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Tutorial
2007 - 2012 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.
FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054
FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de
la carpeta de archivos y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Las dems marcas comerciales
pertenecen a sus respectivos propietarios.
La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias no autorizadas
o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede
utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida.
Las personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son
puramente ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL
reales es mera coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este
software. La mencin de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo
de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos
productos.
Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en http://www.filemaker.com/es/.
Edicin: 01
Contenido
Leccin 1Nociones bsicas de
FileMaker Pro 7
Cmo utilizar este tutorial 7
Dnde encontrar los archivos del ejemplo 8
Conceptos de bases de datos 8
Qu es una base de datos? 8
Por qu usar una base de datos? 8
Cmo se organiza una base de datos? 8
Cmo se muestran los datos de los campos? 9
Nociones bsicas de FileMaker Pro 9
Acerca de los modos de FileMaker Pro 9
Para obtener ms informacin 10
Leccin 2
Visualizacin de la informacin 11
Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros 11
Cmo visualizar la informacin de distintas formas 12
Cmo ver una presentacin diferente 13
Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas 15
Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin 16
Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado 16
Personalizar la barra de herramientas de estado 16
Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo 17
Para obtener ms informacin 17
Leccin 3
Bsqueda y ordenacin de registros 18
Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos 18
Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico 19
Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos 20
Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo 20
Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo 21
Reduccin de la bsqueda 22
Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante 23
Buscar los registros con una bsqueda guardada 23
Ordenacin del conjunto encontrado 23
Aadir un nuevo registro en la Vista lista 25
Para obtener ms informacin 25
Leccin 4
Creacin de una base de datos e introduccin de registros 26
Crear una base de datos sencilla 26
Acerca de los campos 26
Cmo crear una base de datos 26
4
Leccin 5
Personalizacin del aspecto 31
Acerca de presentaciones y tablas 31
Acerca de la personalizacin de presentaciones 31
Examinar las herramientas de presentacin y el Inspector 31
Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos 33
Seleccin y cambio de tamao de campos 33
Desplazamiento de un campo 33
Adicin de un campo 34
Adicin de un panel de pestaas 35
Visualizacin de un nmero como moneda 36
Cambio del tamao y color del texto 37
Adicin de un grfico a la presentacin 38
Para obtener ms informacin 38
Leccin 6
Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 39
Creacin de una lista en columnas 39
Creacin de etiquetas de correo 40
Acerca de las presentaciones de etiquetas 40
Creacin de una presentacin de etiquetas 40
Creacin de una carta modelo 42
Acerca de las presentaciones de cartas modelo 42
Creacin de una presentacin de una pgina en blanco 42
Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa 45
Adicin de la despedida 45
Para obtener ms informacin 45
Leccin 7
Simplificacin de la entrada de datos 46
Entrada de datos utilizando listas de valores 46
Definicin de una lista de valores 46
Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares 47
Generacin de valores con un campo de clculo 48
Creacin de un campo de clculo 48
Prueba del clculo 50
Introduccin automtica de un nmero secuencial 50
Creacin de un campo para nmeros de serie 50
5
Leccin 8
Automatizacin de tareas con botones y guiones 52
Realizacin de una tarea utilizando un botn 52
Creacin del botn 52
Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin 53
Guiones 53
Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas 53
Asignacin de un guin a un botn 54
Cambio de nombre del botn 55
Prueba del botn 55
Para obtener ms informacin 55
Leccin 9
Creacin y ejecucin de informes 56
Acerca de los informes de sumario 56
Crear un informe dinmico en la Vista Tabla 56
Analizar los datos en la Vista Tabla 56
Ocultar datos no necesarios en el informe 57
Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario. 57
Etiquetar datos agrupados y eliminar valores de datos duplicados 58
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales 59
Acerca de las presentaciones para informes de subsumario 59
Crear un informe subsumario con totales 60
Guardado y envo de un informe como archivo PDF 66
Para obtener ms informacin 67
Leccin 10
Generacin de datos 68
Crear un grfico circular 68
Para obtener ms informacin 69
Leccin 11
Cmo hacer bases de datos relacionales 70
Visualizacin de un registro relacionado en un archivo 70
Definicin de una relacin con otra tabla 70
Visualizacin de los datos de un registro relacionado 71
Visualizacin de una lista de registros relacionados 72
Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes 72
Adicin de campos y formato al portal 73
Para obtener ms informacin 74
6
Leccin 12
Compartir e intercambiar datos 75
Acerca de compartir datos 75
Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red 75
Abrir un archivo remoto 77
Desactivar el uso compartido de la red FileMaker 78
Acerca del intercambio de datos 78
Guardado y envo de datos 79
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos 79
Acerca de la importacin de datos 79
Importacin de datos al archivo de ejemplo 79
Para obtener ms informacin 81
Leccin 13
Proteccin de los datos en FileMaker Pro 82
Creacin de una cuenta y una contrasea 82
Acerca de las cuentas 82
Creacin de un conjunto de privilegios 84
Acerca de los conjuntos de privilegios 84
Creacin de un conjunto de privilegios personalizado 85
Para obtener ms informacin 86
Leccin 14
Copias de seguridad de bases de datos 87
Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos 87
Cundo realizar la copia de seguridad 88
Para obtener ms informacin 88
Leccin 1 Nociones bsicas de
FileMaker Pro
Bienvenido al tutorial FileMakerPro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin
en FileMaker Pro.
