Professional Documents
Culture Documents
TABLA DE CONTENIDO
CAPTULO I ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
GENERALIDADES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.1 OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.2 ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.3 TRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------ 5
1.4 PRESENTACIN DE LA ENTIDAD------------------------------------------------------------------------------ 5
1.4.1 NATURALEZA JURDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL
ESTADO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.4.2 COMPETENCIA DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE ----------------------------- 7
1.4.3 DELEGACIN CONTRACTUAL DEL DAPRE --------------------------------------------------------- 7
1.4.4 DEL COMIT ASESOR DE CONTRATACIN --------------------------------------------------------- 7
CAPTULO II ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 9
DE LA GESTIN CONTRACTUAL Y DE SUS PROCEDIMIENTOS--------------------------------------------------9
2.1 ETAPAS DE LA GESTIN CONTRACTUAL -------------------------------------------------------- ----------9
DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL----------------------------------------------------------------------------------------10
2.1.1 DEL PRINCIPIO DE PLANEACIN------------------------------------------------------------------------------10
2.1.2 ELABORAR Y ACTUALIZAR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES-------------------------------------11
2.1.3 MODALIDADES DE SELECCIN DE CONTRATISTAS---------------------------------------------------12
2.1.4 ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIN,
EXPEDICIN, PUBLICACIN, ARCHIVO Y DEMS ACTIVIDADES DE GESTIN DOCUMENTAL-----13
2.1.4.1 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN DIRECTA------------------------------16
2.1.4.2 SOLICITUD CONTRATO DE COMODATO--------------------------------------------------------------------20
2.1.4.3 ACUERDO MARCO DE PRECIOS-------------------------------------------------------------------------------20
2.1.4.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES A TRAVS DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS-------21
2.1.4.4.1 PROCEDIMIENTO PARA RECLAMACIONES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DEL
PROVEEDOR DERIVADO DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS--------------------------------------------------22
2.1.4.5 ADQUISICIN DE BIENES DE MNIMA CUANTA EN GRAN ALMACN----------------------------22
2.1.4.6 COMUNICACIN CON LOS OFERENTES--------------------------------------------------------------------23
2.1.4.7 DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA CONTRACTUAL---------------------------------------------24
2.1.4.8 DE LAS BUENAS PRCTICAS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL - PLANEACIN-----------26
DE LA ETAPA CONTRACTUAL-----------------------------------------------------------------------------------------------30
2.2.1 DEL PRINCIPIO DE PLANEACIN--------------------------------------------------------------------------------30
2.2.2 DESIGNACIN DE SUPERVISIN Y RESPONSABILIDADES IMPLICADAS EN SU EJERCICIO
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------30
2
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVOS
Ofrecer un instrumento prctico para facilitar la gestin contractual al interior de la Entidad y servir de
gua para conocimiento, informacin y consulta de todos los partcipes de la gestin contractual.
1.2 ALCANCE
El Manual de Contratacin adoptado por el DAPRE, deber ser observado y acatado por todos los
servidores pblicos que presten sus servicios en los diferentes Despachos, Secretaras, Consejeras
Presidenciales, Direcciones, reas, Oficinas y dems dependencias de la Entidad en el desarrollo de su
actividad contractual. El presente manual establece los procedimientos para desarrollar la gestin
contractual, as como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los
contratos celebrados.
4
MANUAL DE CONTRATACIN
COMPETENTE CONTRACTUAL: Es el funcionario Pblico que por delegacin del Director del
Departamento Administrativo tiene la facultad de representar en una relacin contractual a la
Entidad y comprometer los recursos de la misma.
El Departamento Administrativo de Presidencia de la Repblica (DAPRE) fue creado mediante la Ley 3a.
de 1898.
5
MANUAL DE CONTRATACIN
De conformidad con el artculo 56 de la Ley 489 de1998: La Presidencia de la Repblica estar integrada
por el conjunto de servicios auxiliares del Presidente de la Repblica y su rgimen ser el de un
Departamento Administrativo..
En conclusin, el DAPRE es una Entidad del nivel central, del orden nacional, con naturaleza jurdica de
Departamento Administrativo, clasificada orgnicamente en la Rama Ejecutiva y que hace parte del
Sector Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
Valga anotar que hace parte de la Entidad, el Fondo de Programas Especiales para la Paz, FONDOPAZ,
el cual es encargado conforme la Ley 434 de 1998 de administrar los recursos que garanticen el desarrollo
de las funciones y programas del Consejo Nacional de Paz de conformidad con sus planes, programas y
prioridades, as como la financiacin de las acciones que realice el Consejo Nacional de Paz, as como los
programas de paz encaminados a fomentar la reincorporacin a la vida civil de los grupos alzados en
armas, de acuerdo con la poltica de paz existente.
El Rgimen de Contratacin de dicho fondo para todos los efectos legales es de derecho privado, razn
por cual los contratos celebrados, con cargo a la cuenta del Fondo de Programas Especiales para la Paz
se regirn por las reglas del derecho privado, toda la dems contratacin de la Entidad se sujeta a las
disposiciones del Estatuto General de Contratacin Pblica y se rigen conforme sus reglas y
procedimientos.
En los trminos del artculo 12 de la Ley 80 de 1993 que permite a los jefes y los representantes legales de
las Entidades Estatales, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y
desconcentrar la realizacin de licitaciones en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel
directivo o ejecutivo o en sus equivalentes, la suscripcin de los contratos en EL DAPRE se har por los
funcionarios delegados en los estrictos trminos de la delegacin de ordenacin del gasto, bien por la
naturaleza o cuanta del contrato a suscribir, ordenada mediante Acto Administrativo proferido por el
Director del DAPRE.
Sus competencias y mbito de ordenacin son los establecidos en la Resolucin de delegacin respectiva.
A su turno, los competentes contractuales delegan en el supervisor o interventor del contrato las funciones
relacionadas con el control, el seguimiento y la verificacin del cumplimiento de los contratos conforme sus
competencias y atribuciones.
6
MANUAL DE CONTRATACIN
El rea de Contratos del DAPRE, como lder del proceso de adquisicin de bienes y servicios y de acuerdo
con las funciones normativas encomendadas, cumple con las siguientes funciones:
Adelantar los procesos de contratacin para la adquisicin de bienes, servicios y obras demandados
por la Entidad, y vigilar porque estos se lleven a cabo con el cumplimiento de las normas legales
vigentes.
Controlar y verificar la elaboracin legal de los contratos y adelantar los trmites de su legalizacin.
Preparar los actos administrativos por incumplimiento de las obligaciones de los contratistas, previa
solicitud del supervisor del contrato.
Verificar y efectuar el trmite previo para el cobro de los riesgos asegurados en la contratacin cuando
hubiere lugar a ello.
Preparar y tramitar los Actos Administrativos, relacionados con el proceso contractual.
Expedir las certificaciones de los contratistas.
Presentar los informes que le solicite el Subdirector de Operaciones en relacin con los asuntos a su
cargo.
Aplicar mtodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en
la gestin y operacin de la dependencia a su cargo.
Las dems que correspondan con la naturaleza de la dependencia.
De conformidad con lo dispuesto en la Resolucin No. 345 del 24 de mayo de 2016, se cre en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica el Comit Asesor de Contratacin, el cual
est integrado por:
7
MANUAL DE CONTRATACIN
El comit tendr como objeto velar para que las actuaciones de quienes intervengan se realicen conforme
a los principios de transparencia, economa, responsabilidad y a los postulados de la funcin administrativa,
tal como lo ordenan las normas vigentes. Para tal efecto cumplir las siguientes funciones:
8
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPITULO II
DE LA GESTIN CONTRACTUAL Y DE SUS PROCEDIMIENTOS
El proceso de adquisicin de bienes y servicios tiene tres (3) etapas claramente definidas, que se surten
en un orden lgico y secuencial. La primera de ellas corresponde a la etapa precontractual, en la que se
enmarcan todas aquellas gestiones y actividades necesarias para la correcta planeacin, identificacin de
necesidades, anlisis y estudios previos y de sector necesarios para su debida y completa definicin. En
esta misma etapa se encuentran todas las gestiones y trmites administrativos necesarios para lograr el fin
propuesto, entendido como el contrato estatal, a travs del cual se materializa la colaboracin de los
particulares o de las mismas entidades en la satisfaccin del inters general.
La segunda etapa denominada etapa contractual, que est delimitada por el plazo de ejecucin
contractual y que se resume en el conjunto de actividades desarrolladas tanto por el contratista como por
la Entidad tendientes a lograr el cumplimiento de las estipulaciones contractuales de cara a lograr la
satisfaccin de las necesidades previamente definidas.
Como ltima etapa se concibe el periodo poscontractual o etapa de liquidacin en la cual las partes,
Entidad y contratista, cuando se trate de contratos con plazo de ejecucin diferido o cuando sean de
ejecucin instantnea y en estos se estipule la liquidacin, tendrn un trmino en el cual podrn acordar
los ajustes, las revisiones, los reconocimientos y transacciones a que hubiere lugar con el fin de poner fin
a las diferencias que ocasin del contrato surjan.
