Informe Consolidado de Auditorias 2016

Centro de Gestin de la Calidad y la Acreditacin Institucional
Informe Consolidado Auditoras Internas de Calidad
Cdigo: PE-GS-2.2.1-FOR-16 Versin: 1 Fecha de Actualizacin: 01-09-2016
1. DATOS GENERALES
Fecha: 22 de diciembre del 2016
Periodo auditado: Ao 2016
Criterios del programa de auditora: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

NTCGP1000:2009, Normas interna vigentes y procedimientos.
2. Objetivo del programa: Establecer la planificacin y realizacin de las auditoras

internas de calidad a los procesos del sistema integrado de gestin, enfocado a verificar
el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestin bajo la Norma NTC-GP-1000, e
identificar oportunidades que contribuyan a la mejora del Sistema.
3. Alcance del programa: Aplica a los procesos/subprocesos definidos en el presente

programa de auditora y que hacen parte del Sistema Integrado de Gestin de la
Universidad del Cauca.
4. PROGRAMA DE AUDITORAS
Proceso Subproceso Auditores
Direccin y Planeacin Flor de Mara Fernndez P. - AL

Institucional
Gestin Estratgica
Gestin de la Relaciones Flor de Mara Fernndez P. - AL
Interinstitucionales e
Internacionales
Gestin de las Julin Andrs Valencia Lpez - AL

Comunicaciones
Gestin de la Calidad Gestin de la calidad Alexandra Muoz Campo AL

administrativa Leneyda Muoz-AA
Gestin de la calidad Ximena Cern Molina - AL

acadmica
Proceso Subproceso - Programa Auditores
Gestin de la Formacin Administracin de Mara Fernanda Mosquera - AL

empresas
Economa Laura Erazo - AL
Contadura Pblica Laura Erazo - AL
Turismo Yaneth Patricia Gutirrez -AL
Medicina Isabel Cristina Chamorro AL

Yaneth Patricia Gutirrez AA
Fonoaudiologa Leneyda Muoz AL

Alexandra Muoz - AA
Enfermera Juan Manuel Rentera - AL
Fisioterapia Juan Manuel Rentera - AL
Ing. Agroindustrial Fabio Potes - AL
Ing. Forestal Alexandra Muoz AL

Leneyda Muoz AA
Gestin de la Formacin Ing. Agropecuaria Fabio Potes - AL
Tec. Agroindustria Francy Lorena Oviedo - AL
Diseo grfico Juan Manuel Rentera - AL
Direccin de banda Juan Manuel Rentera - AL
Licenciatura en Msica Juan Manuel Rentera - AL

Instrumental
Artes plsticas Fabio Potes - AL
Licenciatura en Msica Fabio Potes - AL
Derecho Ximena Cern - AL

Comunicacin social Mara Fernanda Mosquera - AL
Ciencias Poltica Fabio Potes - AL
Ing. Civil Francy Lorena Oviedo - AL
Ing. Ambiental Victoria Eugenia Muoz Valencia -

AL
Geo tecnologa Julin Andrs Valencia Lpez - AL
Lic. En educacin bsica Juan Manuel Rentera-AL

con nfasis castellano e Liliana Portilla Ortega-AA
ingls.
Qumica Emilse Snchez AL

Catalina Zarama - AA
Ing. Fsica Alexandra Muoz- AL

Leneyda Muoz -AA
Gestin de la Formacin Lic. en lingstica y Diana Marcela Espinosa Urbano

semitica Sede Santander
de Quilichao
Lic. en Matemticas Fabio Potes - AL

con nfasis en educacin Liliana Portilla Ortega-AA
artstica

con nfasis en educacin Liliana Portilla Ortega-AA
fsica
Biologa Laura Erazo AL

Isabel Cristina Chamorro AA

con nfasis en ciencias Liliana Portilla Ortega-AA
naturales y educacin
ambiental
Matemticas Fabio Potes - AL
Tec. En Telemtica Julin Andrs Valencia Lpez - AL
Ing. Automtica Industrial Julin Andrs Valencia Lpez - AL
Ing. Electrnica y Mara Isabel Plaza Gaviria - AL

telecomunicaciones
Ing. en sistemas Mara Isabel Plaza Gaviria AL

Clara Ins Tobar Tenjo
Gestin de la Formacin Historia Fabio Potes-AL

Liliana Portilla-AA
Geografa Fabio Potes-AL

Liliana Portilla-AA
Lic. Espaol y literatura Fabio Potes-AL

Liliana Portilla-AA
Lic. en Etnoeducacin Fabio Potes-AL

Liliana Portilla-AA
Lenguas modernas Juan Manuel Rentera - AL
Antropologa Juan Manuel Rentera - AL
Filosofa Juan Manuel Rentera - AL
Gestin de la Gestin de la investigacin Liliana Portilla Ortega - AL

investigacin
Gestin editorial Liliana Portilla Ortega - AL
Gestin de transferencia Juan Manuel Rentera - AL

del conocimiento
Gestin de la Interaccin Gestin de egresados Liliana Portilla Ortega - AL

Social
Servicios de salud a la Mara Isabel Plaza Gaviria- AL
comunidad Emilse Maritza Snchez - AA
Servicios jurdicos y Liliana Portilla-AL

conciliacin a la comunidad Isabel Cristina Chamorro - AA
Gestin Administrativa Apoyo Administrativo Julio Ulcue AL
Gestin del Talento Julin Andrs Valencia Lpez AL

Humano Alexandra Muoz Campo-AA
Gestin de la salud Fabio Potes - AL

ocupacional
Gestin financiera Julin Andrs Valencia Lpez - AL
Gestin de la Clara Tobar

infraestructura y el
mantenimiento fsico
Gestin jurdica Julin Andrs Valencia Lpez - AL
Gestin de bienes y Juan Manuel Rentera - AL

servicios
Gestin de recursos Julio Cesar Ulcue - AL

tecnolgicos
Gestin admisiones, Juan Manuel Rentera - AL

registro y control
acadmico
Gestin documental Julio Cesar Ulcue-AL

Julin Andrs Valencia-AA
Gestin recursos Maribel Urbano AL

bibliogrficos Ruth Isabel Gmez AA
Gestin de la seguridad y Juan Manuel Rentera AL

movilidad
Gestin de la Cultura y el Gestin del bienestar Clara Tobar AL

Bienestar universitario
Gestin de la cultura Diana Marcela Espinosa Urbano

AL
Francy Lorena Oviedo Perdomo -
AA
Gestin de la Cultura y el Gestin de la formacin Laura Cecilia Erazo Villaquirn -AL

Bienestar humana
Gestin Administrativa Elena Muoz - AL

Unisalud
Gestin Asistencial Juan Manuel Rentera AL

Unisalud Leneyda Muoz -AA
Gestin de la Evaluacin Control y Evaluacin de la Clara Tobar - AL

Gestin
Observaciones:
El plan de auditoras 2016 durante la ejecucin present las anteriores modificaciones:
fechas de auditoria, auditor asignados, dichos cambios fueron aprobados mediante oficios,
correos institucionales por el Director del Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin
Institucional.
5. RESULTADOS DE LA AUDITORA
Proceso/Subproceso Fortalezas Oportunidades de mejora No Conformidades
Gestin Estratgica/ - Disposicin de la mayora - Actualizar la informacin en Acuerdo No. 030 del 2009
Direccin y Planeacin de los profesionales que el portal institucional con - No se evidencia claridad respecto al
Institucional dan soporte y apoyo con la los documentos pblicos conocimiento del deber ser en aplicacin del
informacin. vigentes que regularizan el acuerdo que rige la planeacin en la Universidad
- Conocimiento del propsito accionar de la oficina de del Cauca.
de la auditora interna de Planeacin.
calidad, identifican - Comunicar los cambios - 7.1 Planificacin de la realizacin del servicio.
trminos y conceptos de que impactan al sistema
calidad. universitario y que hacen
- Actitud positiva hacia la parte de objetivo del - Se debe planificar y desarrollar los procesos
mejora sobre los resultados proceso de gestin de la necesarios para la prestacin del servicio. Literal D
de la auditora interna de planeacin institucional. - Obliga a tener registros en la evidencia y el
calidad 2016. - Desarrollar las etapas de desarrollo.
los proyectos con la
coherencia que garantice la
- No se videncia tangiblemente la articulacin y
calidad en el producto final.
coherencia de los objetivos del plan de desarrollo, y
- Documentar la
los objetivos de calidad.
comunicacin cuando se
acta con las partes
interesadas en las - No dispone accesibilidad oportuna a soportes
actividades de los fsicos y electrnicos de las evidencias en donde se
proyectos. visibilice y documente la gestin e interaccin con
- Re inducir el equipo la direccin universitaria.
profesional sobre objetivo,
funciones
responsabilidades en la
oficina de Planeacin para - No se presenta evidencia clara ni trazabilidad
la articulacin segn la de la informacin organizada que soporta la
normatividad interna gestin, incluido el aseguramiento del producto
aplicable. (Cierre de proyectos).
- Formar sobre conceptos y
metodologa de proyecto
- No se evidencia avance materializado sobre
desde inicio hasta cierre,
las no conformidades identificadas en la auditora
para la retroalimentacin
de certificacin en febrero de 2016 por ICONTEC
del sistema y
que estn asociadas al subproceso de planeacin
aseguramiento de la
de forma directa y que deben estar subsanadas
gestin disponiendo de con
para la presentacin de las evidencias en la
talento humano profesional
auditora de seguimiento que se realizar en 2017.
polivalente.
- 5.5.3 No se evidencia la implementacin

suficiente sobre las comunicaciones apropiadas
que garanticen la coherencia en el lenguaje y la
informacin. No evidencia implementacin
documentada de las comunicaciones y
retroalimentacin.
4.2.3 Control de Documentos
Se evidencia implementacin del banco de

programas y proyectos -BPP, de forma operativa y
debe disearse con enfoque gerencial.

Sobre la informacin compilada en el muestreo de
productos del Banco de Programas y Proyectos
BPP, no se identifica claramente el alcance
documental aplicable como, que documentos
(requisitos y anexos) complementarios y de
cumplimiento deban disponerse de forma
organizada y consistente.
La informacin sobre documentos est dispersa y
no facilita la revisin de forma oportuna y clara.
No evidencia claridad sobre el cumplimiento de
requisitos en documentos y registros. Se evidencia
en algunos documentos como actas parciales de
proyectos, especficamente, ausencia de registro
como (firmas).No evidencia la disposicin de
informacin organizada y completa que asegure el
control de la documentacin y la cumplimentacin
de los requisitos basados en la gestin articulada.
Gestin - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento - El concepto servicio no conforme no es

Estratgica/Gestin de la en aportar para la mejora de la administracin del conocido en su totalidad por los funcionarios, no se
relaciones del Sistema de Gestin de riesgo y la articulacin del cuenta con registros que deben asegurar el
calidad por parte del
Interinstitucionales e Sistema de calidad con el producto o servicio no conforme segn lo
responsable del
internacionales subproceso y sus subproceso gestin de las establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad.
funcionarios a cargo. relaciones internacionales
e interinstitucionales.
- Se tiene claramente - Revisar los indicadores del

identificadas las subproceso gestin de las

responsabilidades de cada relaciones Internacionales
uno de los integrantes del e Interinstitucionales a que
equipo de trabajo.
evidencien la eficiencia,
eficacia y efectividad.
- Se evidencia conocimiento
de las normas que le
aplican al subproceso
auditado.
Gestin Estratgica/ - Disposicin del - Retroalimentar las - 7.1 Planificacin de la realizacin del servicio.
Gestin de las responsable del comunicaciones internas Se debe planificar y desarrollar los procesos
Comunicaciones subprocesos y los con los responsables de necesarios para la prestacin del servicio. Literal D
profesionales que dan los procesos para que la - Obliga a tener registros en la evidencia y el
soporte y apoyo con la informacin de los desarrollo.
informacin documentos pblicos y de No dispone oportunamente de los soportes fsicos
inters general, estn y electrnicos de las evidencias en donde se
- Identificaron el propsito de disponibles y actualizados. visibilice y documente la gestin de la interaccin
auditora interna de con la Direccin Universitaria.
calidad, trminos y - Comunicar los cambios
conceptos. que impactan al sistema - 6.3/6.4 Infraestructura literal a:" Edificios,
universitario y que hacen espacios de trabajo y sus servicios sus
- Dinmica articulada de las parte del objetivo del asociados";6,4 La entidad debe determinar y
responsabilidades del proceso de gestin de las gestionar el ambiente de trabajo necesario para
centro de Gestin de las comunicaciones. lograr la conformidad con los requisitos del
comunicaciones, con los producto y/o servicio.
diferentes responsables de Las condiciones de adecuacin y mantenimiento de
medios. - Documentar y socializar los espacios de trabajo evidencian deterioro parcial,

resultados de la gestin de con incertidumbre de culminacin de las
la gestin de las adecuaciones.
comunicaciones en los
diferentes medios
institucionales.
- Potenciar las
comunicaciones de los
eventos universitarios
administrativos y
acadmicos.
- Generar herramientas que

faciliten la visibilizacin del
seguimiento y control de
los avances de la gestin
de las comunicaciones,
procesos que interactan,
frecuencias con la que lo
hacen, aspectos
relevantes) para el
aseguramiento de la
interaccin con los
procesos en la gestin de
las comunicaciones y la
disponibilidad de la
informacin
Gestin Estratgica/ - Sinergia, dinmica y liderazgo Comunica a las partes - 4.2.3 Control de documentos literal C.
Secretaria General del responsable del interesadas la relevancia Asegurarse de que se identifican los cambios y el
subproceso, facilita la que tiene el Proceso estado de la versin vigente de los documentos;
interlocucin e interactuacin Estratgico que lidera la Literal D: asegurarse que las versiones vigentes y
del equipo humano de apoyo Secretaria General pertinentes de los documentos aplicables, se
que soporta la informacin haciendo uso de los encuentran disponibles en los puntos de uso.
requerida. medios institucionales.
- Compromiso institucional - Articular el lenguaje de los
para la mejora del sistema universitarios los productos
de gestin integrado. del subproceso
- Conoce el propsito de la - Implementar la estrategia
auditora interna de de comunicacin de los
calidad, identifican avances de los productos
trminos y conceptos de del subproceso como
calidad. mejora para la satisfaccin
- La polivalencia del equipo de las partes interesadas.
humano.
Gestin de la Calidad/ - Los funcionarios que - Se solicita actualizar el - 8.2.3 Se evidencia que no se tienen
Gestin de la Calidad/ trabajan en esta procedimiento solicitud de formulados indicadores de gestin.
Acadmica dependencia tienen amplio registro calificado. Cada
conocimiento de las vez que se actualice una
actividades que realiza. gua dejarla documentada
- Se encuentran informados en el formato de accin de
constantemente de las mejora.
exigencias del Ministerio de - Verificar si el proceso de

