, la primera es escribiendo directamente el objeto u elemento a buscar
en la parte superior derecha de la aplicacin, de tal forma que el sistema
examinar todo el
parque informtico inventariado. La segunda, es accediendo al mdulo
inventarios y escribir el elemento objeto de bsqueda en la seccin con
los iconos en amarillo (+), que corresponden respectivamente a agregar
criterio de bsqueda y agregar un criterio global de bsqueda, luego dados
click en buscar.

Con respecto a organizar los elementos de acuerdo con algn criterio, lo


podemos realizar en la parte correspondiente a Ordenado por, tal organizacin
se puede dar por: Caractersticas propias, Componentes de cada equipo en
particular, Red a la que pertenecen, Asistencia, Datos financieros y Registro;
a su vez dentro de cada uno de ellos se tienen ciertos parmetros que
facilitan la bsqueda, los cuales se presentan a continuacin:

Por sus Caractersticas:

Nombre (denominacin del equipo y que corresponde al establecido


para cada equipo, por ejemplo: econos1003adm, econos3-00pub, etc.)
ID (la preestablecida en el momento de adquisicin del equipo)

Lugar: ubicacin del computador en la Unidad o en otra parte de la


Universidad.

Tipo

Modelo

Estado

OS (Sistema Operativo)

Version OS

Service Pack

Origen de actualizacin

OS Serial

OS Product ID

Nmero de serie

Nmero de inventario

Comentarios (los realizados al equipo por diversas situaciones


especficas o especiales relativas al mismo que no corresponde a un
criterio estndar para los dems).

Contacto

Contacto nmero

Usuario

Grupo

ltima modificacin
Red

Dominio

Fabricante

Responsable tcnico

Entidad

Por sus Componentes:

CPU

CPU MHZ

Tipo de RAN

Cantidad de RAM

Interfaz de red

Placa de sonido

Placa grfica

Motherboard

HD tipo

Tamao HD

De acuerdo con la Red:

IP

MAC

Mscar
Subred

Gateway

Network point

Por la Asistencia dada:

Cantidad de servicio

Por los Datos financieros:

Nombre contacto

Nmero contacto

Nmero de inhibicin

Nmero de pedido

Remito de entrega

Nmero de factura

Fecha de compra

Fecha de puesta en servicio

Presupuesto

Duracin de garanta

Proveedor

Valor

Valor de extensin de garanta

Duracin de amortizacin

Tipo de amortizacin
Coeficiente de amortizacin

Alertas por email

Comentarios-datos

De acuerdo con el Registro:

Registro: calve/val

Registro: OCS name

11.1.2.4. Modificar o Suprimir

Para eliminarlos se lleva a cabo seleccionando el (los) elemento(s) que vamos a

suprimir y dar la opcin borrar , tal icono lo encontramos al lado del botn
buscar; o tambin haciendo click sobre el objeto y dirigindonos en la nueva
pgina que se abre al botn suprimir.

Para las modificaciones, realizamos el ltimo paso indicado


anteriormente, con la excepcin de que introducimos los nuevos datos y en
vez de ir a suprimir oprimimos
actualizar.
Los pasos anteriores son idnticos para las otras secciones de inventarios del
mdulo.

11.1.3. Monitores

En tal seccin llevamos registro de todas las pantallas correspondientes a cada


equipo, o que se encuentren hurfanas, haciendo claridad en las caractersticas
de estas, como el tipo, es decir si son monitores CRT, de cristal lquido u otro.

Opera de manera semejante al inventario de computadores, por ende no es


necesario volver a repetir los pasos.

11.1.4. Software, Redes, Perifricos, Impresoras, Cartuchos,


Insumos y Telfonos

Aqu escribimos todos los recursos informticos referentes a cada pestaa con
el fin de tener un mayor control del mismo a travs del uso del inventario.
Como se mencion anteriormente, no es necesario repetir los pasos del manejo
de cada seccin, dado que no vara mucho al explicado para los computadores.
11.2. Soporte

En esta seccin se permite mantener un adecuado nivel de servicio para


mltiples opciones, como la solucin de inconvenientes o problemas con los
recursos informticos; Tal mdulo maneja cuatro secciones: Seguimiento, Mesa
de ayuda, Planificacin y Estadsticas.

