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MANUAL DE CONTRATACIN
Secretara General
Corporacin Autnoma Regional de
Cundinamarca - CAR
Cdigo GCT-MN-02
MANUAL DE Versin 3
CONTRATACION Fecha 23/06/2016
Pgina 2 de 81
INDICE
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Objeto
1.2 Naturaleza legal de la Corporacin
1.3 Normatividad contractual aplicable a la CAR
1.4 Delegacin
1.5 Principios aplicables a la actividad contractual
1.6 Inhabilidades e incompatibilidades
3. TIPOS DE CONTRATACIN
1.1. Consideraciones previas
1.2. Documentos obligatorios en la etapa precontractual a cargo de los Subdirectores y
oficinas de origen de la contratacin
1.3. Trmite precontractual a cargo de la Secretara General
1.4. Tipos de contratacin adelantada por la Corporacin
6. POLITICAS CONTRACTUALES
6.1. AIU Administracin imprevistos utilidades
6.2. Anticipo
6.3. Costos de honorarios en consultoras.
6.4. Costo en proyectos de consultoras
6.5. Costos de obra- Metodologa
6.6. Conformacin y custodia del expediente contractual
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. OBJETO
La Ley 80 de 1993 o Estatuto de Contratacin Pblica y la Ley 1150 de 2007 juntos con todos los
decretos que las reglamentan, son la normatividad que rigen las actuaciones de orden contractual
de las Entidades sometidas a stas, tal como sucede con la Corporacin Autnoma Regional de
Cundinamarca CAR. Por lo tanto, para ejercer la actividad contractual respectiva, se debe contar
con las herramientas necesarias, soportada en los principios que nuestra Carta Magna referida en
el artculo 209, como son la igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y
publicidad, descentralizacin, delegacin y desconcentracin de funciones.
Las directrices y parmetros aqu establecidos deben ser una gua permanente tanto para
funcionarios como para contratistas que participan en la actividad contractual, en cada una de las
etapas precontractual, contractual y pos contractual de los procesos requeridos para la adquisicin
de bienes y servicios bajo el mandato del marco normativo vigente, cumpliendo los procedimientos
determinados por el Manual de Procedimientos de la Corporacin y los principios de mejoramiento
continuo planteados por nuestro Sistema Integrado de Gestin Pblica - SIGESPU.
La Corporacin atendiendo a lo ordenado en el artculo 162 del Decreto 1510 de 2013, rigi sus
actuaciones y actividades contractuales por el decreto 734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de
2013 conforme se orden por la Resolucin No.1856 del 9 de octubre de 2013, pero atendiendo a
lo determinado en el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, se implementa el presente manual de
contratacin atendiendo los lineamientos determinados por Colombia Compra Eficiente.
Este documento es una gua o manual de contratacin, en el que se sealan las funciones
internas de la Corporacin en materia contractual, de las dependencias, funcionarios y contratistas
que participan en la misma, as como las acciones que el ordenador del gasto debe tomar para
ejercer la vigilancia y control de la ejecucin contractual.
Las materias no contempladas en este manual se entienden regidas por las normas aplicables y
vigentes para la contratacin respectiva, pero en caso de incompatibilidad entre las normas
respecto al presente documento se aplicarn las que sean de mayor jerarqua.
administrar, dentro del rea de su jurisdiccin, el medio ambiente y los recursos naturales
renovables y propender por su desarrollo sostenible, de conformidad con las disposiciones legales
y las polticas del Ministerio del Medio Ambiente.
De conformidad con lo establecido en la Ley 3 de 1961 y 99 de 1993 mediante las cuales se crea
y reglamenta la Corporacin Autnoma Regional de Cundinamarca CAR, se establece que entre
sus funciones legales se encuentran las de ejecutar, administrar, operar y mantener proyectos y
programas de desarrollo sostenible para la recuperacin del medio ambiente y los recursos
naturales renovables en el rea de su jurisdiccin
Los contratos y convenios estatales se sujetarn a las normas y principios que regulan la
Contratacin Pblica en especial la Constitucin Poltica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y
dems decretos reglamentarios.
La ley 1150 de 2007 orden a las Corporaciones Autnomas Regionales dar cumplimiento a lo
determinado en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica en el artculo 24,
as:
Igualmente, forman parte del marco legal de contratacin, el Estatuto Orgnico de Presupuesto y
las normas de austeridad del gasto.
1.4 DELEGACION
De conformidad a las Resoluciones Nos. 1446 de 2007, 071 de 2012 y 355 de 2012, el Director
General de la Corporacin deleg en cabeza del Secretario General la ordenacin del gasto por
todo concepto, hasta por un equivalente de 1000 SMLMV, pero en caso de alguna modificacin al
respecto dichos actos administrativos se incorporaran al presente manual.
Principio de Transparencia
Este principio garantiza la publicidad y contradiccin de los informes y actuaciones surgidos dentro
del proceso, as como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan
en l.
Principio de Planeacin
La planeacin contractual constituye la expresin directa del principio de economa y tiene por
finalidad elaborar, antes de dar inicio al proceso de seleccin del contratista, los estudios
integrales de orden financiero, tcnico y jurdico en orden a establecer la viabilidad, oportunidad y
conveniencia de la realizacin del objeto que se pretende contratar todo ello concordado con los
estudios del sector del bien o servicio que se requiere adquirir, as como la disponibilidad
econmica institucional y su identidad o adecuacin a los planes y proyectos definidos por la
entidad.
Principio de Economa
En virtud de este principio, la Corporacin adelantar los procesos en el menor tiempo posible, con
la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos y no permitiendo que se exijan
documentos innecesarios.
Principio de Responsabilidad
Por este principio, los funcionarios y contratistas de la Corporacin, estn obligados a buscar el
cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado
verificando que se cumplan las condiciones exigidas por la Corporacin y ofertadas por los
contratistas.
El comit evaluador es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los
diferentes procesos de seleccin se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones,
aplicando los principios que rigen la contratacin administrativa. Sus integrantes estn sujetos a
Los contratistas supervisores o interventores y los asesores externos, son particulares que ejercen
funciones pblicas y por lo tanto estn sujetos al rgimen de responsabilidades aplicables a los
1
servidores pblicos.
Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daos que se
ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeo de las funciones.
Principio de Publicidad
La gestin contractual es pblica, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones
especiales estn amparados de reserva legal. Por lo tanto, los interesados en los asuntos
contractuales de la Corporacin tienen la posibilidad de conocer los documentos proferidos en
desarrollo de las convocatorias pblicas, por cuanto se encuentran publicados en el portal de
contratacin y con ello se garantiza el libre acceso a la informacin generada en los procesos de
seleccin.
La Corporacin velar y garantizar que toda actuacin administrativa vinculada con la actividad
contractual d cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir
las decisiones de la administracin.
1
Es preciso remitirse al Manual de Supervisin e Interventora
Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad
para todos los proponentes hasta la adjudicacin.
Este documento ser implementado a travs de resolucin proferida por el Director General,
procedindose a su publicacin como se expres anteriormente. En caso que este documento
requiera ser reformado, derogado o ajustado por las condiciones propias de la actividad de la
Corporacin o por modificacin de funciones de los participantes en la actividad contractual o ante
derogatorias legales, dichos cambios se implementarn tambin por acto administrativo, el cual se
publicar a travs de los medios electrnicos con los que cuente la Entidad.
El artculo 12 de la Ley 80 de 1993 permite que los jefes y representantes legales de las
entidades estatales, deleguen total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y
convenios, desconcentrando la realizacin de las actuaciones propias de los procesos de
convocatoria pblica, en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o
ejecutivo o en sus equivalentes, por lo que el Director General de la Corporacin a travs de acto
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administrativo, determina la delegacin aplicable. .En caso que se emita acto administrativo que
modifique sobre el particular se incorporara como parte del presente manual.
2.2.1 CONTRATOS
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Resolucin 071 del 16 de enero de 2012.
ETAPA POSCONTRACTUAL
Si el convenio se cumpli a cabalidad suscribir el acta de terminacin Dependencias CAR
dispuesta por la herramienta de gestin contractual y remitirla a SGEN.
Revisar jurdicamente el proyecto del acta de liquidacin del convenio, de Secretara General (Contratos)
acuerdo con toda la documentacin legal y contractual pertinente.
(Verificando la existencia de los soportes documentales como: Actas,
informes de supervisin)
Suscribir acta de liquidacin por mutuo acuerdo Secretaria General
(Contratos)
El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin del convenio Dependencia de la CAR que solicit en
su oportunidad la contratacin
En virtud de la delegacin al Secretario General por el Director General, l realiza las siguientes
actividades de orden contractual:
b. Realizar todos los trmites requeridos para la adjudicacin de contratos, suscribir los contratos
y convenios de su competencia, aprobacin de garantas de contratos y convenios y las de sus
respectivas prrrogas y/o adiciones, cesiones, suscripcin de actas de inicio, adicin, prrroga,
terminacin anticipada por mutuo acuerdo, terminacin unilateral, liquidacin y cierre del proceso
contractual; y en general aquellos que sean necesarios para la correcta y adecuada ejecucin de
los contratos o convenios celebrados por la Corporacin.
c. Enviar comunicacin designando los supervisores de los contratos o convenios suscritos por la
Secretaria General de la Corporacin.
f. Aprobar las cantidades de obra adicionales que generen mayores valores contractuales y los
precios unitarios no previstos, de los contratos o convenios de su competencia.
g. Asistir y/o dirigir las audiencias pblicas de adjudicacin de los procesos de seleccin de
contratista.
Este Comit estar integrado por el Secretario General, quien la presidir y los Directores de la
Entidad; Directores Regionales solo asistirn, cuando el Director General o Secretario General lo
consideren. Los miembros del Comit Asesor de Adquisiciones tendrn derecho a voz y voto.
Con autorizacin previa del Director General o Secretario General, cualquiera de los miembros del
comit Asesor podr invitar a participar con voz pero sin voto, a funcionarios de las diferentes
El Jefe de la Oficina de Control Interno participar en calidad de invitado, con voz pero sin voto.