Educacin sobre registros Gestin de la Calidad
calificados, renovacin de Acadmica se encuentra
registros calificados y inmerso en el mapa de
acreditacin y riesgos.
reacreditacin de - Se evidencia que se
programas. requiere de otra persona
- Se realizan reuniones dedicada al apoyo del
semanales para revisar el proceso, se han realizado
avance de los procesos solicitud escrita, es
que se realizan en esta conveniente volverla a
dependencia y realizar.
retroalimentacin sobre las
actividades ejecutadas. Se
evidencian en las actas de
reunin.
- Se lleva un cuadro de
control donde se tienen
todos los programas de
pregrado y posgrado de la
Universidad revisando
constantemente
vencimientos y fechas de
presentacin ante el
Ministerio.
- Las funcionarias
encargadas de las
dependencias envan un
informe semanal y mensual

al director del Centro de
Calidad informando los
avances de las acciones
realizadas.
- Se realiza un seguimiento
permanente a los
requerimientos sobre
registros calificados y
acreditacin de programas.
- Se realiza un
acompaamiento
permanente a los
programas para la
acreditacin de alta
calidad.
- Se ha mejorado la
implementacin de
modelos y guas.
- Se asiste a las
capacitaciones que da el
Ministerio.
Gestin de la Calidad - Los asistentes tuvieron - Promover estrategias de 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos.
Administrativa gran disposicin y socializacin para No se tiene registro del seguimiento y evaluacin
participacin en la comunicar a todo nivel las del desempeo por procesos, que permita obtener
auditoria. jornadas de capacitacin informacin relevante para la toma de acciones en

que impulsen el procura de la mejora del desempeo Institucional,
- Se resalta el compromiso seguimiento eficaz de la incumpliendo el numeral 8.2.3 de la Norma
de los auditados, con informacin contenida en el NTCGP1000:2009 relacionado con Seguimiento y
relacin a las Programa Lvmen, Medicin de los Procesos.
responsabilidades necesarios para apoyar la
asignadas para la mejora operacin y el seguimiento 8.4 Anlisis de Datos
del Proceso en coherencia a los procesos. No existe evidencia del anlisis de los datos,
con los objetivos de resultados del seguimiento y la medicin de los
Calidad. - Reforzar en los Auditores, procesos y el producto y/o servicio, para identificar
conocimientos y prcticas oportunidades de mejora incumpliendo el numeral
- Campaa diseada para para realizacin de 8.4 de la Norma NTCGP1000:2009 relacionado con
difusin a travs de medios auditoras internas con el Anlisis de Datos.
institucionales como fin de velar por el
herramienta para cumplimiento de requisitos 8.5.2 literal f Accin correctiva
sensibilizar a la comunidad para los productos y/o No se tiene registro de revisin del cierre y la
universitaria sobre la servicios incluidos en el eficacia de las acciones correctivas tomadas para
importancia de mantener y alcance, as como la la mejora del Sistema de Gestin de la Calidad,
mejorar el Sistema de poltica y los objetivos de incumpliendo el numeral 8.5.2 literal f ,de la Norma
Gestin de la Calidad. Calidad. NTCGP1000:2009 relacionado con Accin
correctiva.
- Incluir en el Plan
Institucional de
Capacitacin el tema de
acciones preventivas para
crear en la comunidad
universitaria, cultura para
actuar de manera oportuna

ante los impactos que
puedan poner en riesgo, el
desarrollo de actividades
en cumplimiento de la
funcin de la Institucin.
- Es importante realizar
copias de seguridad de los
registros informticos, que
se manejan en el Centro de
Gestin de la Calidad y
Acreditacin Institucional.
Gestin de la Formacin
Administracin de - El programa cuenta con - Es importante reforzar el Ninguna

Empresas tres lderes para los conocimiento del
procesos que est procedimiento para la
desarrollando con son: elaboracin y control de
Egresados, actual documentos
programa y reforma
curricular. Cada uno de - Se hace necesario
esto se encuentra evidenciar el proceso de
debidamente organizado asignacin de funciones y
con estadsticas y bases de responsabilidades.
datos.
- Marcado inters del

personal auditado en - Es fundamental finalizar los
cumplir con las actividades procesos de ingresar los
asignadas por el Jefe de Micro currculos a SIMCA.
Departamento y
Coordinador del programa.
- Se hace necesario solicitar
- Mantienen claridad en los
la capacitacin para todo el
conceptos generales
equipo de trabajo en
referentes a Mapa de
cuanto al manejo del
Procesos, procedimientos,
producto o servicio no
formatos y caracterizacin
conforme.
del proceso.
- Existe claridad en todas las
actividades que desarrollan
y estn contenidas en los
formatos y procedimientos
establecidos para el
proceso de Gestin de la
Formacin.
- Cuentan con indicadores
para seguimiento y toma
de decisiones.
- Realizan encuestas de
satisfaccin del cliente
para medir la satisfaccin
del mismo.
Economa - El responsable del - Tanto el programa de Ninguna

programa de Economa Economa como la
tiene conocimiento claro de facultad, realizan
los requisitos generales del actividades de divulgacin
SIGC, de la ubicacin de y comunicacin a sus
su Programa dentro del estudiantes, por medio de
Mapa de Procesos, as diferentes medios. Con el
como su caracterizacin. propsito de registrar estas
- El programa tiene actividades y generales
conocimiento, cumple con indicadores, harn un
la implementacin, formato de registro y de
utilizacin y organizacin esa manera sern
de la gestin documental, controlados los mensajes
debidamente actualizada a emitidos.
travs del programa
Lvmen. - El coordinador del
programa de Economa
- El responsable del solicitar a la Brigada de
programa de Economa Emergencias de la
conoce la conformacin de Universidad, una jornada
la planta docente, as como de instruccin sobre las
la seleccin, evaluacin y salidas de emergencia y un
vinculacin de los simulacro, con el propsito
docentes, segn las de actualizar la informacin
necesidades de la labor a los estudiantes, docentes
acadmica, que es y administrativos de la
debidamente planeada la Facultad.
con anterioridad requerida.
- Los docentes tienen claras

sus actividades, funciones - De igual manera se
y responsabilidades con el solicitar a la Divisin de
programa, segn el Salud Integral, la
Estatuto Docente. posibilidad de un cursos
Adicionalmente, los bsico de primeros
docentes del programa, auxilios.
conocen la metodologa y
participan en la evaluacin
- El programa va a solicitar
de los mismos.
capacitacin al Centro de
- El programa cuenta con las
Gestin de la Calidad
condiciones fsicas y
sobre elaboracin de
ambientales para el
matrices de riesgos
desempeo de sus
actividades, de acuerdo a
los servicios que ofrece la
Universidad.
- La planeacin curricular y
seguimiento a esta
actividad se evidencia en
las actas de los Consejos
de Facultad, Comits de
Programa y Claustros de
profesores.
- El cuerpo docente de la
Facultad recibi
capacitacin para el
manejo del buzn de

sugerencias, as como del
manejo de No
Conformidades y el
Tratamiento de Producto
y/o Servicio No Conforme.
- El Programa mantiene
comunicacin y hace
seguimiento a sus
egresados, quienes
participan en las
actividades programadas e
interactan por medio de la
pgina de Facebook del
Programa.
Contadura Pblica - El responsable del - Se recomienda al Jefe de Ninguna

proceso, Jefe de Departamento de
Departamento de Contadura Pblica, hacer
Contadura Pblica, tiene un registro de las
clara la conformacin de su comunicaciones que se
Departamento y Facultad, publican por medio de las
adicionalmente tiene claras pantallas de tv que se
sus actividades, funciones encuentran ubicados en la
y responsabilidades, que Facultad y en los que
se encuentran consignadas diariamente circula
en el Estatuto Docente y en informacin dirigida a la
las resoluciones de comunidad universitaria
nombramiento. - El responsable del proceso

enviar un oficio a la
- La Facultad de Ciencias Brigada de Emergencias,
Contables, Econmicas y para solicitar una jornada
Administrativas, a la cual de capacitacin sobre
pertenece el programa de salidas de emergencia y
Contadura, tiene atencin de casos
establecido el cronograma especiales, como la
para el plan de evacuacin de emergencia
capacitacin, y el Jede de de personas con
Departamento conoce el discapacidad en la
conducto regular para la Facultad.
designacin de comisiones
de estudios y formacin, - El Jefe de Departamento
as como los dems de Contadura Pblica,
docentes. solicitar por medio de un
oficio al Centro d Gestin
de la Calidad y la
- El responsable del Proceso Acreditacin Institucional,
en el programa de una capacitacin o
Contadura Pblica, induccin para solicitar a
demuestra claro los docentes el uso de
conocimiento y formatos del programa
cumplimiento con la Lvmen (Control de Servicio
implementacin, utilizacin No Conforme, entre otros.
y organizacin de la
gestin documental, que se
encuentra debidamente
organizada y actualizada
por medio del programa
Lvmen.
- El Jefe del Departamento

tiene conocimiento de la
pgina de Lvmen y su
funcionamiento, as como
del contenido de la misma
y de los documentos que
apoyan su proceso.
- Se evidencia el
compromiso con el
Proceso de Formacin y
con lo que ste proceso
puede aportar a la mejora
del SGC.
- Las oficinas, salones, sitios

de estudio, Biblioteca,
auditorio y dems
instalaciones de la
Facultad de Ciencias
Contables, Econmicas y
Administrativas en donde
se llevan a cabo gran parte
de las actividades
relacionadas con el
proceso, cumplen con las
condiciones fsicas y
ambientales para el
desempeo de estas
actividades, de acuerdo a
los servicios que ofrece en
la Vicerrectora de Cultura
y Bienestar.
Turismo - Cuentan con la - Implementar la matriz de 6.2 Se detect/evidencio que en el proceso de

coordinadora del programa riesgo, teniendo en cuenta Departamento de Ciencias del Turismo que el 70%
de turismo que est que se evalan, se crean de los profesores son ocasionales lo que genera
implementando el Sistema planes de mejoramiento, dificultad en el proceso de formacin
de Gestin de la Calidad y para realizar los principalmente en el proceso de investigacin
el compromiso por parte de indicadores de los riesgos. dejando a un docente de planta con ms de 10
la monitora asignada al estudiantes con procesos de investigacin y
programa para realizar los - Realizar acompaamiento asesoras, 3 profesores de planta de los cuales 1
procesos y subprocesos y asesora por parte de la es el director y otro es coordinador ejerciendo
del programa. oficina de calidad en la funciones administrativas y 1 profesor en comisin
- El conocimiento y la implementacin de los de estudios.
organizacin de los nuevos procesos y
involucrados del proceso, subprocesos, teniendo en 6.2.2 Se detect/evidencio que en el proceso de
lo que permiti durante la cuenta el compromiso que Departamento de Ciencias del Turismo que no se
auditora la rpida tiene la coordinacin del hace seguimiento para las acciones de mejora a
trazabilidad de las programa de Turismo con los compromisos suscritos en las actas de
actividades que se el SIC. auditoras anteriores
ejecutan y evidencias
objetivas. 6.3 Se evidencio que en el Departamento de
Ciencias del Turismo, que no cuenta con las
herramientas, equipos y sistemas de informacin
- Se destaca el manejo de la para el desarrollo de sus actividades. Falta
informacin tanto Impresoras, la que hay en la oficina de
sistematizada como de coordinacin es de una profesora, a veces tienen
gestin documental, es de que imprimir en otras oficinas o enviar correos a
tener en cuenta que el secretaria de Decanatura para que les impriman los
Departamento de Ciencias documentos, es urgente una impresora para la
del Turismo cuenta con la coordinacin.
Coordinadora del programa 6.4 Cuenta con las condiciones mnimas
y la monitora que trabaja necesarias para la realizacin de las acadmicas y
en equipo que estn administrativas relacionadas con la prestacin del
documentando los servicio, Falta espacio para la coordinacin, 2
procesos y procedimientos profesores ocasionales tiempo completo, saln
para ser presentados y para atencin de los estudiantes, espacio para el
evaluados en Decanatura, desarrollo de las monitorias y espacio para sala de
considerndose este junta de profesores. Incumpliendo el requisito 6.4
compromiso como una de la Norma NTCGP1000:2009, lo que constituye
gran fortaleza. una NO conformidad.
6.4 Se evidencio que en el Departamento de

Ciencias del Turismo Se debe adecuar el espacio
por cuanto el edificio fue diseado para clima
caliente y cuando llueve se inundan las oficinas y
se daan los muebles, documentos y equipos de

oficina.
Los escritorios estn diseados solo para porttiles

y no acondicionados para el personal que labora
generando problemas de tnel del carpo por el
diseo que han sido elaborados.
No hay espacio de trabajo para los estudiantes,

sala de asesoras y de apoyo para los estudiantes.
7.5 Se evidencio que en el Departamento de
Ciencias del Turismo que se tiene matriz de riesgo,
la necesidad de personal de profesores de planta
para el programa, se registran en las actas, los
riesgos no se cuantifican ni se evalan para
procesos de mejora continua.
El riesgo mayor que presenta la Coordinadora de

Turismo es la no renovacin del registro calificado
por falta de profesor calificado de base turismo,
para registro en el ao 2018
8.2.3 Se evidencio que en el Departamento de