Se pueden realizar bsquedas de servicios a partir de una identificacin ID o de


una breve descripcin. Tal mdulo implementado en la Unidad proporcionara
una rpida y eficaz.

Atencin a todos aquellos servicios ms relevantes que se prestan a los varios


usuarios en la facultad.

Una fortaleza de tal sistema es que va programado por tiempos, lo que permite
identificar en cuanto tiempo se logr atender la solicitud, adems se puede
reconocer: su estado (nuevo o viejo), el nmero de identificacin (ID),la fecha de
apertura y de cierre, el nivel de prioridad, el autor de la solicitud de trabajo, la
persona a quien ha sido asignado el servicio, el material involucrado, la
categora del servicio, la descripcin de la solicitud de trabajo y los datos
disponibles sobre el seguimiento del servicio.

Todo lo anterior permitira un mayor control en los procesos, eficiencia y eficacia


a la hora de prestar el soporte requerido por los diversos usuarios (profesores,
estudiantes, personal administrativo, etc)

Otra utilidad es que se puede clasificar los servicios en categoras utilizando


la lista des colgable prevista para este efecto. Para agregar o modificar las
categoras de seguimientos, vaya a la seccin Configuracin.

Una ventaja adicional es que se puede modificar la prioridad de un servicio si


sta cambia mientras el servicio est en marcha, utilizando la lista de prioridades.
Esto para la situacin de los servicios terminados. Es posible recuperar aquellos
servicios terminados borrados, solamente es necesario hacer clic en info y
despus en restaurar. Y si se quiere es suprimir dichos servicios, entonces se
procede a marcar el casillero Estado e indicar en el botn Suprimir que se
encuentra en la lista de servicios. Es posible suprimir servicios terminados si no
deseamos conservarlos ms en la base. Para esto basta marcar el casillero
Estado y hacer clic sobre el botn Suprimir en la lista de servicios.

11.2.1. Resolver un problema al enviar una solicitud

En el rincn superior derecho de la pantalla hay un cono de FAQ (Preguntas


Frecuentes). Con l usted tiene acceso a las varias preguntas y soluciones que la
persona a cargo de los recursos informticos ha puesto a su disposicin.
Adems dispone de la generacin de tickets a travs de la comunicacin de los
problemas tcnicos.

11.2.2. Cmo comunicar un problema tcnico

1) Seleccione el nivel de urgencia de su problema (por defecto es


Medio).

2) Indique el nmero de su computador.

Si no conoce el nmero del material involucrado haga clic sobre el cono del
smbolo de pregunta?:

Se abrir un formulario donde podr indicar las primeras letras de su


nombre, el nombre del tem involucrado o su nmero serial. Luego
pulse el botn de Bsqueda.

En la lista que aparecer, encontrar el tem buscado. Bastar entonces


con hacer clic sobre la lnea correspondiente para que se cargue ese dato
en el formulario.

Si no aparece su nombre, por favor contacte a la persona a cargo de los


elementos informticos.

Para un servicio de tipo general, no se requiere


nmero.

3) Describa su problema

Sea lo ms preciso posible en su descripcin. El tratamiento ser ms


rpido.

4) Seguimiento por email

Es posible que aparezcan otros dos campos en el


formulario:

El campo Infrmenme del seguimiento. Si contesta afirmativamente


en este campo, recibir notificacin por email cada vez que un tcnico
agregue un mensaje o accin de seguimiento a su solicitud.

El campo Mi email que lo habilitar a especificar una direccin de


correo electrnico donde recibir estos seguimientos.

Una vez correctamente llenado este formulario haga clic sobre Enviar
mensaje.

Tambin puede agregar una nueva solicitud de control haciendo clic sobre el
botn
Agregar un nuevo servicio que figura en el rincn superior derecho de la
pantalla.

A continuacin se puede observar el formato como aparece en el


programa la comunicacin y soporte para un problema de tipo tcnico o de otra
situacin de atencin primaria.
11.2.3. Efectuar seguimientos a las solicitudes

Slo los usuarios con perfil predeterminado de admin y super-admin tienen


permiso para administrar esta funcin, a menos que exista un perfil creado
que tenga derechos para la misma; los dems solo pueden elaborar
solicitudes sobre problemas o ayudas por medio del mdulo de Soporte o a
travs de la seccin de mesa de ayuda, de acuerdo con los otros perfiles
establecidos para el usuario. Se puede realizar o seguir la evolucin de
sus solicitudes abiertas o terminadas. Para ello se hace click sobre el cono
de Seguimiento de servicios en el rincn derecho de la pantalla del cuadro o
frame central.

