LOGISTICA Y DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL: CLAVE EN LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

Manual de preguntas y respuestas

1. Por que es importante la logstica?

R/ De manera sencilla, logstica es el proceso que se inicia cuando se adquieren los elementos necesarios
para producir un artculo y que finaliza cuando ese artculo es entregado en las manos del consumidor final.

De lo anterior se deduce que existen diferentes etapas que conforman este proceso y que se integrarn en
mayor o menor grado al funcionamiento de cualquier tipo de empresa, sea productora, ensambladora,
distribuidora o comercializadora.

Este proceso es importante en cualquier empresa porque buscar que sus productos lleguen al mercado de la
manera ms eficiente. Como?

Logrando que se obtenga un producto de buena calidad a bajo costo.

Porque, sin importar que el destino sea nacional o internacional, se logre la entrega de ese producto
con un alto grado de servicio al cliente final.

2. Por que la logistica es parte fundamental del proceso de produccin?

R/ La produccin y el consumo son factores influyentes en el desarrollo de la logstica durante. Esto se debe
en parte a los cambios y evolucin de los sistemas de productivos que buscan satisfacer diferentes mercados
utilizando como base los mismos centros de produccin.

Esta evolucin de los sistemas productivos ha derivado en la globalizacin de los productos, es decir, los
estndares de produccin aplicados son los mismos sin importar el mercado de origen o el mercado de
destino. Para lograr esto es necesario crear sistemas de produccin muy flexibles que se adapten rpidamente
para cumplir con los requerimientos de un mercado especfico.

Desde el punto de vista logstico se busca que el proceso productivo gire en torno a las diferentes tendencias
que se han desarrollado para mejorar los lead times de fabricacin reduciendo los niveles de stock para bajar
costos. Conceptos como JIT (Just in Time), OTM (Operador de transporte Multimodal), MRP (Manufacturing
Resources Planning), entre muchos otros, dictan las tendencias a las que se ha ajustado la produccin con base
a la logstica.

3. Por qu la distribucin es la etapa que ms impacta de la logstica?

R/ La logstica tiene dos fases claves dentro de la cadena. La primera es la gestin de aprovisionamiento de
materias primas, produccin y adecuacin hasta tener el producto terminado. La segunda es la distribucin.

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La razn principal es porque en la primera fase todos los recursos estn dirigidos obtener un producto
competitivo que pueda ser comercializado y est acorde con los requerimientos del mercado. Esto significa
producir con calidad al menor costo posible.

La segunda fase, la distribucin, requiere de otro enfoque logstico. Porque una vez se tiene el producto
terminado es necesario estudiar el mejor sistema (o sistemas) de colocarlo en el mercado donde el cliente lo
necesita.

Por supuesto esta fase tambin requiere de un alto grado de eficiencia, si se tiene en cuenta que la
distribucin exige una serie de gastos operativos que en la mayora de los casos no estarn agregando valor al
producto, especialmente en las etapas de almacenaje y transporte, como se explico en el primer captulo.

La distribucin tambin se ajusta a las caractersticas del producto y del mercado o los mercados a donde se
quiere llegar, siendo el punto de destino el principal determinante de la estrategia que se quiere aplicar.

4. Por qu la gestin de compras o aprovisionamiento es la primera etapa de la logstica?

R/ La gestin de aprovisionamiento, ms conocida como gestin de compras, es el punto de partida de

cualquier proceso logstico. Sin importar el modelo de negocio toda organizacin empresarial requiere de un
Input para generar un Output. En trminos prcticos esto se explica como la adquisicin de materiales o
productos terminados; la contratacin de los recursos necesarios para procesarlos; la aplicacin de tecnologa
o adicin de valor para transformarlos y finalmente el desarrollo de estrategias para comercializarlos.

Esta serie de actividades requieren de planeacin y se ejecutan a travs de la gestin de aprovisionamiento,

que no solo administra las compras, si no se encarga de procurar que todos los recursos que se necesitan para
el funcionamiento de la organizacin estn disponibles en el lugar y en el momento indicado.

5. Cmo impacta la gestin de inventarios el resultado final del proceso logstico?

R/ La gestin de inventarios puede no ser la actividad ms importante de la logstica pero si puede ser la ms
representativa y cuestionada.

Por qu? Si se quiere evaluar la gestin integral de un proceso logstico el mejor termmetro sera medir el
nivel de stock o inventarios que se tienen.

La falta de inventarios puede significar parar un proceso de produccin o de ventas y el exceso de inventarios
puede significar falta de planeacin y exceso de gastos.

La falta de inventarios puede significar la prdida de un negocio y el exceso de inventarios puede significar la
disminucin o prdida de las utilidades del ejercicio.