Para deliberar, se requerir la asistencia de la mitad ms uno de los miembros del COMIT
ASESOR DE ADQUISICIONES y para las actuaciones decisorias se requiere de la mayora
absoluta de los asistentes a la sesin.
Suscribir los actos que se cumplan en cada sesin, conforme al acta respectiva y la cual
deber reposar en la carpeta del contrato.
Las recomendaciones del Comit no son vinculantes, el ordenador del gasto podr no acogerlas, y
asumir en forma directa las decisiones que asuma frente al asunto que se le convoca.
Los miembros del Comit Asesor de Adquisiciones, debern tener en cuenta las siguientes reglas,
en el desarrollo de su labor:
El Comit se reunir cada vez que sea convocado con por lo menos un (1) da de anticipacin a la
adjudicacin o decisin que deba tomar el ordenador del gasto, procedimiento que lo realizar el
Secretario General, previa comunicacin indicando lugar, fecha, hora y asuntos o procesos
contractuales a tratar, y adjuntando los soportes necesarios.
Las reuniones extraordinarias se citarn por parte del Director General o Secretario General,
cuando se considere necesario previa citacin.
La Secretara Tcnica del Comit ser ejercida por el profesional que para tal efecto asigne el
Secretario General de la Entidad, quien se encargar de levantar las actas de las sesiones,
Los miembros que sin previa y justa causa no asistan o se ausenten de las sesiones programadas,
se harn acreedores a las sanciones que sobre la materia estn contempladas en el Cdigo nico
Disciplinario.
El Comit Evaluador estar integrado por un nmero plural e impar de miembros, sin que en todo
caso exceda de nueve (9) y de los cuales, por lo menos un (1) integrante deber pertenecer a la
subdireccin tcnica u oficina a cargo del proceso. El Comit Evaluador quedar definitivamente
conformado una vez se publique el pliego de condiciones definitivo.
Los soportes e informes del Comit Evaluador sern el soporte tcnico, jurdico, financiero y
econmico del que dispondr el ordenador del gasto para seleccionar al contratista, los cuales
debern reposar en la carpeta del contrato o convenio y ser publicados en el SECOP. No
obstante, el comit asesor de adquisiciones as como el ordenador del gasto, podr apartarse bajo
su total responsabilidad de los conceptos o informes emitidos por los evaluadores, lo cual quedar
justificado en el acto administrativo de adjudicacin o declaratoria de desierto del proceso.
a) En caso de que el ordenador del gasto lo solicite, deber revisar los estudios previos y
realizar las recomendaciones respectivas.
g) Proyectar las respuestas de las observaciones realizadas por los oferentes al informe de
evaluacin.
Por lo tanto, la Secretara General convocar a las veeduras legalmente constituidas, para que
ejerzan control social a la contratacin y formulen las recomendaciones escritas que consideren
necesarias, sealndoles que pueden intervenir en todas las audiencias que se realicen dentro del
proceso de seleccin.
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Acogido por la Resolucin No. 959 del 19 de junio de 2013
3. TIPOS DE CONTRATACIN
Para realizar una contratacin ajustada a los principios ya expuestos, las Direcciones o las oficinas
que plantean las necesidades de la contratacin de manera previa, deben tener en cuenta lo
siguiente:
1. Toda contratacin debe estar soportada por el Plan de Gestin Ambiental Regional -
PGAR-, en el Plan de Accin, en el Plan de Contratacin o el Plan de compras de la
vigencia en la cual se proyecta. En tal sentido, para los proyectos de cofinanciacin la
dependencia de origen del proceso, deber dar cumplimiento al Acuerdo No. 37 del 2005.
2. Los recursos con los cuales se adelanta la contratacin a realizar debe corresponder al
proyecto y a la meta que se relaciona en los estudios previos
4. Se deber elaborar con los estudios previos el estudio de sector bajo los parmetros
determinados por Colombia compra Eficiente.
3.2.1. ESTUDIOS PREVIOS Y ESTUDIOS DEL SECTOR: Adicional a lo definido al final de este
Manual como Estudios Previos y estudios del sector, se puede decir, que estos documentos son el
soporte para el anlisis de las necesidades de la entidad, la conveniencia de la futura contratacin
y la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o justificacin de la contratacin. Cada rea
de la Corporacin que requiera iniciar una contratacin deber elaborar los estudios previos
conforme a los formatos aprobados para la poca y los estudios del sector, siempre acorde con el
Plan de Contratacin vigente.
Una vez elaborado el borrador se remitir a la Secretara General con el objeto de ser revisados
en su contenido jurdico y econmico, para posterior a ello proceder a la radicacin por SIDCAR y
al inicio de la etapa precontractual conforme al tipo de proceso a adelantar.
A los Estudios Previos se deber acompaar como anexos: los diseos y estudios requeridos para
la ejecucin del proyecto, el anexo tcnico donde se estructure con todos los pormenores con los
cuales el contratista deba adelantar el objeto contractual. Se debe determinar la viabilidad del
proyecto y su impacto social, econmico, ambiental, la justificacin y soporte del valor de la
contratacin, copia de planos, o cualquier otro documento que deba formar parte de los mismos.
Los estudios y/o documentos previos sern aprobados por el Jefe del rea que requiere el bien,
obra y/o servicio, quien tambin suscribir la respectiva solicitud de contratacin, la que ser
remitida a la Secretara General.
En este tem se debe expresar el proyecto del PA en que se encuentra y que tenga relacin con
el rubro presupuestal a afectar. La definicin de la necesidad es muy importante, pues a travs de
ste tem se detalla con claridad qu se desea contratar, para qu, por qu, cundo, cmo, dnde
y si la necesidad acata el orden legal vigente, por lo que se debe indicar la ley, norma o decreto
correspondiente con su respectivo anlisis.
2. La descripcin del objeto a contratar; con todas las especificaciones necesarias o los alcances
requeridos tcnicos (pueden incluirse diseos, planos, anexo tcnico o los documentos que sirvan
de soporte al anlisis tcnico del asunto a contratar);
3. Los fundamentos jurdicos que soportarn la modalidad de seleccin, los cuales debern ser
elaborados por el abogado de la oficina o en su defecto por la Secretara General;
4. El valor estimado del contrato o convenio y su justificacin. Si son precios unitarios es preciso
determinar su clculo.
El anlisis que soporta el valor estimado del contrato debe apoyarse en los siguientes aspectos: 1)
los precios del mercado, 2) el lugar y condiciones de ejecucin, 3) cantidades, 4) calidades,
especificaciones de tcnicas de los bienes y servicios, 5) modalidad de contratacin, 6) forma de
pago, 7) si es por costos unitarios, 8) El AIU conforme a lo determinado en el presente manual.
6. El soporte que permita estimar, tipificar y asignar los riesgos previsibles, los cuales debern ser
elaborados por el abogado de la Secretara General, encargado de la revisin de los estudios
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previos, con el apoyo del rea tcnica que genera la contratacin.
4
Para efectos de la ponderacin y asignacin de los riesgos previsibles, se debern consultar el Documento Conpes
3714 del 1 de diciembre de 2011 sobre Riesgos Previsibles, el cual establece unos lineamientos bsicos para la
comprensin del concepto y manejo del riesgo previsible aplicable a los diferentes contratos. En los estudios previos
los riesgos previsibles deben tipificarse, estimarse y asignarse.
La tipificacin consiste en la identificacin de las clases de riesgos a las que las partes puedan verse expuestas
durante la ejecucin del contrato, las cuales debern ser analizadas en la estructuracin de cada proceso contractual.
8. El anlisis que sustenta la exigencia de las garantas destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual
9. La indicacin expresa del servidor pblico que actuar como supervisor del contrato o convenio;
10. Los dems que soporten los requerimientos que se incluirn en el pliego de condiciones.
NOTA: El contenido de los estudios previos podr ser ajustado con posterioridad a la
apertura del proceso de seleccin, si tales modificaciones implican cambios fundamentales
la entidad podr revocar el acto administrativo de apertura; sin embargo, se entiende que
son los definitivos al momento de su publicacin.
Deben ser realizados con un trmino mnimo de dos (2) meses anteriores al inicio de la
contratacin.
Con respecto a los estudios del sector, es necesario acoger todas las recomendaciones dadas por
Colombia Compra Eficiente, por lo que ello se puede encontrar en el Portal de Contratacin -
SECOP
1. Anexo Tcnico.
Para los casos de concurso de mritos, la dependencia tcnica o administrativa, adicional a los
estudios previos, deber elaborar un anexo tcnico, el cual contendr con respecto a los servicios
de consultora a contratar, entre otros: los objetivos, metas y alcance; la descripcin detallada y los
resultados y productos esperados; el cronograma de ejecucin del futuro contrato de consultora,
la ubicacin de la informacin disponible, base para la elaboracin de la propuesta y la clase de
propuesta que se exige.
La estimacin del riesgo consiste en la valoracin de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de afectacin de los
riesgos que han sido tipificados y que requieren cuantificarse. Debe realizarse de manera tcnica acudiendo a
metodologas propias, a los fines a la funcin que desarrolla la Corporacin y a la naturaleza de cada contrato.
La asignacin de los riesgos consiste en distribuirlos de acuerdo con la capacidad de cada una de la partes para
gestionarlo, administrarlo y mitigarlo. A la Corporacin le corresponde proponer dicha asignacin, para discutirlo con
posterioridad en la audiencia de riesgo.
La inclusin de los riesgos en el nivel de afectacin de la ecuacin contractual permite que se le pueda dar un
tratamiento concreto a los mismos, de manera que se puedan minimizar las posibles argumentaciones sobre la
alteracin al equilibrio econmico del contrato.
