Guia para Implantao do

Sistema de Controle Interno na

Administrao Pblica

CUIAB - 2007
1
 IDENTIDADE INSTITUCIONAL

Misso
Garantir o controle externo da gesto dos recursos pblicos, mediante orientao, fiscalizao e
avaliao de resultados, visando qualidade dos servios, em benefcio da sociedade.

Viso
Ser a referncia em controle externo no Brasil.

Valores
Agilidade: Agir com dinamismo nas aes do controle externo;
Compromisso: Cumprir e respeitar os pilares da identidade organizacional;
tica: Agir conforme os princpios da moralidade, legalidade e impessoalidade;
Inovao: promover aes inditas nos processos institucionais;
Qualidade: Garantir a eficincia e eficcia do controle externo;
Transparncia: Dar publicidade e clareza aos atos do controle externo.

Centro Poltico e Administrativo

Palcio Paiagus, s/n - Caixa Postal 10.003
CEP: 78050-900 - Cuiab-MT
Tel.: (065) 3613-7500
E-mail: tce@tce.mt.gov.br
Website: www.tce.mt.gov.br
Horrio de atendimento: 8h s 18h, de segunda a sexta-feira

2
 CORPO DELIBERATIVO

Presidente
Conselheiro Jos Carlos Novelli
Vice-Presidente
Conselheiro Valter Albano da Silva
Corregedor-Geral
Conselheiro Ary Leite de Campos
Conselheiros
Ubiratan Francisco Vilela Tom Spinelli
Antnio Joaquim Moraes Rodrigues Neto
Jlio Jos de Campos
Alencar Soares Filho

MINISTRIO PBLICO NO TCE-MT

Procuradores
Jos Eduardo Faria
Mauro Delfino Csar

3
 Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, 2007.

Todos os direitos desta edio reservados.

Ficha Catalogrfica
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

M433g Mato Grosso. Tribunal de Contas do Estado

Guia para implantao do Sistema de Controle Interno na
administrao pblica / Tribunal de Contas do Estado . Cuiab:
TCE, 2007.
96p. ; 15,8 x 22,8 cm.

ISBN 0000000000-00

1. Administrao Pblica. 2. Gesto Pblica. 3. Controle Interno.

4. Superviso. 5. Controle. I. Ttulo.

CDU 35.078.3(036)

Valria Oliveira dos Anjos

Bibliotecria CRB1 1713

PRODUO DE CONTEDO
Superviso Conselheiro Valter Albano da Silva ..................... Vice-Presidente do TCE-MT

C ONSULTORIA T CNICA
Elaborao Risodalva Beata de Castro (coordenao) ...........
Jos Osvaldo Glock (consultoria externa)
Osiel Mendes de Oliveira .....................................
Narda Consuelo Vitrio Neiva Silva .....................
Bruna Henriques de Jesus Zimmer ...................
Lcia Maria Taques Alencar ................................
Besa Corbelino Biancardini Mhl .......................
Participao Ronaldo Ribeiro de Oliveira ..................................
Jos Alves Pereira Filho .......................................
Cristiane Laura de Souza .....................................
Waldna Fraga da Silva ..........................................
Secretria-chefe da Consultoria Tcnica
Consultor de Orientao ao Jurisdicionado
Consultora de Estudos, Normas e Avaliao
Consultora-adjunta da
Consultoria de Estudos, Normas e Avaliao
Consultora-adjunta da
Consultoria de Estudos, Normas e Avaliao
Tcnica Instrutiva e de Controle
Subsecretrio de Controle de Organizaes
Estaduais da Sexta Relatoria
Auditor da Auditoria Geral do Estado AGE-MT
Auditora da Auditoria Geral do Estado AGE-MT
Assessora Tcnica da
Associao Mato-grossense dos Municpios - AMM

VALIDAO
C OMIT T CNICO DO TCE-MT
Presidente Conselheiro Valter Albano da Silva .....................
Membros Maurcio Magalhes Faria Jnior ........................
Silvano Alex Rosa da Silva ....................................
Edson Jos da Silva ..............................................
Miguel Augusto de Arruda e Silva .......................
Jaqueline Maria Jacobsen ...................................
Marclio ureo da Costa Ribeiro ..........................
Murilo Gonalo Correa de Almeida ......................
Risodalva Beata de Castro ...................................
Lafayete Garcia Novaes .......................................
Hildete Nascimento Souza ..................................
Naise Godoy de Campos Silva Freire ...................
Cassyra Lcia Correa Barros Vuolo ....................
Secretria Executiva Andra Christian Mazeto .....................................
Vice-Presidente do TCE-MT
Chefe de Gabinete da Presidncia
Secretrio de Controle Externo da Primeira Relatoria
Secretrio de Controle Externo da Segunda Relatoria
Secretrio de Controle Externo da Terceira Relatoria
Secretria de Controle Externo da Quarta Relatoria
Secretrio de Controle Externo da Quinta Relatoria
Secretrio de Controle Externo da Sexta Relatoria
Secretria-Chefe da Consultoria Tcnica
Secretrio de Gesto
Secretria Geral do Tribunal Pleno
Procuradora-Chefe da Procuradoria Consultiva
Secretria Especial de Articulao Institucional
Assessora Especial de Planejamento e
Desenvolvimento Organizacional

PRODUO EDITORIAL
A SSESSORIA E SPECIAL DE C OMUNICAO
Coordenao Jos Roberto Amador ........................................... Assessor Especial de Comunicao
Reviso de Redao Dora Lemes
Editorao Eletrnica Doriane Miloch
Capa Rodrigo Canellas
Reviso Ortogrfica Leony Lemos

MATERIAL DIVULGADO NO SITE DO TCE-MT - www.tce.mt.gov.br

C OORDENADORIA DE T ECNOLOGIA DA I NFORMAO
Coordenao Anderson Pimenta ............................................... Coordenador de Tecnologia da Informao
Webdesigner Thiago Bussiki Ramos

4
 SUMRIO

PALAVRA DO PRESIDENTE ........................................................................................................................ 7

APRESENTAO ....................................................................................................................................... 9

BASE LEGAL ........................................................................................................................................... 11

ASPECTOS CONCEITUAIS ........................................................................................................................ 15

O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ...................................................................................................... 19

A Instituio mediante lei de Abrangncia Estadual ou Municipal ....................................................................................... 1 9
A Unidade de Controle Interno .............................................................................................................................................. 1 9
O Quadro de Pessoal da Unidade de Controle Interno .................................................................................................................. 20
Perodo de Transio: at a realizao do Concurso Pblico .......................................................................................................... 22
Atribuies da Unidade de Controle Interno ................................................................................................................................. 23

Normas de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle .................................................................................................... 2 4

Normas de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle nas Cmaras Municipais ............................................................. 2 4
Implantao do Sistema de Controle Interno ........................................................................................................................ 2 5
Proposta de Cronograma das Atividades ...................................................................................................................................... 29
para a Implementao do Sistema de Controle Interno ............................................................................................................... 29

Orientao para elaborao do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle ................................................... 3 1

Sistemas Administrativos ............................................................................................................................................................ 31
O Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Contole ........................................................................................................ 32
Proposta de Estrutura para o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle .......................................................... 36

Relacionamento: Controle Interno e Administrativo ............................................................................................................. 3 8

Relacionamento: Controle Interno e Tribunal de Contas ....................................................................................................... 3 9
A representao de Irregularidades ou Ilegalidades ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso ...................................... 4 0

APNDICES ............................................................................................................................................. 43
I - Modelo de Projeto de Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno da Administrao Pblica .................................. 4 3
II - Modelo de decreto que regulamenta a Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio) ......... 5 2
III - Modelo de Instruo Normativa que disciplina a elaborao das demais normas ............................................................. 5 7
IV - Material de apoio elaborao de normas relacionadas a algumas rotinas internas e
respectivos procedimentos de controle .............................................................................................................................. 6 5

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .............................................................................................................. 96

5
6
 PALAVRA DO PRESIDENTE

O Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso tem evoludo

e avanado para se firmar como uma instituio de excelncia no
servio pblico e referncia nacional em controle externo.
A capacitao continuada do quadro tcnico e administrati-
vo, os investimentos em tecnologia da informao, o desenvolvi-
mento de indicadores e sistemas de controle, a uniformizao de
entendimentos, o controle de prazos no trmite dos processos, a
priorizao da atividade-fim, o planejamento e a adoo da trans-
parncia na gesto e na informao tm pautado a atuao deste
que eu defino como o novo Tribunal de Contas.
Um Tribunal que aprimora o controle externo, normatiza e
orienta o controle interno e estimula o controle social, com o enten-
dimento de que a atuao efetiva desses trs nveis de controle
a garantia da correta e eficiente aplicao do dinheiro pblico.
Uma instituio que abre canais de comunicao para a
participao do cidado e orienta os gestores e os quadros tcni-
cos da administrao pblica. Uma fonte de informao e refe-
rncia para pesquisadores e estudiosos do tema.
O novo Tribunal de Contas cumpre mais uma meta do plane-
jamento estratgico da gesto Construindo a excelncia com o lan-
amento em julho de 2007 de uma coletnea de publicaes tcni-
cas voltadas para os administradores pblicos e para a orientao
do trabalho dos tcnicos das organizaes jurisdicionadas.
Este Guia de Implantao do Sistema de Controle Inter-
no um dos ttulos dessa srie de publicaes composta tam-
bm pelos seguintes produtos: Consolidao de Entendimen-
tos Tcnicos, castilhas da Classificao de Irregularidades,
da Transparncia na Administrao Pblica, do Planejamento

7
Estratgico da Pblico e compilao das consultas em Per-
guntas Freqentes e Respostas aos Jurisdicionados.
Todos os produtos foram desenvolvidos pela equipe da Con-
sultoria Tcnica do Tribunal de Contas com apoio de consultorias
especializadas e sob a superviso do vice-presidente, conselheiro
Valter Albano. Juntamente com as publicaes tcnicas lana-
mos tambm a 2 edio da Revista da Gesto.
As publicaes vo servir como fonte de consulta permanen-
te para os gestores e profissionais dedicados administrao
pblica e tambm como material de apoio para os cursos e trei-
namentos da Escola Superior de Contas, que sero intensificados
com o pleno funcionamento das suas novas instalaes.
O novo Tribunal de Contas se firma como uma instituio
capaz de produzir e multiplicar conhecimento, com a inteno de
obter melhores resultados na administrao pblica, para a sa-
tisfao da sociedade.

Conselheiro Jos Carlos Novelli

Presidente

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 APRESENTAO

A institucionalizao e implementao do Sistema de Con-

trole Interno no somente uma exigncia das Constituies
Federal e Estadual, mas tambm uma oportunidade para dotar a
administrao pblica de mecanismos que assegurem, entre
outros aspectos, o cumprimento das exigncias legais, a proteo
de seu patrimnio e a otimizao na aplicao dos recursos p-
blicos, garantindo maior tranqilidade aos gestores e melhores
resultados sociedade.
As atividades de controle interno se somam s do controle
externo, exercidas pelo Poder Legislativo e pelo Tribunal de Con-
tas do Estado, no processo de fiscalizao contbil, financeira,
oramentria, operacional e patrimonial.
A implementao deve ser planejada, sob a orientao tcni-
ca da unidade que atuar como rgo central do Sistema de
Controle Interno.
No planejamento da Gesto Construindo a Excelncia 2006/
2008, o Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso estabele-
ceu a estratgia Incentivar a administrao pblica gerencial,
tendo dentre as medidas o apoio implementao do Controle
Interno. Para tanto, o TCE-MT atribuiu Consultoria Tcnica a
responsabilidade de coordenar as aes necessrias realizao
da medida.
Diversas aes e parcerias foram empreendidas para a ela-
borao deste Guia, iniciando pela realizao do Seminrio: Con-
trole Interno e APLIC, em 2006. O evento oportunizou aos servi-
dores das unidades jurisdicionadas debater o tema e registrar suas
percepes acerca das rotinas relacionadas s suas atividades
especficas. Os resultados desse trabalho constituram a base

9
inicial para a elaborao deste Guia.
Cabe registrar a importante participao do prof. Jos Osval-
do Glock, que, por meio de consultoria, orientou a formulao de
um modelo objetivo, organizado e responsvel para a implantao
e operacionalizao do Sistema de Controle Interno no mbito da
administrao pblica em Mato Grosso.
De igual relevncia foi a participao de tcnicos da Audito-
ria Geral do Estado, rgo responsvel pelo Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Estadual, e de representante da Asso-
ciao Mato-grossense dos Municpios. Todos contriburam com
os debates promovidos pelo Comit Tcnico desta Corte de Con-
tas, objetivando o modelo adequado para a operacionalizao do
referido Sistema.
A proposta foi avaliada e homologada pelo Comit Tcnico do
TCE-MT, consolidada pela Consultoria Tcnica e aprovada pelo
Tribunal Pleno.
Cabe ressaltar, por fim, que este Guia foi elaborado com base
nas normas legais e regulamentares inerentes ao assunto, nos
princpios do controle interno e nas orientaes do Tribunal de
Contas do Estado de Mato Grosso, adotando como referncia o
modelo proposto no livro Controle Interno nos Municpios, Ed.
Atlas, 2 Edio, de autoria de Jos Osvaldo Glock e Flvio da
Cruz.
O objetivo fundamental dotar as unidades gestoras dos
elementos bsicos para a estruturao das atividades de controle
interno, orientando o desenvolvimento do Manual de Rotinas e
Procedimentos de Controle.
importante ressaltar que as orientaes contidas neste Guia
representam o entendimento do TCE-MT acerca do modelo ade-
quado para a implantao do Sistema de Controle Interno e a
operacionalizao das rotinas internas e dos procedimentos de
controle, devendo, no entanto, ser avaliado e adequado realida-
de, estrutura e necessidades da administrao.

10
 BASE LEGAL

O artigo 70 da Constituio Federal estabelece que:

A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial

da Unio e das entidades da administrao direta e indireta, quanto lega-
lidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes e renncia de
receitas, ser exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo,
e pelo sistema de controle interno de cada Poder (grifamos).

Mais adiante a Carta Magna, em seu artigo 74, estabelece:

Os poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada,

o sistema de controle interno com a finalidade de:
I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a exe-
cuo dos programas de governo e dos oramentos da Unio;
II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto eficcia e eficin-
cia, da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da
administrao federal, bem como de aplicao de recursos pblicos por entidades
de direito privado;
III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como
dos direitos e haveres da Unio;
IV - apoiar o controle externo no exerccio da sua misso institucional.
1 - Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de
qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de
Contas da Unio, sob pena de responsabilidade solidria.

Relativamente aos municpios, a Constituio Federal dispe,

em seu artigo 31:

11
 A fiscalizao do Municpio ser exercida pelo Poder Legislativo Municipal,
mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder
Executivo Municipal, na forma da lei.

Menciona, ainda, em seu artigo 37:

A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos

Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obede-
cer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade.