Por estas razones es necesario entender la gestin de inventarios como una actividad calculada que requiere
de soportar su labor con un alto grado de planeacin y control. Adems requiere de la participacin activa y
consenso de todas las reas que intervienen.

6. Qu es y cmo se integra la Distribucin Fsica Internacional al proceso logstico local?

R/ La logstica local es el proceso que se aplica para obtener un producto terminado y listo para ser
comercializado. Hasta aqu, este proceso depende casi que exclusivamente de cada empresa y su ptica
individual del negocio.

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Para la etapa de internacionalizacin de un producto, donde el empresario debe hacer una proyeccin de su
negocio bajo otros estndares, se requiere aplicar un proceso regulado por Distribucin Fsica Internacional o
DFI.

Cul son las diferencias? Existen varias, respecto a fabricar o vender un producto para consumo local y
fabricarlo o venderlo para el exterior. Por ejemplo:

La DFI requiere de manejar dos legislaciones diferentes, la del pas de origen y la del pas o pases de
destino. Lo cual implica que el producto debe cumplir con algunas normas adicionales.

Los negocios internacionales estn regulados por normas internacionales que deben ser estudiadas e
interpretadas antes de incursionar en un nuevo mercado. Bsicamente porque estas normas determinaran
claramente donde comienza y termina la responsabilidad del vendedor y comprador.

El manejo de costos estar sujeto a una serie de etapas y eventos donde es necesario contar que
operadores logsticos que obligatoriamente deben ser contratados.

Los pagos se realizarn en monedas diferentes y se regirn bajo las normas internacionales de control de
cambio y documentacin.

Las distancias aumentarn considerablemente y es necesario adaptar los productos a cambios climticos
bruscos y a medios de transporte especializados.

Los reclamos por calidad de producto o servicio tendrn una gran relevancia por la dificultad de hacer
cambios o devoluciones.

Los procesos en algunos casos sern ms largos lo que afectar en mayor grado el flujo de caja de los
exportadores.

Los exportadores estn obligados a mantenerse informados sobre los cambios que afectan la negociacin
de sus productos en los diversos mercados internacionales.

7. Qu papel juegan los Incoterms en la DFI?

R/ Aunque existen diferentes niveles dentro de las negociaciones internacionales en cuanto a responsabilidad
contractual se refiere, por ejemplo estndares de calidad, descuentos por volmenes, fechas de entrega o
formas de pago, los Incoterms son la principal herramienta de negociacin.

Indistintamente a los acuerdos comerciales a que lleguen vendedor y comprador los Incoterms regularn el
carcter operativo de cualquier negociacin.

Esto significa que no es posible efectuar una negociacin de exportacin importacin sin mediar el punto de
entrega, el medio de transporte, el costo de transporte y el riesgo que implica ese transporte para los
productos. Esto es lo que regulan los Incoterms.

Ante cualquier eventualidad que ocurra en la negociacin el primer punto de partida para definir donde recae
la responsabilidad ser definida por el Incoterm negociado en la factura. La estructura de costos estar fijada
por el Incoterm aplicado y se podr proyectar el valor negociado. De igual manera definir la emisin de
documentos y la responsabilidad ante la Aduana.

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8. Por qu es tan importante y decisivo el empaque y embalaje en la DFI?

R/ Como su nombre lo indica la DFI, Distribucin Fsica Internacional, tiene como caracterstica implcita que
se trata de productos tangibles.

Todo se centra en el manejo de productos que van pasar por diferentes etapas y operadores logsticos hasta
llegar el punto final en el pas de destino.

Los productos sern sometidos a un manejo que implica utilizar diferentes medios de transporte, sern
sometidos a cambios de temperatura, cargue y descargue en almacenes y terminales portuarias y en algunas
ocasiones eventualidades no esperadas, como demoras en puerto, fallas tcnicas del transporte y cambios
obligados de rutas entre otros.

Este proceso, que adems puede demorar semanas, exige que los productos cuenten con la proteccin
suficiente para soportar el flujo normal a que sern sometidos durante la cadena logstica. Aqu es donde entra
a jugar un papel fundamental el embalaje y el empaque.

Uno es complemento del otro pero en conjunto son necesarios para brindar la debida proteccin y asegurar
que los productos cumplan con los requerimientos por los cuales fueron adquiridos en destino.

Por otro lado, empaque y embalaje, cada uno en su momento, tienen la doble funcin de informar y
promocionar.