Aparecer la lista de todas sus solicitudes en curso o terminadas. Para


obtener ms informacin sobre cada solicitud haga click sobre el enlace de
Infos. Al ingresar por este enlace se conoce con detalle el orgen de la
solicitud, la descripcin, el estado, la prioridad, la duracin total del servicio y
los logs de los seguimientos efectuados a la fecha, la persona que requiri la
solicitud y a quin fue asignado. Tambin, se autoriza el envo del seguimiento
por email y asociar documentos de cualquier tipo sin que sobrepase la
capacidad de 2 MB.

A travs de la pestaa de agregar nuevo seguimiento se introduce la


descripcin, se indica si es privado o no, y se efecta la planificacin
respectiva, esto ltimo se explica ms adelante.

11.2.3.1 Planificar seguimientos

Cuando a un seguimiento se le efecta una o varias planificaciones, entonces


en la pantalla se visualiza un campo o cuadro adicional en la imagen
anteriormente presentada as como el que se muestra en seguida:

En esta parte se indica la persona que realiza la misma, el horario en que se


llevar a cabo el servicio que atienda tal solicitud y el estado en que se
encuentra. Luego se da clic en agregar para que el sistema tome el cambio
efectuado, o en Agregar y cerrar para que guarde y salga del seguimiento
A continuacin se muestra la visualizacin de un seguimiento:

Estados o
niveles
de
seguimient
o

En esta seccin
se presentan todos los
cambios ocurridos en el
seguimiento

En la parte inferior aparece el histrico con la cantidad de veces en que se


han realizado distintos seguimientos, las fechas en que se han hecho, la
descripcin del cambio al nuevo estado, el usuario que los ha efectuado, la
planificacin ejecutada y la duracin en la atencin de la solicitud; esto
ocurre con cada uno de ellos que la persona responsable realice.

12.2.3.2. Estados de los seguimientos

En la misma seccin se logra crear una lista de servicios en funcin de


ciertos criterios, dentro de los cuales se pueden visualizar:
o Todos los servicios activos

o Todos los servicios que no han sido cerrados.


o Solamente los servicios que nos han sido asignados.

o Los servicios a los que hemos sido afectados.


o Solamente los servicios no asignados.
o Los servicios an por asignar a un tcnico.
o Solamente los servicios terminados
o Los servicios que han sido cerrados.

Y de acuerdo con el tipo de servicio y seguimiento se asigna un estado con su


respectivo
ID, los siguientes colores relacionan dichos
estados:

4. GLOSARIO

Firmware: Es el "software que est dentro del hardware". Se


refiere a los programas grabados en memorias ROM. Software que se
almacena y ejecuta desde la memoria de solo-lectura ( ROM ) del
computador. Su grado de fijacin al equipo puede ser absoluto, como
en el caso de los programas implantados va circuitos trazados, o
relativo, como en el caso de los ROM reprogramables ( EPROM ).
Gateway: Puerta de Acceso. Dispositivo que permite conectar entre si
dos redes normalmente de distinto protocolo o un Host a una
red. En una red de ordenadores, es un dispositivo que se encarga
de conectar dos redes de distinto tipo, y que es incluso capaz de
transformar la informacin, adaptando el formato de paquetes de la
primera red al que necesita la segunda. La mayora de las veces se
implementan por software. Trabajan a nivel de transporte (nivel 4 del
estndar OSI) o superior.

IMAP4: Siglas de "Internet Message Access Protocol", junto al POP3, es


uno de los protocolos cliente/servidor ms comunes para recibir y
descargar los e-mail del servidor de correo electrnico.