9
MANUAL DE CONTRATACIN
DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
Toda la gestin contractual del DAPRE parte de un ejercicio obligatorio de planeacin que pretende
identificar la necesidad, la oportunidad, la pertinencia de la contratacin y buscar el cumplimiento de los
propsitos, objetivos, metas y prioridades de la Entidad. Este principio consiste en que cada una de las
etapas del proceso de adquisicin de bienes, obras y servicios estn enmarcadas en factores de eficiencia
dados por la calidad, la entrega oportuna de la informacin y la realizacin de cada etapa conforme los
cronogramas o plazos previstos para su realizacin. De otro lado, pretende evitar que la seleccin de un
contratista, la suscripcin de un contrato, su ejecucin y liquidacin, sea producto de la improvisacin.
La actividad de planeacin parte por identificar, programar y ejecutar las actividades programadas en el
Plan Anual de Adquisiciones, el cual se convierte en uno de los medios en los que se refleja el ejercicio de
planeacin, necesario para cada contratacin.
Los insumos tcnicos o estudios previos, cuando haya lugar, deben estar acompaados de las
autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecucin, y cuando el contrato incluye diseo y
construccin, deber incluir los documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto. Igualmente se deber
realizar el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratacin desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica, y de anlisis de riesgo y si este contrato
contribuye al logro de las metas (indicadores y actividades) establecidas en el Proyecto de Inversin y
justificar la manera en cmo lo hace. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este anlisis en los
documentos del proceso.
Uno de los aspectos que deben analizarse y desarrollarse en los insumos tcnicos o estudios previos son
LOS RIESGOS que puedan afectar tanto el xito del proceso de contratacin, la ecuacin econmica del
contrato, o el incumplimiento de las estipulaciones contractuales; en desarrollo de este anlisis, el rea
usuaria o requirente identificar las eventuales situaciones que potencialmente puedan afectar tanto el
proceso contractual, como normal desarrollo del contrato.
10
MANUAL DE CONTRATACIN
Para un buen entendimiento de los riesgos y de la manera cmo deben ser analizados, en cada proceso
contractual, es conveniente analizar el documento Conpes 3714 de 2011 el cual puede ser consultado en
el siguiente link http://colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/conpes3714.pdf.
A su turno, es necesario revisar el Manual para la Identificacin de Riesgos expedido por Colombia Compra
Eficiente prevista en el siguiente link,
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/20131210circular8manejoderiesg
os.pdf, as como y la matriz elaborada por la misma entidad, dicha matriz puede ser consultada y
descargada en el link
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/matriz_riesgos.doc.
Para lograr una correcta definicin de los riesgos de la contratacin desde la etapa de planeacin, es
importante que las reas requirentes de los bienes, obras y servicios determinen si efectivamente la
contratacin pueda estar inmersa en alguna de las hiptesis que platea la matriz de Colombia Compra
Eficiente a fin de evitar, como lo establece el documento Conpes 3714 sobre riesgo previsible, que Se
incluyen aleatoriamente riesgos con el supuesto objetivo de cumplir con lo dispuesto en el artculo 4 de la
Ley 1150 de 2007, desconociendo la realidad contractual especfica que puede llevar a concluir que no
existen riesgos previsibles en algunos contratos.
De tal manera que se deber partir por analizar la realidad especfica de cada contratacin, el plazo de
ejecucin, sus condiciones de ejecucin, y verificar a su vez el manual para la identificacin y cobertura del
riesgo de Colombia Compra Eficiente a fin de contextualizar el anlisis e informarse sobre los mismos.
Si bien, el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece que los riesgos deben establecerse en los pliegos
de condiciones, lo cual se traduce en que su anlisis es obligatorio en los procesos de convocatoria abierta
es preciso indicar que en aquellos casos en los que la contratacin directa implique algn grado de
complejidad, dado su alcance, cuanta o dems aspectos, las reas usuarias debern verificar y desarrollar
dicho anlisis con el fin de prever y determinar las situaciones que podran afectar la ejecucin contractual.
Con la identificacin anticipada de los riesgos de la contratacin lo que se pretende es bsicamente conocer
cules seran las potenciales situaciones que, de acuerdo a cada contratacin, podran afectar su normal
desarrollo y en tal sentido, encontrar a quien corresponde asumirlo, identificando adems el tratamiento y
las medidas de prevencin o mitigacin.
El Decreto 1082 de 2015 en su artculo 2.2.1.1.1.4.1. establece las condiciones que deben tener en cuenta
las entidades para la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) a ms tardar el 31 de enero de cada ao, segn lo
establecido en el artculo 74 de la Ley 1474 de 2011.
En este sentido, los lineamientos y orientaciones para la formulacin y modificacin del Plan Anual de
Adquisiciones, se encuentran establecidos en el Lineamiento del Plan Anual de Adquisiciones (Cdigo L-
DE-02) y el Procedimiento para la Formulacin, Ejecucin y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones
(Cdigo P-DE-03), estos documentos se encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE.
Con base en lo anterior, las diferentes dependencias del DAPRE para la formulacin del Plan deben enviar
al rea Administrativa debidamente diligenciado el Formato Programacin y Seguimiento al Plan Anual de
Adquisiciones (F-DE-34), para su correspondiente revisin. Adicionalmente, en caso de que se requiera
modificacin del Plan se deber diligenciar el Formato Solicitud de modificaciones al Plan Anual de
Adquisiciones (F-DE-33).
Previo a la remisin de los formatos anteriormente mencionados, para la programacin de inversin, las
dependencias que as lo requieran, debern validar lo correspondiente con la Oficina de Planeacin.
El rea Administrativa elaborar, en coordinacin con el rea Financiera, el Plan de Adquisiciones y sus
modificaciones, de acuerdo con la programacin que realicen las reas y efectuar el seguimiento a su
ejecucin.
1. Licitacin pblica
2. Seleccin abreviada
3. Concurso de mritos
4. Contratacin directa
5. Mnima cuanta
Cada procedimiento de seleccin debe ajustarse a lo sealado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la
Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales
12
MANUAL DE CONTRATACIN
para cada uno de ellos. Las cuales pueden ser consultadas en el Nomograma del proceso de adquisicin
de bienes y servicios en el aplicativo (SIGEPRE).
Para iniciar cualquier proceso de contratacin, las dependencias usuarias deben partir del principio de
planeacin, es decir del anlisis de las necesidades de contratacin existentes y su priorizacin.
Sin perjuicio de los documentos que a continuacin se sealan deben tenerse en cuenta los especficos
segn el tipo de proceso, as:
Los formatos de Estudios Previos, Insumos Tcnicos y Solicitud de Adquisicin se encuentran publicados
en el SIGEPRE y son revisados y actualizados en caso de requerirse de acuerdo a la normatividad vigente
y a las necesidades del DAPRE.
El Estudio de Mercado se debe adjuntar con la solicitud de contratacin, los soportes de las invitaciones a
cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del
proceso de seleccin.
Para la realizacin de los estudios de mercado el rea de Contratos con el fin de unificar y establecer las
condiciones mnimas que deben tener las cotizaciones de los bienes, obras y servicios que se requieren
ha estandarizado una FICHA TCNICA que debe ser utilizada por los usuarios, la cual debe ser
diligenciada por los diferentes usuarios para la cotizacin de los bienes, obras y servicios.
14
MANUAL DE CONTRATACIN
Es preciso indicar que la ficha debe ser elaborada conforme las necesidades y especificaciones de cada
contratacin y no necesariamente todas sus descripciones aplican de manera uniforme
Las invitaciones a cotizar debern contener los requerimientos tcnicos mnimos del objeto a contratar, los
cuales debern establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera
clara y puntual. El presupuesto oficial deber establecerse con fundamento en el promedio que arrojen
como MNIMO TRES (3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitacin
al mayor nmero de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz
antes citada.
En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mnimo TRES (3)
COTIZACIONES, en razn a que los invitados no remitieron cotizacin, se debern adjuntar las
CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitacin efectuada y si es posible la respuesta negativa
por parte del invitado a cotizar.
Las invitaciones a cotizar podrn ser remitidas va FAX, CORREO ELECTRNICO, o RADICADAS
DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto,
el usuario deber dejar CONSTANCIA del envo y recibo por parte de la persona natural o jurdica a la cual
se haya hecho extensiva dicha invitacin. Adicional a los parmetros antes establecidos, el Estudio de
Mercado, podr llevarse a cabo tambin con informacin correspondiente a valores histricos, estudios de
mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Grandes
Superficies.
Cada procedimiento de seleccin debe ajustarse a lo sealado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007,
la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015, dependiendo del objeto a contratar.
