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1. Introduo
Este documento apresenta o planejamento das etapas que devem ser seguidas para implantar
o Sistema Eletrnico de Informaes (SEI) na Enap. um pensar de forma sistmica,
considerando os riscos envolvidos na implantao do SEI. Abrange desde aspectos polticos e
culturais at questes tecnolgicas.
Intensifica-se tambm, com isso, a preocupao geral com a segurana da informao e com a
legalidade dos atos e documentos eletrnicos, o que converge para o alcance do marco legal
do modelo brasileiro de certificao digital, estabelecido pela Medida Provisria n 2.200-2, de
24 de agosto de 2001. Esse normativo instituiu a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira
ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos
em formato eletrnico, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizam
certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras. O Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao (ITI) a Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil e
atua fortemente na disseminao do certificado digital e em aes para que o papel seja
substitudo pelos meios eletrnicos com validade jurdica, confiabilidade e autenticidade, alm
de promover a contnua evoluo e o crescimento dessa infraestrutura.
No Poder Executivo Federal surgiu, em 2012, o projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN),
com o objetivo de desenvolver uma infraestrutura de processo administrativo eletrnico,
contemplando, inclusive, a entrega de software de processo eletrnico que atenda aos rgos
e entidades das esferas federal, estadual e municipal, incluindo outros Poderes. Antes de
iniciar o desenvolvimento de uma soluo, realizou-se uma consulta pblica com o objetivo de
identificar algum sistema informatizado que atendesse aos requisitos apontados pela equipe do
PEN. Vrios rgos enviaram contribuies indicando seus sistemas e entre eles, no mbito do
Poder Judicirio, foi apresentado o Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), avaliado como
a soluo mais adequada aos objetivos do PEN.
O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4 regio, que compreende os
Estados do Paran, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, e foi concebido para cobrir a
necessidade que existia de um sistema eletrnico que atuasse na execuo de atividades
administrativas dos rgos daquela regio. Apesar do avano do Poder Judicirio na execuo
de suas atividades finalsticas por meios eletrnicos, as atividades-meio, que so fundamentais
para a sustentao de qualquer organizao, no contavam com um sistema informatizado que
as apoiasse at ento.
Aps a adoo do SEI pela equipe do PEN, alguns ajustes foram realizados com o objetivo de
adequar a ferramenta s especificidades dos rgos do Poder Executivo, j que o SEI foi
originalmente concebido para atender realidade do Poder Judicirio. Atualmente, o Ministrio
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do Planejamento, Oramento e Gesto, em parceria com outros rgos, objetiva compartilhar a
infraestrutura prevista no PEN com os rgos e entidades que tiverem interesse em trabalhar
com processos eletrnicos, bem como disponibilizar o SEI no Portal do Software Pblico
Brasileiro.
O SEI uma ferramenta que tem suporte produo, edio, assinatura e trmite de
processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualizao destes. Reduz o tempo
de realizao das atividades por permitir a atuao simultnea de vrias unidades em um
mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Apresenta-se como uma soluo flexvel
para ser adaptada realidade de rgos da Administrao Pblica Federal, independente dos
processos e fluxos de trabalho.
A implantao do SEI na Enap foi uma deciso da alta administrao. uma ao prioritria e
estratgica com total apoio dos gestores, os quais tero a oportunidade de apresentar os
resultados e benefcios a serem alcanados e os prazos a serem cumpridos para a implantao
do sistema. Ficou definido, pela alta direo, que as reas de Gesto da Informao e do
Conhecimento (CGCON) e de Tecnologia da Informao (CGTI) conduziriam a implantao do
SEI e do projeto ENAP SEM PAPEL, com colaborao transversal das reas-meio e finalsticas
da Enap.
A implantao do SEI est totalmente alinhada com a misso da Enap e pode ser identificada
no Planejamento Estratgico ENAP 2012/2015, relacionada aos seguintes objetivos:
O SEI est diretamente ligado ao Plano de Logstica Sustentvel (Enap Sustentvel) que tem
como objeto o desenvolvimento de projetos destinados implantao do Programa Agenda
Ambiental na Administrao Pblica A3P, visando a insero da varivel socioambiental no
dia-a-dia da Enap e na qualidade de vida no trabalho. Em termos prticos, a automatizao
dos processos na Enap eliminar ou reduzir drasticamente do uso do papel, otimizar as
rotinas de trabalho, favorecendo o trabalho colaborativo (gesto do conhecimento) e a
reduo de gastos (ambiente sustentvel).
