Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Proceso: Controlar los Costos

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de

Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento
Control de costos

El Control de costos del proyecto incluye:

Monitorear el comportamiento de los costos

Asegurar que slo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la lnea

base de costos revisada
Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que
afectarn los costos
Influir en los factores que producen cambios en los costos

Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control

de costos
Herramientas y tcnicas para controlar costos

Gestin del valor ganado

Proyecciones

ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI)

Revisiones de desempeo

Anlisis de variacin

Software de gestin de proyectos

Gestin del valor ganado (EVM*)

EVM
Tcnica de gestin de proyectos que permite controlar la ejecucin de un
proyecto a travs de su alcance, costo y cronograma

Teniendo una lnea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede
determinar qu tan bien se estn cumpliendo los objetivos del proyecto

Se debe introducir la informacin real peridicamente para poder utilizar el

EVM

Ms y ms organizaciones de todo el mundo estn usando EVM para ayudar a

controlar los costos del proyecto

* EVM (Earned value management)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Trminos en la gestin del valor ganado
Valor planificado (PV Planned Value),
Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una
actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.
Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado
(CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o tambin llamado el
presupuesto
Costo real (AC Actual Cost)
Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realizacin del trabajo
de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un
perodo de tiempo determinado
Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of
work performed)
Valor ganado (EV Earn Value)
Estimacin del valor del trabajo actualmente terminado
Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP
budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o
actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la
fecha
Trminos en la gestin del valor ganado
Trmino Term
AC Costo Real Actual Cost
ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
BAC Presupuesto hasta la conclusin Budget at Completion
BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed
BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled
CPI ndice de desempeo del costo Cost Performance Index
CV Variacin del costo Cost Variance
EAC Estimacin a la conclusin Estimate at Completion
ETC Estimacin hasta la conclusin Estimate to complete
EV Valor Ganado Earned Value
EVM Gestin del Valor Ganado Earned Value Management
PMB Lnea Base para la Medicin del Desempeo Performance measurement Baseline
PV Valor Planificado Planned Value
SPI ndice de desempeo del cronograma Schedule Performance Index
SV Variacin del cronograma Schedule Variance
TCPI ndice de desempeo del trabajo por completar To Complete Performance Index
Frmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV AC
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = BAC / CPI
Proyeccin EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un
desempeo de costos negativo y el respeto por un cronograma
Proyeccin EAC = AC + BAC EV Proyeccin con respecto al desempeo real del
proyecto a la fecha
Proyeccin EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportar como
hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV PV
TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
Mtricas para el control de costos
Mtrica con respecto del cronograma

Variacin del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV PV

> 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado
= 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado
< 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado

ndice de desempeo del cronograma (SPI Schedule Performance Index)

SPI = EV / PV
> 1 adelanto en el cronograma
= 1 de acuerdo al cronograma
< 1 retraso en el cronograma

Mtrica con respecto al costo

Variacin del costo (CV Cost Variance) CV = EV AC

> 0 gastos menores al presupuesto
= 0 gastos de acuerdo al presupuesto
< 0 gastos mayores al presupuesto

ndice de desempeo del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC

> 1 en sobrecostos
= 1 costos de acuerdo a lo planificado
< 1 costos por debajo de lo planificado
Ejemplo. Clculo del valor ganado para una actividad en la
semana 1

Actividad Semana 1

Valor ganado (EV) 5.000

Valor planificado (PV) 10.000

Costo real (AC) 15.000

Variacin del costo (CV) -10.000

Variacin del cronograma (SV) -5.000

ndice de rendimiento del costo (CPI) 33%

ndice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%

Ejemplo. Grfico del valor ganado para un proyecto a los
5 meses

Estimacin a la conclusin
El punto de EAC
arriba y a la
Presupuesto hasta la conclusin derecha del punto
de BAC significa
que el proyecto
costar ms y
tomar ms
Valor planificado tiempo de lo
planeado

Costo actual

Valor ganado

- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)
Ejemplo

Semana
Total
0 1 2 3 4
Presupuesto Tarea 0 100 100
Tarea 1 500 500 1000
Tarea 2 1000 1500 2500
Tarea 3 1500 900 2400 Resumen
Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000 Semana
0 1 2 3 4
Presupuesto 0 600 2100 5100 6000
Valor Ganado 20 500 1900 4550
Semana Costo Real 20 450 1800 4250
Total
0 1 2 3 4
Control de Avance Tarea 0 20% 80% 100%
Tarea 1 40% 40% 20% 100%
Tarea 2 40% 50% 90%
Tarea 3 50% 50%

Semana
Total
0 1 2 3 4
Valor Ganado Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 400 400 200 1000
Tarea 2 0 0 1000 1250 2250
Tarea 3 0 0 0 1200 1200
Proyecto 20 480 1400 2650 4550

Semana
Total
0 1 2 3 4
Costo Real Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 350 400 150 900
Tarea 2 0 0 950 1000 1950
Tarea 3 0 0 0 1300 1300
Proyecto 20 430 1350 2450 4250

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado
Reglas de oro sobre el valor ganado

Los nmeros negativos en la variacin del costo y el cronograma indican

problemas en esas reas

Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas

Problemas significa que el proyecto est costando ms de lo previsto

(sobrecosto) o tomando ms tiempo de lo previsto (retraso)

El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costar realizar el proyecto basado en el rendimiento
hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusin (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto
Controlar costos

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Informacin sobre el Desempeo
del Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
1. Gestin del Valor Ganado
2. Proyecciones
3. ndice de Desempeo del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeo
5. Anlisis de Variacin
6. Software de Gestin de Proyectos
1. Mediciones del Desempeo del
Trabajo
2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los costos del proyecto