Ciencias del Turismo el manejo de acciones
correctivas, preventivas y de mejora. No hay plan
de acciones correctivas y preventivas a partir de la
autoevaluacin de ao 2014.
No hay Indicadores de autoevaluacin. Matriz de

riesgo y medicin de los procesos y
procedimientos. No hay frecuencia de realizacin
de seguimiento ni responsable directo de medir los
indicadores.
Medicina - El jefe del programa de - Solicitar acompaamiento 6.3 El edificio en donde realiza las actividades del
Medicina tienen el inters y del Centro de Gestin de la programa de medicina no cuenta con rampas ni
el compromiso por mejorar Calidad y Acreditacin ascensores para el ingreso de personas con
el Sistema Integrado de Institucional, a travs de discapacidad, incumpliendo el requisito 6.3 de la
Gestin de la Calidad, capacitaciones en: Norma NTCGP1000:2009, lo que constituye una
muestra competencia en el articulacin de los objetivos NO conformidad.
desarrollo de sus del programa con los
funciones. objetivos de calidad, 6.4 Cuenta con las condiciones mnimas
ajustes de procedimientos necesarias para la realizacin de las actividades
- Atencin oportuna en las controlados, riesgos, acadmicas y administrativas relacionadas con la
solicitudes realizadas por producto y servicio no prestacin del servicio, pero faltan aulas de clase,
los estudiantes, docentes, conforme. los salones son muy pequeos, hay ms oferta
administrativos para educativa y se requieren rea de trabajo ms
analizar la satisfaccin de - Solicitar capacitacin en amplio, adems la oficina de coordinacin del
la parte interesada. PQRSF al rea de Archivo programa Medicina, no cuenta con ventanas para
Documental. aireacin de la misma (mucho calor). La oficina por
- Se evidencia un buen clima estar cerca de la cafetera se evidencia mucho
organizacional en el equipo ruido y olores fuertes, incumpliendo el requisito 6.4
de trabajo del Programa de - Solicitar a la oficina de de la Norma NTCGP1000:2009, lo que constituye
Medicina. planeacin capacitacin en una NO conformidad.

indicadores de gestin y
- Se evidencia buen manejo desempeo.
de la informacin del - Las actas y acciones
programa lvmen, ubicacin documentadas deben
en el proceso al cual pasarlas a los formatos
pertenece el subproceso establecidos por la
gestin de la Formacin. Universidad.
- El proceso se encuentra - Evidenciar los riesgos en el

organizado y mapa de riesgos de gestin
documentado, los de la formacin.
funcionarios a cargo
conocen y desarrollan los - Reforzar el concepto del
procedimientos de acuerdo producto y/o servicio no
a lo establecido. conforme.
- Incluir los riesgos

- Se destaca el manejo de la relacionados con el
informacin tanto programa de medicina.
sistematizada como de
gestin documental, es de
tener en cuenta que el
Programa de medicina
cuenta con un recurso
humano que trabaja en
equipo y que estn
dispuestos a mejorar,
considerndose como una

gran fortaleza.
Fonoaudiologa - Se cumple con el Se debe establecer 7.5 literal g) Se evidencia que an no se tiene la
diligenciamiento de las comunicacin con el matriz de riesgo definida.
actas con sus respectivas responsable de la Facultad
firmas, documentos de (Administrador del edificio) 6.4 Se requiere servicio de apoyo para dotacin de
apoyo para el plan de para mejorar el tema de laboratorios, espacios fsicos para investigacin y
mejora continua. riesgos. acadmico, persisten condiciones de calor y ruido.
- Se resalta la apropiacin
que tiene el proceso el jefe
y el coordinador del
programa y el equipo de
apoyo para la mejora
continua.
- Manejan documentos con

solicitudes de estudiantes y
seguimientos.
- Se maneja copia de
seguridad.
- Se realizan reuniones en
donde se sensibiliza el
equipo de trabajo, sobre

sus labores y
responsabilidades.
- La secretaria lleva el
archivo bien organizado de
acuerdo a la tabla de
retencin documental.
- Se evidencia que se da
respuesta oportuna a las
solicitudes y quejas.
- Se utiliza el correo
institucional para enviar
oportunamente
comunicaciones a los
estudiantes.
Enfermera - Se evidencia disposicin -Se recomienda continuar 6.3 La seal baja de internet WiFi en algunos
de todos los funcionarios con el diligenciamiento de salones de la facultad, afectan el adecuado
para el desarrollo de la las acciones tomadas al funcionamiento de Las clases.
auditora. interior del programa en el OBSERVACIONES: La No Conformidad del
formato establecido para numeral 6.3 debe ser atendida en conjunto con la
- Los funcionarios ACPM. Divisin de TIC.
evidencian conocimiento
de las funciones acorde
con lo establecido por la
Universidad.
- Es de resaltar el trabajo
que se ha venido haciendo
para la adecuacin del
laboratorio de prcticas
para el programa de
Fisioterapia.
- Se evidencia orden en las

oficinas y buenas prcticas
de archivo con los
documentos del programa.
Fisioterapia -Se recomienda tener 6.3 No se evidencia el acceso adecuado a las

-Se evidencia disposicin de algunos documentos instalaciones, para las personas en situacin de
todos los funcionarios para relevantes para el discapacidad a la facultad de Ciencias de la Salud.
el desarrollo de la programa en medio OBSERVACIONES: La No Conformidad del

auditora. impreso, para su consulta y numeral 6.3 debe ser atendida por Planeacin
-Los funcionarios evidencian revisin adecuada. Institucional y la Vicerrectora Administrativa,
conocimiento de las debido a que la facultad no tiene presupuesto
funciones acorde con lo propio para esta clase de obras civiles.
establecido por la
Universidad.
-Es de resaltar el trabajo que
se ha venido haciendo para
la adecuacin del
laboratorio de prcticas
para el programa de
Fisioterapia.
-Se evidencia orden en las
oficinas y buenas prcticas
de archivo con los
documentos del programa.
Ing. Agroindustrial -Muy buena actitud, para el -Fortalecer la GESTIN 4.SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
desarrollo de la auditora. DOCUMENTAL. 4.1 REQUISITOS GENERALES
-Realizan las gestiones para -Integrar la facultad, en Se evidencia la debilidad en el desarrollo del
lograr los objetivos del cuanto a Comunicaciones numeral 4 de la norma,la informacin general del
programa. con la parte administrativa. programa en cuanto a egresados, nmero de
-Compromiso con la estudiantes.
MISIN. 4.2 Gestin documental, es una gran debilidad.Se
manifiesta como programa la carencia de un
archivo o sistema de control de los documentos.
7.3 Diseo y Desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo,hay

debilidad en el conocimiento para el
funcionamiento de este tem, se tiene claro que se
hace, pero no est documentado.
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
NO CONFORME
No se conoce el funcionamiento, procedimiento ni
del formato.
Ing. Forestal -Los asistentes mostraron Generar estrategias de 6.1 Provisin de recursos
grana disposicin y socializacin para El programa no cuenta con el nmero suficiente de
participacin en la comunicar a todo nivel las docentes de planta para la prestacin del servicio,
auditora. jornadas de capacitacin incumplimiendo el numeral 6.1 de la norma
-Se resalta el compromiso de que impulsen el NTCGP1000:2009 relacionado con Provisin de
los auditados, con relacin seguimiento eficaz de la recursos.
a las responsabilidades informacin contenida en el 6.3 Infraestructura: En el edificio donde funciona el
asignadas para la mejora Programa Lvmen, programa no se han realizado las adecuaciones
del Programa de Ingeniera necesarios para apoyar la necesarias para permitir el acceso a personas en
Forestal en coherencia con operacin y el seguimiento situacin de discapacidad, incumpliendo el numeral
los objetivos de calidad. a los procesos. 6.3 de la norma NTCGP 1000:2009 relacionado
-De manera permanente en con infraestructura.
el Departamento de 6.4 Ambiente de Trabajo En la sede donde opera el
Ciencias Agropecuarias se programa(Facultad de Ciencias Agrarias),se
est atento a recoger por presentan inconvenientes para la prestacin del
parte de los funcionarios servicio por deficiencia en los servicios de
adscritos apoyo( comunicaciones, transporte), conectividad,
inquietudes,sugerencias desactualizacin de equipos de cmputo,
que son atendidas incumpliendo el numeral 6.4 de la norma NTCGP
oportunamente a fin de 1000:2009 relacionado con ambiente de trabajo.

garantizar la prestacin del 7.5.1 literal g Control de la produccin y de la
servicio. prestacin del servicio
Aunque se han identificado posibles riesgos que
interfieren en la continuidad de la operacin,
manifestando los efectos adversos al responsable
del proceso de Gestin de la Formacin, a la fecha
no se tiene registro de la matriz de riesgos del
Programa de Gestin de la Formacin, a la fecha
no se tiene registro de la matriz de riesgos del
Programa de Ingeniera Forestal incumpliendo el
numeral 7.5 literal g, de la norma
NTCGP1000:2009 relacionado con Control de la
produccin y de la prestacin del servicio.
8.Medicin Anlisis y Mejora: No se tiene
conocimiento de los procedimientos que permiten
obtener informacin relevante para la toma de
acciones que permitan la mejora del desempeo
institucional,incumpliendo el numeral 8 de la norma
NTCGP1000:2009 relacionado con Medicin,
Anlisis y Mejora.
Ing. Agropecuaria -Muy Buena actitud, para el SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

desarrollo de la auditoria. -Fortalecer la GESTION
DOCUMENTAL 4.1 REQUISITOS GENERALES
-Realizan las gestiones para
lograr los objetivos del -Integrar la Facultad, en Se evidencia la debilidad en el desarrollo del
Programa cuanto a Comunicaciones numeral 4 de la norma, la informacin general del
-Compromiso con la MISION con la parte administrativa. programa en cuanto egresados, nmero de
estudiantes.
4,2 Gestin Documental, es una gran debilidad. Se

manifiesta como programa la carencia de un
archivo o sistema de control de los documentos.
Tec. Agroindustrial -El programa en la -El personal requiere de 7.3 DISEO Y DESARROLLO
actualidad cuenta con poco induccin y sensibilizacin
personal administrativo de su compromiso en las 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo, hay
como estudiantil, a pesar actividades relacionadas debilidad en el conocimiento para del
de los cambios que se han con el SIGC. funcionamiento de este tem, se tiene claro de que
venido presentando se -No se evidencia que en el se hace, pero no est documentado.
mantienen los procesos de programa se hayan
seguimiento de la realizado los ajustes a lo
formacin llevada en las planificado y diseado a
distintas sedes. pesar de cambios
trascendentales en el
desarrollo de este, ltima
actualizacin.
-El programa cuenta con
indicadores que se
requieren ajustar a los
objetivos de calidad dentro
del marco de la eficacia,

eficiencia e impacto.
Diseo grfico -Muy buena actitud para el Integrar la Facultad, en 8,3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
desarrollo de la auditora. cuanto a comunicaciones NO CONFORME
-Realizan las gestiones para con la parte interesada.
lograr los objetivos del -La oficina de egresados se No se conoce el funcionamiento, procedimiento ni
programa. vincule con el programa. del formato.
- Compromiso con la
MISIN.
- Se evidencia disposicin - Numeral 7.2.3: Se 6.2 No se tiene claridad de las funciones del jefe de
Licenciatura en Msica de todos los funcionarios y recomienda fomentar en departamento, por falta del perfil del cargo y
Instrumental coordinadores de los los estudiantes de la funciones especficas.
Licenciatura en Msica programas para el facultad y de los programas
Direccin de Banda desarrollo de la auditora. del departamento de 6.3 Se observan grietas en aulas 206 y 208 del
msica el uso de las segundo piso del edificio.
- La competencia de los PQRS.
coordinadores de los
programas y el jefe del
departamento para el
manejo de los temas
relacionados es muy
adecuada.
- Se han adelantado
actividades para la
acreditacin de algunos
programas del
departamento, con el fin de
asegurar su mejoramiento
continuo.
Artes Plsticas -Muy Buena actitud, para el -Integrar la Facultad, en Ninguna

desarrollo de la auditoria. cuanto a Comunicaciones
-Realizan las gestiones para con la parte administrativa.
lograr los objetivos del -La oficina de Egresados se
Programa Vincule con el Programa
-Compromiso con la MISION
Derecho - Se evidencia que los -Se requiere una - 6.3 Se evidencia que no se tiene un plan de
funcionarios que trabajan capacitacin a todos los emergencias de la Facultad. Se requiere gestionar
en esta dependencia tienen funcionarios por parte del para elaborarlo as mismo como la sealtica.
amplio conocimiento de las Centro de Calidad sobre - 8.2.3 Se evidencia que no se tienen
actividades que realizan. todo el sistema de Calidad formulados indicadores de gestin.
Se resalta la apropiacin de la Universidad - 7.5.2 y 8.5.3 Se requiere levantar tres
que tiene del proceso la enfatizando en el manejo procedimientos preparatorios,terminacin de
secretara general de la de acciones correctivas, materias y paz y salvo. acadmico.
facultad y el compromiso anlisis y de mejora y el
del Coordinador del manejo del servicio no
Programa y el Equipo de conforme.
apoyo para la mejora -Se recomienda registrar en
continua. un formato la solucin a las
-Dentro del documento para quejas ya que se hacen

la renovacin de la algunas de manera verbal
acreditacin se tiene y se est dando solucin
establecido un plan de oportuna. Elaborar formato
mejoramiento en donde se y solicitar codificacin.
impulsa la investigacin en -Es necesario establecer y
la facultad. desarrollar el perfil general
Se realizan reuniones en de los docentes por
donde se sensibiliza el departamentos para el
equipo de trabajo, sobre programa de Derecho.
sus labores y Registrar en el debido
responsabilidades. formato las acciones de
-Se mejor el rea de mejora continua del
infraestructura de la proceso.
Facultad con la adecuacin Es necesario organizar las
de nuevos salones, actas de reunin de
logrando un uso ptimo de seleccin docente.
los espacios y por ende Se evidencia que no hay
mejoras para el programa espacios para salas de
de Derecho. estudio.
-Se evidencia que se da
respuesta oportuna a las
solicitudes y quejas que la
mayora son cupos y
calificaciones del
preparatorio.
Se utiliza el correo
institucional para enviar
oportunamente
comunicaciones a los
estudiantes.
-Se evidencia una buena
planeacin de la labor
docente, las cuales se
rigen por las circulares que
publica la vicerrectora
acadmica.
-Se verifica la planta fsica y
se comprueba la
ampliacin de los salones,
los cuales se encuentran
dotados debidamente. Se
cuenta con buenas
condiciones de iluminacin
y aseo. Buen cumplimiento,
lo cual se ajusta a lo que
est programado.
-Se est generando el
proyecto de transicin del
anterior pensum al nuevo.
Comunicacin social -Marcado inters del proceso -Es importante que para la Ninguna
auditado en cumplir con las toma de decisiones se
acciones de mejora que empleen estadsticas con
arroj la anterior auditora. datos que permitan
-Mantienen claridad en los medicin y seguimiento a

conceptos generales las actividades que realiza
referentes a mapa de el programa.
procesos, procedimientos, -Se hace necesario la
formatos y caracterizacin utilizacin de indicadores
del proceso. para medir el logro de los
-Existe claridad en todas las objetivos del programa.
actividades que desarrollan -Es fundamental medir los
y estn contenidas en los niveles de satisfaccin del
formatos y procedimientos cliente interno y externo del
establecidos para el programa, con el fin de
proceso de Gestin de la evaluar el alcance de las
Formacin. tareas propuestas para la
prestacin del servicio.
Ciencias Poltica -Muy Buena actitud, para el -Integrar la Facultad, en Ninguna

desarrollo de la auditoria. cuanto a Comunicaciones
lograr los objetivos del -La oficina de Egresados se
Programa Vincule con el Programa
Ingenieria Civil -El programa trabaja por la -Se trabaja en ajustar los 6.3 La entidad debe determinar,proporcionar y
mejora continua, se auto indicadores dentro del mantener la infraestructura necesaria para lograr la
evalan realizan solicitudes marco de la eficacia, conformidad con la prestacin del servicio.
de Servicio No Conforme, eficiencia e impacto. Hallazgo: No hay acceso a las instalaciones para el
se lleva seguimiento -Debido a los cambios de personal con discapacidad, falta la implementacin
obteniendo resultados personal se actualiza en de ascensores.
positivos. los procedimientos y 6.4 La entidad debe determinar y gestionar el