Apesar de o sistema SEI no exigir custos para aquisio, caber Enap custear os demais
investimentos para a implantao do SEI na instituio. Tais investimentos possveis so,
principalmente, relativos :
A partir de reunies com o Diretor de Gesto Interna (DGI) da Enap, definiu-se que a
implantao do SEI se dar entre fevereiro e agosto de 2015, com data oficial de incio da
utilizao do sistema SEI a ser definida, quando os novos processos da Enap devero ser
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tramitados exclusivamente pela nova ferramenta. A soluo em uso para registro e
acompanhamento de processos (CPROD), dever ser desativada, aps migrao dos dados
para o SEI e digitalizao dos processos.
(i) inicialmente, na data definida, a instituio passa a utilizar o SEI para novos
processos e digitalizao de processos em andamento; e
(ii) posteriormente ser realizada digitalizao do arquivo permante da Enap.
Indicar lder (que integraro o GT Enap Sem Papel) com o perfil adequado a este
tipo de processo. Ter que possuir um conjunto de competncias, entre as quais
merecem destaque, a experincia em situaes similares e grande capacidade de
liderana;
Fomentar o envolvimento de toda a organizao nos objetivos, devendo o gestor
promover a sua descentralizao, constituir uma equipe de mudana;
Inserir novos profissionais necessrios ao processo de mudana (GT Enap Sem
Papel). Os colaboradores no envolvidos diretamente neste tipo de ao tambm
podero ser uma importante condicionante no sucesso da mudana;
Divulgar as melhorias de desempenho processuais com o uso do SEI para motivar
as equipes e dar credibilidade externa ao projeto;
Criar condies necessrias mudana, para no depender excessivamente do
lder da equipe de mudana nas atividades dirias.
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3. Processos
Todos os processos administrativos (rea-meio e rea-fim) da Enap sero tramitados pelo SEI.
Ser necessria a definio do escopo para o piloto, determinando quais processos sero
inicialmente contemplados, nas reas, assim como os prazos a serem cumpridos.
Deve-se optar, inicialmente, por processos que permitam obter ganhos rpidos e acelerar a
reduo de custos, o que auxiliar no convencimento e sensibilizao dos servidores sobre a
relevncia da implantao em andamento.
O redesenho otimizado dos processos administrativos faz parte da etapa inicial de implantao
do SEI na organizao. Poder implicar na retirada e/ou insero de artefatos produzidos pelos
processos, de acordo com as otimizaes propostas, assim como em ajustes daquelas
unidades administrativas pelas quais os fluxos de trabalho seguiro.
Serviro como parmetros para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que esto em
fase de otimizao:
4. Pessoas
As organizaes precisam ter estratgias claras e sustentadas por uma gesto participativa
para acompanhar as evolues ocorridas nas formas de trabalho, em seus processos e nas
relaes entre instituies e servidores.
Para definir a equipe de trabalho, prope-se instituir um Grupo de Trabalho, formalizado por
meio de portaria, com o objetivo de definir estratgias para a implantao e monitorar as aes
desenvolvidas pela equipe de trabalho, alinhadas misso e viso da organizao.
O modelo de governana do SEI a ser adotado na Enap pode ser assim visualizada:
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Grupo de
Trabalho
ENAP SEM
PAPEL
Equipe Arquivo
/ Protocolo da
Enap
CGCE:
endomarketing,
comunicao e
divulgao
Equipe de
Gerente treinamento e
Substituto suporte aos
usurios
Apoio
administrativo
Equipe
Reprografia
Parceiros: TRF4,
SLTI/MP e Diretoria de
ColabSEI Gesto Interna Projeto Enap
(DGI) Sustentvel
Gerente do
Alta Direo e
Projeto Secretaria
Diretoria de Escolar e
Comunicao e Reprografia
Pesquisa (DCP)
Equipe da CGTI
(parametriza
o, suporte e
desenvolviment
Gerente de TI o)
Colaboradores
Externos Help Desk
(se necessrio)
4.3 Sensibilizao
5. Infraestrutura e Tecnologia
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tecnolgico contemplando servidores, sistemas operacionais, banco de dados, dispositivos e
outros softwares e hardwares, alm dos procedimentos relacionados, dever ser projetado para
que todos os elementos essenciais implantao do SEI sejam providenciados e configurados
em prazo adequado para atender ao cronograma definido. Isso ficar sob responsabilidade do
Gerente da TI da Enap.