Logs: Un log es un registro de actividad de un sistema, que


generalmente se guarda en un fichero de texto, al que se le van
aadiendo lneas a medida que se realizan acciones sobre el
sistema. Se utiliza en muchos casos distintos, para guardar
informacin sobre la actividad de sistemas
variados. Tal vez su uso ms inmediato a nuestras
actividades como desarrolladores del web sera el log de accesos al
servidor web, que analizado da informacin
del trfico de nuestro sitio. Cualquier servidor web dispone de un log
con los accesos, pero adems, suelen disponer de otros log, por
ejemplo, de errores. Los sistemas operativos tambin suelen trabajar
con logs, por ejemplo para guardar incidencias, errores, accesos de
usuarios, etc. A travs de los log se puede encontrar informacin
para detectar posibles problemas en caso de que no funcione
algn sistema como debiera o se haya producido una incidencia de
seguridad.
MIME6: Multipurpose Internet Mail Extensions. Protocolo de envo de
informacin no codificada en cdigo ASCII. Norma de extensin de
correo electrnico que permite enviar mensajes con ficheros de audio,
vdeo, grficos o texto.

Network point: en espaol es puerto de red, y es el punto en el que se


conecta el cable de red ubicado en la parte trasera o posterior de los
PCs.

PHP: es un lenguaje de programacin usado usualmente para la


creacin de contenido para sitios web. Hyper Text Pre-Prosessor /
Personal Home Pages), Lenguaje de programacin de licencia libre,
embebido dentro del HTML y ejecutado en el servidor antes de ser
enviado al navegador, usado para crear paginas dinmicas (datos
dinmicos).

Root: es el nombre convencional de la cuenta de usuario que posee


todos los derechos en todos los modos (mono o multi usuario). root es
tambin llamado superusuario. Normalmente esta es la cuenta de
administrador. El usuario root puede hacer muchas cosas que un
usuario comn no, tales como cambiar el dueo de archivos y enlazar a
puertos de numeracin pequea. No es recomendable
utilizar el usuario root para una simple sesin de uso habitual, ya que
pone en riesgo el sistema al garantizar acceso privilegiado a cada
programa en ejecucin. Es preferible utilizar una cuenta de usuario
normal y utilizar el comando su para acceder a los privilegios de root
de ser necesario.

Ports de red: Un port de red permite modernizar la salida de una


interfaz de red sobre un material dado.

Servidor SMTP: Servidor que se ocupa de enviar los mensajes que


escriben sus usuarios.

SMTP: P r o t o c o l o simple de transferencia de correo (Simple Mail


Transfer Protocol). Un protocolo utilizado para enviar correo
electrnico en Internet, definido en STD 10, RFC 821.

Tags: En sentido informtico un tag es un conjunto de caracteres que se


aade a un elemento de los datos para identificarlo. Una etiqueta (o tag)
es una marca con tipo que delimita una regin en los lenguajes
basados en XML. Tambin puede referirse a un conjunto de juegos
informticos interactivos que se aade a un elemento de los datos
para identificarlo (Oxford English Dictionary). Esto ocurre, por ejemplo,
en los archivos mp3 que guardan la informacin sobre la cancin y el
artista. Como ocurre en otros casos, a menudo se emplea la palabra
inglesa, a pesar de que etiqueta es perfectamente adecuada. Con la
llegada de la World Wide Web ha habido una invasin de tags. La
Web se basa en el HTML, o "lenguaje de marcado de hipertexto", que
est basado en el uso de etiquetas. Las etiquetas (entre otras muchas
cosas) le dicen al programa visualizador de pginas web (o browser) en
qu juego de caracteres est la pgina, de qu tipo es cada uno de los
fragmentos de texto que contiene (por ejemplo, encabezamiento, texto
normal, etc.), si estn alineados a un lado o centrados, en qu tipo de
letra est el texto (cursiva, negrita, etc.), si hay tablas, de qu anchura
son, etc. Es decir: le dan

las instrucciones para que nos presente la pgina en pantalla.


5. CONCLUSIONES

GLPI es una aplicacin de gran funcionalidad para distintos


requerimientos en lo relacionado con el manejo de inventarios y la atencin
de soporte, mesa de ayuda y generador de ciertas estadsticas bsicas que
contribuyen a evaluar la eficiencia y eficacia en que se da solucin oportuna a
las varias solicitudes que se reportan. Puesto que el sistema opera bajo un
espacio web, se tiene el fcil acceso al mismo por parte de los usuarios
siempre y cuando se disponga de un computador con acceso a red (en este
caso intranet), sus mayores fortalezas radican en el mdulo de soporte,
inventarios y configuraciones.