-Se gestionan PQR, se formatos relacionados con medio ambiente de trabajo necesario para lograr la
evidencia inters por el SIGC conformidad con los requisitos del servicio.
requerimientos de la -Se socializa matriz de Evidencia:
comunidad universitaria. riesgos, se realiza anlisis No se evidencia conocimiento ni se ha
y ajuste de matriz al implementado actividades relacionadas con el
programa. programa de Salud y Seguridad en el trabajo de la
-En el puesto de trabajo de Universidad, falta sealizacin relacionada con el
la secretara de la facultad tema.
se adecua la silla de tal
forma que cumpla con los
requerimientos dados por
Salud Ocupacional.
Ingenieria Ambiental -Gestin en la solicitud de Ampliacin planta fsica Ninguna

recursos e insumos.
-Fuerte motivacin en la
mejora continua.
-Buena comunicacin en la
comunicacin interna.
-Grupo de docentes
calificados.
Geotecnologa - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento 4.1.g Se puede observar que el tema de la
en aportar para la mejora del mapa de procesos, administracin del riesgo no es conocido por los
del Sistema de Gestin de caracterizacin del docentes, desconocen el mapa de riesgos del
calidad por parte del Jefe proceso, y como se proceso de Gestin de la formacin.
de Departamento del articulacin el Sistema de 8.3 El concepto servicio no conforme no es

programa de calidad de la calidad con la conocido en su totalidad por los docentes del
Geotecnologa. Facultad de Ingeniera programa, lo que no permite controlar el mismo
- Se tiene claramente Civil. antes de que est sea prestado al usuario.
identificadas las - Reforzar el conocimiento
responsabilidades de cada del procedimiento para la
uno de los integrantes del elaboracin y control de
equipo de trabajo. documentos, disponible en
- Consideran sus oficinas el subproceso Gestin de
como reas de puertas la calidad administrativa,
abiertas para la atencin as como el uso correcto de
de las solicitudes y los documentos del
sugerencias de los sistema de calidad en su
estudiantes. ltima versin.
- Reforzar los conceptos de
acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
- Revisar los indicadores de
gestin del Proceso de
Formacin que evidencien
la eficiencia, eficacia y
efectividad.
Lic. En educacin bsica *Nota: La auditora no fue realizada en la fecha

con nfasis castellano e programada porque el auditado manifest mediante
ingls. correo electrnico, que el programa se encontraba
realizando el documento de acreditacin, se tiene
previsto realizar la auditoria en Enero 2017.
Qumica -Se tiene conocimiento frente -No cuenta con un plan de 6.2 A Pesar de que se han realizado mejoras en las
al proceso de gestin mejora puntualmente oficinas en los docentes de planta se evidencia
administrativo de la descrito, aunque se realiza falencia de espacios con las condiciones
Universidad del Cauca. la gestin de lo requerido adecuadas para el personal responsable de la
-Se conoce y se maneja la para la prestacin del labor docente.
plataforma de lvmen de la servicio. 8.2.3 Falta definir indicadores por tanto no se
Universidad del Cauca. -Se cuenta con los criterios; encuentra definida la responsabilidad y la
-Los directivos del programa pero falta documentar el frecuencia del seguimiento de los mismos.
estn enfocados en el procedimiento. 8.2.3 En el departamento de Qumica si se realizan
cumplimiento de la -Se lleva el registro de mejoras; pero no a partir del anlisis de los
planeacin estratgica de atenciones como indicadores.
la Universidad cancelaciones, reingresos, 8.4 No existe un mecanismo para recopilar y
homologaciones, analizar datos ya que no se cuenta contar con
inscripciones de proyectos tiempo para estas actividades y consideran
de grado, aunque no se pertinente que esta informacin puede descargarse
cuenta con formato de SIMCA, para que el comit proceda a analizar la
institucional. informacin.
-En las reuniones los
profesores dejan sus
quejas, las cuales quedan
documentadas en actas
pero en la gestin de las
mismas se requiere
oportuna agilidad en la
solucin por parte de
algunos funcionarios de la
administracin como
Adquisiciones e Inventarios
y Vicerrectora
Administrativa.
-Se realiza evaluacin
docente por parte de los
estudiantes.
-Existe un buzn de
sugerencias; pero no se
cuenta con un protocolo de
apertura ni registros.
-Se realiza el seguimiento;
pero hace medicin.
Ingenieria Fsica -Los asistentes mostraron -Generar estrategias de 6.1Provisin de recursos:

gran disposicin y socializacin para El programa no cuenta con el nmero suficiente de
participacin en la comunicar a todo nivel las docentes de planta para la prestacin del servicio,
auditora. jornadas de capacitacin incumpliendo el numeral 6.1 de la norma NTCGP
-Se resalta el compromiso que impulsen el 1000: 2009 relacionado con la provisin de
evidente a travs del logro seguimiento eficaz de la recursos
de resultados, con relacin informacin contenida en el 6.3 Infraestructura
a las responsabilidades programa lvmen, En el edificio donde funciona el programa de ing
asignadas para la mejora necesarios para apoyar la fsica no se han realizado las adecuaciones
del Programa en operacin y el seguimiento necesarias para permitir el acceso a personas en
coherencia con los a los procesos. situacin de discapacidad; no se dispone de
objetivos de Calidad. - Utilizar los documentos que sealtica o colores que identifiquen ubicacin de
Mejoramientos propios en la se encuentran disponibles rampas desniveles; los espacios de trabajo son
gestin por parte del en el programa lvmen a fin insuficientes, algunos presentan iluminacin
coordinador del Programa de evitar el uso de deficiente; los equipos de cmputo en su mayora
utilizando redes sociales documentos obsoletos ya se encuentran obsoletos.
para actualizar base de El laboratorio del grupo de investigacin Cytemac

datos egresados, compartir requiere la instalacin de una campaa de
y evaluar aportes del extraccin de vapores para sus actividades
proceso de autoevaluacin imcumpliendo el numeral 6.3 de la norma NTCGP
para ajuste currculos, 1000: 2009 relacionado con infraestructura"
intercambio de informacin
becas, eventos, charlas 6.4 Ambiente de Trabajo
virtuales, presenciales, No se tiene registro de inspeccin de puestos de
espacios para trabajo, incumpliendo el numeral 6.4 de la Norma
retroalimentacin NTCGP1000: 2009 relacionado con el ambiente de
experiencias laborales trabajo.
entre otros. 7.5.1 literal g control:
-Se han adoptado A pesar que se han identificado algunos posibles
estrategias de eventos que pueden interferir con la prestacin del
comunicacin promovidas servicio, no se tiene registro de la matriz de riesgos
por la coordinacin del del programa de ingeniera Fsica incumpliendo el
Programa de Ingeniera literal g. del numeral 7.5.1 de la norma NTCGP
Fsica privilegiando el 1000 :2009 relacionado con Control de la
correo electrnico para produccin y de la prestacin del servicio
ahorro de papel y tner. 8.Medicin Anlisis y Mejora
El Departamento cuenta con No se tiene conocimiento de los procedimientos
alta competencia en que permitan obtener informacin relevante para la
formacin, de veinte toma de acciones que permitan la mejora del
docentes adscritos catorce desempeo institucional, incumpliendo el numeral 8
tienen formacin nivel de de la norma NTCGP 1000: 2009 Relacionado con
doctorado. medicin anlisis y mejora.
Lic. en lingstica y *Nota: La auditora no fue realizada en la fecha

semitica Sede Santander programada porque el programa no fue ofertado.
de Quilichao
Licenciatura en -Muy buena actitud para el -Integrar la facultad, en 8.3 Control del producto y/o servicio no conforme
Matemticas desarrollo de la auditora. cuanto a comunicaciones No se conoce el funcionamiento procedimiento ni
-Realizan las gestiones para con la parte administrativa. del formato.
lograr los objetivos del -La Oficina de Egresados se
programa. vincule con el programa
-Compromiso con la
MISIN.

con nfasis en educacin programada porque el auditado manifest mediante
artstica correo electrnico, que el programa se encontraba
realizando el documento de acreditacin, se tiene
previsto realizar la auditoria en Enero 2017
Lic. En educacin bsica - Se evidencia disposicin

con nfasis en educacin de todos los funcionarios - Numeral 4.2: Se Ninguna
fsica para el desarrollo de la recomienda solicitar apoyo
auditora. a Gestin Documental,
- Los funcionarios para mejorar el tema del
evidencian conocimiento archivo del programa y que
de las funciones acorde cumpla con los
con lo establecido por la requerimientos mnimos
Universidad. exigidos.
- Es de resaltar el trabajo
que se ha venido haciendo
para el fortalecimiento y
sostenimiento del
programa, que se
demuestra en el nmero de
aspirantes inscritos.
- Se evidencia orden en las
oficinas y un buen aseo
general.
Biologa - Se evidencia manejo del Ninguna

trabajo articulado desde el - Se requiere capacitacin
programa de Biologa con en los conocimientos
la misin, visin, objetivos relacionados con calidad,
estratgicos y de calidad ACPM Acciones
Institucionales, adems Correctivas, Preventivas y
hay manejo de la de Mejora, adems de
informacin del programa solicitud de cambios e
Lvmen, ubicacin en el inclusin de formatos, as
proceso al cual pertenece. como de indicadores y
- Realizan autoevaluaciones, mapas de riesgo.
adems que desarrollan un
plan de mejoramiento - Reforzar el concepto del
estableciendo controles producto y/o servicio no
sobre los riesgos conforme.
identificados y valorados
que afectan en su proceso. - Actualizar los indicadores
- A pesar de estar en el en las fichas vigentes de la
arreglo de la planta fsica, Oficina de Planeacin y
se evidenci que el control Desarrollo Institucional.
de documentos y el manejo
de los registros se hace de - Implementar formato de
forma organizada, permite asistencia de estudiantes a
la consulta, la trazabilidad asesora con docentes en

de los procedimientos. Lvmen.
- El programa de Biologa
realiza adecuados - Solicitar mejorar el internet
procesos de planeacin y para un mejor acceso.
organizacin de sus
actividades, distribuyendo - No existe sealtica en el
la formacin docente de edificio, pero se estn
forma adecuada que no realizando las
genera traumatismos en su adecuaciones en la planta
quehacer diario. fsica, as que se realizar
la solicitud para incluir.
- Realizan un seguimiento
adecuado a la planeacin a
travs de informes de
actividades, listados y
dems mecanismos
establecidos y los cuales
se encuentran dentro del
programa Lvmen.
- Hay procesos de
comunicacin certeros,
establecidos con sus
diferentes pblicos,
evidenciando a travs de la
cartelera y correos
electrnicos.
- Se resalta que se
estableci el buzn de
sugerencias, donde se han
tomado las medidas

adecuadas cuando se ha
requerido, socializando y
haciendo participe al
representante estudiantil.

con nfasis en ciencias programada porque el auditado manifest mediante
naturales y educacin correo electrnico, que el programa se encontraba
ambiental realizando el documento de acreditacin, se tiene
previsto realizar la auditoria en Enero 2017
Matemticas - Muy buena actitud para el -Integrar la facultad, en 8.3 Control del producto y/o servicio no conforme
desarrollo de la auditora. cuanto a comunicaciones No se conoce el funcionamiento procedimiento ni
- Realizan las gestiones para con la parte administrativa. del formato
lograr los objetivos del -La Oficina de Egresados se
programa. vincule con el programa
- Compromiso con la
MISIN.
Tec. en Telemtica - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento - 4.1 g Se puede observar que el tema de la
proceso, y como se proceso de Gestin de la formacin.
coordinador del programa
de Tecnologa en articulacin el Sistema de - 8.3 El concepto servicio no conforme no es
Telemtica. calidad de la calidad con la conocido en su totalidad por los docentes del
- Se tiene claramente Facultad. programa, lo que no permite controlar el mismo
identificadas las - Reforzar el conocimiento antes de que est sea prestado al usuario
equipo de trabajo.
documentos, disponible en
de las normas que le el subproceso Gestin de
aplican al subproceso la calidad administrativa,
auditado. as como el uso correcto de
los documentos del
sistema de calidad en su
- Entienden y aplican la
ltima versin.
poltica de calidad y se
tiene claridad el aporte que - Reforzar los conceptos de
desde su trabajo se hace acciones correctivas,
para el logro de los preventivas y de mejora.
objetivos de calidad. - Revisar los indicadores de
gestin del Proceso de
Formacin que evidencien
- Consideran sus oficinas
como reas de puertas la eficiencia, eficacia y
abiertas para la atencin efectividad.
de las solicitudes y
sugerencias de los
estudiantes.
Ing. Automtica Industrial - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento - Se puede observar que el tema de la
calidad por parte del proceso, y como se proceso de Gestin de la formacin.
coordinador del programa articulacin el Sistema de - El concepto servicio no conforme no es
de Ingeniera Industrial. calidad de la calidad con la conocido en su totalidad por los docentes del
Facultad de Ingeniera programa, lo que no permite controlar el mismo
- Se tiene claramente Civil. antes de que est sea prestado al usuario.
identificadas las - Reforzar el conocimiento
equipo de trabajo. documentos, disponible en
el subproceso Gestin de
la calidad administrativa,
as como el uso correcto de
- Se evidencia conocimiento los documentos del
de las normas que le sistema de calidad en su
aplican al subproceso ltima versin.
auditado.
- Reforzar los conceptos de
- Entienden y aplican la acciones correctivas,
poltica de calidad y se preventivas y de mejora.
tiene claridad el aporte que
desde su trabajo se hace - Revisar los indicadores de
para el logro de los gestin del Proceso de
objetivos de calidad. Formacin que evidencien
la eficiencia, eficacia y
- Consideran sus oficinas efectividad.
como reas de puertas
abiertas para la atencin
sugerencias de los
estudiantes.
Ingenieria Electrnica y - -Programa muy -Socializar al personal -No se evidencia que el programa tenga
telecomunicaciones documentado respecto a involucrado en el programa formulados indicadores de gestin y desempeo.
los procedimientos que sobre la capacitacin del
aplica a su interior. sistema gestin de la -No se evidencia documentado el control y
calidad implementado en la responsabilidades de seguimiento del producto no
- -Oportunidad en el soporte universidad del Cauca conforme
de informacin.
- -Alto nivel de compromiso y

