Misin de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas

establecidas, adems de acompaar en la vigilancia de los procesos a
seguir dentro de la empresa.

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y

que cumpla con las siguientes caractersticas:

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- Buena presencia.

- Persona de buen trato, amable, corts y seria.

- Excelente redaccin y ortografa.

- Facilidad de expresin verbal y escrita.

- Persona proactiva y organizada.

- Facilidad para interactuar en grupos.

- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Desempearse eficientemente en su rea.

- Aptitudes para la Organizacin.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Dinmica entusiasta.
 - Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y
toma de decisiones.

- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del

departamento de servicio al cliente.

- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para

verificar el cumplimiento y servicios de stos.

- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el

departamento correspondiente, para que todos estemos informados y
desarrollar bien el trabajo asignado.

- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.

- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier

funcionario o departamentos dentro de la empresa.

- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los

jefes de los compromisos y dems asuntos.

- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por

t jefe.

- Mejora y aprendizaje contino.

Imagen de xito

La imagen profesional es uno de los factores ms importantes

en el logro de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de
la salud fsica, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.
 - Valores.

- Modales.

- Personalidad.

- Tacto.

- Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y

acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la
vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo.
En las Organizaciones en donde no tienen reglas o cdigo de
vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

- Ropas de brillo.

- Sandalias demasiados altos.

- Faldas cortas y muy ajustadas.

- Ropas transparentes.

- Escotes.

- Zapatos dorados o plateados.

- Maquillaje recargado.

- Accesorios grandes y muy llamativos.

El xito del buen vestir depender de los sgtes. factores:

- Cdigo de vestimenta corporativa.

- Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes,

chaquetas, pantaln, blusa y falda.
 - Telas lavables, suaves y sin arrugas.

- Combinacin de zapatos y carteras.

- Colores bsicos.

- Coordinacin de accesorios.

La combinacin y coordinacin de los elementos de la vesti

Relaciones grupales

Quizs te preguntaras que tan importante es permanecer a un

grupo o a varios, probablemente cada uno de ellos con intereses y
personas diferentes. Pues sabrs que muy importante para tus
relaciones personales, familiares, sociales, laborales, etc. Y es
sencillamente porque todos los seres humanos somos Gregarios, nos
gusta formar parte de un grupo, sentir que formamos parte de ncleos
humanos y que nos necesitamos el uno al otro. Todos los individuos
pertenecemos a un grupo u otro. Esta experiencia de relaciones
grupales nos permite crecer, desarrollarnos e interactuar.

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Las relaciones grupales se dan con cualquier nmero de

miembros. En ese tipo de relaciones siempre se comparte algo en
comn: el trabajo, la familia, el deporte, la religin, las ideas polticas,
etc. Esta circunstancia es la que define la Membresa o no a un grupo
determinado.
 Importancia de las relaciones grupales

Las relaciones grupales son muy importantes porque bsica y

fundamentalmente modifican la conducta de sus miembros. Habrs
podido observar en tu propia experiencia que las actitudes,
sentimientos y comportamientos no son los mismos cuando ests solo
que cuando te hallas en presencia de otras personas o formas parte
de un grupo determinado. Existe un vnculo, un soporte afectivo del
grupo hacia cada uno de sus miembros, que proporciona seguridad y
genera la pertenencia al mismo.

En este sentido es importante sealar una diferenciacin

elemental en la conformacin de los grupos.

Existen muchas clasificaciones, pero los grupos primarios y

secundarios se presentan casi siempre en la experiencia de todo ser
humano.

Los grupos primarios

Son aquellos en los que llegamos a conocer a otras personas

ntimamente, de manera personal. En el grupo primario las relaciones
tienden a ser afectivas, las personas se confan sus esperanzas y
temores y comparten sus experiencias. Estos grupos son siempre
pequeos. Ejemplo: familia, un grupo de amigos ntimos, la pandilla,
etc.