Ainda no mbito da legislao federal, o controle interno

tratado na Lei n 4.320/1964, em seus artigos 75 a 80, onde a
nfase est direcionada ao controle da execuo oramentria, e
volta a ser referido no artigo 59 da Lei de Responsabilidade Fis-
cal, quando aborda a fiscalizao da gesto fiscal.
Na Constituio do Estado do Mato Grosso, esta matria
abordada nos artigos 46 e seguintes, sendo que o 2 de seu artigo
52 define que a Auditoria Geral do Estado de Mato Grosso cons-
titui-se como rgo superior de controle interno do Poder Execu-
tivo Estadual.
J a Lei Complementar n 13/1992, que estabelece os princ-
pios e diretrizes da Administrao Pblica Estadual na esfera do Poder
Executivo, dispe sobre o Controle Interno, em seu artigo 34:

Artigo 34. O Controle Interno do Poder Executivo, tanto na Administrao

Direta, como na Indireta ser exercido pelo rgo competente, obedecendo aos
seguintes princpios:
I - auditoria preventiva na rea contbil, financeira, oramentria, patrimo-
nial e operacional;
II - produo de informaes gerenciais como suporte para a tomada de
decises dos administradores pblicos;
III - fiscalizao permanente dos rgos Pblicos para perfeito cumprimen-
to das normas gerais de Direito Financeiro;
IV - avaliao peridica dos controles internos, visando ao seu fortalecimento
a fim de evitar erros, fraudes e desperdcios;

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 V - expedio de normas compatveis com os servios de auditoria e controle;
VI - comprovao da legalidade dos atos administrativos e representao, com
proposta de impugnao, de qualquer ato que cause prejuzo administra-
o pblica;
VII - procedimento de tomada de contas especiais em casos de fraude, des-
vio ou aplicao irregular de recursos pblicos;
VIII - emisso de relatrios e pareceres sobre demonstrativos contbeis e
prestao de contas dos rgos que compem a administrao pblica;
IX - transparncia administrativa, obedecendo-se o pargrafo 1, do artigo
129, da Carta Estadual.

Fica evidenciado, portanto, que o processo de fiscalizao da

gesto pblica, nos mbitos estadual e municipal, decorre do
somatrio das aes exercidas pelo Poder Legislativo, pelo Tribu-
nal de Contas e pelo Sistema de Controle Interno, razo que torna
necessria a institucionalizao e a efetiva operacionalizao deste
Sistema nos Estados e Municpios brasileiros.

13
14
 ASPECTOS CONCEITUAIS

Para melhor compreenso do funcionamento do sistema de

controle interno, importante, inicialmente, registrar os seguin-
tes conceitos bsicos:

1. CONTROLE
Toda atividade de verificao sistemtica de um registro,
exercida de forma permanente ou peridica, consubstanciada
em documento ou outro meio, que expresse uma ao, uma
situao e/ou um resultado, com o objetivo de verificar se est
em conformidade com o padro estabelecido, ou com o resulta-
do esperado, ou, ainda, com o que determinam a legislao e
as normas.

2. CONTROLES INTERNOS
So executados pelas unidades da estrutura organizacional,
complementando as aes do controle externo.

3. CONTROLES FORMAIS
Tm a finalidade de assegurar a observncia legislao e s
normas disciplinares pelas organizaes pblicas.

4. CONTROLES SUBSTANTIVOS
Tm como objetivo garantir a eficincia e eficcia na aplica-
o dos recursos, em termos quantitativos e qualitativos.

5. CONTROLES PREVENTIVOS
Visam evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregula-
ridades.

15
 6. CONTROLES DETECTIVOS
Conforme a prpria denominao indica, sua finalidade de-
tectar erros, desperdcios ou irregularidades no momento em que
ocorrem, possibilitando medidas tempestivas de correo.

7. CONTROLES CORRETIVOS
Detectam erros, desperdcios ou irregularidades j ocorridos,
possibilitando aes corretivas posteriores.

8. CONTROLE INTERNO
Dentre os vrios conceitos existentes na literatura especi-
alizada, destaca-se aquele enunciado pelo Comit de Procedi-
mentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores
Pblicos Certificados que, pela sua abrangncia e ampla divul-
gao, acabou se tornando referncia internacional. Segundo
este conceito:

O Controle Interno compreende o plano de organizao e todos os mto-

dos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus ativos, verifi-
car a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas
operaes e estimular o seguimento das polticas executivas prescritas.

O artigo 159 do substitutivo ao Projeto de Lei n 135/1996,

em tramitao na Cmara dos Deputados (elaborado para suce-
der a Lei 4.320/1964), traz o seguinte conceito:

Art. 159. O controle interno compreende o plano de organizao e todos os

mtodos e medidas adotados pela administrao governamental para salva-
guardar seus ativos, desenvolver a eficincia nas operaes, estimular o
cumprimento das polticas administrativas prescritas e verificar a exatido
e a fidelidade dos dados contbeis e a exao no cumprimento da lei.
1 - O controle interno dever ser exercido em todos os nveis e em todos
os rgos e entidades, compreendendo, particularmente:
I - controle, pela chefia competente, da execuo dos programas e da obser-
vncia das normas que orientam a atividade especfica do rgo controlado;

16
 II - o controle, pelos rgos de cada sistema, da observncia das normas ge-
rais que regulam o exerccio das atividades auxiliares;
III - o controle das aplicaes dos dinheiros pblicos e da guarda dos bens
pertencentes administrao pelos rgos prprios do sistema de contabi-
lidade e auditoria;
IV - a fiscalizao da execuo contratual de servios pblicos concedidos,
permitidos ou autorizados.
2 - O trabalho administrativo ser racionalizado mediante simplificao
de processos e supresso de controles que se revelarem puramente formais
ou cujo custo seja comprovadamente superior ao risco.

Esses conceitos evidenciam que o controle interno exercido

atravs da conjugao da estrutura organizacional com os meca-
nismos de controle estabelecidos pela administrao, incluindo
as normas internas que definem responsabilidades pelas tarefas,
rotinas de trabalho e procedimentos para reviso, aprovao e
registro das operaes, envolvendo aspectos contbeis e adminis-
trativos. Nesse contexto, o plano de organizao deve fixar, com
clareza, as responsabilidades funcionais.
Alm de assegurar o fiel cumprimento legislao e de sal-
vaguardar os bens e recursos pblicos, o controle interno, assim
entendido, deve promover a eficincia operacional, garantindo que
os recursos sejam empregados eficientemente nas operaes co-
tidianas, visando economicidade invocada pelo artigo 70 da
Constituio Federal.
Para tanto, necessrio que existam polticas administrati-
vas claramente definidas e que estas sejam cumpridas e, do mesmo
modo, devem os sistemas de informaes contbeis, operacionais
e gerenciais ser eficientes e confiveis.
O processo de controle interno deve, preferencialmente, ter
carter preventivo, ser exercido permanentemente e estar voltado
para a correo de eventuais desvios em relao aos parmetros
estabelecidos, como instrumento auxiliar de gesto.

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 9. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Sistema um conjunto de partes e aes que, de forma co-
ordenada, concorrem para um mesmo fim.
Sistema de controle interno pode ser entendido como soma-
trio das atividades de controle exercidas no dia-a-dia em toda a
organizao para assegurar a salvaguarda dos ativos, a eficincia
operacional e o cumprimento das normas legais e regulamentares.
As disposies constantes do substitutivo ao Projeto de Lei
n 135/1996 deixam claro que o controle interno deve ser distri-
budo nos vrios segmentos do servio pblico, envolvendo des-
de o menor nvel de chefia at o administrador principal, posto
que todas as atividades da administrao pblica devem ser de-
vidamente controladas.
Aos servidores com funo de chefia compete controlar a
execuo dos programas afetos sua rea de responsabilidade e
zelar pela observncia das normas legais e regulamentares que
orientam as respectivas atividades. Para imputar essa responsa-
bilidade necessrio que a estrutura, a distribuio das compe-
tncias e as atribuies de cada unidade estejam claramente
definidas em lei.
A questo-chave est na necessidade de que as atividades
ocorram de forma coordenada, orientada e supervisionada, pres-
supondo-se, ento, a existncia de um ncleo ou rgo central do
sistema.
Esses so os fundamentos tcnicos e a base legal para que
os Estados e os Municpios instrumentalizem seu Sistema de
Controle Interno, consolidando uma atividade a ser exercida sob
a coordenao de uma unidade central de tal sistema.

18
 O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A INSTITUIO MEDIANTE LEI

DE ABRANGNCIA ESTADUAL OU MUNICIPAL

A mando das disposies constitucionais j comentadas, o

Estado e os Municpios devero definir, em cada um deles, a for-
ma de funcionamento do Sistema de Controle Interno, mediante
lei de iniciativa do Chefe do Poder Executivo.
Assim, em cada ente da federao, uma nica lei instituir
o respectivo Sistema de Controle Interno.
Embora seja de iniciativa do Poder Executivo, a lei dever fazer
referncia ao Sistema de Controle Interno do Estado ou Munic-
pio. No mbito estadual esto inclusos os poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pbli-
ca e o Tribunal de Contas e, no mbito municipal, o Executivo e
Legislativo. A referncia a cada um dos Poderes e rgos inclui a
sua administrao direta e indireta, se for o caso.
O Apndice I deste Guia apresenta proposta de redao para
orientar a elaborao da mencionada lei, devendo ser adaptada
situao do correspondente Estado ou Municpio.

A UNIDADE DE CONTROLE INTERNO

A Constituio Federal de 1988 faz referncia ao sistema de

controle interno, que deve ser institucionalizado, mediante lei, em
cada esfera de governo. Guardadas as propores, a forma de
funcionamento dos sistemas de Controle Interno da Unio, dos
Estados e municpios no apresenta diferenas. Nos trs nveis,

19
envolve um conjunto de atividades de controle exercidas interna-
mente em toda a estrutura organizacional, sob a coordenao de
um rgo central (ou cargo devidamente formalizado). Para fins
didticos, esse rgo ser referenciado neste Guia pela denomi-
nao de Unidade de Controle Interno - UCI.
As responsabilidades bsicas destas unidades so a de pro-
mover o funcionamento do Sistema, exercer controles essenciais
e avaliar a eficincia e eficcia dos demais controles, apoiando o
controle externo no exerccio de sua misso institucional.
Embora integrantes do Sistema de Controle Interno do ente
respectivo, institudo por um nico comando legal, os Poderes
Executivo e Legislativo Estaduais e Municipais, bem como, o Po-
der Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tri-
bunal de Contas do Estado, devero constituir a sua prpria uni-
dade de controle interno podendo, a critrio do Poder ou rgo, ser
constituda com o status de Secretaria.
No h subordinao dos Poderes e rgos citados a um con-
trole nico no Estado ou Municpio, mas, sim, ao controle insti-
tudo no mbito de cada um deles, resguardando a sua autono-
mia e independncia. Assim, os responsveis pelas unidades de
controle interno em cada Poder ou rgo reportar-se-o, nas si-
tuaes previstas na legislao, diretamente prpria adminis-
trao e/ou ao Tribunal de Contas.
Importante ressaltar que essa unidade de controle interno
ser responsvel pela coordenao e/ou execuo de atividades
de controle interno no mbito de cada rgo ou Poder, incluindo
as administraes Direta e Indireta, se for o caso. A unidade ins-
tituda no mbito do Poder Executivo estadual ou municipal ter
abrangncia sobre as atividades de controle interno desempenha-
das pelas suas administraes Direta e Indireta.

O Quadro de Pessoal da Unidade de Controle Interno

Dos conceitos j analisados neste trabalho, depreende-se que

o controle interno de um Estado ou de um Municpio no exer-

20
cido por uma pessoa ou mesmo por um departamento integrante
da estrutura organizacional, mas, sim, por todos aqueles que exe-
cutam ou respondem pelas diversas atividades, em especial os
que ocupam funes de comando.
A existncia do responsvel legal ou unidade de controle in-
terno, formalmente constituda, no exime nenhum dirigente ou
servidor da observncia das normas constitucionais e legais apli-
cadas administrao pblica.
Diante do grau de responsabilidade da unidade central do
Sistema de Controle Interno e da amplitude das atividades a serem
desenvolvidas, cabe ao gestor assegurar a independncia de atu-
ao e os recursos humanos, materiais e tecnolgicos necessri-
os ao bom desempenho da funo.
A estrutura de pessoal da unidade de controle interno de cada
um dos Poderes e rgos depender do porte da administrao e
do volume de atividades a serem controladas. possvel que em
alguma organizao apenas um servidor seja capaz de realizar as
atividades. Em outras, poder ser necessria a criao de equipe.
Em qualquer caso, a complexidade e amplitude das tarefas vo
exigir conhecimento, qualificao tcnica adequada, postura inde-
pendente, responsvel e identificada com a natureza da funo.
Assim, a designao de servidores efetivos com formao em
nvel superior para o exerccio das atividades reveste-se de maior
eficcia. Esse entendimento aplicvel, inclusive, para os casos
em que, no havendo necessidade de equipe, seja nomeado ape-
nas um servidor para responder pela unidade de controle interno.
Nesse particular, o Substitutivo ao Projeto de Lei n 135/1996
em tramitao na Cmara dos Deputados assim prope:

Art. 158. As atividades de fiscalizao exercidas pelo controle interno ou

externo, para os fins institucionais previstos nas Constituies Federal ou
estaduais ou em Leis Orgnicas, so indelegveis e impostergveis, no po-
dendo ser exercidas por pessoas no-pertencentes aos quadros de servidores
efetivos da administrao pblica (grifamos).

21
 Em que pese o vnculo direto dessa unidade com o chefe do
Poder ou rgo, o titular deve ser da confiana da administrao e
no somente do gestor principal. Do contrrio, a eficcia da ao
de controle ficaria restrita viso e vontade do administrador,
com risco de se tornar inoperante. fundamental, portanto, que o
sistema esteja imune s mudanas no comando da administrao.
Outro aspecto a ser considerado nesta avaliao a neces-
sidade da manuteno, por maior perodo possvel, do vnculo deste
profissional entidade qual presta servios. Esta condio
possibilita uma viso cada vez mais ampla e evolutiva da organi-
zao, assegurando eficincia e continuidade na proposio de
aes de controle interno.
A recomendao, nesse caso, que, havendo equipe, o seu
titular seja escolhido dentre os auditores pblicos internos (ou
denominao equivalente), com formao em nvel superior e com-
provado conhecimento para o exerccio da funo de controle, o
que pressupe domnio dos conceitos relacionados ao controle in-
terno e auditoria. Os auditores pblicos internos devero ser se-
lecionados em concurso pblico.
Estes critrios so relevantes, tambm, devido ao fato de que as
unidades de controle interno respondem pela operacionalizao do
apoio ao controle externo em sua misso institucional. Dessa forma,
a existncia no seu comando de profissional pertencente ao quadro
prprio amplia a possibilidade de que a fiscalizao, no que se refere
s competncias do controle interno, seja efetivamente exercida.
oportuno ressaltar, tambm, que a remunerao desses
servidores deve ser compatvel com a atribuio exercida.

Perodo de Transio: at a realizao do Concurso Pblico

Considerando que h urgncia na instituio do Sistema de

Controle Interno e que as atividades devero ser desempenhadas
por servidores efetivos, importante estabelecer regras de tran-
sio, especialmente, em razo do tempo que separa a realizao
de concurso pblico do efetivo exerccio dos servidores nomeados.

22
 A recomendao bsica, para essa situao, de que sejam
recrutados servidores j pertencentes ao quadro de pessoal efe-
tivo, desde que renam as qualificaes necessrias ao desempe-
nho das atribuies inerentes unidade de controle interno.

Atribuies da Unidade de Controle Interno

O sucesso das atividades de controle interno depende da for-

ma como o Sistema estruturado e da clareza na definio das
competncias e responsabilidades do rgo central e das unida-
des executoras, estas entendidas todas as unidades integrantes
da estrutura organizacional.
O elenco de atribuies e responsabilidades especificadas no
modelo de Projeto de Lei (Apndice I) espelha, objetivamente, o
foco de atuao do rgo central do Sistema de Controle Interno.
Contudo, para facilitar o planejamento e justificar a alocao de
recursos, recomendvel que o conjunto de atividades seja agre-
gado em trs grandes grupos, a saber:
a) Atividades de apoio:
Acompanhamento/interpretao da legislao orienta-
o na definio das rotinas internas e dos procedimen-
tos de controle - orientao administrao - relaciona-
mento com o controle externo.
b) Atividades de controle interno:
Exerccio de alguns controles considerados indelegveis
(observncia aos dispositivos constitucionais - art. 59 da
Lei de Responsabilidade Fiscal acompanhamento de re-
sultados e outros macrocontroles).
c) Atividades de auditoria interna:
Realizao de auditorias contbeis, operacionais, de ges-
to, patrimoniais e de informtica em todas as reas das
administraes Direta e Indireta, conforme planejamen-
to e metodologia de trabalho, objetivando aferir a obser-
vncia aos procedimentos de controle e, se for o caso, apri-
mor-los.