pertinencia frente al
programa.
Ingenieria en Sistemas -Programa muy -Socializar al personal -No se evidencia los registros de los resultados
documentado respecto a involucrado en el programa para medir la satisfaccin de usuarios.
los procedimientos que sobre la capacitacin del -No levantan indicadores
aplica a su interior. sistema gestin de la
-Oportunidad en el soporte calidad implementado en la
de informacin. Universidad del Cauca.
-Alto nivel de compromiso y -Apoyo a la parte de
pertinencia frente al infraestructura fsica,
programa. equipos de cmputo
actualizados para las
prcticas en laboratorios.
-Se requiere de personal
administrativo como apoyo
a la implementacin de las
diferentes actividades al
interior del programa.
Historia -Se evidencia un buen clima -Reforzar el concepto del

organizacional. producto y/o servicio no 6.3 Capacidad insuficiente de salones en la
conforme. Facultad de Ciencias Humanas y Sociales para el
-La coordinadora del
programa de Historia tiene nmero de estudiantes.
el inters y el compromiso -El programa de historia
por mejorar el Sistema tiene un componente
Integrado de Gestin de la audiovisual pero en el
Calidad, muestra momento no se cuenta con
competencia en el las herramientas
desarrollo de sus
suficientes, falta de
funciones.
adecuacin del saln
-Se evidencia buen manejo multipropsito, conexin de
de la informacin del internet de baja calidad,
programa lvmen, ubicacin falta de computadores de
en el proceso al cual edicin para que los
pertenece el programa de
estudiantes del programa
Historia.
de historia realicen las
-La mayora de los prcticas, trabajos de
profesores del grado.
Departamento de Historia
ya tiene estudio de -Se evidencia que se
doctorado, el 7 profesores
requiere la continuidad del
de planta de los cuales 3
Doctores, 4 profesores apoyo de personal
ocasionales, 2 de medio administrativo para que
tiempo, 2 de tiempo realice labores de
completo y 1 catedrtico. secretaria en el programa

de Historia.
-El programa de Historia
tiene registro de la
auditoria interna de calidad
del ao 2015.
-Se evidencia que la

organizacin de los
registros, carpetas y
archivo del Departamento
de Historia ha mejorado
con el apoyo de la
contratista.
Geografa -Se evidencia un buen clima -Falta de personal de apoyo 8.2 No se tiene evidencias de la auditora interna
organizacional en en la parte administrativa de calidad 2015.
Departamento de del programa de geografa,
Geografa. Filosofa, Historia no tienen 8.5 No se tienen registros de acciones correctivas,
-La coordinadora y los asignada una secretara de preventivas y de mejora
profesores que conforman tiempo completo
el Departamento de -La infraestructura es
Geografa y Desarrollo insuficiente para el nmero
Ambiental tiene el inters y de estudiantes de los
el compromiso por mejorar programas, al igual que se
la articulacin del programa requieren remodelaciones,
con el Sistema Integrado adecuaciones, adems se
de Gestin de la Calidad, carece de herramientas

muestra competencia en el como: computadores,
desarrollo de sus punto de red entre otros
funciones. -Reforzar conceptos
-Se evidencia buen manejo bsicos de calidad, poltica
de la informacin del y objetivos de calidad,
programa lvmen e identifica riesgos y servicio no
en el Proceso de conforme
Formacin.
-El programa de Geografa y
Desarrollo Ambiental est
trabajando en el
documento propuesta para
la flexibilizacin del
programa.
-El programa de Geografa
realiza seguimiento de los
egresados desde el ao
2003 mediante el
diligenciamiento de un
formato propio el cual ha
permitido tener una base
de datos de los egresados
del programa y en el
transcurso del ao 2016 se
han articulado con el rea
de egresados de la
Universidad del Cauca, lo
cual contribuye a procesos

de calidad acadmica en
especial procedimientos
relacionados a la
acreditacin acadmica.
-Se tienen evidencias de
procesos de
autoevaluacin en el
documento denominado
Documento 1 Proceso de
autoevaluacin 2007-2008
Revisin del Plan de
estudios.El programa de
Geografa tiene registro
calificado, estn en
proceso de autoevaluacin.
-Realizan proyeccin social
mediante el
relacionamiento con otras
universidades entre ellas la
Universidad de Caldas,
realizacin de
congresos,eventos
nacionales,coloquios.
Licenciatura de Espaol y -Muy buena actitud para el -Fortalecer la gestin Ninguna

literatura desarrollo de la auditora. documental.
-Realizan las gestiones para -Integrar la facultad en
lograr los objetivos del cuanto a comunicaciones

programa. con la parte administrativa.
-Compromiso con la
MISIN.
Licenciatura en -Muy Buena actitud, para el -GESTION DOCUMENTAL Ninguna

Etnoeducacin desarrollo de la auditoria. -Integrar la Facultad, en
cuanto a Comunicaciones
lograr los objetivos del
Programa
Lenguas modernas - Se evidencia disposicin 6.2 No se tiene claridad en las funciones ya que no
de todos los funcionarios - Numeral 4.1: Se se conocen los perfiles de los cargos que
para el desarrollo de la recomienda solicitar interactan en el programa.
auditora. socializacin de la matriz
de riesgos y la
6.3 No se tiene UPS adecuada en el laboratorio de
- Es de resaltar el trabajo caracterizacin del proceso
que se ha venido haciendo de Gestin de la lenguas.
para el fortalecimiento y Formacin.
mejoramiento del 6.4Se presenta temperaturas no adecuadas para el
programa. buen funcionamiento y desempeo en los
laboratorios 1 y 2 en algunas horas del da.
- Se est finalizando en la
adecuacin de un
aplicativo (software), para
el manejo de los
egresados.
Antropologa -Se evidencia disposicin de -Se recomienda mejorar las 6.2 No se evidencia apoyo en la labor operativa, ya
todos los funcionarios para instalaciones de la oficina que tiene secretaria medio tiempo.
el desarrollo de la del departamento de
auditora. Antropologa. Debera 6.4 Se evidencia falencias para albergar el nmero
-Los docentes del programa tener un espacio para de estudiantes de 283 en la facultad de ciencias
son muy competentes con proyectar el video beam y humanas y sociales.
base en sus hojas de vida los escritorios deben ser
para las labores que adecuados para el riesgo OBSERVACIONES: La No Conformidad del
desempean. biomecnico. numeral 6.3 debe ser atendida en conjunto con la
-Es de resaltar la gran Divisin de TIC.
produccin intelectual del
programa de Antropologa.
Filosofa - Numeral 4.1: Se debera 6.3 Existen fallas en la infraestructura que afectan
- Se evidencia disposicin fortalecer el conocimiento la prestacin del servicio a la comunidad
de todos los funcionarios de la matriz de riesgo del universitaria.
para el desarrollo de la
proceso de Gestin de Evidencias: Falta de sealizacin de una salida de
auditora, se rene a todo
el equipo de trabajo del Formacin. emergencia para la facultad de ciencias humanas y
departamento, para recibir - Numeral 4.2: Se debera sociales / se presenta falta de salones para atender
auditora generando as fortalecer la formacin en a la totalidad de los estudiantes de manera
una mayor y mejor la plataforma LVMEN de adecuada.
participacin de todos los los funcionarios
implicados. involucrados en el
programa.
- Numeral 6.2: Se
recomienda analizar la
asignacin de funciones al
jefe de departamento ya
que est a cargo de ambas
jornadas y la carga laboral
podra ser
contraproducente.
Gestin de la -Se evidencia un buen clima -Mejora la organizacin del -4.1 Se evidencia que para la creacin de los
Investigacin organizacional en el equipo archivo de la Vicerrectora grupos de investigacin a no requiere el aval del
de trabajo de la de investigaciones para consejo de investigaciones en cumplimiento al
Vicerrectora de que facilite la consulta de acuerdo 015 de 2015, por lo cual ver la posibilidad
Investigaciones. los registros como de ajustar el procedimiento e instructivo en caso de
-Las personas que trabajan resultado de las ser necesario.
en el subproceso Gestin actividades del Consejo de -4.1 Se evidencia que para el grupo de
de la Investigacin tienen investigaciones, investigacin denominado grupo bosques y
el inters y el compromiso aprobaciones. comunidad ID1942 del 2016 no existe un registro
por mejorar el Sistema -Reforzar los conocimientos que evidencie la asignacin de registro del grupo
Integrado de Gestin de la relacionados con calidad, en el sistema de la vicerrectora de Investigaciones.
Calidad, muestran ACPM, acciones
competencia en el correctivas, preventivas y - 4.2.2 Falta el registro firmado de la convocatoria
desarrollo de sus funciones de mejora, riesgos de XI Convocatoria de apoyo a proyectos de
dentro del subproceso gestin del proceso de investigacin, (Desarrollo tecnolgico e innovacin,
Gestin de la Investigacin. gestin de la investigacin. e investigacin - creacin artstica) ( 11 de marzo
-Atencin oportuna en las -Reforzar el conocimiento del del 2016), la carpeta de actas de consejo de
solicitudes realizadas por procedimiento de investigaciones, no tiene rtulo, ndice de
los estudiantes, docentes elaboracin y control de contenido.
administrativos para documentos PE-GS-2.2.1- - No se encontr registro acta de comit tico y
analizar la satisfaccin de PR-1 elaboracin y control concepto de propiedad intelectual en la carpeta del
la parte interesada. de documentos, las del proyecto denominado perfil antropomtrico, nivel
-Se evidencia buen manejo consejo de investigaciones de actividad fsica y hbitos de vida en residentes
de la informacin del se encuentran registradas de medicina proyecto aprobado para dicha
programa Lvmen, en formatos convocatoria
ubicacin en el proceso al desactualizados. Se evidencio falta de controles en el seguimiento a
cual pertenece el los proyectos financiados por convocatoria interna,
subproceso Gestin de la -Reforzar el concepto de se tom de muestra el proyecto ID 4365 Estudio de
Investigacin, la producto y/o servicio no la remocin de materia orgnica en agua residual
contribucin al conforme. de la central de sacrificio del municipio del Tambo -
cumpimiento de la Cauca con humedales construidos de flujos en el
planeacin estratgica, -Evidenciar en las carpetas cual inici en agosto del 2015 y termin en agosto
poltica y objetivos de de las hojas de vida de los de 2016, pero no tiene registro de los informes
calidad de la institucin funcionarios de planta de la parciales ni finales.
promoviendo la vicerrectora de
investigacin de la investigaciones las -6.3No se cuenta con una bodega para el
universidad, fortalecimiento constancias y/o certificados almacenamiento de los elementos solicitados para
e incremento de los de actualizaciones, las actividades relacionadas con las compras de la
semilleros de investigacin, capacitaciones. vicerrectora de Investigaciones como resultado de
apoyo a los mismos, solicitudes de orden de compra, avances de los
brindando orientacin a los -No se evidencia la carpeta proyectos de investigacin.
investigadores en la de auditora interna de
bsqueda de convocatorias calidad con los respectivos
e inclusin de la parte registros y ACPM, acciones
interesada correctivas y preventivas y
mediante la representacin de mejora del 2015 del
de todas las facultades en subproceso de gestin de
el consejo de investigacin. la investigacin.
- La Divisin Gestin de la
Investigacin cuenta con el
personal adecuado para el
desarrollo de las
actividades del
subproceso, realizan
planeacin de las
actividades, tienen
indicadores y realizan el
seguimiento cuando la
Oficina de Planeacin y
Desarrollo Institucional
solicita el reporte.
-El subproceso de Gestin
de la Investigacin cuenta
con las herramientas,
equipos aplicativos.
-En el manejo y control de la
correspondencia se realiza
a travs de un aplicativo lo
cual permite realizar control
de la correspondencia
interna y externa que
recibe y direcciona la
secretara de la VRI a los
funcionarios de la
Vicerrectora de
Investigaciones.
Gestin Editorial -Se evidencia un buen clima -Reforzar los conocimientos -4.1 No se evidencia las actividades desarrolladas
organizacional en el equipo relacionados con el mapa por el subproceso gestin editorial en la
de trabajo del Sello de procesos, poltica caracterizacin del proceso gestin de la
Editorial. objetivos, de calidad, investigacin.
-Se evidencia el inters y el ACPM, acciones -6.3Se evidencia que la oficina no es adecuada, ya
compromiso por mejorar el correctivas, preventivas y que existe hacinamiento y humedad
Sistema Integrado de de mejora, riesgos de
Gestin de la Calidad. gestin del proceso de
-Se evidencia atencin en gestin de la investigacin.
las solicitudes realizadas
por los estudiantes, -Reforzar el conocimiento del
docentes, administrativos procedimiento de
para analizar la elaboracin y control de
satisfaccin de la parte documentos PE-GS-2.2.1-
interesada. PR-1 elaboracin y control
-El inters por la Alta de documentos.
Direccin de la Universidad
del Cauca por mejorar las -Reforzar el concepto de
condiciones del Sello producto y/o servicio no
Editorial lo cual va a conforme.
permitir ampliar el personal
de apoyo, mediante la -Evidenciar en las carpetas
convocatoria de monitores. de las hojas de vida de los
funcionarios de planta el
sello editorial las
constancias y/o certificados
de actualizaciones,
capacitaciones.
Gestin de la -Se evidencia disposicin de Numeral 8.5: Se deberan Ninguna