Para la elaboracin de los documentos mencionados, las dependencias usuarias adems de lo establecido
en la normatividad vigente en materia contractual, debern tener en cuenta los lineamientos dados por la
Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente, los cuales se encuentran
publicados en el Sistema para la Contratacin Pblica SECOP (www.colombiacompra.gov.co)
Las solicitudes de contratacin deben estar acompaadas adems de lo anteriormente mencionado, de los
soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artculo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082
de 2015, entre los cuales se encuentran:
a. Documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan
diseo y construccin,
b. Autorizaciones, permisos, licencias
c. Soportes del estudio de mercado (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas)
15
MANUAL DE CONTRATACIN
18
MANUAL DE CONTRATACIN
La Entidad verificar previo a la suscripcin del contrato lo siguiente para el caso de las personas naturales:
De conformidad con lo establecido por el artculo 2 de la Ley 1562 de 2012, en forma obligatoria deben
afiliarse las personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios con la Entidad,
cuya duracin sea superior a un mes al Sistema General de Riesgos Laborales. As mismo, de conformidad
19
MANUAL DE CONTRATACIN
por lo sealado en el Decreto 0723 de 2013, es la Entidad a travs del rea de Talento Humano, la
encargada de realizar la Afiliacin a la ARL que libremente haya elegido el contratista. Si ste ya se
encontrar afiliado a una ARL, la Entidad nicamente deber reportar ante la ARL la novedad de la
celebracin del contrato. En cualquier caso, ser requisito para la ejecucin del contrato haberse efectuado
la afiliacin mnimo con un (1) da de anticipacin.
Conforme el artculo 13 de dicha norma, referente al Pago de la cotizacin, informa que al contratista le
corresponde pagar de manera anticipada, el valor de la cotizacin al Sistema General de Riesgos
Laborales, cuando la afiliacin sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificacin de actividades econmicas
establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
El contratante debe pagar el valor de la cotizacin de manera anticipada, cuando la afiliacin del contratista
sea por riesgo IV o V.
Los documentos que soportan la solicitud de contratacin se archivarn, teniendo en cuenta las normas
que sobre la materia expida el Archivo General de la Nacin.
Por regla general la gestin contractual es pblica, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o
condiciones especiales estn amparados de reserva legal. As, los procesos se publicarn en el Portal
nico de Contratacin, conforme el artculo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y se garantiza a todos
los interesados el libre acceso a la informacin generada en los procesos de seleccin.
Cuando la solicitud tenga por objeto la suscripcin de un contrato de comodato, ya sea que el DAPRE obre
en calidad de Comodante o Comodatario, adjunto a la misma, el solicitante deber aportar una certificacin,
constancia o documento equivalente suscrito por el responsable del almacn o del competente del
Comodante, en la cual se informe lo siguiente:
1. El costo de adquisicin
2. El valor de la depreciacin acumulada
3. El valor en libros del bien.
Cuando el valor en libros no corresponda al valor de mercado del bien, el Comodante deber informar dicho
valor.
Los acuerdos marco de precios se encuentran inmersos dentro de la modalidad de seleccin abreviada y
su objetivo es la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin, tal como lo establece el Literal a, Articulo 2 Ley 1150 de 2007.
20
MANUAL DE CONTRATACIN
El acuerdo marco de precios es un contrato celebrado entre proveedores y Colombia Compra Eficiente,
con el fin de provisionar a las Entidades de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes, por lo
que la administracin est en cabeza de mencionada Entidad.
Colombia Compra Eficiente es quien tiene la responsabilidad de estructurar, organizar y celebrar el proceso
licitatorio, con el fin de seleccionar a los proveedores de los bienes o servicios de un acuerdo marco de
precios.
Acorde con lo anterior y para estructurar los insumos tcnicos, las reas usuarias que necesiten adquirir
bienes o servicios de caractersticas tcnicas uniformes, estn en la obligacin de verificar la existencia de
acuerdos marco de precios en la pgina de Colombia Compra Eficiente http://www.colombiacompra.gov.co
En caso de existir acuerdo de marco de precios la Entidad est obligada a contratar por este medio.
Cuando la solicitud supere los 10 SMLMV se presentar al Comit Asesor de Contratacin, para su
respectiva aprobacin.
Con el usuario comprador asignado, se deber ingresar a la Tienda virtual del Estado Colombiano en la
pgina Web de Colombia Compra Eficiente http://www.colombiacompra.gov.co/es/amp con el fin de
solicitar las respectivas cotizaciones o realizar el procedimiento regulado en el acuerdo marco para verificar
los precios, para lo cual lo cual se seguir el procedimiento establecido en la Gua para comprar en la
Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Vencido el plazo para que los Proveedores presenten su oferta o al momento de verificar los precios, segn
corresponda de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios, el usuario comprador
citar una reunin de cierre con participacin de un delegado de la Oficina de Control Interno, del rea
Solicitante y del rea de Contratos, de la cual se levantar un acta por parte del rea de Contratos, en el
formato F-BS-46.
El acta de cierre que contiene la recomendacin emitida por el usuario comprador ser presentada al
Comit Asesor de Contratacin, para su correspondiente aprobacin.
Expedido el CDP, el usuario comprador realizar la orden de compra a travs de la Tienda Virtual, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato del Acuerdo Marco De Precios, la cual ser
aprobada por el Ordenador del Gasto.
21
MANUAL DE CONTRATACIN
Para realizar el registro presupuestal de la Orden de compra, el usuario comprador deber solicitar al
Proveedor fotocopia del RUT y certificacin bancaria de la cuenta donde se realizar el pago y los remitir
junto con la orden de compra y el CDP al rea de Contratos.
Para todos los efectos la orden de pago constituir el contrato, por lo cual, el rea de Contratos comunicar
la designacin de supervisin del contrato y remitir fotocopia del registro presupuestal.
El supervisor del contrato se encargar de la ejecucin, trmite de pago, presentacin del informe final y
liquidacin cuando corresponda.
En caso de que el supervisor del contrato evidencie un posible incumplimiento por parte del contratista,
deber remitir un informe al rea de Contratos, quienes darn traslado a Colombia Compra Eficiente.
El informe que se enve al rea de Contratos deber identificar claramente los hechos sobre los cuales se
funda el presunto incumplimiento, as como las obligaciones o clusulas presuntamente afectadas y las
recomendaciones que a juicio del supervisor sean necesarias para normalizar el desarrollo contractual.
La Dependencia que requiera contratar la adquisicin de bienes a travs de Grandes Superficies cuando
se trate de mnima cuanta, lo podr solicitar a travs del procedimiento establecido en los artculos
2.2.1.2.1.5.1. a 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015 (Invitacin Pblica), o bien, a travs de la tienda
Virtual del Estado Colombiano (http://www.colombiacompra.gov.co/es/tienda-virtual-del-estado-
colombiano)
Si se opta por la adquisicin a travs de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el Jefe de la Dependencia
interesada mediante correo institucional dirigido al Jefe del rea de Contratos solicitar la creacin del
Usuario Comprador.
Con el Usuario Comprador asignado se podr ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, en la
pgina Web de Colombia Compra Eficiente para consultar; los trminos y condiciones de uso, los bienes y
precios ofertados en los catlogos de los Grandes Almacenes, para lo cual se seguir el procedimiento
establecido en la Gua para la Adquisicin en Gran Almacn cuando se trata de mnima cuanta por la
Tienda Virtual del Estado Colombiano, la cual se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE o en la pgina
de Web arriba mencionada.
Una vez el usuario comprador identifique su necesidad y el Gran Almacn que ofrece el menor precio por
el total de los bienes requeridos, podr solicitar su adquisicin al Competente Contractual a travs de
SIGOB, para lo cual adjuntar el formato F-BS-48.
22
MANUAL DE CONTRATACIN
Cuando la solicitud supere los 10 SMLMV, se presentar al Comit Asesor de Contratacin, para su
respectiva aprobacin.
Una vez aprobada la adquisicin de los bienes, el rea de Contratos diligenciar la solicitud de CDP en el
formato F-GF-23 y ser firmada la solicitud de CDP por el Ordenador de Gasto competente.
Expedido el CDP, el rea de Contratos lo remitir al usuario comprador quien realizar la orden de compra
a travs de la Tienda Virtual y solicitar su aprobacin al Ordenador del Gasto.
Para realizar el registro presupuestal de la Orden de compra, el usuario comprador deber solicitar al
Proveedor fotocopia del RUT y certificacin bancaria de la cuenta donde se realizar el pago y los remitir
junto con la orden de compra y el CDP al rea de Contratos quien enviar esta documentacin al rea
Financiera para la expedicin del registro presupuestal.
al rea de Contratos.
Para todos los efectos la orden de pago constituir el contrato, por lo cual, el rea de Contratos comunicar
la designacin de supervisin del contrato y remitir fotocopia del registro presupuestal.
