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I.

ENUNCIADO Y DESCRIPCIN DE LA EMPRESA AUDITADA


Es una empresa Procesadora de Aves, Sociedad Annima, Dedicada a la
industria alimenticia en el beneficio y comercializacin de pollo. Fue constituida
en enero de 1999; en un periodo fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre.
Cuenta con una estructura organizativa: Organigrama, anexo en los papeles de
trabajo y cuenta con empresas relacionadas con la operacin.

II. CARACTERSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS


HUMANOS
Se encarga de contratar el personal y de organizar las labores de
liquidacin.
Llevan a cabo cumplimientos de planes de trabajo.
Proporciona servicio corporativo a esas 8 empresas relacionadas con la
corporacin.
Existe una rotacin de empleados de 5% dando como resultado un
promedio mensual de 125 bajas y un nmero similar de altas de
empleados.
El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus
labores y la rotacin dentro del departamento es menor al 1%.
Cuenta con 2,500 empleados en distintas empresas, y centros de trabajo.
III. CARTA DIRIGIDA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE LO
QUE SE VA A REALIZAR

Panam, 6 de junio de 2016

Junta Directiva y Comit Ejecutivo


Procesadora de Aves, S.A
Departamento de Recursos Humanos

Respetables Seores:

De acuerdo a su solicitud. nos permitimos poner a su consideracin la propuesta del


trabajo de auditoria operacional en el Departamento de Recursos Humanos de la empresa
Procesadora de Aves, S.A con la finalidad de encontrar fallas o riesgos que se encuentren,
se llevar a cabo con los miembros del personal quienes ayudarn a revisar los
procedimientos y procesos con una metodologa de establecer el objetivo o misin
estndares, acontecimientos, desviaciones y conocimientos de su compaa por medio de
informacin, entrevistas que llevaremos a cabo.
Esta auditora estar respaldada por las Normas Internacionales de Auditora (NIA).
Nuestros honorarios sern de B/. 4,585.00 que se afectaran a medida que avanza el
trabajo.

Esperamos la colaboracin de la Gerencia que nos brinde la informacin solicitada.

Atentamente,

Joendy,Coronado
Reyna, Medina
Kimberly, Gonzlez
Anabel, Pinto
Nayezda, Vielma
Erika, Prez
Karol, De Gracia
IV. OBJETIVOS DE LA AUDITORA OPERACIONAL EN EL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (R.H.) DE LA EMPRESA
PROCESADORA DE AVES, S.A.
Los objetivos de una auditoria operacional dentro de una empresa cumplen
como gua sobre qu se debe evaluar o corregir dentro de la organizacin,
pudiendo as tener un buen desempeo controlando y evaluando la calidad de
los colaboradores y los procesos que se realicen.
Objetivo General
Evaluar las funciones de cada uno de los colaboradores de la empresa
Procesadora de Aves S.A, para contribuir con la eficacia y eficiencia de los
procesos alcanzados de la productividad esperada.

Objetivos Especficos
Establecer si se cumple las polticas de la empresa.
Generar programas estratgicos para el proceso de seleccin del personal.
Planificar tcnicas de capacitacin y desarrollo del trabajador para mejorar el
desempeo.
Determinar si los procedimientos, registros y clculos proveen de un
adecuado control interno.

V. ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

EN LA ORGANIZACION

La auditora comprende el departamento de Recursos Humanos en las acciones y


evalan los resultados de direcciones y gerencias al igual interactan en empresas
industriales avcolas etc.

MATERIA A AUDITAR

La materia a auditar es lo que se encuentran dentro de la organizacin como la


estrategia, servicios clientes y demanda, poltica, aspectos legales y otros. El
organigrama como est estructurado los sistemas informticos de software

UBICACIN

Se evaluarn en las oficinas administrativas y en el departamento de recursos


humanos.
TEMPORABILIDAD

La evaluacin de los resultados llevados a cabo en la auditoria de la Empresa


Procesadora de Aves, S.A ser realizada en un periodo de 3 meses.

