Guia 12

Empremtica.
Gua 12 1
Facultad : Ingeniera
Escuela : Computacin
Asignatura: Empremtica
Tema: Estableciendo Relaciones entre tablas y Creando Formularios con

Microsoft Access 2010.
Objetivos
Crear Formularios asociados a una base de datos de Access, para facilitar la introduccin de
datos a las tablas.
Crear Informes y Consultas asociados a una base de datos de Access, como apoyo a la toma
de decisiones.
Introduccin
Propiedades de los campos.

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de
valores vlidos para el campo.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que
las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber
introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
Tamao del campo.

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
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Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1038-1 y 1038-1 (si estamos en una base
de datos .adp) y nmeros entre -1028-1 y 1028-1 (si estamos en una base de datos .accdb).
Los campos Autonumeracin son Entero largo.

A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo.

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e
Hipervnculo.
Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son:

Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo
monetario asignado en Windows como puede ser $.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo
una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de
Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes
21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2013.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/13.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30
y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
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Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista
Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto
de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado
en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el
Cuadro de texto como te mostramos a continuacin:
Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el
clculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lgicas de
verdadero/falso.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se
tendran que crear formatos personalizados.
Mscara de entrada.
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir.
Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre
exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la
propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo.
Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el
generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada.
La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de
punto y coma (;).
Seccin Descripcin
Primera Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo !(999) 999-
9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la
mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin.
Segunda Especifica si Access 2010 almacena los caracteres de visualizacin literales en la
tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de
visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de
un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta
seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control.
Tercera Especifica el carcter que Access 2010 muestra para el espacio en el que el
usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin
puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un
espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin
de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y
que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el
tipo de datos, como el nmero o el carcter de la mscara de entrada.
Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:
Carcter Definicin
0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).
# Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el
modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos
permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra (A a Z, entrada opcional).
a Letra o dgito (entrada opcional).
& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/ Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.
! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara
siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin
en cualquier lugar de la mscara de entrada.
\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A
se muestra slo como A).
Las relaciones.
A continuacin veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir
entre dos tablas de una base de datos.
Conceptos bsicos sobre relaciones.
Bases de datos relacionales.

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una
tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el
disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del
diseo de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el
mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte
relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un
nico registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente
de una poblacin.
Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar
relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla
(tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer
(estar empadronado) en una nica poblacin.
Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms
de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se
venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo
podr ser vendido a ms de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las
dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada
con clientes y con artculos.
Crear la primera relacin en una base de datos.

Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.
bien, desde el botn de Archivo > Informacin.
En caso de que tengas una tabla abierta, tambin encontrars este botn en:
La pestaa Herramientas de tabla > Diseo > grupo Relaciones, si estamos en Vista
Diseo.
La pestaa Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista
Hoja de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas queremos

relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer
dicha tabla remarcada. Tambin puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
2. Hacer clic sobre el botn Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales queramos
efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin:

1. Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en la imagen Cdigo paciente de la tabla
Pacientes).
2. Pulsar el botn izquierdo del mouse y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo
Codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el botn del mouse.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes e Ingresos)
y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (cdigo paciente y codigo paciente). La
informacin de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos.
No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es
necesario que el nombre del campo sea el mismo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas
de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar
en la clnica ms de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y
Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana
Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la
pestaa Herramientas de base de datos.
Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas explicado anteriormente.

Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la
pestaa Herramientas de base de datos.
Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del
men contextual que aparecer,
O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar
tabla en la pestaa Diseo.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
o Hacer clic con el botn derecho sobre la lnea que representa la relacin a modificar y
elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,
o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar
relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del
men contextual,
O bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y
a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
Limpiar la ventana relaciones.

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones
puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando
la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello
utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a
continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las
relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la
ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la
opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la
opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.
Mostrar relaciones directas.

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una
tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men
contextual que aparecer,
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones
directas en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas
relaciones.
Visualizar todas las relaciones.

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo
del men contextual que aparecer,
Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
Los formularios.
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
Crear formularios.
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear.
Las opciones son:

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el
formulario a nuestras necesidades.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de
abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta
vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto
(consulta, informe, tabla) desde el Panel de Navegacin.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura

tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.
Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como grfico
dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.
El asistente para formularios.

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para
formulario.
Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que queremos incluir
en l.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar
datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego
crear el formulario sobre ella.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y
pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una
opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacin:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al formulario.
En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar cierto estilo
utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este
aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms adelante cuando lo manipularemos
para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado
del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista
Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
Editar datos de un formulario.

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo doble clic en l,
desde el Panel de navegacin. Tambin lo puedes abrir con el botn derecho del mouse,
seleccionando la opcin Abrir en el men contextual.
El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista Formulario.
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la

vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
La Vista Diseo de formulario.