El supervisor del contrato se encargar de la ejecucin, trmite de pago, presentacin del informe final y
liquidacin cuando corresponda.
Ahora bien, para la contratar la adquisicin de bienes de mnima cuanta a travs del procedimiento
establecido en los artculos 2.2.1.2.1.5.1. a 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015 , el rea Solicitante
tramitar su solicitud mediante SIGOB dirigido al Ordenador de Gasto, acompaado del formato F-BS-31.
Con el fin de garantizar los principios de contratacin, como la seleccin objetiva, transparencia, igualdad,
imparcialidad, la Entidad en los pliegos de condiciones que rige cada proceso de seleccin, establece las
diferentes formas para interactuar con los posibles interesados en participar en los diferentes procesos de
contratacin y con los contratistas, entre las cuales se encuentran:
23
MANUAL DE CONTRATACIN
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
Identificar,
Presentar las
analizar y
El estudio solicitudes de
Dependencia definir las
de las Jefe de la contratacin al
de la entidad necesidades
necesidades Dependencia o competente contractual
que requiera de
de la quien ste y diligenciar los
un bien, contratacin
Entidad designe. formatos F-BS-26, F-
servicio u obra de la
Estatal. BS-28, F-BS-29, F-BS-
dependencia a
30, F-BS-31, F-BS- 32
cargo.
Elaborar los
estudios del
sector y de
mercado de
acuerdo a la
normatividad
Dependencia vigente. (Art. Entregar la informacin
Los estudios Jefe de la
de la entidad 2.2.1.1.1.6.1. al Competente
PRECONTRACTUAL
de sector y Dependencia o
que requiera del Decreto contractual con los
estudios de quien ste
un bien, 1082 de 2015 soportes
mercado. designe.
servicio u obra y gua para la correspondientes.
elaboracin de
estudios del
sector
Colombia
Compra
Eficiente.)
1. Tipificar,
estimar y
asignar los
riesgos Incluir la informacin
Dependencia asociados al sobre riesgos en el
La Jefe de la
de la entidad respectivo documento de estudios
estimacin y Dependencia o
que requiera proceso de previos o de insumos
cobertura de quien ste
un bien, contratacin. para los estudios
los Riesgos. designe.
servicio u obra 2. Definir previos segn
aquellos corresponda.
riesgos que
puedan ser
objeto de
24
MANUAL DE CONTRATACIN
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
cobertura
mediante los
mecanismos
previstos en la
legislacin
vigente.
(Manual para la
identificacin y
cobertura del
riesgo y matriz
de riesgos -
Colombia
Compra
Eficiente y
CONPES 3174
de 2011)
Establecer los
requisitos
habilitantes de
Tcnicos: acuerdo a sus
Dependencia competencias,
solicitante. considerando
Dependencia la naturaleza
de la entidad Financieros: del objeto a Incluir la informacin
PRECONTRACTUAL
25
MANUAL DE CONTRATACIN
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
Establecer los
criterios de
evaluacin y
ponderacin Incluir los criterios de
La definicin de evaluacin y
Dependencia
de los Jefe de la conformidad ponderacin en el
de la entidad
criterios de Dependencia o con la documento de estudios
que requiera
PRECONTRACTUAL
Resulta conveniente recoger algunas recomendaciones prcticas que permitan a los diferentes
intervinientes de la fase contractual optimizar sus actividades o gestiones contractuales en procura de
desarrollar el mejoramiento continuo del proceso de adquisicin de bienes y servicios, por lo cual, es preciso
traer a colacin algunos apartes del documento BUENAS PRCTICAS DE TRANSPARENCIA EN LA
GESTIN CONTRACTUAL.
26
MANUAL DE CONTRATACIN
Segn dicho documento, El instrumento de planeacin es la piedra angular para que el proceso de
contratacin inicie con todas las garantas de transparencia e integridad. Por eso la planeacin debe ser
una constante en la gestin contractual1.
Por lo anterior,
a) Cada dependencia debe definir de manera clara su necesidad, la forma de satisfacerla y la modalidad
de seleccin a aplicar dependiendo del objeto y cuanta a contratar, con el fin de elaborar de la mejor
manera el Plan Anual de Adquisiciones por la dependencia competente.
Adicionalmente, cuando la dependencia cuente con Proyecto de Inversin, esta deber tener en
cuenta las actividades, productos e indicadores de producto y cmo contribuye la contratacin del
bien, servicio u obra al logro de los mismos.
c) En las Solicitudes de Contratacin y Estudios Previos es recomendable que los funcionarios que
apoyen la gestin contractual en las diferentes dependencias, tengan en cuenta los siguientes
aspectos:
ii. El rea que tenga la necesidad de contratacin debe, en primer orden y antes de adelantar
cualquier trmite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la
contratacin este all prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la
necesidad.
iv. Tener en cuenta los formatos establecidos por el rea en el SIGEPRE para cada una de las
modalidades de seleccin.
v. Realizar, en cumplimiento del artculo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, el anlisis del
sector al cual pertenece el objeto a contratar identificando el contexto comercial, es decir, el precio
en el mercado de los bienes y servicios a adquirir, as como las dems connotaciones jurdicas,
comerciales, que puedan tener incidencia en la contratacin a fin de identificar las oportunidades
o los factores de riesgo que puedan afectar el proceso contractual.
1 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Buenas Prcticas de Transparencia en la Gestin Contractual, pgina 98.
27
MANUAL DE CONTRATACIN
vi. En la realizacin del estudio de mercado, se deber tener en cuenta que las personas naturales
o jurdicas a las cuales se enve la solicitud, al momento de responder no condicionen la
cotizacin, coticen lo que efectivamente se le est solicitando y las cotizaciones sean
comparables entre s.
vii. Para que el proceso de contratacin tenga una retroalimentacin permanente, es importante que
los funcionarios encargados de la gestin contractual en las diferentes dependencias usuarias
asistan a las capacitaciones programadas por el rea de Contratos, con el objetivo ya sea de
reforzar los conocimientos jurdicos bsicos necesarios o de despejar las dudas que puedan
surgir durante la elaboracin de los estudios previos.
viii. Designar desde esta etapa al responsable de supervisar la futura contratacin, teniendo en
cuenta que debe ser una persona idnea y en capacidad de realizar la vigilancia y control del
proceso.
d) Al momento de elaborar los estudios previos y pliegos de condiciones es necesario que se tengan en
cuenta, entre otros, los principios de seleccin objetiva, libre concurrencia y promocin de la competencia,
as:
a) Los pliegos de condiciones deben contener reglas justas y claras, que no induzcan a error a los
proponentes; as como plazos y trminos razonables para que cada una de sus etapas pueda
llevarse de la manera ms eficaz y transparente.
28
MANUAL DE CONTRATACIN
b) Respecto a las observaciones o solicitudes que se presenten por los diferentes interesados al
proceso de contratacin, las mismas deben responderse de fondo y de manera justificada.
c) Se deber programar dentro del cronograma del proceso y antes del cierre del mismo, cuando el
objeto del proceso as lo exija, visitas voluntarias a los sitios de prestacin del servicio o de
ejecucin de la obra. No se deben exigir visitas obligatorias como requisitos de participacin en los
procesos.
d) Cuando la naturaleza y objeto del proceso lo requieran, y aun cuando la modalidad de seleccin
no lo exija, establecer en el desarrollo del proceso de contratacin audiencias de aclaracin al
pliego de condiciones y revisin de riesgos.
e) Al momento de realizar la evaluacin de las ofertas se deben designar como comit evaluador,
personas con la idoneidad y responsabilidad suficiente para cumplir a cabalidad y de manera
correcta esta labor.
g) Para el cumplimiento de los fines de la contratacin, las Entidades Estatales cuentan con
mecanismos como la interpretacin, terminacin y modificacin unilateral del contrato, revisin y
ajuste de precios, suspensin de contratos.
h) Recordar que de conformidad con el artculo 14 de la Ley 80 de 1993 es la Entidad Estatal quien
tiene a su cargo la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecucin del contrato.
i) No pactar prorrogas automticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia,
promocin a la competencia y seleccin objetiva.
j) Analizar en los casos de contratacin directa cada una de las causales que la justifican y los
argumentos para su escogencia, sin desconocer los principios de seleccin objetiva, libre
concurrencia y promocin a la competencia.
29
MANUAL DE CONTRATACIN
DE LA ETAPA CONTRACTUAL
En desarrollo de la etapa contractual hay dos principios cuya aplicacin se privilegia o se acenta, a saber,
el principio de transparencia y el principio de responsabilidad. El primero de ellos cobra mucha
importancia en la medida en que una vez iniciada la ejecucin contractual el supervisor y el contratista
deben trabajar mancomunadamente para alcanzar la satisfaccin del inters general contando con ellos
con planes, programas, cronogramas, productos especficos con tiempos definidos, entre otros, de tal
manera que se cumple el objeto contratado en el plazo esperado.