23
 NORMAS DE ROTINAS INTERNAS
E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

A integrao entre os Poderes e rgos referenciada no texto

constitucional sobre o Sistema de Controle Interno no envolve
subordinao de um ao outro, mas a harmonia e obedincia a um
mesmo comando legal. Isso no afasta a necessidade de elabora-
o de normas prprias de rotinas internas e procedimentos de
controle em cada um deles, com observncia aos ditames legais,
bem como sua realidade e especificidades.
Os Poderes Executivo e Legislativo Estaduais e Municipais, o
Poder Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o
Tribunal de Contas do Estado devem estabelecer suas prprias
normas de rotinas internas e procedimentos de controle, com
observncia legislao aplicvel a cada matria a ser normati-
zada. Tais normas orientaro a realizao de todas as atividades
de rotina interna e os procedimentos de controle, abrangendo a
administraes Direta e Indireta, quando for o caso.
Significa dizer, por exemplo, que a norma estabelecida pelo
Executivo para aquisio de bens e servios e os respectivos pro-
cedimentos de controle devero ser observados pelas organizaes
das administraes direta e indireta deste Poder.

NORMAS DE ROTINAS INTERNAS

E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE NAS CMARAS MUNICIPAIS

Nas Cmaras Municipais, que funcionam exclusivamente com

os repasses financeiros efetuados pelo Poder Executivo e so
sujeitas a limites constitucionais e legais, poder ser dispensvel
a criao de estrutura prpria de controle, para evitar que o custo
seja maior que o benefcio. Neste caso, h duas opes de forma-
lizao do instrumento legal:
1. subordinao s normas de rotinas e procedimentos de
controle do Poder Executivo Municipal;

24
 2. subordinao tanto s normas de rotinas e procedimen-
tos de controle quanto ao controle da UCI do Executivo
Municipal.

A primeira alternativa dispensa a elaborao das normas

prprias, devendo a atividade de controle ser desempenhada por
servidor nomeado pela Cmara Municipal. A segunda dispensa
tanto a criao de unidade de controle interno quanto a elabora-
o de normas prprias de rotinas e procedimentos, no mbito da
Cmara Municipal. Em qualquer caso, o controle abranger ape-
nas as atividades administrativas, no se aplicando s funes
legislativas e de controle externo.
A opo deve ser feita com base nas disponibilidades ora-
mentrias e financeiras e nos princpios da eficincia, da econo-
micidade e da razoabilidade.

IMPLANTAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A base da implantao do controle interno precisa estar em

lei de iniciativa dos governos Estadual e Municipal, que dever
ser amplamente divulgada em toda a estrutura da administrao
pblica.
Paralelamente, deve ser definida a estrutura necessria ao
funcionamento da unidade de controle interno em cada rgo dos
Poderes Executivo e Legislativo Estaduais e Municipais, Poder
Judicirio, Ministrio Pblico, Defensoria Pblica e Tribunal de
Contas Estadual.
Ao responsvel pela unidade de controle interno cabe lide-
rar o processo de implementao das atividades de controle no
mbito do Poder ou rgo respectivo, iniciando pela elaborao da
minuta do decreto que regulamentar a lei que dispe sobre o
Sistema de Controle Interno do Estado ou Municpio. O decreto
deve, no mnimo:
elucidar aspectos que no esto claros na lei;

25
 esclarecer que o controle interno ser exercido sob o en-
foque sistmico;
definir o papel e a responsabilidade da unidade de contro-
le interno, que funcionar como rgo central do Sistema,
assim como, das diversas unidades da estrutura organi-
zacional no processo de definio dos sistemas adminis-
trativos, identificao dos pontos de controle e elaborao
dos respectivos fluxogramas e instrues normativas;
estabelecer os diversos sistemas administrativos da or-
ganizao sujeitos ao controle interno (ou estabelecer prazo
para aprovao posterior atravs de decreto especfico);
estabelecer prazo para a elaborao dos fluxogramas e
descrio das rotinas (instrues normativas) para cada
um dos sistemas administrativos;

O Apndice II deste Guia apresenta proposta de redao para

orientar a elaborao do mencionado decreto, devendo ser adap-
tado situao do rgo.
Para a operacionalizao das atividades de controle interno,
necessrio estabelecer ordem de prioridades para execuo das
atribuies da unidade.
Os principais controles de responsabilidade da unidade de
controle interno que, devido relevncia, devem ser exercidos
imediatamente aps a sua implantao so:
cumprimento das metas fiscais e das prioridades e me-
tas estabelecidas na Lei de Diretrizes Oramentrias e
obteno dos resultados previstos nos programas cons-
tantes do Plano Plurianual - PPA;
verificao sistemtica da observncia aos limites cons-
titucionais de aplicao nas reas de educao e sade;
aplicaes dos recursos do Fundo de Manuteno e De-
senvolvimento da Educao Bsica e de Valorizao dos
Profissionais da Educao - Fundeb;
observncia aos limites impostos pela Lei de Responsa-
bilidade Fiscal.

26
 Para desenvolver as atividades de auditoria interna, em sua
plenitude, necessrio compor e capacitar a equipe de trabalho
da unidade de controle interno, objetivando o contnuo aprimora-
mento dos conhecimentos tcnicos e dos aspectos ticos e com-
portamentais.
At que as atividades de auditoria interna passem a ser
executadas regularmente, a unidade executora do Sistema de
Controle Interno, sob a coordenao da unidade central, deve
avaliar e identificar seus pontos de controle, que so as ro-
tinas internas relevantes que necessitam de um controle mais
efetivo. Este procedimento estimula o comprometimento de
todas as unidades da organizao no sentido de aprimorar os
controles.
O planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado, abran-
gendo cronograma de atividades mensais e anuais, alm das aes
a serem desenvolvidas no ano seguinte para assegurar o pleno
exerccio dos trs grandes grupos de atividades.
Com o objetivo de colaborar nessa tarefa, este Guia traz, no
prximo item, proposta de cronograma das atividades inerentes
implementao do Sistema de Controle Interno, onde o planeja-
mento e a execuo das atividades de controle ocorrem de forma
concomitante. Esta ttica evita a disperso de esforos e produz
os resultados esperados, mas exige grande versatilidade do coor-
denador e equipe da unidade de controle interno.
Esse planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado
anualmente, gerando um documento no qual constem, alm de
cronogramas de atividades mensais e anuais, as aes necess-
rias a serem desenvolvidas no prximo ano.
O planejamento das atividades de apoio deve contemplar o
relacionamento com o controle externo, inclusive definindo crit-
rios para registro e acompanhamento dos processos relativos
administrao que tramitam no Tribunal de Contas.
Tambm devem ser previstas horas de trabalho para:
estudos e pesquisas sobre a legislao;
treinamento da equipe interna e dos possveis represen-

27
 tantes das unidades executoras do Sistema de Controle
Interno;
orientao tcnica na expedio das instrues nor-
mativas;
promoo de reunies e seminrios internos; e
assessoramento Administrao nos assuntos ineren-
tes ao tema.

necessrio, tambm, definir e identificar com clareza os

controles a serem executados, a freqncia e fontes de informa-
o. A partir da, elabora-se um cronograma especificando as
atividades e calendrio de execuo.
Tambm devero constar do plano as aes voltadas ao apri-
moramento das atividades, tais como viabilizao de recursos da
tecnologia da informao, para acesso a informaes disponveis
nos aplicativos em uso no prprio rgo ou instituio, em espe-
cial os de acompanhamento da gesto (informaes gerenciais
indicadores de desempenho controle da execuo dos progra-
mas e das metas fsicas) e controle de custos.
A partir da operacionalizao do Sistema de Controle Inter-
no, recomendvel a elaborao de plano especfico de auditoria
interna, que poder ser denominado de Plano Anual de Auditoria
Interna (PAAI).
Um dos primeiros trabalhos a ser desenvolvido, preferenci-
almente por comisso designada para esse fim e coordenada pelo
titular da unidade de controle interno, o diagnstico do com-
portamento da administrao em relao aos princpios do con-
trole interno. Tal levantamento deve contemplar aspectos rele-
vantes, tais como:
plano de organizao: adequao e clara distribuio das
atribuies entre as unidades e cargos da estrutura or-
ganizacional;
equipe de trabalho: qualificao, capacitao, grau de
comprometimento e treinamento;
delegao de poderes e determinao de responsabilidades;

28
 segregao de funes-chaves;
organizao da legislao municipal e existncia de ins-
trues devidamente formalizadas;
existncia de controles sobre os aspectos e operaes mais
relevantes;
grau de aderncia a diretrizes e normas legais.

A constatao de deficincias relacionadas a esses aspectos

pode indicar comprometimento do controle interno, devendo ser
desencadeadas urgentes medidas para sua correo.
As principais etapas de operacionalizao das atividades do
controle interno podem ser traduzidas na proposta de cronogra-
ma que se segue.

Proposta de Cronograma das Atividades

para a Implementao do Sistema de Controle Interno

1. No Estado ou Municpio:
compor equipe provisria de controle interno, se for o caso;
realizar estudos sobre o tema, abrangendo inclusive as
orientaes do TCE-MT;
elaborar projeto de lei de implantao do Sistema de Con-
trole Interno adequado s necessidades, realidades e
estrutura do Estado ou Municpio, tomando por base as
orientaes do TCE-MT;
promulgar a lei que dispe sobre o Sistema de Controle
Interno do Estado ou Municpio.

2. Em cada Poder ou rgo, incluindo as administraes

direta e indireta, se for o caso (Poderes Executivo e Le-
gislativo Estaduais e Municipais, Ministrio Pblico, De-
fensoria Pblica e o Tribunal de Contas do Estado)
compor equipe provisria de controle interno, median-
te recrutamento interno, at a realizao do concurso
pblico;

29
 realizar estudos sobre o Sistema de Controle Interno, es-
pecialmente quanto lei que o aprova no mbito do Estado
ou Municpio;
definir os sistemas administrativos, com os respectivos
rgos centrais;
regulamentar a lei que dispe sobre o Sistema de Con-
trole Interno;
realizar concurso pblico para o provimento das vagas
criadas para a unidade de controle interno UCI;
realizar diagnstico inicial, atravs de grupo de traba-
lho, sobre a situao dos controles gerais do municpio e
orientao das aes;
desenvolver estudos e pesquisas sobre controles inter-
nos treinamento da equipe da UCI;
realizar seminrios internos para a disseminao de con-
ceitos e forma de funcionamento do Sistema de Controle
Interno;
iniciar a operacionalizao das atividades da UCI quanto
ao relacionamento com o controle externo;
definir e iniciar os macrocontroles de responsabilidade
da UCI (quais em que nvel freqncia fontes de
informao);
elaborar e divulgar, pela UCI, a Instruo Normativa que
orienta e padroniza a elaborao das demais instrues
normativas;
promover discusses tcnicas com as unidades executo-
ras e com a unidade responsvel pela coordenao do
controle interno, para definir as rotinas de trabalho e
identificar os pontos de controle e respectivos procedi-
mentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser
elaborada;
elaborar as instrues normativas;
consolidar as instrues normativas no Manual de Ro-
tinas Internas e Procedimentos de Controle da Admi-
nistrao;

30
 definir e disponibilizar os indicadores de gesto e demais
informaes para acompanhamento permanente da UCI;
treinar a equipe da UCI para o exerccio das atividades
de auditoria interna;
elaborar o Manual de Auditoria Interna, contemplando
aspectos ticos, tcnicos e metodologia para planejamento
e execuo dos trabalhos;
elaborar o primeiro PAAI Plano Anual de Auditoria In-
terna, para uso interno da UCI;
dar incio ao desenvolvimento dos primeiros trabalhos de
auditoria interna, conforme programao e metodologia
estabelecidas.

ORIENTAES PARA ELABORAO DO

MANUAL DE ROTINAS INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

Sistemas Administrativos

nfase especial dever ser dada definio dos sistemas

administrativos (incluindo as atividades finalsticas e a adminis-
trao indireta) em cada Poder ou rgo obrigado implantao
da unidade de controle interno no Estado e Municpios.
Esses sistemas administrativos segmentaro a administra-
o, considerando as suas caractersticas especficas, em gran-
des grupos de atividades, tais como: controle interno planeja-
mento e oramento compras, licitaes e contratos tributao
contabilidade gesto financeira - recursos humanos sade
educao transportes, etc.
Cada grupo de atividades, sob o enfoque sistmico, con-
templar todo o conjunto de atividades afins, envolvendo todas
ou algumas unidades da organizao que executam procedi-
mentos coordenados e orientados pelo rgo central do respec-
tivo sistema administrativo, concorrendo, assim, para a obten-
o de resultados.

31
 O mesmo ocorre com o Sistema de Controle Interno, que en-
globa o conjunto de procedimentos de controle executados na
estrutura organizacional, sob a coordenao, orientao e super-
viso do rgo central do Sistema.

O Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Contole

O modelo proposto neste Guia pressupe que as atividades

de controle interno devem ser estruturadas a partir da definio
dos sistemas administrativos, representando os grandes grupos
de atividades exercidas no mbito de cada Poder ou rgo, inclu-
indo as administraes Direta e Indireta (Poderes Executivo e Le-
gislativo Estaduais e Municipais, o Ministrio Pblico, Defenso-
ria Pblica e Tribunal de Contas do Estado).
A definio desses sistemas, com a identificao da unidade
que atuar como rgo central de cada um, servir de base para
o incio da implementao e padronizao das rotinas internas,
contemplando os respectivos procedimentos de controle, que se-
ro especificadas nas instrues normativas.
O agrupamento das atividades deve focalizar as rotinas de
forma sistmica, onde todas as reas da administrao atuam na
busca de resultados efetivos, traduzidos em produtos ou servios
destinados a clientes internos ou externos. Sob essa tica, sero
identificadas e agrupadas as atividades afins, independentemen-
te de quem as exerce, visando facilitar e assegurar que o controle
interno apresente o xito almejado.
A atividade de suprimentos, por exemplo, contemplar, sob o
enfoque sistmico, todos os procedimentos, desde a requisio at
a entrega do produto rea requisitante, o que pressupe a par-
ticipao do Departamento de Compras, da rea de controle or-
amentrio e financeiro, o empenhamento da despesa, etc.
Outro exemplo importante o oramento anual. Ao invs de
identificar um conjunto de tarefas-estanques exercidas por determi-
nados departamentos da organizao, na tica sistmica, o que de
fato interessa, assegurar que a pea oramentria reflita a real

32
capacidade de realizao da administrao, atravs de adequada
distribuio das dotaes de modo a atender s demandas priorit-
rias da comunidade. Nesse sentido, as aes estaro contidas nos
programas do Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentri-
as, garantindo a realizao das prioridades e metas do exerccio.
Nesse caso, o Oramento ser o pice do processo, traduzin-
do em nmeros as prioridades definidas nos trs nveis de plane-
jamento:
Estratgico elaborao do Plano Plurianual;
Ttico definio das metas fiscais, prioridades e
metas fsicas na Lei de Diretrizes
Oramentrias;
Operacional projeo da receita e da despesa, por meio
de dotaes oramentrias.