INDEPENDECIA Y COMPETENCIA

Independencia:

Los auditores que conforman este cuerpo han hecho constar de manera escrita su
independencia frente a la empresa Procesadora de Aves S.A. declarando que no
se ha tenido vinculacin directa o indirecta con la entidad, as como ningn tipo de
prestacin de servicios que pueda influir en el estudio y planificacin de esta
auditora a realizar.

Competencia:

Nuestro equipo de auditores se encuentra totalmente preparado en los niveles de


formacin acadmica, acreditados con diplomados, formacin complementaria con
conferencias y talleres de reconocidas organizaciones como CIABAPM
InterAmerican Center, y por supuesto la formacin emprica resultante de otros
trabajos de auditora.

Cabe mencionar que hemos reunido a un equipo con las habilidades de mente
analtica, capacidad profesional, independencia, objetividad e integridad.

MEDIOS PARA OBTENER UNA INFORMACIN CUANTITATIVA Y


CUALITATIVA

Los medios para obtener la informacin es el control interno, cuestionario, en


cuentas, documentacin entrevistas con el personal y con personas externas a la
empresa.

VI. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA OPERACIONAL EN R.H.


Estudio preliminar: Debemos tener toda la informacin de la
empresa para desarrollar una auditoria.
Se recopila la informacin
Conocer los reglamentos internos
Estudiar las leyes y decretos en el desarrollo de las
operaciones de la empresa.
Comprensin de la entidad auditada: Se examina la informacin
recopilada para determinar los objetivos deseados.
Identificacin de las reas dbiles o crticas que sern
auditadas: Se determina las partes de las operaciones en donde
existan problemas o fallas.
Examen detallado de las reas crticas: Evaluacin de los
posibles hallazgos encontrados dentro de la entidad, la cual
consiste en identificar con claridad cada una de sus caractersticas
como lo es la condicin, el criterio, el efecto y la causa.
Comunicacin de los resultados de auditoria operacional: Se
comunica los resultados de los hallazgos a los funcionarios de la
empresa.
Informe: Se procede a la elaboracin y presentacin del informe
final

VII. ACTIVIDADES QUE SON NECESARIAS PARA LLEVAR A CABO LA


AUDITORIA OPERATIVA
1. Visitas preliminares para establecer los objetivos de la direccin.
2. Propuestas delos resultados, tiempo y costo de la direccin.
3. Familiarizacin con los recursos humanos de la empresa
Procesadora de Aves, S.A.
4. Actividades del gabinete previas del trabajo de campo.
5. Actividades de campo.
6. Supervisar el trabajo de campo efectuado.
7. Actividades al gabinete posteriores de campo.
8. Dejar evidencias del trabajo efectuado por medio de los papeles
del trabajo.
9. Diagnstico de lo evaluado.
10. Efectuar memorndum de desviaciones y correcciones luego de
ser aprobadas.
11. Propuestas inicial y ajuste a las recomendaciones.
12. Informe y propuesta final.
VIII. PRESUPUESTO DE TIEMPO Y RECURSOS

Pretendemos realizar la auditoria basndonos en un cronograma de


actividades cuyo inicio se dar 10 de julio del 2016.
El equipo de profesionales que efectuara la auditoria incluir 3 auditores
calificados y un analista de sistema que se encargara de realizar la parte
informtica. De ser necesario podra integrarse un experto en otra materia
relacionada con el rea a auditar. Le facilitaremos Computadoras, viticos

IX. PROGRAMA DE TRABAJO


Incluye los mtodos para realizar el trabajo, su objetivo es formular el uso
de guas de auditoras para evitar desvi de situaciones que no son las
ms importante.
Los aspectos ms importantes son:
Planes y objetivos de Recursos Humanos:
Proceso que identifica las necesidades actuales y futuras para que la
organizacin alcance sus objetivos.

Estructura organizativa:
Define cada puesto y actividades correspondientes a realizar.

Polticas, practicas, sistemas y procedimiento:


Son aquellos conocimientos del personal de recursos humanos que llevan
a cabo el anlisis de procesos.