Aprender a utilizar el software de FileMaker Pro para realizar las acciones siguientes:
1 ubicar y ordenar informacin
1 crear e introducir registros en una base de datos sencilla
1 crear etiquetas de correo
1 crear clculos, botones y guiones
1 crear y ejecutar informes
1 mostrar datos de forma grfica en un grfico
1 crear relaciones entre tablas de bases de datos de FileMaker Pro
1 aprender a compartir archivos con otros usuarios de su red o a travs de Internet
1 proteger la informacin de su base de datos asignando conjuntos de privilegios y cuentas
de usuario y realizando copias de seguridad de sus bases de datos
Este tutorial se realiza en cinco horas aproximadamente y puede realizarse en una sola sesin
o en varias.
El archivo incluido en este aprendizaje est diseado para mostrar las funciones de FileMaker Pro
y, por ello, es posible que no pueda utilizarse como plantilla para realizar ms tareas.
FileMaker Pro incluye tambin soluciones iniciales. Para crear una base de datos mediante la
solucin inicial de FileMaker Pro, seleccione el men Archivo > Nueva desde solucin inicial.
Nota Algunos procedimientos hacen referencia a un men abreviado. Para mostrar un men
abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn (o pulse la tecla Control y haga
clic) en un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de control
(Windows) o las Preferencias del sistema (Mac OS) para configurar el ratn, el panel tctil o el
dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar un botn secundario en el ratn o una
funcin de pulsacin secundaria en un panel tctil.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en el disco duro. Para obtener informacin acerca de la ubicacin
de la carpeta del tutorial, consulte en el Dnde encontrar los archivos del ejemplo en la
pgina 8.
Icono de libro
Barra de desplazamiento
3. Haga clic en la pgina derecha del icono del libro cada vez que desee avanzar un registro y
haga clic en la pgina izquierda cada vez que desee retroceder un registro.
4. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la derecha y sultela para desplazarse hacia delante
varios registros. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda y sultela para
retroceder varios registros.
Adems, puede hacer clic en el nmero de registro actual, escribir el nmero de registro que
desee y a continuacin, pulsar Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para ir a un registro
concreto en la base de datos.
Consejo El men Registros tambin proporciona comandos para desplazarse entre los
registros. Seleccione el men Registros > Ir al registro y elija entre Siguiente, Anterior o Ir a.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Estimado Steve,
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones
Men emergente de
presentaciones
Campos
Leccin 2 | Visualizacin de la informacin 14
La presentacin Lista de tipos de clientes muestra slo cuatro de los campos presentes en la presentacin Entrada de datos
Por lo general, las presentaciones pueden cambiarse entre la Vista Formulario, Tabla y Lista
mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar.
Vista Formulario
Vista Tabla
Vista Lista
La presentacin Lista de tipos de clientes, vista como un formulario, despus como una tabla y, finalmente, como una lista
Cambie entre la Vista Formulario, Tabla y Lista en la misma presentacin para ver las diferencias entre
ellas.
4. Haga clic en Vista Lista en la barra de presentacin para regresar a la Vista lista.
Desplcese hacia abajo para ver ms registros en la Vista Lista.
Barra de herramientas
de estado
Barra de
presentacin
4. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo original; para ello, seleccione
el men Archivo > Cerrar.
Nota Antes de comenzar esta leccin, compruebe que dispone del archivo Ejemplo Copia.fmp12.