Adems de lo anterior, tambin corresponde a un ejercicio concreto del principio de planeacin durante
la fase contractual, el analizar oportunamente las dificultades encontradas y propender por su rpida
solucin, esto se materializa en las solicitudes oportunas que eleve el supervisor al competente contractual
a fin de solicitar si a ello hubiere lugar, las prrrogas, modificaciones, aclaraciones, adiciones o solicitudes
de iniciacin de procedimiento sancionatorio
A su turno, este principio, es de doble va, en la medida en que es al contratista a quien le compete segn
sus competencias y calidades contractuales honrar su ofrecimiento y cumplirlo a cabalidad en los tiempos
y expectativas de calidad esperadas.
La dependencia que requiera adquirir bienes, servicios y/o obras, deber indicar la persona encargada de
realizar la supervisin del objeto a contratar en los insumos tcnicos o estudios previos (cuando haya lugar),
de acuerdo con las competencias, calidades acadmicas y de experiencia que reflejen la idoneidad del
supervisor y conformes los perfiles y/o especialidades que la ejecucin de cada contrato exija.
30
MANUAL DE CONTRATACIN
Una vez perfeccionado el contrato, el rea de Contratos comunicar por escrito al supervisor designado en
el contrato por el Ordenador del Gasto, el cumplimiento de los requisitos de legalizacin y ejecucin, para lo
cual se enviar copia del contrato, del registro presupuestal y aprobacin de la pliza cuando a ello haya
lugar.
En caso de requerirse el cambio de la supervisin del contrato, el supervisor deber solicitarlo por escrito al
Ordenador del Gasto, para el trmite correspondiente.
La funcin de supervisin y/o interventora en el seguimiento de los contratos se debe ejercer con plena
autonoma, pero siempre acatando las directrices que se hayan establecido para la toma de decisiones en
la celebracin y ejecucin del contrato con el fin de garantizar la debida ejecucin del mismo y el cabal
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
El supervisor y/o interventor deber propender porque el contratista cumpla de manera idnea y oportuna el
objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones sealadas en los pliegos de condiciones o estudios
previos para el caso de las contrataciones directas y con las dems obligaciones previstas en este Manual.
La Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica, en su
captulo VII consagra las disposiciones para prevenir y combatir la corrupcin en la contratacin pblica,
dentro de las cuales y para los propsitos de este captulo se citan las contenidas en sus artculos 82 a 85:
Dispone el artculo 82 de la Ley 1474 de 2011, que modifica el artculo 53 de la Ley 80 de 1993, que los
consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los hechos u
omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la
celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de
consultora o asesora. POR SU PARTE, LOS INTERVENTORES RESPONDERN CIVIL, FISCAL,
PENAL Y DISCIPLINARIAMENTE, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
interventora, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a las
entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido
o ejerzan las funciones de interventora.
Posteriormente el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, establece que con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual, las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del
objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda.
El artculo 84 de la ley 1474 de 2011 seala que la supervisin e interventora contractual implica el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a
cargo del contratista. Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones
y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y son responsables por mantener informada
a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados
31
MANUAL DE CONTRATACIN
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando
tal incumplimiento se presente.
El pargrafo 1 del artculo antes mencionado, establece como falta gravsima la no exigencia, por parte del
supervisor o interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su
defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfaccin, obra
que no ha sido ejecutada a cabalidad. Tambin establece como gravsima omitir el deber de informar a la
entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como
conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se
presente el incumplimiento.
Es importante sealar que el pargrafo 2 del artculo 84 de la ley 1474 de 2011, adicion el artculo 8 de
la ley 80 de 1993, estableciendo una causal de inhabilidad para el interventor que incumpla el deber de
entregar informacin a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extender por un trmino
de cinco (5) aos, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que as lo declare, previa la
actuacin administrativa correspondiente. Cuando el interventor sea un consorcio o una unin temporal la
solidaridad se aplicar en los trminos previstos en el artculo 7 de la ley 80 de 1993, respecto del rgimen
sancionatorio
Adicionalmente, el pargrafo 3 del artculo en mencin, estipula que el interventor que no haya informado
oportunamente a la entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de
alguna de las obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor.
Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un
contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para
salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados, ser responsable solidariamente con
este, de los perjuicios que se ocasionen.
Finalmente el artculo 85 de la Ley 1474 de 2011 establece que los contratos de interventora podrn
prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor
podr ajustarse en atencin a las obligaciones del objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo
dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la ley 80 de 1993. Para la ejecucin de los contratos de
interventora es obligatoria la constitucin y aprobacin de la garanta de cumplimiento hasta por el mismo
trmino de la garanta de estabilidad del contrato principal.
La Ley 1474 2011 en su artculo 44 dispone Sujetos disciplinables. El artculo 53 de la Ley 734 de 2002,
quedar as:
El presente rgimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventora o supervisin en los
contratos estatales; tambin a quienes ejerzan funciones pblicas, de manera permanente o transitoria, en
lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos pblicos u oficiales.
32
MANUAL DE CONTRATACIN
Se entiende que ejerce funcin pblica aquel particular que, por disposicin legal, acto administrativo,
convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los rganos del Estado, que
permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, as como el que ejerce la facultad sancionadora del
Estado; lo que se acreditar, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o seale conductas, expida
actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.
Administran recursos pblicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de
rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades pblicas o que estas
ltimas han destinado para su utilizacin con fines especficos.
No sern disciplinables aquellos particulares que presten servicios pblicos, salvo que en ejercicio de
dichas actividades desempeen funciones pblicas, evento en el cual resultarn destinatarios de las
normas disciplinarias.
Cuando se trate de personas jurdicas la responsabilidad disciplinaria ser exigible del representante legal
o de los miembros de la Junta Directiva
Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o disciplinaria por
razones relacionadas con:
El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora (cuando sea contratado), as
como al funcionario por el incumplimiento de las obligaciones asignadas en relacin con la supervisin.
Por los hechos u omisiones que causen dao o perjuicio a las entidades, en relacin con la celebracin y
ejecucin de los contratos que supervisan.
2.2.3.1.1 Ejercer la coordinacin, vigilancia y control desde el punto de vista administrativo, tcnico,
financiero y legal sobre la ejecucin del contrato
33
MANUAL DE CONTRATACIN
2.2.3.1.3 Vigilar y controlar que el contrato se desarrolle dentro de los trminos y presupuesto establecido
en el contrato.
Formato Descripcin
Certificacin de Ejecucin del Contrato (para contratos diferentes
F-BS-33
a los de prestacin de servicios personales)
Certificacin Peridica de Ejecucin de Contratos de Prestacin
F-BS-34
de Servicios Personales
2.2.3.1.5 Informar al Ordenador del Gasto y al rea de Contratos el estado de avance o ejecucin del
contrato con base en su plazo.
2.2.3.1.6 Remitir al Jefe del rea de Contratos a travs de correo institucional durante los cinco (5)
primeros das hbiles de cada trimestre, el porcentaje de ejecucin contractual en tiempo y dinero de los
contratos con recursos por parte del DAPRE, con el propsito de efectuar el correspondiente reporte a la
Contralora General de la Repblica en el Sistema de Rendicin Electrnica de la Cuenta e Informes
SIRECI.
2.2.3.1.7 Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones
y calidades pactadas y si es del caso, solicitar su correccin o reposicin cuando verifique que no cumplen
con lo requerido.
2.2.3.1.9 Controlar la correcta inversin del anticipo de conformidad con lo establecido en el contrato y
dando cumplimiento a lo establecido en el artculo 91 la Ley 1474 de 201
34
MANUAL DE CONTRATACIN
2.2.3.1.11 Requerir al contratista, cuando haya lugar, la informacin relacionada con la correcta inversin
del anticipo con sus correspondientes soportes.
2.2.3.1.13 Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecucin
del contrato, tales como:
2.2.3.1.14 Asistir tcnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con la ejecucin del contrato.
2.2.3.1.15 Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente, haciendo
el correspondiente seguimiento.
2.2.3.1.16 Verificar para efectos de pago, que el contratista cumpla con las obligaciones de afiliacin y
pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensin y ARL) y Aportes Parafiscales, segn sea
el caso, e informar al Ordenador del Gasto en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones.
2.2.3.1.17 Revisar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, verificando que
en ellas se consignen el concepto y valor del servicio prestado, o los bienes entregados y que correspondan
con la ejecucin del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir al rea
Financiera (Central de Cuentas), o al Grupo de Recursos Fsicos (Almacn) la documentacin determinada
en el contrato para el trmite de pago.
2.2.3.1.18 Formular y enviar al contratista por escrito las observaciones y objeciones a que haya lugar
cuando haya desacuerdo o inconformidad con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
Estas observaciones deben estar debidamente sustentadas y justificadas en hechos, circunstancias y
normas si hay lugar a ello.