Los grupos primarios no se juzgan tanto por su eficiencia en

llevar a trmino una tarea, sino por las satisfacciones que pueden
proporcionar a sus miembros. En estas relaciones prima el vnculo
afectivo. Los grupos primarios son pequeos, ntimos, personales y se
caracterizan por brindar satisfacciones emocionales a sus miembros.

Los grupos secundarios

Los grupos secundarios pueden ser de cualquier tamao. En

estos grupos los contactos formales, impersonales, y estn
bsicamente orientados al logro de un objetivo. En esta relacin no
importan las cualidades de las personas sino el desempeo de su rol
para el logro de los propsitos. Ej. Asociacin de padres o maestros,
un club deportivo, un sindicato, etc. En cualquiera de los casos, el
grupo existe para servir a un propsito especfico limitado. Los grupos
secundarios se juzgan por su capacidad para desempear una tarea o
lograr una meta.

RECUERDA: El grupo primario puede hacer algn trabajo, pero

ste se juzga por la calidad de sus relaciones humanas, ms que por
su eficiencia en lograr hacer la tarea. El grupo secundario puede ser
agradable, pero su objetivo principal es llevar a cabo un trabajo. El
grupo primario es donde se forma la personalidad. En el grupo
secundario se encuentra una herramienta eficaz para obtener algunos
propsitos.

El trabajo en grupo

El trabajo en grupo suele dar como resultado, en la mayora de

los casos, un mejor rendimiento que cuando una persona lo encara en
forma solitaria. Por supuesto que no todos los trabajos ameritan un
compromiso colectivo. Es por eso que es importante sealar y
describir algunas condiciones para que la labor grupal sea significativa
y cumpla con su misin.

Dnde obtienen mejores resultados los grupos de

trabajo?

- En las actividades que consisten en crear y aportar ideas, ya

que varias personas pueden ofrecer ms alternativas que cuando una
persona lo realiza en forma solitaria.

- En las actividades que impliquen clculos, resolucin de

problemas matemticos, la respuesta que puedan ofrecer varias
personas aumenta la precisin de los resultados.

- Cuando la tarea puede dividirse en varias funciones de tal

manera que en forma cooperativa se logren los objetivos.
 Igualmente, hay que tener en cuenta que la deliberacin, la
participacin y la multiplicidad de opiniones que se dan en un grupo,
requieren una mayor inversin de tiempo. Esa demora no se produce
cuando las personas realizan solas la tarea.

Cundo un grupo disminuye su eficiencia?

- Cuando los participantes se habitan a depender del grupo y

no piensan ni aprenden por s mismos.

- Cuando algn o algunos miembros del grupo dan su

conformidad para "quedar bien" o lograr la aprobacin de los otros
integrantes, sin asumir una postura crtica.

- Cuando se llega muy rpido a las conclusiones, sin suficiente

anlisis o sin tener en cuenta todas las alternativas.

- Cuando algn integrante significativo o prominente influencia

con su opinin aunque lo que se discuta no sea de su entero
conocimiento.
Algunos principios generales que pueden ayudar al logro de buenas relaciones
en el trabajo son:

Aceptar que todos los seres humanos tenemos una personalidad nica y
diferente, por ello no todos reaccionamos exactamente igual ante situaciones
similares.
Nuestro comportamiento no solo est condicionado por nuestra personalidad,
sino tambin en gran parte, por el ambiente en que vivimos.
El comportamiento humano no slo es racional, sino tambin emocional, es
decir, las cosas que hacemos son debidas no nicamente a la razn, sino
tambin a los sentimientos.
Debido a las diferencias individuales es muy posible que tengamos distintos
puntos de vista ante los mismos hechos. Aunque a muchos nos gustara que los
dems fueran como nosotros mismos, esto no es posible porque todos y cada
uno somos diferentes y nicos.
Es importante adoptar una actitud positiva y de tolerancia hacia nuestros
semejantes. Esto significa aceptar a los dems tal y como son, con sus
defectos, fallas y virtudes.
Es necesario propiciar una comunicacin clara y honesta que permita la libre
expresin de ideas y sentimientos.
Es conveniente alentar la participacin mediante la aceptacin de ideas y
sugerencias comentando ampliamente los asuntos de que se trate.
En todos los casos no debemos imponer nuestros puntos de vista para lograr
que las cosas se lleven a cabo, sino hacer que los responsables participen en el
 estudio y en la solucin del problema, as como en la toma de decisiones, de
esta forma cada uno se involucrarn en los asuntos de su trabajo logrando una
motivacin positiva y creadora.
Cuando existan conflictos es importante no reprimirlos y olvidarlos, sino
hacerles frente logrando encontrar las causas verdaderas y darles una solucin
definitiva.
Cuando nos expresamos, nuestros sentimientos y nuestras emociones, nos
presentamos ante los dems como personas autnticas y sinceras.
Cuando se trate de implantar cambios en el trabajo o establecer alguna
innovacin, ser conveniente analizarlos con los afectos y solicitar su
colaboracin.
El lograr buenas relaciones humanas en el trabajo significar que las personas
que trabajan juntas deben llevarse bien, de manera tal, que logren alcanzar sus
objetivos personales y al mismo tiempo lograr los objetivos de la organizacin
en un ambiente agradable.

Relaciones pblicas

Las instituciones no son sistemas cerrados: unas ms que otras, viven abiertas a su
medio social. Hasta un convento de clausura tiene mltiples vas de salida y entrada.
Una de las grandes responsabilidades de la secretaria moderna es la comunicacin con
el pblico. A travs de esta comunicacin la secretaria se convierte en una carta de
presentacin, ms impactante, para bien o para mal, que el logotipo, los uniformes y
las oficinas. Y vienen a ser un factor de primera importancia de la imagen de la
empresa, que a su vez, es tan importante en el mundo moderno.

Cul es la diferencia entre las relaciones humanas y las relaciones pblicas? Que el
pblico en cuanto tal es annimo. Una persona que despacha en una taquilla del cine,
un mdico que trabaja en su consultorio, o un taxista del aeropuerto, se dice que
atienden al pblico porque tratan a quien se acerque, quienquiera que sea y sin tener
que trabar una relacin de conocidos o amigos. Y si alguien es conocido o amigo, lo es
por casualidad.

Tipos de pblico:

El exigente
El presumido o "echador"
El dspota
El agresivo
El impaciente
El desorientado despistado
El tmido
El torpe
El "locuaz" que quiere matar el tiempo platicando
El flirteador superficial
El tortuoso

Algunos de stos son muy difciles de tratar. Se te impone la tarea de discernir e

identificar a los tipos negativos, de modo que ests preparada para manejarlos sin
dejarte meter en su juego. Aplica tu psicologa innata. As como te sola decir "de
msico, poeta y loco todos tenemos un poco", tambin lo tenemos de psiclogo, no
cabe la menor duda, de lo contrario no podramos vivir entre la gente. Sobre todo lo
tienen las mujeres que son intuitivas y cuyo mundo son ms las personas que las

Evitar relaciones con el jefe

Definitivamente puede tomarse como una fantasa o incluso por ser slo un gusto.
Pero muchas personas tanto hombres y mujeres han pensado en s deben tener o no
sexo con su jefe.

Y es que de acuerdo con algunos sitios, salir con el jefe no es algo bueno, ya que en
el peor de los casos puedes perder el empleo si no accedes a todo lo que te pide.

Por otro lado decidirte por hacerlo, puede hacer que te enfrentes con las
murmuraciones de la oficina. En donde sin duda comentarn que todas tus
actividades son exitosas gracias a l.

Debes tener mucho cuidado de no ser la comidilla en el trabajo, debes ser profesional
en todo momento aunque a veces tus bajos instintos quieran traicionarte.

Mejora la relacin profesional que tienes con tus superiores

POR: Carolina Saracho ltima actualizacin: 18 / Junio / 2012
Llevarnos bien con nuestro jefe es uno de los factores ms importantes para
desempear bien nuestro trabajo. Si bien no se trata de una reunin social, el
saber que tu personalidad y la suya se entienden hace que todo sea ms fcil.