Para obtener informacin sobre cmo acceder a la carpeta Aprendizaje y realizar una copia del
archivo Ejemplo.fmp12, consulte la leccin 2.
2. Escriba John Reino Unido en el cuadro de texto de bsqueda situado en la esquina superior
derecha de la barra de herramientas de estado.
4. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar los dos registros
del conjunto encontrado.
Su bsqueda rpida devolvi resultados para John Lee (campo Nombre) de Johns Circle
(campo Domicilio 1) ubicado en el Reino Unido (campo Pas) y William Johnson (campo
Apellidos) ubicado en el Reino Unido (campo Pas), pero no John Smith, cuyo registro no
contiene el texto "Reino Unido" en ningn campo. Este tipo de bsqueda se denomina
habitualmente como una bsqueda AND, ya que los registros deben contener tanto John
como Reino Unido.
1. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para restaurar todos los
registros del conjunto encontrado.
Una vez ms, el grfico circular confirma que el conjunto encontrado contiene 29 registros.
Nota No es necesario hacer clic en Mostrar todos antes de realizar una bsqueda, ya que
FileMaker Pro busca de forma predeterminada los registros en toda la base de datos.
2. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda para mostrar el primer registro de la base
de datos (Mary Smith ubicada en EE. UU.).
3. Haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse la tecla Control mientras hace clic (Mac OS)
en el campo Ciudad.
4. En el men abreviado, elija Buscar registros coincidentes.
Seleccione Buscar
registros coincidentes
Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros 20
La peticin devuelve registros de cuatro clientes que viven en Nueva York. El grfico circula
muestra que el conjunto encontrado ha cambiado a cuatro registros.
5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar cada uno de los
cuatro registros del conjunto encontrado.
Nmero de
Nota FileMaker Pro utiliza el formato de fecha especificado en la configuracin del sistema,
por lo que el formato de fecha que ve e introduce puede ser diferente del formato que se
muestra en este tutorial.
Seleccione el rango
Consejo Como opcin, puede escribir cualquier operador del men directamente en el campo
de bsqueda.
La peticin de bsqueda deber mostrar 1/1/2011... en el campo Fecha de pago.
Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros 22
Reduccin de la bsqueda
A veces, es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras
que al mismo tiempo se excluyan otros como, por ejemplo, buscar todos los registros que se
aadieron en un ao concreto, excepto aquellos que se aadieron en un mes determinado,
o buscar todos los clientes que residan en Estados Unidos, excepto los que vivan en la ciudad
de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando una combinacin de
peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros.
Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean,
de esta forma es posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una
bsqueda no los elimina de la base de datos.
Para buscar los registros de clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que
lo hicieron en marzo:
La solicitud de bsqueda
aparece como el nombre
predeterminado de la
bsqueda guardada
2. En Nombre, escriba Cuotas pagadas 2011, excepto marzo y haga clic en Guardar.
Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los clientes:
Aparece la presentacin Lista de tipos de clientes Esta presentacin har ms sencillo ver los
resultados de la ordenacin. La barra de color negro situada a la izquierda del registro para
Mary Smith indica que es el registro actual del conjunto encontrado.
Registro actual
El smbolo indica la
direccin de
ordenacin
Nota Dependiendo del tamao de la ventana de FileMaker Pro, deber desplazarse hacia
abajo para ver el registro en blanco.
2. En Nombre, escriba Connel; en Apellidos, escriba Jordan; en Empresa, escriba DEF Ltd.;
en Tipo de cliente, escriba Nuevo.
3. Haga clic fuera del campo Tipo de cliente para guardar el nuevo registro en la base de datos.
El nuevo registro aparece ordenado alfabticamente en la lista por apellido.
Consejo Si no desea que los registros cambien de ubicacin al aadirlos o modificarlos, anule
la seleccin de Mantener registros en orden en el cuadro de dilogo Ordenar registros.
5. Escriba el nombre.
Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros 27
Los campos creados en la Vista Tabla son del tipo de campo de texto de forma
predeterminada. Ahora debe cambiar el tipo de campo de algunos campos que ha creado.
11. Desplace el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada hasta la flecha hacia
abajo aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Campo >
Tipo de campo > Numrico.
Seleccione
Numrico como
tipo de campo
12. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Fecha de pago y haga clic en la flecha
hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Fecha. Haga clic en Aceptar para
aceptar el formato de fecha predeterminada en FileMaker Pro.
13. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Contenedor y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Contenedor.
Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros 28
2. Escriba Jane.
Nota FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja.
Consejo Tambin puede hacer clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado
para crear un nuevo registro.
2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos de Antoine Dubois, que
pag 75 dlares el 2/2/2011.
La base de datos contiene ahora dos registros.
3. Arrastre el texto seleccionado al campo Tasa abonada del registro 3 y suelte el ratn.
Nota Si no puede arrastrar el texto, es posible que no est habilitada la funcin de arrastrar y
soltar para FileMaker Pro. Para activar dicha funcin, seleccione el men Edicin >
Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En General,
seleccione Permitir arrastrar y soltar seleccin de texto, haga clic en Aceptar y repita los
pasos 2 y 3.
1. En el registro de Jane Doe, haga clic a la derecha del nmero 2, pulse Retroceso (Windows) o
Suprimir (Mac OS) y, a continuacin, escriba 7.
2. Haga clic fuera del campo para consignar este cambio en la base de datos.
2. En el ltimo registro que ha creado, seleccione los datos en el campo Apellidos y escriba un
nombre diferente.
Eliminar un registro
1. Haga clic en Vista Tabla .
2. Seleccione el ltimo registro que ha creado. Para ello, haga clic en cualquier campo del registro.
3. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado.
Al insertar un archivo, FileMaker Pro muestra el icono y el nombre del archivo en el campo
contenedor, pero no el contenido real del archivo.
5. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
2. Arrastre hacia la izquierda el selector ubicado a la derecha del campo para dejar este con un
tamao reducido, pero suficiente para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar
en el archivo.
Aparecen guas dinmicas azules en la presentacin. Al desplazar, cambiar de tamao o
alinear objetos de una presentacin, las guas dinmicas le ayudan a crear y modificar de
forma ms precisa los objetos.
Cada campo contiene una insignia , que indica que el campo est habilitado para realizar
bsquedas rpidas. El color de la insignia indica el rendimiento estimado al realizar una
bsqueda por este campo. Puede ocultar las insignias de bsqueda rpida. Para ello,
seleccione el men Visualizar > Mostrar > Bsqueda rpida.
4. En el modo Visualizar, haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado
para recorrer los registros.
Si el campo no muestra por completo los nombres, vuelva al modo Presentacin y ample el campo.
5. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y repita los pasos 1 a 4 para el
campo Apellidos.
Desplazamiento de un campo
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en
el campo Apellidos y arrstrelo a la derecha del campo Nombre.
Puede utilizar las guas dinmicas para alinear el texto en el campo Nombre.
Consejos
1 Si mueve accidentalmente un campo o panel de pestaas errneo, seleccione el men
Edicin > Deshacer mover para deshacer el cambio.
1 Tambin puede utilizar las reglas y la retcula, la pestaa Posicin del Inspector y las teclas
de direccin del teclado para alinear objetos.
2. Arrastre la etiqueta del campo Apellidos por encima del campo Apellidos.
3. Arrastre la etiqueta del campo Nombre por encima del campo Nombre.
Leccin 5 | Personalizacin del aspecto 34
4. Alinee las etiquetas de los campos Nombre y Apellidos entre s y en relacin con sus
respectivos campos.
5. Mientras pulsa Mays, seleccione las etiquetas y los campos. A continuacin, utilice las flechas
de direccin para desplazar los objetos a una ubicacin ms prxima al campo Domicilio 1.
Una vez finalizada, la presentacin debera parecerse a la que se muestra a continuacin.
Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en una tabla, puede mostrarlo en cualquier presentacin basada en
dicha tabla. En la base de datos de ejemplo, hay algunos campos definidos que no se muestran
en esta presentacin. Ahora aadir uno de estos campos.
Nota Tambin puede colocar campos relacionados de otras tablas en las presentaciones, como
se explica en la leccin 11.
Herramienta Campo
8. Haga clic en Eliminar registro y, a continuacin, en Eliminar para borrar el registro vaco del
archivo.
7. Mientras pulsa Mays, seleccione los campos Empresa, Tipo de cliente, Tasa abonada,
Fecha de pago y Cliente desde , y sus etiquetas.
11. Una vez seleccionados los campos y las etiquetas, arrstrelos para colocarlos cerca de la
parte superior del panel de pestaas.