Cuando se trate de adquisicin de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez por
ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad, se elaborar un estudio previo simplificado que
deber contener: 1. Sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer; 2. La descripcin
del objeto a contratar; 3. Condiciones tcnicas exigidas; 4. Valor estimado del contrato justificado
sumariamente. 5. Plazo de ejecucin 6. Certificado de disponibilidad presupuestal.
Cuando es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con
los manuales especficos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la
cual se requiere contratar,
Para su exigencia, se debe analizar el monto, vigencia y caractersticas de cada contrato, siempre
buscando proteger los riesgos a los que se pueda ver expuesta la contratacin y conforme a las
posibilidades legales vigentes.
Las plizas de seguro de cumplimiento de las entidades estatales, son garantas expedidas por
compaas de seguros colombianas, con el objeto de respaldar el cumplimiento de las diferentes
obligaciones que los contratistas puedan tener en desarrollo de los objetos contractuales pactados
con la Entidad, las cuales cubren los siguientes eventos:
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Para determinar los requisitos conforme al perfil requerido y los honorarios, es preciso remitirse a la Resolucin o
directiva que reglamente honorarios la cual deber estar publicada en la pgina de la entidad para el conocimiento de los
tcnicos.
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Definicin tcnica de riesgos: La International Organization for Standaritation (ISO) entiende el riesgo como la
combinacin de la probabilidad de un evento y su consecuencia, siempre y cuando exista la posibilidad de prdidas.
Riesgo = Probabilidad X Consecuencia
Buen manejo del * Falta de inversin del anticipo Por el ciento por ciento Por el plazo
Anticipo * Uso indebido del anticipo (100%) del monto que del contrato y
* Apropiacin indebida. el contratista reciba a el de su
ttulo de anticipo. liquidacin.
Ausencia de devolucin total o parcial por Por el ciento por ciento Por el plazo
Devolucin del pago parte del contratista de los dineros que le (100%) del monto que del contrato y
anticipado fueron entregados a ttulo de pago el contratista reciba a el de su
anticipado, cuando a ello hubiere lugar ttulo de pago liquidacin
anticipado.
Cubre a la Corporacin (contratante) de los Mnimo el diez (10%) Por el plazo
Cumplimiento de las perjuicios directos derivados del por ciento del valor total del contrato y
obligaciones incumplimiento total o parcial de las del contrato. No el de su
surgidas del obligaciones nacidas del contrato as como obstante ste puede liquidacin.
contrato estatal, de su cumplimiento tardo o de su variar teniendo en
pago de multas y cumplimiento defectuoso, cuando ellos son cuenta el anlisis que
clusula penal, imputables al contratista garantizado. se haga del objeto del
conforme a lo Comprende el pago del valor de las multas contrato, el plazo de
pactado y la clusula penal pecuniaria conforme a ejecucin y el valor del
lo pactado en el contrato, pero ello debe mismo.
consignarse expresamente en dicho
documento.
Pago de salarios, Incumplimiento de las obligaciones Mnimo el cinco por Su vigencia
prestaciones laborales a que est obligado el contratista ciento (5%) del valor debe
sociales e garantizado, derivadas de la contratacin total del contrato. corresponder
indemnizaciones del personal utilizado para la ejecucin del al plazo del
laborales contrato. contrato y tres
(3) aos ms.
Cubre a la Corporacin como El valor se determina de La vigencia no
consecuencia de cualquier tipo de dao o acuerdo con el objeto, ser inferior a
deterioro, independiente de su causa, el valor, la naturaleza y cinco aos,
Estabilidad y calidad sufridos por la obra entregada, imputables las obligaciones salvo que el
de la obra al contratista. contenidas en cada rea justifique
contrato y ser tcnicamente
analizada por el rea la necesidad
tcnica. de una
vigencia
inferior.
Cubre a la Corporacin por: El valor se determina de Este amparo
* Mala calidad o deficiencias tcnicas de acuerdo con el objeto, no debe ser
Calidad y correcto los bienes o equipos suministrados por el valor, naturaleza y inferior al
funcionamiento de contratista. obligaciones contenidas trmino de las
los bienes y equipos * Incumplimiento de los parmetros o en cada contrato. garantas
suministrados normas tcnicas establecidas para el sealadas en
respectivo bien o equipo. la legislacin
comercial y
civil.
Calidad del servicio Cubre a la Corporacin de los perjuicios El valor se determina de La vigencia se
ocasionados con posterioridad a la acuerdo con el objeto, determina de
terminacin del contrato y que surjan de: valor, naturaleza y acuerdo con
* Mala calidad o insuficiencia de los obligaciones contenidas objeto, valor,
productos entregados con ocasin de un en cada contrato. naturaleza y
contrato de consultora obligaciones
* La mala calidad del servicio prestado, contenidas en
teniendo en cuenta las condiciones cada contrato,
pactadas dentro del contrato. pero como
mnimo ser
un (1) ao
Cubre a la Corporacin por perjuicios El valor de la garanta Plazo de
Responsabilidad ocasionados a terceros derivados de la no podr ser inferior al ejecucin del
Civil actividad adelantada por sus contratistas. cinco (5%) del valor del contrato.
Extracontractual Su solicitud deber ser nicamente contrato y no menor a
atendiendo al objeto contractual. 200 SMMLV al
momento de la
expedicin de la pliza.
NATURALEZA DEL
AMPAROS SUGERIDOS
CONTATO
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Se podrn utilizar otras garantas como: patrimonio autnomo y garanta bancaria .
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Artculos 140-145 del decreto 1510 de 2013
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Artculo 146 del decreto 1510 de 2013
3.3.1 AVISO DE CONVOCATORIA PBLICA: Este documento debe ir con la aprobacin del
ordenador del gasto y se debe realizar nicamente en los procesos de convocatoria pblica, tales
como Licitacin pblica, concurso de mritos y seleccin abreviada.
El acto de apertura de proceso de seleccin, podr ser revocado por el ordenador del gasto o su
delegado, cuando se d alguna de las circunstancias contempladas en la normatividad
contencioso administrativa
La Entidad podr modificar los pliegos de condiciones atendiendo a las observaciones realizadas
por los interesados al proceso, con el fin de dar una mejor presentacin o claridad a lo previsto en
ellos sin alterar sus condiciones iniciales, dicha modificacin se realizar a travs de adendas.
La Corporacin sealar en el pliego de condiciones el plazo mximo dentro del cual puedan
expedirse adendas, o, a falta de tal previsin, las sealadas conforme a la ley vigente a la fecha
de su expedicin.
Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artculo 30 de la Ley 80 de
1993 para la licitacin pblica, no podrn expedirse y publicarse adendas el mismo da en que se
tiene previsto el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para la adicin del trmino previsto
para ello.
Las aclaraciones y respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes durante el
proceso de seleccin tendrn nicamente valor interpretativo y tendrn que ser publicadas en el
SECOP para conocimiento de todos los interesados.
Registro nico de Proponentes. Como parte de los requisitos habilitantes desde el proyecto de
pliegos de condiciones y en el pliego definitivo, todo ello a lo ordenado por el artculo 6 de la Ley
1150 de 2007, modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y reglamentado por
normas complementarias, determinarn que las personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras que aspire a celebrar contratos con la entidad, deben encontrarse inscritas en el
Registro nico de Proponentes, salvo en los siguientes casos:
3.3.5 AUDIENCIA DE ASIGNACIN DE RIESGOS: Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes
al inicio del plazo para la presentacin de propuestas, en el evento del proceso de licitacin
pblica, y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas de cualquier otro proceso, se
celebrar una audiencia de riesgos, si se requiere la de precisin de pliegos con el fin de aclarar el
contenido y alcance de los mismos se har en la misma diligencia, de lo cual se levantar acta
suscrita por los intervinientes.
El acta de cierre deber ser publicada por un funcionario o contratista de la Secretara General en
el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP), de la cual deber dejar el reporte
respectivo.
El Comit Evaluador deber efectuar la evaluacin dentro del plazo establecido en el pliego, el
cual se podr prorrogar en caso que no se garantice el deber de seleccin objetiva.
En el evento del proceso de subasta inversa el comit evaluador preparar inicialmente un informe
con la verificacin de requisitos habilitantes, para que dentro del trmino indicado los proponentes
que no resultaren habilitados subsanen los requisitos establecidos en dicho informe, posterior a
ello el comit preparar la evaluacin definitiva, la cual determina los oferentes habilitados por la
entidad para participar en la subasta.
Este informe deber ser publicado por un funcionario o contratista de la Secretara General en el
Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP), de lo cual deber dejar el reporte
respectivo.
En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrn completar, adicionar, modificar o mejorar sus
propuestas.
El plazo de adjudicacin se debe contar a partir del da siguiente del vencimiento del trmino de
traslado del informe de evaluacin a los oferentes.
Concluida la audiencia, se expedir el acto administrativo que recoja la decisin respectiva el cual
se comunicar y notificar. Contra el acto de adjudicacin no procede ningn recurso por la va
gubernativa.
-Excepcin:
1. Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad dentro de la adjudicacin y la
suscripcin del contrato.
2. Cuando se demuestre que el acto de adjudicacin se obtuvo por medios ilegales.
Secretara General
ETAPA DE PLIEGOS DEFINITIVOS DE 4
CONDICIONES
Secretara General y Subdireccin u oficina
(*1). Elaboracin de la resolucin de apertura de de origen
1. Proceden a dar respuesta a las observaciones
Secretario General la licitacin
Procede a publicar en el SECOP hechas al Proyecto de Pliegos debidamente firmados
Ordenador del Gasto por el Secretario General.
