Las comunicaciones y la gestin de la informacin en el mbito de desempeo

Los modos en que la informacin fluye en la estructura de una empresa o industria es variable de acuerdo
a -entre muchas otras-, los sectores definidos y su naturaleza, la cantidad de actividades que se realizan, la
cantidad y tipo de personal que se desempea en las diversas reas o sectores, la estructura jerrquica o
de conduccin que predomine en la organizacin, etc.
Las comunicaciones formales pueden seguir diversas vas, pero en general podemos distinguir una va ver-
tical, en la que la comunicacin sigue el orden jerrquico, desde los niveles superiores hacia los inferiores
y viceversa; y una va horizontal en la que la comunicacin debe establecerse entre pares jerrquicos o en
aquellos tipos de organizacin que no responden a la estructura tradicional de gestin y adoptan otras mo-
dalidades.
Se hace necesario distinguir los diferentes propsitos en las comunicaciones para abordar su anlisis, aten-
diendo a aquellos tipos que hacen al correcto desempeo de funciones. Los propsitos pueden ser puntuales
o amplios, y en general estn relacionados con aquellas acciones que posibilitan tanto el correcto funciona-
miento del sistema implementado, como los ajustes frente a contingencias, pudiendo ser:

Comunicaciones para la organizacin: de tiempos (cronogramas), espacios (organigramas, planos);

procesos, tareas (diagramas de flujo, etc.)
Comunicaciones para la seguridad-higiene y prevencin de accidentes: sealizaciones, diagramas
de roles, cdigos y protocolos de seguridad, etc.
Comunicaciones para la instruccin o adiestramiento: normativas, manuales, guas, protocolos, etc.
Comunicacin de registros de eventos o actividades: planillas, informes tcnicos, grficos, etc.
Comunicaciones especficas: inherentes a un rea, exigencias de un organismo de certificacin, des-
cargos, otras.
Existen asimismo, algunas herramientas que entretejen algunas de las variables mencionadas, cuyo resul-
tado suele ser una representacin de alta complejidad (diagramas GANTT, PERT, ISHIKAWA, etc.)
Dentro de las herramientas que comnmente se utilizan para lograr la comunicacin de un propsito deter-
minado, existen algunos formatos que reciben nombres especiales y sern ms o menos flexibles en funcin
de varios factores. Caracterizaremos algunos de ellos, sin reparar en su complejidad:
Cronograma: (cronos=tiempo) es un diagrama que organiza actividades, funciones, tareas, etapas, etc., en
el tiempo. Permite gestionar horarios, ciclos, etc., y anticiparse a las prximas acciones para efectuar anli-
sis, correcciones, modificaciones y tomar decisiones cuando sea necesario.
Plano: los planos y esquemas de planta o sector permiten simplificar las instalaciones a escala reducida,
ofreciendo una visin de conjunto. Todo plano o esquema destaca algunos aspectos y omite otros, de modo
que pueden confeccionarse planos o esquemas diversos de acuerdo a cada necesidad, atendiendo a que
en una representacin simplificada, muchos detalles desvirtan su funcin. Es recomendable que cada sec-
tor tenga acceso a la versin simplificada que se adecue a sus necesidades.
Organigrama: es un diagrama general de organizacin de actividades o tareas. Como otros diagramas, per-
mite plasmar el orden y la secuencia de las actividades para visualizar el conjunto de acciones, atendiendo
a las partes. El anlisis de etapas y el anlisis de conjunto, permitirn proyectar situaciones, anticipar suce-
sos, realizar estimaciones, etc. Existen muchos tipos de organigramas especficos, cuyos nombres derivan
del tipo de actividades o tareas que incluyan.
Diagrama de flujo: Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedi-
miento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestra el procedimiento general y/o, en cada
operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin de las entradas y salidas en cada etapa. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones,
lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplifi-
cados.
Cdigo de sealizacin: Generalmente visuales, en su mayora se trata de smbolos, formas, disposiciones
de color o colores que ofrecen una informacin, de acuerdo a un estndar consensuado previamente. Estos
estndares estn normalizados por algn organismo que precisa las especificaciones para su uso e inter-
pretacin (las normas IRAM son un ejemplo). En la industria existen varios cdigos de uso obligatorio que
veremos ms adelante.
Norma/normativa: Regla, orden, tipificacin establecida. Es el conjunto de reglas aplicadas a una actividad.
Las normativas pueden ser internas de una institucin o externas, como en el caso de una normativa legal,
en cuyo caso su incumplimiento ser penado por ley.
Formulario: es un documento, ya sea fsico o digital, diseado con el propsito de que el usuario introduzca
datos estructurados (nombre, apellidos, direccin, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese pro-
psito, para ser almacenados y procesados posteriormente.
Protocolo: Serie de instrucciones que se fijan por tradicin o por convenio; recopila conductas, acciones y
tcnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones. Es entonces, un conjunto de indicaciones y
descripciones que permiten realizar una tarea o experiencia prctica.
En un protocolo para una situacin en relacin a la seguridad se establecen los conceptos generales de
seguridad e higiene industrial, luego se realiza un diagnstico de la situacin actual del rea para conocer
el entorno de trabajo en general, se establecen las normas de seguridad industrial a utilizar, mediante sea-
lizacin, cdigo de colores, rutas de evacuacin, anlisis y tratamiento de residuos y efluentes, control de
plagas, etc.; en un protocolo para una prctica manual suele incluir descripciones de partes del equipo y su
armado o puesta en marcha, funcionamiento normal, finalizacin de la tarea, etc.; las sustancias a utilizar, y
las precauciones para su manipulacin, aspectos generales y/o particulares del funcionamiento y/o finaliza-
cin, que puedan ser de relevancia. Los protocolos pueden ser internos o adaptados de otros prediseados
o estandarizados y algunos especficos omiten mucha de la informacin anterior pues ya es conocida por el
experto. Un protocolo puede ser un documento o una normativa.

Manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse
en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. El manual incluye
adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participa-
cin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, m-
quinas o equipo a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa/industria. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin
bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo
se est realizando o no adecuadamente. Suele incluir, adems de las definiciones de las reas/mbitos de
aplicacin, polticas, objetivos y responsables, los conceptos, procedimientos, formularios y diagramas rela-
cionados con las actividades descriptas en el mismo.
Documento tcnico: Es la presentacin escrita y sistemtica de la evidencia y/o la informacin sobre una
situacin, problema o necesidad en el mbito de la ciencia o la tecnologa. Presenta los antecedentes en
primer lugar y el material tcnico en segundo. Va de lo general a lo particular, e informa fcilmente sobre los
puntos clave y las conclusiones. Son documentos tcnicos: documento de especificaciones, manuales de
usuario, cdigo para ordenador, estudios de viabilidad, artculos (divulgacin o investigacin), propuestas,
ofertas, tesis, libros, entre otros.
Informe tcnico: Un informe tcnico es la exposicin por escrito de las circunstancias observadas en el exa-
men de la cuestin que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. Se trata de una
exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a una cuestin o un asunto, o a lo que conviene
hacer del mismo. Es, en otras palabras, un documento que describe el estado de un problema cientfico.
Suele prepararse a solicitud de una persona, una empresa o una organizacin. El informe tcnico debe
incluir la informacin suficiente para que un receptor cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a
sus conclusiones o recomendaciones.
Registro: es un documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos
que deben constar permanentemente de forma oficial. Registro es un trmino que se origina en el vocablo
latino regestum. Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo que refiere a observar o
inspeccionar algo con atencin. Registrar tambin es anotar o consignar un cierto dato en un documento o
papel. En la industria suelen llevarse sistemas de registro de actividades del personal, tareas de los diversos
sectores, ingresos (materias primas, insumos), fallas, acciones correctivas, acciones preventivas, resultados
de monitoreo, salidas, condiciones de las materias primas, del/los procesos, de los productos finales, etc.
Hay muchas formas de registro, incluso ciertos parmetros que quedan registrados en los sistemas digitales
de algunos automatismos que funcionan autnomamente. Cuando la observacin de un parmetro corres-
ponde a una actividad humana, en general tambin existen sistemas de registro digital o en formato papel,
que pueden ser de tipo formulario, planilla, tabla, etc.
Proyecto tcnico/tecnolgico: es un esquema o un conjunto de ideas y planes sobre una actuacin que se
pretende llevar a cabo. Cuando una persona o un grupo de individuos cuentan con varias ideas, desarrollan
un plan y ejecutan acciones de forma coordinada para alcanzar una meta, se dice que tienen un proyecto.
Los proyectos son guas que establecen pasos a seguir para cumplir un objetivo. Un proyecto tcnico, por
lo tanto, es aquel que apela a una tcnica para la consecucin de un logro. Esta clase de proyectos es
frecuente en la ingeniera, utilizndose para determinar las caractersticas de una obra que planea ejecu-
tarse.
El proyecto tcnico se forma con esquemas, grficos, datos textuales y planos, entre otras informaciones
tcnicas. Su finalidad es brindar el sustento necesario para justificar el desarrollo de la obra en cuestin.
Estos proyectos constan de distintas fases, que suelen detallarse en diferentes documentos. Adems se
incluyen anexos que permiten complementar lo expresado en el proyecto.

Memorandum/memo: es un escrito breve por el que se intercambia informacin (en general, asuntos de
carcter administrativo) entre diferentes departamentos de una organizacin, persona de una empresa, ins-
titucin o dependencia de gobierno, para comunicar alguna indicacin, recomendacin, instruccin o dispo-
sicin.
En algunos pases, tambin es utilizado para incluir una sancin o falta de un empleado y figurar en su
currculo; tambin es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos
formal que una carta y puede utilizarse para recordar algn evento, dar avisos, indicaciones, etc.

En todos los casos, para evaluar una comunicacin, ser necesario analizarla atendiendo a los siguientes
criterios: Procedencia y/o autora; actualizacin; contenido; objetividad; presentacin, relevancia y mtodo.

Actividad: Con sus compaeros,

a. Ideen de acuerdo a sus experiencias y de manera sencilla y esquemtica, una industria de procesos
simulada; definan sus caractersticas, tipo de gestin, sectorizacin y personal.
b. Propongan, de los tipos anteriores, qu comunicaciones prevaleceran en cada sector; fundamenten
desde su criterio, quienes deben conocer cada tipo de comunicacin y por qu.
c. Luego, a travs de un juego de roles, asuman un puesto y ofrezcan o soliciten un tipo de comunica-
cin al responsable de otro sector, de acuerdo a necesidades preestablecidas.
d. Confeccione o responda la comunicacin solicitada.