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe
presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos
ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Navegacin y hacer clic
derecho sobre l para seleccionar la opcin Vista Diseo en el men contextual. O bien abrirlo y
luego cambiar la vista desde el botn que ya conocemos de la pestaa Inicio.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio
del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno
slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opcin Encabezado o Pie del
formulario del men contextual de los mismos.
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula
respectivamente, que tambin puedes ver en la imagen anterior del men contextual del formulario.
La pestaa Diseo de formulario.
El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a
otra. Lo utilizaremos mucho.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos describiendo ahora) y la
Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido
en la vista diseo.
Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en
que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos
muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo
ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico,
que ya hemos comentado.
En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al formulario.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles
para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo. Tambin encontramos algunos elementos
que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que
hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del
origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo
haciendo clic sobre el botn .
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de
Access.
Temas.
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo
general que presenta un formulario. Engloba los colores, la
fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto. Si
cambias el tema, no lo cambiars nicamente al formulario en
cuestin, sino a todos ellos. Esto no implica que no se pueda
personalizar alguno de sus elementos de forma independiente,
de hecho podemos hacerlo con las herramientas de la pestaa
Formato.
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo
de las Herramientas de diseo de formulario, en el grupo
Temas.
Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia
lista el que ms nos guste.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com,
Access se conectar con la pgina web de Microsoft para
adquirir ms temas cuando stos estn disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los
estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo,
podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y
utilizarlo en otros formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en la opcin Buscar
temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes
cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores y Fuentes.
El grupo Controles.
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que
llamamos controles.
Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin.
Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir
otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de
hacerlos ms legibles.
En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se
pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro que
los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic
con el botn secundario del mouse sobre l. En el men contextual elegiremos la opcin Colocar
varios controles.
A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos
clic sobre el botn o volvemos a seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla.
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la

imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono Control Descripcin

Seleccionar Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro
control que hubiese seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del formulario. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente. El
Cuadro de cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si
texto modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando
el dato en el origen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del
campo a la que est asociado. El cuadro de texto independiente permite por
ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos.
Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad
Origen del control ser la frmula que calcular el valor a mostrar, que siempre
ir precedida por el signo =.
Etiqueta Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos directamente en el control o
en su propiedad Ttulo.
Botn Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le indique, tanto acciones personalizadas
como acciones predefinidas de entre las ms de 30 disponibles en su asistente
Control de Permite organizar la informacin a mostrar en pestaas distintas.
pestaa
Hipervnculo Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o un programa.
Control de Permite incrustar una pgina web en el formulario, indicando su direccin.

explorador
web
Control de Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegacin por l. Tiene el mismo
navegacin efecto que crear directamente un formulario de tipo Navegacin.
Grupo de Permite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan una relacin
opciones entre s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra englobar las opciones Hombre
y Mujer. Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas opciones. Si son ms
es preferible ahorrar espacio con cuadros de lista o combinados. Se definen sus
opciones mediante un asistente.
Insertar salto No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista Preliminar y a la hora de
de lnea imprimir.
Cuadro Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede escoger si la despliega. Se
combinado definen sus opciones mediante un asistente.
Grfico Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual.

Lnea Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar la informacin.
Botn de Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado. Tambin
alternar se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el
botn aparecer presionado.
Cuadro de lista A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores aparece desplegada en todo
momento. Esto favorece la posibilidad de seleccionar ms de una opcin a la vez. Al igual
que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que
pueden aparecer con o sin encabezados. Se define mediante un asistente.
Rectngulo Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a organizar la informacin.
Casilla de Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para
verificacin presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este
aspecto , sino este otro .
Marco de Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varan
objeto cuando cambiamos de registro (independientes), y no estn en ninguna tabla de la base.
independiente
Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los
Datos adjuntos marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas
en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones
anteriores (.mdb).
Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para
Botn de presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este
opcin aspecto , sino, este otro .
Subformulario/ Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente te permitir
Subinforme elegirlo.
Marco de Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. Varan cuando
objeto cambiamos de registro (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base.
dependiente Ejemplos: La foto o el currculum de una persona, las ventas de un empleado, etc.
Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern de ningn registro. Por
Imagen ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
Trabajar con controles.

Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece
rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y
controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos
es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior
de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en
la pestaa Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar
el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada uno de los
controles a seleccionar sobre el formulario.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn
izquierdo del mouse sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece
dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles
que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre
completamente dentro del cuadrado).
Aadir controles.
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la
Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos
existentes en la pestaa Diseo.
En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario.
A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn
del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar
donde queremos que aparezca el campo. Access crear
automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro
de texto asociado al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de
origen.
Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen,
utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado
anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo.
Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma,
ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el
botn izquierdo del mouse y mantenindolo apretado arrastramos el mouse hasta dejar el control del
tamao deseado.
Copiar controles.
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Slo
tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio
(tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl+C). Luego pgalos en el formulario utilizando
el botn Pegar de la pestaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl+V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo. Es especialmente til
si ya le has dado un tamao personalizado al control y quieres que el resto sean idnticos.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente.
Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si tienes abierto el panel o desde su men
contextual.
Cambiar el tamao de los controles.

Para cambiar el tamao de un control hay que seleccionarlo para que aparezcan los controladores de
tamao. A continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el
puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo
hasta que el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de
ellos, se cambiarn todos.
Organizar y ajustar controles.

Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual, pero existen otras
formas de hacerlo.
Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaa Organizar.
Elegir la distribucin de los datos.

Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus controles de forma
apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar previamente los controles a los
que quieras aplicar la distribucin. Normalmente sern todos ellos.
Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la derecha. Por lo
tanto, cada registro estar en una pgina independiente y tendremos que ir utilizando los botones
para ir atrs y adelante en los registros.
Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los campos
organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.
Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a placer o
cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran que no romperemos el
esquema perfectamente alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, debers pulsar
el botn Quitar diseo.
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula, pero
tenemos una opcin que nos permite realizar de forma ms cmoda esta tarea.
Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden, pulsamos

sobre la opcin Alinear. Se desplegar un men con distintas opciones:
A la cuadrcula alinear los controles seleccionados en el formulario guindose
por la cuadrcula. Es decir, podremos alinear un nico control o varios a la vez.
Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa. Es
decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y
pulsamos la opcin Arriba, ambos se situarn a la misma altura que el ms alto
de ellos. Por ello, no se pueden utilizar estas opciones si hay un nico control
seleccionado.
Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la situacin del control en
trminos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un control de imagen, podramos situarla detrs de
(al fondo) otros controles, como un botn o una etiqueta.
Utiliza las opciones del grupo Tamao y orden para ajustar el tamao y espaciado de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos
ajustar y pulsamos la opcin Tamao y espacio. Luego, hay que elegir la opcin que ms nos
interesa
Con respecto al Tamao de cada uno de los controles:
Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto, al ms corto, al ms ancho y al ms estrecho: todos los controles
toman la altura del ms o menos alto, o la anchura del ms o menos ancho, respectivamente.
Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro:
Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separacin, ya sea horizontal o
vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deber haber seleccionados como
mnimo tres controles, de modo que si A y B tienen un espaciado determinado, B y C tengan
el mismo.
Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para el vertical, lo que hacen
es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles seleccionados.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao
y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos.

Desde la opcin Mrgenes de control, podremos elegir entre unos mrgenes predefinidos:
Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno
el otro se actualice para cuadrar con el primero.
Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010 incorpora una
plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al arrastrar un control, ste tender a
autoajustarse. Esto significa que mantendr la separacin entre controles, posicin, tamao y
espaciado adecuados al formulario.
Si movemos el control de una columna a otra, se colorear el espacio que va a ocupar:
Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una lnea mostrar su nueva
localizacin y al soltar se ajustar la estructura.
Materiales y Equipo
Gua de Laboratorio N 12.
Computadora con Windows y Microsoft Access 2010.
Dispositivo de Almacenamiento (USB).
Procedimiento
Iniciar el trabajo con Access.
1. Dar clic al botn de INICIO.
2. Del men seleccionar la opcin TODOS LOS PROGRAMAS.
3. Dar clic en Microsoft Office.
4. Seleccionar con un clic el icono de Microsoft Access 2010.
EJERCICIO No.1: Crear una base de datos desde cero.