Transferencia del todos los funcionarios para registrar en el formato
conocimiento el desarrollo de la respectivo las acciones
auditora, se rene a todo correctivas, preventivas y
el equipo de la divisin de de mejora que se han
articulacin con el entorno, llevado a cabo en el
para recibir auditora subproceso durante en ao
generando as una mayor y 2016 y que estn
mejor participacin de registradas en las actas de
todos los implicados. reunin.
OBSERVACIONES: Las
-Los funcionarios evidencian oportunidades de mejora
conocimiento de las (observaciones) descritas,
funciones acorde con lo estn sujetas al
establecido por la diligenciamiento del
Universidad. formato PE-GS-2.2.1-FOR-
-Se evidencia una muy 13 Acciones correctivas,
buena preparacin y preventivas y de mejora, al
actualizacin formativa de igual que las no
los funcionarios de la conformidades por parte de
divisin. auditado
oficinas y buen
conocimiento de la
plataforma LVMEN.
-Cuentan con unos equipos

de cmputo modernos y
ms que adecuados para
llevar a cabo sus labores.
-Se percibe un muy buen
clima organizacional y
apoyo entre compaeros,
generando as un ambiente
adecuado para la
productividad.
-La polivalencia de los
funcionarios de la divisin,
les permite solucionar
alguna situacin en caso
de ausencia de alguno de
los compaeros.
Gestin de la Interaccin -Se evidencia un buen clima -Evidenciar los riesgos -No se evidencia el seguimiento a egresados de
Social/ Gestin de organizacional en el equipo relacionados con el aos posteriores al 2006, debido a los continuos
Egresados de trabajo del rea de subproceso Gestin de cambios administrativos del responsable de rea,
Egresados. Egresados en el mapa de lo cual ha generado poca continuidad en los
-La Coordinadora del rea riesgos de gestin de procedimientos desarrollados en el subprocesos
de Egresados tienen el Interaccin social. gestin de egresados.
inters y el compromiso por -Se evidencia falta de recursos y herramientas
mejorar el Sistema -Evidenciar en las carpetas asignadas al rea de egresados actualmente se
Integrado de Gestin de la de las hojas de vida de los est trabajando con equipos prestados por la
Calidad, muestra funcionarios de planta facultad de humanidades.
competencia en el adscritos rea de
desarrollo de sus egresados las constancias

funciones. y/o certificados de
-Atencin oportuna en las actualizaciones,
solicitudes realizadas por capacitados.
los estudiantes, docentes, -Evidenciar las actividades
administrativos para desarrolladas por el
analizar la satisfaccin de subproceso Gestin de
la parte interesada. Egresados en los
-Se evidencia buen manejo procedimientos disponibles
de la informacin del en el programa Lvmen y en
programa Lvmen, la caracterizacin del
ubicacin en el proceso al proceso Gestin de la
cual pertenece el Interaccin Social las
subproceso Gestin de actividades del subproceso
Egresados la contribucin gestin de egresados.
al cumplimiento de la
planeacin estratgica, -Reforzar el concepto de
poltica y objetivos de producto y/o servicio no
calidad de la institucin en conforme.
especial con el objetivo 3
seguimiento a egresados, -Organizar el archivo fsico
contribucin al eje 2 en el en carpetas institucionales.
Plan de Desarrollo
Institucional
-Plataforma tecnolgica en
funcionamiento.
-Actualizacin poltica de
relacionamiento con
egresados.
-Programa de
relacionamiento con
egresados.
-Preparar a los egresados
para incorporarse al sector
productivo, como actor
importante destacndose
por su desempeo.
Gestin de la Interaccin -Cuentan con misin y visin -Falta de apoyo institucional -6.2 No se evidencia un plan que gestione en el
Social/ Servicios de Salud al institucional. para proveer los elementos ambiente de trabajo, alterando la conformidad de la
a la comunidad -Oportunidad en el soporte para continuar con la prestacin del servicio por el cambio permanente
de informacin. organizacin de las de las rotaciones de los estudiantes y docentes de
-Alto nivel de compromiso y historias clnicas en fsico. la facultad de Ciencias de la Salud.
pertinencia frente al -Gestionar la disposicin -8.2.3 No se evidencia que el proceso tenga
proceso. final de las historias documentado el seguimiento a los indicadores
- Alta Gestin en el clnicas que se encuentran
mejoramiento y adecuacin en fsico, el sitio donde se
de la planta fsica. encuentra no es el
adecuado.
-Documentar los registros de
educacin, formacin
habilidades y experiencia
del personal administrativo
-Documentar la planificacin
de la prestacin del
servicio
-Implementar el formato de
lvmen pertinente al servicio
no conforme.
lvmen pertinente a las
acciones correctivas.
lvmen para implementar y
verificar la eficacia de las
acciones preventivas.
-Falta de apoyo asistencial
en realizar valoraciones por
parte de salud ocupacional
que atente a un buen
ambiente de trabajo
ocasionando
contaminacin auditiva
generada por un equipo de
cmputo.
-Falta de apoyo del rea de
inventarios para el traslado
de elementos deteriorados.
Gestin de la Interaccin -Se evidencia un buen clima -Reforzar los conocimientos Ninguna
Social/ Servicios Jurdicos organizacional en el equipo relacionados con calidad,
y conciliacin a la de trabajo en el centro de ACPM Acciones
comunidad consultora jurdica. Correctivas, Preventivas y
-Las personas que trabajan de Mejora, riesgos de
en el subproceso servicios gestin del proceso de

jurdicos y de conciliacin gestin de la interaccin
tienen el inters y el social.
compromiso por mejorar el
Sistema Integrado de -Reforzar el concepto del
Gestin de la Calidad, producto y/o servicio no
muestran competencia en conforme.
el desarrollo de sus
funciones dentro del -Evidenciar en las carpetas
subproceso. de las hojas de vida de los
-El control de documentos y funcionarios de planta del
el manejo de los registros Centro de Consultoria
se hace de forma Juridica las constancias
organizada, permite la y/o Certificados de
consulta, la trazabilidad de actualizaciones,capacitacio
los procedimientos. nes.
-Atencin oportuna en las
solicitudes realizadas por -Articular el procedimiento
los estudiantes, docentes, PM-IS-8.1.13-PR-1
administrativos para Desarrollo de las
analizar la satisfaccin de actividades y del proceso
la parte interesada. de atencin al pblico
-Se evidencia buen manejo (Jurdica) y el
de la informacin del procedimiento PM-IS-
programa lvmen, ubicacin 8.1.14- PR-1 Desarrollo de
en el proceso al cual las actividades y de
pertenece el subproceso atencin al pblico
gestin de la interaccin (Conciliacin).
social, la contribucin al
cumplimiento de la -Actualizar los indicadores
planeacin estratgica, en las fichas vigentes de la
poltica y objetivos de Oficina de Planeacin y
calidad de la institucin, Desarrollo Institucional.
promoviendo la interaccin -Dar de baja las lmparas
social de la Universidad, que se encuentran sin uso.
fortalecimiento e
incremento de los usuarios
mediante la estrategias
para brindar programas y
servicios que generen
impacto en el entorno.
-El Centro de Consultora

Jurdica cuenta con el
personal adecuado para el
desarrollo de las
actividades del
subproceso, realizan
planeacin de las
actividades, tienen
indicadores y realizan el
seguimiento cuando la
Oficina de Planeacin y
Desarrollo Institucional
solicita el reporte.
-El subproceso servicios
jurdicos y de conciliacin
carece de las
herramientas, equipos,
aplicativos necesarios para
el desarrollo de las
actividades.
-El subproceso gestin
Servicios Jurdicos y de
Conciliacin realiza el
seguimiento de las ACPM
acciones correctivas,
preventivas y de mejora y
reposan en una carpeta de
auditoras internas de
calidad.
Gestin Administrativa
Apoyo Administrativo - Existi una gran aceptacin - La matriz es - La infraestructura; existe desproporcin de
por parte de la lder del estandar para los nmero de empleados/rea de trabajo en
proceso y de su equipo de contratos de algunos puestos o espacios de trabajo.
trabajo en la reunin de diferente indole, se - No se encontraron cifras de indicadores de
apertura, lo que permite propone en trabajar gestin medibles, aparte de las no
que asimilen los detalles y en especifarla para conformidades y no conformidades de
las orientaciones que los diferentes tipos vigencias pasadas, que permitan mejorar
damos como de contratos para continuamente la eficacia, eficiencia y
representantes del sistema que proteja a la efectividad.
de gestin de la Calidad. Y institucin de
tambin nos sirve de cualquier riesgo.

insumo de - Revisar los
retroalimentacin para procedimientos para
saber cmo se encuentra que no haya
el equipo de trabajo con reprocesos de
respecto al sistema actividades y esto
- Se evidencia que se extienda los tramites
cumple al pie de la letra del servicio soicitado
con los procesos de PR6 Y de la dependencia
PR13 respecto a la - En el proceso de
contratacin contratacin de
- Se observ orden en el personal por orden
manejo del archivo de de prestacin de
gestin. servicios comunicar
a toda la
organizacin o
reiterar a los
funcionarios a ser
contratados no
inicien actividades
sin haber legalizado
su contrato.
- Como canal de
comunicacin con el
cliente y para medir
su satisfaccin es
necesario que exista
un buzn de
sugerencias en el
rea
Gestin del Talento No ha realizado esta auditoria

Humano
Gestin de la salud - Conocimiento y dominio del - Implementar un espacio - 6.4 Existen en la Universidad equipos que
ocupacional proceso, mostrando para hacer la difusin de generan riesgo o peligro de contaminacin por
seguridad en el momento los trabajos que se radiacin, no se cuenta con informacin que
de presentar, responder y desarrollan en Salud permita identificar, hacer seguimiento y control a
evidenciar las consultas Ocupacional. estos.
durante la auditora. - Integracin con Centro de
- Control documental, gestin de la calidad,
evidenciado muy bueno. mantenimiento, para lograr
- Manejo y conocimiento de los objetivos del proceso y
normas, decretos y fortalecer el objetivo
documentos que reglan sus misional de la Universidad.
actividades. - Actualizacin de planos,
- Equipo humano con la extintores
mejor actitud.
Gestin Financiera - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento - No se evidencian acciones emprendidas a

en aportar para la mejora del mapa de procesos, partir de los resultados de satisfaccin del cliente.
del Sistema de Gestin de caracterizacin del - El concepto servicio no conforme no es
Calidad por parte del proceso, administracin del conocido en su totalidad por los funcionarios, no se
responsable del riesgo y la articulacin del cuenta con registros que deben asegurar el
subproceso y sus Sistema de calidad con el producto o servicio no conforme segn lo
funcionarios a cargo. subproceso gestin establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad.
- Se tiene claramente financiera.

identificadas las - Revisar los indicadores de
responsabilidades de cada gestin del subproceso de
uno de los integrantes del Gestin Financiera que
equipo de trabajo. evidencien la eficiencia,
- Se evidencia conocimiento eficacia y efectividad.
auditado.
- Entienden y aplican la
poltica de calidad y se
tiene claridad el aporte que
desde su trabajo se hace
para el logro de los
objetivos de calidad.
- Consideran sus oficinas
como reas de puertas
abiertas para la atencin
sugerencias de los
usuarios.
Gestin de la - Conocen el alcance del - Documentar las actividades - 6.3 No se evidencia un software que permita
infraestructura y el sistema de gestin de la desarrolladas dentro del optimizar las actividades de medicin y control
mantenimiento fsico calidad dentro del equipo proceso. Dejar evidencia dentro del proceso, existe HELPDESK con el que
de trabajo en actas, registros de prestan el servicio, pero con gran debilidad.
- El proceso maneja una asistencia, entre otros - 8.3 No se evidencia adhesin al procedimiento
muy buena distribucin de - Diligenciar el formato de PE-GS-2.2.2-PR-4 sobre tratamiento de servicio no
la informacin al interior caracterizacin del proceso conforme. No existe prestacin del servicio.
para la atencin y que les permita identificar
prestacin del servicio. condiciones y/o elementos
- Tienen muy bien que hacen parte del
identificados los clientes y proceso, tales
los servicios que ofrece el como:Quin lo hace?
subproceso. Para quin o quienes se
- Gran sentido de hace?, Por qu se hace?,
pertenencia por parte del Cmo se hace?, Cundo
personal entrevistado. se hace?, Qu se
- Hay claridad en las requiere para hacerlo?.
actividades que conforman - Documentar las
los procedimientos necesidades de formacin
auditados. del personal adscrito al
proceso para enviarles a
Talento Humano y que sea
atendida.
- Hacer adherencia al
protocolo de
mantenimiento de edificios
y registrar los hallazgos
realizados durante las
supervisiones de
mantenimiento a los
edificios.
- Solicitar al Centro de
Calidad capacitacin sobre
el procedimiento PE-GS-
2.2.1-FOR-20 Implementar
y Verificar la eficacia de las
acciones correctivas.
- Agilizar el trmite de
cambio de la planta
telefnica de la Universidad
pues ante el inminente
riesgo que existe, si llegare
a daarse la Universidad
qued totalmente
incomunicada.
Gestin Jurdica - Se evidencia compromiso - Reforzar el conocimiento El concepto servicio no conforme no es conocido
en aportar para la mejora de la administracin del en su totalidad por los funcionarios, no se cuenta
del Sistema de Gestin de riesgo y la articulacin del con registros que deben asegurar el producto o
Sistema de calidad con el servicio no conforme segn lo establecido en el
responsable del
subproceso y sus subproceso gestin Sistema de Gestin de la Calidad.
funcionarios a cargo. jurdica.
- Se tiene claramente - Revisar los indicadores del
identificadas las subproceso gestin jurdica
responsabilidades de cada que evidencien la
uno de los integrantes del eficiencia, eficacia y
equipo de trabajo.
efectividad.
auditado.
Gestin de bienes y - Se evidencian mejoras con - Numeral 4.1: Se debera 6.4 La contratista de archivo no tiene una silla
servicios relacin al anterior ciclo de revisar y adecuar la adecuada, para realizar sus labores y evitar el
auditora interna. caracterizacin del riesgo biomecnico asociado a su labor.
- Se evidencia competencia
proceso, para incluir la
y conocimiento del cargo
por parte de los gestin de bienes y 7.4 Se evidencia una doble radicacin de rdenes
funcionarios del servicios en su ciclo PHVA. de compra en vice-administrativa y bienes y
subproceso. - Numeral 4.2: Se servicios. Mediante oficio 2.1-92.12/386
- Las instalaciones y oficinas recomienda actualizar el incumpliendo la metodologa establecida en el
son muy adecuadas y procedimiento en el punto procedimiento PA-GA-5.4.5-PR-16 paso # 3.
amplias para la labor a 3, para incluir el formato
realizar.
PA-GA-5.4-5-FOR-3.
Gestin de recursos - Es un equipo de trabajo - PA-GA-5.3-PR-19 Ninguna

tecnolgicos que ha asimilado y Auditoras a los sistemas
naturalizado el SIG como de Informacin: dado que
prioritario para el desarrollo es un proceso que est
cotidiano de sus razn no se ha
actividades implementado. Se realizar
- Manejan correctamente y seguimiento al finalizar el
gestionan los indicadores ao 2016
de gestin y de tratamiento - PA-GA-5.3-PR-30
al servicio entregado a sus Instalacin y/o activacin
clientes, y hacen de puntos de red: se
seguimiento. evidencia que este
- Es un proceso que procedimiento est siendo
actualmente est afectado por demoras en el
desarrollando su gestin procedimiento de compras,
por proyectos se revisaron los CDP No