2.2.3.1.19 En el evento de incumplimiento, requerir por escrito al contratista para que cumpla las
obligaciones pactadas en el contrato
2.2.3.1.20 Remitir al rea de Contratos el informe acerca del incumplimiento del contratista, de las
obligaciones del contrato, los requerimientos efectuados al mismo y sus respuestas.
35
MANUAL DE CONTRATACIN
2.2.3.1.21 Realizar la planificacin y control de la ejecucin de los contratos de tal manera que la
ejecucin se realice durante la vigencia fiscal para la cual fue programada, de no ser posible, se debe
solicitar al Ordenador de gasto competente a travs del SIGOB, la sustitucin de apropiaciones previa
aprobacin de vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
2.2.3.1.22 Cada vez que se realice cambio en la designacin de supervisin de un contrato, elaborar en
dos ejemplares de idntico tenor el formato F-BS-47 (VER SIGEPRE, el cual se entregar al rea de
Contratos y al nuevo supervisor designado.
2.2.3.1.24 Hacer control a los riesgos, reporte de su materializacin y la toma de decisiones cuando
ocurran, con el fin de evitar alteraciones a la ejecucin del contrato.
Con ocasin de la expedicin del Decreto 103 de 2015 (Compilado en el Decreto 1081 de 2015) Por el
cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, reglamentario de
la Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones, surge para las Entidades Estatales la
obligatoriedad de dar publicidad a los Informes que prueben la ejecucin de los contratos.
Por lo cual, los supervisores de contratos tienen la responsabilidad de solicitar oportunamente al rea de
Tecnologa y Sistemas de Informacin a travs de la herramienta de la intranet Servicios Compartidos la
publicacin, en formato PDF, de los mencionados informes de supervisin que acrediten la ejecucin
contractual.
Nmero de contrato
Objeto
Nombre o razn social del contratista
Plazo de ejecucin
Perodo certificado en el informe
Descripcin pormenorizada de las actividades que acrediten la ejecucin del contrato
(bienes, servicios u obras recibidos)
Nombre, cargo y firma del supervisor.
36
MANUAL DE CONTRATACIN
Cabe anotar que si se est certificando un contrato, orden de compra o carta de aceptacin con
recursos por parte del DAPRE, ste informe se entender contenido en los formatos F-BS-33 O F-
BS-34, siempre y cuando el supervisor realice una descripcin pormenorizada de las actividades de
ejecucin del contrato, es decir, para este caso no ser necesario elaborar informes adicionales, sin
perjuicio de adjuntar los soportes que se consideren idneos sobre la ejecucin contractual.
Para contratos sin recursos por parte del DAPRE (convenios, memorandos de entendimiento, etc)
no existe un formato especfico en el SIGEPRE y en consecuencia el supervisor elaborar, a su criterio
y de conformidad con el objeto del convenio o contrato, un informe que pruebe la ejecucin contractual.
Informe inicial en el cual conste la entrega o recibo de los bienes dados en comodato.
Informe final en el cual se acredite la devolucin de los mismos.
2.2.3.1.2.4 Para efectos de la solicitud de publicacin de los informes y dependiendo del objeto del
contrato, se deber tener en cuenta lo siguiente:
Contratos, rdenes de compra o cartas de aceptacin con recursos por parte del DAPRE
(excluidos los contratos de obra): Se deber remitir el informe en la misma periodicidad en que se
realicen los pagos del contrato.
Se recuerda que el rea Financiera de la Entidad, requiere de seis (6) das hbiles contados desde el
da siguiente a la radicacin de los documentos para verificar la documentacin y efectuar el pago,
una vez vencido este plazo, el supervisor deber solicitar la publicacin.
Contratos sin recursos por parte del DAPRE: Para los convenios, memorandos de
entendimiento y dems contratos sin recursos por parte de la Entidad, se deber elaborar y remitir el
informe cada cuatro (4) meses, durante la vigencia del contrato.
Comodatos: Para los contratos de comodato se debern presentar dos (2) informes, as:
a. Informe inicial en el cual conste la entrega o recibo de los bienes dados en comodato.
b. Informe final en el cual se acredite la devolucin de los mismos.
Controlar,
supervisar y
A quien designe
La vigilar la
el competente
supervisin Dependencia ejecucin de los
CONTRACTUAL
de la entidad rea de
comunicaci canales de principio de seleccin
que requiera Contratos
n con los comunicacin, objetiva.
un bien, responsable del
oferentes y establecidos en
servicio u obra. proceso y
contratistas el presente La comunicacin con
rea de supervisor del
. manual, los contratistas se hace
Contratos. contrato.
adecuados con a travs de los
los oferentes y supervisores, quienes
contratistas de deben servir de
la Entidad. interlocutor entre la
Entidad y el contratista.
38
MANUAL DE CONTRATACIN
DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL
La etapa final de la contratacin parte por la finalizacin del periodo de ejecucin contractual entendido
como el plazo o trmino estipulado para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
En caso de que el contrato no cuente con un periodo de liquidacin, le asisten al supervisor los mismos
deberes salvo los que se relacionan con el acta de liquidacin.
En aquellos contratos de tracto sucesivo o en aquellos en los que se haya estipulado liquidacin, las partes
cuentan con una etapa legal, derivada de la ley, o convencional, derivada de los contratos en la cual, como
se advirti, pueden hacerse los ajustes, aclaraciones, revisiones, transacciones y/o conciliaciones a fin de
ponerle fin a las diferencias o dificultades encontradas en la fase contractual.
El rea de Contratos solicitar al Grupo de Pagadura se expida la certificacin de pagos con sus
respectivos soportes.
39
MANUAL DE CONTRATACIN
Una vez suscrito el documento por el Jefe del rea de Contratos, por el supervisor y por el
Competente contractual, se llamar al Contratista o enviar correo electrnico para que asista a
la Entidad a firmar la respectiva acta.
Una vez firmada por las partes, se publicar el Acta de Liquidacin en el portal SECOP
La liquidacin de los contratos se har conforme el artculo 11 de la ley 1150 de 2007. Dicha liquidacin
se har dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del trmino que
acuerden las partes para el efecto. De no existir tal, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del
acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si vencido el plazo
anteriormente establecido no se liquida el contrato, podr realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos
aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren las anteriores hiptesis, de mutuo acuerdo o
unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 de la ley 1437 de 2011 Por la cual se expide
el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Si el contratista o la administracin suscriben el acta con anotaciones que exceptan aspectos de los all
contenidos, se estar en presencia de una liquidacin parcial del contrato y los puntos salvados podrn
discutirse ante la jurisdiccin, o someterse a mecanismos alternativos de solucin de conflictos.
La liquidacin unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidacin del
contrato, o cuando ste no atendi las invitaciones que por escrito la Entidad le formul para liquidarlo de
mutuo acuerdo. En este evento, EL DAPRE lo liquidar mediante resolucin motivada susceptible del
recurso de reposicin, en los trminos de la Ley 1437 de 2011 Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de Contencioso Administrativo.
Proyectada el acta de liquidacin y firmada por parte de la Jefe del rea de Contratos, el
competente contractual y el supervisor del contrato, se le comunicar al contratista en la cuenta de
correo electrnico por l registrada, que a partir del da hbil siguiente a la fecha de remisin de
40
MANUAL DE CONTRATACIN
dicho correo cuenta un trmino de tres (3) das hbiles para acudir al rea de Contratos del DAPRE,
con el fin de suscribir la correspondiente acta de liquidacin.
Si vencido el trmino anterior el contratista no acude a la suscripcin del acta de liquidacin, se le
remitir por correo certificado a la direccin fsica por l registrada una comunicacin firmada por
la Jefe del rea de Contratos en la cual lo conmina para que se acerque dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes al recibo de la misma a la suscripcin del acta de liquidacin.
Surtido el trmino antes citado sin que el contratista haya acudido a la suscripcin del acta de
liquidacin, la Entidad proceder a liquidar el contrato unilateralmente mediante resolucin
motivada que se notificar en los trminos de los artculos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 Por
la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;
en todo caso cuando la notificacin se surta por aviso en el expediente se dejar constancia de la
remisin o publicacin del aviso y de la fecha en que por este medio quedar surtida la notificacin
personal.
2.3.3.1 Exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de los amparos de estabilidad de
obra, de calidad del bien o servicio suministrado y de los dems amparos y garantas requeridos para avalar
las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminacin del contrato.
2.3.3.2 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes
a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relacin entre el
monto cancelado y la suma a cotizar.
2.3.3.3 Elaborar y remitir al rea de Contratos el informe final sobre la ejecucin del contrato, (Formato F-
BS-25) en el cual se consignar lo siguiente:
41
MANUAL DE CONTRATACIN
2.3.3.4 Remitir por SIGOB al competente contractual la solicitud de liberacin del saldo de contrato de
aquellos que por ley no requieran liquidarse, acompaada del formato mencionado en el numeral anterior,
quien lo remitir al Jefe del rea Financiera para efectuar las liberaciones presupuestales correspondientes,
las cuales sern comunicadas al supervisor o interventor del contrato en un trmino no mayor a diez (10)
das hbiles.
