1. Reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

De acuerdo al video Acuerdo 060, es de vital importancia seguir el proceso cuando se realiza
la recepcin de la correspondencia. En este caso, la correspondencia recibida en la oficina de
correspondencia de la tesorera Distrital de Cartagena. Es fundamental verificar elementos
como los cogidos, series, sub series, consecutivo del documento, fechas, anexos y copias. Es
importante entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe ingresar todos los datos
mencionados en el sistema. Tambin se debe registrar una planilla de control de entrega de
documentos. De manera que es muy importante seguir los procedimientos al recepcionar
correspondencia para tener un eficiente orden.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualizacin.

1. Es fundamental hacer la clasificacin de la documentacin ya sea correspondencia,

documentos contables, publicaciones y/o comunicaciones institucionales.

2. Es importante conservar las copias de la documentacin.

3. La radicacin es conveniente dentro del manejo de la correspondencia.

4. Es fundamental garantizar que la documentacin llegue al destinatario.

5. Es necesario seguir el manual de correspondencia.

 3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de

estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes
aspectos:

Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?

R. Escog la oficina de la tesorera del distrito para este ejercicio. La oficina maneja el siguiente
protocolo para la recepcin de la documentacin (la mayora de ellas son cuentas de cobro):

Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepcin revisando los

datos ms importantes como fecha, nmero de documento, anexos y tambin
las copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposar
en el archivo de la oficina y una dirigida a la Secretara de Hacienda del
distrito).

Una vez realizada la revisin se procede a recepcionar el documento a travs

de un formato donde se registran los datos ms relevantes como la fecha de
recepcin, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.

La persona encargada de la recepcin de la documentacin que en este caso

es la asistente en ventanilla procede a guardar la documentacin y anexos si
fuera el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los
documentos se trasladan a otras dependencias de la secretara de Hacienda
para hacer efectivo el pago de la misma).

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

R. La comunicacin dentro de la oficina se genera de forma interna y externa. Interna cuando

se realiza comunicaciones en general o tambin individuales hacia los empleados, esta
comunicacin se realiza mediante el uso del sistema SIGOB, el cual funciona como un correo
institucional y tiene la respectiva numeracin y radicacin para cada oficio que se enve a
cualquier dependencia del distrito.

La comunicacin externa se realiza mediante el envo de documentos y correspondencia. Parte

de la comunicacin externa tambin se realiza mediante el sistema SIGOB.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada

mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?

R. la comunicacin interna se realiza mediante el sistema SIGOB y para que esta comunicacin
sea efectiva se utiliza un usuario institucional, a partir de all se crea un correo donde se
maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es decir, est clasificada
por el tipo de comunicacin como: informacin al personal, memorndums, comunicacin
individual por empleado.

Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que va con copia a
la dependencia del Archivo general distrital (y copia a otros destinatarios si as se desea) y se
activa la opcin de correspondencia leda para verificar que la comunicacin haya sido recibida
en tiempo y al destinatario correcto.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta

actividad.

Comunicacin
dentro de una
empresa

Comunicacin Comunicacin
Interna Externa

Comunicacin Comunicacin
interna a traves de externa a traves de
correo electronico correspondencia

Revisin de correspondencia
Mandar email al destinatario Anexos, radicaci n, fecha, etc.

Recpecion de correspondencia, plantilla

Confirmaci n de recibido destinatario
de recepci n

Carta de recibido de documentaci n

Almacenamiento de documentacion

4. Los aportes realizados en el foro temtico.

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones internas y

externas?
R. La comunicacin interna y externa es muy necesaria pues, la comunicacin interna permite
definir y controlar procedimientos establecidos dentro de una organizacin y la comunicacin
externa permite realizar un cruce de comunicacin entre organizaciones.

En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas en la

actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la
empresa que seleccion en la actividad de apropiacin.

R/. En la oficina que eleg existe un manual de correspondencia, la informacin se encuentra

parcialmente organizada, principalmente la que se realiza a travs del sistema SIGOB. La
documentacin fsica se encuentra desorganizada debido al volumen de documentos que se
reciben diariamente de las dependencias del Distrito y los contratistas que trabajan para la
Alcalda de Cartagena. Muchas de estas an no se encuentran clasificadas ni organizadas en
sus respectivos archivadores puesto que es documentacin que requiere revisin por parte de
otras dependencias, e incluso otras entidades.