20161031 del 06-04-2016 y
201601239, se deja como
oportunidad de mejora
porque no son ellos los
causantes sino
procedimientos externos.
Gestin admisiones, -Se evidencia disposicin de -Numeral 4.2: Se debera 5.3 No se tiene una comunicacin efectiva entre
registro y control todos los funcionarios para redactar e implementar un DARCA y TIC, para las mejoras en la plataforma
acadmico el desarrollo de la documento (manual o SIMCA:
auditora, se rene a todo procedimiento), para el Evidencias: A pesar que se han llevado a acabo
el equipo directivo y la manejo y funcionamiento reuniones entre las partes, no existe evidencias de
auxiliar para recibir de la plataforma SIMCA. / las mejoras requeridas ni de los compromisos
auditora generando as Se debera documentar un adquiridos.
una mayor y mejor procedimiento donde se 6.3 Se encuentran luminarias en mal estado en el
participacin de todos los describa la metodologa rea de archivo.
implicados. para el manejo de las 7.2.3 Se evidencian PQRS por parte de los
asignaciones Fish en la estudiantes, por fallas en la atencin que se le
-Los funcionarios evidencian Universidad. presta en DARCA.
conocimiento de las -Numeral 6.2: Se
funciones acorde con las recomienda documentar el
funciones de cada cargo. perfil del cargo
Coordinador de SIMCA /
Se debera fortalecer el
oficinas.
entrenamiento y formacin
en el manejo del SIMCA,
para las secretarias
generales de las
facultades.
Gestin documental - Es un subproceso que - Buscar mecanismos para - 6.4 En el archivo central existe afectacin por
realiza sus actividades en reducir las cifras de lluvia e inundacin, en el rea donde se encuentra
pro de controlar y incumplimiento de el mobiliario de archivo y la planta elctrica. Los
garantizar la disponibilidad transferencias primarias aires acondicionados requieren una nueva
y el acceso a la por parte de las distribucin en los espacios.
informacin dentro de la dependencias, se detect - 6.2.2 En la observacin directa se pudo
institucin que 148 dependencias no evidenciar que hay resistencia a la toma de
- Trabajan para articularse al cumplieron el cronograma conciencia en el uso de los elementos necesarios
mximo a las norma de este ao, 27 entregaron para la realizacin del trabajo.
nacionales en el aspecto de forma atrasada y 27 a - 6.3 En el archivo satlite de Divisin de
archivstico tiempo. admisiones no existe el espacio necesario para
- Se encuentran trabajando - Realizar actividades con recepcionar historias acadmicas de facultades
para articular las TRD al los servidores pblicos y faltantes.
sistema de Gestin de la contratistas para - 6.4 En el archivo de Gestin de Talento
Calidad en cuanto a proporcionar formacin, Humano no existe el espacio necesario para
codificacin. habilidades, experiencia y archivar historias laborales. (Se anexan
- Existe y funciona la toma de conciencia sobre fotografas).
comunicacin con el cliente cmo el Sistema de
tanto interno como externo Gestin de la Calidad
y cumplen con los tiempos contribuye al logro de los
de respuesta a sus objetivos institucionales.
peticiones quejas y
reclamos.
- La gestin al interior a este
subproceso ha permitido
normalizar la duplicidad
entre archivos de procesos
transversales.
Gestin recursos - El auditado presenta - El subproceso de la - 6.2.2 En los espacios de trabajo no se

bibliogrficos disposicin, participacin y Divisin de Recursos cumplen las normas de seguridad y bioseguridad,
compromiso para el buen Bibliogrficos debe poniendo en riesgo a los funcionarios y usuarios.
desarrollo de la auditora permanecer en un proceso Adicionalmente las sillas que se utilizan ya tienen
- Con la experiencia de la de mejora continua que agotada su vida til y son incomodas para los
anterior auditora se garantice la eficiencia, visitantes.
demuestra el buen uso y la eficacia y efectividad del - 6.3 No hay equipos suficientes para atender
aplicacin del Sistema sistema de gestin de la las necesidades y el sistema biomtrico no se est
Integrado de Calidad. calidad a travs del anlisis usando, afectando el buen control de acceso y
- El responsable de la de datos, los resultados de retiro de los espacios de la Divisin.
Divisin de recursos las auditoras internas el - 7.3 A pesar que se realiza planificacin de
bibliogrficos tiene seguimiento y medicin de recursos tecnolgicos este no se ejecuta por la
plenamente identificado la acciones correctivas y carencia de recursos disponibles para la
misin visin y objetivos y preventivas adquisicin
poltica de su subproceso y
su interrelacin con los
establecidos en la
Institucin.
- Se conoce en forma
precisa las funciones y las
responsabilidades del
responsable del proceso.
- Se cuenta con un buen
apoyo para las jornadas de
capacitacin a los
funcionarios que hacen
parte de la Divisin.
Gestin de la seguridad y -Numeral 4.1: Se debera 6.3 Existen fallas en la infraestructura que afectan
movilidad revisar y adecuar el mapa la seguridad de la comunidad universitaria.
-Se evidencia disposicin de de riesgos del proceso de
todos los funcionarios para Gestin Administrativa, Evidencias: Falta de un cerramiento perimetral en
el desarrollo de la para que incluya los la facultad de ciencias contables e ingenieras en la
auditora, se rene a todo riesgos inherentes al parte trasera que colinda con la montaa. Se
el equipo directivo y la subproceso de Gestin de presentan fallas en los lectores biomtricos y/o de
auxiliar para recibir la Seguridad y Movilidad. carnets en varios puntos de acceso a las
auditora generando as instalaciones universitarias.
una mayor y mejor -Numeral 6.2.2: Se
participacin de todos los recomienda implementar la
implicados. actualizacin y evaluacin
del personal de conduccin
-Los funcionarios evidencian
de la Universidad del
conocimiento de las
Cauca; tambin se debera
funciones acorde con lo
solicitar al proveedor de
establecido por la
seguridad (vigilancia) los
Universidad y un buen
registros de actualizacin
apoyo de la auxiliar
del personal de vigilancia,
administrativa a pesar de
que presta sus servicios en
que es nueva en el cargo.
las instalaciones de la
-Se evidencia orden en las Universidad del Cauca.
oficinas y muy buen
manejo de la plataforma OBSERVACIONES: Las

LVMEN. oportunidades de mejora
(observaciones) descritas,
estn sujetas al
diligenciamiento del
formato PE-GS-2.2.1-FOR-
13 Acciones correctivas,
preventivas y de mejora, al
igual que las no
conformidades por parte de
auditado.
Gestin de la Cultura y el -Se evidencia el inters por 8.4 Socializar las polticas 8.2.3 La entidad tiene falencias para aplicar
Bienestar/ Gestin de la la mejora continua sobre el institucionales a toda la mtodos apropiados para el seguimiento y
Cultura Sistema Integrado de comunidad universitaria, medicin de los procesos del sistema de gestin de
Gestin de la Calidad. iniciando por las la calidad. Estos mtodos deben demostrar la
-Conocimiento y manejo de facultades. capacidad de los procesos para alcanzar los
la plataforma lvmen, resultados planificados (eficacia), as como el
caracterizacin, objetivos manejo de los recursos. (Eficiencia).
de calidad relacionada a la Evidencia que demuestra el incumplimiento: El
articulacin con el proceso subproceso de Gestin de la Cultura no tienen
de Gestin de la Cultura y definidos las metas de sus indicadores y
Bienestar. resultados.
-Conocen y aplican el
procedimiento de producto 6.3 La entidad debe determinar, proporcionar y
y servicio no conforme. mantener la infraestructura necesaria para lograr la
-Como fortaleza cuentan con conformidad con los requisitos del producto y/o
una pgina en internet servicio ( numeral a. de la norma)
actualizada de las Mejora en la adecuacin para la circulacin
actividades que se
ejecutan en la Vicerrectora
de Cultura y Bienestar.
-El personal tiene
conocimiento de las
funciones y actividades a
desarrollar a su cargo.
Gestin de la Cultura y - Actitud proactiva por parte Ninguna 4.2.1.Se evidencia que se requiere actualizar los
Bienestar/Gestin del responsable del procedimientos
Administrativa Unidad de proceso y su equipo de 7.5.1 No existen riesgos asociados al proceso
Salud trabajo hacia procesos de 8.5 No existe la implementacin del formato de
calidad. acciones correctivas, preventivas y de mejora
-Como es un proceso que
siempre est siendo
auditado por entidades de
la salud, hay cultura
respecto a compromiso
frente a la mejora continua.
Gestin de la Cultura y -Proceso muy bien -Caracterizar el subproceso -8.2.3 No se evidencia el seguimiento y la medicin
Bienestar/Gestin documentado y para que auditores y del impacto en el logro de los resultados
Bienestar Universitario estructurado. personal evaluador externo planificados por el subproceso
-Los funcionarios del tenga una visin global del
proceso realizan copias de subproceso.

seguridad peridicamente. -Buscar estrategias que le
- Por los procesos de permitan a los funcionarios
habilitacin que le son del subproceso recordar la
evaluados se aprecia ubicacin dentro del mapa
mucha sincrona con el de procesos y la
Sistema de Gestin de participacin de todos al
Calidad. sistema de gestin de la
-Cuenta con hojas de vida calidad.
actualizadas de todos los -actualizar el formato PE-
equipos que existen en el GS.2.2.1-PR-3 verificar la
proceso. eficacia de las acciones
preventivas
Gestin de la Cultura y - Se evidencian muy Numeral 6.4: Se debera 6.3 No se est cumpliendo con el cronograma de
Bienestar/ Gestin ordenadas las carpetas y revisar y adecuar los actividades de mantenimiento de los equipos.
Asistencial UNISALUD fichas tcnicas de los puestos de trabajo en la Evidencia: Estaba programado para la primera
equipos. sala de atencin integral semana de abril y se realiz en mayo, adems
- Hay una muy buena personalizada y estaba programado para agosto y hasta la fecha no
demarcacin y sealizacin acondicionar el puesto de se ha realizado.
de los recipientes para los trabajo del consultorio 121
diferentes residuos. (fisioterapia) incluyendo la
- Tienen implementada una silla.
muy buena encuesta de
satisfaccin a los usuarios.
Gestin de la Formacin -El proceso cuenta con una -El responsable del proceso -6.2.2 No se evidencia la informacin en la totalidad
Humana adecuada planeacin de Gestin de la Cultura y del equipo de Control y Evaluacin de la Gestin,
estratgica, misin y visin el Bienestar ya ha recibido en lo relacionado con el tema de riesgos ISO
propias articuladas a la capacitacin y tiene 31000.
misin y visin registrado para -6.4 Se evidencia falta de espacio en la oficina, con
Institucional. seguimiento, el cambio relacin al nmero de funcionarios que laboran en
-Se observa que dentro del documental que solicit al el rea, adems las sillas de algunos escritorios no
proceso hay empalme Centro de Gestin de la cumplen con las recomendaciones de ergonoma e
entre los funcionarios Calidad y la Acreditacin higiene postural afectando el riesgo biomecnico
salientes con los entrantes Institucional para el en el proceso
permitiendo la continuidad procedimiento referente a
en el proceso. la Tienda Universitaria, que
-Se observa polivalencia ya fue consignado en el
entre el personal adscrito al formato de solicitud de
proceso lo que permite modificacin.
ptima prestacin del -La Vicerrectora de Cultura
servicio ante la ausencia y Bienestar ha hecho
de algn funcionario. solicitudes para la
-El soporte documental y actualizacin y
evidencia de las mejoramiento del mobiliario
actividades y toma de de las oficinas y hace
decisiones dentro del constante seguimiento que
proceso se soporta en el este trmite.
levantamiento de actas. -El responsable del proceso
-Se evidencia un alto de Gestin de la Cultura y
compromiso de los el Bienestar enviar un
funcionarios que participan oficio al rea de salud
en el proceso con la ocupacional con el
implementacin del propsito de solicitar una
Sistema de Gestin de la revisin de los factores
Calidad, adems del ergonmicos ambientales y

cumplimiento de los fsicos de los funcionarios y
objetivos y razn de ser de los puestos de trabajo en
la funcin de control esta dependencia.
interno.
Control y evaluacin de la -El proceso cuenta con una -Evaluar la efectividad de las -No se evidencia la formacin en la totalidad del
gestin adecuada planeacin formaciones internas y equipo del Control Interno y Evaluacin, en lo
estratgica, misin y visin reciben los funcionarios del relacionado con el tema de riesgos ISO 31000
propias a la misin y visin Proceso de Gestin del -Se evidencia la falta de espacio en la oficina con
institucional. Control relacin al nmero de funcionarios que laboran en
-Se observa que dentro del -Revisar la ficha tcnica de el rea, adems las sillas y algunos escritorios no
proceso hay empalme los indicadores de gestin cumplen con las recomendaciones de ergonomia e
entre los funcionarios del proceso, para que higiene postural afectando el riesgo biomecnico
salientes con los entrantes tabule y grafique los en el proceso.
permitiendo la continuidad resultados de manera
en el proceso. adecuado y entendible
-Se observa polivalencia -Revisar los puntos de
entre el personal adscrito al control de los
proceso lo que permite procedimientos del
optima prestacin del Proceso
servicio ante la ausencia
de algn funcionario.
-El soporte documental y
evidencias de las
actividades y toma de
decisiones dentro del
proceso se soportan en el
levantamiento de actas.
-Se evidencia un alto
compromiso de los
funcionarios que participan
en el proceso con la
implementacin del
sistema de gestin de la
calidad, adems del
cumplimiento de los
objetivos y razn de ser de
la funcin de control
interno.
Resumen Cuantitativo
No Oportunidades de
PROCESO Subproceso/Programa Fortalezas
Conformidades Mejora
Direccin y planeacin institucional 3 4 6