Essa etapa carece de melhor definio, o que ocorrer com o detalhamento do projeto e das
necessidades de TI, principalmente, adequao do ambiente computacional.
6. Comunicao
criao do site Enap Sem Papel, para a comunicao interna e externa, de todas as
etapas do SEI, procedimentos, manuais e vdeos, cronograma de treinamento,
resultados alcanados, etc;
divulgao na intranet da organizao do uso do SEI no trmite processual para que
haja aceitao do seu pblico interno;
a utilizao de newsletter nas campanhas internas de divulgao do SEI com
indicadores sobre ganhos com o uso do sistema;
jornal interno, realizando pesquisas de satisfao e clima interno para tomar
conhecimento da imagem que a organizao possui na cabea de seus colaboradores;
participao dos servidores nas criaes de campanhas internas que envolvam o uso
do SEI uso de suas imagens, depoimentos;
reforar a ideia de que todos so capazes de superar as possveis dificuldades de
substituir o uso do papel pelo o uso do meio eletrnico.
Alguns aspectos legais foram considerados para oferecer maior segurana jurdica Enap, que
optou pela adoo do sistema SEI.
A Enap expedir normativos que regulem a implantao e utilizao do SEI em seu mbito, o
que dar legitimidade ao processo de adoo dos documentos digitais com a implantao do
SEI, facilitar a internalizao da nova ferramenta pelos servidores e auxiliar na busca de
apoio interno e externo.
Devem ser observados os normativos aos quais a Enap est subordinada e que devero ser
considerados para implantao e funcionamento do SEI. As regras estabelecidas nessas
normas devero ser incorporadas ao Sistema Eletrnico de Informaes e s rotinas de
trabalho da organizao, a fim de promover efetivamente melhorias na gesto da informao,
alinhadas aos requisitos legais vigentes. A seguir, alguns temas cujos normativos devero ser
considerados para a implantao do SEI na Enap:
7.2.5 Digitalizao
A definio de um piloto para a implantao do SEI na Enap permitir observar falhas que
podero ser ajustadas para a fase de implantao do SEI na organizao.
O escopo do piloto ser definido pelo GT Enap Sem Papel, em funo das tarefas
desenvolvidas nas diferentes reas da Enap. Ser selecionado 1 (um) tipo de processo em
cada rea representada da Enap.
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O registro das informaes obtidas com a implantao do piloto servir de referncia para
ajustar o cronograma de implantao do SEI na instituio.
Para incio do funcionamento do SEI e do SIP, ser necessrio configurar tais sistemas e
parametrizar algumas informaes prprias da Enap, como: sigla da organizao, pgina de
autenticao, nome do sistema a ser utilizado no ttulo das janelas, endereo das unidades
administrativas, estruturao da hierarquia organizacional, cdigo de classificao documental.
Mais informaes podem ser encontradas no Manual de Instalao do SEI e no Manual do
Administrador SEI (https://processoeletronico.gov.br/).
Essa etapa inclui a carga inicial de dados no SEI com o objetivo de inserir informaes e
configurar as tabelas essenciais deste sistema relativas a unidades, usurios, assuntos,
hipteses legais de sigilo, tipos de documento, tipos de processo e nveis de acesso permitido.
O roteiro completo est previsto no Manual para Carga Inicial de Dados no SEI.
Ainda nessa etapa, cada servidor que utilizar o SEI dever ter seu usurio SEI associado
permisso adequada, j que, logo aps a carga inicial citada, todos os usurios tero apenas a
permisso bsica atribuda.
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8.3 Cronograma de Implantao
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8.5 Riscos e Aes Preventivas e Contingenciais:
9. Fontes consultadas:
10. Encaminhamento
Braslia, de 2015.
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Cassiano de Souza Alves
Diretor de Gesto Interna
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