(*2). Elaboracin de la resolucin por la cual se 2. Realizar los ajustes tcnicos y jurdicos, de acuerdo
1. Firma los actos con el estudio hecho, motivado por las observaciones al
nombra el comit evaluador
administrativos (*1), (*2) y proyecto de pliegos. Se incorporan al pliego definitivo
(*4) 3. Si los cambios modifican de fondo los estudios
3. Elaboracin del pliego definitivo de
condiciones previos, se publicaran nuevamente con el pliego de
2. Presidir la audiencia de condiciones
Procede a publicar en el SECOP
distribucin de riesgos y
aclaracin de pliegos
(*4). Elaboracin de las adendas y respuestas a
las observaciones al pliego definitivo de
condiciones y aclaraciones de la audiencia
Procede a publicar en el SECOP
6 7
Secretaria General
Cierre y recibo de ofertas. Elaboracin ETAPA DE EVALUACIN
de acta. Procede a publicar en el SECOP
8
7 ETAPA DE TRASLADO DE
EVALUACIN Comit asesor de
Comit evaluador Secretaria General adquisiciones
1. Solicita aclaraciones a 1.Traslado al informe de evaluacin Asesora al ordenador del
las propuestas (5 das hbiles) gasto
2. Elabora el informe 2. Recibe las observaciones al informe
Jurdico, tcnico,
econmico y financiero Procede a publicar en el SECOP
Secretario General
1. Convoca al comit asesor
de adquisiciones
2. Traslada al comit
evaluador las observaciones
al informe de evaluacin
9
ETAPA DE ADJUDICACIN
Secretaria General
AUDIENCIA DE ADJUDICACIN 3. Proyecta las respuestas a las observaciones al informe
Presidir la audiencia de adjudicacin el 4. Proyecta el acta de audiencia de del comit asesor de
Secretario General, acompaado de: adquisiciones
* Comit evaluador 3. Proyecta el acta de audiencia de adjudicacin o
* Subdirector del rea que genera la necesidad declaratoria de desierta
* Los funcionarios o contratistas que se les 4. Proyecta la resolucin de adjudicacin o declaratoria de
convoque para tal fin desierta
Secretario General
1. Por resolucin adjudica la licitacin
2. Por resolucin declara desierta la DECLARATORIA DESIERTA
licitacin Secretario General
Secretara General 1. Resuelve los recursos interpuestos a la
Procede a publicar en el SECOP resolucin por la cual se declara desierto el
* Acta de audiencia de adjudicacin proceso
* Resolucin por la que se adjudica o
declara desierta
10
ETAPA DEL CONTRATO
Secretara General
El trmino de duracin del proceso desde que se reciben los documentos por parte de la
Secretaria General y la suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de licitacin
pblica, vara dependiendo de las circunstancias especiales que puedan presentarse en
cada proceso. Sin embargo, el tiempo estimado para licitacin pblica, siempre y cuando los
documentos previos estn debidamente elaborados y completos, es de aproximadamente
dos meses y medio.
El proyecto de pliego de condiciones se publica por diez (10) das hbiles de antelacin al
acto que ordena su apertura.
Se da apertura al proceso mediante resolucin motivada, proyectada por la Secretara
General.
Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al inicio del plazo para la entrega de
propuestas, se debe adelantar audiencia de riesgos y de aclaracin de pliegos.
Las adendas (documentos por los cuales se modifica el contenido del pliego de condiciones)
se deben proferir en un trmino superior a los tres das hbiles anteriores al cierre del
proceso.
La adjudicacin del proceso se debe hacer en audiencia pblica y las reglas se definen en el
pliego de condiciones. De la audiencia se levanta un acta por la Secretara General.
Son bienes de caractersticas tcnicas uniformes aquellos que poseen las mismas
especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o sus caractersticas descriptivas y
comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.
Por bienes y servicios de comn utilizacin entindanse aquellos requeridos por las entidades y
ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien lo solicite en los trminos de
prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus necesidades, se aplicar el
9
proceso de Subasta
Sin consideracin a la cuanta, esta modalidad de seleccin se utiliza cuando el bien o servicio
requerido es de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Dentro de los estudios
previos para esta modalidad de seleccin es obligatorio contar con una ficha tcnica que rena los
requisitos establecidos en la ley, ficha que deber elaborar la dependencia origen de la necesidad;
es decir, la misma que elabora los estudios previos de la contratacin, la cual debe contener:
9
A partir de la entrada de vigencia del decreto 1510 de 2013 para este tipo de procesos tambin la entidad podr adquirir
por Acuerdo Marco de Precios o bolsa de productos (art. 46 al 58) pero en su oportunidad ser informado y reglamentado a
travs de la Secretara General.
La subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial (los lances de presentacin de las
10
propuestas durante sta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito) o
electrnicamente (tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos) mediante la
reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado
El tiempo desde que se reciben los documentos por parte de la Secretaria General y la
elaboracin y suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de subasta inversa, vara
dependiendo de las circunstancias especiales que puedan presentarse en cada proceso. Sin
embargo, el tiempo estimado para desarrollar un proceso de seleccin abreviada por subasta
inversa, siempre y cuando los documentos previos estn debidamente elaborados y completos, es
de aproximadamente un mes a mes y medio.
3
Secretara General ETAPA DE PROYECTO DE
ETAPA DE PLIEGOS DEFINITIVOS DE PLIEGOS DE CONDICIONES
CONDICIONES 5
Secretara General y 1. Proyecta Aviso de convocatoria
direccin u oficina de 4
(*1). Elaboracin de la resolucin de apertura de pblica
la seleccin abreviada de menor cuanta origen 2. Proyecto de Pliegos (se
Procede a publicar en el SECOP 1. Proceden a dar respuesta a las publicarn por mnimo 5 das
observaciones hechas al Proyecto hbiles)
(*2). Elaboracin de la resolucin por la cual se de Pliegos debidamente firmados
nombra el comit evaluador por el Secretario General. Procede a publicar lo anterior en
2. Realizaran los ajustes tcnico y el SECOP
3. Elaboracin del pliego definitivo de jurdico, de acuerdo con el estudio
condiciones hecho, motivado por las
Procede a publicar en el SECOP observaciones al proyecto de
pliegos. Se incorporan al pliego
(*4). Elaboracin de las adendas y respuestas a definitivo
las observaciones al pliego definitivo de 3. Si los cambios modifican de
condiciones fondo los estudios previos, se
Procede a publicar en el SECOP publicaran nuevamente con el
pliego de condiciones
Secretario General
Ordenador del Gasto
10
Aplicable a la Corporacin por cuanto no tiene an la plataforma para adelantarla electrnicamente
7
Secretaria General
Recibo de ofertas y sobre cerrado con la ETAPA DE VERIFICACIN DE
propuesta econmica. Elaboracin de REQUISITOS HABILITANTES
acta.
Procede a publicar en el SECOP
7 Comit evaluador
1. Elabora el informe
Jurdico, tcnico y
financiero
Secretario General
Si no hay oferta, se otorga un plazo que
no podr ser mayor a la mitad del
inicialmente otorgado para que se ETAPA DE TRASLADO DE
presenten los documentos de los EVALUACIN
requisitos habilitantes. Si no hay Secretaria General
proponentes se firma la resolucin por la
1.Traslado al informe de evaluacin
cual se declara desierta
(3 das hbiles)
Secretario General 2. Recibe las subsanaciones de los
1. Traslada al comit proponentes inhabilitados
evaluador las subsanaciones
para que se realice el informe Procede a publicar en el SECOP
Comit evaluador
9 .Elabora el informe final
ETAPA DE SUBASTA
Secretaria General- Secretaria General
Procede a publicar en el SECOP
Secretario General y
Comit Evaluador
10
Para la subasta deben
ETAPA DEL CONTRATO haber por lo menos dos
Secretaria General proponentes habilitados.
E pliego debe establecer ETAPA DE ADJUDICACIN
* Proyecta el contrato para la el procedimiento a seguir Secretario General
firma Secretario General Si solo hay un oferente habilitado
en la apertura de sobres
* Da traslado a la Direccin para participar en la subasta,
Administrativa y Financiera para de los proponentes
previa negociacin
emitir el registro presupuestal habilitados en la subasta Procede a publicar en el
* Aprueba la pliza inversa presencial. SECOP
* Realiza el oficio nombrando al Despus del ltimo lance,
supervisor se har pblico a los
asistentes el resultado y
se proceder a la
adjudicacin
Se entender por menor cuanta los valores determinados en la ley en funcin de los
presupuestos anuales de las entidades pblicas expresadas en salarios mnimos legales
mensuales.
Este proceso se utiliza para la adquisicin de bienes y servicios u obras en el que las condiciones
no son uniformes o de comn utilizacin y que la cuanta sea considerada igual a la menor cuanta
determinada en funcin del presupuesto anual de la Corporacin.
La seleccin abreviada de menor cuanta se encuentra regulada por el literal a) numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 59 del Decreto 1510 de 2013
Procede anotar que la seleccin abreviada de menor cuanta integra como aspecto diferenciador
la presentacin de expresiones de inters dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su
apertura. En el evento que se presenten ms de diez (10) expresiones de inters, la entidad puede
optar por realizar sorteo para escoger entre ellos un nmero no inferior a este que podr presentar
oferta en el proceso de seleccin, la forma de establecer el sorteo y la forma como se har se
debe determinar en el pliego de condiciones.
El tiempo desde que se reciben los documentos por parte de la Secretara General y la
elaboracin y suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de seleccin abreviada de
menor cuanta, vara dependiendo las circunstancias especiales que puedan presentarse en cada
proceso. Sin embargo, el tiempo estimado para desarrollar esta modalidad de seleccin, siempre y
cuando los documentos previos estn debidamente elaborados y completos, es de
aproximadamente un mes a mes y medio.
ETAPA DE PROYECTO DE
PLIEGOS DE CONDICIONES
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6 Secretara General
ETAPA DE EVALUACIN Recibo de ofertas. Elaboracin de acta.
Procede a publicar en el SECOP
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ETAPA DE TRASLADO DE
Comit evaluador EVALUACIN
1. Solicitar aclaraciones a Secretaria General
las propuestas 1. Traslado al informe de evaluacin
2. Elabora el informe (3 das hbiles)
Jurdico, tcnico, 2. Recibe las observaciones al informe
econmico y financiero Secretario General
Procede a publicar en el SECOP
1. Traslada al comit
evaluador las observaciones
al informe de evaluacin
9 Secretara General
1. Proyecta las respuestas a las observaciones al informe
ETAPA DE ADJUDICACIN 2. Proyecta la resolucin de adjudicacin o declaratoria de
desierta
Es preciso que la Secretara General junto con el rea tcnica analicen las razones por la cuales
fue declarada desierta la licitacin pblica, con el fin que los requisitos del nuevo proceso cumplan
con satisfacer la necesidad que lo origin.