2. En el panel de la pestaa Estado del pago, seleccione el campo Tasa abonada. (Seleccione
el campo, no su etiqueta).
5. Cerca de la parte inferior del Inspector, bajo Formato de datos, haga clic en Numrico y
en Formato, seleccione Moneda.
4. En Texto, especifique 25 para el tamao de fuente, haga clic en el botn de estilo cursiva y
seleccione el color blanco.
Escriba 25 en Tamao
Seleccione blanco
Seleccione cursiva
6. Si es necesario, arrastre el selector derecho del bloque de texto del encabezado a la izquierda
para que este no sobrepase los lmites del encabezado.
Leccin 5 | Personalizacin del aspecto 38
6. Arrastre el logotipo mediante las guas dinmicas para alinearlo en relacin con el texto del
encabezado.
8. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
El orden en que se seleccionan los campos establece el orden en el que aparecen en la lista
en columnas.
Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 40
6. Elija Avery 5160 en la lista Usar medidas de las etiquetas en el caso de que an no se haya
seleccionado.
5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
11. Seleccione Ver en modo Vista previa y, a continuacin, haga clic en Finalizar.
Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir en el modo Vista previa.
Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros
con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan
3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas.
Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 42
12. Cuando haya examinado la presentacin de etiquetas, haga clic en Abandonar Vista previa
en la barra de presentacin para volver al modo Presentacin.
Tambin puede hacer clic en el control de la etiqueta de parte en el rea inferior izquierda
de la ventana de FileMaker para alternar entre las etiquetas de parte verticales y horizontales.
Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 43
8. Coloque el puntero sobre el cuadro de parte Cuerpo y arrastre el cuadro hacia abajo
aproximadamente 27 centmetros utilizando la regla vertical como gua.
Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre el cuadro
Cuerpo algo ms hacia abajo.
Lmites de la pgina
9. Arrastre ahora el cuadro de parte Cuerpo hasta justo encima del lmite de la pgina.
La lnea del lmite de pgina desaparecer. Al arrastrar el cuadro de parte de cuerpo por
encima de los lmites de la pgina se restringe la carta modelo a una nica pgina.
10. Si es necesario, utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla
para desplazarse hacia la derecha hasta que vea una lnea de puntos gruesa en el lado
derecho. Este es el lmite derecho de la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites.
2. Mediante el uso de las reglas horizontal y vertical como gua, arrastre un rectngulo que
comience aproximadamente a 5 centmetros desde la parte inferior izquierda de la
presentacin y termine aproximadamente a 5 centmetros de la parte inferior derecha, segn
indican las lneas de los lmites de pgina.
Al soltar el botn del ratn, la regla horizontal muestra la anchura del bloque de texto. El punto
de insercin parpadea en la parte superior izquierda del cuadro de texto. Debe escribir la carta
modelo en el bloque de texto.
Adicin de la direccin
1. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin.
3. Introduzca un espacio.
7. Aada los campos de fusin correspondientes al domicilio, la ciudad y el pas con los espacios,
las nuevas lneas y los signos de puntuacin adecuados.
Escritura de la carta
1. Pulse Intro o Retorno dos veces para introducir dos retornos de carro al final de la direccin.
3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y los apellidos, separados por un espacio.
En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo, un campo para el tratamiento)
para conseguir un saludo ms profesional.
Estamos deseando hacer negocios con usted y esperamos que usted est
satisfecho con nuestros productos y servicios!
Si escribe una palabra de forma incorrecta, ver una lnea de color rojo debajo de dicha
palabra. Para desactivar el revisor ortogrfico en tiempo real en este archivo, seleccione el
men Archivo > Opciones de archivo. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga
clic en la pestaa Ortografa. Anule la seleccin de Indicar palabras dudosas con un
subrayado especial.
Si es probable que uno o ms campos contengan palabras (como nombres, por ejemplo) que un
corrector ortogrfico marcara como incorrectas, puede desactivar el corrector ortogrfico para
esos campos concretos. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la verificacin
ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 45
Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos retornos de carro.
2. Escriba Un cordial saludo, e introduzca cuatro retornos de carro.
3. Escriba John Jones.
4. Introduzca un retorno de carro y, a continuacin, escriba Presidente.
5. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de
presentacin para ver la carta personalizada, lista para ser impresa, para cada uno de los
registros de la base de datos.
Nota Es posible que el registro que aparece en la ventana sea distinto del que se muestra
aqu debido a las pruebas que haya podido realizar en el archivo de ejemplo.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores.