Desse processo participa toda a estrutura organizacional,

fornecendo subsdios sobre as respectivas reas de atuao, de-
vendo o trabalho ser coordenado pela rea que responde pela funo
Planejamento. Esse conjunto de atividades integra o que se pode
denominar de SPO - Sistema de Planejamento e Oramento da
administrao.
A administrao de recursos humanos outro exemplo rele-
vante, pois concentra um conjunto de atividades geralmente no
Departamento de Recursos Humanos - DRH. Entretanto, fato
concreto que em todas as reas da organizao existe atividade
de gerenciamento de recursos humanos, executada de acordo com
a legislao e as normas expedidas pelo DRH na condio de rgo
central do Sistema de Administrao de Recursos Humanos - SRH.
Raciocnio idntico aplica-se a todas as demais funes da
administrao, onde os conjuntos de atividades afins envolvem
procedimentos coordenados e orientados pelo rgo central do
respectivo sistema, concorrendo para a obteno de determina-
do resultado.
O Sistema de Controle Interno engloba os procedimentos de
controle executados ao longo da estrutura organizacional, sob coor-

33
denao, orientao e superviso do rgo central do Sistema, que,
neste Guia, denominado de unidade de controle interno - UCI.
A partir deste raciocnio, a administrao, como um todo, pode
ser entendida como a conjuno dos seus vrios sistemas admi-
nistrativos. Estes, por sua vez, abrangem diversos conjuntos de
atividades especficas, compondo uma cadeia de procedimentos
destinados a produzir algum resultado.
Tomando como exemplo o Sistema de Tributos, observa-se que
cada tipo de tributo (Imposto, Contribuio de Melhoria, Taxa)
possui rotinas e procedimentos de controle especficos, embora
todos concorram para a arrecadao do Municpio.
Portanto, preciso considerar que h uma interdependncia
acentuada entre os diversos sistemas existentes na organizao.
A existncia de uma deficincia grave em qualquer deles compro-
meter a eficincia do controle interno.
Da mesma forma, na distribuio das rotinas entre as uni-
dades da estrutura organizacional, necessrio se atentar para
o princpio de controle interno da segregao ou separao de fun-
es, buscando assegurar o autocontrole, ou seja, o procedimento
que cada unidade adotar para controlar as atividades exercidas
por outra.
Da a necessidade da definio de mecanismos especficos de
controle sobre as operaes, sendo as rotinas e procedimentos
formalizados atravs de fluxogramas e traduzidos em instrues
normativas.
UCI cabe coordenar a definio dos sistemas administra-
tivos, com nfase na identificao dos pontos de controle. Essa
tarefa ser desenvolvida com a participao direta de todas as
unidades da estrutura organizacional, pois so elas que detm o
conhecimento sobre as atividades que executam e que respon-
dem diretamente pelos resultados obtidos, assim como, sobre os
controles internos que se fazem necessrios.
Para cada um dos sistemas administrativos definidos, deve-
ro ser identificados os assuntos que sero objeto de normatiza-
o atravs de instruo normativa.

34
 UCI tambm cabe definir e orientar os procedimentos a
serem observados pelas unidades por ocasio da estruturao e
detalhamento das instrues normativas, visando assegurar a
padronizao e facilitar a interpretao dos seus contedos. Isso
deve ocorrer atravs da primeira instruo normativa - norma das
normas - cujo modelo apresentado no Apndice III deste Guia.
Na elaborao das diversas normas deve-se reafirmar o en-
tendimento de que as atividades da organizao devem ser distri-
budas sob o enfoque sistmico. Inicialmente sero definidos os
sistemas administrativos, com os respectivos rgos centrais e
assuntos a eles vinculados.
Diante das dificuldades que as unidades jurisdicionadas em
geral encontram na implementao do Sistema de Controle Inter-
no, motivadas quase sempre pela falta de priorizao do assunto,
este Guia inclui, no prximo item, proposta de estrutura do Ma-
nual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, que deve
ser adaptada realidade da administrao, trazendo a definio
dos provveis sistemas administrativos e respectivos rgos cen-
trais.
Aps adequar essa proposta realidade da organizao e
legislao prpria que dispe sobre o Sistema de Controle Inter-
no, o passo seguinte ser a elaborao da sntese das Instrues
Normativas, com participao de todas as unidades.
A ttulo de sugesto, o Apndice IV deste Guia traz sntese
dos elementos bsicos que devem orientar o desenvolvimento de
algumas delas, identificadas com o smbolo: (*). Importante
ressaltar que, ao elencar as aes relativas a cada atividade, no
se pretende esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-
las sua realidade e legislao especfica.
Na seqncia, devero ser elaboradas as Instrues Norma-
tivas, podendo ser observadas as regras propostas no modelo de
instruo normativa que disciplina a elaborao das demais
normas, aqui denominada de IN n SCI-01/200X. Esta proposta
de padronizao das instrues normativas facilita o seu enten-
dimento pelas unidades.

35
 Proposta de Estrutura para o
Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

36
37
 RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E ADMINISTRAO

As competncias do controle interno estabelecidas pela Constitui-

o Federal e demais normas, no sentido de apoiar o controle externo no
exerccio de sua misso institucional, aumentam a responsabilidade e a
autonomia da unidade de controle interno. Por outro lado, conferem a
ela um carter fiscalizador que, primeira vista, parece colidir frontal-
mente com o enfoque de rgo de assessoramento interno, mais voltado
para a orientao e preveno.
Diante disso, h que se buscar um ponto de equilbrio entre os
dois enfoques de atuao. necessrio que as atribuies da uni-
dade de controle interno sejam amplamente divulgadas, reconhe-
cidas e aceitas pelas unidades gestoras do Estado ou do Municpio,
o que, por si s, constituir fator inibidor de ms condutas.
importante ressaltar que as prerrogativas que a lei faculta
aos membros da unidade de controle no podem ser extrapola-
das, sob pena de ampliar a resistncia s suas aes.
O ideal enfatizar o carter preventivo das atividades de
controle interno, mediante o apoio na implementao das rotinas
internas e procedimentos, atravs de instrues normativas, afe-
rindo a aderncia e eficincia dos procedimentos por meio de au-
ditoria interna.

38
 RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E TRIBUNAL DE CONTAS

A base legal relacionada fiscalizao contbil, financeira,

oramentria, operacional e patrimonial da Unio, dos Estados e
dos Municpios estabelece a conjugao das aes do controle
externo e do controle interno.
Por essa razo, alm das disposies das Constituies Fede-
ral e Estadual e das leis federais, h leis estaduais que tambm
fazem referncia atuao do controle interno nas unidades ju-
risdicionadas dos Tribunais de Contas.
A Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Mato
Grosso Lei Complementar n 269/2007 contm a seguinte
disposio:

Art 7. Na forma prevista na Constituio Federal, com vistas a apoiar o

exerccio do controle externo, todos os jurisdicionados devero, obrigatoria-
mente, instituir e manter sistemas de controle interno.
Art. 8. Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de
qualquer irregularidade ou ilegalidade nas contas anuais, dela daro cincia
de imediato ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de responsabilidade
solidria.
Art. 9. A autoridade gestora do rgo emitir pronunciamento expresso e
indelegvel sobre as contas anuais e o parecer do controle interno, no qual
atestar haver tomado conhecimento das concluses nele contidas.
Art. 10. A falta de instituio e manuteno do sistema de controle interno
poder ensejar a irregularidade das contas e/ou a emisso de parecer prvio
contrrio sua aprovao, sem prejuzo das penalidades previstas em lei ao
respectivo responsvel, por omisso no seu dever legal.

Essas disposies definem as regras e a abrangncia de

atuao do controle interno, no que tange ao seu relacionamento
com o controle externo.
Resumidamente, esse relacionamento caracterizado pelas
seguintes aes, de responsabilidade de cada unidade de controle
interno:

39
 supervisionar o atendimento s solicitaes de informa-
es e de documentos por parte da Assemblia Legisla-
tiva ou Cmara de Vereadores, conforme o caso;
supervisionar o acompanhamento das auditorias in loco,
efetuadas pelo Tribunal de Contas, conforme normas
prprias;
supervisionar a preparao e o encaminhamento de docu-
mentos e informaes obrigatrios, inclusive as prestaes
anuais de contas, das respostas s diligncias e de todas
as peas recursais ao TCE, conforme normas prprias;
analisar previamente as contas anuais do Poder ou r-
go correspondente e emitir parecer conclusivo;
dar conhecimento ao Tribunal de Contas sobre as ativi-
dades inerentes ao Sistema de Controle Interno;
registrar e acompanhar todos os processos que tramitam
no TCE, inclusive envolvendo as administraes Direta
e Indireta, quando for o caso;
representar ao TCE, sob pena de responsabilidade soli-
dria, sobre as irregularidades e ilegalidades que eviden-
ciem danos ou prejuzos ao errio no-reparados integral-
mente pelas medidas adotadas pela administrao.

A REPRESENTAO DE IRREGULARIDADES OU ILEGALIDADES

AO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO

A administrao pblica no pode perder de vista o que dis-

pe o 1, do art. 74 da Constituio Federal, que estabelece:

os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer

irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas da
Unio, sob pena de responsabilidade solidria.

Essa regra foi incorporada pela legislao do Estado, no art.

52 da Constituio Estadual e no art. 8 da Lei Orgnica do Tri-

40
bunal de Contas do Estado de Mato Grosso.
Ao tomar conhecimento de indcios de irregularidades ou ile-
galidades, recomendvel a realizao de uma auditoria especial
para verificar a procedncia e extenso dos fatos. Confirmada a
veracidade do problema, dever ser emitido relatrio para a ad-
ministrao, informando e recomendando aes e medidas admi-
nistrativas cabveis, com observncia dos princpios constitucio-
nais do contraditrio e da ampla defesa.
A providncia seguinte ser a representao ao TCE-MT, sob
pena de responsabilidade solidria, apontando as irregularidades
ou ilegalidades constatadas na ocorrncia das seguintes situaes:
quando a administrao no adotar providncias visan-
do apurao/imputao de responsabilidades, restan-
do, portanto, o dano ou prejuzo ao errio;
quando, mesmo que a administrao tenha adotado as
providncias visando apurao/imputao de respon-
sabilidades, no houve o correspondente ressarcimento
dos danos ou prejuzos ao errio.

Essas representaes devem ser efetuadas imediata e direta-

mente pelo responsvel pela unidade de controle interno de cada
Poder ou rgo, em processo apartado, do qual constem todos os
documentos e informaes que possibilitem ao TCE-MT adotar as
providncias que o caso requer.
A representao de irregularidades ou ilegalidades no dis-
pensa o Parecer Conclusivo sobre as contas anuais, em que cons-
tem, inclusive, as recomendaes no atendidas pela adminis-
trao. O referido Parecer dever integrar o processo da prestao
de contas anuais, conforme exigncia do art. 8 da Lei Comple-
mentar n 269/2007 - Lei Orgnica do TCE-MT.

41
42
 APNDICES

I - MODELO DE PROJETO DE LEI QUE DISPE SOBRE O SISTEMA DE

CONTROLE INTERNO DA ADMINISTRAO PBLICA

ESTADO DE MATO GROSSO ou MUNICPIO . . .

PROJETO DE LEI n....

Dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Esta-

do (ou Municpio) e d outras providncias.

A Assemblia Legislativa (ou Cmara de Vereadores) aprova e o Governa-

dor do Estado (ou Prefeito Municipal) sanciona a seguinte Lei:

Ttulo I
Das Disposies Preliminares

Artigo 1 O Sistema de Controle Interno do Estado de Mato Grosso (ou

Municpio de ...............), visa a assegurar a fiscalizao contbil, financeira, or-
amentria, operacional e patrimonial, quanto legalidade, legitimidade e econo-
micidade na gesto dos recursos pblicos e avaliao dos resultados obtidos pela
administrao, nos termos dos artigos 70 a 75 da Constituio Federal e 52 da
Constituio Estadual.

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 Ttulo II
Das Conceituaes

Artigo 2 O controle interno do Estado (ou Municpio) compreende o pla-

no de organizao e todos os mtodos e medidas adotados pela administrao para
salvaguardar os ativos, desenvolver a eficincia nas operaes, avaliar o cumpri-
mento dos programas, objetivos, metas e oramentos e das polticas administra-
tivas prescritas, verificar a exatido e a fidelidade das informaes e assegurar o
cumprimento da lei.

Artigo 3 Entende-se por Sistema de Controle Interno o conjunto de ati-

vidades de controle exercidas no mbito dos Poderes Legislativo, Executivo e Ju-
dicirio, bem como, do Ministrio Pblico, Defensoria Pblica e Tribunal de Con-
tas Estaduais (no Municpio: dos Poderes Legislativo e Executivo Municipais),
incluindo as Administraes Direta e Indireta, de forma integrada, compreenden-
do particularmente:
I o controle exercido diretamente pelos diversos nveis de chefia objetivando
o cumprimento dos programas, metas e oramentos e a observncia legis-
lao e s normas que orientam a atividade especfica da unidade controlada;
II o controle, pelas diversas unidades da estrutura organizacional, da ob-
servncia legislao e s normas gerais que regulam o exerccio das ativi-
dades auxiliares;
III o controle do uso e guarda dos bens pertencentes ao Estado (ou Muni-
cpio), efetuado pelos rgos prprios;
IV o controle oramentrio e financeiro das receitas e despesas, efetuado
pelos rgos dos Sistemas de Planejamento e Oramento e de Contabilida-
de e Finanas;
V o controle exercido pela Unidade de Controle Interno destinado a ava-
liar a eficincia e eficcia do Sistema de Controle Interno da administrao
e a assegurar a observncia dos dispositivos constitucionais e dos relativos
aos incisos I a VI, do artigo 59, da Lei de Responsabilidade Fiscal.
Pargrafo nico Os Poderes e rgos referidos no caput deste artigo deve-
ro se submeter s disposies desta lei e s normas de padronizao de proce-
dimentos e rotinas expedidas no mbito de cada Poder ou rgo, incluindo as res-
pectivas administraes Direta e Indireta, se for o caso.

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 Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo
Municipal submeter-se- s normas de padronizao de procedimentos e rotinas
expedidas pelo Poder Executivo Municipal.

Artigo 4 Entende-se por Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno

as diversas unidades da estrutura organizacional, no exerccio das atividades de con-
trole interno inerentes s suas funes finalsticas ou de carter administrativo.