Regulaciones fiscales y laborales:


Se busca cumplir a cabalidad con las formalidades legalmente
establecidas y evitar contingencias laborales y fiscales

Controles internos y de seguridad:


Se encarga de la proteccin de los equipos para hacer uso eficaz de los
sistemas informticos.

Personal
Se evalan el desempeo del personal de la empresa, cumpliendo con
los programas de aumentos salarial, vacaciones y otros pagos.

Recursos tcnicos y fsicos:


Estos recursos son utilizados para el logro de los objetivos de la empresa,
es indispensable que el personal este adiestrado en cuanto al manejo y
cuidado de los mismos.
1. DIAGNOSTICO DE LO EVALUADO EN LA EMPRESA

Planes y Objetivos
Su planificacin logra determinar el rumbo a seguir. Se crea una responsabilidad
directa para cada empleado y funcionario a las cuales se le hace su debido
seguimiento. Si hay cambio se pueden ir agregando actividades que se tenan
previstas la cual exige flexibilidad en la realizacin de los planes y objetivos.

Deficiencia
No todo el personal conoce los objetivos estratgicos.
El cumplimiento del cronograma de ejecucin, vario en termino en
semana a tres meses de atraso, esto debido a sus cambios en la
direccin de informtica y de la salida de uno de los empleados de
RRHH.
No se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo.

Recomendaciones
Uno de los requisitos de los empleados es que debe conocer los
objetivos a pesar de rotaciones o cambio del personal.
Deben tener un control adecuado para mejorar la revisin que se
haga a fondo.
Comparar lo que se ha realizado el ao anterior con el ao presente
para alcanzar un mayor margen de productividad para no cometer los
mismos errores.

2. ORGANIZACIN (COMO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL)


Es adecuada para el manejo de las distintas funciones y procesos que se
llevan a cabo. El control sobre el movimiento del personal es adecuado.
Los salarios, la categora y el puesto responde a la estructura salarial
autorizada.

Deficiencias
Existen trabajadores que cuentan con realizar ms trabajos que otros,
esto da lugar al desperdicio de tiempo de dichos trabajadores.
Se deben efectuar visitas ms frecuentes a los centros productivos,
para mejorar la comunicacin y velar el cumplimiento efectivo de las
normas de trabajo.
La rotacin es el 5% que representa 125% de altas y bajas al mes
adicional tiene un costo elevado.
Los manuales de puesto no son actualizados cuando ocurren cambios
en las funciones que desempea un empleado.

Recomendaciones
Realizar una evaluacin de los procedimientos para definir qu
cantidad de colaboradores son necesarias en las actividades y as
evitar la duplicidad de tareas.
Equilibrar las tareas realizadas por el Recurso Humano con el fin de
no afectar los procesos que ameriten gran atencin.
Debe emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y
actualizarse.
Debe haber una presencia ms continua del staff de RRHH.

3. POLITICAS, SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCION)


Las polticas, sistema y procedimiento es una parte esencial de la
administracin de un negocio y evita a los empleados cometer errores y
proporcionen un parmetro con el cual pueden desempear su labor
individualmente
Deficiencias
Los sistemas informticos no se encuentran sistematizados al 100%.
Se detienen los procesos y flujos de operaciones.
Estos sistemas no tienen manual tcnico ni operacional, solo tienen
manual de higiene y seguridad industrial.
No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido
cambios o caen en un sufrido cambio, existe tardanza de entrega de
reportes a contabilidad.

Recomendaciones
Se debe sistematizar los sistemas informticos para que ninguna
persona extraa acceda a cualquier informacin de las empresas.
Hacer anlisis profundos en el control interno para que los procesos
y flujo de operaciones no se detengan.
Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales
de operacin, con el fin de que estn actualizados.
Debe hacerse un anlisis de sistema de reporte y cierre contables
para as agilizar su emisin o buscar alternativas distintas.

4. REGULACIONES FISCALES Y LABORALES

Deficiencias
No se emiten contratos de trabajo al 100%
Mal control y archivo inadecuado de la informacin de los empleados.
No estn elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de
servicio creadas recientemente.

