MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :
Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software
berbasis data, Memulai Microsoft Access
Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table,
mengisi table, mengedit table, menampilkan dan
menghapus table/record

Tujuan Tutorial :
Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur
pengoperasian program Microsoft Access.
Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
Menggunakan aplikasi pemasukan data.
Menggunakan aplikasi untuk meng-update data.
Menggunakan aplikas untuk men-delete data.
Mengecek hasil entry data.
Mengisi check list entry data.

Ajat Didik Budiansyah 1

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang
digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya
dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan
data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan
lai sebagainya.

MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007

1. Klik tombol Start
2. Arahkan ke All Programs
3. Arahkan ke Microsoft Office
4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.

6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan
(contoh : PPDB-Kelas-Tahun)

Ajat Didik Budiansyah 2

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.

8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :

Tampilan menu Create :

Ajat Didik Budiansyah 3

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL
Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.
1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik
menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan
dibuat.

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang
sama pada Field tersebut.

Ajat Didik Budiansyah 4

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Ketik seperti table di bawah :

Field Name Data Type Description
No AutoNumber
* No_pendf Text
Nama Text
Prog_pilihan Text
PKn Number
B_ind Number
Mtk Number
B_ing Number
IPA Number
IPS Number
Jml_nilai Number
Jml_bbt Number
Ket Text

4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.

Ajat Didik Budiansyah 5

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

MEMBUAT QUERY
Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field.
Langkah-langkah membuat Query :
1. Klik menu Create
2. Klik icon Query Design

3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add.

Ajat Didik Budiansyah 6

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat
di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :

Ajat Didik Budiansyah 7

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM
Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query
tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb:
1. Pilih menu Create
2. Klik panah icon More Form
3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field
ke Selected Field dengan menekan tombol

Ajat Didik Budiansyah 8

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

5. Kemudian klik tombol

6. Kemudian klik tombol

Ajat Didik Budiansyah 9

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.

Ajat Didik Budiansyah 10

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

9. Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home kemuadian klik
panah icon View, lalu klik icon Design View.

UBAH TAMPILAN FORM

Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.

Ajat Didik Budiansyah 11

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan
rumus di text box tersebut. Dengan cara :
1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View
2. Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan
monitor.
3. Ubah Selection type ke field Jml_nilai atau Jml_bbt.
4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol

5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

Ajat Didik Budiansyah 12

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting
data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun
menghapus data record.
Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan.
2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.
3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber.
4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.

Ajat Didik Budiansyah 13

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah.

MENGUBAH DATA
A. Memilih Field dan Record
Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai
berikut:
Untuk Memilih Perintah
Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai
meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih
Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom
Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom
Sebuah record Klik pada posisi selector baris
Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris
Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris
Pilih perintah Select All Record dari menu Edit
Tekan kombinasi tombol Ctrl+A

B. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan
table berikut :
Pindah Ke Klik
Awal Record First Record
Akhir Record Last Record
Record sebelumnya Previous Record
Record berikutnya Next Record

Ajat Didik Budiansyah 14

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Record baru New Record

Tekan tombol F5 atau ketik nomor
Record tertentu Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan
menekan tombol enter

C. Menambah Record
Menambah record sama dengan mengedit record yaitu embuak kembali table, query atau form tetapi
kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

Menambah Field
Dengan langkah sebagai berikut:
1. Buka File Database yang sudah dibuat
2. Pilih table yang sudah dibuat
3. Ubah ke tampilan Design View
4. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row.
5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali.
6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Field Name Data Type Description

No AutoNumber
* No_pendf Text
Nama Text
Prog_pilihan Text
PKn Number
B_ind Number
Mtk Number
B_ing Number
IPA Number
IPS Number
Jml_nilai Number
Jml_bbt Number
Asal_skl Text Tambahan
Ket Text

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

1. Buka nama query yang sudah dibuat.
2. Ubah ke tampilan Design View
3. Tempatkan pointer di field Ket.
4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah.

Ajat Didik Budiansyah 15

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

5. Masukan field Asal_skl

6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Ajat Didik Budiansyah 16

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

LATIHAN LATIHAN

1. Buatlah table di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket

Tabel 3
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket

Tabel 4
No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket

Tabel 5
No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket

2. Buatlah query dari table di atas!

3. Buatlah form dari table di atas!
4. Buatlah report dari table di atas!
5. Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query!

Ajat Didik Budiansyah 17

Modul Microsoft Office Access 2007