Gestin de la relaciones Interinstitucionales e
3 1 2
GESTIN ESTRATEGICA internacionales
Gestin de las comunicacines 3 2 6
Secretara General 4 1 3
Gestin de la calidad administrativa 3 3 4
GESTIN DE LA CALIDAD
Gestin de la calidad acadmica 9 1 3
Administracin de empresas 6 0 4
Economa 8 0 4
Contadura Pblica 6 0 3
Turismo 3 7 2
Medicina 6 1 6
Fonoaudiologa( informe incompleto ojo) 8 2 1
Enfermera 4 1 1
Fisioterapia 4 1 1
Ing. Agroindustrial 3 3 2
Ing. Forestal 3 5 1
Ing.Agropecuaria 3 4 2
Tec. Agroindustria 1 2 3
Diseo grfico 3 1 2
Direccin de banda
Licenciatura en Musica Instrumental 3 2 1
Licenciatura en Musica
GESTIN DE LA FORMACIN Artes plsticas 3 0 2
Derecho 7 3 6
Comunicacin social 3 0 3
Ciencias Poltica 3 0 2
Ing. Civil 3 2 4
Ing. Ambiental 4 0 1
Geotecnologa 5 2 4
Programa: Lic. En educacin bsica con nfasis
Pendiente
castellano e ingls.
Programa: Qumica 3 4 7
Programa: Ing. Fsica 3 5 2
Programa: Lic. en lingstica y semitica Sede
Santander de Quilichao (no se realizo por no No se realizo
apertura del programa)
Programa: Lic. en Matemticas 3 1 2
Programa: Lic. En educacin bsica con nfasis
Pendiente
en educacin artstica
No Oportunidades de
PROCESO Subproceso/Programa Fortalezas
Conformidades Mejora
Programa: Lic. En educacin bsica con nfasis en

4 1 0
educacin fsica
Programa: Biologa 7 0 6
Programa: Lic. En educacin bsica con nfasis en

Pendiente
ciencias naturales y educacin ambiental
Programa Matemticas 3 1 2
Programa Tec. En Telemtica 5 2 4
Programa Ing. Automtica Industrial 5 2 4
GESTIN DE LA FORMACIN
Programa Ing. Electrnica y telecomunicaciones 3 2 2
Programa Ing. en sistemas 3 2 3

Programa: Historia 6 1 3
Programa: Geografa 7 2 3
Programa: Lic. Espaol y literatura 3 0 2
Programa: Lic. en Etnoeducacin 3 0 2
Programa: Lenguas modernas 3 3 1
Programa: Antropologa 3 2 1
Programa: Filosofa 1 1 3
Gestin de la Investigacin 7 4 6
GESTIN DE LA
Gestin editorial 4 2 4
INVESTIGACIN
Gestin de la Transferencia del conocimiento 7 0 1
Gestin de egresados 8 2 5
GESTIN DE LA
Servicios de salud a la comunidad 4 9 2
INTERACCIN SOCIAL
Servicios jurdicos y conciliacin a la comunidad 8 0 6
Apoyo Administrativo 3 2 4
Gestin del talento humano Pendiente
Gestin de la salud ocupacional 4 1 3
Gestin financiera 5 2 2
Gestin de la infraestructura y el mantenimiento
5 2 6
fsico
GESTIN ADMINISTRATIVA Gestin jurdica 3 2 1
Gestin de bienes y servicios 3 2 2
Gestin de recursos tecnolgicos 3 0 2
Gestin admisiones, registro y control acadmico 3 3 2
Gestin documental 5 4 2
Gestin recursos bibliogrficos 5 3 1
Gestin de la seguridad y movilidad 3 1 2
Gestin del bienestar universitario 4 1 3
Gestin de la cultura 5 2 1
GESTIN DE LA CULTURA Gestin de la formacin humana 5 2 3
Gestin Administrativa unisalud 2 3 0
Gestin Asistencial unisalud 3 1 1
GESTIN DE LA EVALUACIN Control y evaluacin de la gestin 5 2 3
TOTALES 283 127 188

El Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin Institucional realiz auditorias

correspondientes a septiembre de 2016 segn programa de auditoras internas de calidad
publicado en la pgina web de la Universidad del Cauca.
El estado de las auditoras internas de calidad 2016 se presenta en la siguiente grafica hasta
diciembre de 2016 se identificaron 283 Fortalezas, 126 No conformidades y 188
Oportunidades de mejora.
GRAFICO 1
CONSOLIDADO FORTALEZAS, NO CONFORMIDADES, OPORTUNIDADES DE MEJORA

AUDITORIA 2016
300 283
250
200 188
150
126
100
50
0
Fortalezas NO CONFORMIDADES OPORTUNIDADES DE MEJORA
Series1 Series2
FUENTE: PROPIA
GRAFICO 2
FUENTE: PROPIA
GRAFICO 3
AUDITORIAS 2016
80
70
NUMERO DE AUDITORIAS
60
50
40
30
20
10
0
AUDITORIAS AUDITORIAS AUDITORIAS POR
PROGRAMADAS EJECUTADAS REALIZAR
Series1 74 69 5
FUENTE: PROPIA
El Centro de Gestin de Calidad y Acreditacin Institucional realiz el 93.24% de las

auditorias programadas con un faltante de 6.76% que corresponden a 5 auditoras.
Las auditorias faltantes son las siguientes: Licenciatura en educacin bsica con
nfasis castellano e ingls, Licenciatura en educacin bsica con nfasis en
educacin artstica, Licenciatura en educacin bsica con nfasis en ciencias
naturales y educacin ambiental, las anteriores auditorias no se realizaron porque los
programas mencionados se encontraban en procesos de autoevaluacin con fines de
acreditacin y visita de pares acadmicos, atendiendo la solicitud de aplazamiento del
Jefe de Departamento de Educacin y Pedagoga, la realizacin de dicha auditoria se
programara de forma prioritaria en el mes de abril del 2017.
De igual manera se aplaz la auditoria programada del subproceso gestin de talento

humano debido a cambios administrativos en la Jefatura de la Oficina de Gestin del
Talento Humano por lo cual no era adecuado realizar la auditoria hasta definir la
responsabilidad de la dependencia. La auditora que no se reprogramara es la de
Licenciatura en lingstica y semitica Sede Santander de Quilichao la cual no fue
ofertada debido a la poca demanda del programa.
Las causas de la no realizacin de las auditorias, radica en solicitudes de los

responsables y cambios administrativos y procesos de autoevaluacin con fines de
acreditacin por lo tanto sern reprogramadas para el mes de abril de 2017 con el fin
de dar cumplimiento al Plan de auditoria Interna de Calidad 2016.
GRAFICO 4
TENDENCIA AUDITORIAS INTERNAS DE

CALIDAD 2015-2016
350
300
250
200
150
100
50
0
OM NC OM NC
2015 2016
Auditorias Realizadas Auditorias Realizadas
71. AUDITORIAS 69. AUDITORIAS
Series1 300 207 188 126
FUENTE: PROPIA
La tendencia de las auditoras internas de calidad evidencia una maduracin y mejoramiento

continuo del Sistema de Gestin de Calidad en la Universidad del Cauca debido a la
implementacin de las actividades del plan de accin del Centro de gestin de Calidad y
Acreditacin Institucional, dichas actividades como tales:
Estrategias de comunicacin mediante diseo e implementacin de folletos e instructivos de
fcil consulta que permita la apropiacin de la terminologa de la calidad, banners
informativos en la pgina web institucional, propuesta para el rediseo del programa lvmen.
Difusin del Sistema mediante el uso de los medios de comunicacin de la Universidad del
Cauca en especial la televisin en el programa Institucional con la Nota de Calidad ha
permitido apropiacin de los temas relacionados con la Calidad, por parte de la parte
interesada ( estudiantes, docentes, administrativos y comunidad en general).
Realizacin de capacitaciones, eventos, reconocimientos tales como: Mejor auditor, mejor

subproceso y mejor programa acadmico, con el fin de exaltar el compromiso con la calidad
por parte de los docentes, funcionarios con el sistema de gestin de la calidad, generacin de
la cultura de actualizacin del procedimientos entre otras.
Adems el compromiso de la Alta direccin para subsanar las No conformidades detectadas

por el Icontec, ha permito fortalecer el Sistema de Gestin de Calidad de forma trasversal en
la Universidad del Cauca.
6. SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
El seguimiento de las auditoras realizadas en el ao 2016, se programara para el primer

semestre del 2017 debido a que la ejecucin del plan de auditoria interna de calidad 2016, se
realiz en los meses de Septiembre- Octubre por lo cual debido a la dinmica universitaria y
actividades del Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin Institucional con fines de
preparacin para la visita del ente certificador se ha priorizado en dichas actividades que
hacen parte del plan de mejoramiento.
Proceso/Subproceso Fecha de seguimiento Responsable

seguimiento
7. Observaciones:
La realizacin del Informe Consolidado de Auditoras Internas de Calidad depende de la
entrega oportuna del informe de auditora interna de calidad de cada de auditor interno
de calidad que por labores correspondientes a su cargo dentro de la Universidad del
Cauca no tiene un tiempo disponible dentro del horario laboral para dedicarse al rol de
auditor dificultando la recopilacin y consolidacin del informe consolidado.
8. Conclusiones:
Se recomienda a los lderes de los procesos, y los responsables de subproceso

mejorar la metodologa de planeacin y comunicacin al interior de sus dependencias,
con el fin de no presentar debilidades en la gestin en cada una de las actividades
programadas, y de esta manera obtener mejores resultados en sus procesos.
El Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin Institucional es apoyo para el

sostenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad en la Universidad del Cauca,
porque es compromiso de todos los procesos y subprocesos, por lo cual se
recomienda generar una cultura del Autocontrol como estrategia vlida que permita y
garantice maximizar la eficiencia y eficacia de cada uno de los procesos que se

adelantan al interior de la entidad.
Se recomienda a los funcionarios verificar los procesos y procedimientos, con el fin de

disminuir los hallazgos y oportunidades de mejora que se presentan como resultado de
las Auditoras Internas del Sistema Integrado de Gestin Calidad.
Se recomienda procurar mayor compromiso con los planes de mejoramiento suscritos,

velando por el cumplimiento de las acciones correctivas en las fechas previstas, y que
en caso de presentarse dificultades en su ejecucin, informar oportunamente de tales
eventualidades al Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin Institucional.
Se recomienda tener en cuenta los riesgos y los controles al interior de los procesos
con el fin de poder cumplir con los objetivos planteados.
Se recomienda verificar la metodologa de capacitacin en el tema de auditoras

internas de calidad debido a que los auditores internos presentan falencias que deben
ser fortalecidas.
Disponer de mayor tiempo para la preparacin antes de la auditoria, y realizar de

manera organizada, y entrenamiento de los auditores.
Establecer estrategias institucionales para asegurar la participacin de los auditores

internos.
(Original Firmado)
Firma Responsable del informe
Nombre: Juan Carlos Varona Albn
Director Centro de Gestin de la Calidad y Acreditacin Institucional

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Centro de Gestin de la Calidad y la Acreditacin Institucional

Informe Consolidado Auditoras Internas de Calidad

Cdigo: PE-GS-2.2.1-FOR-16 Versin: 1 Fecha de Actualizacin: 01-09-2016

Fecha: 22 de diciembre del 2016

Periodo auditado: Ao 2016

Criterios del programa de auditora: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

2. Objetivo del programa: Establecer la planificacin y realizacin de las auditoras

3. Alcance del programa: Aplica a los procesos/subprocesos definidos en el presente

Proceso Subproceso Auditores

Direccin y Planeacin Flor de Mara Fernndez P. - AL

Gestin de las Julin Andrs Valencia Lpez - AL

Gestin de la Calidad Gestin de la calidad Alexandra Muoz Campo AL

Gestin de la calidad Ximena Cern Molina - AL

Informe Consolidado Auditoras Internas de Calidad

Cdigo: PE-GS-2.2.1-FOR-16 Versin: 1 Fecha de Actualizacin: 01-09-2016

Proceso Subproceso - Programa Auditores

Gestin de la Formacin Administracin de Mara Fernanda Mosquera - AL

Economa Laura Erazo - AL

Contadura Pblica Laura Erazo - AL

Turismo Yaneth Patricia Gutirrez -AL

Medicina Isabel Cristina Chamorro AL

Fonoaudiologa Leneyda Muoz AL

Enfermera Juan Manuel Rentera - AL

Fisioterapia Juan Manuel Rentera - AL

Ing. Agroindustrial Fabio Potes - AL

Ing. Forestal Alexandra Muoz AL

Gestin de la Formacin Ing. Agropecuaria Fabio Potes - AL

Tec. Agroindustria Francy Lorena Oviedo - AL

Diseo grfico Juan Manuel Rentera - AL

Direccin de banda Juan Manuel Rentera - AL

Licenciatura en Msica Juan Manuel Rentera - AL

Artes plsticas Fabio Potes - AL

Licenciatura en Msica Fabio Potes - AL

Derecho Ximena Cern - AL

Informe Consolidado Auditoras Internas de Calidad

Cdigo: PE-GS-2.2.1-FOR-16 Versin: 1 Fecha de Actualizacin: 01-09-2016

Comunicacin social Mara Fernanda Mosquera - AL

Ciencias Poltica Fabio Potes - AL

Ing. Civil Francy Lorena Oviedo - AL

Ing. Ambiental Victoria Eugenia Muoz Valencia -

Geo tecnologa Julin Andrs Valencia Lpez - AL

Lic. En educacin bsica Juan Manuel Rentera-AL

Qumica Emilse Snchez AL

Ing. Fsica Alexandra Muoz- AL

Gestin de la Formacin Lic. en lingstica y Diana Marcela Espinosa Urbano

Lic. en Matemticas Fabio Potes - AL

Lic. En educacin bsica Juan Manuel Rentera-AL

Lic. En educacin bsica Juan Manuel Rentera-AL

Biologa Laura Erazo AL

Lic. En educacin bsica Juan Manuel Rentera-AL

Informe Consolidado Auditoras Internas de Calidad

Cdigo: PE-GS-2.2.1-FOR-16 Versin: 1 Fecha de Actualizacin: 01-09-2016

Matemticas Fabio Potes - AL

Tec. En Telemtica Julin Andrs Valencia Lpez - AL

Ing. Automtica Industrial Julin Andrs Valencia Lpez - AL

Ing. Electrnica y Mara Isabel Plaza Gaviria - AL

Ing. en sistemas Mara Isabel Plaza Gaviria AL

Gestin de la Formacin Historia Fabio Potes-AL

Geografa Fabio Potes-AL

Lic. Espaol y literatura Fabio Potes-AL

Lic. en Etnoeducacin Fabio Potes-AL

Lenguas modernas Juan Manuel Rentera - AL

Antropologa Juan Manuel Rentera - AL

Filosofa Juan Manuel Rentera - AL