Ttulo III
Das Responsabilidades da Unidade de Controle Interno

Artigo 5 So responsabilidades da Unidade de Controle Interno referida

no artigo 7, alm daquelas dispostas nos arts. 74 da CF e 52 da CE, tambm
as seguintes:
I coordenar as atividades relacionadas com o Sistema de Controle Interno
do correspondente Poder ou rgo, incluindo suas administraes Direta e
Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangen-
do as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme
o caso), promover a integrao operacional e orientar a elaborao dos atos
normativos sobre procedimentos de controle;
II apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional,
supervisionando e auxiliando as unidades executoras no relacionamento com
o Tribunal de Contas do Estado, quanto ao encaminhamento de documen-
tos e informaes, atendimento s equipes tcnicas, recebimento de
diligncias, elaborao de respostas, tramitao dos processos e apresenta-
o dos recursos;
III assessorar a administrao nos aspectos relacionados com os contro-
les interno e externo e quanto legalidade dos atos de gesto, emitindo re-
latrios e pareceres sobre os mesmos;
IV interpretar e pronunciar-se sobre a legislao concernente execuo
oramentria, financeira e patrimonial;
V medir e avaliar a eficincia e eficcia dos procedimentos de controle
interno, atravs das atividades de auditoria interna a serem realizadas,
mediante metodologia e programao prprias, nos diversos sistemas admi-

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 nistrativos dos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas adminis-
traes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Mu-
nicipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Mu-
nicipal, conforme o caso), expedindo relatrios com recomendaes para o
aprimoramento dos controles;
VI avaliar o cumprimento dos programas, objetivos e metas espelhadas no
Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Oramentrias e no Oramento, in-
clusive quanto a aes descentralizadas executadas conta de recursos
oriundos dos Oramentos Fiscal e de Investimentos;
VII exercer o acompanhamento sobre a observncia dos limites constitu-
cionais, da Lei de Responsabilidade Fiscal e os estabelecidos nos demais
instrumentos legais;
VIII estabelecer mecanismos voltados a comprovar a legalidade e a legiti-
midade dos atos de gesto e avaliar os resultados, quanto eficcia, efici-
ncia e economicidade na gesto oramentria, financeira, patrimonial e ope-
racional nos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas
administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura
Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara
Municipal, conforme o caso), bem como, na aplicao de recursos pblicos
por entidades de direito privado;
IX aferir a destinao dos recursos obtidos com a alienao de ativos, tendo
em vista as restries constitucionais e as da Lei de Responsabilidade Fiscal;
X acompanhar a divulgao dos instrumentos de transparncia da gesto
fiscal nos termos da Lei de Responsabilidade Fiscal, em especial quanto ao
Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e ao Relatrio de Gesto Fis-
cal, aferindo a consistncia das informaes constantes de tais documentos;
XI participar do processo de planejamento e acompanhar a elaborao do
Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Oramentrias e da Lei Oramentria;
XII manifestar-se, quando solicitado pela administrao, acerca da regu-
laridade e legalidade de processos licitatrios, sua dispensa ou inexigibilidade
e sobre o cumprimento e/ou legalidade de atos, contratos e outros instru-
mentos congneres;
XIII propor a melhoria ou implantao de sistemas de processamento ele-
trnico de dados em todas as atividades da administrao pblica, com o
objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o

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 nvel das informaes;
XIV instituir e manter sistema de informaes para o exerccio das ativi-
dades finalsticas do Sistema de Controle Interno;
XV alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que
instaure imediatamente, sob pena de responsabilidade solidria, as aes
destinadas a apurar os atos ou fatos inquinados de ilegais, ilegtimos ou an-
tieconmicos que resultem em prejuzo ao errio, praticados por agentes p-
blicos, ou quando no forem prestadas as contas ou, ainda, quando ocorrer
desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos;
XVI revisar e emitir parecer sobre os processos de Tomadas de Contas
Especiais instauradas pelos correspondentes Poderes e rgos, incluindo a
suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos municpios: pela
Prefeitura Municipal, incluindo suas administraes Direta e Indireta, ou pela
Cmara Municipal, conforme o caso), inclusive sobre as determinadas pelo
Tribunal de Contas do Estado;
XVII representar ao TCE-MT, sob pena de responsabilidade solidria, sobre
as irregularidades e ilegalidades que evidenciem danos ou prejuzos ao errio
no-reparados integralmente pelas medidas adotadas pela administrao;
XVIII emitir parecer conclusivo sobre as contas anuais prestadas pela
administrao.

Ttulo IV
Das Responsabilidades de todas as Unidades Executoras do Sistema de
Controle Interno

Artigo 6 As diversas unidades componentes da estrutura organizacional do

Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo as administraes Di-
reta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangen-
do as administraes Direta e Indireta, e da Cmara Municipal, conforme o caso),
no que tange ao controle interno, tm as seguintes responsabilidades:
I exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos
afetos sua rea de atuao, no que tange a atividades especficas ou au-
xiliares, objetivando a observncia legislao, a salvaguarda do patrim-
nio e a busca da eficincia operacional;

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 II exercer o controle, em seu nvel de competncia, sobre o cumprimento dos
objetivos e metas definidas nos Programas constantes do Plano Plurianual,
na Lei de Diretrizes Oramentrias, no Oramento Anual e no cronograma
de execuo mensal de desembolso;
III exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes ao Poder
ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes
Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: Prefeitura Municipal,
abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou Cmara Municipal,
conforme o caso), colocados disposio de qualquer pessoa fsica ou enti-
dade que os utilize no exerccio de suas funes;
IV avaliar, sob o aspecto da legalidade, a execuo dos contratos, conv-
nios e instrumentos congneres, afetos ao respectivo sistema administrati-
vo, em que o Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas
administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: a Prefeitura
Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou a Cmara Mu-
nicipal, conforme o caso,) seja parte.
V comunicar Unidade de Controle Interno do respectivo Poder ou rgo
indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes Direta e In-
direta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo
as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o
caso), qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tenha conhecimento, sob
pena de responsabilidade solidria.

Ttulo V
Da Organizao da Funo, do Provimento dos Cargos e das Nomeaes

Captulo I
DA ORGANIZAO DA FUNO
Artigo 7 Os Poderes e rgos indicados no caput do artigo 3, incluindo
suas Administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: A Prefeitu-
ra Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, e a Cmara Muni-
cipal) ficam autorizados a organizar a sua respectiva Unidade de Controle Inter-
no, com o status de Secretaria, vinculada diretamente ao respectivo Chefe do Poder
ou rgo, com o suporte necessrio de recursos humanos e materiais, que atu-

48
ar como rgo Central do Sistema de Controle Interno.
Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo
Municipal submeter-se- coordenao da Unidade de Controle Interno do Poder
Executivo Municipal, excetuando-se o controle sobre as atribuies legislativas e
de controle externo.

Captulo II
DO PROVIMENTO DOS CARGOS
Obs.: NA EXISTNCIA DE EQUIPE
Artigo 8 Dever ser criado no Quadro Permanente de Pessoal de cada Po-
der e rgo referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Execu-
tivo e Legislativo Municipais ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando apro-
vada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), 01 (um) cargo em
comisso, de livre nomeao e exonerao, a ser preenchido por servidor ocupan-
te de cargo de auditor pblico interno (ou denominao equivalente), o qual
responder como titular da correspondente Unidade de Controle Interno.
Pargrafo nico - O ocupante deste cargo dever possuir nvel de escolaridade
superior e demonstrar conhecimento sobre matria oramentria, financeira e
contbil, e respectiva legislao vigente, alm de dominar os conceitos relaciona-
dos ao controle interno e atividade de auditoria.

Artigo 9 Dever ser criado no Quadro Permanente de cada Poder e rgo

referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Executivo e Legisla-
tivo Municipais ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando aprovada a facul-
dade disposta no pargrafo nico do artigo 7) o cargo de auditor pblico in-
terno (ou denominao equivalente), a ser ocupado por servidores que possuam
escolaridade superior, em quantidade suficiente para o exerccio das atribuies a
ele inerentes.
Pargrafo nico At o provimento destes cargos, mediante concurso pbli-
co, os recursos humanos necessrios s tarefas de competncia da Unidade de
Controle Interno sero recrutados do quadro efetivo de pessoal do corresponden-
te Poder ou rgo referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes
Executivo e Legislativo Municipais ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando
aprovada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), desde que
preencham as qualificaes para o exerccio da funo.

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 Captulo III
DAS NOMEAES
Artigo 10 vedada a indicao e nomeao para o exerccio de funo ou
cargo relacionado com o Sistema de Controle Interno, de pessoas que tenham sido,
nos ltimos 5 (cinco) anos:
I responsabilizadas por atos julgados irregulares, de forma definitiva, pe-
los Tribunais de Contas;
II punidas, por deciso da qual no caiba recurso na esfera administrati-
va, em processo disciplinar, por ato lesivo ao patrimnio pblico, em qual-
quer esfera de governo;
III condenadas em processo por prtica de crime contra a Administrao
Pblica, capitulado nos Ttulos II e XI da Parte Especial do Cdigo Penal
Brasileiro, na Lei n 7.492, de 16 de junho de 1986, ou por ato de improbi-
dade administrativa previsto na Lei n 8.429, de 02 de junho de 1992.

Captulo IV
DAS VEDAES E GARANTIAS
Artigo 11 Alm dos impedimentos capitulados no Estatuto dos Servidores
Pblicos Estaduais (ou Municipais), vedado aos servidores com funo nas ati-
vidades de Controle Interno exercer:
I atividade poltico-partidria;
II patrocinar causa contra a Administrao Pblica Estadual (ou Municipal).

Artigo 12 Nenhum processo, documento ou informao poder ser sonegado

aos servios de controle interno, no exerccio das atribuies inerentes s atividades
de auditoria, fiscalizao e avaliao de gesto.
Pargrafo nico. O agente pblico que, por ao ou omisso, causar emba-
rao, constrangimento ou obstculo atuao do sistema de controle interno no
desempenho de suas funes institucionais ficar sujeito responsabilizao
administrativa, civil e penal.

Artigo 13 O servidor que exercer funes relacionadas com o Sistema de

Controle Interno dever guardar sigilo sobre dados e informaes obtidas em
decorrncia do exerccio de suas atribuies e pertinentes aos assuntos sob a sua
fiscalizao, utilizando-os para elaborao de relatrios e pareceres destinados ao

50
titular da Unidade de Controle Interno, aos Chefes dos respectivos Poderes ou
rgos indicado no caput do artigo 3, conforme o caso (nos municpios: aos
Chefes dos Poderes Executivo ou Legislativo Municipais, conforme o caso), ao
titular da unidade administrativa ou entidade na qual se procederam as consta-
taes e ao Tribunal de Contas do Estado, se for o caso.

Ttulo VI
DAS DISPOSIES GERAIS

Artigo 14 As despesas da Unidade de Controle Interno correro conta

de dotaes prprias, fixadas anualmente no Oramento Fiscal do Estado (ou
Municpio).

Artigo 15 Esta Lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas

as disposies em contrrio.

Local, de de 200x.

Governador do Estado

ou

Prefeito do Municpio de ........ de Mato Grosso.

51
 II - MODELO DE DECRETO QUE REGULAMENTA A LEI QUE DISPE
SOBRE O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO ESTADO (OU MUNICPIO)

DECRETO N.......

Regulamenta a aplicao da Lei n ...., de .... , que dis-

pe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou

Municpio), no mbito do.... (Poder ou rgo) e d ou-

tras providncias.

O ..................... (Chefe do Poder ou rgo referido no caput do artigo 3

do projeto de lei), no uso das atribuies legais que lhe so conferidas e objeti-
vando a operacionalizao do Sistema de Controle Interno do Estado (ou Muni-
cpio), no mbito deste.......... (Poder ou rgo)

DECRETA:

Artigo 1 O funcionamento do Sistema de Controle Interno do...............

(Poder ou rgo referido no caput do artigo 3 do projeto de lei) abrangendo
as Administraes Direta e Indireta, se for o caso, sujeita-se ao disposto na Lei
Municipal n ...., de .... . (Lei que dispe sobre o SCI), legislao e normas re-
gulamentares aplicveis ao Estado (ou ao Municpio), ao conjunto de instrues
normativas que compem o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Con-
trole desta administrao e s regras constantes deste Decreto.
Artigo 2 Os sistemas administrativos a que se referem o inciso V do ar-
tigo 5 da Lei n ..../.... (lei que institui o Sistema de Controle Interno) e res-
pectivas unidades que atuaro como rgo central de cada sistema so assim
definidos:

SISTEMA ADMINISTRATIVO: RGO CENTRAL

(especificar de acordo com estrutura e atribuies prprias, observando a
sugesto apresentada no Guia para a elaborao do Manual de Rotinas Internas

52
e Procedimentos de Controle)
Artigo 3 A UCI - Unidade de Controle Interno expedir at ... (data) ins-
truo normativa orientando a elaborao do manual de rotinas e procedimentos
de controle nos respectivos sistemas administrativos.
1. At o dia ... de ... de 200X, os rgos centrais dos sistemas adminis-
trativos devero submeter apreciao da UCI, que encaminhar aprovao do
Chefe do ... (Poder ou rgo, conforme o caso) at ... de ... de 200..., a minuta
do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a ser observado em
cada sistema administrativo.
Obs.: no caso do Poder Executivo:
2. Os rgos e entidades da administrao indireta (nos municpios,
tambm: e o Poder Legislativo Municipal, quando optar pela faculdade do
pargrafo nico do artigo 7 do projeto de lei - controle da UCI do Poder Exe-
cutivo) como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se,
no que couber, observncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle estabelecidos atravs de instrues normativas pelos rgos centrais dos
diversos sistemas administrativos, cabendo a seus gestores normatizar as demais
atividades internas (finalsticas).

Artigo 4 Na definio dos procedimentos de controle, devero ser priori-

zados os controle preventivos, destinados a evitar a ocorrncia de erros, desper-
dcios, irregularidades ou ilegalidades, sem prejuzo de controles corretivos, exer-
cidos aps a ao.

Artigo 5 As unidades executoras do Sistema de Controle Interno a que se

referem o artigo 4 da Lei n .../... (lei que institui o Sistema de Controle Inter-
no), devero informar UCI, para fins de cadastramento, at o dia .... (prazo), o
nome do respectivo representante de cada unidade executora, comunicando de ime-
diato as eventuais substituies.
Pargrafo nico. O representante de cada unidade executora tem como misso
dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu mbito de
atuao e serve de elo entre a unidade executora e a UCI, tendo como principais
atribuies:
I prestar apoio na identificao dos pontos de controle inerentes ao sis-
tema administrativo ao qual sua unidade est diretamente envolvida, assim

53
 como, no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle;
II coordenar o processo de desenvolvimento, implementao ou atualiza-
o do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, ao quais
a unidade em que est vinculado atua como rgo central do sistema ad-
ministrativo;
III exercer o acompanhamento sobre a efetiva observncia do Manual de
Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a que sua unidade esteja su-
jeita e propor o seu constante aprimoramento;
IV encaminhar UCI, na forma documental, as situaes de irregularida-
des ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denncias ou
outros meios, juntamente com indcios de provas;
V adotar providncias para as questes relacionadas ao Tribunal de Con-
tas do Estado afetas sua unidade;
VI atender s solicitaes da UCI quanto as informaes, providncias e
recomendaes;
VII comunicar chefia superior, com cpia para a UCI, as situaes de
ausncia de providncias para a apurao e/ou regularizao de desconfor-
midades.

Artigo 6 As atividades de auditoria interna a que se refere o Inciso V, do

artigo 5, da Lei n .../... (lei que institui o Sistema de Controle Interno), te-
ro como enfoque a avaliao da eficincia e eficcia dos procedimentos de con-
trole adotados nos diversos sistemas administrativos, pelos seus rgos central e
executores, cujos resultados sero consignados em relatrio contendo recomenda-
es para o aprimoramento de tais controles.
1. UCI caber a elaborao do Manual de Auditoria Interna, que espe-
cificar os procedimentos e metodologia de trabalho a serem observados pela
Unidade e que ser submetido aprovao do .... (Chefe do Poder ou rgo cor-
respondente), documento que dever tomar como orientao as Normas Brasi-
leiras para o Exerccio das Atividades de Auditoria Interna e respectivo Cdigo de
tica, aprovados pelo Instituto Brasileiro de Auditoria Interna AUDIBRA.
2. At o ltimo dia til de cada ano, a UCI dever elaborar e dar cincia
ao .... (Chefe do Poder ou rgo correspondente), o Plano Anual de Auditoria
Interna PAAI para o ano seguinte, observando metodologia e critrios estabele-
cidos no Manual de Auditoria Interna.