En ocasiones la relacin se da naturalmente, ambas personalidades congenian,

pero si no tienes esta suerte, hay algunos trucos que puede hacer para que tu
relacin profesional sea ms agradable, y tu da laboral ms productivo.

No queremos que te la pases adulndolo, pero s que tomes en cuenta estos

consejos para lograr un mejor entendimiento entre ambos.

1. S educada
Ser una persona educada es bsico para relacionarte en la vida, pero si
tienes buenos modales tienes las puertas abiertas en cualquier lado.
Decir gracias y por favor te ganan la amabilidad de todos. Esto es
fundamental, no olvides tus buenos modales en el trato cotidiano.

2. Pide retroalimentacin
Cuando tengas oportunidad, pdele a tu jefe directo que evale tu
desempeo y te aconseje sobre lo que puedes mejorar. Esto le hace
saber que valoras su opinin, y que sabes que tienes cosas que
aprenderle. La soberbia nunca es buena.

3. Aplica sus opiniones

Cuando tu jefe te sugiera alguna modificacin, realzala y luego
comntale que tomaste en cuenta sus consejos y los resultados
obtenidos. As sabr que lo que te dice no cae en saco roto, y se dar
cuenta de que tienes ganas de aprender. Y en caso de que sus
recomendaciones no funcionen, tambin ser ms fcil que cambien de
estrategia.

4. Aprende de tus errores

Cuando tu jefe te seale algn error, reconcelo y aprende. No pierdas
tiempo ni energa tratando de cubrirlo o de echarle la culpa a otra
persona, asume tus errores y aprende de ellos.
5. Respeta los tiempos
El tiempo de todas las personas es igual de valioso que el tuyo. As como
a ti no te gusta que te dejen esperando, o que cambien una junta de
ltimo momento, tu jefe valora tu puntualidad, tanto en horarios como en
resultados. Si debes llegar a las 9, llega 8:55; si quedas de entregar algo
para el viernes en la maana, entrgalo el viernes en la maana.

6. Organzate
La mente de cada quien se organiza de diferente manera. No importa
qu mtodo te funcione mejor mientras siempre tengas tu trabajo
organizado, y que siempre puedas darle a tu jefe la respuesta que
necesita y espera. Si tu jefe pregunta, cundo es la junta con los de
mercadotecnia? S t quien tenga la respuesta ms a la mano.

7. Olvdate de sentimientos
Como jefe, es parte del trabajo sealar los errores de sus subordinados,
corregirlos cuando se equivocan y exigirles siempre un mayor esfuerzo.
No es una cuestin personal, tus errores laborales son errores que deben
corregirse, as que no te tomes nada como un ataque a tu persona, sino
a una actividad desempeada, y olvdate de rencores. Deja pasar las
cosas pequeas.
8. No trates de caerle bien
No hay persona ms molesta que la que nos adula todo el tiempo. Es
incmodo para tus compaeros y para tu jefe mismo, as que no seas de
esas personas que se pasan el da entero quedando bien y tratando de
ser notados. Evtate ser el chiste de la oficina, y slo s t misma.
Recuerda que la intencin es tener una buena relacin profesional, no
participar en un concurso de simpata.

9. No te lo brinques
Algo que molesta mucho a los jefes es que te saltes su autoridad. Puede
que lo hagas por error, en cuyo caso con una explicacin basta, pero si lo
haces constantemente se sentirn ofendidos, y con justa razn. Consulta
con tu jefe directo las decisiones que consideres l deba saber, eso le
demostrar que respetas su autoridad.

10. No lo pongas en evidencia

A menos de que sea absolutamente necesario. Si ests viendo que se va
a cometer un error catastrfico, entonces habla con quien tengas que
hablar, pero no pongas en evidencia sus errores frente a sus jefes u otros
compaeros, si tienes una sugerencia hazlo en privado a menos de que
sea absolutamente necesario.