Los pasos a realizar son:
1) Inicie Access.
2) En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en
blanco.
3) En el panel Base de datos en blanco, escriba el nombre de archivo Agencia Inmobiliaria en el
cuadro Nombre de archivo.
4) Se pretende gestionar de una forma sencilla, la informacin que maneja una inmobiliaria. Para
esto se deben crear las siguientes Tablas:
5) En el diseo de las tablas se deben contemplar las siguientes definiciones:
Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las tablas
correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros que nos estn en dichas
tablas.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo telefono.
dui
El campo sexo debe poseer como valores posibles los caracteres M (para masculino) y F
(para femenino).
El campo estado-civil debe llenarse a partir de los valores de una lista que cuenta con los
siguientes valores: CASADO, SOLTERO, VIUDO, DIVORCIADO, UNION LIBRE.
El campo dui debe permitir un ingreso cmodo para lo cual se debe definir una mscara que lo
posibilite.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.
Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las tablas
tablas. Lo mismo debe ocurrir con el campo idpropietario.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo Observaciones.
El campo Tipo debe llenarse segn los valores de una lista que cuenta con los siguientes
valores: CASA, APARTAMENTO y LOCAL. No se pueden ingresar otros valores que no estn en
dicha lista.
El campo Ao debe permitir el ingreso de un valor menor o igual al ao actual.
Los campos Superficie y Precio deben aceptar slo valores mayores que 0.
El campo Dormitorios debe aceptar valores entre 0 y 100 inclusive, y sin valores decimales.
El campo Precio debe mostrar los valores con el smbolo $, separador de miles, con dos
decimales, no valores negativos. (Ejemplo: $1,245.34).
El campo Superficie debe mostrar los valores con la unidad de medida "m2", con dos
decimales, no valores negativos. (Ejemplo: 78.23 m2).
Los campos id-inmueble e id-arrendatario deben poder recibir los valores de las tablas
tablas.
El campo forma-pago debe llenarse a partir de los valores de una lista que cuenta con los
siguientes valores: CONTADO, CHEQUE, TARJETA. Tener en cuenta que se pueden ingresar
otros valores que no estn en dicha lista.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.
6) Confirmar que todas las claves principales de las tablas queden definidas con nuevos valores
incrementalmente e indexado sin duplicados.
7) Todas las reglas de validacin que se definan deben mostrar un texto de validacin acorde a la
misma.
8) Todos los campos de tipo texto deben visualizarse en maysculas y las fechas en formato fecha
corta.
9) Guardar todos los cambios realizados.
EJERCICIO No.2: Establecer relaciones entre tablas.

1. Abrir la base de datos Agencia Inmobiliaria creada en el ejercicio anterior.
2. Definir las relaciones entre las tablas definidas en el ejercicio anterior, acorde a las necesidades y
en todos los casos exigir integridad referencial.
3. Guardar los cambios realizados.
EJERCICIO No.3: Crear Formularios asociados a tablas definidas en una base de datos.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Para cada una de las tablas creadas en la base de datos Agencia Inmobiliaria, elaborar un
Formulario, con el propsito de introducir datos a cada una de ellas a partir de dichos formularios.
2. Se deja a su gusto el diseo de los Formularios.
3. Considerar el procedimiento indicado en esta gua para la creacin de los seis formularios.
4. Guardar todos los cambios realizados en la base de datos.
5. Cerrar la base de datos.
Investigacin y ejercicios complementarios.
Investigar:
Cmo se utilizan los otros tipos de Formularios en Microsoft Access 2010?
Bibliografa.
Gua Completa de Microsoft Office 2010 Premium. Halvorson, Michael. Young, Michael.
Office 2003. OLeary, Timothy J.; OLeary, Linda I. Editorial McGraw-Hill. OLeary Series.
2011.
Gua 12: Estableciendo Relaciones entre tablas y

creando Formularios con Microsoft Access 2010.
Hoja de cotejo: 12
1
Alumno: Mquina No:
Docente: GL: Fecha:
EVALUACION
% 1-4 5-7 8-10 Nota
CONOCIMIENTO Del 20
al 30%
APLICACIN
Del 40%
DEL
al 60%
CONOCIMIENTO
ACTITUD Del 15%

al 30%
TOTAL
100%

Guia 12

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Empremtica.

Tema: Estableciendo Relaciones entre tablas y Creando Formularios con

Propiedades de los campos.

Tamao del campo.

Para los campos Numrico, las opciones son:

Los campos Autonumeracin son Entero largo.

Formato del campo.

Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son:

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Conceptos bsicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales.

Crear la primera relacin en una base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas queremos

Para crear la relacin:

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones:

Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas explicado anteriormente.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Limpiar la ventana relaciones.

Mostrar relaciones directas.

Visualizar todas las relaciones.

Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.

Las opciones son:

Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura

El asistente para formularios.

Editar datos de un formulario.

Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la

La Vista Diseo de formulario.

El rea de diseo consta de tres secciones:

La pestaa Diseo de formulario.

El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la

Icono Control Descripcin

Control de Permite incrustar una pgina web en el formulario, indicando su direccin.

Grfico Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual.

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

Trabajar con controles.

Cambiar el tamao de los controles.

Organizar y ajustar controles.

Elegir la distribucin de los datos.

Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden, pulsamos

En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos.

EJERCICIO No.1: Crear una base de datos desde cero.

5) En el diseo de las tablas se deben contemplar las siguientes definiciones:

Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.

EJERCICIO No.2: Establecer relaciones entre tablas.

Investigacin y ejercicios complementarios.

Gua 12: Estableciendo Relaciones entre tablas y

Docente: GL: Fecha:

% 1-4 5-7 8-10 Nota

ACTITUD Del 15%

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