54
 3. UCI assegurada total autonomia para a elaborao do PAAI, po-
dendo, no entanto, obter subsdios junto ao ... (Chefe do Poder ou rgo
correspondente) e demais gestores e junto s unidades executoras do Siste-
ma de Controle Interno, objetivando maior eficcia da atividade de auditoria
interna.
4. Para a realizao de trabalhos de auditoria interna em reas, progra-
mas ou situaes especficas, cuja complexidade ou especializao assim justifi-
que, a UCI poder requerer do ... (Chefe do Poder ou rgo correspondente),
colaborao tcnica de servidores pblicos ou a contratao de terceiros.
5. O encaminhamento dos relatrios de auditoria s unidades execu-
toras do Sistema de Controle Interno ser efetuado atravs do __________ (de-
finir a autoridade competente) correspondente, ao qual, no prazo estabele-
cido, tambm devero ser informadas, pelas unidades que foram auditadas, as
providncias adotadas em relao s constataes e recomendaes apresen-
tadas pela UCI.

Artigo 7 Qualquer servidor municipal parte legtima para denunciar a

existncia de irregularidades ou ilegalidades, podendo faz-lo diretamente UCI
ou atravs dos representantes das unidades executoras do Sistema de Controle In-
terno, sempre por escrito e com clara identificao do denunciante, da situao
constatada e da(s) pessoa(s) ou unidade(s) envolvida(s), anexando, ainda, indci-
os de comprovao dos fatos denunciados.
Pargrafo nico de responsabilidade da UCI, de forma motivada, acatar
ou no a denncia, podendo efetuar averiguaes para confirmar a existncia da
situao apontada pelo denunciante.

Artigo 8 Para o bom desempenho de suas funes, caber UCI solicitar,

ao resposvel, o fornecimento de informaes ou esclarecimentos e/ou a adoo
de providncias.

Artigo 9 Se em decorrncia dos trabalhos de auditoria interna, de denn-

cias ou de outros trabalhos ou averiguaes executadas pela UCI, forem consta-
tadas irregularidades ou ilegalidades, a esta caber alertar formalmente a autori-
dade administrativa competente indicando as providncias a serem adotadas.
Pargrafo nico. Fica vedada a participao de servidores lotados na UCI em

55
comisses inerentes a processos administrativos ou sindicncias destinadas a
apurar irregularidades ou ilegalidades, assim como, em comisses processantes de
tomadas de contas especiais.

Artigo 10 O responsvel pelo sistema de controle interno dever represen-

tar ao TCE, sob pena de responsabilidade solidria, sobre as irregularidades e ile-
galidades que evidenciem danos ou prejuzos ao errio no-reparados integralmente
pelas medidas adotadas pela administrao.

Artigo 11 Caber UCI prestar os esclarecimentos e orientaes a respeito

da aplicao dos dispositivos deste Decreto.

Artigo 12 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.

.............., em de de 200....

Chefe do Poder ou rgo correspondente

Registre-se e publique-se: Em de de 200...

56
 III - MODELO DE INSTRUO NORMATIVA QUE DISCIPLINA A
ELABORAO DAS DEMAIS NORMAS

INSTRUO NORMATIVA SCI N 01/200...

Verso: 01
Aprovao em: .../.../.....
Ato de aprovao: (Instruo Normativa n ...)
Unidade Responsvel: Unidade de Coordenao do Controle Interno

I - FINALIDADE
Dispor sobre a produo de Instrues Normativas a respeito das rotinas de
trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Municpio,
objetivando a implementao de procedimentos de controle (Norma das Normas).

II - ABRANGNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administraes
Direta e Indireta, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou re-
cebedoras de dados e informaes em meio documental ou informatizado.

III CONCEITOS
1. INSTRUO NORMATIVA
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando
a padronizao na execuo de atividades e rotinas de trabalho.

2. MANUAL DE ROTINAS INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

Coletnea de Instrues Normativas.

57
 3. FLUXOGRAMA
Demonstrao grfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema
administrativo, com a identificao das unidades executoras.

4. SISTEMA
Conjunto de aes que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.

5. SISTEMA ADMINISTRATIVO
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funes finalsticas ou de apoio,
distribudas em diversas unidades da organizao e executadas sob a orientao
tcnica do respectivo rgo central, com o objetivo de atingir algum resultado.

6. PONTO DE CONTROLE
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de
trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em funo de sua importn-
cia, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.

7. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a
conformidade das operaes inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o
cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimnio pblico.

8. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas
administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coorde-
nao, orientao tcnica e superviso da unidade responsvel pela coordenao
do controle interno.

IV BASE LEGAL
A presente Instruo Normativa integra o conjunto de aes, de responsabilidade
do Chefe do ... (Poder ou rgo correspondente), no sentido da implementao do
Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio), sobre o qual dispem os
artigos 31 da Constituio Federal, 59 da Lei Complementar n 101/2000 e 8 da Lei
Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, alm da Lei Municipal
n .../20..., que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio).

58
 V - ORIGEM DAS INSTRUES NORMATIVAS
As Instrues Normativas fundamentam-se na necessidade da padronizao
de procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em
vista as exigncias legais ou regulamentares, as orientaes da administrao e as
constataes da unidade responsvel pela coordenao do controle interno no ......
(Poder ou rgo), decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe unidade que atua como rgo central de cada sistema administrati-
vo, que passa a ser identificada como Unidade Responsvel pela Instruo Nor-
mativa, a definio e formatao das Instrues Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam obser-
vncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na
Instruo Normativa passam a ser denominadas Unidades Executoras.

VI RESPONSABILIDADES
1. DO RGO CENTRAL DO SISTEMA ADMINISTRATIVO (UNIDADE RESPONSVEL PELA INSTRU-
O NORMATIVA):
promover discusses tcnicas com as unidades executoras e com a uni-
dade responsvel pela coordenao do controle interno, para definir as
rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos pro-
cedimentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser elaborada;
obter a aprovao da Instruo Normativa, aps submet-la apreci-
ao da unidade de controle interno e promover sua divulgao e im-
plementao;
manter atualizada, orientar as reas executoras e supervisionar a apli-
cao da Instruo Normativa.

2. DAS UNIDADES EXECUTORAS:

atender s solicitaes da unidade responsvel pela Instruo Norma-
tiva na fase de sua formatao, quanto ao fornecimento de informaes
e participao no processo de elaborao;
alertar a unidade responsvel pela Instruo Normativa sobre alteraes
que se fizerem necessrias nas rotinas de trabalho, objetivando sua
otimizao, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos pro-
cedimentos de controle e o aumento da eficincia operacional;
manter a Instruo Normativa disposio de todos os funcionrios da

59
 unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
cumprir fielmente as determinaes da Instruo Normativa, em espe-
cial quanto aos procedimentos de controle e quanto padronizao dos
procedimentos na gerao de documentos, dados e informaes.

3. DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO:

prestar o apoio tcnico na fase de elaborao das Instrues Normativas
e em suas atualizaes, em especial no que tange identificao e ava-
liao dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
atravs da atividade de auditoria interna, avaliar a eficcia dos proce-
dimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo
alteraes nas Instrues Normativas para aprimoramento dos controles
ou mesmo a formatao de novas Instrues Normativas;
organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio
documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a
verso vigente de cada Instruo Normativa.

VII FORMATO E CONTEDO DAS INSTRUES NORMATIVAS

O formato do presente documento serve como modelo-padro para as Instru-
es Normativas, que devero conter os seguintes campos obrigatrios:
1. NA IDENTIFICAO:
Nmero da Instruo Normativa
A numerao dever ser nica e seqencial para cada sistema administra-
tivo, com a identificao da sigla do sistema antes do nmero e aposio do ano
de sua expedio.
Formato: INSTRUO NORMATIVA S....... N ..../20...
Indicao da Verso
Indica o nmero da verso do documento, atualizado aps alteraes.
Considera-se nova verso somente o documento pronto, ou seja, aquele que,
aps apreciado pela unidade responsvel pela coordenao do controle interno, ser
encaminhado aprovao.
Aprovao
A aprovao da Instruo Normativa ou suas alteraes ser sempre do Chefe
do .... (Poder ou rgo), salvo delegao expressa deste.
Formato da data: .../.../20...

60
 Ato de Aprovao
Indica o tipo e nmero do ato que aprovou o documento original ou suas
alteraes.
Sempre que a Instruo Normativa motivar efeitos externos administrao,
ou nas situaes em que seja conveniente maior divulgao, a aprovao dever
ocorrer atravs de Decreto.
Unidade Responsvel
Informa o nome da unidade responsvel pela Instruo Normativa (Departa-
mento, Diretoria ou denominao equivalente), que atua como rgo central do
sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.

2. NO CONTEDO:
Finalidade
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instruo Normativa, que pode
ser identificada mediante uma avaliao sobre quais os motivos que levaram
concluso da necessidade de sua elaborao.
Dentro do possvel, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho
a ser normatizada.
Exemplo:
Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contra-
tos de aquisio de materiais e contrataes de obras ou servios, desde o
pedido at a publicao do extrato do contrato.
Abrangncia
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos esta-
belecidos na Instruo Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente,
por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condio deve ser explicitada.
Conceitos
Tm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevan-
tes inerentes ao assunto objeto da normatizao.
Especial ateno dever ser dedicada a esta seo nos casos da Instruo
Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou
orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina
a Instruo Normativa.

61
 Responsabilidades
Esta seo destina-se especificao das responsabilidades especficas da
unidade responsvel pela Instruo Normativa (rgo central do respectivo siste-
ma administrativo) e das unidades executoras, inerentes matria objeto da
normatizao.
No se confundem com aquelas especificadas no item VI deste documento.
Procedimentos
Tratam da descrio das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
Consideraes finais
Esta seo dedicada incluso de orientaes ou esclarecimentos adicio-
nais, no especificadas anteriormente, tais como:
medidas que podero ser adotadas e/ou conseqncias para os casos
de inobservncia ao que est estabelecido na Instruo Normativa;
situaes ou operaes que esto dispensadas da observncia total ou
parcial ao que est estabelecido;
unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da
aplicao da Instruo Normativa.

VIII PROCEDIMENTOS PARA ELABORAO DAS INTRUES NOR-

MATIVAS
Com base na anlise preliminar das rotinas e procedimentos que vm sen-
do adotados em relao ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inici-
almente, as diversas unidades da estrutura organizacional que tm alguma par-
ticipao no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para
fins da elaborao do fluxograma.
Tambm devem ser identificados e analisados os formulrios utilizados para
o registro das operaes e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sis-
temas computadorizados (aplicativos).
A demonstrao grfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos
de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma,
deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os
padres e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem,
entre outros detalhes, as seguintes ocorrncias:
incio do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um
ponto de incio, dependendo do tipo de operao);

62
 emisso de documentos;
ponto de deciso;
juno de documentos;
ao executada (anlise, autorizao, checagem de autorizao, confron-
tao, baixa, registro, etc.). Alm das atividades normais, inerentes ao
processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicveis.
As diversas unidades envolvidas no processo devero ser segregadas por linhas
verticais, com a formao de colunas com a identificao de cada unidade ao topo.
No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas
as unidades da estrutura organizacional, a identificao pode ser genrica, como
por exemplo: rea requisitante.
Se uma nica folha no comportar a apresentao de todo o processo, se-
ro abertas tantas quantas necessrias, devidamente numeradas, sendo que neste
caso devem ser utilizados conectores, tambm numerados, para que possa ser
possvel a identificao da continuidade do fluxograma na folha subseqente, e
vice-versa. Procedimento idntico dever ser adotado no caso da necessidade do de-
talhamento de algumas rotinas especficas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientar a descrio das
rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instruo Normativa e dela
far parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instruo Norma-
tiva devero ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases
curtas e claras, de forma a no facultar dvidas ou interpretaes dbias, com uma
linguagem essencialmente didtica e destituda de termos ou expresses tcnicas,
especificando o como fazer para a operacionalizao das atividades, identificando
os respectivos responsveis e prazos.
Dever conter, porm, os detalhamentos necessrios para a clara compreenso
de tudo que dever ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedi-
mentos de controle cuja especificao no consta do fluxograma. Incluem-se neste
caso, por exemplo:
especificao dos elementos obrigatrios em cada documento;
destinao das vias dos documentos;
detalhamento das anlises, confrontaes e outros procedimentos de
controle a serem executados em cada etapa do processo;
relao de documentos obrigatrios para a validao da operao;

63
 aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis
ao processo (controle de acesso lgico s rotinas e bases de dados dos
sistemas aplicativos, crtica nos dados de entrada, gerao de cpias
back-up, etc.).

Quando aplicveis, os procedimentos de controle podero ser descritos parte,

na forma de check list, que passaro a ser parte integrante da Instruo Norma-
tiva como anexo. Neste caso, a norma dever estabelecer qual a unidade respon-
svel pela sua aplicao e em que fase do processo dever ser adotado.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado,
por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir
da, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Depar-
tamento de Recursos Humanos DRH; Tribunal de Contas do Estado TCE.
Uma vez concluda a verso final da Instruo Normativa ou de sua atua-
lizao, a minuta deve ser encaminhada unidade responsvel pela coordenao
do controle interno, que aferir a observncia desta norma e avaliar os procedi-
mentos de controle, podendo propor alteraes, quando cabveis.
Devolvida a minuta pela unidade de coordenao do controle interno
unidade responsvel pela Instruo Normativa, esta a encaminhar para aprova-
o e, posteriormente, providenciar sua divulgao e implementao.

IX CONSIDERAES FINAIS
1. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento podero ser
obtidos junto Unidade de Controle Interno que, por sua vez, atra-
vs de procedimentos de auditoria interna, aferir a fiel observncia
de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura or-
ganizacional.
2. Esta instruo entra em vigor a partir da data de sua publicao.

Local, ... de .... de 20....

Unidade de Controle Interno

64
 IV - MATERIAL DE APOIO ELABORAO DE
NORMAS RELACIONADAS A ALGUMAS ROTINAS INTERNAS E
RESPECTIVOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

Apresenta-se, nas pginas a seguir, a ttulo de sugesto, uma sntese dos

elementos bsicos que iro orientar o desenvolvimento de normas relacionadas a
algumas rotinas internas e respectivos procedimentos de controle. Importante
ressaltar que, ao elencar as aes relativas a cada atividade, no se pretendeu
esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-las sua realidade, mantendo-
as permanentemente atualizadas em relao legislao especfica.

ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA

1. Estabelecer normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio
da remessa de documentos e informaes ao TCE-MT, inclusive quanto:
responsabilidade do signatrio dos documentos pelas informaes e/ou justi-
ficativas disponibilizadas, quanto veracidade de seu contedo, e para os efei-
tos de eventuais penalidades ou condenaes aplicveis;
s responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Manter, no TCE-MT, cadastro atualizado de rgos, entidades e responsveis;

3. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
I Para a remessa de documentos e informaes obrigatrios (peas de planejamen-
to, contas anuais, balancetes mensais, concursos pblicos, aposentadorias, penses,
reformas, reserva remunerada, etc):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-

65
 veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
acompanhar o vencimento dos prazos de remessa de documentos e informaes
obrigatrios ao TCE-MT;
registrar, organizar e consolidar, tempestivamente, documentos e informaes per-
tinentes a cada assunto, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de
Orientao para Remessa de Documentos ao TCE-MT e, no caso dos municpios,
tambm o layout do Sistema APLIC e Sistema LRF-Cidado;
emitir pronunciamento sobre as contas e o parecer de controle interno, quando
for o caso;
homologar os documentos e informaes;
nos Municpios: encaminhar a documentao fsica e os informes dos Sistemas
APLIC e LRF-Cidado ao TCE-MT, conforme o caso;

II Para a remessa dos informes do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatiza-

da de Contas - (unidades gestoras municipais):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle.
definir as informaes exigidas no layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica In-
formatizada de Contas - e a periodicidade de remessa;
definir as unidades da administrao que so responsveis pelo registro das in-
formaes no sistema prprio informatizado;
desenvolver ou adequar o sistema prprio informatizado ao layout do Sistema
APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
adequar o sistema prprio informatizado s alteraes do layout do Sistema APLIC
- Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
designar servidor efetivo responsvel pelo Sistema APLIC - Auditoria Pblica
Informatizada de Contas - e comunicar ao TCE-MT;

66
 capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a alimentao do siste-
ma prprio informatizado;
registrar tempestivamente as informaes no sistema prprio informatizado, em
cada unidade, de acordo com o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica In-
formatizada de Contas;
visualizar e validar as informaes registradas no sistema prprio informatizado
atravs da ferramenta XML-APLIC;
enviar as informaes ao TCE-MT;
analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem;
reenviar as informaes ao TCE-MT, se for o caso;
receber o nmero de protocolo do TCE-MT;
arquivar documentos correspondentes.