El termino de duracin del proceso desde que se reciben los documentos por parte de la
Secretara General y la suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de seleccin
abreviada de menor cuanta, vara dependiendo de las circunstancias especiales que
puedan presentarse en cada proceso. Sin embargo, el tiempo estimado para este proceso,
siempre y cuando los documentos previos estn debidamente elaborados y completos, es de
aproximadamente mes o mes y medio.
El proyecto de pliego de condiciones se publica por cinco (5) das hbiles de antelacin al
acto que ordena su apertura.
Se da apertura al proceso mediante resolucin motivada, proyectada por la Secretara
General.
El trmino de evaluacin de las propuestas no podr ser mayor que el plazo sealado para
la presentacin de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad
lo extienda hasta por un trmino igual al inicialmente previsto.
El informe de evaluacin de las ofertas debe publicarse por tres (3) das hbiles en el
SECOP.
La adjudicacin del proceso no se hace en audiencia pblica sino por acto administrativo
debidamente motivado, el cual se publicar en el SECOP y se notificar al contratista al que
se le ha adjudicado.
Servicios de consultora:
- Estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin.
- Estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos especficos.
PROCEDENCIA
- Asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
- Interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos.
- Direccin, programacin y ejecucin de diseos, planos anteproyectos y
proyectos.
Proyectos de arquitectura.
Ley 80 de 1993
El trmino de duracin del proceso desde que se reciben los documentos por parte de la
Secretara General y la suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de seleccin
por concurso de mritos siempre y cuando los documentos previos estn debidamente
elaborados y completos, es de aproximadamente mes y medio o dos meses.
El proyecto de pliego de condiciones se publica por cinco (5) das hbiles de antelacin al
acto que ordena su apertura.
ETAPA DE TRASLADO DE
EVALUACIN
Secretaria General
1.Traslado al informe de evaluacin
Secretario General (3 das hbiles)
1. Traslada al comit 2. Recibe las observaciones al in forme y
evaluador las DESIERTA
DECLARATORIA observaciones proyecta la respuesta
que se realice al informe
Procede a publicar en el SECOP
DECLARATORIA DESIERTA
Secretario General
1. Resuelve los recursos interpuestos a la resolucin por la cual se
declara desierto el proceso
Ley 80 de 1993
NORMAS
Arts. 84 a 87 del Decreto 1510 de 2013
APLICABLES
Dems normas que le sean aplicable al proceso
El trmino de duracin del proceso desde que se reciben los documentos por parte de la
Secretaria General y la suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de contratacin
de mnima cuanta, siempre y cuando los documentos previos estn debidamente
elaborados y completos, es de aproximadamente seis (6) a diez (10) das hbiles.
Todos los actos y documentos que surjan con ocasin de esta modalidad de seleccin
debern ser publicados en el SECOP, incluidos la invitacin pblica, estudios previos,
observaciones, respuestas a observaciones, planilla de recepcin de ofertas, acta de cierre,
evaluacin y calificacin de propuestas, aceptacin de oferta y oferta seleccionada.
El procedimiento a utilizar debe ser ajustado conforme a la normatividad vigente, pero
cualquier cambio que se requiera en el contenido del proceso se debe hacer por adenda.
En caso de que la oferta verificada no cumpla con las exigencias de la invitacin, se realizar
la verificacin de requisitos habilitantes al oferente ubicado en el segundo lugar y as
sucesivamente, de no lograrse se declarar desierto.
Si se llegase a presentar un nico oferente y ste cumple con los requisitos habilitantes y
tcnicos exigidos por la Corporacin se le adjudicar el contrato.
En caso de existir empate por el menor precio la entidad adjudicar a quien haya entregado
primero la oferta.
3
Direccin u Oficina de
e Secretara General
origen
1 Surge la necesidad 2 Revisa los estudios previos y si ETAPA DE INICIO DEL
se requiere los devuelve a la
PROCESO
Subdireccin u oficina
4
Comit evaluador 5
1. Solicita aclaraciones a las Secretaria General
propuestas ETAPA DE EVALUACIN Cierre y recibo de ofertas.
2. Elaborar el informe Jurdico, Elaboracin de acta. Procede a
tcnico, econmico y publicar en el SECOP
financiero
ETAPA DE ADJUDICACIN
Ley 80 de 1993
El trmino de duracin del proceso desde que se reciben los documentos por parte de la
Secretara General y la suscripcin del contrato consecuencia de un proceso de contratacin
directa, siempre y cuando los documentos previos estn debidamente elaborados y
completos, es de aproximadamente tres (3) a cinco (5) das hbiles.
Mediante la contratacin directa la entidad tiene la facultad excepcional y reglada, sin
convocatoria pblica, de seleccionar a la persona jurdica o natural que con quien contratar
la ejecucin del objeto que ha de suplir la necesidad institucional siguiendo un procedimiento
excepcional y abreviado.
La procedencia de la contratacin directa deber expresarse en un acto administrativo de
justificacin, que contendr el sealamiento de la causal invocada, la determinacin del
objeto, el presupuesto y el lugar donde se consultarn los documentos previos. NO ser
necesario para la contratacin de prestacin de servicios y de apoyo a la gestin, solo en el
Secretara
General
Revisa los estudios
previos y si se
requiere los
devuelve a la
Subdireccin u
oficina
3
ETAPA DE INICIO DEL
PROCESO
4
ETAPA DEL CONTRATO
Secretaria General
3.4.6. CONVENIOS
Ley 80 de 1993.
3
ETAPA CONTRACTUAL
Direccin Administrativa y
Financiera
Expedir el Registro
Presupuestal
4 Secretara General
1. Revisar y aprobar la garanta
nica y anexos de prrroga o 5
adicin
2. Designar supervisor o
Supervisin o interventora
interventor.
3. Publicar en el SECOP
4. Realizar la prrroga, adicin o 1. Suscribir el acta de inicio del convenio
modificatorio al convenio 2. Realizar la vigilancia y el seguimiento
5. Realizar seguimiento a la tcnico, administrativo, financiero, contable y
ejecucin jurdico del convenio hasta su liquidacin
6. Revisar el acta de liquidacin conforme al Manual de Supervisin e
del convenio Interventora
7. Terminar anticipadamente el 3. Enviar a la Direccin Administrativa y
convenio por la falta de Financiera los informes de interventora o
presentacin de garanta supervisin para el desembolso de recursos, al
igual que a la Secretara General
4. Solicitar y justificar las prrrogas, adiciones
o modificaciones al convenio
NOTA: DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PUBLICAR EN EL PORTAL DE CONTRATACIN
5. Elaborar el acta de liquidacin del convenio
y remitirla a la Secretara General para firma
del ordenador del gasto
6. Informar a la Secretara General cualquier
anomala en la ejecucin del convenio
La publicacin del acta de inicio de los contratos o convenios se realizar previa suscripcin por
el contratista y el supervisor designado para los mismos, conforme a los formatos determinados
por la Corporacin.
La publicacin es de carcter obligatorio, por lo que hacer tarde o no hacer puede generar
sanciones disciplinarias a los responsables.
Esta etapa estar a cargo de la Secretara General, que con el apoyo de los supervisores e
interventores permitirn el cumplimiento de los fines de la contratacin formalizada a travs del
contrato o convenio suscrito con la Corporacin y en el cual se deber tener en cuenta lo
siguiente:
4.1. PLAZO
4.2. VIGENCIA
La vigencia del contrato o convenio empezar a contarse desde la fecha en que queden
perfeccionados los mismos, cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los requisitos de
ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para realizar la liquidacin
final.
Surtido el trmite del proceso para la contratacin, la Secretara General proceder a elaborar la
minuta (contrato o convenio) y lo remitir para firma del Director General o Secretario General,
conforme a la cuanta del mismo.
Firmado el contrato o convenio por el ordenador del gasto, la Secretara General gestionar la
firma del contratista seleccionado o del conviniente, perfeccionando de esa manera.
Como requisitos de legalizacin se entiende la expedicin del registro presupuestal por parte de la
Subdireccin de Recursos Econmicos y Apoyo Logstico y la aprobacin de la garanta por parte
del Secretario General.
Igual obligacin corresponde al contratista o conviniente, cuando durante la ejecucin del contrato
o convenio se suscriban adiciones al valor del mismo o se prorrogue su plazo para lo cual deber
remitir a la Secretara General el anexo modificatorio de la garanta inicialmente constituida, que
tambin ser objeto de aprobacin. La garanta as constituida deber contener todos y cada uno
de los requisitos anteriormente mencionados, adicional al nmero de la misma sealado en el
anexo modificatorio que coincida con el de la garanta matriz o inicial y que el anexo modificatorio
sea expedido por la misma compaa aseguradora o garante que expidi la garanta matriz o
inicial.
4.5 SUPERVISIN.
Una vez suscrito el contrato o convenio por las partes y cumplidos los requisitos para la ejecucin,
la Secretara General mediante memorando informar al supervisor, enunciado en el contrato o
convenio, su designacin, anexando copia de la minuta del contrato o convenio, pliza, acta de
aprobacin de la pliza y RUT, con el fin de que se ejerza la inspeccin, vigilancia y control del
cumplimiento correcto y oportuno del contrato o convenio.
La Supervisin del contrato o convenio se ejercer desde el inicio de su ejecucin y culminar con
la suscripcin del acta de liquidacin, en los trminos indicados en el manual de interventora y
supervisin.