2.3.3.5 Una vez recibida la comunicacin del rea Financiera, el supervisor o interventor del contrato
solicitar la respectiva modificacin al plan anual de adquisiciones (ver procedimiento P-DE-03
Formulacin, ejecucin y seguimiento al plan anual de adquisiciones).
Una vez vencidas las garantas el supervisor deber dejar constancia de tal situacin e informar al rea
de Contratos para que se proceda a realizar el cierre del expediente del Proceso de Contratacin.
En la etapa de liquidacin de los contratos, el supervisor del contrato deber exigir al contratista la
ampliacin de aquellos amparos de la garanta referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad
a la terminacin del contrato.
42
MANUAL DE CONTRATACIN
En los eventos que el supervisor y/o interventor determine que el contratista se encuentre presuntamente
incumpliendo con las obligaciones pactadas en el contrato correspondiente, deber solicitarle por escrito
las razones o causas del presunto incumplimiento y conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones.
Cuando se verifique que las razones aducidas por el Contratista no son argumento suficiente para justificar
el incumplimiento, y se constate que las mismas no obedecen a circunstancias de fuerza mayor o caso
fortuito, sino por el contrario a la conducta negligente o poco previsible de l, el supervisor deber presentar
al Competente Contractual un informe completo de esta situacin, con los debidos soportes donde se
evidencie de forma clara los hechos presuntamente constitutivos de incumplimiento contractual, con el fin
de iniciar el proceso administrativo sancionatorio que haya lugar, ya sea para la imposicin de multas,
sanciones y declaratorias de incumplimiento siguiendo el procedimiento establecido en el artculo 86 de la
Ley 1474 de 2011, para lo cual el Ordenador del Gasto remitir la documentacin relacionada con el
incumplimiento al rea de Contratos, atendiendo las siguientes reglas:
a) El Jefe del rea de Contratos citar al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la
citacin, har mencin expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompaando el informe
de interventora o de supervisin en el que se sustente la actuacin y enunciar las normas o
clusulas posiblemente trasgredidas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista
en desarrollo de la actuacin.
En la citacin se establecer el lugar, fecha y hora para la realizacin de la audiencia, la que deber
tener lugar a la mayor brevedad posible, atendiendo la naturaleza del contrato y la periodicidad
establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
c) Acto seguido se conceder el uso de la palabra al contratista, al representante legal del contratista
o a quien lo represente y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual
podr rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la
Entidad.
EL DAPRE podr terminar el procedimiento en cualquier momento, si por algn medio tiene conocimiento
de la cesacin de situacin de incumplimiento
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
El Supervisor Verificar
los documentos
soportes necesarios
para el pago de
Los Dependencia Dar trmite
acuerdo a lo
procedimien de la entidad oportuno al
Supervisor del contemplado en el
tos que requiera pago como
contrato y contrato y la
presupuesta un bien, contraprestaci
funcionarios del normatividad vigente.
les, servicio u obra. n de las
rea Financiera.
POSCONTRACTUAL
El Verificar la
Informar al
seguimiento calidad del
Dependencia competente contractual
a las objeto
de la entidad el vencimiento de las
actividades contratado
que requiera Supervisor del plizas para que se
posteriores hasta la
un bien, contrato. realice el cierre del
a la extensin del
servicio u obra. expediente del
liquidacin cubrimiento de
proceso de
de los las plizas que
contratacin.
contratos. lo amparan.
44
MANUAL DE CONTRATACIN
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
Supervisor del
Contrato:
requerir al
contratista
Supervisor del
acerca del
Contrato: requerir al
cumplimiento
contratista acerca del
de las
cumplimiento de las
obligaciones
obligaciones
contractuales,
contractuales, notificar
notificar al
al competente
Supervisor del competente
POSCONTRACTUAL
45
MANUAL DE CONTRATACIN
DEPENDENCIA CARGO
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIONES RESPONSABILIDADES
ENCARGADA RESPONSABLE
rea de
contratos: dar
trmite a la
observacin
Supervisor del
presentada por
El manejo Dependencia Contrato: Comunicar
los
de las de la entidad Supervisor del oportunamente al
participantes
controversia que requiera contrato, competente contractual
remitiendo a la
POSCONTRACTUAL
a) Se debe propender por suscribir liquidaciones bilaterales, de comn acuerdo entre las partes. Lo
anterior dado que la liquidacin es el corte de cuentas y el balance de ejecucin y financiero del
contrato, donde se pueden establecer diferentes acuerdos respecto del contrato; en caso de existir
controversias.
Finalmente, y adicional a lo anterior, dado que la Gestin Contractual y el proceso de contratacin pblica
estn reglados en la Ley, es primordial tener en cuenta que en todas sus etapas se debern observar y
garantizar el cumplimiento y aplicacin de los principios y normas que rigen la contratacin pblica,
contenidos en la Constitucin Poltica, en la Ley y en las diferentes reglamentaciones que de esta se
expidan.
46
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO III
Una vez se haya remitido la comunicacin de designacin al supervisor, el abogado encargado deber
verificar el orden, presentacin y control documental de cada expediente a fin de entregarlo al funcionario
encargado del archivo de gestin del rea de Contratos, quien ser a partir de la entrega del mismo el
responsable de su custodia y administracin.
Para la entrega de los respectivos expedientes contractuales el abogado gestor del proceso deber verificar
el contenido de la carpeta y el orden con el cual los documentos fueron incorporados teniendo en cuenta
el criterio lgico y cronolgico de los documentos y de la integracin del expediente, en tal sentido, todos
los documentos deben estar correctamente legajados a fin de realizar la entrega de los expedientes
mediante el formato de verificacin documental establecido para cada modalidad de seleccin.
(VER APLICATIVO SIGEPRE).
La entrega de la carpeta del funcionario de gestin al de archivo se realizar a travs de acta en la que se
especifique por lo menos, fecha, identificacin de contrato entregado, nmero de carpetas y lista de
verificacin documental diligenciada. Una vez entregados los expedientes contractuales, la responsabilidad
por el cuidado y custodia de los mismos reside en el funcionario del rea encargado del archivo quien
deber controlar y verificar el correcto archivo y prstamo de los expedientes contractuales, en caso de ser
requerido por los abogados para alguna gestin o trmite precontractual, as como de dar aplicacin a la
normatividad vigente en trminos de los Acuerdos del Archivo General de la Nacin y del M-GD-01 Manual
de Gestin Documental.
El funcionario encargado de Archivo, verificar la informacin del contrato en la base de datos, as como la
documentacin contenida en las carpetas, la cual debe estar relacionada en los formatos de lista de
verificacin segn corresponda a cada modalidad de seleccin, se escanear y guardar el archivo digital
del contrato.
Valga precisar que la actividad de escanear el expediente contractual por parte del funcionario de archivo
es diferente al escner de los documentos cuya digitalizacin se requiere en la fase precontractual con el
fin de publicarlos en el SECOP, la cual realiza el abogado gestor de cada proceso contractual.
47
MANUAL DE CONTRATACIN
En caso de presentarse inconsistencias sobre la documentacin del contrato, se deber informar a travs
de correo electrnico y devolver la carpeta al abogado designado para que ste revise, ajuste y entregue
nuevamente la carpeta.
Como punto de control sobre la gestin en el archivo de gestin del rea se proceder as:
Presentar informes mensuales al Jefe del rea de Contratos en donde se evidencie el avance en
la preparacin y organizacin de las carpetas a trasferir segn el cronograma de trasferencia anual.
El Jefe del rea de Contratos cuatrimestralmente realizar una verificacin aleatoria de las
carpetas de los contratos relacionadas en el Inventario documental.
48
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO IV
De conformidad con el Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014 aprobado mediante Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, los siguientes principios del MECI se constituyen en el fundamento y pilar bsico que
garantizan la efectividad del Sistema de Control Interno y deben ser aplicados en cada uno de los aspectos
que enmarcan el modelo:
1. Autocontrol
2. Autorregulacin
3. Autogestin
En consecuencia, el DAPRE estableci el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios por medio del cual
se realiza la gestin contractual de la Entidad y se definieron formatos, procedimientos, indicadores, riesgos
y dems documentos adoptados en el Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica.
Adicionalmente existe en el DAPRE el Comit Asesor de Contratacin, el cual tiene como objeto velar
porque las actuaciones de quienes intervengan en el proceso se realicen conforme a los principios de
transparencia, economa, responsabilidad y a los postulados de la funcin administrativa.