Seleccione Juego de
botones circulares
Seleccione la lista de
valores Tipos de clientes
Los botones circulares y los valores de la lista de valores Tipos de clientes aparecen en el campo
Tipo de cliente.
Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos 48
8. Revise la lista de funciones a la derecha del cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que
localice If (prueba ; resultadoUno ; resultadoDos ). Haga doble clic en esta funcin, de
modo que aparezca en el siguiente cuadro de texto.
Esta funcin tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera
(resultado uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir los marcadores de
posicin prueba, resultado uno y resultado dos por los componentes reales del clculo.
Sustituya estos
marcadores de
posicin
para generar su
clculo
9. Seleccione el texto del marcador de posicin prueba y escriba lo siguiente exactamente como
aparece aqu:
Tipo de cliente = Habitual
10. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado uno y escriba 100.
11. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado dos y escriba 200.
12. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como Numrico.
El clculo
completo
Seleccione
Numrico
Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos 50
14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
El campo Cuota anual aparece en la parte inferior de la presentacin, bajo el panel de la
pestaa Estado del pago. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite
desplazarse por ella para verlo.
15. Seleccione el campo Cuota anual y haga clic en su etiqueta mientras pulsa Mays.
Arrstrelas al campo Cliente desde y alinelas con los campos que aparecen arriba.
La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de
cliente, FileMaker Pro los compara con la palabra que estamos probando, Habitual. La prueba se
evala como True (verdadera) si coincide la palabra y el clculo devuelve el primer resultado (100). Si
no coincide, la prueba se evala como False (falsa) y se devuelve el segundo resultado (200).
3. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est
seleccionada.
Seleccione
Nmero
secuencial
9. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo.
El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. Es posible que tenga que
desplazarse de nuevo hacia abajo para verlo.
10. Arrastre el campo y su etiqueta a la pestaa Estado del pago, y alinelos con los dems
campos y etiquetas.
11. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo
Visualizar.
13. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo haciendo clic en Nuevo registro en la barra
de herramientas de estado varias veces. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del
campo Nmero de cliente aumenta en uno.
15. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
El nombre de la presentacin
especificada aparece en el
cuadro de dilogo
Configuracin del botn
12. Para ver si su botn funciona, haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir
de Presentacin para cambiar al modo Visualizar y poder hacer clic en el botn.
El botn muestra la presentacin Lista de tipos de clientes.
Consejo Puede seleccionar el men Vista > Mostrar botones en el modo Presentacin para
mostrar una insignia de botn en los objetos de botones en este modo.
Guiones
Un guin permite elaborar una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que
los botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro,
as como activar algunos comandos que no se encuentran en los mens de FileMaker Pro. Los
guiones sencillos permiten ejecutar tareas sencillas, mientras que los complejos pueden combinar
elementos (como respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructuras
en rbol y bucles) para crear conjuntos de instrucciones dinmicos y de gran capacidad.
El guin
terminado
7. Cierre el cuadro de dilogo Editar guin, haga clic en Guardar y, a continuacin, cierre el
cuadro de dilogo Gestionar guiones.
8. Para ejecutar el guin que acaba de crear: Elija el men Guiones > Vista previa presentacin
de etiquetas. FileMaker Pro muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo Vista previa.
3. Haga clic en el botn Ir a la Lista de tipos de clientes creada anteriormente en esta leccin
y seleccione el men Formato > Configuracin del botn.
4. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, elija el paso de guin Ejecutar guin junto a
la parte superior de la lista en la parte izquierda.
Leccin 8 | Automatizacin de tareas con botones y guiones 55
Seleccione
Ejecutar
guin
5. En el rea Opciones, en Guin actual, haga clic en Especificar. Seleccione Vista previa
de presentacin de etiquetas en la lista de guiones disponibles y haga clic en Aceptar.
6. Deje el resto de los parmetros predeterminados del botn tal cual y haga clic en Aceptar.
2. Haga clic en el botn una vez. Aparece el punto de insercin de texto en el botn.
3. Seleccione el tipo de botn y escriba Presentacin Vista previa de Etiquetas para
cambiar el nombre de este botn.
Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar
objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para
ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina.
2. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Cancele la seleccin de
las casillas de verificacin
de los campos que desee
ocultar en la Vista Tabla.
2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Subtotales finales y, a continuacin, Total (Cuota anual de ingresos) en
el men abreviado.