No obstante, dentro de la ejecucin del contrato o convenio, pueden presentarse situaciones que
afectan su normal desarrollo, que hacen imprescindible la utilizacin de mecanismos e
instrumentos, para el cumplimiento del objeto contractual y que en trminos generales
denominaremos MODIFICACIONES, como quiera que las mismas implican cambios de las
condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio, tales como incremento del valor,
ampliacin o suspensin del plazo, subrogacin del contratista, variacin, correccin y/o aclaracin
de las clusulas del contrato, entre otras. Se trata de instrumentos legales para resolver las
situaciones que se presentan cuando en desarrollo de un contrato se establece la necesidad de
La adicin de los contratos o convenios, debe operar de manera excepcional, porque se trata
de una consecuencia estrechamente ligada al principio de planeacin contractual, que obliga al
rea tcnica a cargo del proyecto, desde la concepcin del mismo, a que el objeto pactado
comprenda todos los requerimientos de la Corporacin y que el valor corresponda a ese objeto.
Excepcionalmente se podr justificar, por las siguientes razones:
Por mayores valores resultantes del cambio de las especificaciones tcnicas previstas.
b) Cuando no se incluyan o prevean en las condiciones originales del contrato, obras que
forman parte integral e inseparable de la obra contratada y sean necesarias para su
adecuada proteccin y operacin, as como para la culminacin de la meta fsica (obra
complementaria). Lo anterior no ser aplicable a los contratos de obra a precio global, ya
que las obras complementarias se entienden incluidas dentro del precio global pactado.
Cuando surgen situaciones que deban ser incluidas dentro del contrato y guarden
estrecha relacin con el objeto contractual.
Los contratos no podrn adicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial,
expresando ste en salarios mnimos legales mensuales; los cuales se calcularn as:
El supervisor del contrato o convenio debe justificar las razones por las cuales considera se debe
adicionar. De igual forma, deber requerir a la Direccin Administrativa y Financiera el respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para que una vez expedido, junto con la justificacin
sean allegados a la Secretaria General mediante memorando suscrito por el jefe del rea.
La prrroga consiste en una ampliacin del plazo de ejecucin del contrato o convenio, la cual
debe ser llevada a escrito y debidamente suscrita por las partes intervinientes en el contrato o
convenio. Esta prrroga deber llevarse a cabo por circunstancias justificadas por el contratista y
el supervisor o interventor. La prrroga del contrato o convenio slo se podr realizar durante el
desarrollo del mismo y antes del vencimiento del plazo. El plazo de ejecucin de los contratos o
convenios se podr ampliar en los siguientes casos:
11
Para entender el concepto, damos un ejemplo: el valor inicial de un contrato expresado en SMMLV (VIk), suscrito por la
Corporacin Autnoma Regional de Cundinamarca en el ao 2012, por valor de $56.670.000,oo, ser aquel que resulte de
dividir este valor, por el salario mnimo mensual vigente para el ao 2012 ($566.700,oo), esto es, 100 SMMLV. Luego el
mximo posible adicionar el contrato (MAk), ser el resultado de multiplicar los 100 SMMLV por 0.50, esto es, 50 SMMLV.
Si lo que se pretende es realizar una adicin al valor del contrato en el ao 2013, la misma no podr exceder el valor
equivalente en pesos a 50 SMMLV del ao 2013 ($589.500), es decir, la suma de $29.475.000,oo.
Por solicitud del contratista o conveniente para la entrega del informe final.
La Ley 80 de 1993 no establece lmite legal para prorrogar el contrato o convenio, sin embargo, se
debe tener en cuenta que las reservas presupuestales y las cuentas por pagar que no se ejecuten
a 31 de diciembre del ao en el que se constituyen, expiran y su pago solo podr hacerse
mediante la figura de las vigencias expiradas.
La prrroga puede ser solicitada por el contratista o el supervisor o interventor deber ser
debidamente justificada y los soportes se enviaran a la Secretara General, quien adelantar la
minuta respectiva a travs del funcionario o contratista designado para tal fin.
4.6.4. Suspensin
La suspensin de la ejecucin del contrato o convenio se har constar por las partes en el formato
de acta, que reposa en el Manual de Interventora y Supervisin, con indicacin de los motivos
que llevaron a la misma. Se deber constar la fecha del inicio de la suspensin, as como la fecha
de la reanudacin de la ejecucin del contrato o convenio. El acta deber ser enviada por el
supervisor a la Secretara General.
4.6.5. Cesin
Es el negocio jurdico mediante el cual el contratista transfiere las obligaciones y los derechos del
contrato a un tercero que ocupar su lugar frente a la Corporacin, previa autorizacin escrita de
sta.
De igual forma puede decirse que la cesin de contrato es el acuerdo mediante el cual una de las
partes de un contrato, cedente, puede hacerse sustituir por un tercero, el cesionario, en la totalidad
o en parte de las relaciones derivadas del mismo.
La autorizacin previa y escrita de la Secretara General encabeza del ordenador del gasto, es un
elemento esencial para que haya cesin contractual y, por ende, es facultativo de la Corporacin
su aceptacin o no.
b. Cuando con posterioridad a la celebracin del contrato, surge para el contratista una
causal de inhabilidad o incompatibilidad.
a) Si se presenta alguna de las causales antes sealadas que impidan la ejecucin del
contrato, el contratista (cedente) solicitar por escrito, al supervisor y/o interventor,
autorizacin expresa para ceder el contrato, indicando los motivos que le asisten para ello.
Junto con la solicitud, el contratista (cedente), sealar la persona natural o jurdica futuro
cesionario que asume las obligaciones y derechos del contrato, anexando los documentos
que acrediten los requisitos iguales o superiores a los sealados en los estudios previos o
el pliego de condiciones o en la invitacin.
Al cesionario se le entregar una copia del documento de cesin, con el fin de que
proceda a suscribir la respectiva pliza o la garanta que se pacte, y la remite a la
Secretaria General para su aprobacin. Una vez aprobada, se enviar copia del
documento a la Direccin Administrativa y Financiera para que registre la novedad en el
sistema de informacin presupuestal.
La Secretara General deber oficiar al Supervisor para que surtido lo anterior, proceda a
suscribir el acta de inicio con el nuevo contratista.
La Corporacin debe velar por el cumplimiento de los fines de la contratacin y la realizacin del
objeto contractual de cada uno de los contratos o convenios que suscriba; pues la Ley 80 de 1993
en su artculo 27 establece que la ecuacin contractual es inherente a los contratos o convenios
que celebre la administracin pblica en general, de all que la Corporacin tiene el deber de
mantenerla, para que haya igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidas en
desarrollo de la contratacin.
Es por ello que si dicha igualdad se rompe por causas imputables a quien resulte afectado, las
partes adoptarn en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento,
para lo cual podrn suscribir los acuerdos y pactos necesarios, para evitar que se altere de
manera significativa la economa del contrato o convenio en relacin con las condiciones originales
pactadas.
Por ello que cuando se presenten tales circunstancias que puedan generar un desequilibrio
econmico para el contratista o ste lo solicite o alegue la ruptura del equilibrio financiero o el
restablecimiento del mismo, el supervisor deber efectuar un anlisis de las circunstancias
sobrevinientes a la celebracin del contrato o convenio que sustentan la solicitud, para determinar
si se trata o no de contingencias normales o extraordinarias y remitir dicho anlisis a la Secretara
General, dependencia que igualmente efectuar un estudio jurdico para determinar la viabilidad
legal de efectuar los acuerdos y tomar las medidas necesarias para la recuperacin del equilibrio
financiero del contrato o convenio.
La Corporacin a travs de la Secretara General deber pronunciarse dentro del trmino de tres
(3) meses siguientes a la fecha de recibo de la solicitud, con el fin de evitar la ocurrencia del
silencio administrativo positivo de que trata el numeral 16 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993.
Para terminar por mutuo acuerdo un contrato o convenio, si la necesidad proviene del contratista o
conveniente, ste debe solicitar al supervisor que se estudie la posibilidad de terminar el contrato
o convenio a partir de una fecha determinada, en donde deber mencionar las razones que le
impiden continuar con la ejecucin contractual. Es potestativo de la Corporacin aceptar o no esta
solicitud.
La Secretara General, previa revisin, preparar el acta de terminacin por mutuo acuerdo y
liquidacin y la remitir para firma del ordenador del gasto.
Tan solo una vez el acta est firmada por las partes y por el supervisor, cesa cualquier vnculo del
contratista con la Corporacin. Copia de esta acta debidamente suscrita se remitir por parte de la
Secretara General al contratista, al supervisor y a la Direccin Administrativa y Financiera.
12
Artculo 1602 del Cdigo Civil
Es una facultad exorbitante que se pacta en los contratos de acuerdo con lo sealado en los
artculos 14 y 17 de la ley 80 de 1993, mediante la cual la Corporacin puede dar por terminado el
contrato en forma anticipada, por las razones taxativamente establecidas en la ley. La terminacin
unilateral se declara en los siguientes casos:
a. Por razones de inters pblico: Cuando se requiera por necesidades del servicio pblico o
alteraciones del orden pblico, porque durante la ejecucin del contrato aparecen
situaciones que hacen que ste ya no se requiera, sino que la ejecucin del mismo se
hace atentatoria de las necesidades y fines colectivos.
e. Por cesacin o interrupcin de pagos del contratista que afecte de manera grave el
cumplimiento del contrato (Cdigo de Comercio, artculo 1937).
f. Por concurso de acreedores (concordato) del contratista que afecte de manera grave el
cumplimiento del contrato.
g. Por embargos judiciales al contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del
contrato.
Esta resolucin se comunicar y notificar en los trminos de ley. Contra este acto administrativo
procede el recurso de reposicin.
Tambin es una clusula exorbitante y permite que la Corporacin con el fin de evitar la parlisis
del contrato y la afectacin del servicio, requiera introducir modificaciones al contrato, sin contar
con el mutuo acuerdo del contratista. Por lo tanto, se expide un acto administrativo modificando el
contrato, mediante la supresin o adicin de obras, trabajos, suministros o servicios, pero sin
modificar el objeto y la sustancia del contrato.