9. Qu papel juegan los operadores logsticos en la DFI?

R/ Uno de los cambios fundamentales en la manera de hacer negocios de las ltimas dcadas es la
tercerizacin mejor conocida como Outsourcing. La razn es porque las organizaciones han procurado
enfocarse en producir mejor para ser competitivos y han dejado la responsabilidad de las otras funciones
ajenas a su especialidad a terceras compaas.

La logstica no es la excepcin. Anteriormente los grandes productores manejaban todos los procesos
operativos de exportacin importacin internamente, incluso tena departamentos dedicados
exclusivamente a esta tarea.

Actualmente, funciones como el despacho aduanero, procesos de consolidacin, embarque, transporte,

seguro internacional y manejo de la documentacin, estn representados por compaas especializadas con
presencia global. Esto mejora los niveles de calidad en el servicio y abarata costos por la misma competencia
que se genera en este sector.

Para la DFI los operadores logsticos son los eslabones de la cadena. En un rea que requiere un alto grado de
servicio, los operadores han liberado a las organizaciones de la gestin de colocar sus productos en el mercado
internacional, mejorando sustancialmente los procesos.

10. Cul es la importancia del transporte internacional en la DFI?

R/ El transporte internacional es responsable de que se realice cualquier operacin de la DFI al entregar los
productos en el pas donde sern consumidos.

Lo anterior toma mayor importancia porque puede ser determinante en la definicin de los negocios. El
transporte puede decidir si una negociacin es viable o no por costos, y en algunos casos, de no existir un
medio de transporte disponible, simplemente no se puede llevar a cabo.

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Tambin puede incidir en el tipo de empaque o embalaje que requiere un producto par ser embarcado, y de
acuerdo a sus caractersticas fsico qumicas ofrecer un solucin viable en cuanto a su transporte.

Este requiere de una infraestructura fsica especial que debe estar ajustada a los estndares internacionales y
se ha venido especializado en administrar de manera eficiente los tiempos y movimientos a que se ve
sometida la carga durante los trayectos y en el evento de cruzar las fronteras.

Es su responsabilidad tambin contar con las rutas comerciales que exige el mercado para desarrollar el
comercio multilateral y conformar alianzas estratgicas que aseguren el trnsito de la carga sin importar el
destino final.

Como cualquier otro servicio, el transporte debe ser flexible y adaptarse a las tendencias del mercado
internacional. Trminos como OTM (Operador de transporte internacional), han surgido como respuesta a los
avances de la logstica y su aplicacin dentro de la DFI.

11. Por qu es tan determinante la gestin de documentacin en la DFI?

R/ Todo proceso logstico en la DFI esta acompaado necesariamente de documentos que respaldan la
operacin.

La documentacin es la prueba fsica de que la carga cambio de manos y adems contiene la informacin
relevante de la negociacin para efectos de aduana, inspeccin fsica, medios de transporte, pagos y control
de calidad, entre otros.

El manejo de la documentacin es un tema delicado en las operaciones de comercio internacional porque

pueden acelerar o detener los procesos logsticos impactando de manera positiva o negativa el costo integral
de la operacin.

Sin documentos (o con documentos pero mal elaborados), los compradores estn sujetos a pago de multas y
demoras en la gestin, razn por la cual este manejo reflejar drsticamente el nivel de servicio que se ofrece
al cliente.

La emisin de los documentos tambin debe estar acorde a los tiempos y movimientos de la carga. Por esta
razn es necesario tener un procedimiento paralelo al transporte que acompae la generacin de los
documentos en el momento justo y hasta cumplir con el destino final.

La documentacin ya cumple con parmetros y estndares globales para su emisin. Sin embargo es
importante recordar que algunos pases dentro de su legislacin pueden exigir otros documentos
complementarios.

Como este es un tema que depende tambin de las regulaciones y normas internacionales es necesario estar
actualizndose contantemente con los operadores logsticos sobre los posibles cambios a que estn sujetos los
documentos de exportacin importacin.

12. Por qu la estructura de costos requiere de un tratamiento diferenciado en la DFI?

R/ El manejo de costos en la DFI es un tema que esta ms direccionado a la planeacin que a la ejecucin del
proceso.

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La razn es sencilla, durante la ejecucin simplemente se agregaran los gastos que se generen al costo del
producto segn el Incoterm de la negociacin y as se emitir la factura.

Si los gastos son altos por negligencia no existe forma de descontarlos del precio del producto, al menos
durante el proceso de exportacin, ya que la regulacin es clara en exigir que se facturen los gastos que se
resulten de toda la operacin.

Por este motivo es necesario prever mediante simulaciones cual podra ser el costo de colocar un producto en
destino e intentar que el proceso de la DFI sea lo ms eficiente posible para cumplir con lo presupuestado.