Finalmente, es importante resaltar que se hacen capacitaciones peridicas a los intervinientes en el proceso
de adquisicin de bienes y servicios, en las que se establecen directrices y recomendaciones para la
efectiva Gestin Contractual, sin olvidar que el proceso contractual es un proceso reglado y objetivo, que
se cie estrictamente a lo regulado en la Ley sin que sobre el mismo puedan pesar consideraciones
subjetivas del operador contractual en cualquier etapa del proceso; en consecuencia tanto los Documentos
del Proceso como las actividades y comunicacin del mismo se regirn a lo que establezca la Ley para
cada uno de ellos.
Con los proponentes e interesados en los procesos de contratacin el canal de comunicacin es el SECOP,
a travs del cual la Entidad publica sus procesos de contratacin y los Documentos del Proceso a los que
haya lugar. Adicionalmente cada proceso cuenta con un correo electrnico institucional, como medio de
comunicacin Entidad - proponentes e interesados.
Tambin se cuenta con el INTRANET y el aplicativo SIGEPRE como herramientas que apoyan la Gestin
Contractual de la Entidad, a travs de las cuales los funcionarios pueden consultar los formatos
establecidos por el proceso de adquisicin de bienes y servicios, as como el Plan Anual de Adquisiciones
y el Aplicativo Contratos.
2Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014, pgina 11.
50
MANUAL DE CONTRATACIN
As mismo, desde la Intranet los usuarios tienen acceso al Manual de Contratacin, a Tips Informativos
sobre la Gestin Contractual y a las Actas del Comit Asesor de Contratacin y al Aplicativo Contratos.
Respecto al APLICATIVO CONTRATOS, cabe resaltar que es una herramienta desarrollada dentro de la
Entidad, que permite a sus usuarios acceder a la informacin de cada uno de los contratos, descargar los
archivos en PDF de contratos, prrrogas, adiciones, CDP, plizas, liquidaciones. As mismo, cuenta con un
mdulo de reportes a travs del cual los usuarios pueden exportar, de la base de datos del rea, la
informacin requerida sobre los contratos. De igual manera, cuenta con un mdulo de alarmas el cual avisa
a los supervisores la fecha de vencimiento de los contratos para que tomen las acciones a que haya lugar
y una vez vencidos los mismos les alerta sobre la obligacin de liquidacin de contrato y la presentacin
del informe final de supervisin.
Finalmente es importante destacar que tanto la pgina Web de la Presidencia de la Repblica como la
Intranet cuentan con un link que direcciona directamente a los interesados, a la pgina Web del Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- (www.colombiacompra.gov.co); en la cual se publican
los procesos de seleccin adelantados por la Entidad y sus correspondientes documentos.
Adicionalmente, en los Avisos de Convocatoria que se publican por parte de la Entidad para cada proceso
de seleccin que lo requiera, se convoca a los interesados tanto a participar en el proceso como a solicitar
la informacin que necesiten; se establecen direccin, telfonos y correo de la Entidad en donde sern
atendidos en caso de requerirlo.
Finalmente, a travs de las audiencias pblicas de Rendicin de Cuentas, la Entidad abre espacios de
encuentro y reflexin sobre los resultados de su gestin, dentro de la cual se encuentra la Gestin
Contractual.
51
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO V
CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES
El abogado responsable del proceso de contratacin con Organismos Internacionales, deber incluir en el
expediente el Formato de Verificacin de Documentos que aplique para cada caso. (VER APLICATIVO
SIGEPRE).
52
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO VI
6.1 RGIMEN JURDICO DE LAS OPERACIONES, ACTOS Y CONTRATOS DEL FONDO
DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
Los actos, operaciones, contratos y convenios que celebre el Director del Fondo de Programas Especiales
para la Paz, en virtud de la delegacin conferida por el Director del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica, de conformidad con lo dispuesto en la Resolucin 0345 de 2016, as como en
desarrollo de su objeto, solo se sometern a las normas que rigen la contratacin entre particulares, sin
perjuicio de la inclusin de las clusulas excepcionales contempladas en la Ley 80 de 1993 y las que las
modifiquen y adicionen.
El Presidente, el Director del DAPRE, el Alto Comisionado para la Paz y las dependencias del DAPRE
solicitarn la contratacin a travs de SIGOB, adjuntando el formato F-BS-27 Antecedentes de
Contratacin (Fondo Paz) cuando (I) el objeto de la misma tenga relacin con la misin de Fondo Paz, (II)
En contratos con recursos compartidos del DAPRE.
En caso de que la solicitud sea requerida por las dependencias del DAPRE deber ser conocida
previamente por el Director.
1. Carta de solicitud
2. Descripcin de la solicitud de la contratacin
3. Descripcin y justificacin de la necesidad
4. Descripcin del objeto a contratar
5. Relacin de las actividades a desarrollar
6. Presupuesto oficial estimado y forma de pago
7. Plazo de ejecucin
8. Fundamentos jurdicos que justifican la modalidad de seleccin
9. Justificacin de los factores de seleccin
10. Determinacin de la Supervisin
11. Garantas a constituir.
53
MANUAL DE CONTRATACIN
Las solicitudes de contratacin deben estar acompaadas de los soportes de conformidad con la siguiente
documentacin, que es revisada por Fondo Paz:
Conforme a la circular 005 del 25 de febrero de 2008, expedida por la Contralora General de la Repblica,
el certificado boletn responsables fiscales deber ser consultado directamente por Fondo Paz en la pgina
web de dicha entidad.
54
MANUAL DE CONTRATACIN
Una vez los requisitos anteriormente descritos se hayan completado, Fondo Paz presentar al Comit
Asesor de Contratacin para su estudio y recomendacin, de acuerdo a la Resolucin No. 0345 del 24 de
mayo de 2016.
Fondo Paz remitir, en el caso de las personas naturales que requieran ser ubicadas en las instalaciones
del DAPRE, la documentacin correspondiente para que el estudio de seguridad sea adelantado por la
Secretara de Seguridad Presidencial.
Una vez recomendada la suscripcin del contrato, Fondo Paz expide el CDP y enviar a la Oficina de
Talento Humano y Subdireccin la solicitud de expedicin de las certificaciones de insuficiencia o ausencia
de personal para ejecutar las actividades del contrato en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 2209
de 1998.
Expedido el CDP y recibidas las certificaciones de Talento Humano y Subdireccin, se proceder a elaborar
la orden de servicios o contrato correspondiente.
Para realizar el registro presupuestal de la Orden de compra o contrato se requiere la fotocopia del RUT y
certificacin bancaria de la cuenta donde se realizar el pago y los remitir junto con la orden de compra o
contrato y el CDP.
Se expedir al contratista una copia del contrato con el fin de que ste constituya la pliza, radicada sta
en la entidad, Fondo Paz proceder a revisarla y aprobarla.
Una vez firmado por las partes, se publicar el contrato en el portal SECOP.
Fondo Paz comunicar la designacin de supervisin del contrato y remitir fotocopia del mismo, la
aprobacin de la pliza y copia de la circular interna OFI12-00127758 / JMSC 50000, de la Subdireccin
de Operaciones del DAPRE.
El supervisor del contrato se encargar de la ejecucin, los informes mensuales para el trmite de pago,
presentacin del informe final y liquidacin cuando corresponda.
El Presidente, el Director del DAPRE, el Alto Comisionado para la Paz y las dependencias del DAPRE
solicitarn la contratacin a travs de SIGOB, adjuntando el formato F-BS-27 Antecedentes de
Contratacin (Fondo Paz) cuando (I) el objeto de la misma tenga relacin con la misin de Fondo Paz,
(II) En contratos con recursos compartidos del DAPRE.
55
MANUAL DE CONTRATACIN
1. Carta de solicitud.
2. Descripcin de la solicitud de la contratacin.
3. Descripcin y justificacin de la necesidad.
4. Descripcin del objeto a contratar.
5. Relacin de las actividades a desarrollar.
6. Presupuesto oficial estimado y forma de pago.
7. Plazo de ejecucin.
8. Fundamentos jurdicos que justifican la modalidad de seleccin.
9. Justificacin de los factores de seleccin.
10. Determinacin de la Supervisin.
11. Garantas a constituir.
Nota: los pagos estn sujetos a retencin en la fuente y a los descuentos tributarios pertinentes (IVA, ICA,
etc.) cuando a ello haya lugar.
57
MANUAL DE CONTRATACIN
CAPTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirn por las disposiciones legales
aplicables.
Las normas y documentos que rigen la gestin contractual en el DAPRE, se pueden consultar en el
aplicativo SIGEPRE Mapa de Procesos- Proceso Adquisicin de Bienes y Servicios - Nomograma o a
travs de la pgina inicial del mdulo documentos Nomograma rea de Contratos, as como las diferentes
circulares emitidas para temas especficos por la Agencia Colombia Compra Eficiente.
- Norma Tcnica Colombiana para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 Adquisicin
de bienes y servicios
- Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratacin.
- Buenas Prcticas de Transparencia en la Gestin Contractual (PNUD)
58