III Para a remessa dos informes do Sistema LRF-Cidado (unidades gestoras mu-
nicipais):
Em todos os rgos e entidades das administrae Direta e Indireta, individualmente:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir as informaes exigidas no Sistema LRF-Cidado e a periodicidade de
remessa;
manter verso atualizada do Sistema LRF-Cidado no rgo ou entidade;
capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a captura dos dados ou
alimentao do Sistema LRF-Cidado;
capturar os dados ou alimentar o Sistema LRF-Cidado;
visualizar e validar as informaes registradas no Sistema LRF-Cidado;

No Poder Legislativo e nos rgos e entidades da Administrao Indireta:

No Poder Legislativo - quadrimestralmente: emitir, validar e publicar o relatrio
de gesto fiscal (RGF) do Poder Legislativo;
No Poder Legislativo - quadrimestralmente: registrar os dados da publicao do

67
 RGF do Poder Legislativo no Sistema LRF-Cidado;
encaminhar as informaes registradas no Sistema LRF-Cidado Prefeitura
Municipal.

Na Prefeitura Municipal:
consolidar as informaes recebidas do Poder Legislativo e dos rgos e entida-
des da Administrao Indireta;
emitir, validar e publicar o relatrio resumido de execuo oramentria (RREO)
consolidado do Municpio;
registrar os dados da publicao do RREO no Sistema LRF-Cidado;
emitir, validar e publicar o relatrio de gesto fiscal (RGF) do Poder Executivo;
registrar os dados da publicao do RGF do Poder Executivo no Sistema LRF-
Cidado;
enviar as informaes ao TCE-MT;
analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem;
reenviar as informaes ao TCE-MT, se for o caso;
receber o nmero de protocolo do TCE-MT;
arquivar documentos correspondentes.

IV Para a apresentao de justificativas/defesas:

elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
receber a notificao do TCE-MT, quando for o caso, e encaminhar imediatamen-
te ao gestor responsvel, para conhecimento das possveis impropriedades cons-
tatadas;
acompanhar as notificaes via Dirio Oficial, quando for o caso, e comparecer ao
TCE-MT, para conhecimento das possveis impropriedades constatadas;
acompanhar o vencimento dos prazos para apresentao de justificativas;
analisar o relatrio apresentado pelo TCE-MT e encaminhar s unidades respon-
sveis por cada justificativa solicitada;

68
 apresentar as justificativas e documentos comprobatrios, por parte de cada
unidade responsvel;
revisar e consolidar as justificativas e documentos comprobatrios encaminhados
pelas unidades responsveis;
homologar as justificativas e documentos comprobatrios;
encaminhar as justificativas ao TCE-MT, de acordo com as regras estabelecidas no
Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao TCE-MT;
acompanhar as decises do TCE-MT;
registrar as irregularidades apontadas pelo controle externo e adotar as providn-
cias para regulariz-las e/ou impedir sua reincidncia.

V Para a interposio de recursos:

elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
acompanhar publicaes das decises do TCE-MT no Dirio Oficial;
avaliar as decises e identificar as possibilidades de recursos;
identificar o tipo de recurso cabvel em cada situao;
acompanhar o prazo para apresentao do recurso cabvel;
organizar as justificativas e documentos comprobatrios, por parte de cada uni-
dade responsvel, se for o caso;
revisar e formatar juridicamente o recurso;
homologar o recurso;
apresentar o recurso ao TCE-MT, de acordo com as regras estabelecidas no Ma-
nual de Orientao para Remessa de Documentos ao TCE-MT.

69
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio das inspees externas e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
especificar os rgos fiscalizadores e os tipos de fiscalizaes a que estar sujeita
a administrao;
comunicar s unidades as fiscalizaes que sero realizadas;
recepcionar os agentes da fiscalizao, com apresentao ao gestor do rgo ou
entidade e gestores das reas a serem envolvidas nos exames;
apresentar os agentes s unidades onde se concentraro os trabalhos de fis-
calizao;
ajustar, com os agentes de controle externo, as questes operacionais do trabalho,
a disponibilizao de informaes, espao fsico, recursos de tecnologia da informa-
o e o estabelecimento das regras para o acompanhamento dos trabalhos;
acompanhar e dar suporte ao trabalho dos agentes de fiscalizao;
reunir-se com a equipe de fiscalizao, para conhecimento dos documentos e in-
formaes pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos e forma de en-
caminhamento, e encerramento formal da fiscalizao;
encaminhar documentos e informaes pendentes ao rgo fiscalizador;
manter registro de todas as fiscalizaes efetuadas.

70
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao do PPA e definir responsabilidades pelos descumprimento das regras
da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o en-
caminhamento do projeto de lei do PPA Cmara;
criar equipe setorial para a realizao de diagnstico;
diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e poten-
cialidades que orientaro as futuras aes governamentais;
levantar os objetivos estratgicos, as diretrizes e as informaes de carter geral
para fundamentar a elaborao do PPA em consonncia com o Plano de Gover-
no e o Plano Diretor, se for o caso;
apurar a capacidade de investimento da administrao;
realizar estudos e pesquisas para identificar os possveis efeitos dos programas
institudos por outros entes no governo local;
especificar os programas que sero executados, detalhando os recursos a serem
utilizados, definindo indicadores, bem como, as possveis aes a serem realiza-
das (projeto, atividade ou operao especial);

71
 elaborar a primeira verso do projeto de PPA;
discutir o projeto de PPA em audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto de lei do PPA;
encaminhar a mensagem e o projeto de lei do PPA ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo:

sancionar e publicar a lei de PPA;
distribuir a Lei do PPA a todas as unidades da estrutura organizacional;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCE-MT, de acordo com
as regras estabelecidas no Manual de Orientao para Remessa de Documen-
tos ao TCE-MT;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relacionados ao Poder Executivo Admi-
nistraes Direta e Indireta, individualmente - ao TCE-MT;
revisar os objetivos e metas estabelecidas no plano, quando for o caso;
alterar o PPA, observando os critrios e procedimentos estabelecidos na legislao;
acompanhar e fiscalizar a execuo do PPA;
avaliar o cumprimento das metas previstas no PPA.

b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de PPA, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de PPA;
encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da lei de PPA pelo Poder Executivo:

acompanhar e fiscalizar a execuo do PPA;
avaliar o cumprimento das metas previstas no PPA;
registrar tempestivamente as informaes relativas ao Poder Legislativo no siste-
ma, observando-se, nos municpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria P-
blica Informatizada de Contas;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relativos Cmara Municipal ao TCE-MT.

72
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao da LDO e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o en-
caminhamento do projeto da LDO Cmara;
elaborar o relatrio dos projetos em andamento e das despesas de conservao do
patrimnio e encaminhar ao Poder Legislativo at a data do envio do projeto da LDO;
criar equipe setorial para levantamento das prioridades;
diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e poten-
cialidades para as quais devero ser consignados crditos oramentrios na LOA;
levantar as metas e prioridades dos objetivos estratgicos, das diretrizes e das
informaes de carter geral estabelecidos no PPA, voltadas elaborao da pro-
posta oramentria anual;
definir os programas a serem priorizados;
elaborar o Anexo de Metas Fiscais;
elaborar o Anexo de Riscos Fiscais;
elaborar a primeira verso do projeto de LDO;

73
 discutir o projeto da LDO em audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto da LDO, fazendo constar as matrias
que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LDO, e asseguran-
do a observncia s demais normas aplicveis;
encaminhar a mensagem e o projeto da LDO ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo:

sancionar e publicar a LDO;
dar conhecimento da LDO s unidades da estrutura organizacional;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCE-MT, de acordo com
as regras estabelecidas no Manual de Orientao para Remessa de Documen-
tos ao TCE-MT;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relacionados ao Poder Executivo Admi-
nistraes Direta e Indireta, individualmente - ao TCE-MT;
revisar as metas e prioridades estabelecidas na LDO, quando for o caso;
alterar a LDO, quando for o caso, observando os critrios e procedimentos esta-
belecidos na legislao;
acompanhar e fiscalizar a execuo da LDO;
avaliar o cumprimento das metas fiscais.

b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de LDO, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de LDO;
encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da LDO pelo Poder Executivo:

acompanhar e fiscalizar a execuo da LDO;
avaliar o cumprimento das metas fiscais;
registrar tempestivamente as informaes relativas ao Poder Legislativo no siste-
ma, observando-se, nos municpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria P-
blica Informatizada de Contas;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relativos Cmara Municipal, ao TCE-MT.

74
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao da LOA e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo, assegurando, no mnimo, que:
a receita, a despesa e o resultado primrio projetados no oramento no excedam
ao valor das respectivas metas fiscais constantes em anexo LDO;
sejam definidas dotaes suficientes para dar cobertura a todas as aes espe-
cificadas no Anexo de Prioridades e Metas da LDO, assim como, que no exis-
tam dotaes para aes (projetos ou atividades) que no estejam contempla-
das nesse anexo;
sejam includas dotaes suficientes para o atendimento aos projetos em anda-
mento e s despesas de conservao do patrimnio pblico, conforme demons-
trado no relatrio encaminhado ao Poder Legislativo, antes da incluso de novos
projetos (art. 45 da LRF);
haja compatibilidade entre os demonstrativos relacionados renncia de receita
e projeo do aumento das despesas obrigatrias de carter continuado e os
respectivos demonstrativos anexados LDO;
haja compatibilidade entre os valores implantados no sistema de controle ora-
mentrio e as dotaes aprovadas na LOA;
sejam observados os limites constitucionais e legais para as despesas publicas;

75
 sejam observadas as regras de vinculao das receitas a finalidades especficas;
sejam observadas, na elaborao da LOA, as demais disposies da Constituio
Federal, da Lei de Responsabilidade Fiscal e demais normas aplicveis;
elaborar check-list de controle;
estabelecer cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para
o encaminhamento do projeto da Lei do Oramento Cmara;
elaborar os estudos e as estimativas de receitas para o exerccio subseqente,
inclusive da receita corrente lquida, e as respectivas memrias de clculo, e co-
locar disposio dos demais poderes e do Ministrio Publico ( 3, art. 12, LRF);
identificar os programas e aes governamentais definidos no PPA e priorizados
pela LDO para o exerccio financeiro;
detalhar as previses de receitas, fixao de despesas e alcance de resultados para
fins de atingimento das metas priorizadas na LDO;
detalhar elementos fsicos e financeiros que comporo os diversos projetos, ati-
vidades e operaes especiais, de cada rea especfica da administrao;
consolidar e organizar os detalhamentos propostos;
elaborar o demonstrativo da compatibilidade do oramento com os objetivos e
metas estabelecidos no Anexo de Metas Fiscais da LDO;
elaborar o demonstrativo regionalizado do efeito, sobre as receitas e despesas, de-
correntes de isenes, anistias, remisses, subsdios e benefcios de natureza fi-
nanceira, tributria e creditcia;
elaborar o demonstrativo das medidas de compensao renncia de receitas e
ao aumento de despesas obrigatrias de carter continuado;
elaborar a primeira verso do projeto da LOA;
realizar audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto da LOA, fazendo constar as matrias
que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LOA;
encaminhar a mensagem e o projeto da LOA ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo:

sancionar e publicar a LOA;
dar conhecimento da LOA s unidades da estrutura organizacional;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCE-MT, de acordo com
as regras estabelecidas no Manual de Orientao para Remessa de Documen-

76
 tos ao TCE-MT;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relacionados ao Poder Executivo Admi-
nistraes Direta e Indireta, individualmente - ao TCE-MT;
alterar a LOA, quando for o caso, observando os critrios e procedimentos esta-
belecidos na legislao;
acompanhar a execuo da LOA;
avaliar o cumprimento das metas fiscais.

b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de LOA, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de LOA;
encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da LOA pelo Poder Executivo:

registrar tempestivamente as informaes relativas ao Poder Legislativo no siste-
ma, observando-se, nos municpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria P-
blica Informatizada de Contas;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relativos Cmara Municipal ao TCE-MT;
acompanhar e fiscalizar a execuo da LOA;
avaliar o cumprimento das metas fiscais.

77
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
realizao de audincias pblicas e definir responsabilidades pelos descumprimento das
regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar cronograma anual para a realizao das audincias, com a prvia de-
finio das datas e dos locais de cada uma;
definir unidades da administrao que devero se fazer representar na audincia
pblica;
estabelecer a ordem e o roteiro da audincia, contendo relao, seqncia e
tempo das pessoas que usaro da palavra, rplica, apartes, etc;
estabelecer os dados mnimos que devero ser apresentados e a forma de apre-
sentao, assim como, os aspectos que devero ser esclarecidos ou enfatizados na
audincia pblica;
definir personalidades e entidades que devero ser convocadas;
enviar convite aos convocados;
divulgar amplamente o aviso de convocao para a participao popular;
realizar a audincia pblica;
lavrar ata, gravar em vdeo, tirar fotografias, etc., conforme o caso.

78
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da realizao de licitaes ou dispensa/inexigibilidade e definir responsabilidades
pelos descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
nomear membros da comisso permanente de licitao e publicar na Imprensa
Oficial;
designar pregoeiro e equipe de apoio e publicar o ato na Imprensa Oficial;
capacitar a comisso de licitao e/ou pregoeiro e a equipe de apoio;
capacitar os membros da comisso permanente de licitao;
emitir e aprovar solicitao de compras;
elaborar a estimativa de consumo que atenda s necessidades para o exerccio
financeiro;
definir o objeto do certame;
elaborar oramento estimado em planilhas de quantitativos e preos unitrios;
elaborar o termo de referncia, se modalidade prego;
declarar a adequao da despesa com a LOA e a compatibilidade com o PPA e
LDO, para os casos previstos nos artigos 16 e 17 da LC 101/2000;
indicar os recursos oramentrios para o pagamento da futura contratao;
dar incio ao processo administrativo, com o devido protocolo;
efetuar a reserva oramentria;

79
 elaborar projeto bsico e projeto executivo, se for o caso;
definir clculo de pontuao tcnica, se for o caso;
definir clculo de pontuao preo;
elaborar a minuta do edital e do contrato;
emitir parecer sobre a minuta do edital e do contrato (Assessoria Jurdica);
autorizar a abertura do processo licitatrio;
realizar o procedimento licitatrio na modalidade adequada, observando os cri-
trios sugeridos nos itens a seguir.
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
nos municpios: enviar os informes do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas - ao TCE-MT;
emitir relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa nos balancetes men-
sais, de acordo com o Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao
TCE-MT.