Recomendaciones
Emitir los contratos dando las capacitaciones necesarias que se
necesitan para mejorar el desempeo laboral
Se debe tener una copia del registro de la informacin del personal.
Cumplir con las publicaciones y actualizaciones de reglamentos
interiores de trabajo de toda la empresa.

5. SEGURIDAD FISICA Y TECNICA DE LOS ACTIVOS INFORMATICOS

Deficiencias
No cuentan con copias de seguridad y no hay una confiabilidad en lo
que realizan
No cuentan con manuales tcnicos.
No se han hecho pruebas durante un ao de la informacin que se
guarda.
No se tiene licencia de todos los programas. Estas son aplicaciones
que ayudan a facilitar las tareas.

Recomendaciones
Debe contar todos con manuales tcnicos.
Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que
no cuentan con licencia para evitar multas.
Deben asegurarse que la informacin de respaldo sea confiable y se
garantice su restauracin.
6. PERSONAL

Deficiencias
Se dan inducciones por falta de personal.
No se lleva un control adecuado sobre ausencias, permisos y normas
disciplinarias.
Se pueden percibir un ambiente de poca comunicacin que no ayuda
a mejorar el equipo de trabajo.

Recomendaciones

Mejorar la comunicacin dentro del trabajo o algunas veces dificultades


personales afectan el desempeo laboral.
Los empleados tienen que comprometerse a seguir con sus estudios y a
estar capacitados cada da.

7. AMBIENTE, EQUIPO FISICO

Deficiencias
No hay depuracin de archivos y expedientes.
Debe mejorarse el orden en los espacios de impresin y algunos
escritorios, lo cual produce mala impresin a los visitantes.

Recomendaciones
Los expedientes fiscal y laboralmente deben estar en custodias por
temimos de 5 aos por lo que se recomienda hacer una destruccin de
la documentacin obsoleta.
ANEXO INVESTIGATIVO
1) Qu es auditoria operacional?
Es un examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones
o actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia,
eficiencia, economa y formular recomendaciones generales para mejorarlo.

2) Justificacin e importancia de una auditoria operacional.


Justificacin:
El desarrollo de los negocios que plantea nuevos problemas en
procura de sal guardar e incrementar los recursos econmicos y
humanos.
Los adelantos tcnicos y administrativos que permiten sustituir el
manejo emprico de los negocios por nuevas y complejas tcnicas de
administracin cientfica
La complejidad y especializacin en los negocias que crea la
necesidad de departamentalizacin para facilitar un control ms
adecuado de sus diversas operaciones
Las exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de
los productos elaborados
La necesidad de incrementar la productividad y buscar mayor
eficiencia con el objeto de hacer frente a la competencia
La necesidad de implementar buenos controles que permitan el logro
de mejores resultados
Importancia:
Se sustenta ya que mediante ella se puedan conocer los problemas
que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de
la empresa. Es importante para esta disciplina valor la importancia de
los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones
adecuadas e implementarlas.
3) Implementar las 3 E de auditoria operacional en la empresa auditada
Eficacia:
Se han alcanzado las medidas por medio de una auditora realizada al
departamento de recursos Humanos tomando en cuenta que se presentan
problemas como: la mala reparticin de las asignaciones dadas en la
empresa, no contar con la licencia necesaria para la utilizacin del software.
Por lo cual se solicit la contratacin de una auditoria externa con experiencia
en el campo operacional.
Eficiencia:
El gran volumen de operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos
humanos, tcnicos, financieros y fsicos son de gran magnitud.
Economa:
Pagan prestaciones constantes por el nmero de personas que tiene que
realizar tareas.
4) Objetivo de la auditoria Operacional
Identificar las reas de reduccin de costos, mejorar los mtodos
operativos, incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de
apoyo a las necesidades examinadas
Establecer si la empresa o entidad adquiere, protege y utiliza sus
recursos de nmina eficiente y econmica

5) Problema central de la empresa auditada


No exista una comparacin de un ao con el otro y no se daban
cuenta de los errores que cometan
Por rotacin del personal no conocan los objetivos estratgicos
Hacan liquidaciones y contrataciones y afectando otras actividades;
(Induccin, entrenamiento, capacitacin etc.)

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