Las cantidades subtotales aparecen en la columna Tasa abonada en cada grupo de empresas.
Nota Si no puede ver las cantidades subtotales en la columna Tasa abonada, arrastre la
cabecera de la columna Tasa abonada para ampliar la columna.
3. Coloque de nuevo el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha
hacia abajo. Seleccione Aadir Sumario general continuo en el men abreviado.
Nota Es posible que deba desplazarse hacia abajo para ver el sumario general continuo.
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 58
2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Campo > Ocultar campo para ocultar los datos de empresa repetidos en la
columna Empresa.
La etiqueta creada en el campo Empresa permanece en la Vista Tabla para identificar el
campo Grupo.
El informe completado muestra:
1 la tasa abonada por cada cliente.
1 los subtotales de los ingresos procedentes de las tasas por empresa.
1 un total general de los ingresos por tasas de todas las empresas.
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 59
Total general
Para que este informe se muestre correctamente en la Vista Tabla, los datos deben
organizarse por Empresa.
3. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna y haga clic en la flecha hacia abajo.
Seleccione Vista Tabla > Restablecer y, a continuacin, haga clic en S para borrar la configuracin
de informe dinmico y mostrar todos los campos de la presentacin Entrada de datos.
En este ejercicio, crear un informe que incluya subtotales para cada categora y un total general
para todo el informe. Crear un informe subsumario que:
1 agrupe los clientes por tipo.
1 calcule el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente.
1 proporcione un total general de estas tasas.
5. Elija Incluir subtotales e Incluir total general si an no estn seleccionadas estas opciones.
Observe los cambios de la vista previa del informe en el asistente; obtendr una idea del
aspecto del informe con la configuracin actual.
Seleccione
Incluir subtotales e
Incluir totales generales
1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de cliente, y desplcelo
a la lista Campos mostrados en presentacin/informe.
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
6. Ahora desea organizar los registros segn el Tipo de cliente, de modo que desplace este campo
a la lista Categoras de informes.
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 62
Anule la seleccin de
Tipo de cliente para
ocultar los valores
repetidos en el informe
3. En Situacin del subtotal, utilice el valor predeterminado Debajo del grupo de registros.
4. Haga clic en Aadir subtotal. Esta accin le indica a FileMaker Pro que cree un subtotal de
las tasas abonadas bajo cada categora de cliente.
7. Haga clic en Aadir total general. Esta accin indica a FileMaker Pro que cree un total general
de las tasas anuales.
4. Escriba Informe de tasas anuales para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar.
5. En el rea Pie de pgina, en Inferior centro, seleccione Nmero de pgina para incluir el
nmero de pgina en la parte inferior de cada pgina del informe.
2. Deje el Nombre del guin tal y como aparece, y haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si an no est seleccionada esta opcin.
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 65
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que
su informe final no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.
Subtotales
El nmero de pgina
real sustituir al
carcter de marcador
de posicin en el Total general
modo Vista previa y
tambin cuando se
imprima el informe
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 66
Seleccione el registro
para Gerard LeFranc
Notas
1 Puede seleccionar una presentacin que contenga un grfico rpido en el men emergente
Presentacin para mostrarlo posteriormente.
1 Para modificar un grfico, cambie al modo Presentacin y haga doble clic en este.
10. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
4. En la tabla Clientes, haga clic en el campo Empresa y arrastre una lnea al campo Empresa de
la tabla Empresas.
El campo Empresa es el campo coincidente.
Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales 71
La relacin se basa en los datos coincidentes del campo Empresa de ambas tablas. Los
registros estn relacionados si los datos del campo Empresa de una tabla coinciden con los
datos del campo Empresa de la otra tabla.
8. Mueva los campos si fuera necesario y cambie el tamao de los campos para que muestren todos
los datos que contienen. Cuando termine, los campos deberan tener el siguiente aspecto:
10. Haga clic en el icono de libro de la barra de herramientas de estado para recorrer los registros
hasta que vea el cambio de nombre de empresa.
Aunque la presentacin Informacin de cuenta corporativa se basa en la tabla Clientes, puede
ver los datos de direcciones almacenados en la tabla Empresas gracias a la relacin que
configur anteriormente en esta leccin.
2. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y haga clic en la pestaa Relaciones, si
no est seleccionada.
3. En el grfico de relaciones, haga doble clic en el operador relacional para mostrar el cuadro
de dilogo Editar relacin.