Para tales efectos, previamente el supervisor preparar un informe tcnico en el cual sustentar la
necesidad de realizar tales modificaciones y en coordinacin con la Secretara General,
procedern a intentar llegar a un acuerdo con el contratista y, de no ser as, la Secretara General
preparar la resolucin de modificacin unilateral y la remitir para firma del ordenador del gasto.
Esta resolucin se comunicar y notificar en los trminos de ley. Contra este acto procede el
recurso de reposicin.
Como la modificacin afectar el valor del contrato, si ste se altera en ms del veinte por ciento
(20%), el contratista puede renunciar a su ejecucin, si considera que afecta su capacidad, en
aplicacin de la regla de que nadie puede ser obligado a lo imposible.
b. Que esas estipulaciones tengan paralizado el contrato o amenacen con paralizarlo por no
existir claridad sobre un aspecto esencial para la ejecucin del contrato.
Es una potestad que tiene la Corporacin para dar por terminado el contrato en forma anticipada
por el incumplimiento grave y reiterado del contratista.
Para que se pueda declarar la caducidad deben concurrir los siguientes presupuestos:
Incumplimiento del contratista: Debe existir una obligacin incumplida en tiempo o en calidad.
No debe ser ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor que exculpe dicho incumplimiento;
Afectacin grave del contrato: El incumplimiento debe ser de una obligacin que afecte de
manera directa y grave la ejecucin del contrato.
Amenaza de parlisis del contrato: Adems del incumplimiento grave de una obligacin, debe
estar amenazada con parlisis la ejecucin del contrato, a tal punto de ser el contratista un
obstculo para su ejecucin.
No puede aparecer de sbito: La caducidad no puede ser declarada de un momento a otro, sino
que debe estar acompaada de una actitud activa y exigente de la Corporacin, requiriendo al
contratista, imponindole multas, y agotando previamente el proceso que garantice el debido
proceso y el derecho de defensa, conforme a la formalidad que se describe en el numeral
siguiente.
c. Se hace efectiva la clusula penal pecuniaria en la porcin que no cubre la garanta nica;
Otras Causales de Caducidad Adems del incumplimiento, existen otras causales para declarar
la caducidad:
1. Cuando el contratista accede a peticiones de quienes actan por fuera de la ley y acepta
la celebracin de los pactos o acuerdos prohibidos (numeral 5 del artculo 5 Ley 80 de
1993): Cuando el contratista se presta a la manipulacin o extorsin de grupos al margen
de la ley.
2. Cuando el contratista incumpla durante cuatro (4) meses con sus obligaciones frente a los
sistemas de seguridad social en salud y pensiones y parafiscales, en los trminos de las
Leyes 789 de 2002 y 828 de 2003.
Ante el incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones derivadas del contrato, la
Corporacin puede optar por la imposicin de multas, hacer efectiva la clusula penal pecuniaria,
declaracin de incumplimiento del contrato, o acudir a la sancin ms severa que es declarar la
caducidad del contrato. Por lo tanto, el Secretario General por la delegacin otorgada por el
Director General a travs de la resolucin 071 de 2012 le corresponde facultad sancionatoria.
Es por lo anterior, que como obligacin del supervisor o interventor est la de informar a la
Secretara General de manera inmediata a partir de la fecha en que conozca alguna anomala,
atraso o alteracin del contrato que pueda afectar su normal desarrollo a travs de oficio, dicha
situacin.
Una vez recibidos los documentos anteriores, la Secretara General a travs del abogado
designado para adelantar dicha actuacin determinar si se requiere informacin complementaria
a lo anterior y que no repose en la carpeta del contrato, para darle curso al proceso que ha
establecido el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011 o el procedimiento que est vigente legalmente
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al momento de su realizacin, para con ello permitir al contratista contar con un debido proceso
previo a la imposicin de sanciones, sin interesar su naturaleza e importancia.
Cuando el interventor sea consorcio o unin temporal la solidaridad se aplicar en los trminos
previstos en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, respecto del rgimen sancionatorio.
13
Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007: Artculo 17: Del derecho al debido proceso. , tendrn la facultad de imponer las
multas que hayan sido pactadas en el contrato con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta
decisin deber estar precedida de audiencia del afectado que deber tener un procedimiento mnimo que garantice el
derecho al debido proceso del contratista y procede slo mientras se halle pendiente la ejecucin de las obligaciones a
cargo del contratista. As mismo podrn declarar el incumplimiento con el propsito de hacer efectiva la clusula penal
pecuniaria incluida en el contrato. Pargrafo. La clusula penal y las multas as impuestas, se harn efectivas
directamente por la entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensacin de las sumas
adeudadas al contratista, cobro de la garanta, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la
jurisdiccin coactiva
La imposicin de las multas se efectuar por el jefe de la entidad o su delegado, mediante Acto
Administrativo que se proferir debidamente motivado y previa audiencia al contratista, para
establecer que las causas imputables al retraso sean de ste y no de la Entidad.
El supervisor deber incluir en las actas parciales o final, segn sea el momento en que se
ocasionen para que el cobro se efecte descontando el valor de las mismas en los pagos parciales
y/o final, segn sea el caso.
En el evento que no puedan ser descontadas del saldo a favor del contratista o que ste no las
pague oportunamente dentro del mes siguiente a la fecha de ejecutoria del acto administrativo que
las impone, la Corporacin podr hacerlas efectivas directamente o incluirlas en la liquidacin final
del contrato, la cual prestar mrito ejecutivo en contra de aquel y su cobro podr efectuarse con
cargo a la garanta de cumplimiento.
Algunos ejemplos que podrn ocasionar imposicin de multas: si el contratista no utiliza para la
ejecucin de la obra los materiales a que est obligado en la cantidad y calidad pactadas; si no
entrega cumplidamente los bienes o servicios objeto del contrato, si no entrega los informes dentro
de los plazos pactados en el contrato. Tambin es causal para la imposicin de multas, el
incumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social
Integral (EPS y Pensin), parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, Sena e ICBF), para lo
cual se debe previamente verificar la mora mediante liquidacin efectuada por la entidad
administradora.
El valor de dicha indemnizacin se podr cobrar, previa audiencia y expedicin del Acto
Administrativo debidamente motivado, que seale los perjuicios que llegare a sufrir la Corporacin.
Su liquidacin podr incluirse en el acto administrativo respectivo o en el Acta de Liquidacin final del
contrato.
La entidad pude hacer efectiva la clusula con cargo al saldo que le adeude al contratista por el
contrato o a la garanta nica de cumplimiento, y si no fuere posible, lo har por la va coactiva.
La parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o
declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados, se publicarn en el SECOP y se comunicarn a
la Cmara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo para que se
consigne en el RUP. Tambin se comunicarn a la Procuradura General de la Nacin.
TRMINO DE LA
ACTUACIONES RESPONSABLE
ACTUACIN
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Artculo 68 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
5.1 Contractual
Los servidores pblicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar a
incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto pasivo de las
acciones resarcitorias originadas de su actuacin y su conducta.
5.2 Penal
Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como delito
en el cdigo penal, entre ellos podemos mencionar peculado, concusin, cohecho, celebracin
indebida de contratos, trfico de influencias, enriquecimiento ilcito, prevaricato, abusos de
autoridad, entre otras.
Son conductas constitutivas de hechos punibles: Violacin del rgimen legal de inhabilidades e
incompatibilidades. Cuando exista inters ilcito en la celebracin de contratos. Contrato sin
cumplimiento de requisitos legales. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor
y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones pblicas en lo concerniente a la
celebracin, ejecucin y liquidacin.
5.3. Disciplinaria
5.4. Pecuniaria
5.5. Fiscal
Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daos ocasionados al
patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestin fiscal.
6. POLITICAS CONTRACTUALES
Se ha definido como AIU, por la doctrina como " una estipulacin que puede pactarse en los
contratos en desarrollo del principio de la autonoma de la voluntad de las partes, es de aclarar
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que no se conoce ordenamiento legal que lo regule . Remitirse a la definicin de AIU (glosario).
Es conveniente determinar desde los estudios previos, como parte del costo del proyecto tal
componente, pues de no pactarlo, se puede generar un desequilibrio financiero que le impedira al
contratista cumplir a cabalidad con el objeto convenido.
Los parmetros bajo los cuales se puede pactar el AIU para los contratos de obra, vigilancia y
servicio de cafetera que suscriba la entidad con contratistas particulares o con otras entidades a
travs de convenio son los siguientes:
TIPO
ADMINISTRACIN IMPREVISTOS UTILIDAD
Entre el 10% y hasta el 17% Entre el 3% y hasta el 6% Mximo 5%
Pero en todo caso el AIU no podr superar el 25%
Pero el porcentaje final a aplicar para cada asunto, tan solo podr ser estimado por el rea tcnica
quien determinar conforme al objeto contractual cual ser el porcentaje ms acertado y que se
ajuste a la realidad de la obra a realizar, pero con la justificacin correspondiente de los
porcentajes determinados. Es preciso que el porcentaje de administracin quede debidamente
soportado dentro de los anexos de los estudios previos.
6.2. ANTICIPO
Los trminos anticipo y pago anticipado no significan lo mismo por lo que se puede remitir a la
definicin (glosario).
En los estudios previos y en los contratos estatales referidos en la norma en los cuales se
contemple la entrega de anticipos, se deber incorporar la obligacin de constituir la fiducia
o patrimonio autnomo en los trminos sealados.
2. En los contratos de consultora se podr entregar al consultor a ttulo del anticipo un monto no
superior al TREINTA POR CIENTO (30%) del valor del contrato, de acuerdo con la justificacin de
la necesidad de tal concepto y su cuanta por parte del rea ejecutora, contenida en el estudio
previo. Para su otorgamiento se tendr en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente a la
fecha de los estudios previos.
