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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

Primera parte: Tcnicas de monitoreo y control del


proyecto
Para que un proyecto llegue a buen trmino es importante controlar que el trabajo que est comprometido se
realice. Pero es imprescindible supervisar tambin cmo se hace.

En las etapas iniciales y durante la planificacin, el director de proyecto y los


interesados elaboran el plan con las lneas base de alcance, tiempo y costo que se
utilizan para medir el desempeo del proyecto y realizar los cambios necesarios
para corregir las desviaciones.

El Director de Proyecto es responsable de monitorear y controlar que el proyecto se


realice de acuerdo al plan. Esto es:

- El inicio y trmino de las actividades en la fecha planificada.


- Disponer de los recursos requeridos en calidad y cantidad.
- Asignacin recursos humanos con la dedicacin acordada.
- Asegurar que los recursos humanos trabajen en actividades del proyecto y que
los recursos fsicos se utilicen en el proyecto.
- Controlar y medir el desempeo del cronograma y costo.
- Producir resultados con la calidad requerida.
- Controlar los cambios al alcance.
- Controlar y resolver los problemas que surjan durante el curso del proyecto.
- Control y supervisin de los riesgos, adquisiciones, comunicaciones y la
participacin de los interesados.

El monitoreo y control permite rastrear, revisar el progreso y regular el desempeo del proyecto.

En esta clase, revisaremos los conceptos de monitoreo, control y las tcnicas que puede utilizar para supervisar y
controlar el proyecto, como alertas y desviaciones.

1.- Monitoreo

El propsito de monitorear el proyecto es detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente:

Desviaciones del presupuesto.


Retraso del cronograma.
Falta de entregables.

Las preguntas claves del monitoreo son:

Qu y cundo debemos medir?


Con qu anticipacin debemos saber esto?

Monitorear las actividades del proyecto implica asegurar que el trabajo comprometido para cada actividad se realice
en las fechas y plazo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.

Dado todo lo anterior, tenemos que monitorear y controlar el proyecto implica:

Medir el avance de las actividades del proyecto: Dnde estamos?


Comparar los valores reales contra los valores planificados del proyecto: Dnde deberamos estar?
Medir el desempeo del proyecto con respecto la lnea base del proyecto: Cmo estamos haciendo uso de los
recursos?
Identificar las acciones correctivas para solucionar problemas y mitigar riesgos adecuadamente: Cmo nos

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ponemos al da?
Controlar y gestionar la implementacin de los cambios aprobados al proyecto.

Es necesario distinguir claramente la diferencia entre monitorear y controlar, ya que entre ambos procesos existe una
retroalimentacin.

El proceso de monitoreo mide y el proceso de control corrige para mantener el proyecto en curso y direccin hacia el
objetivo.

Las preguntas claves del monitoreo son:

Qu y cundo debemos medir?


Con qu anticipacin debemos saber esto?

En el mundo real, las cosas no suelen suceder de acuerdo al plan y esto se debe fundamentalmente a que todo est
en permanente cambio. Algunos problemas que pueden surgir y que impactan en el proyecto son:

Entrega temprana o tarda de los artculos adquiridos.


Cambios en los requisitos del propietario.
Cambios en la productividad del trabajador y del equipo.
Oposicin de la comunidad a las condiciones de proyecto (ruido, polvo u otra contaminacin, entre otros).
Planificacin pobre (supuestos inadecuados).
Las inclemencias del tiempo, las condiciones geogrficas imprevistas, problemas de localizacin, entre otros.

El director del proyecto debe recabar informacin acerca del desempeo (histrico, actual y proyectado) y de las
desviaciones que se van produciendo en el mismo:

Retrasado respecto al plan, lnea base cronograma.


Con sobrecostos respecto a la lnea base de costos (presupuesto).
Los entregables que no estn segn la especificacin o la calidad est por debajo de la solicitada en la lnea
base del alcance.
La productividad es menor a la planificada.

El Director de Proyecto no debe quedarse slo con los valores de los indicadores para el alcance, tiempo y costo del
proyecto. En esta tarea de monitorear tambin debe identificar los riesgos y problemas que pueden causar

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desviaciones y un bajo desempeo del proyecto. Algunos de los factores ms comunes son:

Subestimar los plazos y fecha de trmino.


Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo.
Olvidar o Ignorar stakeholders.
No considerar los tiempos necesarios para la formacin y aprendizaje del equipo de trabajo.
Dificultades de comunicacin entre los grupos de trabajo.
Falta de compromiso de los miembros del equipo.
Gestin inadecuada de los cambios.
No realizar una gestin de los conflictos.

2.- Control

El propsito de controlar el proyecto es corregir, durante todo el ciclo de vida del proyecto, las desviaciones en
presupuesto, cronograma y calidad.

Se debe asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. En ocasiones se deber incluso revisar el plan para alinearlo
al desempeo.

El monitoreo del proyecto entrega informacin acerca de qu acciones correctivas realizar sobre el mismo. El control
se realiza sobre los recursos, sobre las caractersticas del proyecto o una combinacin de estas dos variables:

a) Control mediante los recursos del proyecto: Ajuste de los recursos o las 4M del proyecto:

Money - Ms dinero?
Manpower - Ms y mejor Mano de Obra?
Materials - Ms y Mejores materiales?
Machinery (Equipamiento) - Ms y Mejores equipos?

O bien,
b) Control mediante caractersticas del proyecto: Ajustando las
caractersticas del proyecto para:

Reducir el tamao del proyecto.


Reducir el alcance.
Cancelar o Terminar el proyecto.

El Director del Proyecto debera lograr el control y colocar en curso el proyecto, ajustando una o bien una
combinacin de estas variables.

3.- Indicadores y buenas prcticas para control del proyecto.

Para saber cundo debe realizar este control, el director de proyecto puede utilizar alertas generales, desviaciones
respecto a la lnea base y los indicadores que proporciona la tcnica del valor ganado.

3.1.- Alertas Generales

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo d cuenta de siguientes situaciones o alertas:

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Desempeo

Surgen problemas tcnicos inesperados.


Faltan recursos o no estn disponibles cuando son necesarios.
Problemas de Calidad o confiabilidad.
Propietario/cliente requiere cambios en las especificaciones funcionales.
Surgen conflictos y complicaciones con otras reas o stakeholders.
Se producen cambios en el mercado que hacen que aumenten/disminuyan los costos del proyecto.

Costo

Dificultades tcnicas que requieren ms recursos.


Aumenta el alcance del trabajo.
El monto de la propuesta ganadora result ser demasiado bajo.
La entrega de los resultados del monitoreo es pobre o llega muy tarde.
Los flujos de pago para el contratista no estn bien hechos.
Cambios en los precios de mercado son utilizados como base para las estimaciones.

Cronograma

Dificultades tcnicas que requieren ms tiempo para resolverse.


Aumenta el alcance de trabajo.
Secuenciacin de tarea no bien realizada.
Material, mano de obra/equipo no disponible cuando son necesarios.
Tareas claves no fueron terminadas a tiempo.

Alcance y calidad

Los entregables no cumplen con las especificaciones.


La calidad es inferior a la solicitada.
Los entregables estn incompletos.

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo d cuenta de


situaciones o alertas. Hay varios tipos de ellas.

3.2.- Comparativos contra la lnea base:

Los comparativos contra la lnea base permiten contrastar el avance a la fecha contra el avance segn el plan. Es
importante realizar un control al proyecto cuando el comparativo est indicando que:

Los recursos utilizados difieren del plan o lnea base. Ejemplo:

El uso de las horas de equipamiento a la fecha, es mayor que el planificado.


El uso de horas de mano de obra a la fecha (actual) es mayor que el planificado.
El concreto usado a la fecha (actual) es mayor que el planificado.

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Las actividades estn tomando ms tiempo o menos tiempo de lo previsto. Ejemplo: La duracin real de
actividades a la fecha (Actual) es mayor que la planificada (Plan) para las actividades 1 y 2. La duracin de la
actividad 3 es menor que la planificada y comenz despus de la fecha de inicio del plan.

Los Costos del proyecto a la fecha difieren del presupuesto.

Ejemplo: Los costos acumulados a la fecha(Progreso) son menores al presupuesto en un 20%.

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En Resumen...
El director de proyecto es quien realiza el monitoreo y control del proyecto.
Monitorear es medir el avance real con respecto a lo planeado.
Controlar significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el
proyecto en curso.
Se utilizan alertas de desviacin en cronograma, costo y alcance.
Se utilizan tcnicas de monitoreo y control, como reportes de avance,
semforos, valor ganado.
La reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio,
resolver incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto.

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