Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Fecha:
REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE
CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011
PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versin 1.0
Sistema de Gestin
de la Calidad
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La responsabilidad es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace

1. GUIA DE APRENDIZAJE N.0 3

PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Cdigo del

programa:122121
Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D
BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE
TOCANCIPA
Fase del Proyecto: ANALISIS Nmero de horas: 20
HORAS

Cdigo de la Gua 122121-03

Competencia:. 210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de
la organizacin
Equipo Ejecutor:
Diana Milena Tierradentro instructor sena
Docente tcnica

Resultados de Aprendizaje
COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la
legislacin vigente.
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2.INTRODUCCION AL TEMA

Apreciado aprendiz:
Esta gua es fundamental para su proceso de formacin integral como tcnico y como
persona, le permitir dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades
diarias mejorar su conocimiento y manejo de las tcnicas de archivo siendo esto la
memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento de la misma.
Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestin
ordenada y .
.Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta gua, al
alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestin de su propio
proceso de aprendizaje), impactar positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el
del resto de su grupo como Tcnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA.
.

.
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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes

interrogantes. A travs de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido
anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la informacin para
transformarla en conocimientos prcticos.

Qu importancia Que aspectos quisiera Qu Como puedo utilizar las

tiene el manejo aprender y mejorar en importancia tcnicas y herramientas
de documentos cuanto al proceso de tiene el manejo de manejo de archivos
de forma recibo y despachos de de las tcnicas para mejorar la calidad
ordenada para documentos? de archivo en mi en los procesos
m? aprendizaje? administrativos de la
institucin?
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4. MATERIAL DE CONSULTA
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-
archivos2.shtml
http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1:
Descripcin: Presentacin tema
Duracin de esta actividad: 40 minutos
Presentacin por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la gua y los
conceptos bsicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema.
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
Proveer informacin de acuerdo con la legislacin y polticas de la organizacin.

1. 2. Investigacin y bsqueda de informacin y aprendizaje autnomo .

Temas:
Necesidad de conservar la documentacin
Concepto de archivo y tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y procesos
que se desarrollan del programa de gestin documental
Archivo de documentos: captacin, elaboracin y custodia
Organizacin del archivo.
Sistemas de ordenacin del archivo: Convencionales, microfilme, informticos,
digitalizacin
Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del
archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y
purga de los archivos
Tablas de retencin concepto, importancia y ejemplos
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Manual de archivo
Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion

Duracin 3 a 4 horas
El estudiante de manera individual y grupal busca la informacin en libros de la biblioteca y por
internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en fsico (fotocopias), o en
una memoria

Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben

Material (es) requerido: documentacin sobre el tema( artculos , material didctico( carteleras,
fotografas) videos relacionados con el tema.
Instructor (es):
Instructor SENA y docente de tcnica.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:
Descripcin: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la
legislacin vigente.

Duracin de esta actividad: 60 minutos

a. Presentacin del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es
presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su
conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo
a travs de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia.
b. Actividad N 2 TALLER
Resuelve las siguientes preguntas

1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas

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2. Define que se entiende por archivo a travs de un cuadro sinoptico

3. Cules son los tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y qu procesos se
desarrollan al interior de cada uno de ellos, .

4.Explica el proceso de archivo de documentos. Mediante un diagrama

5.Describe el proceso de organizacin del archivo

6.Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del
archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los
archivos.mediante un mapa conceptual.
7.Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retencin documental y el manual de
archivo en una empresa.
8. Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan
para su funcionamiento.

Ambiente(s) requerido: saln de clase, aula audiovisual, guas .internet

Instructor y Docente de Tcnica

. 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION

EVIDENCIA:
Tipo de Evidencia: Desempeo Conocimiento Producto
Explica
Funcionamiento Elabora un Mapa
habitual del archivo conceptual sobre la
. Un ejercicio sobre y normas prcticas normatividad bsica
de utilizacin, que regulan los
los sistemas de
control del archivo, archivos en el pas.
ordenacin en el
confidencialidad de
archivo
la informacin y Elabora un diagrama
documentacin, de flujo donde se
Presenta un ejercicio
ficheros, destruccin refleje el proceso de
de foliacin.
y purga de los recibo de
archivos. documentos en una
E Presenta una tabla
organizacin.
de retencin
documental y la
Define, explica y Presenta un boceto
explica
establece la virtual de oficina de
importancia de: archivo con sus
Tablas de retencin muebles, materiales y
documental y el equipos que se
manual de archivo necesitan para su
funcionamiento
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Lee y explica la
normatividad legal
vigente para el
archivo.
Explica el proceso
de organizacin
archivstica
denominado
foliacin,

.
Tipo Cdigo
Cuestionario x
Instrumento de Lista Chequeo x
Evaluacin: Taller x

Blog x

7. GLOSARIO

Archivstica: .

Archivo:
Catlogo:

Certificacin de documentos:
.
Ciclo vital del documento: .

Clasificacin documental:
Foliar
Gestin documental
Recepcin de documentos
Tabla de retencin documental:
Unidad administrativa

8. CIBERGRAFIA
http://sturizo.blogspot.es/
http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf
. http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page
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