I Se modalidade convite:
identificar pelo menos 3 (trs) empresas e/ou pessoas fsicas a serem convidadas;
enviar convite a pelo menos 3 (trs) interessados;
afixar o convite em local apropriado da unidade administrativa;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao convite por irregularidade na
aplicao da Lei de Licitaes, se houver;
receber a manifestao de interesse dos cadastrados em participar da licitao;
abrir o procedimento licitatrio;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de habilitao e julgamento das pro-
postas;
receber as propostas e documentos de habilitao;
abrir os envelopes de habilitao e apreciar a documentao;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver, em face da deciso sobre a
habilitao;
devolver os envelopes fechados com as propostas dos inabilitados;
abrir os envelopes das propostas dos concorrentes habilitados;
verificar a conformidade das propostas com os requisitos do edital e com os pre-
os de mercado ou fixados por rgo oficial competente, ou, ainda, com os cons-
tantes do sistema de registro de preos;
julgar e classificar as propostas;

80
 colher rubrica dos licitantes presentes e dos membros da comisso em todos os
documentos e propostas;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver;
declarar o resultado final do certame;
assinar a ata;
homologar o processo licitatrio;
divulgar o resultado final do certame;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
assinar o contrato ou equivalente com a vencedora;
publicar o extrato do contrato, se houver, na Imprensa Oficial;
emitir o empenho.

II Se modalidade tomada de preos ou concorrncia:

publicar o aviso na imprensa oficial;
afixar o edital em local apropriado da unidade administrativa;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver;
fornecer cpia do edital e seus anexos aos interessados;
cadastrar novos interessados, se houver, observando os critrios estabelecidos pela
administrao;
abrir o procedimento licitatrio;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de habilitao e julgamento das pro-
postas;
receber as propostas e documentos de habilitao;
abrir os envelopes de habilitao e apreciar a documentao;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver, em face da deciso sobre a
habilitao;
devolver os envelopes fechados com as propostas dos inabilitados;
abrir os envelopes das propostas dos concorrentes habilitados;
verificar a conformidade das propostas com os requisitos do edital e com os pre-
os de mercado ou fixados por rgo oficial competente, ou, ainda, com os cons-
tantes do sistema de registro de preos;
julgar e classificar as propostas;
colher rubrica dos licitantes presentes e dos membros da comisso em todos os
documentos e propostas;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver;
declarar o resultado final do certame;

81
 assinar a ata;
homologar o certame;
divulgar o resultado final do certame;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
assinar o contrato com o vencedor;
publicar extrato do contrato;
emitir o empenho.

III Se modalidade prego:

publicar o aviso;
disponibilizar cpia do edital e do respectivo aviso aos interessados;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver;
realizar sesso pblica;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de julgamento das propostas e habi-
litao;
credenciar os interessados;
receber declarao dos participantes de que cumprem plenamente os requisitos
de habilitao;
receber os envelopes dos participantes contendo, separadamente, a proposta de
preos e a documentao de habilitao;
abrir imediatamente o envelope da proposta de preos e verificar a conformidade;
receber lances verbais e sucessivos, at a proclamao do vencedor;
julgar e classificar as propostas;
negociar diretamente com o proponente objetivando alcanar preo melhor;
decidir, motivadamente, a respeito da aceitabilidade das propostas classificadas e
orden-las;
decidir sobre a habilitao do licitante que apresentou a melhor proposta;
declarar o licitante vencedor;
assinar a ata;
receber, examinar e decidir sobre recursos e contra-razes, se houver;
adjudicar o objeto da licitao ao licitante vencedor;
homologar a licitao pela autoridade competente;
assinar o contrato;
publicar o extrato do contrato na Imprensa Oficial;
emitir o empenho.

82
IV se dispensa ou inexigibilidade de licitao:
nos casos de inexigibilidade: receber, analisar e decidir sobre: (a) a comprovao
de exclusividade do fornecedor, (b) a notria especializao do profissional ou
empresa para prestao de servios tcnicos de natureza singular, ou (c) a con-
sagrao de profissionais do setor artstico;
nos casos de dispensa: comprovar a ocorrncia das hipteses previstas no art. 24
da Lei de Licitaes;
caracterizar a situao emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa, quan-
do for o caso;
apresentar a razo da escolha do fornecedor ou executante;
justificar o preo;
comprovar a aprovao dos projetos de pesquisa aos quais os bens sero aloca-
dos, se for o caso;
decidir sobre a habilitao do fornecedor;
elaborar a minuta do contrato, quando for o caso;
emitir parecer tcnico ou jurdico sobre a dispensa ou inexigibilidade;
ratificar a dispensa ou inexigibilidade da licitao;
publicar o ato que declara a dispensa ou inexigibilidade da licitao na Imprensa
Oficial;
assinar o contrato ou equivalente com o contratado;
publicar o extrato do contrato na imprensa oficial;
emitir o empenho.

83
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da realizao de licitaes na modalidade convite e definir responsabilidades pelos
descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
nomear comisso especial de leilo ou cometer o procedimento a leiloeiro oficial;
capacitar os membros da comisso especial de leilo;
definir o objeto do certame;
justificar o interesse pblico da alienao;
bens mveis: atestar tratar-se de bem inservvel para a administrao ou produ-
to legalmente apreendido ou penhorado;
bens imveis: atestar que sua aquisio se deu em decorrncia de procedimen-
tos judiciais ou de dao em pagamento;
avaliar os bens a serem leiloados, a fim de fixar um preo mnimo de sua ar-
rematao;
autorizar a abertura do processo administrativo, com o devido protocolo;
elaborar a minuta do edital;
emitir parecer jurdico sobre a minuta do edital;
autorizar a realizao do leilo;
publicar o aviso na Imprensa Oficial;
afixar o edital em local apropriado da unidade administrativa;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver;

84
 possibilitar o exame prvio, pelos interessados, dos bens a serem alienados;
abrir o procedimento de leilo;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de julgamento das propostas e, se for
o caso, da habilitao;
receber os documentos de habilitao, se exigidos no edital;
analisar e decidir sobre a habilitao, se for o caso;
receber, examinar e decidir sobre recursos em face da deciso sobre a habilitao,
se houver;
receber os lances de viva voz;
declarar o resultado final do certame;
homologar o processo licitatrio;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
receber, vista e no local do leilo, o pagamento ou adiantamento, e, no prazo
previsto, a complementao do lance, conforme dispuser o edital;
assinar a ata;
bem mvel: entregar o bem mvel mediante assinatura do termo de recebimen-
to do bem e aps cumpridas as condies expostas no edital;
bem imvel: fornecer a escritura pblica do bem imvel alienado, aps o recebi-
mento integral do valor de alienao;
publicar o resultado do certame;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
nos Municpios: enviar os informes do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas - ao TCE-MT;
emitir relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa nos balancetes men-
sais, de acordo com o Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao
TCE-MT.

85
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o
controle do estoque, especialmente as seguintes:
definir os materiais que esto sujeitos ao controle de estoque atravs do almo-
xarifado central e os que podem ser controlados diretamente pela unidade res-
ponsvel pelo consumo;
estabelecer regras especficas para o armazenamento de materiais, inclusive os es-
peciais (combustveis, medicamentos, alimentos, produtos qumicos, corrosivos,
explosivos, deteriorveis, materiais de valor elevado, etc);
estabelecer regras de proteo fsica dos estoques, quanto ao acesso de pessoas,
furtos, incndios, deteriorao, etc.
estabelecer regras especficas para o fornecimento de materiais, inclusive combus-
tveis, medicamentos, produtos hospitalares e de laboratrios, e outros que requei-
ram controles especiais;
estabelecer o formato e contedo da requisio de materiais, por via documental
ou com recursos da tecnologia da informao (TI);
definir os nveis hierrquicos competentes para assinar a requisio de materiais
ou liberar a requisio atravs de TI;
definir os nveis de acesso ao sistema de controle de estoque;
definir as responsabilidades quanto utilizao do sistema (sigilo e troca peri-
dica da senha, etc.);
definir a freqncia e abrangncia dos inventrios peridicos, dos procedimentos
a serem adotados, dos critrios de amostragem, e dos registros a serem gerados;
definir responsabilidades pelos descumprimento das regras da Instruo Nor-
mativa.

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)

para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;

86
 estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
cadastrar as assinaturas autorizadas a assinar a requisio de materiais;
desenvolver sistema integrado de controle de estoque;
registrar, em controle especfico, a programao de fornecimento;
confrontar o material fornecido com as especificaes do contrato, da nota fiscal
e da programao de fornecimento;
comunicar autoridade competente as impropriedades constatadas no forneci-
mento de bens;
devolver os materiais apresentados em desconformidade com as especificaes do
contrato, da nota fiscal e da programao de fornecimento;
atestar, no verso da nota fiscal, o recebimento dos materiais apresentados em con-
formidade com as especificaes do contrato, da nota fiscal e da programao de
fornecimento;
registrar a liquidao da despesa;
armazenar e registrar, no estoque, a entrada de materiais fornecidos;
identificar os materiais na Ficha de Prateleira;
fornecer materiais s unidades requisitantes;
baixar os materiais fornecidos no sistema de controle de estoque;
registrar a baixa dos materiais no sistema contbil;
elaborar e homologar o inventrio geral anual de estoques, de acordo com as
regras da Instruo Normativa;
elaborar relatrio de eventuais divergncias apuradas nos inventrios e encami-
nhar unidade de controle interno;
ajustar os registros contbeis ao inventario geral anual de estoques;
nos Municpios: registrar tempestivamente as informaes no sistema, de acordo
com o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada
de Contas - e enviar ao TCE-MT;
gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana.

87
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o ca-
dastramento de fornecedores, especialmente as seguintes:
definir a estrutura do cadastro, com classificao por categorias, conforme art. 36
da Lei 8666/93;
definir os critrios para cadastramento, renovao do cadastro e emisso do cer-
tificado de registro cadastral;
definir dados e documentos a serem exigidos dos interessados para fins de cadas-
tramento, observado o disposto no art. 27, da Lei 8666/93;
definir os critrios para alterao, suspenso ou cancelamento do registro cadastral;
definir os critrios para utilizao do registro cadastral de outros rgos ou en-
tidades da Administrao Pblica;
definir os critrios para utilizao do registro cadastral por outros rgos ou
entidades da Administrao Pblica;
estabelecer os nveis de acesso ao sistema de cadastramento de fornecedores e res-
ponsabilidades quanto sua utilizao (sigilo da senha, troca peridica da senha,
divulgao de informaes cadastrais,etc.).

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)

para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
realizar chamamento pblico anual para atualizao dos registros e ingressos de
novos interessados e arquivar, em pasta prpria, os comprovantes da divulgao;
fornecer ao interessado o formulrio para cadastramento e a relao dos docu-

88
 mentos necessrios;
cadastrar o interessado ou renovar o cadastro;
anotar, no registro cadastral, os dados sobre a atuao do licitante no cumprimento
de obrigaes assumidas;
alterar, suspender e cancelar o registro cadastral;
emitir certificado de registro cadastral;
divulgar amplamente e disponibilizar permanentemente o registro cadastral;
gerar e analisar relatrio peridico sobre os cadastros vencidos, suspensos e can-
celados e sobre a atuao dos licitantes no cumprimento de obrigaes assumidas;
nos Municpios: registrar tempestivamente as informaes no sistema, de acordo
com o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada
de Contas - e enviar ao TCE-MT;
gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana;
garantir o controle sobre o acesso lgico ao sistema de registro cadastral, obser-
vados os nveis de acesso definidos;

89
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
divulgao de documentos e informaes e definir responsabilidades pelos descumpri-
mento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir os documentos e informaes de publicao obrigatria e os respectivos
prazo, contedo, forma e veculo de comunicao;
organizar os documentos e informaes de publicao obrigatria;
aprovar os documentos e informaes;
encaminhar os documentos e informaes para a unidade responsvel pelo en-
caminhamento para a publicao;
revisar a observncia aos requisitos estabelecidos pela administrao;
aprovar a publicao;
encaminhar para o veculo oficial de publicao, quando for o caso;
acompanhar a publicao no veculo oficial de comunicao;
afixar no local apropriado, quando for o caso;
registrar, no sistema, as informaes correspondentes, observando, no caso dos
municpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas;
arquivar os documentos comprobatrios.

90
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o de-
senvolvimento de campanhas e definir responsabilidades pelos descumprimento das
regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
realizar planejamento anual de campanhas a serem desenvolvidas;
solicitar a campanha;
estudar e planejar a campanha;
autorizar o desenvolvimento da campanha;
colher informaes para a criao da campanha;
criar a campanha diretamente ou atravs de empresas ou profissionais contrata-
dos para a realizao de servios relacionados;
aprovar a proposta de campanha criada;
divulgar e realizar a campanha;
avaliar e divulgar os resultados da campanha;
arquivar documentos correspondentes campanha.

91
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
realizao de despesas por meio de adiantamento, inclusive para a prestao de contas,
e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de adiantamentos aos
servidores da administrao, estabelecendo as condies para a concesso e pres-
tao de contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64;
elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de adi-
antamentos;
solicitar a concesso de adiantamento;
aprovar a solicitao de concesso de adiantamento;
encaminhar a solicitao para a unidade responsvel pela concesso de adianta-
mento;
verificar se o beneficirio servidor da administrao;
verificar se h autorizao legal para a realizao da despesa por meio de adian-
tamento;
recusar a concesso de adiantamento aos servidores que se encontram em alcan-
ce ou responsveis por dois adiantamentos;
verificar a disponibilidade oramentria;
aprovar a concesso de adiantamento;
registrar os adiantamentos concedidos;
emitir empenho;

92
 liquidar a despesa;
efetuar o pagamento;
realizar a despesa;
atestar a realizao da despesa;
recolher aos cofres pblicos eventuais saldos no-utilizados dos recursos recebidos;
prestar contas das despesas realizadas;
analisar a prestao de contas;
conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso;
analisar a defesa apresentada;
registrar as irregularidades constatadas quando da anlise das prestao de con-
tas, com identificao do responsvel;
dar quitao prestao de contas, quando for o caso;
comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de
imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de
Tomada de Contas Especial, quando for o caso;
proceder tomada de contas especial;
encaminhar ao TCE-MT o processo de tomada de contas especial quando, aps
adotadas todas as providncias necessrias para o ressarcimento dos prejuzos
causados Fazenda Pblica, devidamente comprovadas, ainda restarem danos
ao errio;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatiza-
da de Contas;
arquivar a documentao.

93
 ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
concesso de dirias, inclusive para a prestao de contas, e definir responsabilidades
pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de dirias aos servidores
da administrao, estabelecendo as condies para a concesso e prestao de
contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64;
elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de
dirias;
solicitar a concesso de dirias;
verificar se o afastamento de interesse da administrao;
aprovar ou no a solicitao de concesso de dirias;
verificar a disponibilidade oramentria;
aprovar a concesso de diria;
registrar as dirias concedidas;
emitir empenho;
liquidar a despesa;
efetuar o pagamento;
prestar contas do afastamento;
analisar a prestao de contas;
conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso;
analisar a defesa apresentada;

94
 registrar as irregularidades constatadas quando da anlise das prestao de con-
tas, com identificao do responsvel;
dar quitao prestao de contas, quando for o caso;
comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de
imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de
Tomada de Contas Especial, quando for o caso;
proceder tomada de contas especial;
encaminhar ao TCE-MT o processo de tomada de contas especial quando, aps
adotadas todas as providncias necessrias para o ressarcimento dos prejuzos
causados Fazenda Pblica, devidamente comprovadas, ainda restarem danos ao
errio;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatiza-
da de Contas;
arquivar a documentao.

95
 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BRASIL, Constituio da Repblica Federativa do Brasil, promulgada em 5 de outu-

bro de 1988.

MATO GROSSO, Constituio do Estado de Mato Grosso, 1989.

Lei Orgnica do Tribunal de contas do Estado de Mato Grosso Lei Complementar

n 269, de 22 de janeiro de 2007.

Consolidao do Regimento Interno do Tribunal de Contas Estado de Mato Grosso

Resoluo n 02 de 21 de maio de 2002.

Lei de Responsabilidade Fiscal Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000.

Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964.

Lei n 8.666/93, de 21 de junho de 1993.

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