4. En los dems contratos que se suscriban por parte de la Entidad, se evaluar la justificacin de
la necesidad presentada o remitida por la respectiva dependencia y se podr contemplar el
otorgamiento de anticipos, previo cumplimiento de los requisitos y condiciones sealadas por la
ley.
Para los procesos de concurso de mritos, en los cuales se requiera establecer el presupuesto por
concepto de los honorarios de los profesionales o tcnicos del equipo de trabajo que desarrollar
el proyecto a contratar, el rea tcnica podr basarse en la resolucin o acto administrativo que se
encuentre vigente para la poca de la contratacin y que determine los montos aprobados
conforme al IPC y al valor del proceso. Dichos presupuestos deben incluir el factor multiplicador
del personal requerido.
La entidad ha implementado una gua tcnica de referencia para la determinacin del costo en
proyectos de consultora, con el fin de que las reas tcnicas puedan establecer el presupuesto
necesario para adelantar los proyectos respectivos y tener no solo una pauta, sino que sea un
elemento de parametrizacin para estimar su costo.
En los contratos de obra, el rea que genera los estudios previos debe anexar el soporte que
determin el valor del presupuesto y fijar la forma de presentacin de la propuesta econmica por
parte de los proponentes, por lo tanto, podr optar por alguno de los siguientes:
Contratos a precio global: Son aquellos en que el contratista, a cambio de las obligaciones o
prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneracin una suma global, en la cual estn
incluidos honorarios, utilidad, vinculacin de personal, subcontratos, obtencin de materiales,
impuestos, y en general todos los costos, directos e indirectos, requeridos para el cumplimiento de
sus obligaciones contractuales.
Acudir a esta forma de fijacin de precio, significa que la Corporacin conoce las reales cantidades
de obra a ejecutar para obtener la realizacin completa y total del objeto contratado y que el valor
pactado es vinculante, y el contratista tiene obligacin de ejecutar la totalidad de la obra por ese
valor y, consecuentemente, asume el riesgo de mayores cantidades de obra, as como, la
Corporacin el riesgo de menores cantidades. El precio pactado es determinado y, por tanto,
corresponde al precio real del contrato.
Para la celebracin de contratos a precio global, se requiere contar con estudios previos
detallados y completos, a menos que stos hagan parte del objeto contractual. Los contratos a
precio global se pueden celebrar con frmula de ajuste. En la Corporacin, los contratos que se
celebren a precio global con ajustes, se harn con base en la variacin del ndice que se
determine en los estudios previos y el pliego de condiciones, donde se refleje el incremento de
precios en el tiempo.
Contratos a precios unitarios: Son aquellos en que se pacta el precio por unidades y cantidades
de obra y el valor total del contrato es la suma de los productos que resulten de multiplicar las
cantidades de obra ejecutadas por el precio de cada una de ellas. Por lo anterior, en la ejecucin
de mayor cantidad de obra el riesgo es asumido por la entidad y no requiere la suscripcin de
contrato adicional, pues la voluntad de las partes es culminar el objeto contractual mediante la
ejecucin de todas las cantidades realmente requeridas para la finalizacin total del objeto, es
decir, para conseguir el resultado contratado, sin que por lo tanto se requiera de un nuevo acuerdo
de voluntades para celebrar un contrato adicional o en su defecto iniciar un nuevo proceso de
seleccin de contratista.
En la Corporacin, los contratos de obra que se celebren a precios unitarios, siempre tendrn
ajuste con base en la variacin del ndice que se determine en los estudios previos y el pliego de
condiciones, donde se refleje el incremento de precios en el tiempo y tratndose de mayores
cantidades de obra.
Los tcnicos pueden de diversas maneras establecer los precios unitarios o globales de las obras
a adelantar por la Corporacin, pero siempre deben hacer referencia de la fuente soporte de los
mismos para conocimiento de los interesados en el estudio de sector
El rea tcnica deber proceder a establecer los precios utilizando alguno de los siguientes
criterios manera de ejemplo o los que considere que pueden determinar con claridad el
presupuesto del proceso, en el orden que se expresa:
1. IDU. Cartilla de precios, construccin, urbanismo y vas 2013. A travs del enlace adjunto,
http://www.idu.gov.co/web/guest/contratacion_precios la cual fue adoptada por resolucin 17 del 1
de febrero de 2013
2. Precios del mercado. Cotizaciones realizadas por el rea tcnica para establecer el
presupuesto requerido en la contratacin.
3. Construdata. Publicacin que relaciona precios de los elementos para obra actualizados de
manera trimestral.
4. Histricos de la obra a desarrollar, de los ltimos dos aos a la realizacin del objeto de
contratar
Los relacionados con el proceso de seleccin el contratista, entre otros: estudios previos,
estudios del sector, certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), certificaciones
proferidas por el ordenador del gasto para iniciar los trmites de contratacin, aviso de
apertura, resolucin de apertura, proyecto y pliegos definitivos de condiciones, avisos de
publicacin, invitaciones a cotizar, estudios de mercado para establecer el presupuesto,
solicitudes de aclaraciones u observaciones a los pliegos de condiciones, respuestas a
las mismas observaciones, actas de audiencias de riesgos o aclaraciones de pliegos o
sorteo de oferentes, visitas programadas, adendas, acta de cierre y recibo de ofertas,
evaluacin de propuestas, propuestas u ofertas, observaciones a la evaluacin, respuesta
a dichas observaciones, acta de adjudicacin y resolucin de adjudicacin, as como
todas las constancias de publicacin en el SECOP, hoja de vida de la Funcin Pblica,
sus antecedentes (pasado judicial, disciplinarios, fiscales, profesionales), Declaracin de
bienes y rentas, justificacin de la contratacin (cuando es directa), soportes acadmicos
y de experiencia, as como todos los soportes de las entidades con los cuales la
corporacin pretenda suscribir convenios, planos y dems documentos tcnicos que se
requieran para la realizacin de la contratacin.
Los relacionados con la ejecucin del contrato, tales como: actas de ejecucin (recibo
parcial o total), actas de suspensin, actas de reinicio, informes de supervisin o
interventora, actas de reunin, contrato adicionales, de modificacin, prrroga, adiciones,
pagos efectuados, sanciones impuestas, acta de terminacin y liquidacin (cuando
Todos los documentos magnticos, CD o cualquier otro documento que hagan parte del
contrato o convenio.
Los responsables del archivo de los documentos relacionados con la actividad contractual deben
buscar la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los documentos.
GLOSARIO
ACTAS: Se entiende por Actas los documentos escritos, las cuales son suscritas por las
partes del contrato o convenio (supervisor y/o interventor y contratista o conveniente o por
quien lo represente legal o tcnicamente) durante la ejecucin y liquidacin del mismo. En
el documento deber constar como mnimo la fecha de la suscripcin del acta, las partes
intervinientes y la condicin en que intervienen, el objeto que origina la elaboracin del
documento, las constancias, observaciones, recomendaciones efectuadas y compromisos
adquiridos, segn sea el caso. Es preciso por lo tanto, que los supervisores procedan a
realizarlas en los formatos que se determinen y actualicen en DELL BOGOTA, los cuales
deben ser enviados dentro de los dos (2) hbiles siguientes a su realizacin por cuanto
deben ser publicados en el SECOP atenidos al termino legal, es decir dentro de los tres
(3) das hbiles siguientes a la suscripcin. Es te principio es aplicable para todas las
actuaciones que realice el supervisor a lo largo de la ejecucin y liquidacin contractual.
El AIU est conformado por los siguientes elementos: Administracin, como los costos
indirectos necesarios para el desarrollo de un proyecto, dividindose en: 1) Administracin
central u honorarios del personal requerido, fuera del solicitado por el Entidad
(correspondiente al 1%); 2) Administracin de obra; 3) Financiamiento; 4) Gastos legales,
finanzas e impuestos.
Utilidad, como la ganancia que el contratista espera recibir por la realizacin del contrato,
la cual debe ser garantizada por la entidad.
CONTRATO: Son todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que por el
acuerdo de voluntades entre LA CORPORACIN y el oferente favorecido con la
adjudicacin de una convocatoria, concurso de mritos, invitacin, licitacin pblica o
contratacin directa, en el cual se fijan los valores, cantidades y pautas que rigen la
adquisicin de bienes o servicios, se determina los derechos y obligaciones de las partes y
los plazos para su ejecucin o liquidacin.
obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la
entidad concedente, a cambio de una remuneracin que puede consistir en derechos,
tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que se le otorgue en la explotacin del
bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y, en general, en cualquier otra
modalidad de contraprestacin que las partes acuerden.
Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora,
gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos,
planos, anteproyectos y proyectos.
Contratos de consultora para estudios y diseos: Por regla general, estos contratos
se celebrarn por el sistema de precio global sin ajustes, conforme al plazo de ejecucin y
al personal requerido. La subdireccin al requerir dicho contrato deber prever los posibles
incrementos que se presenten por cambio de vigencia.
Estos contratos se pueden realizar por las modalidades de seleccin de mnima cuanta,
seleccin abreviada de menor cuanta o licitacin pblica, dependiendo de la cuanta del
proceso.
ESTUDIOS DEL SECTOR: Es el estudio que deben hacer las Entidades Estatales del
sector relativo al objeto del proceso de contratacin, en el cual se analizan las condiciones
legales, comercial, financiera, organizacional, tcnica y de anlisis del riesgo. Es un
documento que obligatoriamente tiene que acompaar a los estudios previos que se
realicen para cada contratacin.
Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o ms del
valor inicial, el contratista podr renunciar a la continuacin de la ejecucin. En este
evento se ordenar la liquidacin del contrato y la entidad adoptar de manera inmediata
las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminacin del objeto del mismo.
MULTA: La multa en los contratos estatales tiene por objeto apremiar al contratista al
cumplimiento de sus obligaciones, mediante la imposicin de una sancin de tipo
pecuniario en caso de mora o incumplimiento parcial. Su imposicin unilateral por las
autoridades estatales se asocia normalmente a las necesidades de direccin del contrato
y de aseguramiento de los intereses pblicos.