4. En la parte inferior del cuadro de dilogo ubicado debajo de Clientes, seleccione Permitir la
creacin de registros en esta tabla a travs de esta relacin. Esta accin le permitir aadir
un nombre a la lista Clientes.
Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales 73
Seleccione
esta casilla de
verificacin
5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Gestionar base de datos.
6. Utilice el icono de libro o la barra de desplazamiento de la barra de herramientas de estado
para pasar al registro de la primera empresa (Corporacin ABC), si es necesario.
7. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin.
5. Haga clic en Guardar presentacin y en Salir de Presentacin para ver la lista de clientes
de cada empresa.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que
su portal no tenga el mismo aspecto que el que muestra la imagen.
8. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Importante Su acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada
equipo en el que se instale la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar de forma
simultnea la licencia de software en diferentes equipos.
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en anfitrin. Todos los usuarios
que se conecten al archivo alojado y lo abran se convierten en clientes.
Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos 76
Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin
y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos, guiones o presentaciones realizadas por cualquier usuario se
guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside
el archivo.
Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin
de campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario.
Para habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red:
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12.
Nota Para activar o cambiar el estado de la funcin de compartir de un archivo en sus propios
archivos, debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar privilegios
ampliados. Las cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios se abordan en leccin 13.
Seleccione Activo
para habilitar el uso
compartido de la red
Nota Windows: Puede que reciba una advertencia de seguridad del sistema operativo
cuando habilite la comparticin de red en FileMaker Pro.
Ejemplo Copia est ahora alojado en su equipo. Debe mantener abierto este archivo para que
est disponible para los usuarios de su red.
Nota En caso de que su equipo no est conectado a una red, o de que no haya archivos de
FileMaker Pro alojados actualmente, el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto no mostrar
ningn archivo.
Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos 78
Seleccione el archivo
que desee abrir
Nota La mayora de los formatos de archivo no importan ni exportan ajustes de formato como,
por ejemplo, las fuentes, el tamao, el estilo o el color.
Importante Ciertas opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los
registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una
vez importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija siempre el
men Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo
antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los
registros se denomina destino.
3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione Todos los archivos
(Windows) o Todos los disponibles (Mac OS) y, a continuacin, elija MiArchivo.fmp12 en la
carpeta Aprendizaje.
MiArchivo.fmp7 es el archivo creado en la leccin leccin 4 y el archivo origen para este
ejercicio de importacin de datos.
7. Asegrese de que el campo Nombre situado en los Campos origen est en la misma fila que
el campo Nombre de los Campos destino.
Puede mover los campos destino hacia arriba o hacia abajo en la lista, con la ayuda de
la barra de desplazamiento. Pase el cursor sobre la doble flecha para activar la barra
de desplazamiento.
Accin de
importacin
12. Revise la informacin del cuadro de dilogo Resumen de importacin y haga clic en Aceptar.
Los registros de MiArchivo.fmp12 que contienen los datos del nombre y los apellidos se han aadido
al archivo Ejemplo Copia.fmp7. El conjunto hallado actual contiene los nuevos registros importados.
Compruebe los nuevos registros para verificar los datos que se han importado. Haga clic en Mostrar
todos en la barra de herramientas de estado para ver todos los registros del archivo.
13. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo >
Cerrar.
Cuentas
predefinidas
Cuentas
personalizadas
Las contraseas y los privilegios de acceso de las cuentas predefinidas se pueden modificar.
Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro 83
Nota Por motivos de seguridad, el texto de la contrasea nunca se muestra en FileMaker Pro.
Anote siempre las contraseas que introduzca cuando configure las cuentas y facilteselas a los
usuarios adecuados. Guarde las contraseas en un lugar seguro por si las olvida y para impedir
que alguien las robe.
Especifique la
configuracin
de la cuenta
14. Escriba Admin, en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga
clic en Aceptar.
Nota Por motivos de seguridad, proteja siempre mediante contrasea la cuenta Admin de los
archivos que cree.
Conjuntos de
privilegios
predefinidos
Aparece la configuracin
de los privilegios ampliados
11. Escriba Admin en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic
en Aceptar.
12. Cuando haya acabado con esta leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los
archivos abiertos.
Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro 86
2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente para una copia de la base
de datos.
4. En FileMaker Pro, elija el men Archivo > Guardar una copia como.