Bajo el mdulo de soporte ste permite generar solicitudes para la atencin


de soporte de mltiples tipos y relacionadas con los objetos inventariados,
se puede realizar el seguimiento a los mismos con lo que se generan tickets
que pueden ser reportados va email a la persona que indic la necesidad
de ayuda (usuario), facilitando con ello la comunicacin y eficiencia de los
servicios. Adems, en el mismo se encuentra la seccin de estadsticas que
se establecen como posibles controles para evaluar la gestin en la atencin
y seguimiento a los mismos, esto para la UIFCE se convierte de gran utilidad
para cumplir a cabalidad con el plan de calidad establecido.

El mdulo de inventarios agrega datos de varios recursos informticos y de


software, y de otros establecidos como insumos, tal vez su limitante es
que no tiene una seccin especfica para activos fijos, pero se puede
solucionar si se incorporan en el de insumos.

En el mdulo de configuraciones se pueden realizar todos aquellos cambios


que permitan mejorar la apariencia y funcionalidad del sistema, dado que es
software libre, se tiene la
posibilidad de realizar modificaciones en el cdigo y adaptarlas a las
necesidades de la UIFCE, aunque de modo predeterminado (tal como se
descargo originalmente) es muy til para la dependencia. En la seccin de
gateways de email se puede entablar conexiones con otras bases de datos,
esto en caso de que la empresa encargada del manejo general de los
inventarios de la Universidad Nacional lo permita.

De acuerdo con los objetivos propuestos se consigui en la primera y segunda


etapa con satisfaccin la identificacin de las principales funciones del
programa y su forma de operar, se logr realizar la instalacin en el
servidor Web, con lo cual se procedi
a observar sus principales herramientas y sus posibles ventajas como modelo
de apoyo para la Unidad de Informtica.

El programa ofrece una serie de ventajas y fortalezas que pueden permitir a la


Unidad un manejo ms adecuado de su parque informtico, dentro de las
cuales est la interfaz grfica con la que opera, dado que es muy fcil de
operar la aplicacin y no requiere de comandos para su uso. Es decir,
cualquier persona puede moverse bajo la plataforma GLPI sin que requiera
conocimientos avanzados en sistemas o manejo de sistemas operativos
complejos.

En la primera etapa de investigacin se encontr que ciertos mdulos


ofrecen gran utilidad para la UIFCE, dentro de los cuales tenemos el
administrador de inventarios, y el de tiles. Ya que permite tener una base
de datos completa y en un solo lugar de elementos hardware y software.
Adems de otorgar soporte tcnico a los posibles inconvenientes de los
usuarios de los elementos hardware y software que dispone la Unidad al
servicio de los mismos.

En la segunda y tercera etapa se indag ms acerca del sistema y se llev


a cabo la recopilacin de informacin de ciertos equipos para ejecutar una
prueba prctica con el mdulo de inventario de GLPI y de esta forma verificar
la manera en que opera. Adems de descubrir las ventajas y fortalezas que
presenta frente a la seccin de inventarios del Websiui y la base de datos del
departamento de inventario de la Universidad (SIFI).

En conclusin general, este aplicativo es un gran recurso que brinda mucha


ayuda si se

implementa en la Unidad de informtica para el cumplimiento del


procedimiento de calidad de atencin a soporte primario y como medio alterno
y completo en el inventario
de los recursos informticos y de software que se disponen.

6. BIBLIOGRAFIA

INTERNET:

Pginas del portal GLPI

http://glpi-project.org . Pgina oficial en idioma francs con opcin de ser


visualizada en otros idiomas.
http://glpi-project.org/spip.php?article87
http://glpi-project.org/article.php3?
id_article=17
http://glpi-project.org/wiki En tal seccin se accede al manual general de uso,
aunque se especifica sobre la limitada documentacin del mismo.
http://glpi-project.org/spip.php?rubrique28

Otras pginas visitadas:


http://www.mysql.com
http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-
informatico.shtml. contiene trabajo: Pequeo Diccionario Informtico.
http://www.google.com
Este motor de bsqueda se utiliz frecuentemente para bsqueda de
definiciones; a travs de la indicacin defina: XXX.